档案标准化管理大全11篇

档案标准化管理篇（1）

档案工作标准化是以档案工作领域中的重复性的事物和概念为对象而制订或修订的各种标准的总称，它是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和依据。

为了使档案工作的标准化、规范化，我认为应该采取以下措施：

一、建立健全的档案管理制度

测绘档案种类繁多，形式各异，有初始档案、预售档案、转移档案等，要实行档案的规范化管理，就要建立健全的档案管理制度。首先要加强档案硬件的建设，档案存放的库房要设有专柜，做到查找方便、快捷。库房要经常通风，做到防火、防盗、防潮、防鼠虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案的寿命。其次，应指定专人管理档案，档案管理人员应深入各科室，了解各科室业务，以便对各科业务作出统一的立卷要求。最后要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱接乱发，防止档案流失。

二、实施立卷归档原则

档案标准化管理篇（2）

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）01（a）-0000-00

前 言：

档案管理工作有其独有的工作方法和管理体系。档案管理工作的需要档案管理人员能够针对不同情况及时收集和整理档案的相关数据和资料，形成档案管理数据库并维护，保证档案数据的安全性和完整性。档案管理工作在新时期的发展形势下对于规范化和标准化的要求越来越高，并作为档案管理工作的评价标准决定档案管理工作的成败。在档案管理工作的每一个环节都应立足于规范化和标准化的基本要求，运用科学高效的管理方法，处理庞大复杂的信息，并建立一套全方位、多层次的完备管理系统。

一、档案管理工作规范化和标准化进程中存在的问题

（一）缺乏正确的认识

档案管理工作规范化和标准化的进程中，存在一系列障碍因素，存在的首要问题就是认识不足。很多挝淮痈涸鹑说焦芾砣硕缘蛋腹芾淼墓娣痘和标准化重视程度不够，固守传统的管理方法和管理理念不愿改进，导致了管理水平长时间难以提高。档案管理的规范化和标准化不仅仅是工作态度严谨所能实现的，还需要与现代信息技术、网络技术、数字技术相结合，构建一套科学化、现代化的管理系统，提高管理效率。只有首先认识到档案管理规范化和标准化的定位及重要性，才能实现档案管理工作向着规范化和标准化全面转型。

（二）缺乏投入的力度

档案管理工作的规范化和标准化意味着档案管理系统，包括管理设备、管理技术、管理人才等都需要全面的优化建设，设备要更新，技术要改进，人才要培养，而每一项工作的优化升级都需要投入大量的人力物力才能保证档案管理工作规范化和标准化的实现。但是，从目前的情况来看，档案管理工作的规范化和标准化进展缓慢很大程度上与资金投入量过小，经费支持不足有关，相关机构的供给能力有限，档案管理部门的融资情况不好，导致档案管理工作建设失力。

（三）缺乏原则的确立

档案管理工作的规范化和标准化需要确立严格的原则加以维护，否则就会成为某一个单位或部门自愿采取而其它机构不予热心的内容，档案管理工作的规范化和标准化就无法大范围的普及和推广。档案管理工作的规范化和标准化的原则确立，需要相关政策和法律的支持，但是当前我国缺乏对档案管理工作的相关政策规范和法律规定，导致了档案管理工作的规范化和标准化缺乏统一的标准，工作进程中出现各种矛盾和弊端，转型速度缓慢且障碍重重，难以得到群众的信服和支持[1]。

二、档案管理工作的规范化和标准化进程中有效的措施

（一）档案管理工作的规范化和标准化的基础工作要落实

档案管理工作的规范化和标准化是一个循序渐进的过程，不是一朝一夕即可实现完成的，因此有必要在工作中的每一个环节落实规范化和标准化的相关原则，尤其是基础工作要做到位，是档案管理工作实现规范化和标准化的前提。基础工作的工作内容即是对公文的处理，具体环节有三：第一，公文的制发环节。档案在形成之前是以公文的形式存在的，因此公文即是档案的前身，所以公文管理的水平直接影响到档案管理工作的规范化和标准化程度。公文的制发环节往往因缺乏严格的管理和监督而出现纰漏，因此相关部门应在制发公文的同时严格监管程序，确保制发公文高质高效[4]。第二，公文的档案档案收效管理。公文的收效管理是公文管理环节的重点，涉及到的细节更多，需要进行反复检查与纠正，确保公文的准确无误。特别是要按照国家统一规定的规格和标准来规范公文的尺寸、格式等基本要素。第三，公文的书写。公文的各种文体在书写规范和要求方面都有着严格的标准，包括笔种、墨色、和纸张，在书写时要确保字迹的简洁、工整和清晰，有利于存档管理。

（二）及时进行档案案卷清理，保证档案时效性特征

档案管理中，一定要注重对时效性的管理原则，该原则能够使档案的利用率得到提高，更能加强档案管理的价值。然而，要想遵循档案时效性原则，必须做到及时清理档案的案卷。这就要求在进行档案管理时，必须根据档案资料的保管类别作用及特征，采取合理的管理方法进行保管[2]。在一段管理期过后，及时清理档案案卷，将失去价值的文件及时销毁，那些要求永久性保存的档案资料，要做到再次查看，保证其完整性，文件没有损坏，这样就能保证档案管理的时效性。

（三）构建电子档案数据库，推进规范化、标准化管理[5]

在信息化的时下要求案管理向着规范化和标准化发展，这就需要电子档案数据库的建设。只有建立电子档案数据库，才能使机构或部门的档案以电子的形式保存，这样能够使文件的安全性加强，更能规范化、科学化地管理档案。另外，检索或使用档案在电子档案数据库的辅助下也变得更加快速和便宜。那么，电子档案数据库的质量决定了档案管理的规范化标准化，在电子计算机、信息科学和网络平台的辅助下，搭建电子档案数据库，创设电子档案数据库的存储盘，如此可以使档案得到科学的检索、整理和保存，并且能够加快档案管理的标准化、规范化进程。

（四）注意做好档案管理工作人员的规范管理

从事档案管理的工作者使档案管理工作得以有效展开的直接实践者，档案管理工作者的工作质量提高就会提高档案管理工作的规范化与标准化，对于档案管理工作的科学化与信息化更是具有十分大的促进作用[3]。特别是在档案管理工作者在交接档案文件时，被交接的工作是否规范，是否标准，直接关系到管理工作的安全性和科学性，更是现代化管理秩序的必然要求。一般情况下，档案管理工作者在等待脱离档案管理岗位的前期，就必须将所管辖的档案资料整理完毕，移交完毕后方可离岗。

结 语：

总而言之，档案管理工作的规范化与标准化是建立在现代化档案管理的科学理论之上，对当下档案管理工作提出的新要求。在建设档案管理工作的规范化与标准化的过程中，必须注意档案管理工作的具体情况具体分析，合理科学地展开规范化和标准化管理，从而使档案管理工作实现质的飞跃。

参考文献：

[1]张丽娟.探究档案管理工作的规范化和标准化[J].世界最新医学信息文摘（连续型电子期刊），2015（a5）：215-215，216.

[2]庞艳.对档案管理规范化、标准化若干问题的研究与思考[J].现代企业教育，2013（8）：48.

档案标准化管理篇（3）

档案涵盖了政府、社会组织、企事业、公民活动中产生的有保存价值的所有信息资料。因此，档案工作者必须紧跟时代的步伐，把握时代脉搏，进一步开拓创新，勇于实践，为全社会服务。为了使档案工作更加规范化、标准化，必须建立健全切合实际的档案管理制度，严格遵照档案卷宗的立卷归档原则，严格公文的制发，提高纸质档案立卷的质量，做好文书以及电子文件的处理工作。

档案工作复杂而精细，所以这就要求档案工作必须规范化、标准化。作为国家土地服务部门，在管理一些日常文书性档案的同时，还有大部分档案是在日常工作中形成的，这类档案管理原来以科室负责为主，但实践表明，此种管理模式不利于工作开展，于是各科室档案也应由中心统一管理，这样既符合档案工作的基本原则，又能满足土地服务工作的需要。

常识高所我们，档案种类繁多，形式各异，有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案，要实行规范的管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。在硬件建设方面，存放档案必须有专门库房，并设有专柜便于查找，做到科学管理，排列整齐，并健全检索工具。库房要经常通风，做到整洁卫生，做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案寿命。其次，建立档案工作网络，由领导负责包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，对档案管理进行督促指导。应该指定专人管理文书档案和业务档案，档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，以便对各科的业务档案提出统一的立卷要求，促使业务科室在工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料，能够及时立卷和定期向档案室归档。归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理，立卷、案卷标题简明确切，便于保管和利用。最后要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失。

公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也决定了日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。提高公文质量，首先对公文用纸的质量及规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。还要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位以及落款是否与公文一致，有无日期等。其次是公文字迹要牢固清晰，各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，这有利于日后长久保管利用。

工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把好文书处理工作规范化、标准化的关口，以实现档案工作的规范化、标准化。

在网络环境下，电子文件也属于档案的一部分。由于电子文件通常以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用磁盘或者其它介质保存，所以在选择产品时一定要把住它的质量关，以确保安全。 在保存方面，要求将磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里。

档案标准化管理篇（4）

信息化、办公自动化技术的迅猛发展，使各行各业的生产和管理模式发生了巨大改变。

传统的档案管理工作也面临着挑战，陈旧的档案管理机制落后于时展，不利于单位管理工作效率的提高。因此，要对档案进行标准化管理，提高档案管理的综合水平，全程记录新时期基层单位建设发展的风貌和功绩，更好的促进单位的各项工作的进展。

1 实施档案管理标准化的意义

档案是党和国家的宝贵财富，做好档案保管工作，防止档案的损毁，延长档案的使用寿命，维护档案的完整与安全，是档案管理的工作重点。做好档案管理标准化，不但有利于档案的科学管理，更是实现档案工作现代化的重要环节。无数事实证明，标准化透于档案管理现代化的进程之中，标准化工作是实现档案管理现代化的前提和基础，没有标准化就无法实现档案管理的现代化。当然标准永远不可能是一成不变的，它必然要在一种动态的管理中，定期得到修改，以满足实践的需要。而标准实施的结果，必将推动各项业务工作的规范化，同时造就了一批复合型人才，为实现档案管理现代化奠定坚实的基础。

2 档案管理标准化存在的问题

2.1 传统的档案管理方式的影响仍然存在，档案管理标准化缺乏统一操作性

档案管理标准化本身的标准并不统一，缺乏规范、系统的制度和机制。因此，各个单位或者参考其他部门的管理制度，或者在网上下载、复制，各不一致，又不符合本单位自身实际，导致基层档案管理标准化实施难度大，有的流于形式。

2.2 一些部门为了应付上级部门的考核或者评比而弄虚作假，在自我评价上努力夸大成绩，隐瞒问题，使上级的调研和改进都缺乏真实性和针对性。有的单位档案关了只是关注考核和评比涉及的内容，不认真关注档案管理工作本身的意义和效率。

2.3 许多单位的领导管理理念没有与时俱进，不重视档案管理标准化专业人才的培养，许多基层单位的档案管理人员，不具备档案标准化管理的素质和水平，缺乏数字化、现代化的管理知识和能力，导致档案管理标准化的实效性不强。

3 档案管理标准化问题的解决措施

3.1 建全档案管理标准化管理机制

针对档案管理标准化过程中单纯模仿、照搬照抄的问题，档案管理执行机构应加快现代农场基础情况的调研与分析。结合单位管理的实际情况等建立完善的档案管理标准化管理体系。以此为基础指导档案管理标准化的实行，促进档案管理标准化实施目标的达成。在标准化管理体系的建立中应以财务档案管理方法与重点为基础，结合单位项目特点以及经营内容等需求建立健全的、完善的档案管理标准化管理体系。以针对性、适用性为中心，结合相关法规要求建立真正能够指导档案管理标准化实施的，能够满足单位现代化建设需求的管理体系，促进档案标准化目标的实现。建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。制度上墙，操作人员有章可循。对由于历史原因造成，确实收集不到的档案材料， 要查明原因，登记说明，为以后查找提供方便。

3.2 加强档案管理队伍建设

针对现代档案管理标准化工作对档案管理人员的专业技能需求，档案管理标准化建设中还应加快档案管理队伍的建设。通过人才引进、人才培养等一系列工作促进档案管理队伍的建设，以此为基础促进档案管理标准化的实施。在档案管理队伍建设中，除注重档案管理知识、现代数字化档案管理方法以及档案管理标准化制度的培训外，还应针对档案管理人员接触档案机密这一特点强化档案管理人员职业道德的培养。以档案管理人员职业道德培养为中心、以专业知识为辅助促进档案管理标准化实施。

3.3 抓住档案管理标准化的工作重点――财务档案管理

在现代财务管理体制改革背景下，财务档案的管理标准化成为了影响财务管理效果、影响基层单位经济活动的重要内容。而且，作为档案管理的核心，财务档案管理工作对单位档案、固定资产档案、经营档案都有着重要的影响。针对财务档案管理的核心地位，现代档案管理标准化实施中应以财务档案标准化为中心，通过管理制度的完善、相关人员素养的培养、档案管理标准化的执行等工作确保现代档案管理标准化目标的实现。通过财务档案管理标准化实施中的带头作用，促进其他档案内容标准化的实施。

3.4 推进数字化档案管理模式在现代档案管理数字化的今天，档案管理标准化实施中还应针对数字化档案管理的特点与优势加快数字化进程，在原有纸质文件档案的分类整理、标准化执行基础上，建立数字化档案管理体系，并借鉴财务数字化档案管理方法实现数字档案管理标准化。针对经营内容，以分类方式及条码技术、数据库技术等建立数字化档案管理体系，并在基层单位经营的各个环节中强化标准化管理制度的执行。以标准化执行为基础、以数字化档案优势为辅助，促进现代档案管理能力的提升。强化执行监督管理，促进档案管理标准化的实施。

3.5 加强对档案管理标准化的监督检查

档案管理标准化实施是个动态的过程，档案随着单位的建设进程和人员的流动情况不断的更新和补充，档案管理的机制和模式需要档案管理人员具体落实和操作。而档案管理标准化的效果和水平究竟如何，是否真正的摆脱了传统落后的模式，是否真正的推动了基层单位的现代化管理及建设的进步，需要科学的考核，同时也离不开有力的监督和检查。有的部门和单位虽然建立了合理、完善的档案管理标准化机制，却因为管理人员执行、实施不善，从而引发了许多档案管理问题及漏洞。对此，我们建议有关领导要一方面定期检查和监督档案管理情况，发现问题及时纠正，避免发生更严重的后果；另一方面，实行奖惩分明的科学考核制度，督促管理人员认真负责，严格管理，将农村档案管理标准化向纵深推进。

总而言之，档案管理标准化是实现管理现代化的重要环节，对基层单位的经营和发展具有重要的推动作用。我们的单位领导和档案管理人员，要努力健全档案管理体制，不断提高档案管理的现代化水平，学习科学的档案管理经验，有效的对档案标准化管理、执行情况进行监督，推进整个单位的现代化进程，从而推进中国特色社会主义建设更好的前进。

档案标准化管理篇（5）

人事档案是人员信息准确、详实的根本保证，是历史地、全面地了解和正确选拔使用领导人员的重要依据，是人才队伍建设的根基，人事档案管理直接影响到组织人事工作的效率和质量。在实际管理的过程中，受到诸多因素的影响，档案管理工作中存在一定差异化管理和不尽完善的地方，需要对档案管理进行标准化规范，为人力资源开发做好基础保障。

一、人事档案管理存在的问题

1.人事档案材料形成、收集、整理存在差异

尽管我国各级人事档案管理机构制定了档案管理有关规章制度，但是档案材料的形成要求还缺少规范，特别是学生时期档案材料，各大院校没有统一的表格和材料清单，使得学生时期档案材料详略不一，学籍卡片、成绩单等材料没有生成时间等问题也较多，给档案的整理和排序带来一定难度；档案材料的收集和鉴别存在差异性，造成档案材料存在内容不完整、排序不规范，或是相同内容档案材料重复入档、无保存价值材料入档等问题；同时，虽然档案管理有关文件中明确规定档案材料的技术加工和装订要求，但是档案材料的装订设备规格不一，人事档案随人员流动，档案材料多孔、不齐等问题仍大量存在。

2.档案管理人员学习和培训缺少统一管理

人事档案管理的好坏很大程度上取决于档案工作人员[1]，然而档案管理重视程度不够、相关文件规定在实际管理中贯彻落实不足的现状大量存在，档案材料收集、鉴别、整理等实际操作的学习资料相对匮乏；档案管理人员定期培训和继续教育缺乏统一管理，档案管理人员缺少上岗培训和学习学时等要求，对新出台的政策规定掌握不及时，往往造成档案管理人员业务知识不深入、不全面；同时，随着从严管理人事档案相关法律法规相继出台和完善，相关部门和档案管理人员的党性教育、纪律意识也需要进一步加强。

3.人事档案信息利用水平不高

包含人事档案信息的相关系统开发在很多企事业单位已广泛开展，但是普遍应用程度不高且没有统一规范。目前的信息系统一般用于档案重要信息数字化维护更新和初级利用阶段，往往缺少对个人人事档案中反映职工成长成材的信息开发利用，以及为职工的培养计划方向和目标以及专业技术或行政职务晋升通道提供支持；年度的人事统计已对职工的年龄、学历、职务职称等情况进行统计汇总，但是缺少对相关信息的同比和环比，基于信息系统搭建人力资源开发平台还远远不够。

二、档案标准化管理的具体措施

1.强化人事档案标准化管理，全面做好档案管理基础工作

规范档案材料形成源头，进行档案材料生成标准化管理。进一步规范需入人事档案材料模板，统一表格样式，特别是规范各大院校需入档案材料，进行学生档案材料清单管理，给学生期间人事档案材料“减负”；严把档案材料入口关，进行档案材料收集标准化管理。进一步明确、细化归档范围，审核档案材料填写是否规范、手续是否完备，特别加强对档案材料的鉴别，保证材料内容的真实性和有效性；规范技术加工方法和设备，进行档案材料整理标准化管理。进一步规定档案装订设备标准化生产，固定规范裁剪A4、B5纸张以及孔距准确的设备，保证档案整卷整齐、平坦。

2.实行人事档案管理人员标准化培训和继续教育，建立素质高、专业能力强的档案管理队伍

人事档案管理工作标准化的必要因素就是人事档案管理人员档案管理专业知识标准化。统一领导，分步实施档案管理人员基础知识和实操标准化上岗培训，保证档案材料收集全面、准确、及时，尽量做到加工、装订一步到位，避免反复修补档案材料，提高档案管理工作效率和档案的美观性；定期组织开展人事档案管理继续教育，逐步建立继续教育学时制度和年度考核制度，通过网络视频学习等方式，档案管理人员专业知识更新及时；同时，进一步严肃组织人事工作纪律，结合“两学一做”等学习结合岗位工作，提高档案管理工作人员保密意识，切实增强档案工作人员事业心和责任感，确保人事档案真实全面地反映职工的情况。

3.开展人事档案信息标准化建设，为人力资源开发保驾护航

建立标准化信息系统，形成基于“个人→部门（下属单位）→本部→总部”组织结构的数据集合和分析系统。通过信息系统标准化设置，一方面，进一步提高档案电子化管理以及档案中重要信息的保存和维护，全面提高档案管理工作效率，另一方面，有助于对单位人力资源概况的了解[2]，可以随时提取职工个人、部门（下属单位）、子公司、总公司全面数据分析，为职工个人培训、专业技术职务评聘、中长期职业规划等提供激励引导，也为单位人才招聘、领导人员选拔任用、人员岗位调整、人员年龄结构优化等提供数据支持，为领导决策提供参考，为人才队伍建设提高保证，使人事档案更好的为企事业单位人力资源开发和创新发展提供科学有效的服务。

三、结语

作为人力资源的基础，人事档案管理是一项常态化工作，强化这项工作是一个持之以恒的过程，人事档案逐步实现标准化管理更是十分必要的。通过人事档案管理标准化、工作人员学习标准化、信息开发标准化建设和深入开展，全面提高档案的保管、利用和开发水平，实现档案管理全过程标准化，最终达到档案管理全面服务于人力资源开发和企事业改革发展的目标。

参考文献

档案标准化管理篇（6）

档案是开展业务活动的原始记录，目前，在一些企、事业单位普遍存在管理不规范的问题，如案卷缺少卷内目录、案卷标题及档号不规范、组卷混乱，而且档案利用利低、资源整合能力弱。针对这些薄弱环节，我们首先做到加强工作力度，认真梳理管理存在的问题，认真编研材料编撰，、突出全宗卷完善、计算机输入三个重点，花大力气进行认真整改。编研材料无论在数量上还是内容上都得到了不断充实；其次，制定达标方案，落实责任人，我们要在对照检查的基础上，对需要改进和完善之处，逐条以书面形式列表分解，落实责任人员，并确定了完成期限；第三要重视建章立制，促进长效管理。我们要建立一系列档案管理制度，涉及归档范围、立卷要求、分类标准，移交手续、借阅、记录、统计等各个方面，形成了一整套比较完整的档案管理制度，同时，档案员加强对达标方案落实情况的检查，督促有关科室及时完成达标方案布置的工作。

二、加快数据准备推进档案现代化管理进程

首先，要分清轻重缓急，循序渐进。档案管理的重要目的是为社会所有，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。档案作为一个企业、一个部门特有的信息资源，具有独特的应用价值。同时，综合性档案馆在推行计算机管理的过程中，应先根据各全宗的重要程度，是否开放的情况对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机的进程和提高社会利用率。其次，对于那些建馆时间比较藏案卷多，不仅著录工作量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现在花的进展速度。第三，分门别类，充分利用档案原有基础对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案。如“房档”　“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大提高著录速度。

三、高标准强化档案管理工作

档案标准化管理篇（7）

［关键词］地质资料档案管理信息化标准化

地质工作信息化建设是一项复杂的系统工程，而地勘单位的信息化建设与基础数据也就是档案是密不可分。地质档案数据是在地质勘查活动中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，它既是野外勘测过程的真实反映和记录、地勘经济发展的重要基础和依据，也是单位维权的凭证和依据。基础的地质数据文件具有内容的单一性、载体的多样性、形式的特殊性等特点，随着社会信息化的飞速发展，地勘单位数据文件的内容、形式、载体等属性也发生了较大的变化，特别是以地质找矿项目为中心所形成的档案材料具有全面化、精确化、系统化的成套性和现实性、专业性要求，而一个完整的地质项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，要经过主管局等上级部门的审批和验收，因此收集整理符合标准的数据文件本身就有很多工作要做，那么如何做好管理工作，更好地为地质找矿和社会经济发展服务？本文就结合着地勘单位的资料管理工作实际谈几点粗浅的认识。

1加强领导，建立组织，收集数据

抓好基础数据文件工作，首先要从思想上重视档案管理工作，提高认识，从监与管两方面入手，分管档案工作的领导应给予多方面的支持和提供资源保障，用规范化、信息化、标准化来要求档案的收集、整理、归档、保管和开发利用工作，建立起“内外”有别而又相互统一的档案管理体系。“内”就是要协调内部各职能部门增强档案意识，注重收集与及时移交，防止档案材料的散失；“外”就是要抓住每一个环节的档案收集，积极与主管部门、设计、施工等单位负责人及档案人员通力协作，以保证归档案卷数据的完整、准确、系统。建立健全档案管理组织，不仅是行政管理的重要组成部分，而且是必须做好的一项基础性工作，因此，要明确有关人员与部门的职责，用制度管人，用制度办事，将数据文件工作作为硬任务列入地勘项目指标条款，在单位规章制度体系中将地勘单位档案工作以法律文书的形式规定下来，鼓励和支持档案管理人员深入现场收集档案资料，作为档案人员应有针对性地列出所需收集的资料名目，自始至终参与到项目管理中去，保质保量地获取第一手资料。另外，还要与外购、有关单位进行交换、复制索取以及标准化的网络收集等。形成完整有效的地质数据文件。

2建立制度，编制方案，完善规则

长期以来，地勘工作执行和延续计划经济的管理体制，缺少市场经济体制中的竞争意识和对原始数据质量问题的关注意识。只有调动全员的积极性，以完善科学的管理制度做指导，按标准建立质量管理体系，使一切工作有章可循，才能从根本上解决原始地质数据的完整性和质量问题。制度要健全，执行要坚决。按照档案管理的法律法规及相关规定的有关规定与标准，对已经收集的文字、图纸、图片、声像等资料，应根据数据文件形成的规律和特点，在便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，按原始地质立卷归档规则如：范围、规范性引用档、术语与定义、归档范围与分类、编号与编目、立卷归档要求等，还包括地质项目的设计档案、设施工档案和竣工档案等。应根据本单位的实际情况和具体要求，制定本单位的数据文件管理实施细则，细则应主要明确本单位数据文件的范围，归档的基本要求和基本内容，数据文件的移交与整理、保存与借阅的要求等。

数据要齐全，内容要完整。要达到此目标要求，应该重视抓好资料的收集工作，坚持地质项目建档工作按照档案管理规范要求与项目施工、竣工验收同步，坚持档案部门与基层单位相结合，编制分类方案，正确区分和把握依据档、设计档、项目管理档、施工竣工验收及档等的分类工作，齐抓共管，进一步做好基础档案归档工作。管理要及时，立卷要规范。为确保数据文件齐全、完整、系统，就要把数据文件工作与项目计划、检查、总结、验收各个环节的工作相联系，同步进行，立卷做到格式统一、字迹工整、图像清晰,同时根据内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按项目组卷，使档案数据做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理，方便利用，保持其整体功能。并将立卷好的档案按规定移交有关档案管理部门，严格交接手续，认真核查案卷质量并确保档案的完整。

3加强培训依法制档

档案标准化管理篇（8）

一、推进自动化，必须提高档案标准化、规范化水平

目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

二、自动化建设要着眼于提高系统的整体水平

根据系统论思想和集成化要求，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

三、有重点地抓好数据库建设

目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

四、慎重选定技术路线

信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。目前，对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是微机工作站、服务器性能的提高，网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大，但现实的需求又往往跟不上，宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别，因此不断发生买了设备不能充分利用，建了网络而传输量很少的情况。要实事求是地分析现状，充分考虑先进技术的发展，再进行每一项具体的决策。

五、实事求是地改进管理体制

档案标准化管理篇（9）

对案卷进行全面的普查是实现档案标准化和规范化管理的首要工作。主要原因是多年来相关管理部门大对案卷的普查工作做的比较少，移交给档案保管部门的档案的保管期限的划分并不是很清晰，加之，有的案卷的格式和内容存在缺陷和不足，存在标题不规范的现象，严重的话，还存在未标注标题的问题，目录的排列和案卷的组卷存在混乱的情况，因此案卷存在一定的重复率，在其中还存在相当大一部分不具有保存价值的文件材料，因此需要进行普查工作，首先将无用的和不具有保存价值的文件材料剔除，留精去糟，避免存在重复的情况，避免影响计算机管理的工作效率。

2 重新组合案卷

对存在缺陷和不足的案卷进行重组工作，尤其是那些内容较为复杂和没有保存价值的案卷。将存在联系的案卷尽可能的联系到一起是重组案卷过程中需要秉持的原则。而对于没有标题和目录，或者是标题较为模糊和无页码的案卷需要进行重新审查和加工处理，从而使案卷呈现标准和规范的状态，这样一来，可以使馆藏得到优化，同时能够实现档案的科学保管，计算机管理档案后的利用率能够得到有效的提高。

3 用“关键词”替代“主题词”

用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率，即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇、关键词，进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。例如：拟写关于厂房基础建设事一事的关键词有人写“基本建设”，有人写“基建”，有人写“厂房建设”在进行计算机后控时统一规范为“基建”。还可利用计算机“活动增加”的功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并，这种做法不仅解决了手工标引速度慢，计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了主题词的词义含量问题。最后调查档案全宗的保管状况。这项工作主要是摸清家底，了解目前馆藏的库房条件：包括库房装具数量、长度，库房面积及其它保管条件等；以及将来的发展趋势：比如设备的增添、面积的扩建等，为全宗的科学排放做好“硬件”规划。

4 实施“以我为主”的归档原则

“以我为主”的归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱；二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果；三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

5 提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

6 档案管理人员素质的提高

档案标准化管理篇（10）

一、全面普查案卷

这是实现档案管理规范化、标准化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆多年来大多未做全面的清查，有移交单位划分保管期限不准确，有案卷标题不规范或无标题，有缺少卷内目录，组卷混乱，不可避免地存在许多重份现象，也有相当一部分无查考价值的文件充数其中。首先要剔除这些无用的文件，去糟取精，以防计算机管理时出现重复与低效率的情况。

二、重新组合案卷

将那些组卷过厚内容混杂、鱼目混珠的案卷进行重新组卷。重组原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题模糊不清的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。这不但可以优化馆藏、科学保管而且可以提高实行计算机管理档案后的利用率。

三、注意有效的维护全宗的完整性

在坚持贯彻“以我为主”的归档原则的前提下，要注意有效的维护全宗的完整性。“以我为主”的归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止归档文件的散失。分别是在立卷中，要把具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

四、用“关键词”替代“主题词”

用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率，即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇、关键词，进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。例如：拟写关于厂房基础建设事一事的关键词有人写“基本建设”，有人写“基建”，有人写“厂房建设”在进行计算机后控时统一规范为“基建”。还可利用计算机“活动增加”的功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并，这种做法不仅解决了手工标引速度慢，计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了主题词的词义含量问题。最后调查档案全宗的保管状况。这项工作主要是摸清家底，了解目前馆藏的库房条件：包括库房装具数量、长度，库房面积及其它保管条件等；以及将来的发展趋势：比如设备的增添、面积的扩建等，为全宗的科学排放做好“硬件”规划。

五、实施“以我为主”的归档原则

“以我为主”的归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是我们文书立卷归档工作实践中形成并长期坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化、乃至现代化的一个重要原则。它要求我们实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件归档的时机，只有完成现行阶段任务的文件才能予以立卷或归档，而没有完成的则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是要明确文件归档的重点和进行合理的分工，即要在“以我为主”原则指导下确立文件归档的重点，在实际工作中注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗档案的入口关，使不该归档的文件不致混入，同时又要注意防止应归档文件的散失。

档案标准化管理篇（11）

1.1 水利水电档案管理的特征体现

从当前的水利水电档案管理的实际情况来看，作为水利水电企业重要的管理内容，也影响着管理工作的质量。水利水电的科学技术档案的数量比较多，在当前水利水电事业的迅速发展下，水利水电的经济地位在逐步的提升，人们对档案资料的积累以及收集工作就愈来愈重视，尤其是一些高新技术的应用需求比较大，对档案资源的整理开发也就愈来愈迫切。

多种专业形成的档案内容比较多。在水利水电的工程实施中，就会涉及到诸多领域的工种，这就会产生不同行业的资料信息，最终会以档案的形式存在[1]。在对工程的进度控制以及计量等方面形成的资料都要归到档案管理机构中去，这些材料所组成的文件材料就成为档案管理中的重要组成。

1.2 水利水电档案管理价值体现

随着近些年的水利水电科学技术的进步，在这一领域的工程建设的速度也比较快，在对水利水电工程的科学利用下，就能有效促进经济的发展。水利水电工程的立项以及建设等过程中会产生大量资料，而这些资料将会以档案的形式存储。对这些档案信息资料的原理就比较有助于为水利水电企业做出决策提供有效依据，对工程的验收以及质量评定也有着积极作用，档案在这一过程中就成为重要的参考依据[2]。在水利水电工程的事故发生，档案资料则成为对事故性质确定和对事故原因查明的重要凭证。由于水利水电工程是比较重要性的基础设施建设，也是永久性的工程建筑，所以质量有着不确定性，在档案资料的收集下，对水利水电工程档案的科学性和真实性的保证，就能发挥其积极作用，为日后的水利水电工程的维护服务提供了有效依据。

2 水利水电档案管理工作问题和标准化管理措施

2.1 水利水电档案管理工作问题分析

水利水电档案管理工作实施中还存在着诸多问题有待解决，其中在管理的体制上表现的比较突出。从当前水利水电档案管理的实际情况来看，还没有形成系统化的以及全面性的档案管理体系，造成了实际档案管理执法力度比较薄弱。由于档案管理部门之间的关系不清，在责权利方面没有明确化，这就为实际档案管理工作的标准化带来了很大阻力[3]。从水利水电档案管理机构的设置上的来看，没有注重档案管理机构科学化设置，从而影响了档案管理的实际质量。

面对新的社会发展阶段，在科学技术的迅速发展过程中，加强档案管理的创新意识就比较重要。通过对信息技术的科学应用，对提高水利水电档案管理的整体效率就有着积极促进作用。但是在实际档案管理工作中，并没有注重对新技术的应用，这就大大影响了档案管理的现代化程度，对档案管理信息化建设发展有着很大阻碍。

另外，水利水电档案管理工作的标准化目标实现，需要有专业化人才的支持。但是从实际的发展情况来看，在专业的档案管理人才的数量以及专业素质方面还有待加强。一些档案管理人员对基础的档案管理理念没有具备，档案管理实践操作的能力比较薄弱，没有注重对新技术的应用等，这些就会对档案管理工作的实施带来很大阻力，尤其是专业人才的缺乏对档案管理工作的标准化目标实现有着很大影响。

2.2 水利水电档案标准化管理措施

加强对水利水电档案标准化管理，就要能从实际出发。在水利水电档案管理质量的提高方面，首先在标准化管理工作实施环节加强重视，要结合实际的档案管理情况，制定统一化以及科学化的档案管理的标准，保障档案管理的日常化管理以及质量检查等[4]。通过标准化档案管理制度的制定，对施工企业文件资料控制中，区分受控以及非受控的文件，保障档案管理的整体质量，这就能为具体的管理操作提供良好条件。

注重档案管理的标准化和达标升级有机联系。水利水电档案管理的标准化目标实现，就要注重对标准化工作目标明确化，注重档案管理工作的达标升级。要能和当前的时展要求相契合，注重档案管理的信息化建设，不断的完善档案管理的体系，对档案信息资源的共享以及市场化的目标加以实现，发挥档案信息资源的最大化价值，适应时展的需求。

进一步加快水利水电档案管理的进程。在随着信息网络技术的广泛影响，水利水电企业也要充分重视新技术的应用，将其和档案管理工作有机融合，促进档案管理的信息化建设，以及实现网络化的档案信息管理，这对提高档案管理的整体效率就有着技术保障。在实现了网络化的档案管理工作的时候，对标准化的档案管理目标就能实现，能有效提高档案的信息资源的利用效率。要能从多方面对科技档案数据库进行完善化，将计算机技术作为水利水电档案管理的中心，对档案内容的查询效率要加以促进，实现档案信息管理的数字化目标。

加强对水利水电档案管理的制度完善建设。保障档案管理工作的顺利实施，就要从多方面加强重视，在管理制度的建设上要注重完善化，按照相关的行业规定标准，构建和水利水电工程相适应的档案管理制度。在对档案管理人员的工作制度的建立上是重点，以及对档案资料信息的收集整理制度的建立方面也比较关键，总之，完善的档案管理制度建设就能保障管理工作的规范化以及标准化的实施[5]。在管理层面通过档案管理领导责任制的实施，对档案管理工作的责任加以明确，在职责方面能清晰化，这些都有助于档案工作顺利实施。