档案规范化管理大全11篇

档案规范化管理篇（1）

关键词：

新形势；档案管理工作；规范化

档案管理对于任何一个行业而言都有着重要的作用，对各行各业的发展都有巨大的影响。近年来，随着我国经济的不断发展，信息化进程加快，我国经济发展方式和经济体系也相应的不断改革。在这种新形势下，档案管理工作的规范化显得更加重要。

1档案管理工作的现状和问题

1.1档案管理工作发展遇到瓶颈

一方面，目前我国大部分的企事业单位档案管理工作存在着案卷质量差、检索工具不完整、没有计算机索引目录等问题，档案管理工作不能够达到国家要求的操作规范准则。同时因为我国档案管理标准化工作起步较晚，配置暂时还无法完全达标，使得档案管理工作的推行较为迟缓，管理工作的进度缓慢，也无法达到规范统一，是当前我国档案管理工作发展遇到的最大瓶颈。另一方面，我国档案管理工作模式陈旧，缺乏必要的现代化设备的配合。档案管理工作需要软件和硬件的相互配合，硬件是工作的基础，而我国企事业单位普遍硬件设备落后，设施不齐全，档案管理跟不上时代的变化，没有计算机索引目录和检索工作，制约了档案管理工作的发展。

1.2档案管理人员素质有待提升

档案管理人员的素质不高，档案管理缺乏专业的管理人才，是目前档案管理工作出现问题的根本原因。在我国，大部分的企事业单位的档案管理人员都是没有经过专业知识和技能的考核就直接录取选用的。这些人员的专业知识水平和技能水平并没有达到专业的水准，有些档案管理人员大学所修甚至不是档案管理相关专业，在进入公司工作之前也没有经过专业的业务锻炼和技能培训。有些企事业单位的档案管理人员资历较老，但是由于单位内部没有适时引进先进的科技管理设备，或者引入了设备却没有进行操作技术的培训，导致档案工作者普遍存在专业知识缺乏和技能落后的现象，极大的阻碍了档案管理工作的规范化进程。

1.3档案管理观念需转变

一些企事业单位工作人员对于档案管理的认识过于片面，缺乏整体意识，认为档案管理知识简单的文件管理与保存，与单位的其他建设并无任何相关。缺乏整体意识，将档案管理业务局限在单一的形式中。并且由于档案管理人员对于档案管理工作缺乏正确的认识，导致许多的档案工作不到位，浪费了大量宝贵的资源，仅仅参与的不健全的档案资料等根本无法向社会提供完整的服务，影响档案管理职能的发挥。

2规范档案管理工作的有效措施

2.1建立制度化的档案管理工作

建立制度化的档案管理工作时实现档案管理工作规范化的基础。“没有规矩，不能成方圆”，只有实现档案管理工作的制度化，才能够对企业和工作人员进行有效的约束，促进档案管理工作的规范化。虽然目前我国已经出台了一系列的法律法规，保障了档案管理工作的基础，在档案管理的手机、整理和管理上也提供了有力的保障，但是随着经济社会的不断进步。以及信息化技术的不断发展，要求各企事业单位必须要多加借鉴国内外成功案例，吸取其中的经验和教训，并结合自身企业的实际情况，制定出合理、有效的档案管理规章制度。规章制度的内容要详细具体，并且要有可行性，能够切实发挥出规范档案管理工作的作用。

2.2更新档案管理设备

新形势下的档案管理要求要与时俱进，跟上时代步伐，采用更加先进的档案管理设备。现代化的档案管理设备对于传统的人工管理档案有着效率高、时效快、保存档案完整性高等特点。虽然现代化设备对于管着人员技术上会有一定的挑战，但是从其他角度上看，其更能促进档案管理人员加强对业务管理技能的提升，提高管理人员的服务意识，监督管理人员的日常工作，同时能够充分利用信息技术的有利条件，更好的为社会服务。更新档案管理设备包括更新档案管理的软件和硬件设备，实现档案管理电子化。电子化管理的档案管理工作要注意制定严密的电子文件安全管理制度，确保信息的完整性和真实性。

2.3创新档案管理工作

随着现代科技的不断发展，信息技术被不断应用于各行各业的发展中，这一方面是对档案管理工作的挑战，另一方面也是推进档案管理工作进行发展创新的动力和基础。首先，档案管理人员要在以前的工作经验和基础上，分析总结工作的特点和瓶颈，针对总结出的问题，思考相关对策。以提高管理员的业务技能和专业知识水平为基础，加大对管理员们的专业培训。创新管理工作人员对现代技术的掌握和现代管理的方式方法，用机器管理取代传统的手工管理，提高档案保存完整率和档案的利用率，发挥档案管理正确的职能。在进行档案管理机械化、现代化创新时也要注意对网络信息化的管理，要加强日常的检查和鉴定工作，确保档案的完整性和安全性。

2.4科学的规范档案信息

科学的规范档案信息首先要做到确保电子文件的原始性和真实性，这是档案管理规范化的灵魂。在电子化的档案管理中，电子信息随时都有被更改和丢失的可能，要求管理人员要加强相关的电子维护工作。其次，档案信息的完好保存应该实现纸质档案与电子档案的互补，在将文件信息转换为电子信息之后，对于原稿件也要保存完整，防止出现意外电子信息篡改或者纸质稿件丢失的情况。最后，要实现档案信息的数字化管理。档案数字化可以有效的克服地域、时间和空间限制，扩大档案管理的服务范围，提高管理的服务效率。

3结语

综上，档案管理与企业和社会的发展息息相关，新形势下我国档案管理工作存在着一系列问题，需要管理人员响应时代号召，采取相应措施规范档案管理工作。

作者：邓华云 单位：湖南省委党校湖南行政学院

参考文献：

档案规范化管理篇（2）

二、社区矫正档案管理规范化的内容体系

为了提高规范化程度，档案管理应当坚持准确、齐全、科学、保密的原则，其内容体系应当包括以下几方面。1.科学建立。科学建立是指社区矫正工作者在建立档案时应当坚持规范、科学的原则。根据《社区矫正实施办法》第六条、第十条规定，在社区矫正人员报到时，县级司法行政机关应当及时为其登记接收手续，建立社区矫正执行档案，司法所建立社区矫正工作档案。结合《社区矫正实施办法》以及各地区的实践经验，执行档案包括：人民法院、监狱机关、公安机关送达的法律文书；社区矫正人员登记表；外出请假、迁居等监管审批表；警告、收监执行、解除矫正等的相关法律文书；社区矫正人员原判人民法院、原关押监所提供的其他应当归档的重要材料。工作档案包括：社区矫正宣告书；监督帮教协议书；矫正方案；考核奖惩材料；外出请假、迁居等的审批备案手续；社区矫正活动记录（包括学习教育记载、心理矫正记载、社区服务记录、日常报到记录、谈话记录等）；矫正小结；社区矫正期满鉴定表；社区矫正期满宣告书；解除管制通知书、假释考验期满证明书；缓刑期满证明书；其他应当归档的重要材料。社区矫正工作者建立档案时应注意两个方面：第一，认真审查。资料来源的多样性导致一些资料是虚假的，特别是社区矫正人员自身陈述，这要求社区矫正工作者进行审查和核实，将虚假、无用的资料去除，以保证档案资料的准确性和有效性。社区矫正工作者可以利用经验和常识判断资料的真伪，在掌握资料比较丰富的条件下，也可以通过对比分析进行审核。第二，及时整理。初次建立档案时，由于部分材料零乱、不规范，要求社区矫正工作者进行分类、修补。首先，要做到一人一档，目录清晰，登记无误，材料的内容、形成时间和页数等要一致。其次，要进行加工处理，对破损严重、小于规格的材料进行裱糊，对破边、破页、破洞的进行粘补。档案整理不仅使社区矫正工作者熟悉资料，而且能够加深对社区矫正人员的认识。2.合理保管。合理保管是指对社区矫正档案的放置、保存、查询、使用等方面进行管理。社区矫正档案应由司法所指定专人负责管理，并专柜存放，不得随意放置。存放处应该符合国家档案管理的一般要求，具备保密、防遗失、防潮、防虫、防霉等条件。档案实行微机化管理的应该遵守系统安全措施，不得与国际互联网或其他网络连接，有效地保证档案的安全。档案管理人员必须严格遵守保密制度，不得泄露档案内容，应定期对档案进行检查清点，对于损坏的要及时进行修补或复制。查阅社区矫正档案，必须履行严格的登记手续。社区矫正机构内部人员查档，必须经保管人同意。外来人员查阅，必须持单位介绍信和本人有效证件（身份证、工作证），经司法局（所）负责人批准，在指定地点查阅，并填写“社区矫正人员档案查阅登记表”备查。查档人员不得改变档案原样，如需摘抄、复印材料的，须经司法局（所）负责人批准。无关人员一律不得查阅档案，也不得用电话查询档案。3.及时移交。及时移交是指在矫正过程中，社区矫正工作者或社区矫正人员发生变动时及时将档案进行移交的活动。它能够保证矫正工作的正常进行。及时移交的具体情况主要有：保管人因工作调动或其他原因不再从事此项工作的，应提前做好档案移交工作，办理交接手续。社区矫正人员迁居、异地委托管理等导致地址变更时，保管人应及时将档案移交变更地的司法所。社区矫正人员重新犯罪、收监执行的，档案应移交侦查机关、监狱机关。移交双方均应做好交接登记手续。社区矫正人员解除矫正后，司法所将执行档案副档以及工作档案移交县（市、区）司法局统一保管。

档案规范化管理篇（3）

二、二标和三标单位在8月底前完成复查准备工作，9月迎接区档案局检查，年底迎接市档案局检查。

三、被纳入检查范围的行业主管部门以及有下属机构被纳入检查范围的主管部门，要依法履行《档案法》所赋予的法律责任，加强对所属机构及本系统档案工作的领导和监督、指导。主管部门在8月底前（一标单位在6月底前）安排时间对其所属机构开展档案监督指导、业务培训、组织评比及复查预检工作，并将检查指导记录、通知、简报、通报等文字依据于8月底前（一标单位在6月底前）报送档案局，该文字依据将同时纳入该单位的档案规范化管理复查、行政执法检查及2013年年度绩效考核内容。

1、凡是达三标的单位，下属单位必须全部建档；达二标的单位，下属单位必须全部达三标以上；达一标的单位，下属单位必须有50%以上的单位达二标以上、其余的单位达三标。

2、下属单位复查不合格的，主管部门在2013年度绩效考核中此项不得分。

3、未对所属单位、本系统开展监督指导、业务培训、评比检查且无文字依据的，主管部门在2013年度绩效考核中此项不得分。

档案规范化管理篇（4）

（一）分析医疗事故的原因。风险档案管理中，发生了医疗事故之后，需要进行全程的追踪和调查，从而保证事故问题得到处理，确定事故的发生原因，是解决的基础，通过对事故资料的研究分析，可以确定事故发生的根本原因，从而确定多种解决方案并实施。

（二）提升风险管理方档案的管理水平。当医院进行了风险档案管理后，医护人员的风险意识会得到很好的提升，主动的避开自己岗位中存在的医疗风险，认识到风险所带来的后果，使得风险得到更好的规避。其次可以保证医疗活动的质量，医疗质量是医院业绩的重要体现，而风险管理档案就是检验质量的最好过程，医院加强风险管理的宣传，有助于在院内营造很好的管理氛围。

（三）促进医院决策更加科学化。档案的一项基本功能就是为医院的决策提供科学依据，但是现阶段很多医院的风险档案管理缺少统一的管理模式，大多采用部门方式的管理方法，不同部门之间的管理方式也不尽相同，缺少完善的考核体系，增加了档案管理的风险。规范化的风险档案管理能够有序的收集档案，让内容更加标准和完善。采用专业的人员进行填写和保存，减少了档案保存的随意，从而更好的帮助医院进行科学化的决策。

二、风险管理档案的主要内容

（一）管理性文件。管理性文件指的是能够保持风险管理的有效性，比如法律文件、医院委员会组成、变动文件、责任授权、管理程序规定、管理目标的制定文件、事故报告、任务表等文件，这些文件使得风险管理中的活动有依据可寻查，过期文件和无效的文件被及时的清除，使得风险档案的管理更加有效。

（二）操作性文件。第一，档案中的资料性文件，指的是风险管理人员在医疗过程中的事件报告、风险调查资料、患者资料、安全检测等与风险管理活动相关的数据性资料，事件包含药品不良事件、员工伤害事件、物品丢失和暴力事件等；第二是指标档案，比如医院的统计、国家统计和文献中已经确定的风险指标；第三，已经确定的风险和改进的措施，医院的风险管理部分根据信息对以往风险的分析，确定出预期的改进目标、风险检测和方案评估等，第四是已经实施的方案，根据资料的评估情况，实施改进措施，确保档案修正的有效性，第五是评价风险的有效性资料，比如医院进行评审后确定有效的资料，评审的范围、预期目标，修正可以减少风险，保证医疗活动的安全性。第六是风险档案培训资料，加强培训，从而保证医院质量的持续改进。

（三）决策性文件。决策性文件包含风险管理部门进行的沟通和决策，在与部门进行沟通的时候，对于问题的结论、建议和有效性改进等方面进行的资料记录，定期地向相关科室进行风险报告，呈现出改进报告和评价报告。

三、规范化管理的应用途径

首先要明确风险档案管理的责任人，成立以院长为主要负责人的风险管理委员会，负责各种管理制度的制定、实施和协调，定期召开风险评估会议，分析风险问题并且进行改进，确保风险管理方案可以进行规范化的管理。其次是成立专门的风险管理部门，用于负责医院各项风险事件的管理，比如制定事故原因调查表、报告表、评估记录和改进方法等，收集、分析、整理各项风险事件的档案资料，形成报告，定期向风险委员会进行报告。再次是医院各个部门之间的协调，根据科室的特点，明确其风险任务，制定出风险管理资料，并且定期向风险管理委员会提交规范化的风险档案资料。最后是医院全员参与，根据风险档案中不良事故的资料，向医院医护人员讲述风险事件，从而提升其风险意识，能够在各项医疗活动中规避风险。对于已经发生的事件要形成事件报告，按照风险档案管理的程序进行资料的提交，配合调查，帮助医院完善风险档案管理。

档案规范化管理篇（5）

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）01（a）-0000-00

前 言：

档案管理工作有其独有的工作方法和管理体系。档案管理工作的需要档案管理人员能够针对不同情况及时收集和整理档案的相关数据和资料，形成档案管理数据库并维护，保证档案数据的安全性和完整性。档案管理工作在新时期的发展形势下对于规范化和标准化的要求越来越高，并作为档案管理工作的评价标准决定档案管理工作的成败。在档案管理工作的每一个环节都应立足于规范化和标准化的基本要求，运用科学高效的管理方法，处理庞大复杂的信息，并建立一套全方位、多层次的完备管理系统。

一、档案管理工作规范化和标准化进程中存在的问题

（一）缺乏正确的认识

档案管理工作规范化和标准化的进程中，存在一系列障碍因素，存在的首要问题就是认识不足。很多挝淮痈涸鹑说焦芾砣硕缘蛋腹芾淼墓娣痘和标准化重视程度不够，固守传统的管理方法和管理理念不愿改进，导致了管理水平长时间难以提高。档案管理的规范化和标准化不仅仅是工作态度严谨所能实现的，还需要与现代信息技术、网络技术、数字技术相结合，构建一套科学化、现代化的管理系统，提高管理效率。只有首先认识到档案管理规范化和标准化的定位及重要性，才能实现档案管理工作向着规范化和标准化全面转型。

（二）缺乏投入的力度

档案管理工作的规范化和标准化意味着档案管理系统，包括管理设备、管理技术、管理人才等都需要全面的优化建设，设备要更新，技术要改进，人才要培养，而每一项工作的优化升级都需要投入大量的人力物力才能保证档案管理工作规范化和标准化的实现。但是，从目前的情况来看，档案管理工作的规范化和标准化进展缓慢很大程度上与资金投入量过小，经费支持不足有关，相关机构的供给能力有限，档案管理部门的融资情况不好，导致档案管理工作建设失力。

（三）缺乏原则的确立

档案管理工作的规范化和标准化需要确立严格的原则加以维护，否则就会成为某一个单位或部门自愿采取而其它机构不予热心的内容，档案管理工作的规范化和标准化就无法大范围的普及和推广。档案管理工作的规范化和标准化的原则确立，需要相关政策和法律的支持，但是当前我国缺乏对档案管理工作的相关政策规范和法律规定，导致了档案管理工作的规范化和标准化缺乏统一的标准，工作进程中出现各种矛盾和弊端，转型速度缓慢且障碍重重，难以得到群众的信服和支持[1]。

二、档案管理工作的规范化和标准化进程中有效的措施

（一）档案管理工作的规范化和标准化的基础工作要落实

档案管理工作的规范化和标准化是一个循序渐进的过程，不是一朝一夕即可实现完成的，因此有必要在工作中的每一个环节落实规范化和标准化的相关原则，尤其是基础工作要做到位，是档案管理工作实现规范化和标准化的前提。基础工作的工作内容即是对公文的处理，具体环节有三：第一，公文的制发环节。档案在形成之前是以公文的形式存在的，因此公文即是档案的前身，所以公文管理的水平直接影响到档案管理工作的规范化和标准化程度。公文的制发环节往往因缺乏严格的管理和监督而出现纰漏，因此相关部门应在制发公文的同时严格监管程序，确保制发公文高质高效[4]。第二，公文的档案档案收效管理。公文的收效管理是公文管理环节的重点，涉及到的细节更多，需要进行反复检查与纠正，确保公文的准确无误。特别是要按照国家统一规定的规格和标准来规范公文的尺寸、格式等基本要素。第三，公文的书写。公文的各种文体在书写规范和要求方面都有着严格的标准，包括笔种、墨色、和纸张，在书写时要确保字迹的简洁、工整和清晰，有利于存档管理。

（二）及时进行档案案卷清理，保证档案时效性特征

档案管理中，一定要注重对时效性的管理原则，该原则能够使档案的利用率得到提高，更能加强档案管理的价值。然而，要想遵循档案时效性原则，必须做到及时清理档案的案卷。这就要求在进行档案管理时，必须根据档案资料的保管类别作用及特征，采取合理的管理方法进行保管[2]。在一段管理期过后，及时清理档案案卷，将失去价值的文件及时销毁，那些要求永久性保存的档案资料，要做到再次查看，保证其完整性，文件没有损坏，这样就能保证档案管理的时效性。

（三）构建电子档案数据库，推进规范化、标准化管理[5]

在信息化的时下要求案管理向着规范化和标准化发展，这就需要电子档案数据库的建设。只有建立电子档案数据库，才能使机构或部门的档案以电子的形式保存，这样能够使文件的安全性加强，更能规范化、科学化地管理档案。另外，检索或使用档案在电子档案数据库的辅助下也变得更加快速和便宜。那么，电子档案数据库的质量决定了档案管理的规范化标准化，在电子计算机、信息科学和网络平台的辅助下，搭建电子档案数据库，创设电子档案数据库的存储盘，如此可以使档案得到科学的检索、整理和保存，并且能够加快档案管理的标准化、规范化进程。

（四）注意做好档案管理工作人员的规范管理

从事档案管理的工作者使档案管理工作得以有效展开的直接实践者，档案管理工作者的工作质量提高就会提高档案管理工作的规范化与标准化，对于档案管理工作的科学化与信息化更是具有十分大的促进作用[3]。特别是在档案管理工作者在交接档案文件时，被交接的工作是否规范，是否标准，直接关系到管理工作的安全性和科学性，更是现代化管理秩序的必然要求。一般情况下，档案管理工作者在等待脱离档案管理岗位的前期，就必须将所管辖的档案资料整理完毕，移交完毕后方可离岗。

结 语：

总而言之，档案管理工作的规范化与标准化是建立在现代化档案管理的科学理论之上，对当下档案管理工作提出的新要求。在建设档案管理工作的规范化与标准化的过程中，必须注意档案管理工作的具体情况具体分析，合理科学地展开规范化和标准化管理，从而使档案管理工作实现质的飞跃。

参考文献：

[1]张丽娟.探究档案管理工作的规范化和标准化[J].世界最新医学信息文摘（连续型电子期刊），2015（a5）：215-215，216.

[2]庞艳.对档案管理规范化、标准化若干问题的研究与思考[J].现代企业教育，2013（8）：48.

档案规范化管理篇（6）

关键词：档案管理 规范化 标准化

Key words:Records management standardization standardization

档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的一个非常重要的中间环节，在搞好硬件建设的同时，也要做好文书处理工作。虽然文书处理工作与档案工作担负着不同的任务，都具有独立性，但由于两者之间的紧密联系，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想。

一、推进档案工作规范化、标准化的基础性前提是公文制发

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。主要是公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。同时还要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致等。再次是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。最后是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

二、推进档案工作规范化、标准化的关键环节是实施“以我为主”的立卷归档原则

实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。

三、推进档案工作规范化、标准化的可靠保证是提高档案卷质量

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

四、推进档案现代化管理进程需加快数据准备

1、档案管理要分清轻重，逐步推进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有卷宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2、档案管理要分层次著录

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录。对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3、档案管理要分门别类

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

档案规范化管理篇（7）

所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。

文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。

文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。

依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。

文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。

文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。

随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。

最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

档案规范化管理篇（8）

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）03-0013-01

引言

随着我国经济社会水平的不断提升，公证工作的覆盖范围越来越广泛，公证工作已经应用到社会各个层面，公证工作中产生的档案数量也越来越多，公证档案管理也被越来越多的人们关注。加强公证档案管理，有助于推动公证档管理工作的扩大，为公证工作提供更多全面的档案资料。在市场经济环境中，公证处必须要要不断进行改制，新的管理体系对于公证处的各项工作的顺利开展有很大的帮助，在公证档案管理过程中也加强了管理制度的完善，Υ统的管理制度进行创新，构建了完善的管理体系，可以有效地应对公证处在日常发展过程中出现的各种突发状况，对公证处的发展有良好的促进作用。

一、公证档案管理工作的意义

公证档案是国家档案体系中的重要内容，真实地记录了公证机关的实际活动以及产生的各种公证结果，是对公证处工作情况的实际反映，在公证行业中具有十分重要的参考价值和意义。公证档案的作用主要表现在以下几个方面：

1.对公证工作进行有效地衡量

公证档案是对各种客观事实的记录，公证工作要求公正、透明，正是由于公证工作的特殊性，因此要求公证员在公证管理过程中要按照相关的法律法规以及程序执行公证工作，档案是对公证工作进行记录的主要文件，是在公证工作中产生的各类文件信息，因此可以真实地反映出公证工作清理。在现代社会中，通过对公证工作的统一规范化管理，通过各种计算机技术的应用，可以获得更加真实、准确的公证资料，从而减少传统记录过程中产生的虚假记录问题，使得档案资料得到保存，便于利用，更有助于对公证工作进行监督。

2.公证档案管是公证行业的基础

任何一个行业的发展都会产生档案信息，想要保障公证行业的发展，就必须依靠公证档案这一层基础。公证档案的负责人不仅是公证档案管理人员，还包括公证员、档案材料保管员、信息记录的相关人员，由此可见公证档案管理是公证处各个部门的交汇工作，需要公证处的全体人员都参与进来。通过对公证档案管理过程的规范，可以有效地处理档案管理过程中的各种问题，促进各个部门之间的协调发展，为公证行业的发展奠定基础。

二、公证档案管理存在的问题

公证档案是公证机关证明活动的真实记录，是国家档案的重要组成部分，具有十分重要的查考和利用价值，随着公证工作逐渐走入人们的生活，公证档案管理受到的重视程度也越来越高，公证档案数量越来越多，传统的工作档案管理还存在一些问题，对公证处的发展产生严重阻碍。

1.工作档案管理重视程度不高

在公证处的不断发展过程中应该要加强对公证档案管理的重视，明确公证档案管理的重要意义，尤其是在新时期，对公证档案管理工作理念要进行创新。当前有的公证处在发展过程中对档案管理的重视程度还不够高，公证档案管理目标不够明确，因此导致公证处的公证档案管理工作受到影响。

2.档案管理安全问题

随着信息技术的不断应用，对公证处公证档案进行管理时要实现统一管理，逐渐摒弃传统的人工管理方式，加强对信息化管理系统的应用，使得内部的各个部门之间可以加强联系，但是在信息管理过程中依旧存在很多安全隐患，公证档案是具有很高的参考和利用价值的档案信息，安全管理是公证档案管理过程中的重要内容，当前有的公证处在档案管理过程中还存在一些问题，导致档案泄露、丢失、相关要素不完整等问题出现。

3.缺乏统一的管理机制

公证处档案管理体系和制度不健全是影响公证档案管理效率的主要原因，在公证处发展过程中缺乏明确、严格的公证档案管理制度，管理标准比较混乱，没有制定统一的收档制度，导致公证档案的收集、整理等工作都不够规范，对公证档案管理水平产生严重影响。

三、公证档案管理策略

1.加强对公证档案管理的重视

在公证处的发展过程中，档案管理是一个十分重要的环节，对于公证处的发展有十分重要的意义。在公证处不断改制的过程中应该要对公证处的各项管理任务进行重新布局，加强对档案管理工作的重视，构建专业化档案管理队伍，对传统的档案管理过程中存在的问题进行解决，以提高档案管理水平。公证处应该要注重档案管理的规范性，从管理制度、管理技术、管理方法等方面着手，对传统档案管理过程中存在的一些问题进行积极有效地解决，提高档案管理的规范性，防止产生一些不合规定的档案资源，造成资源浪费。

2.提高公证档案管理过程中的安全性

公证处公证档案是公证处发展过程中的各种信息、资源的汇总，在信息时代背景下，信息化管理模式逐渐在档案管理过程中广泛应用，但这个过程中也存在很多的安全隐患，比如公证处公证档案信息被泄露，由于公证处的性质相对比较特殊，一些机密公证档案信息对公证处的发展有十分重要的意义，如果出现信息泄露，对于公证处的发展会产生严重的影响。在信息时代，信息泄露成为公证处公证档案管理过程中不可避免的一个重要威胁，对此，在公证档案管理过程中还应该要加强安全管理，通过对档案管理过程进行规范，从而不断提高档案资源的安全性。在信息技术不断应用的过程中，应该要加强对各种计算机安全防护技术的应用，比如防火墙技术、数据加密技术、攻击检测技术和数据恢复技术等，都可以在公证处公证档案信息管理系统中进行应用，对的各种公证处公证档案信息进行妥善保管。另外，对于不同等级的公证处公证档案要实施不同的管理，比如一些机密公证处公证档案，要进行绝密保存，一些非机密公证处公证档案，则可以在内部系统公开查阅。

3.完善公证档案管理制度

在信息化时代背景下，公证档案管理要逐渐实现信息化、规范化，传统的人工管理会导致档案管理过程中的一些不规范现象，例如档案收集整理不全面、档案备注不清楚等，这些都对档案资料的利用产生影响。因此在公证档案管理过程中要积极加强对公证档案管理制度和规范的确定，从而使得档案管理工作更加规范、全面、统一。完善管理制度的过程中可以从以下几个方面着手：第一，建立规范化的档案管理系统。在信息时代背景下对传统的公证处公证档案管理制度进行改革，应该首先要建立全面的、规范的档案信息管理系统。在档案管理系统中可以分别设置不同的档案类别，根据档案的种类对其进行区分，并且将其归纳到不同的档案数据库中，便于公证处工作人员对各种档案信息进行调用。第二，完善数据库功能。技术创新是档案管理创新的关键与核心，在公证档案发展过程中必须要积极加强对档案管理技术的创新，完善档案数据库，对的公证处公证档案信息以及其他类型的公证处公证档案进行集中化管理。另外，还应该要对公证处公证档案形式进行创新，结合多媒体技术，加强各种视频公证档案、音频公证档案等形式的丰富，促进公证处公证档案管理工作水平的提升。

结语

综上所述，公证档案管理对于公证处的发展具有十分重要的意义，针对当前公证处公证档案管理过程中存在的问题，必须要积极加强对公证档案管理制度的完善，积极推行信息化管理模式，促进公证档案管理工作不断实现规范化发展。

参考文献

[1]孟爽.浅谈公证处档案管理制度规范化[J].魅力中国，2014（18）

档案规范化管理篇（9）

[中图分类号] S23 [文献标识码] A [文章编号] 1003-1650 （2014）11-0226-01

农机监理档案管理对于农机安全工作的发展有着重要作用，因此相关部门必须保证农机监理档案管理的规范化和标准化，不断推进农机监理工作走向科学合理，因此就必须对农机监理的档案管理进行规范化管理。

一、目前现状

辽源市地处吉林省东南部，属半山区丘岭地带，下辖2县2区，30个乡镇，总人口122万，其中农业人口64.2万，总耕地230.3千公顷，全市6万多台农业机械中14.7千瓦以下的占86%，农机安全监管任务繁重。辽源市农业机械及驾驶操作人员档案的建立是从80年代初开始的，当时按照农牧渔业部关于拖拉机及驾驶员安全监理的有关规定，辽源市陆续建立了市、县（区）两级农机监理机构，并受公安交通管理部门的委托，接管了拖拉机及驾驶员档案，经过30多年的不断努力，档案管理工作得到了完善、发展和壮大，档案内容也从简单的一张登记表和一张成绩单发展成现在的事项完整齐全、记录准确详实、办理过程和经办人信息明晰可查的规范化和科学化轨道上来。目前，辽源市、县（区）两级农机监理所（站）都有农机监理档案管理人员，档案管理设施较为齐全，各项制度和业务办理程度齐备，全市目前在册农业机械档案3.2万多份，在册驾驶员档案1.7万多份，农机档案管理基本做到“规范、统一、内容齐全、分类建档、排列整齐、查找方便”的要求，作为“历史见证”的档案，在牌证核发、转籍、变更、补证、报废、增驾、查询、注销、利用等方面，为农机安全监管工作发挥了重要作用。

二、存在问题

就辽源市农机监理档案管理工作而言，虽经多年努力取得了一定成绩，但还存在一些不容忽视的问题：一是档案未及时清理。多年来，农业机械和驾驶员档案只体现新注册、变更、转移、考证登记，没有及时清理停驶、报废，以及多年不从事农机驾驶的驾驶人档案，造成在册数虚高、底子不清；二是档案内容填写不齐全。在填写驾驶员和农业机械档案时，不按规范要求填写，图省事，怕麻烦，少填漏填现象比较严重。如有的没有案卷目录，台账和档案不相符，有的表格无公章和经办人签名或是字体潦草，很难辨认等等，给档案管理工作带来负面影响；三是档案管理人员专业技能水平有待提高。由于工作或其他原因，基层档案管理人员流动性大， 出现不按编号排放，档案难查找，以及丢失档案的现象；四是计算机网络系统不完善。 目前，有大量的技术数据，吉林省农业机械监督文件在计算机网络系统软件不包括在信息数据库中，一些重要的技术数据输入，很难保证准确性和全面性的技术数据，另外，全省网络没有实现连接，不能在网上查阅驾驶员和农业机械的其他信息，直接影响农机监理工作的质量和效率；五是纸质档案管理设备落后。目前我市四个县（区）档案存放还是采用卷柜，虽然铁皮卷柜取代了老式木柜，但空间小，容量有限，随着农业机械的快速增加，农机档案已经多的没地方放了，只能临时找地方存放，不能做到有效防潮、防水、防虫、防腐，甚至出现档案丢失的现象。

三、对策与建议

针对上面提出的问题，笔者建议从以下几个方面来改善农机监理档案的管理工作。

1.加强农业监督档案工作，建立和完善档案管理系统的责任。农机监理站来确定 负责文件管理，主要领导实行领导责任制；要把农机监理档案纳入法制化、科学化管理轨道，进一步完善农机监理档案管理制度及各项操作规程，制定严格的档案管理工作制度，明确档案管理人员的权责，从原始档案的建立完善到人、机、证三见面，从检验报告单到行驶证签章，从核发准考证到证照核发，都要严格落实责任制，严格按照法律、法规和行业规定依法办事，提高档案管理的规范化、标准化水平。

2.加大农机监理档案管理人员培训，提高管理人员的管理水平

要想做好农机监理档案管理工作，就要不断提升档案管理人员素质。首先，要提升工作人员农机监理档案管理意识，提升工作人员的责任感和使命感，使档案管理工作深入人心；其次，相关部门不能来回调换档案管理工作人员，要保持工作人员的稳定，这样才能使档案管理工作不断持续下去；最后， 有关部门应组织人员文件管理知识培训，培训内容应结合实际工作，解决各种档案工作中存在的问题？，不断提升工作人员的能力和素质，做到工作学习两不误。

3.加强档案资料的清理和存贮，确保农机监理档案科学准确

档案规范化管理篇（10）

1.1 建立完善制度，保证有章可循

在国家中组部、航天科技集团公司要求人事档案目标管理考评定级前，该企业的人事档案管理制度不是很健全，人事档案管理基本上只是应付查阅档案、接收转移档案。档案的保管以人员姓氏排列，若出现没有及时归还的档案不易发现，在统计各类人员档案时，也是靠一本一本清点，费时费力效率很低，不但给利用者带来不便，而且在档案管理上已不适应新时代的要求。随着国家中组部、人事部、航天集团的要求，上级对人事档案工作越来越重视，进而本企业人事档案工作也开始引起各级领导的关注，加强了人事档案管理工作。目前，不仅建立了“十八所人事档案管理规定”“十八所人事档案工作目标管理考核制度”，还制定了“人事档案查阅制度”“人事档案库房管理规定”等相关配套制度，基本做到了各部门能根据归档要求，按时向人事档案管理部门移交归档材料，且上交的材料基本符合归档要求。总之，通过制度的建设和完善，不仅使人事档案在工作中有章可循、在管理上有标可依、在考核时有法可依、在使用时有据可查

1.2 提高档案意识，保证归档

在过去，一些领导对人事档案管理工作的认识存在着一定误区，认为人事档案工作不是单位的中心工作，只是附属性的工作，只要能应付查档不丢失就行。一些员工认为，人事档案是组织的事，材料都是由单位组织形成的，与己无关。个人填写的内容对不对、准与不准，组织去核对就行，故上交的材料存在着：年龄、参加工作时间前后不一致、家庭主要成员不写、学历不符、考核材料中夸大自己的工作成绩等现象，使得真实情况难以确定，给个人的定级、评聘、调资、退休等工作带来很大的麻烦。这些都反映出人员的档案意识不强，对人事档案的重视不够。

为了使这一现象有所改观，企业第一加强了人事档案的宣传力度，在企业各阶层进行人事档案知识的培训工作，宣传规范人事档案的重要性，使企业各阶层引起充分的重视，第二，彻底整顿人事管理中存在的问题，规定履历表填写规范的标准，令不符合标准的档案重新填写，彻底杜绝员工对档案问题的马虎现象，1.3 科学规范管理，保证有章可循

科学规范的管理要做到以下几点，公司要重视人力资源处的工作，加大人力资源部门的投资建设，公司在聘用人员时，应对其专业水平进行考核，确保其能胜任人事管理的工作，公司领导及有关部门要不定时抽查其工作，建立完善的监督机制，人事档案交给其档案室集中统一管理，在人事档案管理中，必须严格遵循执国家对档案保密的法律法规，保证档案的机密性，既是对他人的尊重也是遵纪守法的表现，人事档案资料的填写必须使用统一规格用纸，不得用圆珠笔铅笔填写，保证人事档案资料的统一性和不可随意改写的特点，人事档案要求填写事实准确，杜绝材料实际的模棱两可自相矛盾，保证材料的完整性，要求没类每份完整，各项手续齐全，材料不完整将直接影响到组织的考证，失去了档案的记录凭证作用，在人事档案的鉴别过程中应注意档案材料是否属于该人，材料是否按规定填写签名或盖章，以及是否符合归档的标准，鉴别档案材料是人事档案管理的重要步骤，本企业的做法是人力资源部门对所填履历表进行核实，同时与单位的材料进行核对，如存在不实的问题归还给个人进行修改，修改后的资料再次进行核对，经本人确认无误后签字归档，人力资源部门要对档案资料进行科学有规律的整理，对不同类型的档案进行分类编号.

2 信息化管理，便于资源共享

随着科学技术的迅猛发展，出现各学科交叉融合的现象，学科之间相互促进，优势互补，现阶段，我国人事档案管理机制还不健全，目前国外和国内部分单位已经将计算机技术与人事档案管理相结合，利用互联网方便，快捷，查找简便的特点，节省了一大批人力物力，为企业的可持续发展做出贡献，纸质档案不仅不易保存而且查找起来费时费力，容易受到外界环境因素及自然灾害的影响完成信息丢失，采取人事档案信息化管理的模式是人力资源工作发展的需要，如今市场经济条件下对人力资源水平要求越来越高，信息化管理是未来人事档案管理的必然趋势，实现高效率的管理方针，符合时展的特点，建立技术性管理系统，要实现人事档案信息化管理，首先要有一套全整的计算机档案管理系统，不仅要建立数据库，还要有不同的功能模块，便于数据信息编制、修改、检索及按不同需求输出相关信息。运行后，人事部门即使更新系统，即使处理更改信息以保证人员信息的时效性，最后，建立人事档案信息网络服务平台，实现人事档案的数字化网络化管理，做好一定的保密工作，对公开信息与保密信息界定合理的界限，从而实现人事资源信息共享，充分发挥了人事档案的效能。

3 档案编研提高人事管理效率

人事档案管理的最终目的是帮助企业管理人才，便于企业发现人才更好的利用人才，更好的为企业服务，这就需要我们从档案中归拢出有用的信息，由于每个人的个人经历，社会评价，荣誉奖惩存在较大差异，根据个人的经历以及专业能力，采取档案编研的方法，分类管理人事档案，建立人才信息库，对有专业特长的人单独汇编成册，作为企业选拔利用人才的标准，提高人事档案的利用效率，使人事档案更能满足用人单位对人才的需求，提升人事档案的利用价值，

档案规范化管理篇（11）

档案中记录了很多关于组织发展的内部信息，这关系到组织的信息安全，如果组织档案管理工作不规范，很有可能造成这种组织重要信息的泄露，影响组织的发展。从组织未来的发展角度来讲，做好组织档案的管理工作，对于组织管理者而言也是一种借鉴。组织管理者做出各项管理工作决策，都离不开组织的历史数据，这些数据就记录在组织档案中，组织的发展，依赖于组织档案信息中的很多内容，所以，从这个角度来讲，做好组织档案管理，提高档案管理工作的规范化，对于组织管理者做出切合组织发展的决策，是有帮助的。

二、档案管理工作在规范化过程中存在的问题

档案管理工作对组织的发展而言具有重要意义，新形势的发展要求下，档案管理工作也面临着新的发展问题，对于档案管理工作的规范化要求也就提高，但是，当前组织档案管理工作中还存在着一些问题，这些问题的存在很大程度上影响了档案管理工作的顺利开展。具体分析，在档案管理工作中存在的问题，主要表现在以下几个方面。

档案管理工作的开展，规范化程度还比较低，其中一个很重要的原因，就要从档案管理工作人员的角度入手。档案管理工作人员对档案管理工作规范化的认识程度低，一直以来，档案管理工作都没有受到管理层的重视，无论是具体的档案管理工作人员还是组织的管理者，都把档案管理工作看成是一项非常简单的工作，对于管理的规范化认识并不深入，没有意识到档案管理工作不规范可能带来的问题。正是由于这种规范化管理工作认识欠缺，导致了档案管理工作规范化进程的缓慢。除此之外，在档案管理工作中，不仅仅是档案管理工作人员的自身认识水平有限，档案管理人员的工作能力还存在很大的不足。档案管理工作看似简单，但是对管理人员的专业素质要求还是比较高的，特别是在当前社会形势变化不断加快的背景下，档案管理人员的专业能力也要随之提升，而这恰恰是很多档案管理人员所欠缺的能力。

在档案管理工作中，信息化管理体系的建立和实现，是做好档案管理规范化的另一个重要措施，当前在档案管理工作中，由于很少受到组织的管理者和工作人员的重视，档案管理的信息化程度比较低，在很多组织中对于档案的管理还局限在过去的人为管理手段为主导的管理方法上，很多组织的档案管理还是采用纸质管理的基本方法，这种基本方法的使用在档案管理中已经比较落后，因此，在这样的情况下，做好档案管理就要应用新的信息化技术。信息化技术在档案管理方法中的应用还不够全面，造成了档案管理工作中规范化程度低的一个重要原因。

传统的档案管理是采用基本的纸质化管理方法，这种管理方法无论是从保存还是信息的检索方面都存在很大的弊端，而现代社会信息膨胀，对于信息的处理效率要求比较高，在这样的情况下，档案管理工作中的传统方法就不适应社会的发展。

三、档案管理规范化的对策分析

1、提升档案管理工作的信息化水平

随着科学技术的进步，各种电子档案管理系统不断涌现和更新。实现档案管理的电子化可以提高档案管理的准确性，提高档案管理的效率，降低档案管理的标准。从档案信息的搜集，档案信息的整理，档案信息的检索利用，都可以实现计算机管理，提高了信息的利用效率，相比与传统的纸质文档，还便于保存，便于使用者和管理者对信息进行更新。建立相关的档案归类，档案查阅制度，明确档案管理员工的责任，使得档案管理更趋规范化标准化。因此，在档案管理工作中，要注重从信息化方面努力建立完善的信息化管理工作体系。

2、提升档案管理工作人员的意识和工作能力

在档案管理工作中，由于工作人员自身对于档案管理工作的认识不够深刻，不重视档案管理工作的规范化，造成了档案管理工作中存在一些影响规范化建设的问题。加强档案管理部门人员的工作素质，帮助他们了解档案管理规范化标准化工作的重要性，培养他们档案管理规范化标准化的意识。对员工进行培训，促使他们学习和了解档案管理的专业化知识，提高他们的科学化管理水平。档案管理人员对档案管理工作的热情，对档案管理工作的认知程度决定了档案管理工作的质量。组织的领导者认识到档案管理工作规范化标准化的重要作用，加强对档案管理工作的重视度。优化档案管理部门人员结构，重视对相关部门的投资，提高员工的工作热情。

3、提升档案管理工作的规范化水平