档案信息电子化大全11篇

档案信息电子化篇（1）

追溯档案部门应用电子计算机的历史是在上世纪70年代，随着信息技术的发展和应用水平逐步提高。建设部2004年批准了《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》，为我国全面实现城建档案信息处理和管理的现代化做了准备。

一、城建档案信息电子化数字化的现状

城建档案馆大多在上世纪80年代初建立，80年代末期由芜湖城建档案馆率先试点开始了探索建立档案计算机检索系统。90年代中期部分特大城市城建档案馆开始建立自己的MIS系统，并开始了档案原件电子化工作。所应用的操作系统由DOS转向Wondows，数据库也由最初单机版的dBascII转向支持局域网操作的Foxpro，继而向大型数据库发展。现在部分城建档案馆建立了自己的网站，但内容仅限于馆藏、内设机构的职责和办事流程的介绍，我国城建档案信息化应用总体上还处于初步发展阶段。这一现状与实现电子化数字化管理的要求不太适应，与迎接知识经济时代的到来的要求也相距甚远。这集中表现在：

1.城建档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性

各基层城建档案馆、室使用的计算机型号、系统软件各异，开发的管理软件不能互用，著录标准不同，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和领导决策，也不便于编研，这制约了城建档案信息电子化、数字化的进程。

2.建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录

各城市城建档案信息系统和网络建设形式、深度不同，规范性、开发性、服务性、共享性较差，建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录，不能适应城建档案信息资源共享、管理软件共享的要求。

3.城建档案的标准化、规范化工作有待提高

档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于各地馆、室的档案业务水平发展的不均衡，案卷质量不高，特别是各类城建档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。此外城建档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个工作流程，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了城建档案信息工作电子化的应用和推广。

4.城建档案信息网络技术有待提高

城建档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档城建工程文件资料和图纸是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定不能完全适应。城建档案信息安全保障体系的建设还不够完善，网络技术有待提高。

5.城建档案信息管理人员的素质有待提高

实现档案信息电子化，首先要有具有现代化知识的人，管理人员要有较高的专业知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中城建档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

6.各地城建档案部门应用软件系统跟不上现实的需求

各地城建档案部门各自为政地开发设计应用软件系统，重复开发导致浪费了大量的人力和物力，并由于现代信息技术的飞速发展导致了技术落后，跟不上现实的需求。

7.城建档案网络建设资金缺乏

数字化、电子化所需相应计算机、存储、输入输出等硬件设备的大量资金投入，超出通常城建档案馆室所能承担的资金范围，常需要上级政府部门拨款，因此导致建设迟缓。

二、城建档案信息电子化的发展趋势

现代办公自动化、无纸化的发展趋势，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件资料、照片和图纸等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的电子化数字化档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。那么，城建档案馆的发展方向就应该是：

1.建立、健全城建档案馆藏档案数字化。

2.健全和开展城建档案电子化接收和管理。

3.建设有着各地方特色城建档案的数据库，能更好地提供专业信息和专业服务，并传承承载着中国地方各自悠久历史的建筑的文化。

4.建立真正的高效率的数字化城建档案馆，并做到多城市多馆互通互用。

5.向专业特色的城建档案馆发展，向社会提供网上查询利用。

三、城建档案信息电子化数字化的作用

所谓档案信息电子化，就是把馆、室所藏档案资料以纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其作用有：

1.可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前多数基层城建档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，仅用于著录或贮存，利用低效率，造成人力、物力的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2.缩短城建档案信息的加工时间，提高利用的时效性。从快速加工到检索及提供利用需时短，且能提供的档案信息准确、全面。利用者可用机读形式的档案，完成信息调阅，提高服务效率。

档案信息电子化篇（2）

追溯档案部门应用电子计算机的历史是在上世纪70年代，随着信息技术的发展和应用水平逐步提高。建设部2004年批准了《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》，为我国全面实现城建档案信息处理和管理的现代化做了准备。

一、城建档案信息电子化数字化的现状

城建档案馆大多在上世纪80年代初建立，80年代末期由芜湖城建档案馆率先试点开始了探索建立档案计算机检索系统。90年代中期部分特大城市城建档案馆开始建立自己的MIS系统，并开始了档案原件电子化工作。所应用的操作系统由DOS转向Wondows，数据库也由最初单机版的dBascII转向支持局域网操作的Foxpro，继而向大型数据库发展。现在部分城建档案馆建立了自己的网站，但内容仅限于馆藏、内设机构的职责和办事流程的介绍，我国城建档案信息化应用总体上还处于初步发展阶段。这一现状与实现电子化数字化管理的要求不太适应，与迎接知识经济时代的到来的要求也相距甚远。这集中表现在：

1.城建档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性

各基层城建档案馆、室使用的计算机型号、系统软件各异，开发的管理软件不能互用，著录标准不同，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和领导决策，也不便于编研，这制约了城建档案信息电子化、数字化的进程。

2.建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录

各城市城建档案信息系统和网络建设形式、深度不同，规范性、开发性、服务性、共享性较差，建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录，不能适应城建档案信息资源共享、管理软件共享的要求。

3.城建档案的标准化、规范化工作有待提高

档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于各地馆、室的档案业务水平发展的不均衡，案卷质量不高，特别是各类城建档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。此外城建档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个工作流程，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了城建档案信息工作电子化的应用和推广。

4.城建档案信息网络技术有待提高

城建档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档城建工程文件资料和图纸是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定不能完全适应。城建档案信息安全保障体系的建设还不够完善，网络技术有待提高。

5.城建档案信息管理人员的素质有待提高

实现档案信息电子化，首先要有具有现代化知识的人，管理人员要有较高的专业知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中城建档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

6.各地城建档案部门应用软件系统跟不上现实的需求

各地城建档案部门各自为政地开发设计应用软件系统，重复开发导致浪费了大量的人力和物力，并由于现代信息技术的飞速发展导致了技术落后，跟不上现实的需求。

7.城建档案网络建设资金缺乏

数字化、电子化所需相应计算机、存储、输入输出等硬件设备的大量资金投入，超出通常城建档案馆室所能承担的资金范围，常需要上级政府部门拨款，因此导致建设迟缓。二、城建档案信息电子化的发展趋势

现代办公自动化、无纸化的发展趋势，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件资料、照片和图纸等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的电子化数字化档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。那么，城建档案馆的发展方向就应该是：

1.建立、健全城建档案馆藏档案数字化。

2.健全和开展城建档案电子化接收和管理。

3.建设有着各地方特色城建档案的数据库，能更好地提供专业信息和专业服务，并传承承载着中国地方各自悠久历史的建筑的文化。

4.建立真正的高效率的数字化城建档案馆，并做到多城市多馆互通互用。

5.向专业特色的城建档案馆发展，向社会提供网上查询利用。

三、城建档案信息电子化数字化的作用

所谓档案信息电子化，就是把馆、室所藏档案资料以纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其作用有：

1.可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前多数基层城建档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，仅用于著录或贮存，利用低效率，造成人力、物力的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2.缩短城建档案信息的加工时间，提高利用的时效性。从快速加工到检索及提供利用需时短，且能提供的档案信息准确、全面。利用者可用机读形式的档案，完成信息调阅，提高服务效率。

档案信息电子化篇（3）

档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆口室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差：档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。档案、信息处理复合型人才就更奇缺，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

档案信息电子化的益处

可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题-选材-编辑-出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影Ⅱ向了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

档案信息电子化，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。档案事业超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。

慎重选定技术路线，信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征

目前，对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是微机口工作站、服务器性能的提高，网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大，但现实的需求又往往跟不上，要实事求是地分析现状，充分考虑先进技术的发展，再进行每一项具体的决策。

实事求是地改进管理体制

档案信息电子化篇（4）

档案信息化建设是时展的必然趋势，通过档案信息化建设可以对档案归档及后期管理工作等方面提供较大的便利，具体体现在能够最大程度的减少归档过程中存在的问题，保证电子档案的真实性和可靠性较高等方面，并且管理人员能够在网络平台上对电子档案进行管控，对档案丢失和随意更改等情况进行规避，从而使电子档案归档和管理工作的效果有所提升。

1 电子档案归档现存问题分析

电子档案归档工作是档案管理部门重要的内容之一，但是当前仍然存在一些问题，下面对几种常见问题进行说明：其一，电子档案独立性较差。当前多数企I的电子档案均由纸质档案生成，独立性较差，并且多数企业对电子档案管理工作过的重视程度不够，随意更改和丢失等情况时有发生，导致电子档案的真实性和完整性明显减低；其二，电子档案归档流程存在问题。电子档案归档主要指工作人员对整理完成的电子文件的属性进行判断，之后对其进行拷贝，进而实现长期存储的目标，但是当前一些企业在电子档案归档过程中不能严格按照相关流程进行，例如：未对电子档案真实性和属性等进行判断便直接进行归档处理，这种情况导致归档工作杂乱无章，工作效率和效果较差；其三，档案管理人员专业水平有限。电子档案归档工作对工作人员的专业知识和技术有较高的要求，但是当前工作人员在专业水平上存在较低的问题，在实际工作过程中会出现一些人为失误，导致电子档案归档工作无法取得预期效果。

2 提高电子档案归档工作效果的措施

第一，构建合理的电子档案归档管理体系。为了对电子档案归档的合理性进行提升，档案管理部门需要根据实际情况对归档管理体系进行构建，主要包括如下内容：其一，所有待归档的文件不能分散保存，需要及时进行归档；其二，制定科学、统一的整理方法，在正式归档前工作人员需要做好电子文件整理、鉴定及监测工作，此工作由文件形成部门负责；其三，对电子文件载体质量，格式以及规格等进行明确规定，让各部门对待归档文件按照规定要求进行调整；其四，制定责任制度，保证电子档案归档中每一项工作均有直接负责人，保证每项工作可以落实到实处，从而使电子档案归档工作保质保量的完成。

第二，对电子档案的真实性和完整性进行严格检查。在电子档案归档前工作人员需要对其真实性及完整性进行严格的检查，检查内容主要包括：对其同纸质文件内容是否相同及文件载体、格式和规格是否符合规定要求等进行判断，进而为其真实性提供更多保障。为了实现上述目标工作人员可以从如下几点着手：其一，在收集电子档案时需要对一些重要文件的原本进行保留，如果后期需要修改必须在保留原本的情况下进行，此种做法可以保留多种不同版本的电子档案，可以为后期真实性检查工作提供便利条件；其二，对一些新式的设备和软件进行合理应用，使用其对电子档案中数据计算是否准确进行检验，在发现问题后可依及时进行调整，从而对其准确性进行提升。

第三，对电子档案归档方法进行合理选择。现阶段电子档案归档方法主要有物理归档、逻辑归档和双套制归档三种，下面分别进行说明：其一，物理归档。物理归档方法又分为介质归档和网络归档，前者主要指文书部门将整理完成的电子文件储存在相应的介质后上交至档案管理部门，后者主要指在网络平台上将电子文件传送至档案管理部门相应的设备上。其二，逻辑归档。逻辑归档主要指文书部门将电子文件相对应的逻辑地址发送给档案管理部门，其在网络上对电子档案进行管控，此种归档方法能够保存电子档案原有的物理存在位置，并且不能进行随意更改，电子档案完整性较好。其三，双套制归档。双套制归档主要将上述两种方法进行联合使用，并且需要将相应的电子档案制成纸质版同时进行归档，此种方法能够对电子档案丢失后造成的影响进行规避，可以根据纸质版再次生成电子文件。在实际归档过程中档案管理部门需要根据电子档案的类型对归档方法进行合理选择，从而保证归档工作的质量和效果。

3 加快档案信息化建设速度的措施

第一，构建电子档案管理记录系统。为了更好的保证电子档案的真实性和完整性，档案部门需要对构建电子档案管理记录系统工作产生足够的重视，利用此系统可以自动的对电子文件生成、增添、删除以及归档时间等进行准确记录，能够最大程度的减少随意更改情况出现的可能，同时可以为档案信息化建设工作提供更多的数据支持，加快建设速度。除此之外档案管理部门需要建立专门的电子档案数据库，在数据库中对各类档案的多种形式和版本进行保存，为后期工作人员研究过程提供更多的有利条件。

第二，对档案信息化技术水平进行提升。通过提高信息化技术水平可以为档案信息化建设工作奠定坚实的基础，档案管理部门可以从如下几方面进行：其一，加大基础设施投入力度。档案管理部门需要根据实际情况对计算机，路由器，扫描仪以及服务器等基础设备进行合理配备，以供工作人员开展各类工作进行使用，通过配备上述基础设备后一些工作的效率和效果均明显提升，并且为电子档案归档及后期管理提供更多的便利。其二，在电子档案数字信息录入工作产生更多重视，工作人员需要边整理边录入，从根源位置对数据和信息错误的情况进行杜绝，使用双套制的方法进行归档，在保证归档效果的同时可以最大程度的减少工作量。其三，设定相应的权限。档案管理部门首先需要对密级标准进行合理制定，在制定完成后严格按照其要求对归档的电子档案进行分类，主要包括公开档案、内部档案和机密档案等，之后需要设置登录名和登录密码，在查找或者阅读机密电子档案时需要进行身份验证，在验证成功后才能进行一些服务，从而保证电子档案的安全性，减少丢失或者篡改等现象出现的可能。

第三，对电子档案工作人员进行培训。当前从事电子档案管理工作的人员在专业水平和素质等方面存在参差不齐的问题，一些工作人员对此项工作内容和相关标准的了解较为粗浅，无法更好的进行工作。为了对上述问题进行解决档案管理部门需要对工作人员进行专业培训，通过培训过程让其对电子档案工作产生更多的了解和认识，并且能够对自身知识和技术进行丰富，为后期实际工作奠定基础。与此同时在引进先进的设备或者技术后也需要对工作人员进行培训，让其对设备和技术的使用技巧进行掌握，能够将其正确的应用于工作中，从而推动档案信息化建设步伐。

4 结束语

本文对电子档案归档问题及措施进行说明，并且对促进电子档案信息化建设提出建议：构建电子档案管理记录系统、对档案信息化技术水平进行提升以及对电子档案工作人员进行培训等措施，希望档案管理部门可以重视现存问题，并借鉴文中内容或者采取其他更加合理有效措施及时处理解决，从而保证电子档案归档工作的合理性，加快其信息化建设速度。

参考文献

档案信息电子化篇（5）

随着电子信息时代的到来，信息更新的速度不断加快，要求在档案管理工作中，不断加强档案信息化建设。电子档案的出现，打破了传统纸介档案厚重、不变存档与利用的僵局，推动档案建设信息化发展。随着人们对电子档案逐渐认可，其应用也越来越广泛，加强档案信息化建设已成为发展的必然趋势。加强档案信息化建设可以提高档案管理质量，改善传统档案管理中的不足，有效实现档案信息的科学管理与合理配置，大大提高档案信息质量的同时，也有利于档案管理工作的开展，提高管理质量与管理效率。不仅如此，加强档案信息化建设有利于信息的存档、利用，同时对于机密档案还可以增强档案的安全性，有利于推动档案的进一步发展。除此之外，档案信息化建设还可以确保档案信息的时效性、全面性、准确性，解决了传统档案管理中的一些不足，促使档案管理工作顺利开展。

2档案信息化建设存在的问题分析

2.1档案信息化基础较为薄弱。档案信息化建设需要依靠人力配合计算机设备方可顺利进行，这就要求相关计算机设备拥有完善的操作系统，较为成熟的信息技术。然而档案信息化建设仍然处于发展中阶段，各项技术或相关基础设备等都较为薄弱，加之投入的资金有限，使得档案信息资源的开发深度不够，直接影响着档案信息化发展。

2.2档案管理工作不规范。档案管理工作不规范也是档案信息化建设中所面临的重要问题。一些档案管理人员管理方式并不合理，使得一些较为机密的档案没有及时的进行加密处理，一些达到共享要求的档案也没有实现资源开放化，亦或是档案的归档存在问题等等，这些不规范的管理行为，严重影响着档案的归档、利用与共享，使得档案没有开发出最大的价值，甚至使得一些档案的存在形同虚设。

2.3重开发轻利用。有些档案部门片面追求档案馆藏信息化的数量，没有充分分析馆藏资源就匆匆进行信息化工作，把档案信息化当成“面子工程”。一方面浪费了有限的人力物力，分散了开展其他工作的精力；另一方面增加了储存压力，增大了基础设置承载的负担。此外，还有些档案馆在开发信息资源时没有认真选择档案管理系统，一味根据部门要求与标准来建设，从长远来看，必然不利于各馆资源的共享与整合，也不利于档案利用率的提高。

2.4档案管理人员专业素质水平不高。由于档案管理工作较为繁琐，没有较高的技术要求，使得某些档案管理人员对档案管理工作的重视程度不够，档案随意存档，不注重归类保存，档案的储存较为混乱，不利于档案的利用。在实现档案信息化的过程中，很多档案管理人员缺乏法律意识，无视当事者的著作权与隐私权。虽然有着较为严格的保密规定，但在共享信息资源时却没有严格的共享标准，往往会侵犯当事人的权利，导致被追究法律责任，对档案馆造成负面影响。还有的档案部门在利用信息资源时缺乏安全意识，把档案信息化工作外包给企业，导致一些保密档案容易被泄露。

3加强档案信息化建设的相关措施

3.1强化档案信息化基础。强化档案信息化基础可以为档案信息化建设做好铺垫，有效推进档案信息化的实现。如要加强档案信息化基础，就要引进较为成熟的信息技术与强大的基础设备，完善相关操作系统，为档案信息化创造良好的建设环境。与此同时还要加大资金的投入，档案行政机关应督促政府增加档案经费预算，争取把档案信息化建设纳入到政府或行业专项建设经费中，尤其是纳入到地方信息化建设、电子政务建设规划中，以争取更多的资金支持。其次，档案信息化资金需求量大，仅依靠政府支持是难以开展的，因此，档案部门有必要充分动员社会各界的力量，多元化开展档案信息化建设，如与网络服务商可做争取网络资源的优惠或免费；与大型企业联合获取资金、技术支持与资源服务等。

3.2档案管理工作规范化、标准化。档案管理工作标准化与规范化可以有效推动档案信息化建设的实现。为了切实做到档案管理工作趋于标准化与规范化，就要引起相关工作人员的高度重视，提高工作人员的专业管理素质，在进行档案管理工作的时及时完善与更新档案信息，做到开放资源及时共享，机密档案加密处理等，发现不规范的现象及时解决。

3.3增强档案信息化建设意识。档案信息化建设需要大量的资金投入，且见效较慢，使得一些档案部门的领导对档案信息化建设不够重视，有些社会群众也不理解，认为没有必要建设，给档案信息化造成了不小的难度。因此，有必要通过各种方式使档案信息化作为服务业的形象深入人心，提高社会公众的档案信息化意识，可采取诸如建立文件利用中心、爱国主义教育基地等方式。只有引起思想上的认同才能使档案信息化建设获得多方面支持，争取到更多的资金，投入到基础设施建设中。

3.4实施科学的人才政策。档案信息化建设的人才政策包括人才引进政策、使用政策。首先应建立合理的软硬件环境，制定可行的人才任用制度，采取多样化的人才引进办法，吸引专业人才。在人才的使用方面，要建立科学的考评政策，实施合理、规范的人才选拔与评价体系。改变重职称、学历，轻业绩、能力的观念，坚持物质奖励与精神嘉奖相结合，长期奖励与短期奖励相结合，约束与激励相结合，营造合理的档案信息人才竞争氛围。

档案信息电子化篇（6）

中图分类号：R857.3 文献标识码：B 文章编号：1009-9166（2011）032(C)-0149-01

档案作为一种重要的信息资源，有着巨大的潜在价值。随着社会信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。信息技术日新月异的发展与广泛应用使档案信息电子化建设提上了日程。近几年来，社会上许多企事业单位将开发档案信息资源列入重要议事日程，档案从业人员也探讨了许多开展档案信息资源的方法和途径，但令人遗憾的是档案社会利用率仍然较低，这些都与档案信息电子化建设工作滞后有关。如何认识档案馆信息电子化对利用工作的影响，从而有效地提高利用服务工作的质量和水平，对做好档案工作有着积极的意义。

一、档案信息电子化的益处

所谓档案信息电子化，就是用微机对档案文献进行筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献供人们利用的过程。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件具有以下特点：电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、档案信息电子化的必然性

档案信息的电子化建设是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案作为一种原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来。

第一，档案电子化，可改善档案管理工作。只有实现档案电子化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

第二，形势发展的需求。21世纪是信息化的时代，一般档案馆都藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，就失去了档案留存的意义。

第三，社会强烈需求。当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，那么要了解这些详细内容恰恰只有档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，这就迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。

三、做好档案信息电子化建设的对策

（一）提高档案管理人员素质。要档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。注意加强干部档案工作队伍建设，加快档案人员知识结构的变革，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事档案工作管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案信息电子化工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。

（二）采用信息化管理手段改进和完善档案功能。要尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，普及运用计算机提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息电子化管理，使其记录内容全面、客观、动态。同时，对档案的功能应进行重新定位：一是对档案的原有重要部分应该予以保留；二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，以便使所具有的功能更加适合单位对信息的需求，从而更好地为单位服务。

档案信息电子化篇（7）

所谓档案信息电子化，就是用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。电子文件对档案业务管理工作的影响是深远的。

在信息电子化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。它给档案管理工作造成的影响与冲击必将是全面而深刻的。在信息电子化条件下，传统的档案工作开始引进现代化技术，一向隶属于社会科学领域的档案工作，在电子化建设过程中要融合、渗透许多自然科学领域的技术与知识，这使得档案工作中的科技含量显著增加。从长远看，档案信息化建设的发展就是档案信息化的推进，档案信息化建设涉及的不是档案管理工作的某一部分或是某个局部，而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用。具体地说，档案信息电子化的作用主要有以下几个方面：

1、可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆（室）对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能物尽其用。

2、缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题-选材-编辑-出版，这条"慢工出细活"的工作方式，即从文件资料形成到开发"二次文献信息"时间长，往往造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

3、档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。出版手工编研信息成果需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能"待字闺中"。

4、档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

5、档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然"信息高速公路"在我国尚在起步阶段，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为将来"信息高速公路"中有一束档案信息打下基础。

鉴于人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定、电子文件能否作为档案、是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。为此，档案界应采取如下对策：

档案信息电子化篇（8）

所谓档案信息电子化，就是用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。电子文件对档案业务管理工作的影响是深远的。

在信息电子化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。它给档案管理工作造成的影响与冲击必将是全面而深刻的。在信息电子化条件下，传统的档案工作开始引进现代化技术，一向隶属于社会科学领域的档案工作，在电子化建设过程中要融合、渗透许多自然科学领域的技术与知识，这使得档案工作中的科技含量显著增加。从长远看，档案信息化建设的发展就是档案信息化的推进，档案信息化建设涉及的不是档案管理工作的某一部分或是某个局部，而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用。具体地说，档案信息电子化的作用主要有以下几个方面：

1、可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆（室）对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能物尽其用。

2、缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题-选材-编辑-出版，这条"慢工出细活"的工作方式，即从文件资料形成到开发"二次文献信息"时间长，往往造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

3、档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。出版手工编研信息成果需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能"待字闺中"。

4、档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

5、档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然"信息高速公路"在我国尚在起步阶段，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为将来"信息高速公路"中有一束档案信息打下基础。

鉴于人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定、电子文件能否作为档案、是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。为此，档案界应采取如下对策：

档案信息电子化篇（9）

所谓档案信息电子化，就是用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。电子文件对档案业务管理工作的影响是深远的。

在信息电子化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。它给档案管理工作造成的影响与冲击必将是全面而深刻的。在信息电子化条件下，传统的档案工作开始引进现代化技术，一向隶属于社会科学领域的档案工作，在电子化建设过程中要融合、渗透许多自然科学领域的技术与知识，这使得档案工作中的科技含量显著增加。从长远看，档案信息化建设的发展就是档案信息化的推进，档案信息化建设涉及的不是档案管理工作的某一部分或是某个局部，而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用。具体地说，档案信息电子化的作用主要有以下几个方面：

1、可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆（室）对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能物尽其用。

2、缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题-选材-编辑-出版，这条"慢工出细活"的工作方式，即从文件资料形成到开发"二次文献信息"时间长，往往造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

3、档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。出版手工编研信息成果需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能"待字闺中"。

4、档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

5、档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然"信息高速公路"在我国尚在起步阶段，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为将来"信息高速公路"中有一束档案信息打下基础。

鉴于人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定、电子文件能否作为档案、是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。为此，档案界应采取如下对策：

1、做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为"只读性"文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

档案信息电子化篇（10）

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）02-00-01

近几年，人们进行各种交流的媒介主要以数字化为主，由于其生成简便、传送迅速，必将产生大量的数字信息，对于其中具有保存和利用价值的数字信息人们称之为电子档案。将档案信息化纳入机关信息化建设总体规划和目标与机关信息化建设协调同步发展。信息技术几乎已经渗透到了社会活动的所有方面，作为现代社会活动的技术基础，正在逐步改变着社会活动的运行方式。档案作为人类社会活动的产物，必然伴随着社会活动运行方式的转变，在形成、传递、存储和利用等自身运动规律上发生本质的变化。人们积极应对信息化，不仅要关注档案的载体形式变化，寻找适宜稳妥的管理方法，更为重要的是，要研究档案这一事物整体在信息技术基础上的运动新规律。电子文件需要全新的管理形式，下面，本人对电子文件实行电子档案化管理谈几点认识：

一、电子文件档案的优越性

电子档案查阅手段简单化，提高资料的利用率。网络和通讯系统是电子档案的基础，只有在完备的通讯网络环境中，才能实现资源共享和各种联机服务扩大使用范围。电子档案中各种信息的加工储存，由数字库系统来实现，通过联机服务系统为用户提供检索服务。数字库系统和检索系统，是关系到电子档案正常运行的关键。

随着办公自动化和信息技术的发展及在各领域的应用，档案管理对象将转向以存储于计算机中的集图、文、声于一体的多媒体信息化对象为主，以图像、动画、视频、音频信息的立体化多媒体形式存储和利用。信息技术、办公自动化技术和网络技术的广泛应用，使信息资源存储与传递向数字化、电子化发展。机读文件和机读档案将大量出现，使档案信息的存储已数据库为主，档案信息的传递也以电子数字流的形式进行。管理对象信息化、信息处理数字化、媒体多样化和信息存储与传递数字化，导致档案工作的手段和工作方式计算机化。办公人员通过网络在办公室或家里的终端前，就可对远程数据进行实时浏览，检索等访问。

电子档案还有利于遗漏文件的不漏增缺，传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，不漏增缺，就得拆卷重做。档子档案的管理可以弥补这个遗憾，文档用微机按“件”整理归档。可随时不漏增缺，使文档不形成存积，只需按一下健，修改一下档案目录就可以了。

电子档案有利于档案的保密。过去查阅档案时是整卷查找。查阅人可以看到整卷内容。现在电子档案管理，查阅人只需输入需要查找的文件的编目就可以了，无法接触其他文件，从而达到文件的保密要求。

二、电子文件档案的归档不同于传统归档方式

电子文件档案归档时间与传统档案不同。在注重文件的收集从源头抓起，还应加强收集本单位业务活动的档案材料。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间电子文件档案周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。要养成文件随时接受随时归档，这样一方面可以避免文件漏归，另一方面也符合电子文件自身的特点，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。对图纸等要求保管较高的档案，要集中统一管理，单设文件号、目录等，并备印一份纸质的已被查看。

对电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案管理人员要注重电子档案的备份，为避免计算机和电子档案软件遭到病毒等网络病毒的迫害，档案部门在接到一份新的电子档案后 要先杀毒，确定安全后方可接受。可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。

为了更安全，要积极开辟电子档案存储的新途径，可对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，温度保持在17-20℃之间，相对湿度保持在35-40%之间，同时强化防磁设施的完善和维护，有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。

电子档案的归档具有两大最主要的特性：1.是信息的非人工识读性。以数字代码形式存在的电子档案必须由计算机特定的程序解码，才能识读它。计算机成为人和信息之间的翻译。2.是系统的依赖性。电子档案需要依赖于计算机系统，包括软、硬系统的应用才具有生命力并发挥作用。

三、要加强电子档案的开发利用

档案信息电子化篇（11）

2在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

4档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

5档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

二、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

三、档案信息电子化的益处

所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：

1可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。