档案储存管理大全11篇

档案储存管理篇（1）

信息化时代的到来，使得大量信息产生，如何保存越发庞大的数据信息资源成为人们关注的焦点。基于此，云存储技术得到开发与利用，有效缓解了数据信息存储量过大的压力。云存储具有高速度、大容量、易搜索等特点，相较于传统存储方式而言，其设备数量更多，分布区域更广。这些设备由网络连接起来，并通过计算机技术实现协同式工作，实现了管理的一体化。同时，云存储突破了单机存储的容量、空间及地域限制，能使用户更加自由、便捷地获取数据资源，满足了用户的现实需求。本文探讨云存储在人事档案管理工作中的应用，对于提高人事档案管理工作之效率和水平皆具积极意义。

一、云存储应用于人事档案管理的意义

目前，我国人事档案存储工作仍以手工操作为主，需要消耗大量的时间及人力，且档案的统一、精准、完整化管理难以实现。传统方式下人事档案管理工作的查询、处理能力较差，难以满足信息快速调取的要求，也不能有效实现人事档案信息的开发利用，无法提供高质量的人力资源服务。云存储技术的应用，使得档案管理工作变得便捷、高效，能快速为人力资源管理者以及档案需求者提供资源共享服务，大大提升了服务的质量和效率。此外，人事档案采用云存储的管理模式，不仅能有效避免无档、弃档、“死”档等情况的发生，还能减少档案管理人员的工作量，避免纸质档案遭受磨损与破坏，同时云存储能有效保证原始档案信息的完整性，杜绝档案资料损坏、内容遗失等现象。再者，人事档案作为各部门选用人才的重要参考依据，做好人事档案信息服务也是人事档案管理工作中的一项重要内容，而云存储在档案管理工作中的有效应用，能使该项服务工作的质量得以提高，有利于人事档案的充分利用，更好地发挥人事档案管理的工作职能。

二、云存储应用于人事档案管理存在的问题

云存储虽然是一项先进的技术，具有广阔的应用前景，但在目前的人事档案管理应用中还存在着一些问题，需要引起相关人员的重视，主要表现如下：

1.信息安全问题。云存储以互联网为依托，受到互联网各方因素的制约，最主要的是受到网络安全问题的影响。虽然云存储服务会采用各种方法防范网络安全问题，但网络攻击花样繁多、层出不穷，且电脑病毒不断更新、变化，严重威胁着网络安全，一旦网络安全出现问题，则会给人事档案管理工作带来麻烦，甚至出现档案信息被篡改、删除、泄露等情况。这就需要相关工作人员加强技术培训，确保云存储信息的安全。

2.访问限制问题。目前，人们对人事档案的重视程度越来越高，对其的利用开发也逐渐增加，这就使得个人档案信息被不断调阅与查询，难免会出现信息泄露、隐私被偷窥、权益被侵犯等问题。虽然云存储在人事档案管理服务方面设置了访问权限，增加了访问密码保障，但云存储加密技术还没有形成规范、系统的管理体系，如何有效防止越权访问、非法访问，实现用户检索活动的智能记录，还需要进一步完善相关技术。可见，云存储在人事档案管理中既具有查询、利用便捷的便利，也存在访问限制方面的问题，需不断探索，提升其效能。

3.数据管理问题。随着信息技术的不断进步，人事档案信息化程度也不断提升，档案数据的同步更新与备份问题日益突显。云存储环境下的人事档案信息同步更新还存在着多种问题，面临着多种挑战，不仅因网络限制使得信息更新系统受各种因素的影响而难以保证正常运行，降低了服务效率，而且信息同步更新缓慢还使得人事档案信息的完整性和保密性受到影响。此外，云存储属于共享平台，人事档案更新还涉及多个部门或机构，因而，单一方式难以保障档案的同步更新，这就需要改进云存储的应用系统，加强系统研究。

三、基于云存储的人事档案管理策略分析

1.完善人事档案云存储管理体系。要优化云存储管理，提升其应用实效，就需建立完善的管理体系。一方面需建立以人事部门为主体、档案部门为业务指导的管理体制，对于规模较大的人事档案管理部门，可建立专属的“云档案”管理系统，而小型人事档案管理机构则可依托大型人事档案管理部门构建“云档案”体系，实现资源的共享，降低管理服务的成本。另一方面需制定相应的制度规范，以使工作人员在人事档案管理工作中能照章应用、有据可依。对此，既要加强《档案法》《事业单位人事管理条例》的学习与运用，又可根据本部门的工作特点以及云存储的管理特点制定符合实际的制度及办法，以优化人事档案管理工作。此外，利用云存储实现资源共享，还应提升管理人员工作意识，以防重要信息被泄露，亦要便捷信息提取路径，实现管理的科学化、智能化。

2.加强云存储在人事档案管理中的技术应用。要加强云存储在人事档案管理中的应用，还需要加大技术研究力度，不仅应加强云存储管理的理论研究，还需依据人事档案管理之特点，开发与之适宜的应用技术和服务方案，实现管理的优化。一方面，应健全云存储加密技术，对于数据传输的安全问题，可采取128位数据加密技术进行数据的加密，此外还应设置访问权限，强化网络安全管理；另一方面，应加大技术开发投入力度，完善云存储管理服务体系。为实现资源的快速搜索，对各服务接口可采取Web2.0技术，并使用SOAP协议，以实现各终端及操作系统的兼容。另外，还可参照国际元数据要素规范标准（ISO/IEC 11179）建立数字档案资源管理平台，实现资源的共享及访问管理，最大限度满足人事档案的查询、开发和利用。

3.加强技术培训，提升管理人员综合素养。云存储既是一项应用技术，更是一种新式管理理念，这就需要相关工作人员不仅要掌握这一先进技术，学习相关知识，还需要更新管理理念，强化云存储管理之服务意识。一方面，相关部门领导需对人事档案管理人员加强技术培训，定期开展理论学习和实践学习，使之熟悉云存储相关理论知识，熟练掌握云存储有关的设备设施及软件的应用，研究云存储管理的最新动态，并从实际工作出发，探索人事档案管理与云存储之间的最佳契合点，实现管理和服务水平的有效提升；另一方面，应使人事档案管理工作人员更新观念，明确自身职责，转变服务理念，从传统的档案管理工作中走出来，适应“云档案”信息导航员角色的转变，以良好的服务满足用户对人事档案信息的个性化需求。

综上所述，目前云存储技术应用于人事档案管理虽然还存在诸多的问题，需要加大技术研究，以加快完善，但云存储的应用毫无疑问也给相关档案管理工作带来了便利，不仅使人事档案管理工作更加高效化，还实现了档案资源的共享，促进了人事档案的开发与有效利用，促进了人力资源管理工作向好的方向发展。

参考文献

[1]刘丁蓉.“云存储”在人事档案管理中的运用[J].兰台世界，2014（7）

档案储存管理篇（2）

电子文件使用的文件载体是磁盘或者是磁带，人们在查找文件的过程中，需要利用计算机，因为磁盘或者是磁带仅仅是一种储存的载体，因此需要利用计算机进行文件的传输。在生活中，电子文件的类型有很多种，电子文件的产生主要有两种，一种是与科技有关的电子文件，这种文件是技术性的，例如光栅图等，另外一种就是在日常办公的过程中产生的电子文件，这种文件是在处理日常事务中产生的。这些电子文件都属于档案中的一种，因此在储存技术上需要不断的完善。

1 管理文件中存在的问题

1.1 未能够有效的进行归档处理

我国企业在二十世纪九十年代的时候，使用的就是软盘进行企业信息的存储，之后又出现了光盘和计算机硬盘，这样电子文件的存储载体就取得了迅速的进步，文件的内容主要是日常的工作活动，除此之外，还有着源程序代码和技术性文件，有些文件也没有进行充分的整理、归档和鉴定工作人员仅仅是将科技材料或者是相关的企业文件放入硬盘和软盘内，这样文件在日积月累的过程中，就会出现泛滥成灾的现象，这样文件就比较混乱，检索和管理在程序上也就会出现一系列混乱的现象。从存档上来看，电子文件也没有经过专业的质量审查，从技术上来看，没有任何的时效性和正确性，文件也就出现了极大的缺陷，在利用的过程中，文件管理极容易出现归档性的问题，如果以上问退没有得到有效的解决，就会出现一系列的问题，需要引起我们的注意。

1.2 版本管理存在着不足之处

现在有很多的科研产品在研究和开发的过程中，会产生大量的文件，这些文件需要有效的管理，因此在日常的工作中，除了要对本单位和上级的机关产生的文件进行管理之外，还有很多的项目文件进行管理。但是现在有很多的科研开发档案都是使用了源程序代码形成了一系列的电子档案，这些电子文档都在各个部门的开发人员那里存档，档案管理人员就无法按照常规的程序进行收集，导致了档案部门在收集的过程中面临着程序性的问题。在程序运行的过程中，如果文件存储的程序出现了一系列的问题，这时就需要进行正常到维护，在客户自接的系统和开发人员的系统上进行及时的更正，但是如果在本企业电子文件的保存上并没有及时的存档，因此极容易出现重复更正的问题，这样就会出现人力和财力上的极大浪费，对系统的运行也是极为不利的，尤其是在企业系统版本管理上会产生严重的困难，一定要引起我们的注意。

2 存储技术

首先；在进行文件贮存的^程中，一定要使用比较特殊的存档文件的存储柜，最大限度的保证电子文件的安全性。当电子文件在存储的时候，一把是在磁介质和光介质中进行电子文件的存贮，在存储的过程中，一定要建立一个与企业的电子文件的储存环境相符合的环境状态。而存放电子文件的柜子在温湿度上也要进行控制，这样就可以保证存储接触能够在正常的环境中保存。电子文件的载体在摆放的时候，一定要保证直立的状态，在存储环境上必须要避光，不能够有大量的灰尘，也要与磁场远离，这样就能够将整个运行的状态处理好，使存储介质能够正确的保存电子文件。

其次，要按照国家关于档案管理的规定进行电子当纳的存储，根据相关的原则在存储的过程中，将软盘中的文件转移到光盘内，这样便于对文件的版本进行有效的管理。在存储方式上的转移主要是针对长期储存来说的，因为软盘和磁盘在使用的过程中，有着一定的年限限制，经常出现操作失误的现象，如果不经常更换就会导致文件出现损坏，无法复原。而且在使用的时候，常常会出现误操作，这对于电子文件的使用非常不利。如果存储制度完善，而且经济条件允许，在管理版本文件的时候，可以使用版本管理器。这样的管理方法要比将文件放在光盘或者是磁盘中更有效。管理器的研发还能保证存储技术的革新。

再次，在电子文件数量持续增加的时候，存储文件就会使用磁盘列阵的方式。通过这种方式能将存储的成本降低，同时增加了文件的搜索效果。磁盘列阵是将不同类型、不同容量的磁盘连接在一起，这样在读取数据的时候，更加快速而且精确。使用磁盘列阵的方式存储是因为该存储方式有较多优点：首先，将有限的存储容量提高，是可以使用的网络数据也增加。而且数据在存放的时候，有选择性。从而使数据在吞吐的时候成串。其次使用这种存储方式可以保证文件能够快速存储，即使是多台的机器也能一同运转，实现文件高效率传输。

在检验文件的时候有了必要的较验技术，从而保证存储的文件都是合理可靠的。将文件放入硬盘中存储，如果硬盘出现了故障，那么会影响文件，带来的后果也严重。如果能够把不同的硬盘连接在一起，可以使存储量增加，这样可以有效的避免文件的丢失。因为一些文件在存储的时候，会因为磁盘损坏等原因而丢失，使用这种存储方式可以保证文件的安全。但是在使用的过程中，要根据本单位的实际情况出台相应的管理措施。这些措施都成为电子文件存储的依据。

最后，加强办公自动化系统、档案管理系统及电子文件的安全防护工作。做好办公自动化系统、档案管理系统及电子文件的安全防护，首先要抓好信息存储载体制成材料这个问题，严格把好电子文件制成材料质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打下基础。第二，保证计算机网络系统的实体安全。实体安全主要指环境和设备的安全。要有专人负责管理应用，有良好的室内环境，保证机器设备和磁介质不会因温度太高或大幅波动及火灾受到致命的伤害。第三，要保证计算机网络系统的运行安全，可设定登录限制、使用文件权限和文件属性等。

结束语

由上述可知，将电子文件存储是一个单位必要的工作，而且在存储的时候，还要保证有效性，是电子文件能成为单位发展的重要资源，拓展单位的发展空间。尽管在存储文件的时候，会遇到问题，但是在改革存储方式之后，也取得较高效果，对于单位的发展有积极的作用。

参考文献

档案储存管理篇（3）

Doi：10.3969/j.issn.1671-8801.2014.11.652

【中图分类号】R-1 【文献标识码】B 【文章编号】1671-8801（2014）11-0389-01

在信息时代，加强医院信息化建设，提升档案管理水平，更好地服务于临床和科研，成为了医院提高服务水平的一项重要举措。医院档案管理工作对于医院的发展有着积极的作用。医院在进行档案管理的过程中必须要敢于直面各种工作中出现的挑战，才能够让档案管理工作与时俱进，提高档案管理的科学化水平。只有这样才能够让医院档案管理工作适应医院发展的客观要求，使档案事业能够更好的为医院各项工作的开展服务。

1 现阶段对数字化档案馆的认识

“数字化档案管理”是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，对图片文件可以通过文字识别等技术达到相配于每张图片的科学手段，再运用级存储管理技术将图片和索引字段存贮于光盘库、磁带库等各种大容量的存贮介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，可以到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网，最终实现“数字化档案”管理的一种网络的、新兴的档案管理技术。

2 对收集的档案资料进行科学分类

医院档案大体可分为六类：文书档案、业务档案、科技档案、医疗法定文书档案、声像、电子、实物档案、特殊档案。

（1）文书档案包括：文件档案（可以按管理指导的级别分为部级文件、省级文件、市级文件、县级文件；卫生部文件、省卫生厅文件、市卫生局文件、县卫生局文件、本医院文件），通过这些档案可以准确地了解国家、省地市各级的方针政策；人事档案（是对医院人员个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩的记载，是重要的人事信息资源，也是合理配置人力资源的依据），通过人事档案可以明确地反映出县级医院技术人才的分布情况，最大限度地服务于临床；合同、会议纪录、信息档案（包括县级医院与社会各界签订的各种合同，院委会、支部会、全院会等医院重大会议的会议记录、医院发展的信息建设情况及新闻宣传等）；大事记（重点记述本单位重要活动及主要成绩，上级领导视察、机构更迭、重点项目建设、科技创新、重大案件、自然灾害等）。

（2）业务档案包括：医院的医疗教学档案（引进上级医疗机构先进的技术、经验，作为乡镇级医院培训基地培训而制定的教学培训计划、大纲、考试管理、实习、见习资料等）；业务学习档案（本院为提高服务质量，增强竞争能力而开展的全员业务学习，培养人才梯队等方面的档案）；科研档案（包括本院技术人才开展的各项科学研究成果档案，在国家、省、地、市各级刊物上发表的科研论文档案等）；医疗过程中形成的各种影像图文档案（如核磁共振、CT、CR、X线胶片、超声声影像、心电图、病理切片等档案）。

（3）科技档案包括：县级医院财务档案；基建档案；医疗设备档案；药品目录档案。

（4）医疗法定文书档案包括：县级医院所有病案档案及所有医疗司法鉴定档案，这两类档案都具有法律效力，专人、专室管理，依法使用。

3 医院档案管理存储数字化的特点及存在的问题

3.1 医院档案管理数字化的特点。①医院档案管理信息化是应用信息技术对档案信息系统集成、有序分类、便于查询、开发应用，对档案的鉴定分类、编目、排序、检索、归档保存等进行高效的管理，以提高医院管理的工作效率；②医院档案管理信息化是用信息流来调控档案物流，最终实现“无纸化”管理，促进医院管理工作的不断创新。

3.2 医院档案管理数字化存在的问题。①医院档案管理数字化需要投入大量资金进行基础设施的建设，不止需要购买电子信息产品重要性，而且必须跟上电子信息产品更新换代的速度，定期进行维修、更换、升级等，这一点从根本上严重制约了医院档案管理信息化工作的发展；②医院档案管理数字化缺乏国家法律、法规、规章和标准的引导以及技术保障，电子文件的法律地位尚未确立，因此，信息安全技术问题，缺乏明确的管理性、业务性和技术性标准；③医院档案管理数字化建设的前提和必要条件是档案工作的标准化、规范化，而现实的标准和规范不能满足档案信息化的快速发展，从而直接影响着档案信息化建设的步伐。

4 提高医院档案储存管理数字化的措施

4.1 强化相关设施的建设工作。数字化的硬件设施是顺利开展档案数字化存储工作的必要保障，采用先进的信息化、数字化技术，结合医院自身的档案管理实际情况，建立灵活且全面的布线结构以及先进的网络信息系统。配备足够的计算机、放像机及存储服务器等设备，建立各个部门间局域网共享机制，使医院内部资源实现动态链接，从而提升资源的利用效率。借助相关数字化存储软件，进行档案管理中的页面设计、域名申请和维护、存储空间以及后台设计等工作，提高档案管理的工作效率。

4.2 创新服务方式。医院目前的服务方式还过于单调，应该创新服务方式。可以建立医院档案管理网络平台，通过平台实现资源共享。在允许的前提下，可公布一定信息，供医疗科研事业研究使用。同时可以建立一套可靠安全的检索系统，无论是本医院查寻资料，或是查询其他档案，都会变得准确而快捷，这种档案管理的网络化、自动化、现代化就迟早实现。

5 结束语

总之，医院档案作为记录信息的宝贵资源，加强档案和管理，对医院全面发展显得非常重要，这就需要医院档案管理人员不断加强自身学习，提高医院管理水平，从而增加医院的社会效益和经济效益。

参考文献

档案储存管理篇（4）

中图分类号：F301.2；G271 文献标识码：A 文章编号：1674-0432（2013）-04-0054-1

0 引言

近些年来，电子信息技术的发展为人类的生活带来了极大方便，丰富了人们的商务活动。目前，利用网络开展交易已经成为人们购物交易的重要组成部分。在传统的交易管理中，所产生的各种合同档案等手续，将逐渐被电子文本所取代，这就给传统的交易档案管理思想带来了挑战。电子档案的逐渐增多，为档案的管理带来了极大不便，采用现代化的电子档案智能化管理，逐渐成为电子档案管理的新趋势。

1 电子档案管理的特点和现状

电子档案管理不同于传统的档案管理，纸质的文件逐渐被电子文件所取代，而电子文档具有虚拟性、复杂性和集成性的特点。首先，电子档案主要发生在虚拟的网络空间中，并且电子档案的各个环节产生的交易记录和交易信息具有虚拟性。在进行电子交易时，会产生很多虚拟的电子档案，其档案管理数量多，虚拟性强，在管理上存在着一定难度。其次，电子档案具有复杂性，电子商务档案通过数字信息直接存储在存储介质上，人们无法用肉眼识别文件信息，只能借助于计算机才能进行阅读和记录。同时，存储在介质上的信息不尽相同，这在客观上就造成了电子商务档案信息的复杂性。最后，相对于单一的纸质档案，电子档案信息具有集成性，很多复杂的电子信息可以存储在同一份存储介质上。因此，在管理电子商务档案时，要针对其档案特点进行合理的管理。目前，随着计算机系统的发展，电子档案管理正在朝着智能化管理方向上发展。

2 国土资源电子档案管理智能化趋势

2.1 电子档案信息存储的智能化

电子档案的存储和查询以及改写都需要依赖于计算机和网络系统。电子档案的智能化存储主要是通过计算机的运算和控制功能存储到相应的存储设备之中。智能化的电子档案信息存储系统，通常能够实现存储资源的透明式管理和访问，同时还要能够完成存储资源的虚拟化和统一管理，分级存储管理，存储安全控制和存储设备安全预警等一系列功能。在未来，智能化的电子档案信息存储可以集存储与管理与一体，能够保证存储的数据能够被应用系统安全访问，并确保数据在系统出现故障时可以迅速恢复。对电子档案而言，电子档案信息存储智能化可以有效提高存储系统的实用性和可靠性，能够及时发现存储系统的运行故障，及时保护数据不受损坏。总之，智能化的电子档案信息存储功能，将会提高整个电子档案的管理。

2.2 国土资源电子档案信息检索的智能化

电子档案信息管理智能化不仅包括电子商务信息存储智能化，还包括电子信息档案检索智能化。电子档案信息的检索在电子商务信息智能存储的基础上，以文献和检索词的相关度为基础，按照相关度进行匹配排序，在结果排序的同时考虑相关性和重要性，使相关性分析更为准确，更能将与用户愿望最相关的文献排在前面，提高电子档案信息检索的效率。随着科学技术的进步，电子商务档案智能化信息检索将会更加人性化，利用人工智能开展电子档案信息检索会提高电子档案的管理，为电子档案管理提供更为智能化的、人性化的管理。

2.3 国土资源电子档案应用的智能化

电子档案的智能化存储和智能化查询为电子的顺利进行提供了重要的作用。借助于电子档案信息，智能化的存储和查询系统可以为企业提供较为便利的数据分析和信息整合。首先，智能化的管理可以有效的将相关资源进行整合，建立相应的数据库，为企业的营销策划提供数据支持。其次，在进行企业客户资源管理同时，智能化的电子档案信息管理可以提供智能化的客户关系管理系统，通过智能化的客户管理系统来加强对客户的服务质量，提高客户的满意度。最后，电子档案智能化管理中，智能化的数据分析和资料查询将会大大节省国土资源档案管理员工的工作量，提高的工作效率。

参考文献

[1] 张冬青.电子商务档案管理的智能化趋势[J].档案学研究，2011（6）.

[2] 姚凤臣.电子商务档案管理的智能化趋势探析[J].华章，2012（19）.

[3] 陈一红.电子商务档案管理面临的问题及其对策[J].档案，2011（6）.

档案储存管理篇（5）

重点。

一、数字化档案工作概述

数字化档案工作即是把传统的纸质和事务档案转化成文档、电子图片和影像、声像等格式，进行档案存储和管理。数字化档案管理不仅减小了档案存储空间，还方便提取，能够更好地实现档案的服务职能，但数字化档案工作中存在着一些问题，如何实现档案的长期保存，就是其中的主要问题之一。

二、数字化档案长期保存的问题

（一）存储工具的寿命有限

数字化档案存储的空间是电脑、移动硬盘等，这些设备既是数字化档案产生要应用的工具，也是存储工具，数字化档案的保存时间，也由这些工具的寿命决定。然而，永远可用的存储工具是不存在的，即便是不经常使用，一张光盘的寿命也只有10年，一个移动硬盘的寿命也不过20年。再加上对这些存储设备的经常应用、设备所处的环境变化、粉尘污染导致的设备老化以及人为损坏等，这些存储工具的寿命就更短，导致数字化档案在同一位置的存在时间缩短、档案需要经常变更位置才能得以长期保存，再加上存储设备老化和技术不足，其使用稳定性有待考察，一旦出现问题，就很容易导致数字档案损坏或丢失。

（二）存储技术和读取技术之间的冲突

数字化档案已经成为目前企业档案的重要形式，存储档案并进行档案管理的最终目的是为了使用档案为企业发展服务，因此，数字化档案要在长期存储中满足档案调取的需求。但是，随着软硬件技术的不断升级和更新，新旧版本之间的软件有时候无法兼容，数字化档案就难以还原成可读的形式。数字化档案对系统软硬件平台的依赖性，使得数字化档案的读出、还原技术过时问题成为困扰数字化档案长期保存的又一大障碍。特别是在市场的推动下，技术的发展非常快，记录与存储数字化信息的设备与软件大约每两到三年就完成一个更新周期，这给数字化档案的长期保存带来了严峻的挑战。

（三）数字化档案的安全问题

企业档案是对企业运营活动的记录和保存，通过档案整理和分析，我们能够得到企业运营的真实情况，因此，数字化档案长期保存中的一项重要任务就是维护数字化档案的真实性。然而由于数字化档案具有易更改性，在保存和使用的过程中，容易被人为修改、拷贝、移动、粘贴和重新编辑等，且改动不留任何痕迹，造成数字化档案的真实性难以确认。同时，数字化档案的结构具有复杂性，在对数字化档案进行有效的存储、压缩、传递、迁移等过程中，容易造成数据的丢失。

三、解决数字化档案长期保存问题的途径

（一）保证数字化档案存储工具的质量

要规避由于数字化档案存储工具老化和质量风险造成的长期存储问题，就必须保证数字化档案存储工具的质量。企业和档案管理工作人员有必要做到以下三点：第一，不以节约企业资金开销为由随意缩减数字化档案存储工具的开支，在企业数字化档案建设的可用开支范围内，尽量选择性价比较高的、质量可靠的存储工具;第二，企业要严格对数字化档案存储工具的购买和使用进行监督，杜绝档案管理员工对硬件工具进行私自挪用;第三，档案管理工作人员有必要熟悉每一个存储工具的正确使用方法、使用年限，保证对数字化档案管理操作得当，避免人为损坏的事件发生。

（二）对数字化档案管理硬件和软件进行定期检查和更新

数字化档案管理硬件和软件更新快，导致档案读取困难造成的长期存储不利的问题，需要通过档案管理工作人员的进一步努力、精细的工作来解决。档案管理工作人员首先需要具备对各种数字化存取硬件和软件进行预先测验的能力，在引进新的数字化档案管理设备时，要对设备进行全面的检查和测试，确保设备安全;此外，档案管理工作人员还应具备对硬件和软件进行检查、检修和更新的能力，按照数字档案存储的时间，对硬件和软件设备进行及时的调整和检修，例如在电脑上安装自动更新，保证档案数据库软件的版本与文档档案和视频、音频档案的格式匹配，以确保数字化档案长期存储有效。

档案储存管理篇（6）

从2006年起，中专院校的数量急剧增长，中专每年所招收的学生也比前一年多了200多万，就连教职工人员每年也在以万为基础单位与日俱增。由此带来的是千千万万的档案更新和变动以及文档的维护工作，这着实给档案的管理工作带来了巨大的挑战。高校的档案是一所学校的教育历程以及全校的师生在德、能、勤、绩等方面的真实记录，对于一所高校甚至具体到个人来说，都具有极其重要的作用。

一、电子档案的特点

（一）电子档案管理的优势

1. 处理数据效率高。电子档案是以计算机技术为基础的存储技术，他克服了传统的手写的用笔规范度不统一、统计以及存储出现的误差等弊端，电子档案则采用信息技术来进行资料的收集、存储、分类、统计以及查阅等活动，使得档案的存储和管理更为便捷高效。

2. 文档信息可以快速地实现交流和分享。传统的纸质文档要想实现信息的交流和分享则需要通过机械的搬运，且不说搬运工作量之大，在搬运的过程中还会造成档案的损坏，使得有些档案的信息损害甚至消失，所以传统的文档在信息的交流和共享上遇到了难题。但是电子文档则很好地解决了这一问题，电子文档是对计算机技术的应用与发展，所以电子文档的信息可通过网络实现交流和共享。利用信息化手段，采用办公自动化软件实现档案的一体化管理，并且电子档案还可以通过引擎查找，使得信息管理更加快速高效，用户还可以根据自己的具体需要实现文件的分类、排序、排除过滤等等操作，使得文档管理应用起来更加方便。

3. 电子文档存储基本不受条件限制。传统的纸质文档在保存的时候对外界的环境如空气的湿度、温度还有细菌等要求比较严格。为了延长纸质文档的存储寿命，经常需要检查文档的完整程度，做好防潮工作。再加上纸质存储需要耗费大量纸张，所以需要很大的空间，同时对于环境也是一种破坏。而电子档案的存储方式多种多样，包括光盘、U盘、硬盘等等，存储量也很大，一般1GB的存储空间就可以存5亿字，并且存储不受环境的影响，具有很强的稳定性。

（二）电子文档管理的弊端

1. 存储的安全性不稳定。电子文档的存储方式尽管方便，但却容易被高速的读写，一旦电子存储设备被盗，中专学校的电子档案信息就会被有心之人利用，造成安全隐患。其次，由于电子文档的字体、颜色可以通过复制来备份出完全一样的文档，使得文档的真伪性往往不易鉴别。电子文档利用网络实现了交流和共享，同时也容易出现信息的泄露，一旦私人信息泄露，将会给中专的教职工和学生的日常生活带来困扰。

2. 电子文档信息的完整性不稳定。电子文档的存储设备是通过芯片的读取实现文档信息的存储和查找的，但电子存储设备极易受到人为的破坏，有时候一个简单的操作对于电子档案来说是巨大的破坏，这样信息就极易遭到损害。一次失误的操作就可能使得大范围的信息受到毁坏。由于电子档案的结构复杂，因而容易在各种方式的转换中造成信息的损害。

二、电子档案在中专学校档案管理中的应用

由于电子档案在实际应用中存在的风险性，我们在中专学校的档案管理中需要采取一些措施来避免风险的发生。

（一）提高对电子档案的存储设备和网络安全的管理

采用专机专用的制度进行存储设备的管理工作，对软硬件进行适时的更新和维修，以提高存储设备运行空间的安全性；做好文档的更新备份工作，就算存储设备受到损坏，电子档案的信息也不至于丢失。还可以通过设置防火墙、身份验证病毒预防等工作来提高存储设备在运行处理过程中的安全性，严格做好文档的交流共享中的安全以及私密性，防止重要信息的泄露，利用现代的高科技手段提高电子文档的管理水平。

（二）规范电子档案存储设备的使用过程

规避按风险除了利用高科技手段强化科技措施以外，还需要通过提高中专电子档案管理人员的职业道德修养和专业技术，使得工作人员具有极强的责任心和集体意识，认真做好电子档案的管理工作，同时还必须通过职业技术培训强化专业操作能力，规范操作流程，最大限度的减小操作不当造成的电子档案信息的损坏。除了规范操作以外，操作人员还需掌握一定的修复技术，对于可修复性的损害进行及时的修理，最大限度地保证电子档案信息的完整性。

（三）采用多种方式进行重要信息的存储

由于电子档案存储的不稳定性，使得存储的信息极易受到损坏，为了提高电子档案信息的稳定性，我们可以通过多种方式的备份来保证电子档案的信息的完整性。对于中专学校的档案信息应使用多种媒介手段来进行存储，如若一种存储设备受到损害或遗失，则可以通过其他媒介手段的存储方式来进行电子档案的管理。如果档案信息已经更新，则需要进行新的存储，通过及时的更新和升级存储技术来保证电子文档信息的完整性和安全性。同时还要严格控制职工的职责和权限，避免由于操作人员的失误而造成的电子档案信息的遗失。

三、结语

电子档案在中专学校的档案管理中起着极其重要的作用，但是电子档案还是由于自身局限性的影响而在信息的存储上存在着极大的弊端。希望越来越多的人能够关注这一课题，为提高电子档案的稳定性和安全性出谋划策，推进电子档案在中专学校档案管理中的应用。

档案储存管理篇（7）

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 05. 065

[中图分类号] G270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）05- 0112- 02

0 引 言

随着我国高校管理信息化建设的不断推进，高校档案管理工作也呈现出新的特点，档案资料的载体形式日益多元化，以磁盘、光盘等存储设备作为载体的电子档案文件日益增多，由于电子档案与传统纸质档案资料相比，具有信息存储密度高、信息存储形式多样性以及信息的集成性较高等的优点，当前已经成为高校档案资料的重要形式。因此，对电子档案管理工作进行标准化与规范化的建设，已经成为当前高校档案管理工作的重要内容，这对于确保高校教学、科研以及学生管理工作的正常开展也具有重要的作用。

1 电子档案资料技术特点分析

1.1 电子档案的技术优势分析

（1） 可以大幅度提高档案管理工作效率。由于高校电子档案资料主要是以计算机作为信息处理工具，因此，档案的归集整理、分类统计以及存储查阅等流程都是借助于计算机来完成的，这就改变了传统的人工作业管理方式。不仅提高了档案管理工作的工作效率，同时也减轻了档案管理工作强度，使档案管理质量得以提高。

（2） 电子档案资料有助于实现档案资料的共享使用。传统的纸质档案资料，无论是各项信息资料数据的查找还是资料的更新，都存在着程序繁琐与查找困难的问题，采用电子档案形式之后，应用档案管理办公软件，可以根据主题或者关键词等直接在线搜索下载所需要的信息资料。而且由于通过软件可以实现电子档案资料的分类、排序以及查找等一系列功能，提高了电子档案资料的检索效率，对于电子档案的共享使用十分有利。

（3） 电子档案资料写入、输出速度快。随着电子科技的不断发展，计算机以及各种存储设备朝着大容量、高速度的方向发展，数据写入、读取速度非常快。因此，采用电子档案资料不仅可以有效节约档案资料的库房占地面积，同时档案资料的整理归档工作速度有了根本性的提高。此外，采用电子档案的形式，由于可以采用同一文件多次备份的形式保存，因此能够保障一些重要资料文件的安全。

1.2 电子档案的技术劣势分析

（1） 电子档案的安全隐患问题较为严重。在电子档案的整理存储过程中，很容易受到互联网中病毒或者木马软件的影响，造成需要保密存储的电子档案资料被恶意获取以及非法使用。而且对电子档案进行篡改也不会存在痕迹，因此容易出现档案资料被非法篡改问题。

（2） 电子档案的技术升级频繁。电子档案的整理归档以及保存全部是依托于计算机来完成的，由于电子产品的升级更新速度较快，当计算机或者是软件系统升级改造之后，为了确保数据格式与操作系统的相容性，需要对电子档案进行数据转换或者是升级更新处理，这样才能确保电子档案的永久保存与持续可读。

（3） 电子档案对于系统以及存储设备的依赖性较高。电子档案的处理需要借助于计算机完成，而存储则主要是存储在数据盘等设备上，这就导致电子档案对于系统以及存储介质的依赖性较强。如果存储设备损坏或者是缺少备份，容易造成数据文件的丢失。

2 当前我国高校电子档案管理存在的问题

（1） 高校电子档案的归档管理不完善。归档工作是电子档案管理工作的首要任务，然而我国部分高校档案管理部门，正是在归档工作这一首要环节上出现了问题，导致电子档案管理工作效率不高。首先，对于电子文件档案资料的原稿保护重视不足，对于电子档案资料原稿随意增删的问题较为严重。其次，电子档案归档程序不明确，对于电子档案的收集、整理、筛选以及分类使用没有形成一套系统完整的管理程序。此外，在归档程序管理上，一些档案管理人员没有考虑到档案管理工作的技术性与特殊性，存储设备选择不当，数据格式分类不当，都有可能造成电子档案资料的损坏与丢失。

（2） 电子档案保存管理问题较多。当前高校在电子档案保存管理上同样存在着较多的问题，主要是对于电子档案存储设备的保管缺乏专门的设备，由于一些数据存储设备非常不稳定，很容易造成电子档案资料数据的丢失。此外，一些重要的档案资料缺乏必要的备份，一旦数据丢失或者被篡改，很难恢复，特别是对于一些重要的科研资料，将会造成重大的损失。

（3） 档案管理工作制度缺失。部分高校档案管理部门没有制定完善的档案管理工作制度，一些档案管理工作人员在开展电子档案管理工作中缺乏指导，再加上电子档案管理对于管理人员的业务知识以及计算机的应用能力要求较高，造成了电子档案管理工作的整体水平不高。

3 高校电子档案管理规范化措施

（1） 做好电子档案的归档管理。完善电子档案的归档管理，首先应该明确电子档案的具体归档范围。电子档案的归档内容主要包括以下几方面：高校内部各部门在教学、科研或者是管理活动中所形成的各类电子公文；高校信息网站的重要信息资料；高校教学科研活动、党政管理活动以及学校重大活动中所形成的各种图像或者影音资料；学校内部运行的数据库或者是数据库管理系统的复制件；高校教师科研活动记录或者是学生的毕业设计资料等需要电子版保存的文件。在明确了电子档案的归档范围之后，应该组织高校档案管理部门对电子档案的有效性与完整性进行相应的鉴定审核。对于需要加密的电子文件，则应该提前做好加密处理，同时一并将电子文件的技术加密方法进行归档。在将电子文件归档之后，应该对电子档案的具体内容、电子档案的创建时间、电子档案的存储格式以及电子档案的文件类型做好附带说明。此外，在电子文件归档过程中，应该确保数据文件格式的一致性，对于文本类文档在归档时一般保存为PDF格式的文件，对于图像电子文档则可以以TIFF、PDF或者是JPEG格式进行保存。视频以及多媒体文件则主要保存为MPEG或者是AVI格式，音频文件则主要以MP3与WAV格式进行保存。

（2） 完善电子档案的存储管理。电子档案的存储管理也是电子档案管理工作的关键环节，对于电子档案的存储管理，首先应该严格制定《归档文件整理规则》以及《档案实体分类方案》等技术文件作为档案整理以及分类管理工作的依据。在将电子文档档案资料整理存储之前，必须对存储设备或者是存储数据平台进行病毒检查清理工作，确保存储环境的安全可靠。对于重要的电子文件档案资料，应该一式三份进行备份处理，一份封存备案，另一份提供检索查询使用，第三份则采取异地存储的管理方式。为了确保存储介质的安全，应该采用专门的保护设备对电子文档进行保存管理，通过将存储设备置于防光、防磁、防火以及防潮的专业设备中，确保电子档案资料的安全可靠。对于电子文件档案资料，每年都应该采取机读抽检的方式进行检查，以确保电子档案的安全保存。同时应该间隔4～5年时间对电子档案资料进行转存，以免由于存储设备不稳定造成数据文件的丢失。

（3） 规范电子档案资料的查询使用。对于电子档案资料的检索查询使用，可以通过与高校的校园网络相连接，直接利用这一网络平台实现对于电子档案资料的查询功能，以提高信息检索与查询的效率。对于机密文件，特别是涉及学生信息或者是科研成果的电子档案资料，应该按照相关的保密规定进行管理，所有资料的查询必须经过相应的授权。可以采取设置电子密码或者是授权IP登录访问的方式，按照不同电子档案资料的密级程度，进行限制性的检索使用。

（4） 明确电子档案资料管理工作人员的职责。为了督促档案管理工作人员积极开展电子档案管理工作，应该制定相应的管理制度，落实电子档案管理工作人员的责任。重点要求档案管理工作人员严格按照管理规定对电子档案资料的收集整理、管理系统的维护开发以及档案资料的检索使用进行细致的管理。此外，为了提高电子档案管理工作人员的业务能力水平，应该定期对工作人员进行岗位培训教育，重点针对电子档案管理的业务知识、档案管理系统操作使用等方面进行培训，以提高其档案管理技能。

4 结 语

随着科学技术的不断进步，电子档案在高校档案资料中的比重不断增加，对于确保高校教学科研活动的顺利开展，推动高校管理现代化发挥了重要的作用。由于电子档案资料无论是在档案资料的归集整理还是在建档保存等方面，都与传统的档案资料管理有着明显的不同，这就要求档案资料管理人员必须结合电子档案的特点，完善档案的整理、归集以及存储保管，进而提高高校档案管理的整体水平。

档案储存管理篇（8）

中图分类号 G2 文献标识码 A 文章编号 1674-6708（2017）180-0032-02

当前我国已经逐步进入信息化时代，信息量成倍的增长，在信息资料“大爆炸”的背景下，如何科学保存报纸档案，发挥报纸资料本身的作用，是当前相关报社、部门必须思考的问题，其应合理利用蓝光光盘等多种存储技术，建立健全报纸档案数字化归档、存储管理体系。光盘存储方式能够较好地满足人们对于资料保存的要求，具有保密性高、存储与检索方式快捷、投入资本少、维护管理简单等多种优势，因此，在存储报纸档案资料时，应将光盘存储与其他存储方式相统一，确保资料保存管理的有效性。

1 光盘存储技术相关概述

光盘存储技术是现代化科技发展的产物，被广泛的应用在报社、证券公司、图书馆等场所，该类场所通常都需要保存大量资料，且保存时间较长。通过运用光盘存储技术，不仅能够较好地满足此要求，且可提升资料保存管理的安全系数。

光盘存储技术主要有以下几种特征：

1）光盘的容量巨大，特别是蓝光光盘，可存储不同的大小的资料，便于工作人员管理。通常而言，DVD盘片的容量约为9.4GB，单面可刻录资料约为4.59GB，BD（蓝光）的容量则更加大，单面单层的BD容量可达25GB，每增加一层，容量增加25GB，最大可达4层。蓝光光盘已经达到27GB[1]，基于双层架构的条件下，可达到45GB，基于四层架构下，可达到90GB，不同容量的光盘被应用在对应的领域中，一般来说，存储报纸档案的光盘是蓝光光盘，其优点有无需占用过多空间、存储时间长、体积小、抗干扰等。与传统光盘技术相比，蓝光光盘以光技术为基础，用于记录或者是读出信息，从记录的角度分析，其介质是可逆的相变结构，可很好地实现记录或者擦除信息，从读与写的角度分析，该技术具有相对的反射率。

2）蓝光光盘兼容性好，光盘属于物理媒介[2]，能够较好的抗干扰，磁场、电、强光等条件不会影响到光盘，能够随身携带，不容易被破坏，属于较为经济的资料保存方式。

3）光盘存储的资料不容易被更改，也不会随意丢失或者损坏，这很好地满足报纸档案资料保存要求。光盘在利用计算机与其他软件的基础上，能够较好地实现档案、数据之间的检索、存储。

2 报纸档案数字化中光盘存储技术的实践运用

2.1 不损耗报纸档案原件，实现原貌存储

通过光盘阅读或者存储资料时，可有效保障报纸中文字、图片等资料的完整性，在输出或者输入过程中也不会损耗报纸档案原件，与传统的档案袋等存储介质相比，其优势明显。将光盘存储技术应用报纸档案数字化管理工作中，可实现原貌存储，对报纸信息进行完整的复制、存储[3]，确保信息能够更好地被运用。在查询资料时，无需使用资料的原件，只需要查光盘资料即可，进而避免人员对资料的损害，延长报纸档案的使用期限。

2.2 保证报纸档案检索的便捷性与安全性

当前报纸不仅有纸质形式，更有数字化电子形式，因此，报纸档案的信息量剧增，传统的资料保存途径与检索途径已经无法很好地满足报社需求，这也从侧面凸显出光盘存储技术的重要性。当前应用得较为广泛的光盘出版体系，以光盘为基础，资料能够随时随地被阅读。工作人员可借助光盘技术，创建单独的报纸档案分类检索软件，通过该软件快速查找到信息，或者根据关键词直接检索。软件本身具备良好的保密性，当用户密码错误时，将无法获取对应的资源，确保资源的合理利用。同时，从资料转化率的角度分析，蓝光光盘能够将报纸档案，以优于DVD的转化速度直接将资料播放到平台上，以确保信息资料的安全性。

2.3 实现报纸档案的信息共享

报纸档案收录的资料包含不同行业每天发生的信息，整个信息量庞大，为实现信息最大价值，应重视信息的共享性[4]，报纸信息阅读的受众越多，其价值也就越大，将报纸档案资料存储在光盘中，通过网络等途径传播，进而最大程度上发挥信息资料的作用。同时，当前人们大多通过网络平台阅读新闻，实现报纸档案的信息化管理，及时通过光盘技术传输新闻，可有效扩大报社的影响力，促进报社的持续发展。需要注意的是，为确保蓝光光盘存储数据的安排行，应选择恰当的光盘刻录软件与刻录倍速，在实现档案信息共享的同时，确保信息成功转化。

2.4 满足报纸档案的多元化存储需要

报纸档案数字化管理工作的要求会根据不同类型的信息而发生变化，在实际应用过程中，相关工作人员可借助专业软件，对信息资料进行管理。如处理报纸资料的过程中，分为以下三种方式：一是原数据版、二是图片版、三是纯文字版，而光盘技术都能很好地满足这些要求，保障资料的有效存储。

3 光盘存储技术用于报纸档案数字化保存管理的未来展望

与传统存储技术相比，光盘存储技术有着多方面的优势，该技术已经被广泛应用于报纸档案数字化管理、图书馆数据库管理等工作中，可有效简化存储工作程序。在未来，光盘存储技术将主要被运用在报纸等资料的数据管理过程中，实现资料的随机检索，借助网络平台进行交流[5]，且存储的信息总量将会成倍的扩大，实现对数据资料进行科学地管理。光盘这一存储介质，特别是蓝光光盘，具有模拟和数字两种记录优点，能够收录报纸中的图片，保障资料的原貌保存。同时，不管是何种形式的报纸档案，光盘技术都能进行一体化管理，进而科学节省存储资料管理工作的人力与物力。

4 结论

综上所述，将光盘存储技术用于报纸档案数字化保存管理过程中，不仅能够有效确保资料的完整性，还可提升资料检索速度。随着科学技术的不断发展，光盘存储技术也日趋成熟，相关行业应加大对该技术的重视程度，不断改进存储的物理介质，促使报纸档案资料的保存管理走向自动化与信息化，简化保存管理程序，真正做到省钱省力又高效。

参考文献

[1]林浇浇.浅析广播电视自动播出系统存储技术和维护管理策略[J].计算机光盘软件与应用，2014，21（18）：162-163.

[2]聂慧.基于新环境构成下的图书馆资料存储中光盘媒介研究[J].读写算（教育教学研究），2014，22（28）：461-462.

档案储存管理篇（9）

在实践研究中发现我国目前实施的办公自动化文档管理的优势主要在三个方面，这三个方面对于促使文档管理的顺利实施都起到非常重要的作用。在这种情况下就需要对现在社会上实施的办公自动化条件下的文档管理进行全面研究，保证其在我国社会发展中有更加广泛的应用，在这里笔者就针对于办公自动化环境下的文档管理中存在的三方面优势进行详细的论述。

第一，目前在我国社会上各个企业中实行的文档管理大多数是使用计算机进行的，在这个过程中主要是利用计算机自身灵活性进行实施的。在目前使用计算机进行文档管理和传统的纸质档案管理进行比较，发现在档案管理过程中使用的计算机自身具备非常良好的信息处理和存储功能，也就是说采用计算机进行档案管理能够有效减少在进行档案管理中投入的时间和人力，减少处理档案的复杂性，从而达到提升文档整理和归纳的速度。另外在进行档案查找的过程中还能够有效利用计算机自身具备的检索功能，有效减少在进行档案查找过程中投入的时间。在这个过程中能够减少人们对档案的查找时间，主要是因为计算机在接收相应档案的过程中，在第一时间就对相应档案进行分类归纳，并对档案所属的科室也进行有效过滤。另外在企业中采取这种档案管理方式，还能够大大提升企业在实施档案管理上的工作效率。

第二，在对现在企业内部使用的计算机档案管理进行深入研究，了解到我国各个企业内部使用的电子档案管理方式具备灵活的储存形式。在办公自动化的环境下，相应的档案管理人员可以将企业自身涉及的档案储存在硬盘、内存卡和光盘等高科技存储介质中，这种储存方式并不受环境的影响，也就是说在任何环节下都能够完成存储。而且在对这些存储介质进行全面分析中，发现这些存储介质自身存储范围都比较大，而且档案在其中存储的时间也长于传统的纸质档案存储方式。另外在研究中发现采取这种存储方式还能够地档案进行密保处理，有效降低不法分子窃取企业内部档案的可能性，使得档案存储更加安全可靠。

第三，在企业发展过程中各个科室、部门之间形成的档案也存在很大的差异，这就导致采取传统的纸质档案存储还存在一些问题，针对于这一点就可以采用现在社会上使用的计算机档案管理技术，实现各个部门和科室之间的档案信息共享，这样对于促使整个企业得到更好的发展起到非常重要的作用。除此之外在进行计算机文书档案管理的过程中，还能够有效减少企业在实施档案管理中的成本，使得档案自身利用率得到有效提升。在使用计算机信息技术进步性档案管理的时候，在相应人员进行档案查询的时候，还能够有效减少相应人员查询档案时需要的时间，并且在写档案还能够通过网络技术进行直接传送，对实现我国企业内部档案的全面化和规范化都起到不可忽视的作用。

2 办公自动化环境下文档管理的问题

2.1 网络办公环境存在安全风险

在办公自动化环境下，文书档案的传输与共享以网络为依托，这就意味着电子档案面临着传输与存储上的风险性。为此，如何有针对性的加强电子档案在传输与归档上的安全与稳定是自动化办公的关键问题。首先，档案管理者应定期进行办公设备的软件、硬件维护、升级与维修，对存档的文件进行多重备份与更新，以确保文书档案存储的稳定性；此外，档案管理者应当充分发挥用户身份验证、网络防火墙等加密手段的强大优势，最大限度的提升文档存储与信息共享上的安全性与保密性，杜绝其他用户对重要文件进行非法阅读、下载与修改，避免因文件泄露造成的不必要的损失。

2.2 电子档案处理易造成操作失误

办公自动化环境下的档案管理，因其在电子文档的存储与共享上存在一定的安全风险性，因此，档案管理者应当建立规范的管理操作规程与严格的档案管理制度。例如，档案管理者应当针对电子文档收集、存储、传输、共享的各个环节制定科学有效的操作规范，避免操作流程中的错误与漏洞造成文档的损坏与遗失；为加强文书档案的保密性与安全性，档案管理者不仅应当充分利用现代信息加密技术的强大优势，更要建立严格的身份验证制度与档案保密制度，通过完善的档案管理制度弥补档案加密技术的疏漏与不足。

3 办公自动化环境下文档管理的有效手段

3.1 以保证档案归档的安全为前提

计算机网络技术的迅猛发展是一把双刃剑，快捷、高速的文件传输也意味着黑客入侵与网络病毒等不稳定因素威胁着档案管理的稳定与安全。对此，企事业单位的档案管理者应当不断学习并应用最先进的信息安全技术与加密手段。管理者应当设置严格的权限，设定可以登录数据库或服务器的用户的范围，避免文档被非法下载、盗用、篡改甚至删除。

3.2 以培养高素质的档案管理人员为基础

档案储存管理篇（10）

一、传统声像档案管理存在的问题

1.人力成本高

声像档案管理工作流程中的八个环节是不能减少和避免的，每一个的作用都是非常重要的，但是其中难免会出现重复劳动的状况。以此来看，传统声像档案管理工作的流程相当繁琐，不同类别的声像档案其自身的材质也是不同的，所以在管理过程中就需要多样化的综合型人才对其进行梳理，这在工作中将耗费大量人力与物力，所需要付出的成本是非常高昂的。

2.资金投放量大

声像档案载体多样且有特殊性，所以对档案存储空间的需求是不同的，对于一些特殊的载体需要购买指定存储设备进行归档管理。对于声像档案多的企业，其开辟、购买的专用保管场所和设备是需要投入大量资金的。

3.传统声像档案管理发展滞后

一直以来，各级档案管理部门都对声像档案管理缺乏重视，导致目前管理工作滞后。鉴于声像档案自身的特殊性，目前尚没有形成统一的管理规范与标准。一般的档案馆认为，只要对声像档案管理履行相关职责，其他一概不问。这种未从长远角度考虑档案管理工作发展的态度，致使管理方法陈旧，限制了声像档案管理的发展。

二、数字时代声像档案管理的机遇和挑战

传统声像档案管理中以胶片、磁带为主要载体的存储形式已经不能满足大量的新型数字资源的存储要求。面对大量的信息资源，新型数字存储载体占有绝对优势，也是主要存储形式，在不久的将来就会逐步替代传统的存储载体。

随着科技的不断发展，数字信息技术已经逐渐渗透到声像档案管理工作中，所以需要管理人员能够正确认识数字化信息时代的需求，对声像档案存储载体形式进行转换。转换的内容囊括了照片扫描等工作，这样的转换使声像档案逐步走上数字化的道路，统一实现数字化管理。

三、数字时代声像档案管理策略研究

1.数字化采集

数字化采集可以应用于传统声像档案载体，转录可以通过扫描仪及其他数字化的设备来实现。另外，数字载体形式的档案内容，如照片等可以通过计算机技术来实现数字化采集。数字化采集能够作用于不同材质与特性的声像档案载体，能将不同类别、来源的声像档案统一、综合进行数字化采集。

2.构建在线数据库，实现资源共享

首先，需要对声像档案进行有效分类，通常情况下可以按照图片、视频以及音频将其分成三大类型。其次，整理声像档案分别建立资源数据库。对于以上三种声像档案，可以建立相对应的三种不同的数据库，以实现声像档案信息的单位职能。数据库的建立要与单位需求相适应，单位声像档案存储量越多说明以此建立的数据库结构越复杂，实现的难度也随之加大。这就要求声像档案管理部门加大数据库建设的力度，使档案管理工作能够实现数字化及资源共享。

3.统一标准，完善编目

声像档案管理工作中编目工作的重要性是显而易见的，其复杂程度也非常高。要实现快速检索，就必须对档案信息目录进行持续地完善和细化。以视频声像类档案为例，工作人员不仅仅要对每一个镜头、场景进行详细的编目，还要对录制的人、时间和相关负责人员进行细致的记录，以便日后检索。完善的编目能够实现快速检索，所以编目一定要做到统一、标准，这样才能够给使用者提供一定的便捷条件。

4.有选择存储在线声像档案

声像档案的存储与一般文件性内容的存储是有一定区别的。声像档案存储需要更多、更大的空间，所以就需要在存储声像档案过程中要有选择地进行保存。同时，要求管理人员将磁盘阵列数据库分为两种形式，分别是离线数据流磁带库和近线数据流磁带库。声像档案存储选择哪种形式的数据库存储是由其自身的利用率来决定的。

总之，数字时代给声像档案的管理工作带来新的挑战和机遇，档案管理工作唯有和新的社会发展需求相契合，才能为地方经济发展做出应有的贡献。

参考文献：

档案储存管理篇（11）

电子文件是由电子计算机生成和处理的一种文件，在电子文件管理的过程中，要注意电子文件的检索和归档工作。电子文件检索工作主要是为了从庞大的档案资料数据中查找到自己需要的信息或资料，因此，电子文件的检索工作要尽量的方便和快捷，要以最有效的方式为用户提供最佳服务，以满足用户全方位的检索要求，所以在档案分类时要合理的匹配相关的档案资料，正确的分析档案资料中所包含的内容，既要保证电子文件检索工作的准确性，还要提高检索的速度。电子文件在经过分类和整理后，要进行文件的归档工作。需要归档的文件可以分为内部文件和外部文件两种。内部文件是指档案管理机构存储的档案资料，一般多为长期储存的资料，所以在进行档案管理时要注意电子文件存储载体的保护工作。外部文件是通过对电子文件扫描等处理进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作，外部文件存储的时间是依据文件的重要性来确定保密程度和保管期限。电子文件的归档方式有逻辑归档和物理归档两种：逻辑归档是指在计算机网络上联机实现的电子文件信息的归档；物理归档是指把计算机及其网络中符合归档要求的电子文件集中存储，并拷贝至可脱机保存的载体上。

二、电子档案与传统档案的区别

电子档案与传统档案有着本质的区别，电子档案必须要进行复杂的编辑过程，才能提供利用，与载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同介质之中，可以进行长期的保存，利用者只要获得允许就可以随时随地调出查阅所需的档案信息，而传统档案是纸质的档案材料和数据，对存储的环境有很多的要求，档案保存的时间较短，在进行档案资料的传递和共享工作时也有很大的局限性。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，而传统档案资料需要经过经过分类、整理、分析等一系列工作，才能进行归档工作。在进行档案保管时，两者也有着一定的差异，电子档案是存储在载体中，因此，载体所处的环境，往往会影响电子档案的保存时间，尤其是潮湿、高温、强电磁的环境会加速载体的变形和老化。而传统档案多为纸质材料，在进行档案资料保存时，要避免潮湿的环境，而且工作人员在进行档案保存时，要确保档案资料的完整性，不要使档案发生损坏或者是丢失。

三、电子档案的保护

电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件。因此，电子档案的保护工作可以分为两个部分：一个是电子档案存储，一个是电子档案传输和共享。

（一）电子档案存储

电子档案的存储保护工作主要是对档案存储载体进行保护，档案存储的载体有软盘、光盘、磁带等，由于这些载体自身比较脆弱，对储存环境的要求较高，所以档案管理人员要特别的注意。首先在进行归类和摆放时要按照一定的次序，不能堆叠在一起，使存储载体发生损坏；其次，存放软盘、光盘等的房间要防磁、防潮、防高温和光照，电磁会对计算机等电子设备造成影响，易使电子档案资料发生损坏或者是丢失，而潮湿、高温、强光照的环境会使软盘、光盘等载体发生霉变，或者是加速载体的老化，从而缩短了软盘、光盘的使用寿命；再次，要定期对档案存储载体进行检查，一旦发现载体发生损坏，要及时的进行转移，或者是更换；最后，要做好电子档案数据备份恢复工作。备份技术是一种安全策略，是确保电子档案信息安全的一个非常重要的技术手段。针对网络的不安全性，要建立数据备份和恢复系统，确保关键信息能在计算机和网络发生灾难性故障后得以恢复。

（二）电子档案传输和共享

由于电子档案是依靠计算机设备实现档案资料的浏览、存储、传递和共享，因此，保护档案传输和共享工作是十分必要的。在当今社会，计算机网络技术高度发达，计算机的普及不仅减轻了人们的工作强度，还提高了工作效率和工作质量，但随着各行各业网络化、信息化进程的加快，计算机网络攻击、病毒、漏洞等网络安全隐患，也在时刻影响着人们的生活，因此，必须采取有效的措施来保障电子档案传输和共享的安全。首先，要建立完善的档案资料传输和共享工作管理制度，档案管理工作是一项非常严谨的工作，档案管理人员一定要严格遵守相关规章制度，杜绝工作中的散漫行为。档案管理机构要真正的将档案管理制度落实到位，加强对职工的教育；其次，要提高档案管理人员的专业技术能力和安全管理意识，要定期对工作人员进行培训，使其能够熟练的应用档案管理软件和病毒查杀软件；再次，要提高计算机设备的安全等级，在进行设备选择时，要选择正规的厂家，尽量选用配置相对较高的设备，对于有特殊要求的设备，可以进行专门的设计。在计算机上要安装可以联网并自动更新病毒库的杀毒软件，保障计算机设备的安全；最后，要对用户实行实名制管理，由于一些档案资料是要提供给广大用户进行查阅和共享的，而我国的网民数量又很庞大，网络管理存在着许多安全隐患，所以对档案查阅用户实行实名制管理是十分必要的，这不仅可以规范档案查阅的秩序，还可以减少网络攻击行为，保障档案管理机构和用户的上网安全。