档案信息化建议大全11篇

档案信息化建议篇（1）

（二）城建档案部门的领导层对于城建档案信息化管理的重视程度不足，没有意识到城建档案信息化建设的必要性、迫切性以及重要性，导致其并没有将信息化工作提上日程，缺乏与日常城市建设工作的有机整合。

（三）城建档案信息化建设是一个系统、漫长的工程，建设工作的任务量巨大。通过人工将城建档案多年来所储存的海量的音像、照片以及纸质化档案转化成为电子文件是一个极为繁杂的工作，需要耗费极大的时间、人力、精力。

（四）城建档案部门缺乏档案信息化建设的专业技术人才，既懂档案管理同时又具备专业的信息技术的综合型人才极为缺乏。

二、城建档案信息化管理的措施与建议

（一）注重城建档案电子文件的收集

在信息化技术的不断推动下，城建档案电子文件正在持续增加。由于城建档案本身具有极强的专业性质，这就对城建档案电子文件的收集、归档提出了较高的要求。所以，必须要建立健全城建档案电子文件的收集、归档体系，进一步规范城建档案电子文件的收集、归档时间、范畴、方法以及标准等各个方面，从而有效提升城建档案电子文件的归档效率。在必要情况下，可以尝试把城建档案电子文件的收集、归档与员工的绩效进行挂钩。城建档案机构还应当适当增加相应的人力、物力，加快档案电子化归档的速度，为城建档案信息化管理奠定扎实的基础。除此之外，因为城建档案本身的特殊性质，针对信息资源数据库的建设应当选择GIS软件，通过构建GIS数据库，便于城建数据资料的检索、管理以及查询，同时能够便于数据资料的进一步加工与提取。信息资料数据库中存储的信息主体应当包含城建资料与城建档案的二次信息与详细内容，同时还应当与建设项目空间位置信息整合成为一个具有连续性的空间数据库，城市基本比例尺地形图应当作为背景数据库。详细的数据种类应当囊括地名、环保资料、城市园林绿化、地下综合管线、市政共用设备、城市勘测、城市建筑以及城市规划等信息资源。

（二）加大城建档案信息网络化建设

从原建设部办公厅正式颁布《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》以后，我国各个城市的城建档案部门都开始兴建门户网站，使得社会各界都能够从主页当中获取相应的城建信息资源，使得越来越多的城建档案资源得到了有效的共享。然而，当前主页当中共享的城建档案资源仍然是远远不够的，这就需要持续加大城建档案信息网络化建设力度，并且要将城建档案信息化建设归纳到当地政府电子政务建设的整体框架当中，实现电子政务与城建档案信息化建设共同发展，逐渐达成城建档案管理与公文管理一体化、规范化、网络化的目标。必须要主动应用电子政务平台，主动向社会开展城建档案信息资料网上查询服务，全方位提升城建档案资料利用的质量与效率，从而有效满足社会各界对城建档案方面的需要。首先，要根据地方政府电子政务建设的实际情况与相应建设规划，切实推动城建档案信息化管理与政府电子政务建设共同发展。其次，进一步增加资金投入，切实加大城建档案信息化管理基础设施的建设力度，打造优质的城建档案互联网平台。最后，不断建立健全城建档案信息资源网络，将社会各界的需求作为城建档案信息化建设的重要导向，将城建档案信息资料进行深层次的加工与整合之后，及时在互联网中进行，使得更多的档案信息资料能够得到社会共享，从而有效促进城建档案信息化管理工作的有序发展。

（三）建立健全城建档案保密体系

城建档案传统的纸质管理模式，能够方便档案管理人员进行相应的收集、登记、查询、保存以及转移，而城建档案在实施信息化管理以后，因为互联网本身所具有的高风险，保密工作就变得越来越重要。我们可以参考发达国家在城建档案保密工作的做法，比如美国的城建档案只是针对本人或者其所授权的人进行开放，并不会对所有的公众进行开放，在某些州中，未经城建档案主体授权而看其档案属于违法行为，并且对执法部门也不例外。这就需要城建档案部门建立健全相应的保密体系，通过制度进行有效地制约，保障城建档案信息查询系统与电子文件只有在获得授权的情况下才能够进行使用。

（四）重视城建档案专业人才队伍建设

城建档案本身内容所具有的多元化特征，要求广大城建档案工作人员必须要掌握多元化的知识体系，不仅要具备档案管理的基础知识，同时还必须要掌握城市建设方面的知识内容，而城建档案在实施信息化管理以后，相关的档案管理工作人员还必须要充分掌握信息化知识。这就需要广大城建档案工作人员必须持续丰富并更新自身的知识体系，全面提升自己的综合素养。

1.城建档案部门应当进一步加强培训教育工作，通过开展多门类、多层次的知识体系培训教育，根据城建档案部门与档案管理人员自身的实际情况，组织多形式、多渠道的培训教育方式，进一步完善档案管理人员的知识体系，力争打造一支综合素质过硬、专业结构合理、专业技术强的城建档案队伍。

2.城建档案部门应当积极组织相应的专题学术、业务交流会议，积极举办形式丰富的专业网络业务学习活动，通过邀请相关专家举办讲座的模式，积极向档案管理部门领导层与基层员工讲解城建档案管理的先进方法、发展趋势等，切实提升领导层与工作人员的管理水平与工作能力。

3.组织住房城乡建设领域的档案调研工作，主动向有关主管机构提出促进城建档案信息化发展的建议。

档案信息化建议篇（2）

随着网络的迅速发展，信息技术水平以及信息产业发展水平也越来越高。在医院的档案管理过程中，实现信息化管理不仅是顺应社会发展的必经之路，而且还是提高医院管理信息化水平的重要途径。

1.医院档案管理信息化建设价值

医院档案管理信息化建设的价值分为两方面：一方面，利用现代信息技术分类整合医院的档案信息；另一方面，利用现代信息技术管理医院的档案信息。

（1）档案形式的改变。利用信息技术对医院档案信息进行数字化转换，实现信息数据的变换与处理，更新与完善，最终以电子文档的形式得以永久备份与储存。

（2）档案分类检索的改善。在工作中，档案部门要及时的对各类文件进行标注与记录。利用计算机软件，根据文档的类型和所属关系进行数字化分类、归档和检索。在变更信息时可输入指令自动完成系统调整。

（3）档案信息的共享。医院档案管理工作运用信息查询系统，使档案信息得以共享，搜索与利用十分便捷。

（4）档案信息化管理。医院档案管理工作应符合现代化的需求，改变传统纸质档案的管理模式，在医院档案接受和保管上，应用专业的档案信息接收管理平台，由医院档案工作者对文书档案、病案等信息资源进行收集、分类、保存管制，以实现无纸化、信息化、现代化的档案资源管理。

2.医院档案管理信息化建设过程中存在的问题

（1）医院基础设施不到位

目前，在我国的医院中还存在着医院档案信息化建设重视度不高、局域网建设不够完善的情况。例如进行的档案信息工作没有安装完善的软件和硬件设备。运用计算机主要对数据信息进行处理，整体的信息化基础设施水平不够高，进而不能充分的将档案部门具备的功能发挥出来。

（2）管理制度不够规范、管理范围不够明确

由于医院的档案信息化管理还存在着建设体质不完善、分工职责不明确、构建机制不健全的情况，进而不能很好的对档案信息进行统一管理，导致相关的档案信息法律规范不够完善。另外，信息安全技术不具有管理性、技术性以及业务性的特点，导致其信息化管理技术以及制度不够完善。

（3）缺乏信息化建设人员

在医院档案管理工作中，管理人员普遍年龄较大，层次老化，并且还不是专业的档案管理人员，档案管理知识不够系统、全面，进而给医院的档案管理工作产生巨大的影响。

3.进行档案信息化建设的建议

（1）新时期，需要对档案管理观念进行更新。在这个信息时代，档案管理信息化已经是不可避免的发展趋势，而要推进档案管理信息化建设，首先就必须要从思想观念上进行重视。作为医院的档案管理人员，就必须要在更新自己的知识时，树立起良好的服务观念以及开发档案的新观念。如今，很多行业所竞争的不仅仅是产品的质量，同时也在竞争服务。医院的档案管理如今也必须要树立起良好的服务意识，不能停留在原来的思想上。为此，医院档案室必须要对医护人员对知识以及信息的需求进行调查了解，并根据调查的情况加大相关知识、信息的收集、整理等工作力度，积极的为医院的发展贡献自己的力量。同时还必须让档案管理人员逐步的从传统的工作模式过渡到档案信息中心的工作模式上来，并在此过程中提高档案管理人员的现代化意识，促进医院档案事业的现代化发展。

（2）重视对硬件设施的投入。如今，各行各业都在推行无纸化办公，进行无纸化办公其最基本的就是需要各种硬件设施作为支撑。档案信息化管理，从某种意义上来说就是实现档案管理的无纸化办公。那么在档案管理信息化建设的过程当中，医院就必须建设各种电子计算机、缩微复制设备以及各种先进的信息化库房管理设备，这些都是档案管理信息化建设的基本条件。目前，这些先进的设备只有在一些大中型城市中的医院档案是有配置。但是档案信息化管理还要涉及到将各种档案资源在网络上进行共享，这就使得仅仅在几个城市、地区拥有这样的硬件设施还无法满足要求。要实现真正意义上的档案管理信息化就需要全国的医院档案室都能够实现硬件设施上的同步与完善，最后实现网络档案资源进行共享。

（3）加大投资款项，满足档案信息化建设。信息化加快，促使医院档案软件需要时刻更新。鉴于医院档案需要以信息化的手段对医院各项档案的物、事、人进行全程记录。为此可基于档案生命周期进行相对加大投资款项，使档案管理信息化生命周期保持在最佳势头，如引入信息化软件、使用各种软件管理工具、周期查看当前硬软件情况，建立信息化档案运营机制等，如此一来就保证了医院档案管理信息化的进程，随时为医院服务。

档案信息化建议篇（3）

高校档案是指高等学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，它蕴含着丰富的信息资源。档案信息化是实现资源共享，更好地为高校建设和服务的有效途径。高校档案信息化建设是一个庞大的系统工程，在我国，高校档案信息化建设中还存在着很多问题，本文在此阐述了高校档案管理信息化实施中所存在的问题及并提出了一些相应的建议，希望各位同仁多提宝贵意见，共同促进高校档案管理事业的发展。

一、高校档案信息化建设中存在的问题

1、高校对档案信息化建设的资金投入不足，力度不够。

高校档案信息化建设是一项庞大的系统工程，需要现代化、信息化的硬件设施、软件设施、专业的管理人员及规范的信息化标准体系等等各方面人力、物力的支持，因此档案信息化体系的构建需要大量的资金投入。然而由于观念上的偏差，校领导对数字化档案工作的重要性缺乏足够认识，高校对档案信息化建设的经费投入较少，虽然近年来有所改善，但是现行资金的投入仍不能满足高校档案管理信息化、网络化建设的需要。

2、从事档案管理的人员素质偏低，业务不精。

高校档案信息化管理的发展要求档案管理人员不但应具有档案的专业知识而且还应具有计算机信息技术的应用能力。然而，由于一些历史原因，很多高校档案管理从业人员整体素质普遍偏低，档案管理意识不明晰、专业知识不全面、知识结构完善、创新意识不突出等问题，导致档案工作仍停留在原有的水平上，没有创新和发展，影响着档案管理信息化建设和高校档案事业的发展。

3、档案信息化资源相对分散，利用不充分。

随着高校信息化的不断发展，高校办公也实现了信息化、网络化，不同部门都有自己的信息系统和网站，每年将产生大量的电子文件，这些数据涉及到教学、科研、行政、财务、后勤，是非常珍贵的资源。然而这些电子文件大多散落于各个部门，由于各个部门对电子文件的不重视，所以并没有及时上交于档案馆，因此时间一长这些电子文件就大部分丢失，导致高校在信息化建设中对电子文件的利用很不充分，造成严重的信息资源浪费。

4、数字信息的安全性存在隐患。

高校档案信息资源的网络化是高校档案信息化建设的最终目标，但电子文件对计算机软硬件设备的依赖，不能直读、易更改、信息与载体相分离的自身局限性对电子文件的长期保管和安全保存构成了极大地威胁，计算机病毒与网络黑客的攻击也是档案信息化管理中面临的问题。同时，操作失误、网络系统软硬件故障的偶发因素也是不可避免的。总之，这些网络的破坏因素和工作人员技术的限制都加大了档案信息化、网络化的不安全成分，所以高校档案信息化的安全问题也是我们不容忽视的问题。

二、高校档案信息化建设的应对策略

1、增加资金投入力度，加快高校档案管理信息化建设

校领导应充分认识到高校档案实现信息化管理的重要性，加大档案信息化建设工作的资金投入力度，加强硬件设施建设，根据自己的经济能力，从实际出发，充分利用现有设备，同时购置适当的新的技术设备。有了硬件设备的支持，才能为高校档案信息化建设打下坚实的基础，在此基础上，还应配备相应的软件系统，优化数据库，规范档案信息化的标准，充分实现档案信息的收集、整理、管理、统计和利用等服务。

2、重视档案信息化人才队伍的建设。

数字档案馆建设是一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。首先，提高现有高校档案管理人员的专业素质，加大培训力度， 通过对外学习交流、档案专业知识和信息技术培训等方式拓宽知识面，加强他们对新技术、新设备、新方法方面的运用能力，提高他们掌握和运用现代化技术的技能；其次，根据本校档案馆（室）人员配备的具体情况，引进高素质现代化管理人才， 尽量招聘一些有专业理论知识，掌握计算机信息技术、技能的综合素质的人才充实档案队伍。

3、完善电子档案管理规章制度，强化档案管理的标准化。

各高校档案机构必须根据国家《普通高校档案管理办法》及有关法律法规的要求，结合自身实际情况，制定学校档案管理规章制度和具体实施细则，尤其要制订电子档案管理的规章制度，如电子文件管理实施办法、电子档案保密制度、电子档案利用规范要求等等，通过规章、制度的约束，实现档案收集、鉴定、整理、保管等各个环节的标准化、规范化。

4、整合信息资源，使高校丰富的信息资源得以充分利用。

高校档案部门要加强档案信息资源建设，首先，利用数据库技术，通过手工著录、扫描、数码处理等方式有重点、有选择地对纸质档案、声像档案、实物档案等馆藏各类档案数字化，扩大数字信息资源总量。其次，通过对电子文件的收集，按照数字化管理体系进行归档、整理转化为数字化档案，建立相应的数字化档案数据库。再次，积极参与电子校务建设。档案馆可以牵头对校内的数字资源统一协调和指导。依托校园网，将档案管理系统与学校其他系统如OA系统、教学管理系统、科研管理系统等有效衔接。使档案部门的管理者通过校园网收集到这些系统形成的电子数据，其他部门亦可以借助网络共享数字化的档案信息，形成档案信息化服务的良性循环。

5、构建信息化安全保障体系，使信息安全威胁最小化。

随着信息化的发展，档案的信息化也同样面临着一个信息安全问题。因此我们要重视信息安全问题，从技术层面上应部署网络版杀毒软件，硬件防火墙，配备或培训合格的网络管理员；从制度方面讲学校应建立严格的安全管理制度，杜绝非法操作；同时从管理层面上网络管理员应定期对硬件进行维护、定期升级、及时发现潜在问题。

总之，以信息资源为基础，以计算机系统及网络为依托的高校档案信息化建设是一项长期的任务，是一个庞大的系统工程，它需要我们广大档案管理工作者共同努力从多方面入手促进信息化建设，对于信息化建设过程中出现的问题，及时制定相应的应对策略，在工作中也要积极与其他业务部门交流，共同促进高档档案信息化管理的发展。

参考文献：

[1]石冰.浅议高校档案管理信息化建设[J].内蒙古科技与经济，2011

档案信息化建议篇（4）

摘要：档案信息化人才建设是人才强国战略的重要内容，是国家高层次人才建设的重要组成部分，也直接关系到档案管理事业的发展和兴衰。通过对档案信息化人才现状的综合分析，提出了档案信息化建设对人才需求的能力、结构、知识、层次等模块分析结果，给出了人才建设的几项措施和建议，对档案信息化人才建设有一定的指导作用。

关键词：档案信息化；人才建设；模块

档案信息化改革和发展的核心问题是人才问题，档案管理信息化事业应树立人才资源是第一资源、人才优势是最大优势的观念。从一定意义上说，档案管理信息化事业人才建设是人才强国战略的重要内容，是国家高层次人才建设的重要组成部分；另外，档案管理信息化事业的人才状况也直接关系到档案管理事业的发展和整个档案管理事业的兴衰，因此，加强人才建设，也是档案管理事业自身发展的必然选择。

一、档案信息化人才建设现状

随着我们国家对档案信息化建设工作的重视力度不断加大，人才建设取得了巨大的进步，在一定程度上缓解了档案信息化建设人才瓶颈，基本上能满足当前档案信息化建设的需要。但是，从档案信息化建设的实际出发，档案信息化建设人才建设还存在着许多函待解决的问题，有待于进一步更新观念，采取得力措施，鼓励和引进社会优秀人才充实到档案信息化建设人才当中。

1.档案职业队伍的信息化素养总体偏低，不能适应档案信息化发展的需要。85%以上的领导干部对信息化建设缺乏必要的了解和掌握，外行领导内行的现象比较普遍，个别人对信息化存在轻视甚至排斥的心理。

2.技术型人才严重不足。据调查显示，目前我国从事档案管理工作的人员当中具有信息技术专业背景的人员的比例还不到10%，远远低于欧美发达国家大于60%的从业比例，还存在着较大的差距和不足。

3.人才流失严重，人才缺口很大，人才结构不平衡。随着档案管理事业规模的扩大，各档案局、馆对各方面人才的需求也随之增加。但普遍存在学历和职称偏低、队伍数量不足、人才资源稀缺的问题，人才建设跟不上形势发展的步伐。另外，优秀人才又不断流失，大多数流向了社会其他行业。

4.缺乏创造性的制度机制和政策环境，人才稳定性差。一是思想观念陈旧，官本位意识较浓，档案人员地位普遍不高。二是市场人才配置的作用还没有充分发挥，知识和人才的价值没能得到充分体现。三是科学化管理程度不高。

二、档案信息化建设对人才需求模块分析

（一）素质模块分析。

档案管理人员必须具有较高的政治素质、良好的职业道德和崇高的敬业精神，这一方面是由档案管理工作的政治性、服务性决定的，另一方面也是由档案管理工作的保密性、服务性所决定。

1.坚定的政治信念。档案工作是一项政治性、机密性很强的工作。因此，档案管理人员应严格遵守党和国家的各项法律、方针、政策，严守机密，树立政治意识和政治信念。

2.热情的工作态度。档案工作具有服务性强的特点，要求档案管理人员要树立爱业、敬业、奉献的精神和不为名、不为利的价值观。在服务态度上，力争做到主动热情、耐心周到。力争把档案的潜在价值转化成有用性、可用性的社会效益和经济效益。

3.严谨细致的工作作风。档案工作不仅是一项政治性、服务性很强的工作，也是一项复杂、细致、烦琐的工作，这就需要档案管理人员具有严谨细致的工作作风。这种工作作风，要求我们整理档案的区分全宗、分类立卷、编目、鉴定、确定保管期限、汇编、注释档集内容、利用档案的咨询等各个环节都要准确无误。

4.较强的事业心。档案的收集工作是一项难度较大的工作，这就要求档案管理人员要在工作实践中培养强烈的事业心，高度的责任感和使命感，耐得住寂寞，愿为档案事业奉献精力与时间，不为一时的困难所吓倒，为档案工作现代化建设勤奋学习，钻研业务。

（二）能力模块分析。

档案信息化建设涉及数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动化和文档一体化管理，简言之，就是把计算机技术、通信技术、网络技术等现代技术运用于文书工作和档案管理，可谓一项档案技术工程。这就要求档案管理人员既要掌握档案学基础理论和档案管理知识，还要掌握一些自然科学基础理论知识、计算机技术、网络技术和操作技能。

1.能熟练运用信息工具。作为档案管理人员，要注重自我完善，掌握计算机理论知识和运用技能，使自己能熟练使用各种现代信息工具，特别是网络传输工具，为更快、更好地开发档案信息打下牢固的技术基础。

2.能捕捉档案信息。当今信息时代，社会将更多地从信息服务的功能上去要求和评价档案部门。因此，档案工作者必须具备较强的信息捕捉能力，不仅要熟练、快速地获取本馆所藏的档案信息提供给利用者，而且要充分利用网络的便利和优势，熟悉网上的档案信息资源，引导利用者获得更多的档案信息。

3.能鉴定有效的档案信息。作为档案管理人员，要把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者，这是利用者评价档案部门信息服务质量的一个重要标准。网络环境下，信息份量重大，内容也十分芜杂，档案工作者必须具备比以往更强的鉴定评估能力，对档案信息进行判断、鉴选、分析，从中筛选出对特定利用者有用的部分，为利用者提供优质的服务。

4.能加工、提炼档案信息。信息社会，档案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已远远无法满足他们的需求。这就要求档案工作者提高对档案信息的加工、提炼能力。许多档案信息具有多重价值，从不同角度进行加工，剔除其中的无用成分，重新组合，将产生出新的档案信息产品。从而实现档案信息的渗透增值能力，达到高效利用的目的。

（三）结构模块分析。

档案信息化建设人才需求不仅是长远的，而且是广泛的。相对于不同的工作对象，不同的工作内容，不同的工作范围，信息化建设对人才结构的需求呈现出梯形结构分布。

1.管理型人才。档案信息化管理型人才是档案信息化项目的组织推动、战略规划、工程策划和标准制定者，也是档案信息化工程设计的主要参与者，包括档案局馆中分管信息化工作的领导、技术负责人、信息化部门主管、项目负责人、信息化系统分析人员等。它要求相关人员了解国内外档案信息化建设的现状，熟悉档案信息化建设的内容和要求，做到既精通管理业务，又熟悉信息技术应用。

2.技术型人才。这部分群体是档案信息化项目的工程设计、系统分析和技术实现者，进一步细分为系统的设计、开发人才和系统的支持、维护人才；侧重于硬件的人才与侧重于软件的人才；通信网络专家、信息系统专家、软件编程人员等。此类人员必须具有信息技术专业背景，具备较为深厚的信息技术功底，精通并能熟练应用信息技术某一领域的知识和技能，并具有档案管理基础知识，了解文件档案管理的信息流程。

3.技能型人才。技能型人才是具体承担日常操作和管理维护的人才。技能型人才必须具有档案管理专业知识和信息技术基础，掌握特定岗位所需的知识和技能，如网页制作与网站维护技术、网络管理与存储技术、档案数字化技术等。

4.研究型人才。研究型人才是档案研究机构、高等院校和档案管理部门中从事档案信息化建设理论和应用技术研究的高端人才。作为研究型人才，其工作职能是在实践的基础上构建档案信息化建设的理论，研究新技术、新方法在档案领域的应用，提出电子文件和数字档案管理的标准建议，指导档案信息化建设的开展。

（四）知识模块分析。

档案信息化建设作为一个整体系统工程，人才建设应当由多学科知识背景的各类专业人才综合构成。档案信息化人才应当具备下列相关专业知识：

1.档案业务知识。包括文件工作与电子文件管理、档案学理论与档案管理业务、文件保护与信息安全知识等，特别是档案信息化和数字档案管理方面的知识和技能。

2.信息技术知识。包括硬件技术、软件编程技术、系统分析与系统基层技术、通讯网络技术、多媒体技术等知识技能。

3.工程管理知识。包括工程项目决策与管理的基本理论、方法，工程项目建设的方针、政策和法规，工程技术知识等。

4.行政管理知识。包括行政学理论和行政管理、行政法规、行政体系与公务员制度、政治学和领导科学等方面的知识与技能。

三、档案信息化人才建设若干建议

加强档案信息化人才建设工作，从整体来讲，要制定一个总体目标和规划，建立一个完善的信息化建设教育体系，确定系统的信息化建设教育内容，编制适用不同层次的教材。要立足于全员培训，有计划、分阶段，区分层次、突出重点。

1.通过高等院校培养高层次档案信息化管理人才。充分发挥高等院校设施齐全，师资力量雄厚，科研水平高，辐射面广等优势。研究生教育中设定档案信息化建设研究方向，本科生教育中加大现代化、信息化管理等方面的课程份量。同时还可以用委培、进修等形式为各省、市培养高层次的管理人员。

2.通过继续教育的形式，普及信息化管理知识。继续教育形式灵活、内容专一、周期短、见效快。可以专题培训、专题讲座形式普及信息知识，学习计算机的基础知识、基本原理，学习文字处理技术，学习常用的档案管理软件的应用，学习网络知识，通过专题培训和实际操作，使人人成为档案信息产品的使用者、档案信息的管理者、档案信息利用的咨询者、档案信息的传播者。

3.通过岗位培训，使档案信息管理知识成为入门必读。基层档案人员兼职多，更换频繁，岗位培训是最受基层人员的欢迎。要在原来“五学”的基础上，增加现代化、信息化管理的课程，扫除现代文盲，使之上岗后就了解纸质文件、电子文件的管理。

4.开专题研讨会、举办专题研讨班，营建档案信息化建设的研究氛围，增强档案信息化建设的紧迫感。经常对档案信息化建设涉及的问题充分讨论、广泛交流。

5.借用科研单位、科研实体的力量，推动档案信息化建设。档案部门应与技术过硬的科研单位、科研实体联合开发实用的软件，借用他们的技术力量培训操作人员。甚至在技术力量不足的情况下，还可以借助他们的力量制作网页、建立网站、构建局域网。

参考文献：

[1]崔丽君《档案信息化建设刍议》，《当代经理人》，2006年第6期。

[2]雷亚旭《档案信息化建设的管理与改进》，《实用医技杂志》，2006年4月第13卷第7期。

档案信息化建议篇（5）

一、20*年全市档案工作基本情况

20*年，全市档案工作在各级党委和政府的领导下，在省档案局的指导下，坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，认真学习宣传贯彻党的十七大、全国、全省档案工作会议和市委全会、市人代会精神，全面落实科学发展观，按照工作计划，紧紧围绕“依法治档、科技兴档、强化服务、发挥效益”的工作思路；开拓进取，勤奋工作，突出档案工作服务于党委和政府工作大局、服务于广大人民群众这一主题，结合“四创两争”工作，认真履行职责,加快实施档案工作“八项工程”步伐，在加强档案法制建设、档案信息化建设、档案馆功能建设和档案干部队伍建设等方面都取得了新的成绩，促进了档案事业又好又快的发展。

（一）加强档案法制建设，依法管理档案工作

1、依法制定标准，规范执法工作。市、县（市）区档案部门始终把档案行政执法检查作为依法管理档案事业的重要手段来抓，依法加强对全市档案工作的监督、检查、指导。完成了*市档案立法调研计划、报告和形成了《*市档案条例（征求意见稿）》，拟写了行政审批、行政执法责任追究等方面的服务承诺。结合*市社会经济发展软环境建设，完成了政府信息公开中法律依据类、行政执法类的内容上报和行政许可、受理违法案件、表彰奖励、业务指导工作流程。完成了行政执法依据、权限、职责的梳理和行政处罚、复议、赔偿程序的制定工作及规范性文件的清理工作。拟定了《*市档案局20*年法制宣传教育与依法治市暨法治*建设工作计划》和《*市档案局开展“阳光政务”推进依法行政和行政审批制度改革工作有关规定》及自由裁量权的行政处罚项目、规范行政处罚自由裁量权、规范标准及相关制度。与市人大、市政府法制办、市发改委联合组织开展了20*年*市重点投资建设项目档案管理工作执法检查，并将检查结果上报市人大和市政府，对存在问题的单位下发了整改通知书，结合检查中存在的问题及时对20*年、20*年市级重点项目单位主管档案管理工作的部门领导及专兼职档案人员80余人进行了业务培训，为提高重点投资项目档案管理工作的水平奠定了良好基础。上报了*市档案局“五五”普法中期检查情况报告，推动了全市依法治档各项工作的全面开展。

2、加强宏观管理，认真履行职能。市、县（市）区档案部门进一步加强宏观管理，认真履行职能，围绕科学发展观和构建和谐社会，进一步加强和做好农业农村、林权改革、社会保障劳动就业和社区等档案工作的业务指导工作，深入到机关、企事业单位进行业务指导。帮助建立完善档案管理制度，提供业务学习材料，严格按照标准和方法，督促指导各立档单位做好各类文件材料和年度立卷归档和整理工作，确保档案的齐全完整。市、县（市）区档案部门进一步加强了对林权改革档案管理工作的督促、指导和检查力度，全市林权改革档案工作已全面展开。同时，加强了对改制企业档案管理进行了业务指导和咨询。进一步加强对重点工程项目和国有破产企业的档案业务指导工作。

3、认真贯彻，落实条例。结合修改后的《云南省档案条例》的颁发，及时拟写了《*市档案局关于认真学习宣传贯彻新修订的<云南省档案条例>实施意见》，举办《云南省档案条例》及档案实际操作技能培训班。完成了对市农业局等34家单位的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的审定批复工作。

4、加强协作组工作，全面提升档案工作水平。进一步加强和完善档案协作组工作，召开了市级机关档案协作组组长会议，认真总结工作经验，安排布置了今年工作计划，确保协作组工作的正常开展，为全面提升市级机关档案工作的整体水平起到了积极的推动作用。

（二）加快档案信息化建设步伐，力争档案信息化建设再上新台阶

积极争取市委、市政府和有关部门的支持，按照《*市档案事业发展“十一五”规划》目标任务，拟定了《*市档案信息化建设规划方案》，认真落实《*市电子公文归档与管理实施办法（试行）》，促进*市电子公文归档管理规范化。加快对馆藏档案数字化转换工作。市、县（市）区档案馆共完成机读目录数据96万余条，全文扫描档案121万页。*市档案局完成了本局馆英特网网站和政务网网站的更新改版工作，配置了英特网网站服务器，更新了网站页面，增加了“依法行政”、“政务公开”、“档案信息”、“服务承诺”、“馆藏精粹”、“档案知识”等栏目，进一步完善了档案查询、现行公开文件查询系统和网站后台管理系统，新增网上“政府公开信息查询”和网上“预约查档”功能。县（市）区档案馆结合自身实际，积极开展和建立局域网及现代化管理工作。针对无纸化办公情况下的公文归档管理进行了调研，与南天公司进行“档案信息资源整合应用平台”的课题研究，初步完成了电子公文归档转换软件的开发。

（三）扎实做好政府信息公开服务工作

市、县（市）区档案部门认真组织学习宣传贯彻《中华人民共和国政府信息公开条例》，按照《全国文明城市测评体系》的要求，积极争取各级党委、政府支持，在建立党委、政府政务信息公开场所的同时，积极主动做好政务信息的收集、保管和提供利用工作。

（四）全面推进档案工作“八项工程”建设，提升全市档案工作整体水平

市、县（市）区档案部门狠抓“八项工程”建设，推动档案事业规范、有序的正常开展。本着“加强领导、统筹安排、突出重点、分类指导”的原则，积极开展“星级”标准验收工作。全市共有324家单位，实现了“转星”和“申星”，家庭建档7000余户。

（五）加强基础管理，创新服务机制，提高服务水平

市、县（市）区档案馆结合*市社会经济发展软环境建设工作，积极创造条件，加快档案服务机制创新步伐，以服务民生为重点，不断丰富档案工作服务大局的内容和手段，提高服务水平。市、县（市）区档案局馆向社会作出了服务承诺，实行档案查阅利用“零”收费服务，最大限度地满足各级领导、各部门和社会各界利用档案的需要，为领导决策、落实政策、解决土地纠份、劳动人事、工资福利、编史修志等各项工作提供了大量的档案信息资源，取得了良好的社会效益。市、县（市）区综合档案馆认真履行局馆公开服务承诺，共接待查阅利用者59864人次，调阅档案57586卷，复印档案材料12293页。市城建档案馆成立一站式服务窗口，自觉接受社会和群众的监督。认真履行档案局服务承诺，建立电话预约、网上查询档案服务，市、县（市）区综合档案局馆分别接听电话预约300余人次、网上预约20余人次，并及时进行了回复。市档案馆接待利用岗被评为全国“巾帼文明岗”、*市“巾帼文明示范岗”。市、县（市）区综合档案馆共接收不同门类档案共计47590卷，接收20*年度市级机关电子公文和档案文件级条目数据7000多条，原文数据10000多页，数字化照片档案3100多张。市、县（市）区综合档案馆分别填报了国家重点档案抢救与保护基本情况调查表，完成了重点档案抢救保护工作，其中：市档案馆完成了400卷的抢救任务。充分发挥“爱国主义教育基地”的作用市、县（市）区综合档案馆共接待了省、内外考察团共30余批、14000余人次，并互赠了编研成果。

（六）加强档案理论研讨和编研工作，充分发挥学会的桥梁作用

组织召开了学会年会，总结20*年工作部署20*年工作。组织完成了20*年*市社科规划课题申报工作，《国民时期商标注册法规制度与老商标研究》已被定为20*年市社科规划课题。完成了《*档案》1至4期的编辑出版、交流工作，完成了续修《*市志》和《*年鉴》档案部份的工作，《2000-20*年*市档案志》、《*市档案馆馆藏名人手迹选编》两书已印刷出书。组织15篇档案优秀成果上报市社科联，参加20*年社科优秀成果评奖会。参加了20*年省档案学会秘书长会并在会上作了经验交流受到好评，组织16篇论文参加了20*年全省档案学术研讨会，获组织奖。组织会员外出考察学习。各县（市）区档案局馆、档案学会结合实际，认真做好档案编研工作和积极组织开展学会活动。

档案信息化建议篇（6）

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 23. 051

[中图分类号] G270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）23- 0088- 02

人类社会已经进入信息时代，信息技术已广泛普及应用于社会各个领域当中。目前，世界上一些发达国家将军队建设的重点逐步转向信息化，将一些高端科学技术应用到军队建设当中，实现了全面的自动化。中国军队的档案管理也开始向自动化迈进，但在各种数字技术的应用上依然落后于发达国家，尤其是档案管理部门，虽然已经采用了多媒体技术，但是受到传统的档案管理模式的影响，并没有真正实现档案管理的信息化。

1 军队档案管理信息化建设的必要性

中共十报告中提出军队建设要实现信息化，把军队现代化建设定位在信息化发展上。军队的后勤建设，也要以信息化建设的本质内涵为出发点，将档案管理信息化提到管理日程上来，以全面提升军队的现代化管理水平。从目前来看，中国军队在引进信息化设备的同时，在档案管理上依然处于半机械化阶段。军队建设要符合社会发展的需要，要跟得上时代的步伐，在信息化时代，如果在军队的建设上依然采用传统的方式，显然是不合时宜的，而且也会妨碍军队的未来发展。实现军队档案管理信息化，不但可以提高档案管理的效能，而且实现了一次质的飞跃。

信息化档案管理是指采用电子档案管理的方式，部分取代纸质档案管理，在提高工作效率的同时，实现高密度储存，延长档案实用寿命，提高档案的利有效率。

2 实现军队档案管理信息化需要具备的条件

2.1 加强军队档案管理中的组织建设

应用信息化技术和设备对于军队档案进行管理，要先将档案信息网络建立起来。应用信息技术，开发档案信息资源，并使其在军队建设中能够得到合理应用。档案管理信息化建设，首先要做出科学的规划，征求多个部门的意见。档案管理部门要针对具体事项与财务部门协商，在信息化档案管理系统设计过程中，将各自的管理权限和职责明确，以避免在工作中出现漏洞。档案管理作为专门的组织体系，要将领导机构明确，并且对于有关部门以及工作人员的分工都要细化，以做到各司其职。档案管理信息化主要是通过信息网络来运行的，所以要定期对档案管理人员进行培训，以提高工作人员的责任意识。

2.2 提高档案管理人员的专业素质

在军队采用信息化管理，主要是为了提高工作效率。应用信息技术进行资料和数据的传输和交换，是档案信息处理的必要途径。在实现资源共享的同时，还需要掌握先进的信息处理技术。档案管理人员受到传统档案管理模式的影响，虽然在档案的处理上应用了信息化设备，但是管理观念仍未有所转变，所以在处理档案的过程中依然以传统的管理模式为主，不但没有提高工作效率，而且还很容易出现失误。为了开展军队档案管理的信息化建设，就要提高工作人员素质，以满足信息化建设工作的需要。定期组织档案管理人员进行信息技术培训，使工作人员熟练掌握信息技术的运用方法，以提高信息化工作意识。必要时可以开展竞赛考核评比活动，动员全体档案管理人员积极响应。将档案管理信息化作为一项日常工作来抓，针对档案管理人员不同的工作性质进行专业化培训，以提高信息化管理的实效性。

3 加强军队档案管理信息化建设的应对策略

军队要实施档案管理的信息化，就要在资金投入上有所考虑。档案部门首先要与财务部门协商，做出预算向军队管理部门汇报。对于经费的问题，还需要多方面发展筹资渠道，争取多方支持。对于档案管理信息技术的引进，要根据财务状况进行通盘考虑。一些资金要专款专用，避免随便挪用，更要减少资金浪费。对于一些信息技术，在原有设施的基础上进行技术扩展是值得提倡的。在进行信息技术开发的时候，还要充分考虑其兼容性和可扩展性。

要根据档案管理人员的操作水平和必要的技术处理性能来配置计算机。在财力允许的情况下，可以根据需要对于信息技术以及设备一次性引进；如果财力有限，则需要制订长远建设计划，根据需要添置一些必要的设备，然后逐年添加。后者的好处在于，信息技术更新的速度非常快，通常半年甚至3个月就可能有所更新，采用逐步引进、逐年升级的方式可以随着信息产品的更新换代而应用到更新的技术，不但节约了资金，而且还获取了更大的使用效益。

在军队档案管理当中，人才的开发是重点。在培养原有的档案管理人员的基础上，还要积极地引进专业人才和档案管理的复合型人才。鼓励档案管理人员边工作边学习，使自己的业务水平精益求精，并在信息技术领域实现创新。要根据档案管理模式的改变对人才结构进行优化，做到人尽其才，使档案管理人员的综合业务素质有所提高。

4 总 结

综上所述，进入到新的历史时期，中国军队必须清醒地认识到军队档案管理信息化的重要性。信息技术的迅速发展使传统的档案管理工作受到了冲击，军队档案管理应实施信息化建设，提高档案管理水平。

主要参考文献

档案信息化建议篇（7）

目前，大部分企业档案管理信息化水平低，主要体现在以下几个方面：第一，部分企业仍采用传统档案管理模式，对计算机及科学技术利用不足，导致档案管理效率低下。第二，部分员工没有正确认识档案信息化建设的内涵，错误地认为信息化即数字化，导致档案管理的信息化建设水平较低。

1.2档案管理不能为公司服务

传统档案管理模式分为档案的搜集和整理鉴定，只要保证企业档案的历史记录完整即可。但是，这种档案管理模式不能为提供良好企业服务。好的企业档案管理能在企业中起到积极的促进作用，在档案中找到企业发展的兴衰点，找到发展的不足并寻求新的解决方案，作用于企业发展，为企业服务。

2信息化时代档案管理的建议

2.1科技存档

当前的档案管理工作应该向数字化靠拢，从实体档案管理转变为对信息资源的科技化管理。科技化管理档案主要运用现代化手段对档案信息资源进行管理，以基本信息为管理对象，对各个部门信息行进数字化处理。在进行电子存档时，首先，要建立相关档案的网页，建立数字化视频档案数据库检索模式，以便于档案的查找与利用。其次，要充分利用相关部门网站制作网页，使档案管理服务于系统互联网，并形成科技化的电子档案数据库管理中心。在电子档案建立中，要保证档案内容的真实性和安全性，且快速实现资源共享。在互联网上，应实现档案管理的自动化和法制化，真正做到档案信息交流和利用。

2.2信息化管理

传统档案管理模式是以图片、手写信息、影像等为载体进行管理，档案管理人员主要以手工操作的形式完成档案的收集和整理，最后完成存档。随着信息化程度加深，特别是国外先进档案管理技术的引进，奠定了档案管理科技化基础，电子化档案管理模式使档案从人工手写变为计算机存档，这是办公手段的历史性改变，为档案管理提出了更高要求，使档案管理走向现代化和科技化。也从另一个角度要求档案工作者加强学习档案管理技能，适应新形势下的工作方式变更，更加快捷、准确地为社会创造经济效益。

2.3工作重心向信息偏移

在传统档案整理实践中，主要工作是档案实体数据整理。在实际档案管理中，档案实体管理是对档案的流程化控制。而计算机存档技术给传统档案管理模式带来巨大挑战，传统档案管理无法应对电子信息时代的数字化处理要求，因此，档案实体化管理越来越弱化。档案管理事业的关注焦点从文件实体化向文件形成化发展，使文件整理和保管与科技有机联系起来。

2.4培养信息化档案管理人才

在档案管理中，应着重引进和培养现代化管理人才，全面提高工作人员素质，积极改善档案管理设备，提高档案管理手段。为此，首先，要努力培养档案管理的数据库开发人才，只有优秀的人才储备，才能更好地服务于档案管理工作。其次，企业要积极地为档案管理人才提供提升能力的机会，设立专门的培训机构，提高档案管理人员的知识结构和整体水平，加强工作人员的理论研讨和学术交流。最后，要引进了解信息化的技术人才，具有现代化管理水平的管理人员，切实提升档案管理部门的服务质量。

档案信息化建议篇（8）

进入21世纪以来，由于现代信息化技术得到突飞猛进的发展，对于科技档案管理而言，不再只停留在保存原有资料的功能上，更重要的是依靠现代信息、网络等高新技术和资源，利用信息化网络和计算机技术构成崭新平台，从而提高企业的综合运作能力，增强企业的核心竞争能力。由此可见，信息化是科技档案管理的必由之路。作为企业的档案管理者，务必要树立起强烈的职业创新意识，以信息化建设推动科技档案管理工作，把建立企业档案信息网络，实现馆藏科技档案数字化、资源共享、服务对象与需求扩大化，当成义不容辞的职责。

一、科技档案在企业信息化建设中发挥的作用

档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值型等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为一般属性。因此，可将档案的定义简要表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。

科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中，形成的应该归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像带等科技文件材料。科技档案管理是档案管理的重要组成部分，它在企事业单位中是一项技术基础工作。尽管档案管理历史悠久，而科技档案管理却诞生在近代工业革命之后，是社会化大生产和专业分工的产物。科技档案对于企业建设与发展具有重大的作用，特别是在进入现代化企业建设中，科技档案在科研、生产、企业科学管理中显示出越来越明显的无可替代的作用，具有相当高的经济价值。

对于一个企业来说，研发能力的强弱，是衡量其核心竞争力的重要指标，而许多新的研发成果不可能从零开始，更多的是要借鉴、吸收大量的前人成功经验，吸取大量的前人失败教训。科技档案利用价值是它本身固有的特点，使其变利用价值为使用价值，使科学技术成为生产力，在企业建设与发展中产生经济效益。

当今社会正步入一个新的技术革命新时代，这些高新技术广泛应用于生产，应用于社会之中，势必带来社会生产力的飞跃，同样也会引起社会生活的深刻变化，尤其是计算机和通信技术的迅速发展和广泛应用，信息已成为人类生存和发展的重要资源，是现代科学技术的支柱之一。信息资源的利用就是人类知识和智慧的利用，科学信息的交流、利用必将推动科技生产力的不断发展，科技档案信息化管理势在必行。

所谓科技档案信息化，就是根据企业的实际情况，在科技档案管理中，全面运用现代信息技术，对企业科技档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。企业科技档案信息化一般而言，可以从实现档案信息的数字化和网络化，实现档案的信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，实现档案信息的高度共享，引发档案管理模式的变革。具体来说，由于原始档案经过反复查阅，不可避免地受到一定程度的损害，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。而信息化技术就彰显出独特的魅力，可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。

二、科技档案管理是企业信息化建设和发展的重要环节

企业信息化以现代化的信息处理技术、网络技术和网络设备，对企业进行全方位、多角度、高效能的改造，通过信息资源的开发和信息技术的有效利用，来提高企业的生产能力和经营管理水平，增强企业在国内外市场中的竞争力。

供电企业在改革发展的历史进程中，特别是经历了IP市场风雨变换的考验，以抓住机遇，迎接挑战为口号，已实现了信息化建设的新局面。以辽宁省电力公司ERP项目为例，2008年9月26日全面启动，2009年6月25日成功上线，11家市级供电公司按照试点设计流程无差异推广，当年11月25日，ERP项目在14家市级供电公司全面推广。继后，2010年ERP在农电系统的71个县区上线。这说明了以ERP为核心的各信息系统深化应用为主线，为支撑坚强智能电网和三集五大体系建设，为尽快建成一强三优现代公司，奠定了坚实的信息化建设的基础。

同样，在供电企业科技档案信息化管理也是如此。更多更快地收集、整理、传递有价值的信息，为供电企业的生产、经营、研发和领导决策服务，已成为供电企业信息化建设的核心环节。供电企业的科技档案信息化建设，将档案管理的电子化、网络化纳入整体企业信息化的重要内容。通过长期的全方位地跟踪国内外本行业的科技动态、成果和进展水平，建设成具有行业特色的专题数据库，这样才能为本企业提供高质量的信息服务。

三、科技信息化管理是一项系统工程

供电企业一般设置科技信息管理部门，这个部门的主要职责是：根据本企业生产、经营和发展需要，开展科技工作，解决实际问题，推动电网技术进步与信息化;运用科技管理、计算机应用、信息化和技术监督等手段，提高本企业科学管理水平。管理的内容：一是负责制定科技发展规划，负责科技计划(资金)管理，包括科技项目计划，青年科技促进费项目计划等;二是负责科技管理成果，包括鉴定、申报、评审、奖励、科技成果产业化及推广应用、技术市场等;三是负责专利管理，包括申报、统计、实施等;四是负责计量管理，包括计量升级、贯彻执行计量法、计量认证与认可、计量标准的建立与检定、计量站管理等;五是负责全质管理，包括全质管理成果的申报、评审、发表、奖励等;六是负责标准化管理，包括标准的制订、修订、标准化审查等;七是负责科技统计工作;八是负责信息化工作，包括信息规划、信息网的建设与维护、组织开发应用软件等。当然，供电企业科技管理部门管理的内容并非仅仅以上八个方面，笔者之所以罗列出来，是说明科技信息绝非是档案管理部门一家的事情，它是供电企业科技管理的重要组成部分，建立科技管理系统与科技数据库，同样是一项系统工程。

供电企业科技管理系统服务于全网的各级科技管理部门，在功能上覆盖运作层、运作管理层、战术管理层和战略管理层。通过集约化的共享数据库和发达的计算机通信网络，沟通各层间的信息交流，实现全网科技管理工作(当然包括科技档案管理)的统一管理。

科技管理系统、科技计划管理系统、科技成果管理系统、科技统计管理系统、计量管理系统、全面质量管理标准化管理系统以及科技评审专家库、科技成果专家评审系统等等，就为科技档案管理提供了强大的支撑能力，提供了科技档案灵活、方便的查询、统计功能。

推进科技档案信息化的关键是人才。举例来说，如由于科技档案的信息化，其中包括档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对档案管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能最大限度地能满足企业对科技档案的需求。

科技档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化建设的实现不可能是档案部门力所能及的，也不是仅仅单凭几个计算机技术人员，它固然需要所有科技档案人员的积极参与，更需要企业统筹兼顾全面安排，特别是依靠企业科技信息管理部门所发挥的主导作用。

四、科技管理系统实现了科技档案现代化管理

1.科技计划管理系统

以辽宁省电力公司为例，科技计划管理信息系统采用面向对象的系统分析与设计，利用先进的三层体系结构(BAS)，应用JAVA技术开发，符合J2EE标准的强大的企业级资源管理平台，是建立并实施ERP的核心。科技计划管理的主要功能包括：对基层、省公司和发供电企业的科技计划进行分类查询，按项目类别，负责单位对资金分配的统计，设备的购置计划，科技计划草稿，科技计划的上报等。该系统运行以来，通过信息网络完成计划上报与下达、项目申请若干个。

2.计量管理系统

计量管理主要包括：基层单位申报计量室认证资料、基层单位计量管理资料信息采集与查询等。

3.全质及标准化管理系统

全质及标准化管理系统主要包括：行业标准维护、基层单位上报QC成果、QC成果评审结论及上报QC成果，企业标准化编写模板等。

4.科技成果和专利管理

科技成果和专利管理主要包括：基层单位上报科技成果、科技成果汇总维护、基层单位上报专利、筛选申报科技进步奖项目、基层单位返回科技进步奖推荐书、汇总上报科技进步奖推荐书、科技成果专利统计及收集科技成果推广项目申请书等。

档案信息化建议篇（9）

一、医院人事档案管理信息化建设的重要性

（一）有利于医院档案管理的规范化、制度化、科学化

目前，医院人事档案的管理仍然以纸质存档为主，由于档案室空间有限，加之档案数量庞大，导致医院档案的整理、更新工作开展十分不便。而且由于档案表格填写内容缺乏制度规范，导致不同医院填写的档案资料不同，增加了医院档案实施规范化管理的难度。现代信息技术的应用给医院人事档案管理升级带来新思路，对于减少档案占用空间，实现档案管理的规范化、制度化、科学化极为有利。

（二）有利于医院人力资源的合理配置

人事档案是记载个人经历、德才水平、品德作风、工作表现、奖惩情况、历史背景及其经历等的重要文件。大多数医院仅将人事档案作为人力入职的凭证，忽视了人事档案在人力资源配置方面的作用。实现医院人事档案的管理信息化，有利于医院人力个人档案信息的动态更新，有利于医院人力资源的合理配置及考评机制的不断完善。

（三）有助于改善档案的管理方式

传统的纸质档案管理不仅占用大量的空间，而且在档案的归档、整理、更新、查阅等方面都存在很大难度，加之纸质档案容易破损，日常维护工作较为繁琐。实现人事档案的信息化管理，不仅可以节省空间，而且可以大大提高医院人事档案的记录和检索效率。只要借助于电脑软件就可以实现档案信息的更新和查找，省去了以往重新填写、誊抄表格的一系列繁琐程序，改善了医院人事档案的管理方式。

二、医院人事档案管理信息化建设的风险

目前，医院人事档案信息化管理仍处于初级阶段，在技术处理、专业人员配备等方面还存在一些难题，尤其医院人事档案涉及个人隐私，如何确保医院人事档案在信息化的过程中不受到非法侵害，是医院人事档案管理信息化建设中的重点和难点。为此，要全面了解医院人事档案信息化管理的各种风险，具体如下：

（一）档案管理系统的安全风险

医院人事档案信息化管理固然方便快捷，但是档案管理系统的安全风险不容忽视。由于医院人事档案信息化管理建设处于初级阶段，尚未开发专门的档案管理系统软件，多是借用现成的系统软件经过改良后进行档案信息处理，档案尚未实现全部信息化，先进的加密技术、访问控制技术、防火墙技术尚未应用，导致档案管理系统容易受到计算机病毒、恶意软件、黑客等的袭击，档案管理系统一旦瘫痪所造成的损失将是不可估量的，所以，充分认识档案管理信息化建设中存在的安全风险，并加以防范乃当务之急。

（二）档案信息化管理中的人为风险

有些单位对于档案管理重视不够，在人员配置方面不足，经常调用护士充当临时档案管理人员。但在档案信息化管理建设过程中，任务繁重，临时调用的档案管理人员由于业务水平不高，导致档案在信息化处理过程中内容不完善、遗漏、错误的现象频频发生，影响了档案信息化管理升级的步伐。另外，一些档案管理人员，利用职务之便，在档案信息化的过程中，进行信息造假，谋取私利，增加了档案信息化管理中的人为风险。

（三）档案信息化管理的技术风险

医院人事档案的信息化管理不是简单的将纸质的人事档案资料电子化，而是在人事档案规范化、标准化、电子化的基础上，运用先进的数据仓库技术、数据挖掘技术，建立分层档案资源中心，进而对数据进行相关分析，为各部门提供有价值的数据报告。而现在医院人事档案的信息化管理仅仅处于档案资料的电子化和简单统计阶段，档案管理人员在技术处理方面缺乏经验，甚至不知道如何进行档案数据的信息化处理，在数据处理技术的选择和应用上还存在一定难度，同时也增加了操作风险。

三、应对医院人事档案信息化管理风险的有效策略

针对医院人事档案信息化管理建设中存在的风险，可采取如下措施：

（一）树立医院人事档案的现代化管理理念，健全档案管理系统

医院管理人员首先要明确医院人事档案信息化管理的重要性，树立现代化的管理理念，同时明确医院人事档案管理信息化是医改的必经之路。其次，投入必要的人力、物力，健全档案管理系统，引入加密技术、防火墙技术、访问控制技术等，将档案管理系统遭受计算机病毒、恶意软件、黑客等袭击的可能性降到最低。最后，提高档案管理人员的安全防范意识，定期进行软件系统升级及病毒的查杀，提高医院人事档案信息化管理的安全性。

（二）加强医院人事档案管理人员培训，减少档案管理人为风险

医院人事档案管理信息化的过程中任务繁重，需要大量的人力支持，但原有的档案管理人员由于年龄、学历等原因，在档案信息化建设工作中有些力不从心。因此，可通过开展培训、参加讲座、业余学习等方式，积极组织职工学习《档案法》及人事档案升级工作一系列文件精神等，提高档案管理人员的信息化管理能力。同时，增强档案管理人员的职业责任感，在档案信息化过程中，务必保证人事档案信息的真实性和完整性，有效抵制各种非法利益贿赂，减少档案管理的人为风险。

（三）引入先进数据处理技术，加强人事档案的功能建设

档案信息化建议篇（10）

《全国档案信息化建设实施纲要》明确把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，加快推进档案资源数字化、信息化管理标准化、信息服务网络化的进程。档案信息化建设是国家信息化工作的一部分，在国民经济和社会信息飞速发展的今天，档案管理部门应顺应时展需要，以档案信息化建设为契机，利用档案资源共享政策与环境，实现档案资源的合理配置。

1 档案信息化建设的意义

随着信息化的发展，特别是以互联网为代表的网络时代的来临，档案管理现状已不能适应档案事业的发展需要，信息技术的广泛应用和电子商务的加快推进，使档案基础业务建设的重心向档案管理信息化建设转移。这是信息时代的必然趋势，只有改变传统的档案保管、利用、检索方式，建立健全适合档案的现代化管理模式，才能避免档案管理工作脱离社会，避免档案机构变成纯粹博物馆式的收藏组织，才能有效地保护馆藏历史档案，提高档案管理工作效率，创造更好的经济效益等方面都具有重要的意义。

1.1 有利于节省人力物力

在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。

1.2 有利于提高服务质量

档案管理的目的是为使用者提供便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。

1.3 有利于满足多样化需求

随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，档案信息化建设，有利于满足这一多样化需求。

2 档案信息化建设的内容

2.1 档案信息化基础设施建设

档案信息化基础设施是档案信息化建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提，并制约着档案信息化建设的发展水平，为此要进一步增强对档案信息化建设的重视和支持，加大投入，购置设备。主要加强库房建设、馆藏建设、检索工具建设、规章制度建设、专兼职档案干部队伍建设及档案服务利用工作等。尤其是推进计算机管理档案，提高计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。

2.2 档案资源的数字化建设

加强档案资源的数字化建设是档案信息资源建设的另一个重要方面，也是档案信息化建设迫切性所在。目前，大量电子文件的产生推动了档案信息化建设，档案现代化管理，其重点应放在对电子文件的收集归档与管理上，既要努力收集到归档单位以前产生的、属于归档范围的电子文件又要切实实现与办公自动化的有效接轨，及时接收各归档单位新产生的电子文件，为归档单位和利用者提供服务；档案馆要根据档案管理的要求，加强对收集归档的电子文件进行有效管理。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，对电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证各单位产生的有价值的电子文件真实、完整、有效。最后实现档案信息处理计算机化，信息存储数字化。

2.3 档案信息网络建设

通过软件系统对所有档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、检索、利用、编研等各个方面能够实行计算机的有效管理、控制，实现档案工作自动化。该系统是以档案馆为中心，覆盖归档单位的应用系统。

2.4 档案数据库建设

数据库是网络的信息资源，数字档案馆必须加强数据库建设。首先加强文件目录数据库建设，尽快形成数据规模，使计算机检索系统实用化，建设高质量、高水平的全文信息数据库，最后将所有馆藏档案全部数字化。使档案工作的服务水平和服务能力得到提高。

2.5 档案信息化人才队伍建设

档案管理信息化是不断完善、优化的过程，始终要依赖于档案人员素质的提高。作为应用性很强的档案工作，为了培养档案管理人才，必须加强档案人员的继续教育，使他们掌握新知识、新技能，以满足档案管理信息化的需要。档案信息化管理的主要内容和核心就是计算机技术的应用，即档案计算机管理。档案工作人员必须能熟练运用电子计算机以及各类现代化办公设备进行电子文件的制作、使用和维护。因此，必须对现有档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具备较强的开拓创新意识。

3 档案信息化建设的保障措施

3.1 加强与档案信息化相关的政策法规标准体系的建设

档案信息化的应用和发展离不开政策法规标准体系的支持，要逐步研究和完善发展相关政策法规标准。

3.2 制定信息化标准体系，为档案信息化建设奠定有利基础

档案信息化建设必须要在统一规划的基础上，采取统一的数据格式，统一的软件程序，统一的技术标准，统一的工作规程。

3.3 加强档案信息安全保障体系建设

网络化档案信息开发利用的正常运行，要依赖于计算机网络的安全。对信息利用安全，要建立层次分明、角色明确的信息利用机制，并建立权限设置的流程；对信息保管安全，要建立档案数据的保存、迁移及其校验机制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系统的信息处理工具，利用工具，确保信息的保管安全；在系统安全管理上，通过采用设置防火墙等技术手段，在计算机硬件环节上阻隔不安全隐患，确保档案信息资源的安全、有效以及网络系统正常运行安全。

3.4 优化专业结构，加强人材队伍建设

培养大量既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才，建立复合型、多层次的专业队伍，优化人员结构，这是进一步推动档案信息化工作的人力保证。

4 结语

档案信息化建设是一项长期、艰巨而又繁琐的工作，涉及到档案工作的方方面面，档案工作者要充分认识档案信息化建设的重大意义，建立健全电子文件及电子资料管理制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通、管理。只有这样，才能顺应时代的发展，准确、快速地向社会提供有利的信息资源，加快推进档案的信息化建设步伐，促进档案工作迈向新的台阶，为新时期档案事业的发展做出新的贡献。

参考文献

1.崔丽君：《档案信息化建设刍议》，《当代经理人》，2006年第6期

档案信息化建议篇（11）

高校档案是高等学校在教学、科研、学生管理、后勤管理、资产管理及其他各项工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同载体的历史记录，是学校发展历史的缩影和真实写照。学校档案对于学校推动教育教学改革、深化教育科研、创新人才培养模式、提高教育教学质量、提高管理效能、维护学校权益等起着不可替代的作用。衡量一所学校管理水平高低的因素有多种，而档案管理工作就是其中不可缺少的因素之一。随着经济社会和高等教育的快速发展，高校档案工作面临着新的挑战，同时也迎来了新的发展机遇。为使高校档案工作与高等教育同步发展，档案信息化建设势在必行。从而使高校档案工作更好地为高校教学、科研及师生和社会服务。

一、高校档案信息化建设现状

1.思想意识方面

随着高校档案事业的发展，高校档案工作已步入规范化轨道，领导和师生员工的档案意识得到加强，档案在高校教学、科研中的重要作用逐步显现，信息化建设有了一定的基础。但一些高校领导在新形式下对档案信息化建设的重要性缺乏应有的认识和足够的认识，对档案管理自动化的必要性、紧迫性感受不深，热情不高，没有建立档案信息化的领导决策机构，也没有将档案信息化建设列入议事日程。特别在高校经费普遍不足的情况下，没有给予档案部门必要的资金、物质和人才的支持，网络化程度不高；机构设置、人员编制没有到位，没有形成相应的信息化队伍，档案信息化建设成了纸上谈兵；其次很多高校尚未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍，再有高校各部门的兼职档案员接收档案管理专业的专门培训较少，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识、基本技能，而对档案管理人员继续教育的措施乏力，直接制约着档案信息化建设进程，严重降低其在社会需求中的作用。

2.技术方面

档案信息的多样化极其巨大的数量，为新技术的应用提供了广阔的天地。目前，大多高校档案部门都建有自己的局域网，有的还上了因特网，信息化体系初见规模。但我们在浏览这些网页时能看到的信息却有限；关于档案的收集、存储、传输、、检索和利用的手段等大多数档案工作还处于原始的手工操作与单机归档阶段，联网归档检索查阅等还不太成熟，造成在查阅过程中出现文件丢失等现象，加之文件流转过程不规范、办公效率低、文件和文字信息不能做到交流和共享、文件与档案管理相对孤立，没能形成一个有机的整体，档案管理不能很好的达到高效、服务的目的，离信息的计算机管理和远程联网查询、利用相距甚远。这均说明我们的档案信息化建设还处于低水平状况。另外，由于各种原因，国家至今没有统一的档案发展规划和标准，各个高校根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，档案管理系统应用软件水平参差不齐，档案管理信息化的发展存在着很大盲目性。

3.档案信息资源方面

目前高校档案馆建成的数据库类型单一，规模小、功能少、标准化程度低，数据不完整，数据无规模化控制，大多数档案无主题标引，共享性差，提供服务水平差。高校档案馆目录信息资源多，所建的数据库大多为条目数据库，全文档案信息所占的比例很低，只能单一检索查寻，无法满足用户的多种需求。即便提供全文检索的电子档案，大部分也只是提供的现行文件查询，远远不能达到所有开放档案的全文获取。现有电子档案信息资源大多数是目录级信息，这些目录中的数据也还只是停留在案卷级的检索层次，对于能够更深刻揭示、评价馆藏的编研材料，如档案汇编、大事记、组织沿革、统计数字汇编等很少见到。想要得到所需档案的某些相关信息，如果只是通过计算机和网络可能无法得到全部满足。

二、高校档案信息化建设的必要性

1.大量数字化档案信息的形成

传统型的档案是建立在手工管理的基础上，其档案信息服务也是以手工服务为主要手段，这种管理方式及检索利用水平，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失，这种传统的档案管理模式严重滞后于人们对档案信息的现实需求，为此，高校档案工作必须走信息化建设道路，高校档案信息化建设已经摆在了十分突出的位置。随着我国教育和科研网的建立，使得高校过去形成档案的文件、通知、规章制定等主要材料，都是用电子文件的形式进行网上，以光盘、磁盘等作为信息存储载体的机读档案日益增多，并向数字格式转变。

2.技术手段、服务方式的变化

信息的发展，高校网络建设信息化的实现，为高校教学、科研、尤其是管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，使高校档案的中心工作发生了根本性改变。高校档案管理部门基本上使用计算机进行档案管理,档案管理技术手段、服务方式已完全不同于以往的手工整档、录入和规范，各单位、各部门在工作过程中形成的各种材料，都可以直接录入存盘，有选择性地在网上信息。高校档案管理部门通过校园网络为各单位提供校内所有归档文件，为校内各部门提供档案文件及其他有关信息的查找、阅览服务。

3.档案信息的规范管理

随着高校规模的不断扩大，高校档案管理面对数量越来越多的新型形态和载体的数字文件材料也越来越多，开展档案数字化建设，规范管理，更好地为高校的各项工作提供档案信息服务。高校档案信息化建设，通过为各部门信息提供统一的平台，统一各立卷部门的分类方法和档案的规范化管理，实现文书处理与档案管理工作流程的有效衔接，有利于部门立卷制度的落实，提高了组卷编目的效率和质量，保证了归档文件材料的齐全完整，提高工作质量和服务水平。

三、高校档案信息化建设的主要内容

1.强化档案信息化意识

档案信息化建设需要用现代化信息技术的观念、技术、设备、方法对档案管理业务流程、管理模式进行重新整合和定位。推动高校档案信息化建设，档案管理者应转变思想观念，认识到档案信息化建设的重要性，要把现阶段档案信息化建设放到一个战略的高度来看待，充分发掘其潜在的内容与意义，绝不容忽视。各级档案工作者也要转变传统思维，认真看待档案现代化的进程，树立现代化档案管理的意识，努力提高工作水平、工作效率和服务质量。

2.加快制定档案信息化建设的标准和制度

档案管理标准化是档案管量现代化和信息化的一项重要环节。档案信息化建设工作已引起国家有关部门的重视和关注，相关的法律法规正逐步健全和完善。目前，还没有一个统一的档案信息化建设的标准，各高校应该根据自己学校的实际情况，结合一些已经出台的国家相关标准，来积极制定适合本校档案信息化建设的标准。

3.建设高质量的档案信息数据库

档案信息资源建设是信息化建设的基础和核心，主要任务是按照《纸质档案数字化技术规范》，对原有馆藏传统载体档案通过扫描、加工和处理，进行数字化转换，形成规范化、系列化的文字、声像等档案数据存入数据库；在数字化转换过程中，还要同时做好自身馆藏档案机读目录建设，对正在形成的电子文件进行及时归档，将每年产生的归档文件目录以机读目录的方式存档，并做到齐全完整、真实有效。

建设档案数据库，是档案信息资源开发利用的重点，也是实施电子档案科学管理的必要条件。加强文件目录数据库建设，采集文件级目录数据，建设馆藏档案文件级目录数据库，然后形成全宗目录数据库，进而建立各种专门档案目录的数据库；档案的数字化工作要建设高质量、高水平的全文信息数据库，利用数据库技术，通过对档案信息基础数据库进行挖掘整合，最后在此基础上形成档案基础信息资源数据库群，同时应根据各高校的特色与实际情况，着重推出一批具有示范性的特色数据库，使档案信息资源开发利用服务能力不断提高、质量日益提升。

4.实现高校档案管理网络化

档案作为信息库中的重要信息源之一，其收集、分类、存贮和管理的主要目的，除了真实地记录高校发展的历史轨迹之外，还有就是为档案用户提供档案信息服务。就后者而言，由于档案信息的历史价值及其在高校发展中所起到的重要作用与档案管理和服务手段落后之间所产生的巨大反差，因此，无论从管理层面还是从利用与服务层面上看，建立高校档案管理信息网络都有其积极和重要的意义。

作为高校信息资源服务中心的档案管理部门，应该充分利用校园网，做好档案信息的收集、整理、管理、统计和利用服务工作，建立全校性标准化的档案信息数据库，建设数字化档案馆，实现档案管理、利用网络化。使档案管理部门的管理者通过网络可以共享收集到的档案资料，从而形成档案信息化服务的良性循环。

5.加强档案信息的安全管理

提高档案管理者的安全防范意识。高校档案管理者要认识到档案信息是对高校多年来建设过程的一个历史记载，要确保档案的完好无损，对涂改、伪造档案、盗窃档案、丢失或擅自销毁档案等不法行为采取坚决制止或打击；档案管理者要严格规范个人行为，以免给档案信息安全带来隐患；档案管理者要加强设备维护知识的学习，及时对日常使用的杀毒软件、防火墙进行更新和维护，最大限度地避免恶意病毒的攻击。

加强网络档案信息的安全，一方面对网上公布的信息要严格审查，避免不当的信息和保密内容上网；另一方面要保护上网信息的安全，从进口、传输、使用三方面采取安全保密措施。采用防火墙、安全、权限控制等技术保护手段防止泄密和失密、数据丢失，按照公开信息、内部信息、保密信息的不同，为不同用户提供相应等级的信息服务。同时要加强档案数据安全管理，数据库服务器要采用主用和备用双主机，相互镜像备份，并使用光盘作为档案数据的备份，确保档案信息的安全。

6.加强档案队伍建设

档案工作者是档案管理的主体，是否具备极强的业务素质和相关能力是搞好档案管理工作的关键。为了适应档案信息化建设的需要，必须加强档案部门的人才储备，积极引进档案管理专业人才和计算机专业人才。我们面临的是科技革命日新月异的时代，随着档案信息化建设的发展，档案工作的重点必然向更深层次的信息领域进展，因此，一方面要引进相关领域人才，一方面要对现有档案工作者进行针对性的培训，如加强计算机、信息、网络和多媒体等知识和技术的培训。更新其知识结构，提高档案工作者的专业水平。档案人员要不断提高自身素养，恪守档案工作纪律，认真贯彻执行《档案法》，严守党和国家、高校的机密，适应新形势，树立超前的管理意识，发挥其自身的协调能力与各部门建立良好的关系，不断提高自身综合素质。

四、高校档案信息化建设的趋势

高校档案信息化建设是全国高校档案建设共同的工作，对全国高校档案今后的发展起积极的推动作用，也对高校的各项工作产生积极的影响。因此，应把高校档案信息化建设与发展纳入高校信息化建设的重要组成部分，切实做好相关工作，适应经济社会发展的需要，争取把档案信息化建设与国家和地区档案信息化同步。高校档案信息化将会成为各高校师生查阅信息最全、最新、最方便的场所。伴随着网络与通信技术的不断发展，高校档案部门将会逐步趋向于数字档案馆的建设，未来的数字档案信息将会形成一个巨大的信息空间，档案信息在网络上被传输、检索和利用。

参考文献：

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