电子档案信息大全11篇

绪论：写作既是个人情感的抒发，也是对学术真理的探索，欢迎阅读由发表云整理的11篇电子档案信息范文，希望它们能为您的写作提供参考和启发。

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档案信息电子化，就是用计算机对档案材料进行整理、修改、筛选和保存，使传统的纸质文件转化为计算机软件的形式供人们使用。在信息电子化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。它给档案管理工作造成的影响与冲击必将是全面而深刻的。在信息电子化条件下，传统的档案工作开始引进现代化技术，一向隶属于社会科学领域的档案工作，在电子化建设过程中要融合、渗透许多自然科学领域的技术与知识，这使得档案工作中的科技含量显著增加。从长远看，档案信息化建设涉及的不是档案管理工作的某一部分或是某个局部，而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用。

1 档案信息电子化的作用

1.1 可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆（室）对计算机的应用单一，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，造成人力、物力、财力和时间的极大浪费。

1.2 缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题-选材-编辑-出版，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，往往造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

1.3 档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

1.4 档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。 “信息高速公路”在我国尚在起步较晚，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求。

2 档案信息电子化现状

2.1 档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。单位档案部门使用的电脑是不同的型号和规格，使用的档案软件也不一样，并且没有既可以检索又可以完成信息管理的电脑软件，由此造成不能利用计算机软件完成档案信息管理工作，制约了档案信息电子化的进展。

2.2 我国目前还没有开发出一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络的建设形势不统一，档案信息系统的规范性、开发性、服务性和共享性较差，达不到信息资源共享的要求。

2.3 标准化、规范化的工作有待提高。但由于历史的原因，档案工作的基础设施较差，案卷质量较低，尤其是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件的移植性较差，各个单位档案信息电子化工作不统一，并不能全面实施、进行标准化的工作。

2.4 档案管理人员的水平有待提高。实现档案信息电子化，档案管理人员是关键，管理人员需要较高的文化水平以及计算机操作水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。目前部分档案管理人员的技术水平不能满足于现代先进设备的使用，更不用说档案信息电子化了。

3 档案信息电子化的应对措施

3.1 政府应加大对档案信息电子化的投入，开发档案管理准用软件，提高管理工作效率。组织专业技术人员数据交换的机读目录档案系统，提高档案信息系统的规范性、开发性、共享性，提高档案管理工作的标准化和规范化程度。

3.2 解决好电子文件的保存问题，实施电子文件管理战略。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

3.3 管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其他基础工作构成一个平面。随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。

3.4 档案管理人员的知识结构变革迫在眉睫。我国档案管理人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新、引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案管理人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

【参考文献】

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2在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

4档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

5档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

二、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

三、档案信息电子化的益处

所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：

1可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

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2在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

4档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

5档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

二、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

三、档案信息电子化的益处

所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：

1可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

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一、电子档案信息的特殊性

（一）直读性是电子档案信息没有的

相比于传统的纸质档案信息，电子档案信息与其有着很大的不同，要想实现电子档案的阅读必须借助特定的或专业的相关软件和数字设备，它具有让人无法直接阅读的特点，这也是保证电子档案信息安全的主要方法之一。另外，在转储过程中要保证电子档案中电子文件的长久可读性。

（二）必须以硬件和软件为载体读取和存储电子档案信息

通常情况下凭借一定的软件和硬件环境由数字设备产生电子文件，电子文件能够单独作为一个档案，由多个电子文件归档建立电子档案的文件集合。所以，软件发展水平和存储硬件严重制约着电子信息技术的发展，社会每发展到一定程度，就必须更新换代数字产品的软件和硬件，转存、读取电子文件会由于存储类型的转变及彼此之间的兼容性而受到影响。立足于另一个角度讲，更新软件和硬件也会导致电子档案信息安全出现新的情况，这类问题希望随着技术的进步加以解决。

（三）信息共享的便利性和结构复杂性是电子档案信息的本质

复杂多样的电子文件的表现形式及种类决定了电子文件结构的复杂性，而在进行维护电子文件安全的过程中受其结构的复杂性影响而增加了难度。信息的安全问题始终困扰着电子档案信息的公开，阻碍了电子档案信息的公开和共享的顺利实施。如何在保证档案信息不被非法利用和更改的条件下，公开、共享电子档案信息，这是我们必须解决的重大难题。

（四）电子档案信息与载体不具有统一性

电子档案信息与普通的纸质档案文件不同，它和载体的存在是相对分离的，电子档案信息信息与载体间是松散的结合，基于此，在转储电子档案信息的时候极容易导致信息内容失去唯一性、原创性、统一性，这也是电子档案信息安全受到影响的关键因素。

二、加强电子档案信息安全的主要措施

（一）从操作上加强档案信息安全管理

为了保证信息安全政策形成有效性，需要对员工开展信息安全教育。不仅仅大力宣传信息安全思想，还要把安全概念贯彻到档案信息操作过程中，涵盖资料备份的思想，还有个人电脑的防毒手段，防止公开档案信息时不经意间夹带电脑病毒送出，导致信息使用者档案资料信息被篡改或毁损，出现感染。档案部门不仅仅要把杀毒工具应用在档案服务器中，还要把邮件杀毒软件应用在邮件服务器上，形成一个初级的防毒安全环境。当今的电脑病毒无处不在，要行成备份重要资料的习惯，将重要档案信息在服务器中进行备份，还要在磁盘或光碟中进行备份，从而降低还原失败的可能性。

（二）从人员上加强档案信息安全管理

如果没有严格、认真的人员控管档案信息安全系统，不管再复杂、再周密的加密技术都是形同虚设，徒具形式。安全问题极易在档案信息操作时候出现，也就是人为泄密。所以，在公开档案信息之前，必须对组织内成员进行教育培训，大力宣传信息安全的重要意义，对所有不是蓄意的或可能蓄意的人为疏失加以防范，使发生的机率降到最低。另外，严格执行档案利用制度，任何人在进行档案信息使用前，对使用者的身份必须先进行确认，然后才能进入档案库房。还有，由于所有档案工作部门的成员，都会程度不同的或少或多与档案实体有接触，所以，人员异动可能会导致信息外流，为防止意外泄露档案信息，必须严格控管权限有效期和人员异动。所有通过电脑接触档案信息的人员，必须要取得区域内使用电脑的权限，并严格落实使用者权限的管控。

（三）以信息设备为根本建立安全环境

保证档案信息安全最根本的要件是设备安全，基本都在门禁系统的电脑机房内存放，闲杂人等避免进入。主要的门禁系统管理的基本措施都是在电脑机房加上密码锁，有权进入的只有负责机房信息管理业务人员以及上级领导，其他因工作需要需进入的人员，必须取得主管批准后才能进入。通过人为方式对贮存电子档案地方的接触人数进行控制，若档案信息一旦出现泄露情况时，对可能的外泄人员比较容易追查。另外，必须对异地备份工作场所进行认真规划，以此防止因外力（如战争、天灾、火灾等）破坏电子档案贮存媒体及贮存地方，导致难以辨识或读取档案信息内容时，能够从第二替代地点获取备份资料，以使工作恢复正常。

（四）从档案信息内容上加强档案信息安全管理

档案部门主要通过网页浏览或电子邮件等手段来提供公开档案信息。为了使公开的档案信息的安全性有所保证，在利用网页方式发出档案信息时，可以通过阻隔浏览网页系统以及内容过滤系统来保证资料发送的安全性，并对可能发后的攻击事件阻止；利用电子邮件方式发出档案信息前，必须通过电子邮件扫描软件、防毒软件等进行杀毒处理。

现阶段主要以影像作为档案全文，扫描影像的时候，也许会有输入资料基本相同情况或人为安全情况。所以，必须重视提取原卷的过程，一定保证扫描前与扫描后与原件的数量保持一致，并确保不恶意删改、破坏及盗用原件。

为了保证所公开的档案信息具有公信力和唯一性，避免非法窃取档案信息的情况发生，必须配合完善的存取控制，将储存的文件进行加密，防止缺乏权限的人员取得资料。

三、结语

档案在国家的文化、军事、政治、经济等不同领域中具有独一无二的重要的信息支撑作用，它是国家宝贵的历史文化财富。档案信息公开必须确立档案信息公开的可行性，具备良好的信息安全环境，必须以档案安全为条件。档案信息安全不能仅仅凭借某些产品或某些人就能有所保证，必须将安全与保密的思想灌输到全体档案工作有关的人员当中，从而在网络应用上维护电子档案的安全性。

参考文献：

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一、电子档案载体

目前电子档案保存的载体，涉及最多的有四大类，即硬盘、移动硬盘与U盘、光盘。这四类相对于其它类型更为稳定与普及，我们依次根据这几类的情况分别做详细介绍。

（一）硬盘载体的保护

硬盘是电子档案存储中非常重要的一部分，电子档案的大部分基础数据都保存在硬盘中，所以做好硬盘保护是电子档案保存的重点。

硬盘的损坏原因很多，如存放环境的温度与湿度不合理都可造成硬盘发生损坏；另外，供电系统的不稳定也极其容易造成硬盘短路，数据丢失；当然，最直接的损坏即为人为操作不当造成的损坏。

基于以上原因，我们总结，要想将信息保护得更好，在硬盘使用时，应注意认真维护。

1、保持良好的环境。注意控制存放硬盘的环境温度与湿度，在存放室中放一块温湿度计，注意观察其指标的变化，如湿度过大，要及时通风。也要注意一些极端天气变化所带来的不利影响，如冬季室内温度可能会较干；而夏季多雨，连雨过后要降低屋内湿度等。

2、保持供电稳定性。硬盘非常忌讳供电系统的不稳定，这会造成数据的丢失，由于硬盘工作与运转存在周期性，所以如果供电忽然切断时，硬盘可能还未将一些数据进行周期性存储，数据即丢失；更严重者，可能供电的切断会将造成硬盘的短路。

3、防止人为操作不当。在平时使用时，要注意尽量减少频繁进行开关机的操作，避免产生过度消耗；在摆放机箱时，根据要求与位置合理摆放，要在其周围留有空间，同时注意远离强电源电压等，防止驱动与机箱会产生振动。

（二）移动硬盘与U盘载体的保护

移动硬盘与U盘相对于原始的电子档案载体中的软盘，已经可以算得上相当稳定了。移动硬盘的特点是可以存储大量的数据与文件，其容量基本接近硬盘，但比硬盘体积小，对环境要求不高，极具便利性；U盘与移动硬盘相似，只是数据容量较小些，但稳定性也非常高。

1、保护移动硬盘与U盘时，要注意尽量不要反复地进行读写，因为任何一种电子载体都有其读写的极值，无谓的随意读写，对移动硬盘与U盘本身是一种消耗。

2、携带时，请给移动硬盘套上保护套，因为通常移动硬盘的损坏，都是由于外力撞击或磕碰造成的，一旦过力，可能会造成无法挽回的重大损失。

3、防止病毒的入侵，不要随便将存有重要资料的移动硬盘与U盘在公共使用的电脑上使用，这样可能会遇到病毒危害，除了损坏设施以外，数据可能会外泄，导致更严重的事件。

（三）光盘载体的保护

光盘的保护要求与硬盘相似，它对于环境温湿度要求较高，如果保护不好，可能会造成光盘镭射面的损伤，数据无法读取。

1、光盘也应尽量减少读取次数，因为每一次读取，都是一种自然消耗的过程，使用时，会受到热力、摩擦力影响，累计到一定的使用次数，光盘可能就会导致变形、分解等，它的寿命即会终止。

2、由于光盘的镭射面外露，所以要严格控制空气中的温度与湿度，不当的存放，会加速其表面性质的改变，尤其是会改变光盘入射与反射光波场分布规律，造成信噪比下降的后果，直接威胁光盘使用寿命。

3、由于光盘表面需要做一些记录，所以可能会或贴或写标签于光盘正面。但光盘正面的涂层也较薄，反复涂写依然会造成光盘的损坏，所以要尽量一次性完成标记工作，不可反复涂改。

4、保护套必须要柔软。一定要给光盘配以合适的保护套，这样才能减少光盘与外界的摩擦，光盘由于较薄，镭射面又面积大，很容易摩擦刮花，这种情况一定会造成数据无法读取，往往是丢失数据的根源。

二、电子档案信息保护

电子档案的信息保护具有非常重要的意义，因为随着电子化与信息化，档案资料已经经由各种载体被保存成电子格式，这种格式虽然在保存与查阅方面为我们带来了极大的便利，但仍存在许多不足，一旦信息丢失，将会造成无法弥补的损失，所以，做好电子档案的信息保护工作，是目前的最要课题。

（一）严防病毒

病毒是一种在信息时代最有威胁与无处不在的产物。它的存在可能会导致电子档案载体的损坏，甚至严重者可能会窃取重要信息，导致高保密文件与数据的流失。

要想防止病毒危害电子档案，应首先在硬件中安装防火墙软件，为电子档案信息设置第一层屏障；同时，可携带设备也应尽量减少在公共计算机中读写与使用，防止病毒趁机入侵；最后，要定期查毒与更新防火墙工具，保证电子档案信息的安全。

（二）注意系统及时升级

为了防止数据与载体的匹配度，应注意及时更新系统，只有完善的系统才是信息保护的基础，可以为信息带来更高效的处理速度与保存方法。

（三）备份是电子档案信息保护基础

多做备份永远没有错。备份可以为电子档案信息带来可靠的信心保证，提供安全感。即使一部分设备由于不可抗力原因受到损害，也不会造成巨大的损失，所以，电子档案信息必须要做好基础备份工作。

三、结束语

电子档案载体与信息保护是档案目前面临的重要问题。但做好提前预防，就不会出现数据无法读取或丢失以及泄密的问题，防患于未燃，是电子档案信息保护的重要手段。

参考文献：

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所谓档案电子化，就是用微机对档案文献进行筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献供人们利用的过程。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件具有以下特点：电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、档案信息电子化的益处

从长远看，档案信息电子化建设涉及的不是档案管理工作的某一部分或是某个局部，而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用。具体地说，档案电子化的益处主要有以下方面：可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率，减少人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备得到物尽其用；缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性，档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献；档案信息电子化，还可实现一次投入，多次产出，信息成果可多份拷贝，这样就扩大了档案信息的社会影响，拓宽了服务范围。

三、档案信息电子化的必然性

档案信息的电子化建设是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案作为一种原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来。

第一，档案电子化，可改善档案管理工作。只有实现档案电子化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

第二，形势发展的需求。21世纪是信息化的时代，一般档案馆都藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，就失去了档案留存的意义。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案信息的电子化建设。

第三，社会强烈需求。当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，那么要了解这些详细内容恰恰只有档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，这就迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。

四、积极应对档案信息电子化带来的影响

电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。它给档案管理工作造成的影响与冲击必将是全面而深刻的。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。为此，档案界应采取如下对策：

第一，做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

第二，解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始的长期保存问题是有待档案工进行深入研究和探讨的重要课。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止损失。

第三，档案人员知识结构的变革迫在眉睫。我国档案人员要适应电子化建设的发展，适应新技术的需要，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接技术革命最根本的对策。

篇（7）

保障操作安全。对档案管理人员进行信息安全的教育和培训，是确保信息安全的重要措施。除了宣导信息安全的观念外，应着重于档案信息操作过程的安全概念，包括个人电脑的防毒措施以及资料备份的观念。档案部门除了在档案电子操作系统中安装杀毒工具之外，还应当面子件服务器上安装杀毒软件。同时，还应养成重要资料备份的习惯，将重要档案信息备份于服务器中，并备份于光碟或磁盘中，以减少还原失败的可能性。更重要的是建立异地备份的观念，使备份工作法制化。

保障档案信息内容安全。过去，档案信息全部是手动操作，录入的基本信息也只限于姓名、性别、参加工作时间以及编写档案号码，但是，由于现代社会的飞速发展，档案信息化尤为突出，显然工作落后已被时代淘汰。档案管理部门当今档能够提供的公开档案信息，主要以电子邮件及网页浏览等方式来操作。为了确保安全，档案信息以电子邮件方式发出前，应用防毒软件、电子邮件扫描软件以及阻隔浏览网页系统来确保发送资料的安全。为了防止档案信息被非法窃取，文件储存时必须先加密。为了避免因操作上的人为疏忽引起纠纷，在整套的电子档案操作过程中必须建立系统档，以便日后追踪及调查。

篇（8）

伴随着企业电子商务时代的到来，企业档案管理也伴随着企业信息资源的交流和互换进入到社会信息网络的新天地。企业档案工作者对电子档案的来源与形成的关注由原来的企业内部网而扩展到地区、国内及至国际范围内的整个网络。在这一新的网络环境下，档案人员除了继续做好企业档案信息资源的收集和保管，更多的要了解企业需求，扩大服务内容。一方面配合现代企业的营销手段，档案人员应同企业领导及专业人员一道，建立企业信息资料库，选取最能体现企业优势、树立企业良好形象的信息资源上网，宣传自己和展示自己。吸引客户和占领市场；另一方面从网上获取有效信息为企业领导经营决策、为企业生产建设发展提供服务，主动的、全过程地提、供、销、科技、质量、资金、政策等多层次的信息，建立起一套科学的、多功能的、高效的、灵活的紧盯市场的企业档案信息管理体系。这的确给企业档案工作者提出又一次挑战。

二、企业信息集成系统下的档案工作

现代企业的社会化大生产逐步由过去的劳动密集型走向自动化、程序化。计算机管理广泛应用于企业生产管理活动的方方面面。计算机进行产品的辅助设计(CAD)、辅助制造(CAM)和辅助数控编程(CAPP)，计算机参与企业管理系统的制作文件、统计和数据处理，进而发展到把集合3C的产品数据管理系统(PDM)与有关人、财、物、产、供、销的管理信息系统(MIS)和制造资源计划系统(MRP)等组合在一起的企业信息集成系统。

置身于企业信息集成系统中，企业档案工作者将发现企业档案发生了巨大变化。

首先是企业档案载体的转变。在企业实现计算机全程管理后，适时实现了信息数据的远近传递交换和处理。在企业各项管理活动中，电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如生产或开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸，而其中许多又要承袭老产品的大部分成果，因此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力，保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且有意义得多。

其次是企业档案的分类变化。旧有的企业关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破，取而代之以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同，但可以肯定的是计算机管理过程中企业的档案分类更能贴近企业的生产、经营、管理等各方面状况，分类也将更详细、更科学、更规范。

篇（9）

1.认知度偏低

档案信息的电子化管理是档案管理专业发展历史上一次划时代的进步与飞跃，传统档案管理形式结合现代化计算机与网络技术形成综合性、一体化的电子信息档案管理系统，将使档案的使用效率与便捷性得到成倍提高。然而，传统管理模式与固有的业务操作理念使大多数档案管理人员仍然习惯于既有的档案管理手法，对于电子信息化体系的功效与作用认识程度偏低，了解不深。传媒行业管理层对于档案管理现代化发展也不够了解和重视，满足于现有的档案管理与应用程度，没有从根本上认识到电子信息化对提高企业行业工作效率和效能的重要促进作用。传统档案管理方式的低效率又使现有的工作人员面临着较大的工作量无眠顾及新知识、新技能的学习与更新，由此造成档案信息电子化管理推广程度不足。

2.缺乏科学完整的体系

作为新时代经济发展与改革的产物，档案管理的电子信息化在当前的中国还没有健全的行业标准进行完备、全面的指导和约束。因此，不同地区和单位在推行广播电视档案信息电子化体系过程中不仅发展速度各有快慢，而且出现了分类不一、标准各异的问题。缺乏科学完整体系的问题不仅使档案信息电子化发展缺乏统一标准，更严重阻碍了在全国范围内推行标准体系的构建。科学完整的体系不仅有利于实现档案信息电子化的高质与高效，改变传统档案管理模式耗费大量人、财、物和潜在诸多不安全因素的缺陷，而且能够提高档案使用效率与便捷性，提高档案资料对行业发展的参考与指导作用，帮助行业在未来发展中作出正确决策。

二、优化措施

1.根据档案的类别与级别区别管理

做好档案信息电子化管理的前提在于分类和分级，不同类别和级别的档案信息采取不同的管理手段。随着传媒业的发展与扩大，档案资料的发展趋势必然是数量越来越多，规模越来越庞大。没有分类和分级的档案信息电子化最终也必将落入臃肿和混乱的困境，这对于档案的储存与使用而言将是降低工作效率甚至导致失误与错误的灾难。一般来说，档案基本可以分为两大类：重要、关键类；相对次要、普通类。重要和关键的档案信息在数量可以承受的范围内可以采取在本地存贮和使用的模式，尤其是数字化档案资料。此时较适宜使用双备份策略。档案的存贮介质一般是本地服务器，要求做好存贮前的杀毒处理并定期升级病毒库、打补丁以及安全检测等。档案资料所在单位应安排专业的网络技术管理人员负责这些档案信息的电子化管理工作。相对次要和普通档案信息则可充分利用云存贮技术，在尽量降低存贮成本的基础上实现档案的大批量保存与便捷的调用。云存贮的优势在于费用极其低廉，客户不再需要自行投入巨额资金准备大量存贮设备，也不需要为维护和管理在云端的存贮设备另外花费金钱，只需要支付少量的上网费用便可享受几乎无止境的存贮容量。劣势在于安全性相对不足，一旦将数据存放于“云”上，等于丧失了对数据的绝对控制权，无论出于何种目的，云储存服务提供商或其他个人或集团都有机会偷窥或窃取这些数据。这再次凸显了档案分类与分级的重要性，在尚未足够确保信息安全性的前提下，应当只将相对次要、普通的档案信息通过“云”存贮和使用，从而避免造成不必要的损失。

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电子档案是档案发展的产物，但是随着时代的不断发展和社会的不断进步，信息技术取得了快速发展，档案存储介质、信息技术的不断更新、黑客以及监视都是影响电子档案安全的重要因素。本文主要对电子档案安全保障策略的研究情况进行了分析。建立健全法律管理手段

1 电子档案信息安全保障策略概述

电子档案信息安全和国家信息安全有密切联系，要做好电子档案信息安全保障工作，其一，将电子档案正式纳入到法律保障的范围内：目前我国的档案管理仍然处于一个非常懵懂的状态，并不具备一个完善的法律体系，在诸多方面都存在诸多的漏洞和空白，只有将档案管理正式纳入法律的管辖范围内，才能够对电子档案的安全管理起到敲山震虎的作用，从根本上解决对电子档案的安全管理的法律保障问题。完善的电子档案法律管理体系主要包含电子档案信息公开制度，电子档案信息隐私保护制度，以及电子档案的管理制度等制度都应一一进行完善，这项工作任重道远，切不可一蹴而就，必须按部就班的妥善的对这些法律逐一进行斟酌，有效保障电子档案管理法的可执行性。

其二，要制定专门的电子档案信息安全法，现阶段我国的相关的档案的管理法律条文都零散分布于其他法律体系里，但是没有专项的电子信息安全法，在这种情况下，保障电子档案信息安全的执法力度不能够得到充分的保障。电子信息档案信息的安全对国家和社会的安全有着非常重要的作用，必须制定坚实的法律对于保障人们生命财产安全有着非常重要的保障意义，执行电子信息档案的信息安全行为以及保障措施都有着非常重要的影响因素，制定专门的法律法规能够对电子档案的执行进行良好的保障。同时，必须对法律的执行力度进行严格的贯彻落实，只有将书面的法律落实到实处，才能够从根本上解决电子档案信息的安全问题，彻底保障电子的档案信息的安全性。

2 保障电子档案信息安全的策略

传统的纸质档案信息管理是和其载体―纸张密不可分的，所有信息都是固化在纸张当中，信息只有依附在纸张上才能够保存下来并用于传递或者交流，一旦纸张发生任何就可能使信息发生消亡，档案信息的存在也就变得没有意义，因此，保障纸质档案的安全实际上就是对其载体的保护，只要保住了纸张，就保住了记载于纸张上的信息。相对于纸质档案，电子档案的保护较为复杂，因为电子档案的信息和载体具有可分离性、电子信息对系统具有一定的依赖性，并且电子档案可能受到电脑病毒的影响，这些都因素都增加了电子档案信息安全保障工作的难度。

（一）建立健全应急防范机制

当今时代是一个信息时代，信息安全和国家安全密切相关，因此，世界各国都在积极主动地采取措施提高信息安全性，以求在当今时代取得主动权，我国信息技术起步较晚与发达国家存在一定的差距，这就导致了我国的信息安全极易受到窃听、干扰、黑客攻击等因素的威胁，档案信息安全是信息安全的主要组成部分，我国取得信息主动位置的战略和保障档案信息安全工作有密切的联系。为了保证国家电子信息安全，一定要建立健全应急防范机制，首先要从全社会以及相关的档案管理部门做起，对相关人员进行业务培训，提高他们的电子档案信息安全意识，在培训活动中要将国家制定的电子信息安全以及档案管理的相关规定，积极开展电子档案安全教育工作，不断提高电子档案信息安全管理人员的责任感和，使其能够自觉地把电子档案信息安全保障工作放在首位。

建立应急防范机制，对电子档案信息安全管理工作可能出现的问题进行预计，并且提出有针对性的建议，一旦发生危机，能够及时协调各方面，及时进行反应，保证电子档案信息安全管理工作安全运行。

（二）建立良好的载体保护环境

电子信息档案可以和载体进行脱离，电子信息档案能够按照脱机的方式进行储存，用于储存电子信息档案的载体可以是磁、光介质，因此，在进行电子档案管理时，工作人员应该创建一个适宜磁、光介质的载体保护环境，首先应该保证电子信息档案是储存在专用的档案馆之中，并且该档案馆必须具有恒温、恒湿的环境，并且要具有配备自动调温调湿设备、自动喷淋设备以及监控设备，使档案馆的稳度在18°左右，相对湿度在15%～40%之间，在此温度湿度范围内，电子档案载体能够长期保存。其次，在形成和保存电子档案时应该采取高质量的除尘措施，尘埃会影响电子档案载体的保存，最好能够使用较为先进的除尘设备，并且定期采用专业的措施对除尘设备进行养护，保证设备的高质量运行，减少灰尘对电子档案载体的有影响。第三，电子档案存放馆应该避免直接在阳光下暴露，防止紫外线对其造成伤害，通常情况下，电子档案存放馆不宜设置东西向的窗，为了保证自然通风而需要设置南北向的窗时，可以通过悬挂窗帘、安装百叶窗、蓝色吸热平板玻璃或者氧化钴玻璃等措施来保证室内环境适宜保存电子档案。第四，电子档案存放室应该远离磁场、以及易产生废气的工厂，在对档案载体进行移动时，必须要轻拿轻放，防止由于搬运对载体造成破坏，在选用存放柜时，应该选用防磁柜，防止柜子对电子档案产生磁化作用。

3 结语

综上所述，当今时代是一个高速发展的信息时代，科技快速发展使电子档案成为主流的档案形式，电子档案给人们提供了巨大的方便，档案制作、存储、管理、调用工作难度越来越小，但是于此同时，电子档案的信息安全问题也日益突出，我国的电子档案管理起步较晚，其安全保障措施较发达国家还存在一定的差距，只有采取有效的电子档案信心安全保障措施才能保证电子档案信息安全，提高电子档案的信心安全性，本文讲解了信息时代下电子档案信息安全的保障措施，希望能够给相关人员一定启示，促进电子档案信息安全保障工作的快速发展，为我国的信心安全提供保障。

参考文献

[1]马仁杰，刘俊玲. 论电子档案开放利用中信息安全保障存在的问题与对策[J]. 档案学通讯，2012，03：56-60.

[2]袁晓瑛. 浅论电子档案的信息安全保障[J]. 科技创新导报，2009，16：249+251.

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当前，院信息管理系统（HIS）是国内综合性医院电子档案信息传送的主要方式，它涵盖医院各类业务与业务全过程如影像存档和通讯系统(PACS)、放射科信息系统(RIS)、实验室信息系统(LIS)等医院信息管理系统。它是通过医院建立的大数据库，利用电子计算机与现代信息通设技术装备，对医院各类电子医疗数据信息进行收集、存储、处理、提取和数据交换，满足用户预约挂号、诊疗信息查询、费用结算等功能需求平台。当前电子档案信息管理有以下原则。

1.1真实完整性原则

完整性指的是电子档案信息文件件数、数量，以及相关的背景信息、数据不存在受损、篡改和丢失，使档案信息真实、完整。然而，医院档案管理，一般都是集中在院办中的综合档案室，电子档案实行的是全程管理，基本上各科室部门办理完毕需要归档的档案资料就需要向档案部门移交，但一般的科室部门都设有自己的档案资料室，为了工作方便，并没有完全移交本部门的病历医疗档案，这些会影响电子档案信息的完整性，导致电子档案的价值受到影响。

1.2全程管理原则

当前，我国对电子档案实行的是全过程管理，即对电子文件从形成到销毁或是作为档案永久保存下来的的整个生命同期中，在每一个阶段与每一个时期，都确保电子文件或是电子档案信息内容的一致性，不可以更改。确保电子档案信息从一开始到结束生命周期中内容的一致性。全程管理通过对电子档案在每个阶段如流转、利用、保管全程的控制与监控，从而确保电子档案信息的完整性。然而，由于医院档案信息资料文件来源广泛，种类多样，而从事档案管理的工作人员人手不足，或是素质高低不一，很难现实对电子档案全程管理，这必将影响到电子档案信息的真实性与完整性。

1.3前段控制原则

前段控制是基于文件生命周期的反映，将档案的形成、保存、销毁等阶段视为完整过程，具体通过对电子档案管理过程的目标、要求和规则进行系统分析和科学整合，把文件形成阶段的所需要的管理功能尽可能在前端实现，它主要作用在于减少滞后与重复作业，提高工作效率从而确保电子档案的真实可靠性、完整安全性以及长期可读性。

2影响医院电子档案信息管理的安全因素

当前，影响到电子档案信息真实完整性的安全因素主要表现如下。

2.1环境安全因素

我们都知道，对纸质档案来说，确保纸质档案信息的安全主要是防火、防光、防湿、防尘、防虫咬等。而电子档案信息是以电信号和磁介质为媒价的数据信息存储载体，要确保磁介质中的数据信息安全，就要远离磁场的干扰，磁场的干扰会使电信号与磁介质数据发生破坏，使数据失真，从而使电子档案信息丢去真实性。同时，电源供给系统故障，也会造成电子档案信息损坏，如发突发性的断电，可能会损坏在硬盘或存储设备上的数据。

2.2来自网络安全因素

当前，互联网信息安全是一个全球性的问题，对电子档案信息安全影响的主要是来是互联网威胁。医院电子档案信息并非是封闭的、不开放的信息孤岛，它也是信息资源的重要组成部份，对于非机密的电子档案信息，对社会公众开放提供利用服务。另外，医院电子档案系统始终是处于联机的状态，这使医院电子档案信息有被计算机病毒、特洛伊木马、恶意代码和电脑黑客攻击的风险，从而造成医院电子档案信息数据文件破坏、信息被篡改，使电子文件失去了历史真实性与完整性，失去了档案的原始价值，而敏感数据信息被盗窃，将使医院机密与病人私隐被泄漏，造成不可挽回的损失与影响。因此，来自网络的威胁是医院电子档案信息最大的安全因素，这需要特别注意与认真对待。

2.3人为因素

医院电子档案信息建设是最近这几年才发展起来了，是一个较为崭新的管理课题，很多医院的规章制度还不够健全，操作还不够规范。管理者综合素质的高低直接影响医院电子档案信息管理水平。医院电子档案信息档案管理者非档案学专业的，不懂得电子档案全程管理原则、前段控制原则，就会对电子档案信息管理中随意处理，将对电子档案信息产生安全隐患；不懂得医学知识，就不知道该案卷的档案的数量、数据的份数是否准确；不懂得计算机、网络技术、数据库知识，就不能规范操作，也就不会对电子档案信息备份、对计算机硬软件杀毒，修补漏洞，医院电子档案信息的真实性、完整性与网络的安全将得不到保障。

3医院电子档案信息安全管理对策

面对层出不穷的信息安全问题，那么怎么样才能确保电子档案信息安全呢？这需要我们从环境因素、网络安全因素、人为因素上加以解决。

3.1维护安全稳定的数据库环境

解决影响电子档案信息安全的环境，首先建设独立储存电子档案信息数据库室，把数据库室设置为暗室，避光，防尘，室内除了独立的18T的光纤通道存储设备、数据核心交换机、高性能刀片服务器，并配除湿机、恒温机，以确保室内湿度与温度保持在适度的范围，并远离磁场，防止磁干扰。同时，在电源保护方面，数据库配置独立的电源室，配有交流电源，即便突然断电，交流电源可维持一段时间，使管理者能够手动关闭数据库，避免突然断电造成的数据损坏。

3.2做好网络上信息技术安全保障

确保医院电子档案信息网络上的安全，首先是备份，备份是确保即便电子档案信息受到攻击导致数据毁失还可以对数据进行恢复，是电子档案信息安全的基本保障方法。备份按地理不同可分为本地备份与异地备份，按备分的方式可分为在线备份和离线备份，按备份的略策又可分为增量备份与差分备分。在备份的储存方面上，当前，由于备份电子档案信息数据量巨大，一般都是在磁盘阵列式储存。其次是对档案信息进行加密，防止黑客与病毒入侵，对电子档案信息实行加密技术，从而防止电子档案信息的被篡改与泄密，一般加密的方法有软件加密、硬件加密与混合加密，具体来说软件加密就是利用计算机程序对电子档案生成不可读的格式，需要用专门软件才能读取，硬件加密是通过TPM加密硬件对硬件进行加密以保护电子档案数据；混合加密是通过用户认证、身份密码、权限分配等进对电子档案数据保护。再次是设置高级别的防火墙，对档案用户采取限制访问级别的限制，对于非机密档案信息，可以对社会开放，对于限制用户数量密级的档案，按全程管理原则与前段控制原则，在电子信息形成时涉及到哪一个用户，为用户授权的访问级别，未经授权的无权访问，确保电子档案信息在合法用户范围内利用，从而防止人为对电子档案信息篡改，维护电子档案信息的真实完整。