档案整理服务要求大全11篇

档案整理服务要求篇（1）

[分类号]G273

计算机及网络技术催生的信息革命对人们的社会生活造成了深远的影响，也为档案事业的发展提出了新的挑战，主要表现为两方面：①档案馆能否积极应用先进技术，使自身的管理水平和业务能力站上新的高度；②面对大量的电子文件与电子档案，档案馆能否善用自己在长期档案管理实践中积累的经验，解决网络环境下电子文档管理的新问题。若应对得当，则正如加拿大档案学者特里・库克所说：“我们就可能抓住了一个绝妙的时机来提高我们的地位……像古埃及档案同神一样，重新坐回上帝的身边”。为此，当前各国档案界无不将信息化服务作为应对挑战的主要手段，美国、英国及加拿大等国的国家档案网站已基本实现在线档案资源整合及国内各档案数据库的“一站式”检索，并可提供形式多样、内容丰富的档案全文信息，有效地促进了档案利用。

1　我国档案信息化服务瓶颈剖析

我国档案信息化工作通过多年来的建设，历经从计算机辅助检索到档案网站，再到数字档案馆的发展进步，已取得相当的成绩。但具体到档案信息化服务方面，用户却始终无法方便快捷地从档案馆获取急需的、有应用价值的信息资源与服务，造成档案资源利用率低，档案馆无人问津的尴尬局面。究其原因，是因为我国档案信息化服务实施过程中还存在诸多障碍：

1.1　共建共享组织不力

我国各级主管部门对档案信息化服务缺少“顶层设计”，导致档案馆共建共享工作滞后，具体表现为：①档案馆之间各自为战，权威标准的缺乏使得大多数档案馆仍孤立、分散地进行资源建设和服务开发，形成了大量的“信息孤岛”，档案信息资源往往因存储结构或载体的不同而不能互通，给用户利用造成了很大不便；②与其他信息服务机构缺少合作，图书、情报等信息服务机构中一些先进的服务方式颇值得档案部门借鉴，其信息储备也可作为档案资源的有力补充，扩大档案服务范围，但一直以来档案部门未能与之实现资源共享，致使档案信息化服务发展缓慢；③与档案形成机关对接不畅，政府机关形成的文件是档案馆馆藏的不竭来源，然而我国档案馆与其他政府机关缺乏配合，使得档案文件接收不畅，“原材料”更新缓慢自然不利于档案信息化服务的顺利运行。

1.2　信息开发层次偏低

目前国内档案部门对档案信息资源的开发意识较薄弱，政策上对开发工作的权责分配不够明确，再加上开发手段、技术、人员等方面的不足，直接导致我国档案信息资源开发深度的缺乏。例如作为我国档案信息化建设主要成果的档案网站，多数只包含“局馆概况”、“领导致辞”及“全宗简介”等栏目，内容质量偏低。档案馆中可供利用的档案材料大多也处于一次文献状态，没有得到有效的开发与增值。这样的信息开发层次无疑会增加用户利用档案资源的难度，产生负面的影响，使得用户怯于接受档案信息服务，从而影响了档案资源利用率，制约了档案信息化服务的有效开展。

1.3　服务理念落后

随着信息技术的不断进步，用户对信息服务的要求也在逐步提高。当前用户需要的首先是知识化的服务，要求档案馆不再只提供孤立的信息片段，而是可以解决具体问题的知识；其次是个性化的服务，要求档案馆能够针对用户个人的需求提供专门服务；最后是互动式的服务，不但要求档案馆与用户进行互动，还需要档案馆搭建用户间互动的平台。但是目前我国档案信息化服务工作仍主要以档案馆及其馆藏资源为导向，以闭门造车的方式进行，未能充分考虑用户的利用需求，其服务理念还相当落后。

2　档案知识门户及其优势

2.1　档案知识门户的概念

面对瓶颈，我们只有开拓视野，充分借鉴其他领域的相关经验，才能取得突破。放眼图书、情报及企业领域可以发现，建立知识门户是推进其信息化服务的最新手段与方向。面对“信息孤岛”和内外网互动问题，企业界选择了企业知识门户(EKP)作为应对措施；图书、情报领域也开始了关于知识门户的理论研究和实践探索，泰达网上图书馆、上海图书馆网上联合知识导航站的建立起到了良好的表率作用。鉴于此，发展档案知识门户极有可能成为档案信息化服务取得突破的关键。

追本溯源，档案知识门户是网络门户的一种，所谓网络门户则是互联网资源与服务的统一接入点，为人们提供了获取某领域相关信息的中心人口。知识门户即是一种支持知识获取、传播和存储的网络门户应用。其概念最初发源于企业领域，目前学界普遍将其理解为企业知识管理系统与信息门户的结合，是企业业务参与者所需相关知识的统一入口，提供高级商务智能和决策支持。将知识门户与档案管理实践有机结合则形成档案知识门户，它着眼于管理和服务两个方面。对内，档案知识门户构成知识管理系统，辅助档案业务处理，挖掘馆员隐性知识，搭建馆员学习交流平台，以保障档案管理部门的高效运转与稳定发展；对外，档案知识门户发挥知识服务系统的作用，依托掌握的各类信息资源(尤其是档案信息资源)，综合运用知识发现、获取、组织、挖掘、转化等方法，供给用户包含新智力要素的知识信息，帮助用户在解决问题的同时提高知识获取与知识创新能力。综上，笔者认为，档案知识门户是为满足档案信息化需要应运而生的一种应用平台，它以档案机构内外部异构资源与服务整合为基础，以融入新智力要素的知识发现、转化、开发和导航为手段，在促进机构知识管理实现的同时向用户提供统一知识资源获取入口和个性化获取方式，实现知识交流共享与创新。

2.2　档案知识门户的优势

2.2.1　尊重用户需求　用户需求可分为三个层次：基本需求、期望需求和潜在需求。基本需求是服务提供过程中必须满足的属性与功能；期望需求不是完成服务所必须的，但是用户想要得到满足的需求；潜在需求则属于用户自身并未认识到，但得到满足后会带来高满意度与惊喜的需求。长期以来，档案馆资源导向型服务方式是制约档案信息化和档案价值广泛实现的重要因素之一，而档案知识门户恰能提供用户需求导向服务，即以用户需求为核心，满足用户各层面需求的服务。档案知识门户以广泛全面的知识采集整理、准确清晰的知识导航与便捷的获取手段满足用户基本知识需求；通过定制服务、专家匹配、在线交流及备忘录等功能满足用户的期望需求；凭借对用户行为的收集与挖掘及据此完成的知识资源推送主动发现且及时满足用户的潜在需求，从而实现用户需求导向型服务。

2.2.2　服务差异化　由于身份、年龄、教育背景及利用目的等不同，用户对档案知识资源的需求也会有千

差万别。如，历史学家需要的可能是真实、准确、互相关联且完整性较高的原始记录及历史事件的内在联系，而普通公众更感兴趣的可能是历史掌故类阅读材料。因此，档案信息化服务必须体现差异性，以差异化服务满足个性化需求，才能有效提高用户满意度。

档案知识门户不但对知识资源按学科领域进行纵向梳理，更能够按知识深度横向分层，以针对性地满足有着不同知识需求层次的用户。其丰富的个性化服务内容、清晰的导航功能和灵活的个人应用界面，更为用户以最习惯的方式获取到最需要且最适合的知识提供了有力保障。

2.2.3　扩大档案服务可及性　档案知识门户除定向收集档案资源外，还可通过互联网采集全球范围内知识资源，从内容上保证了档案信息化服务的普适性。同时，作为数字档案资源的统一获取入口，它帮助用户在不了解专业档案检索途径的条件下，仍可在第一时间检索获取所需档案材料，且比普通搜索引擎具有更高的准确度。这不但意味着现有档案资源在网络服务设施上的集中展示，更赋予任何有利用需求的用户方便获取档案知识资源的能力，使得档案信息化服务的可及性得到前所未有的扩展，充分发挥档案社会服务作用，进而扩大档案行业影响力。

基于以上突出优势，笔者认为，将知识门户与档案业务实践有机融合而成的档案知识门户无疑是我国档案信息化服务突破当前瓶颈的努力方向。

3　档案知识门户体系架构及其功能

由于目标及环境的不同，档案知识门户在技术上不会有也不需要固定的解决方案，但设计完善的体系架构则能为其提供统一而良好的建设平台。所谓体系架构，指系统各组成部分及它们之间的交互。美国学者奥斯汀认为，典型的组织架构应包括三层(数据层、业务处理层和用户界面)，加拿大学者杜非则认为包括知识管理辅助工具、知识获取工具、知识存储、知识原型和用户界面的五层架构更适合于知识门户系统。本文在参考融合此两种架构模型的基础上，结合档案实践具体特点，设计了档案知识门户体系架构，如图1所示：

3.1　档案知识门户架构

3.1.1　知识基础层　知识储备是档案知识门户提供服务的基础。档案馆通过信息资源采集与开发模块对馆藏信息资源、合作单位共享资源、内外部网络信息资源及馆员经验知识进行广泛地收集，并由专人进行分类、加工和整理后存入知识库。鉴于所采集的知识类型、格式各有不同，知识存储也可采用文件服务器、数据库、群件服务器、文档管理系统或网站等多种形式来实行，每种存储形式都是独立的物理实体，它们联合起来则构成统一的虚拟知识库。中间件为门户的功能集成与拓展提供支持，通过应用集成接口档案馆可实现外部服务或内部业务的广泛集成。

3.1.2　应用功能层　档案知识门户应包括个性化、业务支持、协同共享和知识地图4个主要功能模块。其中，个性化功能贯穿着整个门户的服务理念与过程，贴合用户需求，使用户以最习惯的方式获取到最需要的知识；业务支持模块可作为馆员的办公入口，协助馆员完成日常工作；协同共享模块提供了馆员、用户、专家及合作单位等多方交流平台，为馆内各业务的协同开展及馆内外知识共享、转化与创新提供了良好的环境；知识地图能够跨越逻辑分类和存放地点的限制，在数据孤岛间建立连接，实现异构资源的虚拟整合，支持知识检索与导航，为用户展现整个馆藏中的知识对象。

3.1.3　用户界面层　档案知识门户通过应用程序调用接口实现功能响应，通过页面聚合技术完成可视化的需求反馈，最终由个人界面将知识内容以用户要求的方式呈现给用户。这里的用户可以是一般意义上的档案馆用户也可是档案馆馆员、管理者或合作单位等。此外，档案知识门户还可通过用户界面实现访问控制和身份验证，满足档案信息资源保密性的要求。

3.2　档案知识门户功能实现

概括来讲，档案知识门户为档案知识管理与知识服务提供了实现平台，通过知识管理的理论与方法提供知识服务。其主要功能包括如下方面：

3.2.1　资源整合　资源整合是档案知识门户的核心，是其他功能的前提，可分为基础资源整合与应用资源整合。前者通过信息采集与开发对形态、来源、结构、格式及内容各异的档案信息资源、知识和服务进行无缝集成，为知识服务提供“原料”基础。后者能够屏蔽各种应用系统在技术、接口和实现语言方面的差异，通过一个核心组件服务器将其集成在一起实施各系统的独立或联合应用。

3.2.2　知识开发　档案知识门户依托整合的信息资源，对其进行加工、过滤、提炼、分类与重组，自动抽取元数据，帮助用户认知档案知识信息及其相互间关系，使档案信息资源从独立的信息片段升华为系统的知识，在存入知识库的同时以可视化知识地图的形式为用户导航。对档案机构来讲，档案知识门户在整合的业务环节中注重对个人隐性知识的析取与总结，使其提升为组织显性知识，为档案机构组织文化形成、自身成长和长远发展提供支持。

3.2.3　统一获取　在资源整合的基础上，用户可以通过档案知识门户“一站式”地检索并获取所需的各种异构档案知识与服务，或与掌握知识的个人或机构取得联系，从而完成知识发现，获得面临问题的解决方案。组织内部员工与合作伙伴可透过门户的应用资源整合功能掌控各业务环节，获取业务处理相关信息与数据，高效履行办公与管理职能。

3.2.4　交流共享　档案知识门户为档案部门、协作单位、员工和用户构筑了交流沟通平台，以虚拟会议室及网络留言板等形式迅速建立知识拥有者和知识需要者间的联系，促进显、隐性知识间转化，以达到知识共享目的。在这种交流共享的过程中，知识会不断得到升华，产生创新。各参与主体均可通过档案知识门户获取所需知识，解决实际问题。

档案整理服务要求篇（2）

创新是时代的必然要求。知识经济时代的到来，要求社会科技创新、体制创新。知识经济社会必然是以知识为基础，以高科技为支柱，以创造性的智力为依托，依靠知识和信息进行经济可持续发展。在这样的背景下，社会对档案事业的传统格局和传统的运作方式提出了许多新的需求。现今提供利用的档案，不仅有文书档案，也有科技档案、专业档案、声像档案、实物档案等，以及从档案原件中提炼、加工出来的档案信息。要求能够快捷、方便地查询到自己所需要的信息，这种档案信息需求的大潮，已经开始冲击档案传统的服务方式。随着现代化管理技术的广泛运用，电子文件的大量产生，档案室不仅要接收和管理传统的纸质档案资料，而且还要接收和管理电子形式的档案以及多种新型载体的档案，这种趋势已越来越明显。从服务方式上看，除要求提供档案原件进行摘抄外，还要求提供不同载体档案的修复、保护、复制服务。而且这种需求已形成较高的呼声，时代要求档案工作必须打破常规，创新管理和服务机制。这些新情况新问题迫切需要广大档案工作者既要在思想上高度重视，又要在行动上主动探索，更要在实践上积极创新，才能使档案工作跟上形势的发展，发挥其应有的作用。

1.思想观念的创新

档案是一个庞大的信息库，但各种信息比较零散地储存在众多的单体档案中，只有根据需要，把相关信息系统地、规范地整理出来，才能更好的发挥档案的信息作用，体现档案的信息价值。因此，把档案内容通过加工整理变成更直接、更适应经济建设和改革开放需要的信息，是档案部门义不容辞的职责，也是社会主义市场经济体制对档案工作提出的新的要求。二是要有强烈的信息推销意识。档案有巨大的信息量和需求市场，档案部门要把档案转化为“适销对路”的信息，就要搞好调整研究，了解市场，明确市场需求，掌握市场动态确定信息转化的目标和内容。三是要进一步强化档案的效益意识。市场经济的发展，为档案工作充实了丰富的内涵，要想适应市场经济的发展要求，使档案更加有效地为经济建设和改革开放服务，必须改变过去档案工作无所作为的思想，强化档案的效益意识。

档案管理现代化的不断完善和深化，现代化科学技术手段和先进的科学管理方法，都要由人去掌握和运用，因此，思想观念的创新还需要增强档案人员现代化意识，实现档案人员的现代化。

增强现代化意识，就是在实现档案管理现代化，发展档案事业的过程中，档案工作人员要树立与全国现代化建设目标、规模和方法相适应的思想和观念，即树立与时展和社会进步相适应的思想观点。实现档案管理现代化，必须要求管理思想现代化。管理思想现代化不是抽象的存在，它要在科学管理的理论指导下，从实践出发，总结经验教训，大胆探索和改革，改变一切不适应的管理方式，按照档案和档案管理的发展规律和特点，全面推行科学管理。

2.档案工作的管理创新

宏观管理创新。宏观管理包括档案工作的当前发展方向和未来发展趋势、档案工作的宏观决策以及档案人员职业素质的培养。这里重点要把握五个方面的创新：一是长远目标的创新。要把当前的工作与档案工作的方针、政策、法律法规结合起来，即把近期发展目标定在未来发展需要的基础之上，既立足当前，又着眼长远。二是大局观念的创新，要走出档案工作单纯是档案部门之事的误区，把档案工作定位在各项工作需要的基础之上，尤其是定位在重大活动的事前、事中、事后的全程参与之中。三是深层次编研加工的创新。档案不但要管好，更要开发利用好。要十分重视并积极开展档案资料的编研加工，要通过去粗取精、去伪存真，把档案的潜在价值转变为现实的利用价值。四是人才培养的创新。要把档案工作的着眼点放在以人为本、精心培养造就一支“政治强、业务精、作风正”的高素质档案管理队伍上。五是全方位开发利用的创新。要改变过去重管（藏）轻用的传统做法，逐步做到管和利用同步进行，开发与利用相得益彰，尤其要加强专业档案（会计档案、文书档案）和特色档案的依法征集和开发利用。

微观管理创新。档案工作从收集、整理、鉴定、保管到利用，是一系列密不可分的工作程序，而每一程序都有很强的规定性。国家档案局从我国机关档案工作的实际出发，为适应档案管理现代化的需要，颁布了《存档文件管理规则》，一改机关传统的档案管理工作方式，既兼顾计算机和手工管理，又兼顾机关档案室和档案馆的有机衔接，其实质就是对档案“整理”程序规定的一种创新。随着科学技术的发展，档案载体己呈现出多样化的趋势，由传统的文书档案为主，转为文书、专业、实地和特殊载体档案并重。在办公自动化条件下，对“文档一体化管理”的研究，还要在实践中不断创新和完整。只有管理创新，档案工作才能高效运转，才能事半功倍，档案事业才能持续健康发展。

3.档案服务的创新

档案服务创新主要有两个方面的意义。一是档案服务创新是档案事业持续发展的根本动力。档案服务是档案工作的中心，档案工作通过服务才能发挥其应有的作用，才能使档案事业与社会经济协调发展，使档案事业充满生机与活力，走上可持续发展的道路。二是服务创新是档案部门加强和改进作风建设的重要体现，档案部门要以党的指导精神为指导，进一步加强作风建设，在构建社会主义和谐社会中，塑造档案部门的好形象。档案部门要立足于服务经济社会发展大局，通过服务创新，充分发挥档案的作用，切实提高服务水平，不断开拓，与时俱进。

档案整理服务要求篇（3）

一、加强档案资源储备建设

目前，各级档案行政管理部门要进一步理顺与其他专业主管部门在档案管理方面的关系。从实际情况出发，运用各种手段科学，系统地整合档案资源，包括整合同一地区内不同档案机构的档案资源，整合同一系统、不同地区档案机构的档案资源，整合不同系统、不同地区档案机构的档案资源，采取科学的方式妥善处理党政文书档案、民生档案、城建档案、国土资源档案、房地产权档案、婚姻家庭档案等档案资源的归属和流向问题，促进档案资源的配置进一步优化，为提高档案信息服务能力奠定坚实的物质基础。

在新形势下，我国档案资源建设工作要顺应时代需求，不断完善相关的规章制度和业务规范标准，加强业务管理，创新管理体制，加强各级档案馆与调整文件归档范围和保管期限，确保将所有反映党和国家重要工作的、反映本单位的基本职能的，涉及单位职工、关系广大群众切身利益的文件材料列入归档范围，并延长其保管期限。

二、调整档案服务机制

当今，我国档案服务能力建设工作所面临的宏观环境正在发生重大的变化，以信息公开为代表的社会大环境在转型，各级用户的档案服务需求领域在拓展，对档案服务能力的服务领域以及服务力度的要求在逐步增加，这就需要我国档案服务能力建设必须及时调整服务机制，改变服务方式和服务手段，有所创新。服务机制的创新完善是保证我国档案服务能力建设的具体细节落实到实处的重要保障。

三、拓展服务方式和内容

各级档案部门应在日常的借阅服务之外，继续积极探索新的服务方式，延伸服务内容，开展多样化的档案服务，例如开展咨询服务、跟踪服务以及定向服务，用户可以通过向档案工作人员的咨询获取自身所需的档案信息，满足自身档案服务需求，在节省用户利用时间的同时，档案人员还可以通过咨询服务以及后续的跟踪、定向服务进行调研和调查，根据用户需求的反馈资料，主动地了解和研究社会各界、各级用户的档案服务需求情况，对社会档案服务需求进行预测研究，这样，档案部门就可以在掌握客观需求情况以及预测未来服务需求趋势的基础上提供有效服务、提高服务水平。

此外，随着改革开放的不断深入，民生档案利用率的日益增长，公民希望能够及时全面地了解到有关政策信息，为适应新形势要求，随着民生档案资源的建设，民生档案利用率的日益增长，档案部门还需要进一步探索面向百姓、服务民生的服务方式，例如印发相关的《政策指南》、《用户指南》等等，将档案服务普及到群众的手里。

四、采用现代化服务手段

通过网络技术平台，开展档案信息网络服务，进行档案信息资源共享工程建设，依据相关学科的数字化发展研究成果，构建相关的档案资源数据库，建设数字档案馆等等，这些都是需要档案部门不断探索！研究以及完善发展的现代化档案服务手段。

档案部门一方面要进一步完善电子文件的管理手段，构建信息资源共享数据库，并建立专门的电子文件数据管理中心，集中管理共享区域内各单位归档的电子文件，并在网站上提供非保密级别或者有限制级别的电子文件的查询、利用服务，保证电子文件在整个部门服务器上收集、归档以及提供查询利用服务；另一方面要加强档案部门的网页网站，以及内部局域网的建设，加强企事业单位的网站与档案管理服务之间的联系，掌握在线服务的现代化手段；各级档案馆要进一步深入研究档案数字化工程，完善数字档案馆建设，加快掌握现代化服务手段的进程，使得档案服务能力建设紧跟档案服务需求。

五、档案服务能力评价指标体系的主要内容

裆案服务能力建设涉及档案工作的方方面面，从一定意义上来说，要想通过能力评价指标体系对其进行全面细致的评估，这还是一项有待深入研究和仔细斟酌的工作，其能力评价指标体系的构建并非一日之功。笔者在结合相关材料，借鉴其他学科领域的相关研究成果后，依据档案服务能力的时代内涵尝试从宏观的角度去构建档案服务能力评价指标体系的主体框架和主要内容。

（一）现代化服务设施配备指标

新时期，现代化服务设备设施的配备情况，也成为评价档案服务能力的重要指标之一，计算机以及网络的装配情况，装配质量，直接影响着档案服务手段，服务方式的发展和完善，进一步关系到档案服务能力的建设情况。

现化服务设施配备指标包括计算机的装备率，即档案部门计算机总数与员工总数之比，计算机的装备，是开展现代化档案服务的首要基础：档案网络管理系统的质量，即档案部门是否采用了档案网络管理系统对本单位的档案资源进行管理以及提供服务，其所采用的档案网络管理系统质量是否过硬，对档案的录入、修改、查找、删除、统计、查询、预览、编辑等工作是否方便快捷，检索是否迅速、主动面向社会各级用户，提供开发成果，解决服务需求。

（二）服务质量指标

服务质量是档案服务能力优劣的最直观体现，同时服务质量也是最难考量的一个方面，这就需要我们档案部门制定完善的档案服务质量调查方法和策略。具体从以下几个方面对档案服务质量进行评估：

1.服务方式的健全程度，随着档案服务需求的拓展，档案服务的用户参差不齐，对于服务方式的要求也日益扩展，因此档案部门的档案服务方式是否能满足绝大多数用户的需求，这也是考量档案服务能力的一个重要方面。从当前的实际工作情况来看，咨询服务、电话热线服务、跟踪调研服务、远程服务等几个方面是档案服务必不可少的服务方式；

2.网络平台质量，随着网络信息平台的不断完善，人们对于通过网络获取档案信息的服务需求也在日益增加，档案部门的网络档案信息平台建设质量是否能够满足用户的需求，这是考量信息时代档案服务能力优劣的一个重要方面，档案网络平台质量主要包括：

（1）网站信息容量是否与档案部门实际工作内容相符合，有些档案网站的建设网站内容少，用户可查询到的档案信息远远不够；

（2）网站信息更新速度，有些网站的档案信息更新不及时，好多实时的信息都未能及时公布，这个用户及时查询档案信息造成了极大困难；

（3）数据库资源覆盖率以及数据库检索利用效率，档案网络平台所采用的数据库资源是否完整，用户操作是否便捷，这是关系到用户信息利用的直接因素；

（4）用户满意度，这是最难考量的一个工作部分。

（三）档案资源开发水平评估指标

档案资源开发水平的评估，主要是评价开发人员的素质！开发成果的社会利用率，以及开发投入的人力、物力、财力、时间等成本与开发成果所产生的社会效益或是经济效益之间的比率，开发团队的素质决定了开发成果的质量高低，也直接影响档案资源开发结果的质量，配置合理科学的高素质开发人员结构，才能充分发挥档案资源开发工作的效能；及时了解档案资源开发成果的利用率，及时掌握档案资源开发成果是否适应社会的档案资源服务需求，能够明确档案开发服务工作的准确性；通过开发投入的人力、物力、财力、时间等成本与开发成果所产生的社会效益或是经济效益之间的比率，我们可以了解到档案资源开发工作是否成功，有哪些环节需要调整，及时掌握档案资源开发质量，明确档案部门服务的主动性，调整档案部主动服务。

档案整理服务要求篇（4）

创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。创新对国家兴衰和发展如此重要，对档案管理工作也不例外。在信息和知识发展的时代，面对新形势下的新问题、新挑战，档案管理工作者必须与时代要求相呼应，以创新思维指导各项工作，只有这样才能不断推动档案管理工作向更高层次迈进，使档案事业适应和服务于社会各项事业，促进档案事业可持续发展，跟上当今和未来世界发展的步伐。

新时代要求档案工作必须打破常规，创新管理方式和服务机制，既要求广大档案工作者在思想上高度重视，又要在行动上主动探索，积极创新，这样才能提高服务质量和工作绩效。

一、创新档案管理方式

档案室虽然收藏有丰富的信息资源，但是相对于使用者的多样化要求，仍然会感到所藏资源的不足。主要是由于档案资源量的有限性和管理方式落后导致的利用效率不高。所以必须在充实收藏内容、提高收藏质量的基础上，有目的、有重点、有计划地采集用户的需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。近年来，我们对奎屯市信息中心的历史技术档案进行系统规范化的装订、整理工作，使档案规范化、专业化；完成奎屯市政府电子政务工作二十年发展史志基本档案信息的收集、加工、整理、编撰工作。通过对信息收集处理加工，使奎屯市电子政务史更符合现代档案管理的要求，更便于储存、查找。同时，随着现代化设备、技术的广泛应用，要求档案管理的方式必须与时俱进地创新，最突出的特点是档案实体和档案信息分离。传统纸质档案的管理方式建立在手工操作的基础上，而现代电子档案、声像档案的管理，则必须顺应计算机技术、声像技术、网络技术迅速发展的新形势，跟上现代化的步伐。我对奎屯市信息中心2003年以后的技术资料按照现代档案管理的要求进行电子编目，使档案实体和档案信息分离，档案的信息与物质载体分离，达到简化立卷、深化检索的目的，使奎屯市信息中心的档案实体只作为保管单位进行简易组合，以便保管、保护和统计；而档案信息检索、传输的主要对象，脱离实体更便于作深层次加工、贮存，实现计算机检索和在网上传输。

二、创新档案服务方式

档案服务是档案工作的中心，档案工作通过服务才能发挥其应有的作用，使档案事业与社会经济协调发展，充满生机与活力，走上可持续发展的道路。档案服务创新，应当着重把握两个方面：一是档案服务内容和范围的创新。随着经济社会的发展，档案服务的内容和范围是不断扩大的，这是适应更好地进行档案服务工作和为需求者提供更优质档案服务的必然要求。二是档案服务方式的创新。随着高新技术的广泛应用，档案的保管条件逐步改善，同时档案服务形式较过去有了极大的变化。在工作中，我们要加强和提高档案服务的主动性、针对性和及时性；要重视和加强对档案利用者的研究，不仅研究利用者当前的需要，还研究利用者潜在的需求，以便最大限度地消除利用者利用档案的障碍，以利用者的需求和潜在需求加强档案服务的创新。近年来，奎屯市信息中心开展“信息化”、“融资贷款”、“中小微企业发展状况”和“企业用工五状况”专项调查共四期，整理回收调查表600余份，并形成有实用价值的调查报告，以此为依据为企业提供项目与技术咨询100余次，最终帮助企业成功的申报项目12个，使中小微企业到位资金达685万元，共整理技术档案80余卷，有效地帮助中小微企业，极大地促进奎屯市经济的发展。

三、创新档案管理工作机制

档案整理服务要求篇（5）

人社部门管理着干部职工的人事档案、社保业务档案、行政文书档案、财务档案等资源，社保档案更是“记录一生、管理一生、跟踪一生、服务一生”的惠民工程，涉及多部门，形成范围广，业务性强，且与人民群众利益密切相关，要把加强社保档案工作，作为服务民生、维护社会稳定，促进社会和谐的一项重要惠民工程来抓。档案管理工作既是人社部门要做好的一项基础性工作，也是人社部门开展各项工作的重要保障。

一、研剖问题，深入调研，在探索档案管理实践上求突破

一要研剖档案管理存在问题。当前，社保档案管理中存有档案的分散管理与群众的集中利用相矛盾；档案的收集范围狭窄与利用需求广泛相矛盾；档案管理散乱、不规范、不齐全，使档案面临着流失、失控的现象等方面的问题。针对社保档案资料收集不全、管理不规范、利用困难等突出问题，应该对经手人员进行集中培训、统一模式，共同研究可行方法，积极探索建立起科学的社保档案管理模式。

二要推行社保档案集中管理。顺应民生需求，从抓档案资源整合入手，通过调研了解到，档案资源的整合对优化服务、快捷利用提供了极大方便，在人社部门为社保事业发展和为老百姓服务中发挥着积极的作用。社保档案是社会保障工作活动中形成的真实记录，是维护人民群众合法权益的客观依据，也是社会保障工作可持续发展的内在需要。要加大考核力度，档案资源整合后，应将档案管理工作纳入全系统年度考核工作目标进行考核；要建章立制，要求建立健全各项档案管理制度，使档案工作朝着规范化、制度化方向发展；要加强培训，档案人员每月不少于一次，每年不少于12次的业务培训。通过强化培训，使档案人员的业务水平得到全面提高。

三要发挥社保档案服务效能。信息化已成为比资产更为重要的战略资源，紧紧围绕信息化建设这个重点，创新思维，狠抓资源数据库建设。通过调研，在做好档案纸质管理的同时，建设档案电子化，实现纸质档案与电子档案并存，最后实现以电子档案利用为主，全部实现计算机检索，通过触摸屏直接查找到所需的信息，才能进一步发挥档案功能与效用。

二、强化管理，加大投入，在提高档案管理水平上求实效

一要健全档案管理机构。要将档案工作纳入重要工作议程，纳入局系统年度工作考核目标，明确人力资源档案馆负责档案管理的具体业务工作，配备专职档案员，各科室、中心明确1名兼职档案员，由档案工作领导小组对档案管理工作进行政策指导，全局形成上有领导、下有具体负责人的档案管理工作网络。严格规定档案的收集、鉴别、整理、查阅、借阅、传递以及档案的安全、保密、保管等工作流程，实行统一管理，明确档案管理的岗位职责，为做好档案工作提供强有力的组织保障。

二要完善档案硬件设施。档案硬件设施建设是档案管理的重要工作之一，要抓紧抓实抓好。场地建设要到位。库房容量是档案保管的必备条件，确保能保证10年档案增加的容量。就目前我局科室、单位保管的档案情况来看，需要500平方以上的库房。硬件配备要到位。移动密集架、服务器、空调机、监控、除臭机、杀菌机、除湿机、吸尘器、防磁柜、灭火器、温湿度仪以及扫描仪、复印机、电脑、打印机等档案保管所需设施、设备，达到档案保管“十二防”要求。软件开发要到位。利用软件系统，建成业务数字库和图片管理库，争取在局内部联网，实现内部信息共享。

三要强化档案整理归档。注重日常收集。日常工作中形成的材料，处理完备后按要求整理限期移交局档案馆；实施动态管理。档案入库前，要对其真实性、完整性、可用性、时限性和保密程度进行分类鉴定和处理；实现档案数字化。在完成档案基础工作以后，加快文书档案和业务档案数字化建设；填补声像档案空白。对近年来局系统主要职能活动和重要工作成果的图片进行收集、整理和归档，便于更好地利用查找。

三、注重培养，优化服务，在建设档案管理队伍上求作为

一要注重提高职业道德。档案工作者要严格遵守规章制度，维护档案的真实性、安全性、完整性和保密性。要统一建库，联网共享。按已确定的档案信息化顺序和档案关键信息核准表格，按顺序、分阶段逐步录入档案信息，建立统一的档案信息库，业务经办人员在一定的权限下联网检索，直接查阅所需的档案信息，不需要接触档案原件。

档案整理服务要求篇（6）

在时代迅速发展着的今天，人们对数据库已然有了一定的认识，尤其是大数据时代的发展，更是直接推动者各行各业的工作内容信息，实现了深层次的融合，所展现出来的档案信息也更加科学完善。一直以来，档案信息管理都是企事业单位工作的主要内容，对于整体工作效率的提升，有着十分重要的作用。现阶段，我国的经济建设步伐不断加快，企事业单位迅速发现，当前的档案管理方式，已然存在较多的不完善，需要进行科学地改革和调整，进而使得整体的工作效率发挥到最高，满足当前社会发展的实际需求。在众多的档案信息管理方法中，构建档案信息服务数据库属于最为先进的一种，而且它的工作实效性相当高，有利于档案管理部门在较短的时间内为客户提供全面有效的信息服务。但是，建立档案信息的数据库并不容易，不仅需要将一定的数据信息内容完全地输入进入，而且需要进行不断地更新和完善。同时。还面临着外界的多重威胁，如果不能进行科学有效地优化和调整，将会在后期的管理过程中，出现较多的问题。

一、构建档案信息服务数据库的基础：档案信息输入

在实际的档案信息服务数据库的建立中，档案管理人员首先需要将现有的档案数据信息完全地输入档案信息服务数据库当中，而这一项工作地开展，不仅仅是档案信息服务数据库建立的基础，同时也是后期档案信息服务的重要标准，对整个档案信息数据库有着最为直接的影响。

在档案信息输入数据库的过程中，档案管理人员需要切实地重视以下几个注意事项：首先是对档案信息数据的分类。如果在输入信息的过程中，没有对数据库的内容进行分类，将会对整体的档案信息服务产生最为直接的影响，导致整体的档案服务信息十分混乱，查找起来相当地不容易。在为客户服务的过程中，也容易产生相当大的时间损耗，使得服务质量大幅度地下降，人们更加会对这样的服务流程产生一定的不满。因此，档案管理部门在建设档案信息数据库的时候，需要实时地进行档案信息的分类，将它们分别进行归档整理，一方面便于档案信息服务数据库在较短的时间内建设完成，另一方面也有利于档案信息服务数据库具有全新的服务特点，能够切实满足人们的实际需求。同时，在对档案信息管理进行明确地分类以后，企事业单位对于它的工作和服务内容也会更加完善，分别根据其中的不同内容，创设最为合理的服务体系。其次，在进行档案信息输入的过程中，为了便于查找，还要为不同的数据信息分别打上一定的标签，这些标签一般会选取具有一定特点的编码，查找起来十分容易。当客户想要查找数据的时候，工作人员能够在最短的时间内，根据标签的特殊性，迅速有效地为客户寻找到相应的档案信息资料。再之，档案信息输入是一项完善明确的工作流程，需要操作人员具有较高的认知度，同时还必须保证数据的准确性。如果输入的数据存在多方面的问题，不仅不利于基础的档案信息服务，还会使得人们降低对档案信息服务的关注度，产生多种不好的印象。最后，建立数据库的目的，本身是为了更好地服务于客户，如果对于客户的服务并没有丝毫的改善，则不需要花费大量的资金和时间和建设数据库。因此，在进行档案输入的时候，需要工作人员具有高度的责任感，认识到自己工作的重要性，积极地进行工作上的创新和整改，一旦出现某一部分的误差，应当迅速做出调整，如果调整不善，则应当对客户的档案资料进行针对性地重新输入或者搜集整理。

二、构建档案信息服务数据库的核心：以人为本

构建档案信息服务数据库的基本目的，是为了更好地提升对客户的服务，因而管理部门不能仅仅重视其中的档案内容和管理方法，而应当对其中的服务内容进行着重地关注，根据不同的客户，提供最为切实的档案信息服务。比如，某一个客户急需找到自己在本企事业单位的档案资料，但是操作的流程相对较为复杂，需要经过多个部门的层层批准。在这个时候，管理部门应当本着人本主义的思想，在确定客户所找寻档案没有任何不良问题的基础上，迅速地通过数据库中的寻找服务进行，进而使客户能够在最短的时间内找到这一部分档案内容。如果由于运行机制上的问题，不尊重客户的主体需求，将会使得以人为本的主体思想变为空想，客户的利益也会因为企事业内部的机制而受到损失，进而会遭到这部分客户的反感，导致以后的工作开展存在较多的困难和问题。在档案信息服务数据库建立的过程中，管理人员应当充分尊重人们的主体需求，对不同的客户需求进行针对性地搜集，在了解了客户的真实需求之后，切实地为客户提供优质的档案信息服务。比如，一部分商务人员的档案信息资料经常需要用到，人事档案部门应当为数据库设计科学合理的数据统计分析功能，准确分析出客户使用档案的排序，并把这部分商务人员的档案资料进行着重地划分，与其他的资料区别开来，便于在最短的时间内，迅速为他们找到。

构建档案信息服务数据库，需要有一定的机制作为管理的基础，而这部分机制地设定，必然需要将以人为本的思想作为核心的思想内容，根据当前社会的主体需求，不断设计科学有效的管理体制内容。同时，为了提高工作人员的工作积极性，管理部门可以采取两方面的制度管理：首先是薪酬制度。一定的薪酬制度，是工作人员的主导工作动力，如果档案管理人员具有较高的工资，他也会对自己的工作更加上心，渴望得到部门领导的认可，同时也是对自己的一种认可。经过研究发现，当前的国内，有相当多的档案管理人员的服务态度，都伴随着薪酬制度的涨幅发生一定的变化。工资本身较高的，长期没有变动，管理人员也不会有太大的满足感，所表现出来的服务态度也不会太好。工资本身较低的，一旦发生工资的涨幅，其自身也会重新生成一定的工作积极性，进而努力投身于社会进行工作。其次，由于档案信息服务数据库本身依赖的是网络，而互联网面向的是广大的社会人，如果其中存在一定的不法人士，对本企事业单位的数据库进行损坏，将会给企事业的整体运营机制产生较大的危害，并直接地导致各种问题的产生，如客户信息数据丢失、数据信息混淆等，对于这些问题，想要直接地进行克服是不可能的，只有强化现有的防护措施，才能使得数据库长期处于较高的运行状态，为人们提供优质的服务。因此，管理部门不妨完善现有的责任工作制，将责任完全地下放到每个管理人员的身上，督促他们产生较强的责任感，认真地对待自己的工作，从而产生较高的工作效益。

三、构建档案信息服务数据库的最终结果：丰富优质的服务

在F如今的企事业单位工作中，之所以要在较短的时间内，迅速有效地构建档案信息服务数据库，本质原因在于能够很快地为客户形成一定的服务内容和形式，进而获得人们的认可和支持。可以看出，优质的服务是构建档案信息服务数据库的最终结果，因而，对于这一部分的内容，管理人员应当格外地重视。相当一部分的公司，虽然建立了切实有效的档案信息数据库，但很快发现，其能产生的效益并不高，而且不容易得到人们的支持和推崇，于是出现一种孤立的状态，实际的效用并不高。之所以出现这样的状况，与其没有形成丰富优质的服务有着最为直接的联系。当前时代下，人们的物质生活水平有了很大地提升，不再注重于原有的生活状态，开始追求更高质量、更加丰富的生活态度和理念，而人们的生活方式和理念追求，也在这样的形势下发生了很大的变化。对于自己所得到的服务形式，也希望企事业单位能够提供全面多样的服务内容，一方面用以愉悦人们的身心，获得人们的赞同和认可。另一方面也会使得整个企业的发展更加有效，整体的品牌打造地十分完善。档案信息服务数据库的建立，仅仅是为客户提供服务的基础，在实际的档案信息服务中，工作人员需要正确认识当前时代的种种变化，根据人员的主体需求，分别为人们提供最为切实合理的服务内容，使得企事业单位的服务质量能够在最短的时间内上升到相当优越的地步。

在实际的服务内容创设上，首先必须坚持以人为本的服务理念，将人们的实际利益放到工作的第一位，并进行不断地创新和完善。其次，当前的经济建设不断加快，人们的生存和生活状态有了全面地改善，以往的档案管理服务过于枯燥乏味，整个档案部门的工作人员也没有太高的工作热情和活力。因此，管理部门应当对现阶段的服务内容进行多方面地优化，为其赋予不同的时代特色，促使新时代的人们能够正确地认识这些服务内容，进而进行科学有效地优化。在实际的档案信息服务中，管理部门可以将档案数据库放在基础部分，通过现阶段的科技设备，将档案数据信息实时地展示给每一个客户。最后，档案信息服务数据库有必要与客户建立明确的联系。当前的社会，档案管理的最主要功能在于为客户提供最为现实科学的服务内容，而在整个服务链上，与客户的整体联系与互动起着十分重要的纽带作用。为此，管理部门可以为公众设计一定的互动平台，收集整理他们对档案管理信息服务的建议并进行针对性地改革。

结束语

现阶段的档案管理，建立档案信息服务数据库具有相当高的效益，而且能够整体性地提高档案部门的服务质量，档案管理部门应当采取合理科学的档案管理机制，以优化企事业单位的整体服务质量。

参考文献：

[1] 魏双跃. 关于档案管理现代化的几点思考[J]. 赤子（上中旬）. 2016（19）

[2] 赵兰. 浅谈机关档案管理现代化[J]. 档案天地. 2016（12）

[3] 陈旭巍. 档案管理现代化建设探究[J]. 科学中国人. 2016（35）

档案整理服务要求篇（7）

一、加强档案工作公共服务能力建设的必要性

提升档案工作公共服务能力的根本目的就是牢固民生之本，深入发掘档案的民生价值，实实在在为民所用。

1.社会公众的呼唤档案工作强化公共服务能力建设。加强档案工作公共服务能力建设的最直接结果是更加有效地扩大了档案馆档案信息资源的“辐射面”，拓宽了沟通档案馆与社会公众之间联系的桥梁，使大量馆藏档案信息，能够更容易地“飞入寻常百姓家”。尤其在当今信息化时代，公众对档案信息需求的愿望日益迫切，需求的层次日趋广泛，需求的内容日益丰富，涉及查证考据、参考咨询、文化休闲等多个方面。为了满足社会公众日益增长的档案信息需求的迫切需要，档案馆必须加强公共服务能力建设，以服务社会大众为己任。

2.档案工作的使命要求档案工作公共服务能力建设。档案工作作为社会文化事业重要组成部分，服务职能就是档案馆跨越空间传播档案文化，从而向社会证明自己存在的理由与价值。利用服务是档案工作赖以存在的生命力。采取各种有效手段，积极开发档案信息资源为社会提供服务是档案馆的本职所在，是档案馆赖以生存的根本。随着社会的发展和文明的进步，档案馆的公共服务能力也应相应地得到提高，这样才能完成自身的神圣使命，才能不断满足人民群众对档案信息的迫切需求。

二、直面档案工作公共服务存在的问题

面对改革发展的新形势，现阶段档案工作的创新与服务，仍存在不少难以适应形势发展的问题。

1.服务意识亟待进一步增强。当前，档案工作由于受封闭、保密思想的影响，一直把为党政职能服务作为自身服务的主要方向，缺乏面向社会公众、改变馆藏结构单一的思想。同时，档案工作的公共服务意识比较淡薄，缺乏主动服务意识和服务创新精神，没有树立起以人为本，以贴近公众、服务公众为根本宗旨的理念。

2.服务内容宜进一步丰富。主要体现在档案资源在结构上不够合理，档案收集不够、整理不清、利用不足、应用不广。没有丰富的馆藏和优质的馆藏结构作支撑，档案的公共服务也就成了无源之水、无本之木；馆藏的相对单一，直接为经济建设服务的档案资料不足，不能全面地反映社会历史面貌，没有满足社会公众的广泛需求。

3.服务效果有待进一步提升。主要体现在三个方面：一是服务方式单一，缺乏主动服务意识，主要采用“等客上门”的被动服务方式。二是服务内容贫乏，主要提供档案原件阅览、开具档案证明等低层次的档案原件服务，而缺乏高质量、深层次的档案编研服务。三是服务手段简陋，在信息社会的今天，还有相当的档案馆仍采用手工检索服务，缺乏现代化的计算机联机检索服务。

三、加强档案资源的管理与开发，提升档案工作公共服务能力建设

强化档案资源的开发与管理工作，提升服务水平与服务手段，必须坚持以人为本，与时俱进，实现档案事业的开放化、大众化、多元化、信息化、规范化、现代化，适应日新月异的时代进步大潮。

1.转变观念，树立服务民生、服务社会的档案观。要进一步转变观念，重视档案的价值，重视为广大人民群众服务，树立“人民至上”的服务理念。一要规范窗口服务，用完善科学的制度约束和规范档案服务，提高档案利用的社会满意度；二要优化服务环境，为利用者提供诸多便民服务；三要拓展服务领域，构建政府与百姓沟通的绿色通道，为百姓解决实际问题；四要创新服务手段，通过宽带网、内部网、党政网等设施，建立多个民生档案专题数据库，实现档案信息资源的社会共享。

档案整理服务要求篇（8）

随着社会科学技术的发展，档案越来越成为一个单位持续发展的重要资源之一。档案是一个单位发展历程的真实记录，而税务档案就是税收征收管理过程中形成的以纸张为载体的图、文材料，是征、纳双方依法办税的法律文书，具有不可动摇的法律效力。因此，不断强化税务档案管理，保护档案资料，提高档案利用率，充分发挥档案无可替代的凭证作用，责任至关重大。在计算机和网络技术快速发展的当下，为档案管理工作提出了更高的要求和挑战。

一、各级领导重视，是做好税务档案管理工作的前提

税务档案工作就是要围绕“规范管理、精细服务”这一中心开展，要重视档案信息利用，提高档案工作质效。各级领导要关注档案管理工作，把档案管理工作纳入重要议事日程，做到常议常抓常检查，定期加强硬件投入，如购置防潮防磁柜、加湿器、防光窗帘、报警器、电脑等，以设施设备更新，增强档案管理安全系数。各业务部门要重视档案规范化建设，要制定科学的税收业务档案整理方案，增强税收业务档案规范化建设的可操作性，提高税收业务档案建设的整体水平，实现税务系统业务档案资源共享。

二、提高综合素质，是做好税务档案管理工作的基础

增强档案管理人员的综合素质，是提高税务档案管理水平和档案服务质量的先决条件。随着电子档案、声像档案等新型载体的出现，对税务档案管理人员提出了新的要求。

（一）要有过硬的政治素质。由于税务档案管理工作行业的独特性，要求档案管理人员必须具备过硬的政治素质，需要有较高的政治理论素养，必须懂得与档案管理相关的法律、法规知识。同时，档案管理人员要把“德”放在首位，要有高度的组织纪律性，遵守国家和单位的各项规章制度，才能确保不发生失泄密事件。

（二）要有高尚的职业道德。税务档案管理工作是一项以服务纳税人、方便于工作为主的工作，税务档案是征、纳双方之间的纽带，所以，税务档案管理人员应该树立真心实意为纳税人服务和热情为单位税务工作奉献的思想，爱岗敬业，不计得失，在平凡岗位上勇于奉献。

（三）要有精湛的业务技能。要结合单位实际，定期组织档案管理人员进行业务培训，将培训内容与实际工作相结合，除学习专业理论知识外，还要懂得文书学、档案管理学和税务知识，熟悉国家有关档案工作的法律，清楚上级部门对档案管理工作的要求，明白自己的业务工作职责，通过“一专多能”的技能，把档案管理专业知识灵活运用于工作实践，才能高标准做好税务档案管理工作。

（四）要有强烈的岗位意识。一是税务档案管理人员在工作中要树立较强的责任意识，发扬敬业奉献精神，真正了解本职岗位的责任，以严肃负责的态度，认真对待每卷档案，从整体到细微，都要尊重客观，做到精益求精，严谨务实，一丝不苟，才能适应岗位需求和工作需要。二是税务档案管理人员在工作中要具有创新意识，当前信息发展较快，档案管理人员要发挥聪明才智，消除档案员就是保管员的思想，想方设法提高业务工作水平。三是税务档案管理人员在工作中要树立服务意识。税务档案不仅为单位决策提供服务，还是纳税人提供依法纳税的依据。因此，档案管理人员应积极发挥主观能动性，不断改进工作作风，完善服务内容，提高服务质量，为档案使用者提供主动热情，及时准确，全面周到的服务。

三、坚持规章制度，是做好税务档案管理工作的关键

加强税务档案管理制度建设是持续做好档案管理工作的基础。一是入档资料收集从实。税务档案主体有的是文字，但也有图像及其他各种形式的原始材料，为了查找、索引方便快捷，在入档材料收集过程中要严格规范档案卷宗整理，对各类档案的收集、整理、保管、借阅使用、鉴定、销毁等环节，都严格遵守档案管理制度进行，不降档案收集标准，对制度落实不打折扣，确保档案收集充分、档案交接手续齐全、档案整理规范、档案内容完整、档案管理期限划分准确。二是日常档案管理从细。加强税务档案日常管理，规范档案借阅程序，建立健全各种规章制度。近年来，先后制定了《克拉玛依市地税局档案管理办法》《文件材料归档范围和文书档案保管期限》《档案工作保密制度》《档案材料归档制度》等相关规章制度，明确了档案管理的工作职责和任务、档案的归档范围及整理要求，使档案管理人员对文件材料的形成、收集、整理有据可依，做到交接有手续、借阅有审批、归还有记录、鉴定销毁有依据。三是定期检查考核从严。加强档案管理工作考核，是促进税务档案管理和提高档案从业人员技能的有效方法。除上级业务部门定期进行例行检查外，本级档案主管部门也要不定期进行检查，在档案检查过程中，要专门建立详细的业务档案考核细则，通过实施推动档案管理规范化建设。近年来，制定了《档案人员岗位责任制》和考核、奖惩制度，建立档案管理人员岗位责任制，充分调动档案工作人员的积极性。

四、完善档案资源，是税务档案管理工作持续发展的源泉

一是要不断拓宽税务档案工作服务领域。要持续做好各类文件材料的收集、整理、分类、归档工作和稽查档案、专业会计档案、照片档案和设备档案以及各类专业档案的移交接收工作、电子档案的著录工作。

二要加大档案信息化力度。加大电子文件接收力度，接收纸质文书档案和实物档案的同时，完成文书档案电子化，切实做好电子档案扫描工作，实现电子档案和纸质档案同步归档。

档案整理服务要求篇（9）

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）06-0037-01

近几年来，数字终端、无线通讯和互联网技术已经从专业领域延伸到工作和生产生活的方方面面，对人们的生活、工作和思S模式都产生了巨大的影响，在国家“加快推进传统档案载体数字化”建设的大背景下，档案数字化也正在逐步进入档案的日常工作，档案利用者在查档、用档等方面也获得了前所未有的高效和快捷的服务，档案工作者也逐渐改变往日的手工粗放管理方式，开始利用网络、数字终端和信息系统开展现代化管理和提供服务。下面，结合档案数字化和服务工作实践，谈谈如何做好数字化档案服务的粗浅认识。

一、档案数字化质量是档案服务的重要保证

1.档案数字化后的应用首先面临的是数字化质量问题。数字化质量与档案数字化技术密切相关，其数字化的过程就是数据采集处理和存储的过程。在此基础上，可以对档案信息进一步的加工、存储和传输，建成各种档案专题数据库，并在利用时将这些信息还原成原始声音、图像和文字，通过计算机网络途径实现信息共享和利用。因此，抓好数字化质量是重要一关。

2.档案数字化质量必须保证其真实性、有效性、完整性。在使用时必须保证数字化档案能正确还原成电子文件以备查询利用。纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。确保档案原件和数字化档案信息的安全，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的行为记录。

3.数字化质量还应包涵档案利用率问题。方便人民群众利用是档案数字化建设的目标追求。档案数字化应根据利用者的要求和想法，对档案利用情况统计分析，综合档案利用的频次，制定数字化实施方案，优先对重复利用率高的常用档案，特别是民生档案进行数字化，同时也要考虑多层次档案数字化处理的预案。

4.数字化质量还包括档案历史全貌问题。档案数字化既是对档案信息的提炼，也是充分反应档案的全貌，特别是有重要关联的、集中反映历史活动真实全貌的关联性档案。但是，不能背离客观真实的历史。

5.数字化质量还包括整体性问题。档案数字化必须体现全宗系统性，力求做到对各个时期、各个层面、各个领域、各类载体档案的处理标准一致。在单个全宗中，也要注意系统性、完整性，切不可孤立地抽取个别重要文件进行数字化处理而使其失去与一组文件的内在联系，因而影响到档案的整体价值。

二、最大化服务是数字化档案的目标追求

1.网络是最大化服务的最佳手段。档案利用数字化和网络化，是创新公共服务方式、提高服务效率的物质基础。要达到数字化档案利用即时见效、方便快捷的目标要求，必须在档案数字化加工过程中，坚持软、硬件建设同规划同部署同实施。

2.效益是最大化服务的目的。最大化服务包括社会效益、经济效益、管理效益和应用成本。在完成档案数字化任务的同时，还要根据档案数字化标准，接收或移交数字化档案，并对数字化档案进行处理、入库、存贮和应用。数字化与利用网络化同步，这是方便人民群众的档案利用体系的内在要求。数字化档案通过网络同步接入互联网开放服务，并向用户提供计算机、手机等多种终端设备接口，提供数字信息查询、转贮、打印等多种服务功能，推动地方经济社会建设和民生事业发展。

3.数据建设是最大化服务的根本。档案数据库建设既是提供网上服务的需要，也是提高服务质量的需要。数据库建设有助于整合档案资源，推动档案资源科学配置和高效利用；有助于各级档案馆室对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发，提供高质量档案信息产品，不断挖掘档案的价值，努力把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“思想库”，强化服务功能。

4.技术支撑是最大化服务的保证。数字档案的服务与信息技术密切相关，其软硬件基础设施的架构、应用软件的研发、信息系统的实施、数字档案平台的运行维护以及数字档案资源管理等技术性较强的工作从传统档案馆中剥离出来，将数字化档案信息的安全保障、共享、传输、利用等众多技术性工作实行集中控制和统筹管理，建立以精通信息技术、跟踪档案业务及信息技术发展的，并能够将档案工作与信息技术融会贯通使用的技术团队，面向现代档案管理业务提供专业化的集成服务。

三、规范化是档案服务的关键

档案数字化、利用网络化是一项庞大复杂的系统工程，必须从档案数字化整个工作流程进行系统分析，在组织管理层面和技术层面进行流程设置，科学配置人力、物力、财力，控制时间成本、经济成本，保证档案数字化质量、网络服务效率。这一切都来源于档案信息资源和服务的规范化。

在规范化管理层面，完善组织机构，保证人财物的合理配置、技术部门的全力支撑、管理部门的有效指导、专家的具体建议的全面落实，形成一套切实高效的服务管理体系。

在技术管理层面，要抓住服务手段多样化等各个环节，坚持流水作业、集中办公。其人财物的安排要围绕服务目的合理配置，达到人尽其才，物尽其用，充分发挥档案数字化的优势。

四、系统安全是档案服务的基本要求

1.增强保密意识。对于档案，无论是在数字化处理环节，还是在网络应用环境下，都必须有足够的保密意识。加大安全保密检查力度，及时发现和排除隐患，堵塞漏洞，严防档案损毁和失泄密事件的发生。要建立健全并严格执行各项保密规章制度和责任追究制度。同时，要切实改善档案保管保密条件，建立健全人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系。

2.完善备份制度。数字化档案安全还依赖于技术和设备的完善程度。通常情况下，必须选择不同载体进行数据备份、脱机存储。其次，还可以采用“异地备份”的存储方式。因此，对数字档案及电子文件实行异地备份，对重要的电子文件还要实行异质备份。

3.抓好利用环境建设。在当前网络环境下，档案数据和利用都面临安全和保密问题的考验。安全问题是一把双刃剑，制s着数据的安全和应用的开放性。

数字化档案利用的环境，既取决于档案信息本身的特点，也取决于档案利用的方式、权限等诸多制约因素，还不可避免地受到管理、服务以及利用档案用户意识和行为的多重影响。档案数字化建设的目标就应该使利用者能够突破时空的界限、环境的限制，能够在任何时间任何地点以任何方式检索和利用所需的档案信息。档案数字化是大势所趋，利于数字化档案资源更广泛更高效地服务于社会各方面的需求。一方面，档案数字化将使得许多利用者不需要直接到档案馆，都可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息；另一方面，网上利用档案的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。

五、做好数字时代背景下档案服务的规划

1.做好总体服务规划。从全面档案信息化发展角度，对档案数字化建设基于顶层设计和规划，从基层具体档案业务和信息技术综合应用方面具体策划数字档案馆室的建设、运行与发展战略，全面实施数字档案服务平台系统的建设。

2.做好业务服务规划。根据传统档案馆室和数字档案馆室的服务特性，从档案信息资源的收集、管理、开发、利用等基本业务需求出发，规范数字档案管理的业务流程，促进平台化建设和基础性工作的开展。

3.做好技术及服务研发规划。为确保数字档案馆服务平台稳定运行和持续发展，从数字档案馆室的角度，研究数字档案服务模式和基础服务平台，为各种与数字化档案相关的产品服务、系统服务、运行维护、业务管理，提供全方位的保障服务，确保数字档案馆服务环境的稳定，网络访问的畅通与安全。

4.做好服务实施规划。从数字化档案的个性化业务需求出发，分析其总体需求，针对未来发展状况，制定服务实施规划，为社会各阶层提供数字化建设和应用服务。同时以低成本、高效率、共建共享的服务模式保证数字档案信息的高可用性，实现信息技术与档案业务的紧密结合与互动发展，确保数字化档案资源建设更符合档案信息长期保存和广泛利用的需要，保障服务规范更有效地实施。

5.做好资源整合规划。从数字档案信息的收集、整理、共享、开发和信息等角度，按照数字档案馆确定的信息资源存储与管理的标准规范，开展数字档案资源的共享、存储、转换、推送等各项服务。将数字化档案资源统一保存于专业数字档案馆，而纸质档案仍然保存于传统的档案馆中，延续传统档案馆的业务工作体系。

综上所述，数字时代的档案服务不仅要把档案服务当做品牌来经营，还要打造一支可持续发展的人才队伍，同时在产品质量、服务规范、数据安全、服务效益、资源规划等方面加强研发，才能确保数字化时代的档案服务跟上高速发展的社会需求。

参考文献

档案整理服务要求篇（10）

一、变被动服务为主动服务

农经档案主动服务就是要以农经档案的利用者为服务对象，以各类农经档案资料为服务内容，采取查档、借阅、复制、编研、咨询等形式，使农经档案信息得到广泛、高效，便捷的利用，满足各行业工作者及各专业课题组和社会对农经档案信息的需求。主动服务是充分发挥农经档案信息的作用，实现农经档案价值的主要途径，是新时期农经档案工作的生命力所在，是整个档案工作创新的必经之路。

当前农经档案工作的首要任务就是要确立全新的服务理念，强化档案工作人员的服务意识，从传统的档案管理向档案信息系统管理过渡，改变以往仅限于提供档案原件的被动服务状态，正确处理好档案资料的收集与档案信息服务的关系，通过挖掘、整理档案信息资源，提高信息质量，把档案工作重点转移到通过提高档案信息的质量，拓展编研范围，提高服务质量上来，使过去的被动服务变主动服务，在档案利用的广度、深度以及提高服务质量方面加大力度，提高档案工作的整体服务水平。

二、变单渠道服务为全方位服务

当前，农经档案服务对象由原来的主要为党政机关、各级领导服务，逐渐扩展到为全社会服务，从为提供信息、凭证服务到扩展为经济建设全面服务。这就要求对所有的服务对象都要尽可能满足其需求，对所有的服务内容都要提高质量。为此，要坚持搞好收集，了解需求，随时分析动态，摸清服务对象的利用规律，提供优质的信息服务。在不断变化的新形势下，我们要适应新的要求。开拓农经档案利用的新领域，发展档案利用的新局面，确立服务的全新观念，多渠道、多形式、多方位地为全社会提供服务。随着农经改革开放的深入，档案信息的区域联结性逐渐增强，对档案信息的利用将不仅限于本单位档案部门保存的档案资料，有时还要查阅外单位的档案材料，使档案信息的利用有较以往更为广阔的空间。为此，要加大农经档案信息服务社会的宣传力度，让档案信息服务工作更好地面向市场。

三、变搜集保管服务为开发利用服务

优质的农经档案信息资源是提供良好服务的基石。充分有效地开发利用农经档案信息为社会服务，实现其蕴藏于档案中的全部或部分价值是档案利用者的目的。因此，开发农经档案的潜在价值，把有限的原始数据变成无限的信息资源，并使之转化为综合效益，转化为现实生产力，这既是农经档案本身更好发挥作用的需要，也是社会经济发展的需要。

档案整理服务要求篇（11）

2网络环境为高校档案网站信息资源整合提供了重要平台

网络环境改变了传统档案信息服务赖以生存的内外环境，用户信息需要机制及表现形式都发生了巨大变化，为网站信息资源整合提供了重要平台。所谓信息资源整合，就是把分散的资源集中起来，把无序的资源变为有序，方便用户查找信息，为档案馆开展信息服务提供了一种新的方式。

2．1档案信息资源扩大化为资源整合提供了物质基础网络环境下，档案信息资源从数量到规模都得到了极大的丰富。从信息资源分布来看，既有传统的档案资源、馆藏目录等现实馆藏，也有可以通过计算机系统及其通信设备实现共享的虚拟馆藏。从档案载体来看，既有传统的纸质档案，也有电子、声像、图片等载体档案。网络使档案信息源从有限扩大到无限，为资源整合提供了丰富的物质基础。

2．2档案用户利用需求迫切化为资源整合提供了不竭动力传统方式下，档案信息传播途径单一、传播速度缓慢，档案用户信息需求满足的途径和方式都带有很大的局限性。随着网络的全面覆盖，使得档案信息传播途径更加多元化，打破了局限性和地域性，档案用户越来越需要为其提供内容全面、类型完整、形式多样、来源广泛的信息，与此相适应，档案信息服务也要以全新的服务内容、服务手段、服务方式展现在广大用户面前。因此，高校档案馆应抓住机遇，根据档案数字资源的特点以及用户需求不断寻求更加有效、合理的资源整合模式，通过建立档案网站这一平台，实现档案用户在开放式、交互式的环境下档案信息资源的共享，以真正实现网络信息资源的有序化，实现信息资源效益的最大化。

2．3档案信息化建设不断推进为资源整合提供了有效途径近年来，我国档案信息化建设已经迈出可喜的一步，计算机网络建设为档案信息资源的整合提供了良好的基础设施条件，为档案的信息服务提供了有效途径，它打破了不同地区、档案馆（室）的界限，使档案信息资源得以共享。网络又是一种双向互动的服务手段，用户既可以通过网络版的功能强大而实用的检索工具方便、快捷地找到所需要的档案资源，也可以与网站管理者互动交流，反馈信息需求。因此，网络环境下档案信息资源的整合既是社会信息化背景下档案信息资源开发与利用的有效途径与方式，也是网络环境下档案馆谋求进一步发展的核心战略和根本出路。

3构建面向用户的高校档案网站信息资源整合模式

构建面向用户的高校档案网站信息资源整合模式，就是要以用户为核心，以面向用户服务为导向，从档案网站自身管理的角度出发，从“资源、功能、服务、保障”四个方面入手，努力提升档案网站信息资源整合的层次和效果。

3．1资源整合（1）规划馆藏资源构架，建设数字化档案信息数据库。档案网站信息资源的根基是丰富的档案资源，档案馆一方面要广开渠道，加大档案收集力度，丰富进馆馆藏载体形式，千方百计为档案信息资源注入新成分、新要素。另一方面要根据自身特色规划好馆藏资源构架，在对已有档案加紧信息整理和数字化的同时，将一批又一批具有时代精神和历史价值的档案补充到馆藏资源之中，建设一批与学校改革发展、广大师生息息相关的基础信息数据库，如重大活动、深化改革、职务任免、个人荣誉、毕业结业、学生学籍、统计数据等信息数据库群，为信息资源整合工作奠定扎实的资源基础。（2）挖掘馆藏特色资源，深层次开发档案信息资源。利用先进的计算机和多媒体技术整合不同载体的档案资源，通过整合、加工、编研，对档案资源进行多层次的深度开发，将静态的档案资源激活，为广大用户提供更多的“增值服务”。例如：通过档案网站对某一专题提供广度和深度方面的服务，根据馆藏特色将利用率高的档案资源开发为全文数据库，放在网站上供用户查阅、下载；对于利用率一般的档案资源，则建立目录数据库，方便用户查考、检索。另外，针对用户的需求变化，要适时地对档案信息产品的内容和形式、提供方式和手段等进行优化、调整，以确保信息产品是用户真正需要的。（3）立足档案文化定位，拓展档案宣传价值内涵。档案文化是高校校园文化的重要载体，档案信息资源也是一种教育资源，它是站在历史高度纵览高校的发展历程，是集体记忆的印证，是进行文化教育的生动素材。高校要利用档案网站优势积极宣传和凸显档案文化的教育功能，充分挖掘馆藏档案文化，努力将档案库变为思想库，把“死档案”变为“活信息”，最大限度地释放出档案中的文化能量，通过宣传学校历史沿革，有效地陶冶广大师生的道德情操，开拓思维眼界，增长知识才能。此外，档案馆要通过档案网站及时向社会馆藏档案信息，不断强化档案的社会服务功能以及社会档案意识，以档案资源独特优势和档案文化的独特魅力为社会提供优质服务。

3．2功能优化（1）建立简洁的网站资源导航，提高网站可操作性。资源导航建设最根本目的就是保证用户快速获取最有价值的信息，因此，导航应以服务内容为本，实现查找信息资源“快、新、全、精、准”，体现导航的专业性、易用性、准确性和时效性的特点。例如在档案网站首页上按资源类型、学科等主要类目设置简洁明了的导航，将其他细化分类项目列于其下供人选择，让用户可以很快地找到自己需要的信息。（2）建立高效的信息检索系统，提高资源利用效率。为了便于用户快速地从众多的网络信息资源中搜索到所需要的信息，必须建立一个科学、系统、结构合理的档案信息检索网络体系：①打造统一的检索平台。这是档案网站信息资源整合努力的重要方向，要力图将更大范围的档案信息资源纳入到统一检索平台上来，通过单一的检索界面将不同数据库的资源整合起来，让用户可以快速地找到自己所需要的信息：②实现检索工具的易操作性。设置检索导航或检索使用功能向导，使用户界面更具友好化，以满足用户多样化、多层次和多角度的检索需求。

3．3服务扩展（1）建立互动交流平台。以开展网站互动服务为抓手，拓宽在线服务范围，建立电子信箱、电子公告板、留言薄、QQ在线、档案论坛、在线咨询、满意度调查、意见反馈等平台，实现在线业务咨询、网上登记、网上预约查档、网上业务指导等网上个性化的互动服务和远程化的多方位服务，做到快速、有效地反馈信息，提高工作效率和网上业务指导能力，并为及时收集、分析用户对档案信息资源的需求，改进工作方式、提供优质和高效的服务打下坚实基础。（2）实现在线资源展览。将档案展览与网络相结合，数字化档案精品放在网站上进行在线展览，除了提供文字和图片介绍外，还可以与3D、多媒体、flash等技术相结合，使用户感官和视觉得以全新体验，例如许多高校都开设了网上校史展览来宣传和展示学校的发展历史。在线展览既能大大扩展受众范围，又能大幅度提高社会影响度，在服务社会、扩大宣传、普及知识、培养潜在利用者、促进学校发展以及增强社会档案意识方面发挥着重要作用。

3．4体系保障（1）标准体系保障。标准化建设是档案资源有效整合的前提，要兼顾与国际标准和通用规范的衔接，尤其是档案管理通用数据元标准、档案信息系统数据交换格式规范、电子文件归档管理规范、电子档案长期存储格式规范等，要注重前瞻性、操作性和导向性，从管理、业务和技术等层面上形成一个科学、配套、适用的标准体系，防止出现各单位各自为政、盲目建设和信息孤立等现象，保障档案信息资源的有序建设和有效整合。（2）技术体系保障。网站信息资源整合不仅仅是把信息资源聚集在一起，还涉及到对信息的描述、组织、处理、整序、检索、服务等方方面面，例如主页的制作、数据库的链接、检索系统的嵌入、好的反馈及通信机制的建立、安全有效的管理机制和维护机制的建立等等，这些都需要强有力的技术支持予以保障。（3）人才体系保障。要真正实现网站信息资源的有效整合，最终还是要依靠档案专业人员、档案领域专家及计算机专业人员等各类专业人才通力合作，协同配合。因此，高校档案馆应更新理念、创新方式，加紧培养和引进各类专业技术人才，或是采用档案外包或外聘等方式引进和使用人才，努力推动档案网站信息资源整合建设。