企业行政管理探析

1行政管理效率的含义

企业行政管理，就是指企业行政管理部门依据企业的发展战略及规划，以行政管理的方法和工具，对企业日常行为进行管理和调控。通过行政管理，实现企业的人力、物力、财力的最优方案，实现企业的正常运转。企业行政管理活动包括但不限于：信息的上下传递、计划的编制和执行、人力资源配置、财务资金管理等多方面。企业最优的行政效率表现为采用最小的人力、物力投入，获得最快、最优的行政效果，也就是行政产出与行政投入之比，即行政管理效果与行政管理费用之比。企业的行政管理效率体现在企业行政部门、行政人员的执行活动以及行政部门制定的流程、工具中，是衡量企业行政管理部门职责效果的重要标准。企业行政管理效率的提高，对企业运营水平具有重要的推动作用。

2行政效率的分类

2.1管理效率

管理效率是项系统的工作，需要相应的制度加以配合，具体包括了考核机制、财物管理制度、人才任免制度、激励机制等等。这些制度是否健全完善，也影响到管理层的行政能力，关系到管理层是否有效落实领导层的各项决策。管理者在行使管理权的时候，会遇到各种复杂的情况，如果没有健全的制度对权力加以约束，则会导致权力膨胀，甚至会出现以权谋私的情况。因此提高行政管理的有效性，一方面应当加强制度建设；另一方面，也需要加强各个机构的沟通，提高管理效率。

2.2组织效率

组织效率是企业领导人员具体工作的效率，即作出某种决策时候的效率，因此又称之为决策效率。行政管理部门是组织效率的载体，同时组织效率又在行政管理活动当中起到关键性的作用。行政机构组织设置、人员配置和队伍建设，都由决策层来决定。如果这些要素设置不合理，则会影响到行政效率，具体表现在两个方面：一方面，机构设置的科学合理，不会太简单，又不会太臃肿，则可以减少不必要的中间环节，工作中也不会出现相互推诿的现象，每个人都可以各司其职，提高行政的效率；另一方面，人员编制问题也关系到行政效率。在正常情况下，人员编制应当与工作量成正比，如果人员数量超出了工作量需求，则容易导致资源浪费，人力成本的增加。除此以外，行政人员的年龄层次、学历水平、专业机构等都是影响行政效率的重要因素。

2.3工作效率

工作效率又称之为机械效率，是行政办公事务基层工作人员的效率。在目前的行政组织当中，基层人员占据了极大的比例，因此这部分群体工作效率的高低，直接决定了行政工作效率能否大幅度提高。除此以外，工作效率还受到信息技术、管理方法等各方面要素。比如，如何利用信息化技术，才能实现自动化办公；如何改进和更新现有的工作设备，才能提高整体的工作效率。

3企业行政管理特点

3.1非独立性

企业的行政管理本身并不是企业经营运转的目的所在，企业行政管理根本目的在于通过为社会提供商品和服务而谋取尽可能大的经济效益。通过行政管理手段，充分利用和合理调配企业的人力、物力、财力、技术等资源，调动广大员工的积极性、主动性和创造性，提高企业的经济效益，加快企业的发展。

3.2实际性

企业行政管理工作比政府机关的行政管理更注重内容和实质，企业的行政管理往往根据公司实际需要，对行政管理中的制度、程序、节点等进行优化调整，使之适应企业运转实际情况。

3.3时效性和灵活性

企业行政管理工作需要及时传达和反馈企业经营管理信息，通过信息来支撑决策层的决策意见，以带动企业健康发展。同时，由于企业本身的发展情况和外部变化情况，需要企业不断改变自身的行政管理方法，以适应企业发展需要，因此，企业行政管理需要具备较强的灵活性。

4一般企业中影响行政效率的问题

目前企业在运行过程中，行政效率低下主要有组织结构庞大臃肿导致信息上下不畅通、行政管理意识落后、政府机关行政色彩过浓、规章制度执行不到位、缺少监督检查机制、缺少高效的企业文化、缺少信息化的手段等。

4.1管理组织结构僵化

企业一般在初期建立起普遍的行政管理结构，但随着企业的发展和市场的变化，很多企业仍按照初期建立的管理结构运行，管理机构也越来越臃肿，不能与外部、内部环境相适应，导致管理效率低下。

4.2缺乏相关企业行政管理的意识

行政管理人员不了解或不熟悉企业业务工作，出现了“该管的不管，不该管的乱管”“行政管理工作阻碍企业业务发展”等现象；行政部门的管理思路陈旧，仍按照旧有的政府机关的思维方式管理，以致于各企业管理体系千篇一律，而这种旧有的机关管理方法不利于企业行政管理系统的活力性与效率性，导致管理效率低下。

4.3规章制度缺少执行监督检查机制

企业虽然制定了一系列行政管理的规章制度，但因为这些制度不完善或只停留在书面，可执行力差，缺少执行情况监督检查，导致管理混乱，内部矛盾多，办事效率低。

4.4缺少“以市场、客户为主”的企业文化

主要体现在一些国有垄断行业，在面对市场、面对客户时仍以自我为中心，不能突出市场、客户的重要性，不能适应市场的瞬息万变。而要适应这种变化，就需要高效的行政管理效率，才能支撑起决策层的快速应变和决策。

4.5缺少信息化手段

企业在信息化建设投入上偏于对生产管理系统的投入，而对行政管理信息化建设不投入或投入较少，信息化工具不先进（照搬纸质管理思路），行政管理信息化系统与生产管理系统各自为政，导致了行政管理效率低下。要解决这类问题，必须提倡运用电子政务手段，也就是利用信息化技术，创新办公管理方式，从而减少不必要的审批程序，杜绝暗箱操作现象的发生。

5问题解决对策

5.1行政管理效率提升总体原则

将行政管理效率的每项问题对应导入到各行政业务中，由行政业务部门对照梳理，构建公司行政管理效率评价体系，进行综合性评判。对评价体系持续阶段性的定期回顾，以提高公司行政管理效率。在制定相关评价办法过程中，应坚持可比性、可操作性、渐进性和导向性原则，着重优化评价结构，完善评价方法，做好评价激励。可比性原则。结合企业实际，充分考虑不同行政工作的差异性，主要针对基础性工作和共性工作开展评价，例如：秘书、机要、公文、档案、情报、外事、信息、后勤、信访、保卫、保密、接待等多个方面。可操作性原则。根据行政办公业务特点，制定全面覆盖的评价指标体系。设置行政办公业务各环节评价项和加减分项，侧重定量，适度定性，突出量化指标。渐进性原则。在既有各专业工作评价办法的基础上，根据新的形势和任务需要进行适应性调整，不断完善评价指标体系，形成既确保一流标准，又能持续改进的动态评价机制。导向性原则。根据行政办公工作定位，针对存在的薄弱环节，突出重点，创造公正公开、效能优先、综合评价的工作氛围和制度规范，建立绩效管理的长效机制，以评价带动和指导行政管理工作，持续提高行政管理工作的精细化、制度化、规范化水平，不断提升行政管理的工作效能。通过考核评价，引导企业集团内部各行政岗位之间消除行政壁垒，夯实管理基础、改善管理方法、提升管理效率、注重管理效果。

5.2工作方式

规范评价维度。在每个行政管理的业务条线内，设置涵盖制度建设、流程管理、队伍建设、信息化建设、执行力等多维的考核指标，引导行政办公系统规范管理，规范流程，将工作重心转变到建立能力、完成任务上来。合理分配权重。根据企业发展要求及行政办公工作特性，充分考虑任务承担工作量和完成质量等因素，由该业务管理部门组织确定各层次指标权重，全面、真实反映实际情况。通过对各个业务条线进行权重分配，从而引导行政管理人员针对薄弱环节进行重点提升。充分量化指标。在多维的指标设定中，尽量避免模糊性表达及定性的指标设定，以便各行政管理系统在推行及自检过程中有据可依。评价工作可依次通过梳理有效影响因素，以影响因素为基础构建评价指标体系，建立关系矩阵，并进行综合评价及结果分析。突出红线要求。评价工作可设置一票否决的相关指标，对各行政管理业务条线设置相应的红线，例如：失泄密、违反外事规定、信访管理不力等。通过分析结果进行排序。根据评价权重指标，按照得分高低依次将业务问题进行标注，确认各问题的严重性和缓急性。解决重点问题，定期回顾并重新评价。一是重点问题，优先解决。组织相关业务部门进行梳理讨论，制定工作计划和工作目标，定期跟踪解决。二是按照每半年为节点，对各指标进行重新评价、分析，并根据实际情况重新制定下阶段工作重点目标。

6结束语

行政管理效率是衡量一个企业和行政人员工作效率的重要标准，是提高管理质量的前提，首先要提高行政效率，这也是行政管理学科研究的核心课题。行政效率的提高贯穿于工作的每个程序、每个环节，因此提高行政效率需要企业各个行政工作和管理人员的共同努力。一个现代化的企业离不开行政管理的准确运用，加快企业行政管理效率的提升是促进一个企业接近全球化一流企业目标的重要保障，进而也是促进一个国家经济发展的重要方面。因此，一家成功的企业一定要着重于行政管理的建立与健全，提高企业行政办公人员及管理人员的综合素质和考核评价体系。