信息时代文书档案管理探讨

信息技术的迅猛发展为各行各业都带来了潜移默化的改变，文书档案管理作为档案事业信息化的前沿阵地，也正在经历着档案管理技术、理念及方式的全方位提升转变。在信息时代，如何保证文书档案管理工作紧跟时代步伐，稳步跨入信息时代成为现实工作中值得研究的课题。

一、信息时代文书档案管理工作的机遇与挑战

信息时代席卷而来的信息技术为传统的文书档案管理工作注入了新的活力。文书档案信息资源体量的剧增，基于资源间有效整合、合理共享而建立的文书档案管理系统，都标志着档案管理工作正在跳出传统管理模式下封闭落后的樊笼，朝着管理变革、技术进步的方向迈进，这对文书档案自身价值的发挥以及档案事业的发展提供了机遇。挑战总是与机遇并存，信息时代在颠覆传统管理思维的同时，也对文书档案管理工作提出了新要求，全方位增强信息时代下文书档案管理的服务创新及综合应变能力，必须做到以下四个改变：第一，改变文书档案基础业务薄弱的局面。从收集整理、保管鉴定、检索利用等业务环节出发，扎实做好分类、编号、著录等工作，不仅做到保证收集归档的完整齐全，还要为档案服务创新奠定坚实基础。第二，改变信息资源开发利用不足的局面。通过信息技术的充分应用，在日常的业务活动和管理环节中有针对性地增强文书档案资源的挖掘和利用，使得收集整理、开发利用以及服务公众的能力得到进一步的提升。第三，改变文书档案传统封闭落后的管理面貌。信息时代的文书档案管理必然要经历从实体管理到信息管理再到知识管理的提升，不能机械地停留在重藏轻用的层面，而是要积极主动地将搜罗到的信息数据转变为“知识”，通过合理有效的二次开发，将编研成果主动推送至档案受众。第四，改变文书档案管理人员的理念及素质。信息时代的文书档案管理技术含量更高，管理内涵更丰富，文书档案管理人员转变观念、强化技能，树立“档案管理也能出效益”的理念。

二、文书档案管理工作与时俱进的对策与途径

（一）统筹全局，建立系统的档案服务利用体系。要以信息时代文书档案所面临的新形势及新要求为指引，将全面深入发展文书档案管理事业作为根本目标，统筹全局、全面协调，不断丰富文书档案管理工作的内涵，创新管理方式及提供利用服务的手段，与此同时，处理好档案的公开与安全、档案的整理与利用等关系，扎实建立公开、公正、安全、有效的系统性的档案服务利用体系，通过建立管理制度、健全管理体系使得文书档案管理工作能够得以持续改进，更加条理化、系统化和科学化。

（二）夯实基础，提升文书档案科学管理的水平。提升文书档案规范化、科学化、标准化的管理水平既是衡量信息时代文书档案管理水平的重要标志，同时也是全面提高文书档案管理质量，充分发挥其价值和作用的必由之路。在日常管理中，要将档案实体管理和档案信息建设并重，通过强化档案基础业务、增强交流培训，为积极推动文书档案管理工作的开展创造条件、营造氛围，提升文书档案的科学管理水平。

（三）整合资源，强化文书档案信息资源建设。要将文书档案信息资源的整合作为管理的重中之重，实现“一库管理，一体化利用，一个平台享用”。一是做好日常归档文件的收集整理、数据加工、提供利用。二是要有针对性地做好文书档案的数字化及信息化建设，在对文书档案信息资源进行充分有效整合的基础上，积极主动地开展档案信息资源的推送及利用服务，搭建起档案工作同其他业务工作的桥梁，充分发挥档案的凭证价值和参考价值，实现其综合服务功能。

（四）科学兴档，加快推进文书档案信息化步伐。在信息化时代，档案工作的数字化和信息化不仅是提升文书档案科学管理的首要前提，也是文书档案从传统管理走向智能化管理的重要途径。正如大数据、云计算、区块链、人工智能等新兴技术在政务领域的广泛应用促使电子政务发展进入新阶段，文书档案的信息化建设亦应当被纳入文书事业的整体信息规划，打破传统管理模式下的“信息孤岛”，实现电子政务、OA办公自动化系统的信息资源有效互联。

（五）人才先行，加强文书档案管理队伍建设。要将培养符合时代要求的档案人才作为信息时代推进文书档案管理发展的根本保证，一方面加强档案管理人员的基础业务技能，借助内部培训和对外交流等多重形式，不断增强队伍的综合能力和管理效率；另一方面，要以信息时代的要求为指引，有针对性地加强档案人员信息技术的开发培养，全面提升企业档案工作者理解、获取、利用信息的能力，建立合理、优化的人才管理体系。通过档案管理队伍建设，有效促文书档案管理工作的有序发展。

作者:吴梅 单位:西南电力设计院有限公司