档案管理交流材料大全11篇

档案管理交流材料篇（1）

及其特点综述

所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：

1、电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；

2、电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；

3、电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；

4、电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、电子文件与传统税务档案的区别

（一）电子文件的归档方式与传统档案不同

电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，使电子文件的原始凭证性的关键信息也可以更改，使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。

（二）电子文件在保管方式上和传统档案有差异

电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。税务档案管理部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，税务档案管理部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。

（三）电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同

因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案管理部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标收、著录。技术条件允许时，可以编制多角度、全方位的检索工具，方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

（四）电子文件查询利用方式和传统档案不同

只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案室的工作人员，工作人员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。

三、电子文件对税务档案业务管理工作的影响

（一）传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据库中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的阅卷归档制度。文件的归档阅卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形成移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

（二）由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

（三）由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊

性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

四、电子文件在税务档案管理中的运用

（一）做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略

新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置及至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为只读性文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

（二）解决好电子文件的保存问

题

档案管理交流材料篇（2）

近年来，随着企业改制进程的不断深化，企业发展步伐的加快，特别是为落实省委、省政府关于煤炭资源整合和实施煤炭企业大集团战略指示精神，*煤业（集团）公司依靠煤炭资源优势，引进国内外资本和战略合作伙伴。*四矿以改扩建为主要项目与泰国万浦集团合资成立*中泰矿业有限公司；与美国新能源投资公司签定战略合作意向书和2×135MW综合利用热电项目意向书；出资参股了豫鹤同力水泥有限公司日产5000吨水泥熟料工程项目、*兴鹤发电有限责任公司2×600MW火电厂项目。围绕做强做大煤炭主业，加强外部煤炭资源整合。与香港富拉尔等四家公司合资成立“河南华安煤业有限责任公司，共同建设*煤电十一矿；整合了*市*乡振兴煤矿、*煤矿、*井等。这些工作，对公司矿井接替及煤炭主业长远发展具有重要意义，企业的资产结构也逐渐形成了多元化格局。

2企业多元化发展格局对档案工作产生的影响

2.1煤炭资源整合，需要对资源整合矿井进行探矿权、采矿权的变更，需要进行矿区勘查和矿井的扩能技改。这就必然形成大量的地质勘测资料和煤炭基本建设资料，如何管理好这些档案资料，是我们当前档案管理工作的新课题。

2.2引进外资及对外投资合作建设新项目，企业的资产结构逐渐形成了多元化格局。企业资产结构的多元化格局，带来了企业档案管理工作的多元化。企业档案工作内容、档案管理体系均发生了新的变化。档案工作如何适应新形势、新任务的要求，成为目前档案工作者的当务之急。

面对新形势，我认为应从以下几方面予以关注和重点解决。

2.2.1煤炭资源整合后矿井的档案管理问题

由于煤炭资源整合的需要，*集团要向新整合矿井委派大批矿井管理人员和技术人员，对整合矿井办理探矿权、采矿权变更手续，对矿井进行改扩建。由于煤炭地下作业的特殊性以及五大自然灾害隐患（瓦斯、煤尘、顶板、水、火），决定了煤炭档案对煤炭生产安全有着特别的重要性。所以，整合矿井档案管理工作应当做在其他工作的前面，即从双方开始签定合作协议之日起，就应指定专门领导负责此项工作，设立档案室，配备档案管理人员负责对档案资料的收集整理。这样，才能保证资料的齐全完整，科学规范，为今后矿井顺利通过竣工验收打好基础，为矿井投产后的安全生产和可持续发展提供有效的参考依据。

档案管理交流材料篇（3）

1、领导重视组织有力,全员热心齐抓共管

他们从领导到基层，从来没有小看档案资料的重要性,特别是领导很重视基础资料的健全性，每次学习和会议都要求全员参与，全程记录,把档案工作当作大事来抓。

2、专项责任落实到班组，再由班组具体分配到个人：

如：内控的资料交由财务部门负责；安全生产、消防管理、质量监督等资料则交由后勤保障部门负责；与稳定工作的资料由工会负责；劳资方面的资料则由人事部门负责；总之一句话：业务对口，谁的资料谁负责健全。

3、重视对基础资料的归档管理：

每一次工作会议或小组会议都有统一的记录本，分门别类的分发到个人进行详尽记录。记录本有专人负责发放与收集，保证基础资料的完整，便于随时掌握全体员工的学习动态和学习思想。

4、按考核大纲编写制度，准备资料：

对检查工作组进行考核的内容，针对性地进行资料的完善与汇编，检查什么就准备什么。

看到她们满柜满桌划分整齐的资料盒，及明亮洁净的资料室，不由的感到身上担子的沉重，感到我们公司与她们之间的差距：

1、原始资料的空缺与不完整。

公司由于才划拨到公共事业处没多久，原始资料的欠缺与不完整，是我们和**不可比的。

2、专项工作落实不到位。

领导交办的工作到班组，在由班组分配到个人，但总因这事那事而耽误了任务的完成，致使工作上的延误与不及时。

3、基础资料的保管不善及无专人负责。

公司下设8部一室，共九个班组。由于各个班组的独立性，无专人统一负责各班组的资料整理汇总，再加上保管不善而导致资料的丢失和空缺，从主观上和人为上就造成基础资料的不健全。

4、设施设备的不齐全。

有些办公室因无资料柜不方便资料的保存，再加上保管不善，而导致一些资料的丢失，造成残缺不完整。

从以上几个方面来看，我们在档案基础资料的建设与管理上和**是存在着一定的距离。抱着“边考察边学习，学习中找差距”的态度，发扬我们公司“走出去，请进来”的精神指导方针，把**优秀的资料管理经验融入到公司的档案基础资料建设上来。

到了10点20分左右，处检查工作组来到了**。我们有幸旁听了检查工作组对**的检查工作内容和检查过程。检查组按照下发的考核标准要求**先汇报，再检查，再讲评。首先是**园长就行政建设上的成绩向工作组进行了简练的汇报，再由**党支部书记在思想建设上进行补充总结，汇报完后就开始按检查的内容进行专人审核评比，除了一个项目上扣掉了0.5分外其他均获满分。看着评比的结果，我们感到身上的责任和压力。与此同时，检查工作组的领导注意到我们来此的学习目的，对我们提出了几点建议和要求：

1、**是有特色的，专业性强，管理模式上不一定适合张家界培训中心，但经验可取。

2、张家界培训中心的工作环境与油田不一，是一个对外的四星级旅游酒店，要结合自身特点，按照四星级的标准，建设一个适合自身发展的管理模式。

3、管理上要从动态和静态两个方面入手。动态上要根据自身发展，地方要求着手建立；静态上则要严格按照局里、处里下发的各项文件内容开展工作。

4、档案资料准备上要有4个必备的记录本。党务、工会（红皮本）、综治、维稳（蓝皮本）。其他资料则按考核内容分门别类的建档入盒，有几项考核内容就准备几个资料盒。

5、档案资料的归档汇总要分部室、分班组去开展工作，按各负责人所辖事务具体整理资料。

6、在管理上要进行合同管理，杜绝纠纷。

7、要成立两个小组：领导小组；计划生育小组。

对于检查组领导对我们提出的建议和要求，结合**在档案资料管理上的优秀经验，及我们在**的学习心得，我们大胆地对下一步工作开展提出几点建议：

1、各负其责，制度建设落实到人。

2、建立机制，专项制度归档，专人负责。

3、平时要求各部室对基础资料的健全管理，专人负责对各部室资料的收集与整理。

4、统一归档备案，便于工作开展，资料查询。

档案管理交流材料篇（4）

一、统一格式。按照县档案局档案创省一级的要求，统一业务档案封面格式、卷内目录格式。并用规范的牛皮纸打印档案封面。

二、统一内容。卷宗封面内容统一由年度、单位名称、收费项目、许可证号码、承办人姓名、办证日期、保管期限、案卷号八项内容组成；卷内内容统一由办证文件依据、单位组织机构代码证、法人证书或身份证、其他补充资料（含执业资质）、申请表、《收费许可证》正、副本复印件六项内容组成。

三、统一程序。审批发证程序分四个阶段：第一初审，由经办人对申领单位填写的《收费许可证》申请表和提供的文件材料的合法性、真实性、完整性进行初审登记；第二复审，由收费股负责人对经办人移交的初审文件材料是否准确齐备、初审意见是否正确进行复审，并签名；第三审核签发，由分管局长对移送的通过复审的文件材料进行全面审核，对符合条件的进行签发，并加盖物价局公章；第四印制发证。

四、统一编号。对办理远价费证类的《收费许可证》将严格按照省物价局规定的编号方法统一编号；对医疗机构统一编号办理远价费备证类《收费许可证》；对短期培训的机构或单位统一编号办理临时《收费许可证》。

实行“四个标准化”。县物价局为达到发放的《收费许可证》既有严肃性、权威性又美观大方的目的，实行了“四个标准化”运作。

一、标准化的收费文件为依据。申领单位必须提供合法有效的收费文件依据，或是国家法律法规，或是国务院、省政府文件，或是省物价部门下发的文件，或是省授权市、县物价部门印发的文件。除此之外，任何材料不得作为办证的文件依据。

二、标准化的证件为办证要件。申领单位必须提供组织机构代码证、法人资格证书和权威机构批准的执业资质证。

档案管理交流材料篇（5）

1.编外聘用人员“弃档”现象较为普遍。目前，单位编外聘用的人员绝大部分是应往届大学毕业生。由于大学生就业形势较为严峻，不少大学毕业生在毕业后2―3年内，先后在3―5个单位工作的情况比较普遍。按照《流动人员人事档案管理暂行规定》，他们的人事档案大都交由当地人才交流中心保管。由于每年要缴纳数百元档案管理费，对于工作尚不稳定、工资待遇相对较低的大学生来说，确实是一笔不小的支出。于是，纷纷托交或不交，时间一长就干脆弃档不要，使流动人员“弃档”现象日渐严重。

2.编外聘用人员档案内容记载不完整。由于编外聘用人员流动比较频繁，他们在每个单位工作期间的档案材料根本无法及时被收集归档。加上，用人单位对编外聘用人员人事档案管理重视不够，未能及时收集和整理他们在单位工作、学习、考核等信息，人员流出后又未及时移交和转递，导致编外聘用人员人事档案常常中断，记载不完整的情况非常普遍。有的甚至连考核定级、职称晋升等重要的档案材料都记载不全。

3.档案内容不全。正常情况下，流动人员人事档案材料一般应包括：履历表，大中专毕业生分配派遣（证）单，转正定级的考核材料，每年度的考核表，专业技术职称评审材料，档案工资变更材料，奖惩材料，党团组织材料以及其他按规定应收入人事档案的材料。由于流动人员的流动性较大，用人单位未及时收集和整理编外聘用人员的档案材料，造成编外聘用人员人事档案的信息未能随工作经历的增加而增多，尤其是缺少反映当事人综合能力、素质和权威部门认定的业绩考核材料，这给用人部门选择人才带来困难，也使编外聘用人员人事档案的价值随之降低。

4.档案的真实性存疑。部分外聘人员人事档案在转递的过程中，未能严格执行《流动人员人事档案管理暂行规定》的“流动人员人事档案转递，应通过机要交通或派专人送取，不得邮寄或交流动人员本人自带。”和“不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造流动人员人事档案材料。”等相关规定，将档案材料交由当事人本人代为转递，有的出现擅自涂改、抽取、销毁或伪造人事档案材料的情况。有的学历越填越高、业绩越填越突出，使用人单位无法客观全面了解聘用人员的真实情况。

5.用人单位对编外聘用人员人事档案管理重视不够。部分用人单位认为编外聘用人员流动性大，建不建人事档案无所谓;单位人事部门不重视编外聘用人员人事档案人事档案材料的及时收集和定期整理，对聘用人员在单位学习进修、工作考核、从事科研活动等形成的材料收集整理不及时、不完整，从而造成编外聘用人员人事档案“残缺不全”，严重影响了编外聘用人员人事档案的价值和可用性。

二、对做好编外聘用人员档案管理的思考

1.提高对做好编外聘用人员人事档案管理工作重要性的认识。人事档案是在人事管理活动中形成的经过认可的记录和反映人员经历、德才水平和工作表现及人事奖惩、变化情况的以个体为单位，集中保存和备查的人事档案资料，具有重要的凭证价值和参考价值。目前，人员流动已成为常态，社会也已进入信息化时代。人力资源的合理配置、用人单位和聘用人员之间的沟通和联系、单位自身的人事管理和人才培养、日趋社会化的人事管理和社会保障工作等都需要真实、完整的人员信息为依据、支撑和连接，而这些信息的获取和利用，都离不开人事档案工作的有效运转。加强编外聘用人员人事档案管理工作，既可以为单位和聘用人员提供良好的人才信息服务，更好地服务于单位的组织人事工作，又可以优化市场人力资源配置，促进聘用人员的社会化管理，推动社会保障体系的建立和完善，维护社会的稳定。

档案管理交流材料篇（6）

独立学院已有十多年的办学历程，属于民办性质，是高等教育的重要组成部分，其教职工采用聘用制的用人机制。按照国务院办公厅《关于加强民办高校规范管理引导民办高等教育健康发展的通知》（[2006]101号）：“各地政府人事部门所属人才交流服务机构负责管理民办高校教师的人事档案。”独立学院教职工人事档案绝大多数托管在学院所在地人才交流服务中心。独立学院人事档案工作虽然取得了很大的发展，但尚有许多不足的地方，这里面既有独立学院自身存在的问题，也有人才交流服务中心和社会环境方面的问题。

为使人事档案更好地为独立学院规划、预测和制定人才培养计划提供准确的信息，为考察、任用人才提供参考依据，同时也为维护和保障教职工的个人权利提供法律凭据，笔者根据多年在人事部门工作的经历，提出一些看法和措施。

一、独立学院人事档案中存在的问题

1.人事档案管理制度不够完善

由于独立学院普遍办学历史短，工作重点是学科建设、学风建设等教学工作，教职工人事档案建设目前还是处于边缘化的地位，没有引起学院足够的重视，没有把档案工作放在应有的位置，人员、经费、管理还不十分到位，档案管理制度没有做到规范化、制度化。独立学院人事部门没有完善的归档制度和章程，人才交流服务中心档案部门又缺乏有效的控制和制约机制，使得人事档案的收集、归档、保存等制度得不到落实，不能适应独立学院对人才队伍的考察选拔、规划预测、开发利用等工作的需要。

2.人事档案材料记载不连续、缺乏完整性

独立学院聘用的大多数是青年教职工，有些教职工毕业后到外企、私企等没有人事档案管理权的单位工作了几年，由于这些企业本身人事档案意识就非常的薄弱，存在“人档分离”的现象，没有对职工相关材料进行归档，造成了档案里没有对其毕业后工作的工龄、业绩、职务、职称等经历进行延续的记载，无法体现其工作业绩和技能水平，致使其到学院工作后工资福利待遇、职务聘任或职称评定等人事管理工作受到影响。

3.人事部门对人事档案收集、鉴定等日常管理不到位

独立学院人事部门一般不配备专职的人事档案管理人员。兼职的档案管理人员对档案工作精力投入不足，大多没有经过专业的档案知识培训，对人事档案的鉴别特别是档案价值的鉴别缺乏专业的档案知识，致使该归档的材料没有归档，不该归档的却归档，导致人事档案比较混乱，材料缺失或不够准确。

独立学院广大教职工对人事档案归档内容、管理范围更是缺乏了解，不会主动向人事部门提供个人材料，导致符合归档范围的人事档案材料收集不全，常造成教职工在校工作期间形成诸如年度考核、职务提拔材料、取得专业技术职称资格材料、工资调整材料、后续教育取得的学历学位材料、入党材料、科研成果、著作、论文、与用人单位签订的劳动合同等体现个人经历和水平的重要人事信息档案材料缺失。由于收集、归档工作不扎实，反映教职工教学工作、科研成就和个人专业特点的原始材料不全或遗失，将导致教职工部分历史经历产生空白的严重后果。

4.独立学院（托管单位）与人才交流服务中心档案管理部门（管理单位）之间的矛盾

独立学院（托管单位）与人才交流服务中心档案管理部门（管理单位）在空间上有一定的距离，空间上的距离使两者之间产生了矛盾。

其一，独立学院与人才交流服务中心档案管理部门缺乏协调沟通。人才交流服务中心档案管理部门是人事档案的管理机构，应对独立学院的档案工作进行指导和检查，但由于在空间上有一定的距离，单位之间的联系非常少，缺乏协调沟通。人才交流服务中心档案管理部门被动地等待独立学院上交档案，由于没有建立完善的档案材料移交制度。独立学院有许多应当及时归档的材料比如学历的变化等，往往不能及时归档，甚至不能保证一年归一次档，不利于人事档案的及时更新。

其二，档案管理与利用产生矛盾。由于空间的距离和档案管理技术的落后，人才交流服务中心档案管理部门无法为独立学院提供及时、方便的档案利用。人事档案的最终目的在于利用，而人才交流服务中心目前开展人事档案的服务只限于收集、整理、保管、转递、开具档案证明等，并且是原始的手工管理，对信息的查询依旧是人工查找档案实体，没有应用现代化的信息技术管理，工作量大，效率低。独立学院需要利用教职工档案时，凭单位联系函到人才交流服务中心档案部门办理，远距离的、频繁的来回查询，对学院来说既低效又花太多的精力。人才交流服务中心档案管理部门只是被动的存档管理，不能对委托的独立学院提供主动的、个性化的服务，在人才选拔、培养、开发及预测上无法为独立学院提供高质量的服务。

二、改进的意见和措施

1.独立学院人事档案科学化、制度化、规范化建设

独立学院领导要重视人事档案工作，人事档案是人才开发的重要资源，是个人经历、思想品德、工作能力、职务、职称等方面的真实再现，是发现人才、选拔人才的重要依据，在独立学院发展中处于基础性的地位。

独立学院要做好教职工人事档案工作，可根据独立学院自身的情况，以《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作细则》、《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》及《关于加强流动人员人事档案管理工作的通知》等法律法规为依据，制定出适应独立学院特征的、具有可操作性的、科学合理的、规范的人事档案管理制度，使档案管理部门和管理人员的工作职责明确，这样人事档案的收集、鉴别、整理、保管、利用等工作就能做到有章可循、有规可依，既维护了档案工作的真实性和严肃性，又让独立学院的人事档案工作走上科学化、制度化、规范化和现代化的轨道。

2.加强人事档案宣传力度，提高教职工的档案意识

独立学院人事部门应在每年的工作计划中把加强档案建设放在重要的位置，充分利用宣传橱窗、学院刊物、网站等多种媒体对教职工进行档案知识的宣传，提高教职工的档案意识，了解人事档案制度及条例，了解哪些材料应归档，使教职工自觉地配合人事部门及时做好档案材料的收集、归档工作。

经过不断的宣传教育，使档案意识深入教职工心中，化为自觉的行为，为人事档案工作打下坚实的群众基础，使档案工作走上良性发展轨道。

3.加强独立学院与人才交流服务中心档案管理部门的联系与沟通

人事档案工作需要依靠独立学院与人才交流服务中心档案管理部门共同协作才能做好。笔者从事多年的独立学院人事档案工作，人才交流服务中心档案管理部门从来没有联系过独立学院，没有就档案工作进行过交流、讨论，只是坐等独立学院上交档案。独立学院与人才交流服务中心档案管理部门每年应定期联系，召开工作会议，就人事档案工作中出现的问题进行研究与探讨，互相交流经验，共同把档案工作做好。

4.加强人事档案管理队伍的建设

档案管理人员的素质，专业水平的高低，直接关系到独立学院档案事业的发展前景，因此，建立一支高水平的管理队伍就显得十分重要。

由于独立学院的人事档案托管在人才交流服务中心，所以档案管理队伍的建设必须包括人才交流服务中心和独立学院二支队伍。

人才交流服务中心档案管理专业队伍建设，必须高起点、高要求。这支队伍应具有较高的综合素质，精通档案学知识，熟悉档案管理的政策和法规，树立全心全意为独立学院档案托管人员服务的思想。随着档案信息化建设的发展，档案管理人员必须加强信息技术的培训，使他们成为既掌握档案管理专业知识又懂得信息技术的复合型档案管理专业人员。

另一支队伍建设是独立学院人事部门档案管理人员。首先，独立学院应充分重视这支队伍的建设，在人员配备上，最好配有专职的档案人员。即使是兼职的档案管理人员，也应保证他们有充足的精力放在档案管理工作上。其次，应加强档案法律法规和档案业务知识的培训，提高他们的业务水平，才能保证档案收集、整理的质量。

这两支队伍的建设是相辅相成的，人才交流服务中心档案管理人员应主动地深入到各独立学院档案管理工作中去，做好业务指导工作，一方面使独立学院档案归档工作做到正确、完整、规范；另一方面，人才交流服务中心档案管理人员在业务指导的过程中会发现新情况、新问题，在解决问题的过程中促使他们不断地提高自己的业务水平；第三方面，这给双方提供了一个思想沟通、工作协商、信息反馈的平台，通过双方的互动协作把档案工作做得更好。

5.加强人事档案信息化建设

独立学院在人事管理工作中随时需要查阅、利用教职工档案信息，以便对教职工作出及时、正确的评价。若人才交流服务中心档案管理部门仍然使用传统的服务方式，需要独立学院派人前来查阅档案，则费力费时，很难满足独立学院人事管理的需要，这也使人事档案的利用价值受到限制。档案管理部门应当与时俱进，采用现代化的管理手段和技术，利用信息技术，把传统纸质的人事档案，制作成数字化的人事档案信息库，使人才交流服务中心、独立学院可以通过网络对人事档案信息库进行及时更新、查阅，实现远距离地对人事档案信息库进行动态管理和维护，省时省力，这样可极大提高人事档案利用价值。因此，加强人事档案信息化建设，开发人事档案管理软件，建立人事档案信息库，将是独立学院与人才交流服务中心档案管理部门共同努力的方向和目标。

参考文献

[1]杜玉兰.论人才流动给人事档案管理带来的新问题与对策[J].北京档案，2012（6）：36-37

档案管理交流材料篇（7）

学历、职称、执业资格、考核、工资、任免、合同等各种新形成的人事档案材料总会源源不断地送到人事档案室，须将其及时归入各人的人事档案，以便管理利用。这些材料来自不同部门甚至不同单位，大多杂乱无章且没有标注档案编号，因此，要对材料进行编排。以人事档案排架采用员工号编排法为例，传统的流程分三个环节：按材料上的姓名逐一在纸质或电子版档案名册中查找将序号（或档案编号）数字标注在材料上给材料排序。这时，材料与档案的排列顺序相一致，才便于放入档案卷夹。然而，在人员较多的单位，每次送交的材料少则数十份，多则数千份，编排的工作量是较大的，尤其是逐一“查找”材料序号（或编号）这个环节比较繁琐，需要花费一定的人力和时间。

怎样精减流程、实现高效编排呢？本文为此提出人事档案材料编排归档流程的计算机优化方案，利用计算机完成全部或部分人工编排材料的环节。其具体操作因人事档案所采用的编排方法不同而有所差异。

1 已实现办公自动化管理的材料，其编排可由计算机自动完成

最有代表性的就是每年全体员工的工资变动表，目前，各单位劳资部门已基本配备计算机工资管理系统。

1.1 如果人事档案的编排是采用Excel按档案姓名拼音自动排序的，准备打印工资表前，只需在系统里的工资总表中选择按姓名拼音排序即可。打印出来的工资表的排列顺序已与人事档案的排列顺序一致，不需要人工查找、标注序号、排序，可直接一一对应，将工资表依次放入人事档案卷夹。

1.2 人事档案采用其他编排方法时，如四角号码、员工号，等等，可以在工资管理系统中输入每个人员的档案编号，打印工资表前,选择按档案编号排序也可以达到同样的效果。

2 人事档案材料交接建立了电子文档，这些材料的编排，计算机可完成部分人工操作的环节——瞬间“批量查找”材料序号（或编号）

人事档案材料形成部门送交材料存档时，会制作“存档材料交接登记表”，登记表上的名单顺序一般与材料的叠放顺序是一致的，交接时，将登记表上的名单与材料逐一核对无误，档案管理人员再予以签收。我院近年送存人事档案室材料数量较多时，交接登记表基本为Word或Excel文档打印件，可以复制“交接登记表”的电子版。有了电子文档，就为利用计算机代替人工操作打下了一个良好的基础。

2.1 当人事档案的编排是采用Excel按档案姓名拼音自动排序时

2.1.1 将“材料交接登记表”电子版中的“交接号”和“材料姓名”复制粘贴到Excel工作表中（见图1），

此时，A列中的“交接号”、B列中姓名的排列顺序与送交来的材料顺序是一致的。没有“交接号”的，在工作表中添加一列即可。

2.1.2 选中A、B两列数据排序主要关键字选“材料姓名”确定（见图2），此时，B列的姓名已按其汉语拼音的先后顺序排列，与人事档案的编排顺序相一致了，A列“交接号”数字的位置也相应发生变化。

2.1.3 在C列加入一列“序号”（见图3），这列数字即是为材料排序的顺序号。

2.1.4 选中A、B、C三列数据排序主要关键字选“交接号”确定，这时，A列的“交接号”数字和B列的姓名又回到最初的顺序，仍与材料送交时的排列顺序一致。我们可以为C列序号数字所在的单元格填充醒目的颜色（见图4）。

2.1.5 将C列的序号数字逐一对应抄至材料上即可，省略了人工在人事档案名册中逐一地查找序号这一环节。序号数字所在的单元格填充了醒目的颜色，可以提示工作人员注意，在抄写时，抄的是这一列的内容。最后，将材料按序号数字顺序排列，再依次“对名入册”，放入档案卷夹。

2.2 当人事档案采用其他编排方法时，又可分为两种情况。

2.2.1 接收到所管档案之中部分人员的材料时，可以利用Excel的“高级筛选”功能。

2.2.1.1 新建一个Excel工作簿。将人事档案名册（电子版）中的“档案姓名”和“档案编号”复制、粘贴到sheet1工作表中，形成一个“档案编号名单”（图5中A1～B11区域）；将A1单元格“档案姓名”标题复制、粘贴到名单的下方（图5中A14单元格），

再将“材料交接登记表”（电子版）中的姓名复制、粘贴到A14单元格下方（图5中A15～A20区域）。单击A1单元格数据筛选高级筛选单击“条件区域”输入框选中A14～A20确定。此时，“档案编号名单”区域少了几行（见图6），Excel已经以A15～A20中的姓名为条件，在“档案编号名单”中自动把它们筛选了出来，其余的姓名则被隐藏了。

2.2.1.2 击打开sheet2工作表，如图7所示，将“材料交接登记表”的“送交号”、“材料姓名”复制、粘贴到A、B两列；将图6中筛选出来的“档案姓名”、“档案编号”复制、粘贴到C、D两列，并在E列加一列“序号”。

2.2.1.3 选中A、B两列，以“材料姓名”为主要关键字排序；再选中C、D、E三列，以“档案姓名”为主要关键字排序。如图8所示，此时，B、C两列中的姓名已一一对应，计算机已经为材料找到了它们的编号和序号。

2.2.1.4 全选表格，以“送交号”为主要关键字排序，如图9所示，此时，A列的“交接号”数字和B列的姓名又回到最初的顺序，仍与材料送交时的排列顺序一致。我们为“档案编号”、“序号”两列数字所在的单元格填充醒目的颜色，将这两列数字都抄写在对应的材料上。在给材料实体排序时，就按标注的“序号”数字顺序排列，相对更方便查看；之后，将材料放入档案卷夹时，则可按材料上标注的“档案编号”来“对号入座”。

2.2.2 接收到所管档案之中全部人员的材料时，图10即为我们所需要的效果：A、B两列为“材料名单”，选中并以“材料姓名”为主要关键字排序；C、D、E三列为“档案名单”，选中并以“档案姓名”为主要关键字排序；最后，全选表格，再以“交接号”为主要关键字排序。我们只需将E列的序号数字对应抄写在材料上，然后，按序号顺序排列即可。

3 人事档案材料编排归档流程的计算机优化方案的特点

3.1 简单易学。主要运用到了Excel的“排序”和“高级筛选”功能。了解Word、Excel基本运用的人事档案管理人员可以较快掌握。

3.2 实用性强，材料数量越多，利用计算机编排材料的效率就越显著。

3.3 人事档案材料形成部门的办公自动化程度越高，其形成的人事档案材料的编排归档流程就越简便。

3.4 人事档案的编排方法不同，利用计算机编排材料的步骤也有所不同。可根据实际情况，灵活地采取合适的计算机优化方案。

档案管理交流材料篇（8）

中图分类号：F407 文献标识码：A 文章编号：1009-2374（2013）24-0140-02

随着我国经济建设的迅猛增长，社会对电力的需求不断提高，电力供需形势紧张，电力工程建设进入了前所未有的大发展阶段。基建工程在建设过程中会形成各种各样的文件材料，有建设前期文件、工程管理、施工记录、竣工验收及监理、质量监督、设备材料等。这些竣工档案是基建工程的书面结晶，竣工图的编制和竣工材料的完整、准确、系统除了保证能如实反映工程的本来面貌外，更为重要的是为今后的生产运行、维修、扩建、改建工程提供可靠的依据，具有重要的利用价值。因此，认真做好档案管理工作是非常重要的。

1 组织、制度落实是抓好工程档案的基础

建立、健全必要的与工程建设相适应的档案管理机构和行之有效的规章制度，是确保工程档案齐全、完整、准确的组织保证和管理依据。根据公司档案现有管理制度和管理方式，对健全档案管理网络、落实档案人员参加重大基建活动制度、完善档案培训工作制度、强化档案管理工作考核提出了具体的要求，进一步理顺了工程档案归档的流程，明确了档案管理要求和各部门专兼职档案员职责。

1.1 明确分工和任务

每年初，公司办公室根据年度基建项目建设计划，将各电网建设项目的归档任务分别落实到各位档案员，要求档案员跨前一步，提前介入，积极主动做好档案的超前管理。公司档案人员平时通过参加基建工作会议、基建月度工作例会、工程竣工验收及公司网站的有关信息，及时了解相关工程竣工投运情况信息，跟踪做好档案管理工作，对基建工程档案进行超前管理。在工程建设初期，主动与工程主管部门联系，到工地现场，对各参建单位进行档案工作交底，明确土建、电气安装施工单位、监理等单位档案归档范围、档案材料形成的质量要求，做好工程档案事前、事中、事后控制，与工程同步做好档案管理工作。

1.2 梳理界面和流程

根据“三集五大”体系建设完善提升要求，公司就电网建设项目归档流程进行多次研讨，明确了各项档案材料的流向、提供部门与接收部门的职责、市县公司的界面，并以会议纪要的形式，对各项交圈地带、空白地带进行了明确，对薄弱地带（如电子化归档）等进行了强化，有效化解了职责不清引发的矛盾，促进了归档质量的大幅提升，实现公司档案电子化率从2012年初的59%提升到2012年末的73%。

1.3 注重过程控制

公司建立电网建设项目归档周通报制度，内容涵盖主网、配网、农网各建设项目，发送对象既包括工程主管部门，也包括各参建单位和收口单位（如竣工决算部门），同时抄报公司分管领导，动态通报工程档案催收、整理及归档情况，并将归档工作纳入绩效考核。极大地促进了归档的及时性，有效防范了归档“积重难返”的现象。尤其是通过历时半年的清欠，全面完成了2010～2012年三年配农网项目电子化归档遗留项目。

1.4 强化培训与交流

为促进归档质量的提高，公司办公室会同基建部门举办了工程项目及档案管理培训，组织各参建单位参加。同时，为促进内部组卷质量的提高，公司办公室组织档案互查，从各档案员分管的工程中随机抽取一个项目，组织大家会审，指出其中的优缺点，一方面促进了工程档案查漏补缺，另一方面对档案员的业务能力、工作责任心起到了极大的促动作用。

2 根据电网建设工程复杂性的特点，与工程同步做好档案管理工作

从实际情况看，供电企业电网建设是比较复杂的。它分变电、线路工程。其中变电工程中包括土建、水电、装饰、电气设备安装、调试、消防系统、防火封堵、视频监控系统等，从项目可研立项开始到工程竣工验收投运，档案管理人员首先了解电网建设工程的概况、建设规模，掌握了每一阶段工作中需要形成哪些档案材料，对每种材料的内容、数量做到心中有数。在此基础上，有的放矢地做好以下工作：

2.1 做好工程档案事前、事中、事后控制

电压等级高的电网工程建设工期往往是跨年度工程，档案人员要提前介入，与工程同步做好档案管理工作。在与施工单位签订合同时，就应把档案的要求作为合同的附加条款列入。在施工单位进场时，就应对它们进行档案内容技术交底。并抓住到施工现场阶段验收的机会，及时了解情况，与各参建单位的档案人员交流，对各施工单位形成的施工记录、原材料质保书、测试报告等档案材料进行认真审核把关，发现问题及时反馈到施工单位，使最终移交到档案室的竣工档案符合档案归档质量要求。

2.2 追踪指导收集

这种方法适用于工程周期短的，形成档案材料快的技改工程。档案人员根据生产计划，主动与职能部门询问和了解工程进展情况，及时掌握信息，并指导和督促技术部门有针对性地收集档案材料。这种方法收集速度快，档案材料齐全，质量也比较高，但花费的人力、物力较大。

2.3 强制性收集

在与各参建单位签订合同时，把档案质量要求及移交份数作出明确规定，将合同费用的5%金额作为档案材料押金，直到工程完工，各单位将完整的符合档案质量要求的档案材料移交给档案部门后并符合要求才可拿回这笔押金。这种方法具有—定的约束力。可以保证档案材料不会由于人为因素而流失，尽量避免档案原始材料的散失，这样能保证工程档案的连续性、完整性。

3 以过程管理为重点，以“创精品工程、建精品档案”为目标

电力工程建设档案管理工作是一个系统工程，它在工程的发展中环环相扣，段段相连，步步延伸，逐渐形成。由于档案具有历史性、真实性的特征，在每一个环节所形成的档案材料的质量，反映了工程管理水平和质量，最终决定了整个工程档案的质量。因此，对于工程档案，过程就是结果，过程就是质量。我们要创精品工程，就要抓好源头，要把抓好档案形成过程作为工程档案管理的工作重点，以创精品工程、出精品档案为工作目标，一着不让，一丝不苟地开展档案管理工作。要树立“创精品工程、建精品档案”的意识，转变观念，提高认识，要树立品牌意识，力争创名牌、确保出精品。为实现工程档案的每一个数据无可置疑，每一张图纸无可挑剔，每一卷案卷无懈可击的目标而努力奋斗。

档案管理交流材料篇（9）

做好医院人事档案管理不但可以不断地提升一个医院的管理水平，实现人事档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和医疗制度改革做出应有的贡献。加强人事档案管理，充分发挥人事档案的资源优势，更好地为医院选拔和使用人才提供更加真实可靠的材料，就显得更为重要。在医院人事档案管理中明确档案人员责任，维护人事档案安全完整，确保人事档案工作连续不断有序进行，也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予人事档案人员的职责。笔者认为人事档案人员离岗离职之前认真做好档案移交和做好医院流动人员人事档案管理工作在确保医院人事档案完整性中是两个非常重要的环节。

1人事档案管理的现状

1.1人事档案管理制度相对落后随着人事制度的

不断改革发展，人才流动，医疗卫生单位选拔和使用人才的手续不断简化。由于人事档案管理“终身”制，没有得到及时补充和修正，阻碍了人才的流动。2000年，我院引进了数位高级专业技术人才，在整理人事档案时，发现有两名国外留学博士因缺少原始档案材料，无法办理正常调动、派遣手续。之后通过人才服务中心办理了人事，但也不能取得其在国外的人事资料。更由于人事管理制度的不完善(在原单位停薪留职出国留学而扣留了档案)，他们的原始档案至今没有转到我院，造成人事档案材料的不完整，给新录用单位在人事审核、审批工作中带来不便。

1.2人事档案管理方式和手段相对落后人事档案

管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理，单独存放。我院因办公用房紧张，虽然人事档案材料份数多，资料复杂，多年来档案室一直和人事办公室在一起。由于医院人事管理人员编制不足，人事管理工作量大，人事档案管理都是其他人事管理人员兼管，属于非专业人员管理。在档案管理手段上，因为没有单独的计算机和档案管理软件，管理人员还一直采取手工编辑、检索，致使人事档案材料不能及时归档整理，存在档案资料不完整的情况。

2人事档案人员离岗离职之前认真做好档案移交

2.1《档案工作业务建设规范》规定：“档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。”然而在实际工作中经常会忽视这一工作环节，存在如下问题：一是档案交接不及时。二是档案交接手续不严密。

2.2做好人事档案交接工作，应采取如下措施：

1.2.1人事档案交接要纳入医院的议事日程、工作程序和规章制度之中。做到人事档案人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的人事档案人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位，并要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中。

2.2.2人事档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作。档案交接分为移交和接收两个方面，对于移交方来说在正式移交之前主要做到对所保管的人事档案进行一次全面清理，做到帐物相符、心中有数；对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序，做到系统有序；按档案移交要求编制档案移交文据及表格；撰写人事档案移交说明。对于接收方来说，在接收之前要做到了解移交单位职能活动内容和工作活动情况；向前任档案人员了解档案保管和人事档案工作情况；必要时要了解或检查人事档案移交准备工作情况。只有交接准备充分，才能保证交接工作顺利进行。

3医院流动人员人事档案管理

3.1医院流动人员出现档案移交不及时，已辞职、辞退、解除劳动合同等流动人员人事档案，有些没有及时移交当地人才服务中心，有些没有人事权的单位擅自保管流动人员人事档案，造成部分流动人员人事档案丢失、材料不齐全、手续不完备等情况。有些人由于种种原因不顾组织是否同意，舍弃档案一走了之，新用人单位还可以在当地人事部门的帮助下为其重新建档。人事费普遍过高，也是导致“弃档”的重要原因。

3.2为了保证医院流动人员人事档案的真实性、严肃性，促进卫生事业单位人才合理流动时流动人员人事档案的完整性、真实性，应该加强对其的管理，认真做到以下几点。

3.2.1加大宣传教育的力度，营造人事档案规范化管理氛围要加强领导，广泛宣传流动人员人事档案管理的政策规定，提高档案管理人员整体素质，建立档案管理人员业务培训机制，定期对档案管理人员进行业务培训，努力提高档案管理人员的业务知识和管理水平。

3.2.2明确职责，理顺关系。本着对流动人员高度负责的态度及时与他们进行沟通与协调，明确各自的人事档案管理范围。根据《流动人员人事档案管理暂行规定》，专业技术人员和管理人员的档案应当移交人才服务机构管理，并建议流动人员的人事档案应当打破身份、学历、职称、行业等各种限制，由政府人事部门所属的人才服务机构统一管理。同时强化流动人员人事档案管理的公共服务职能，应以服务为主、适当收费的办法减少“弃档”现象。

4结论

人事档案是反映个人经历、德才能绩、工作表现的真实历史记录。医院人事档案管理是为医院人力资源管理和利用创造条件、提供相关人事数据和信息支持的重要活动，在医院人才开发中起到了人才“信息库”和“资政院”的重要作用。在医院人事档案管理工作中，增强档案管理意识，更新人事档案管理的服务理念，改进人事档案管理方法，提高人事档案管理人员素质，人事档案人员离岗离职之前认真做好档案移交和做好医院流动人员人事档案管理工作，尽可能地将个人人事信息客观、真实、系统、全面地提供给组织人事管理部门，积极对人事档案进行开发、挖掘和利用，使其发挥最大化地利用效力，将是人事档案工作者努力的方向，也是今后医院人事档案改革的主导方向。

档案管理交流材料篇（10）

班级是学校进行教育教学活动的基础单位，是学校管理的前沿阵地和工作重心。班级档案是自班级组建至毕业生离校过程中，班集体各项活动开展及班级成员学习、工作、生活的真实记录和全面反映，是学校档案的重要信息来源。班级档案着眼于学校基层组织建设及学生个人成长发展，丰富了学校档案内涵，使档案的表现形式更加鲜活具体，是建设特色学校档案的切入点。

目前，班级档案建设工作并未得到重视，多数学校缺乏将班级信息进行系统整理归档的理念，班级相关材料仅体现在新生名册、课程表、成绩单、贫困生数据库等有限表现形式，信息量单薄且分散存管于不同职能部门。此外，无适宜的构建平台、学生档案意识欠缺也是阻碍班级档案建设的重要因素，直接导致一些珍贵的班级史料因存管不善而遗失或随着学生毕业而离散。所以，如何规范档案管理机制或引入迎合学生需求的班级建档模式，值得教育工作者深入研究。本文尝试从班级博客角度展开探讨，在博客平台上进行班级档案构建。

一、以博客作为班级档案创建平台的优势

信息技术的飞速发展，对我们所处的生活环境及学习交流模式产生了巨大影响。腾讯QQ群、BBS论坛是班级群体最重要的网络沟通工具。毋庸置疑，这些交流平台具有强大的即时交流和一定的文件、共享功能，但是在文档处理、数据归类和信息群际共享方面尚存在明显不足，不适于作为班级档案的建设平台。比如，QQ群和BBS论坛不支持WORD、EXCELL排版格式，影响文章的及可读性;难以通过搜索引擎直接登陆空间，对信息共享利用造成障碍;空间栏目基本固定，影响个性化平台的构建;聊天页面按日期排序，无法实现信息的过滤和分类;留言及回复随意性强，有用信息常常很快被无关内容刷屏。

1.博客技术特点

博客（Blog）是近年来兴起的一种用于自由表达的网络载体，起始被定义为个人写作或流水记录的工具，但随着认识的深入，其作为交流讨论工具的功能日益凸显。博客分为个人博客和群组型博客。群组型博客面向的是具有相同目的或意愿的群组，博客使用者通过发表博文表达个人认知观点，上传、转载或链接精心筛选组织的材料到博客空间，其他成员及游客可以与其进行即时评论互动。班级博客的本质也是一类群组型博客，是以班级为单位，班主任、科任教师和学生共同参与，学生之间、师生之间通过进行思想交流、资源共享而互助共进的公共交流平台。班级博客通过对平台数据自动归类，按照文章时间、栏目类别及文章主题分类等方式进行整理，保证资源方便快捷地提供共享和利用，有效提高学生的认可度，为班级活动、党团建设、学习交流等档案素材分类存档提供可能。班级博客还可提供私有空间，使用者通过在某个栏目下申请设置个人文件夹，将个人材料、图片等上传到博客空间并对文档进行阅览权限设置，为个人数字化成长档案提供了存储空间。

2.基于档案建设目的的班级博客模块设计

以班级档案建设为目标的班级博客模块设计，首先应满足一般群体博客的基本记录、交流及共享功能，同时应参照档案立卷编目常规方法，对博客栏目进行特殊设置。基本栏目可有：“规章制度”（与学生相关各级管理制度整合汇编）、“班组建构”（班委、宿舍长、课代表岗位人员配置及职责要求）、“学生概况”（学生姓名、性别、学号、生源地、宿舍、联系方式等基础个人信息）、“学生个人成长记录”（每位学生自建子档案，内容包括课程修读情况、奖惩信息、社会实践证明及任何有价值的个人档案素材）、“主题班会”（涉及班会时间、地点、主持人、班会内容及开展效果）、“班级活动”（按活动项目分别立卷，内容涵盖活动立项、策划、实施、总结全过程文档及图片材料）、“党团建设”（内容包括历次评优评先、推优育苗、党员发展时间、对象名单及基本概况）、“学习交流”（学科教学或学习信息交流）、“通知公告”（登载临时信息）、“心情日志”（群组成员分享心路历程）、“交流空间”（自由论坛）、“休闲娱乐”（美文、歌曲、视频上传或浏览专区），可根据需要对栏目设置进行调整。通过迎合学生心理的特色设计，吸引学生关注并习惯使用班级博客，从与同学、老师的即时交流和评价互动中获得进步，促进班级发展及班级档案材料的积淀。

3.班级档案博客的管理模式

班级博客是班级成员共同维护管理的社区。作为以班级建档为目的的博客，应在某些栏目中设置明确的管理权限。比如“规章制度”、“学生概况”栏目应由班主任负责，对不宜全面公开的内容设置浏览权限;“班组建构”、“主题班会”、“党团建设”可委托班委进行管理维护;科任教师可通过学习交流专区学科知识，布置学习任务，学生也可共享有价值的资料和大家进行深度交流探讨。通过给予平台成员不同的管理权限，使各个栏目都能充分发挥功能，同时在对信息进行连续完整记录的基础上，确保档案材料的采编质量和来源可靠性。

二、班级博客对班级档案建设的意义

1.班级博客是班级发展历程的记录载体

合理的栏目设置可充分发挥班级博客对班级事务的多维度、多层面流水记录功能，班级从组建到解散期间发生的事件、班级成员的生活感悟、学习体验、情感交流都有了承载的平台。其中的每一则博文，每一帧图片，甚至每一条留言回复都是班级真实存在的反映，从无到有，日积月累，随着时间的推移，逐渐打造出班集体和班级成员的成长档案。这样的建档模式，可真正体现档案连续性、历史性和真实性内涵，使档案的表现形式和内容更加丰富、更具个性化特征。

2.学生成长历程的电子档案袋

学生档案袋实体存管目前存在诸多问题，比如无专门存管场所或馆舍不足，未配备专业档案管理人员或人员缺编，无专项资金投入或资金投入无法满足需求等诸多现实困境，建档工作缺乏严格的制度监管，导致学生在校期间的奖惩情况、参加课外活动记录等信息材料未放入学生档案或材料不能全面反映学生的综合在校表现。此外，档案的封闭管理模式为档案工作蒙上了神秘色彩，学生接触不到自己的档案，认为档案材料的累积和归档与己无关，因而缺乏主动搜集个人档案材料的意识。基于博客平台的“学生个人成长记录”构建，其实质就是以学生为实施主体的模拟建档过程。通过对课程修读情况、奖惩信息、社会实践证明、技能证书及任何有价值的个人档案素材的持续的积累、增补和更新，一则可以充实学生实体档案，有效避免毕业生档案材料信息不足或档案材料缺乏个性，二则可引导学生重视档案，了解档案对个人职业生涯的重要性，从而注意规范自身言行，杜绝违纪失信行为，在学习生活中有意识地为积累一份优秀档案而努力。另外，基于博客平台的建档过程，是一种相对开放的档案材料构建模式，学生可以通过浏览其他同学的非保密个人档案信息，在对比中发现差距，查找不足，从而激发朋辈间良性竞争意识，促进优良学风的酝酿形成。

3.动态的数字化建档模式，有效规避了传统档案管理中存在的不足

班级博客为班级建设提供了记录承载平台，这是一个动态的过程，记录行为贯穿班级存在始终。从学生的身心健康、学业进步、个性发展、成长体验等多个维度记录学生个人及所在班集体的成长轨迹。在班级建设中建档，以建档方式完善班级建设，全方位、多角度、多形式地生动再现班级建设过程，从而真正体现档案工作的价值。在过程中持续积累档案素材、由事件亲历者主动建档、以互动评价体系做支撑的基于博客的数字化构建理念颠覆了由第三方执行的传统阶段式的实体档案袋建档模式，可有效避免实体档案管理造成的馆舍压力、有价值档案材料的遗失、档案不易存管及专职人员增配的问题，方便档案的备份、存储、转递及查询利用，使档案的社会价值得到最大体现。

4.丰富了班级档案内涵，促进班级文化建设

班级博客提供了更便捷的师生交流渠道，班主任可以发表日志表达个人思想、观点见解及管理理念，这种以平等真诚的方式更易博得学生认同，从而获得足量的信息回馈，达到较好的沟通效果。班主任还可通过浏览学生博文、上传材料及其对他人的评价回复中及时了解把握学生的思想动态，可通过对班级活动进行点评，在学生日志中留言或参与学生的自由讨论，逐渐拉近师生心灵距离并对学生进行隐性教育。

班级博客的班级常规事物管理媒介及无障碍交流评价平台的功能，还可吸引学生、教师共同关心关注班级事务，有效促进班务公开化;可向学生家长公布班级博客网址，邀请学生家长为班级建设建言献策，促进形成家校教育合力。

在学习交流专区引入教学模块，借助现代化教育技术丰富授课模式，可弥补课堂教学时间及教学设施配置受限而引起的个别化辅导不够、课堂讨论参与度不高、知识呈现方式单调等系列问题，使教学容量在空间和时间维度上得到延伸，从而有效提升教学质量，促进教学效果。这种新型的教育理念对激发学生学习兴趣及班级成员间形成主动学习、共同学习的氛围也大有裨益。

此外，博客特有的倒序排布特点可使最新的消息在所属栏目置顶显示，从而方便了信息的传播散布，扩大受众范围。诸如活动方案征集、班级事务通报公示、企事业单位的招聘信息都可通过班级博客平台进行，群组成员仍可随时发表个人评价或对评价做出回复，但所有的评价或回复只能附属于正文之后，无碍于主体信息的置顶地位。在这点上，班级博客也优于以即时交流为特色的QQ群、BBS论坛等交流媒介。并且，这些临时性的通知公告也属于建档范畴，同其他栏目的材料共同展现了班级建设发展历程。

将博客理念引入班级档案建设是一项崭新的尝试。通过班级博客，不仅可以实现班级档案材料的收集组建，将承载班级师生成长记忆的珍贵史料永久保存，而且突破了传统的班级管理方式，充分发挥出网络平台的思想教育及交流学习功能，值得应用和推广。

参考文献

[1] 王晓.班级博客平台的创建与应用研究[M].武汉：华中师范大学，2005.

[2] 刘陶，胡卫星，任爽.面向小班化班级管理服务的班级博客构建[J].中国教育信息化，2013（23）.

档案管理交流材料篇（11）

二、干部档案立卷不规范

1、历史遗留问题多。以前大部分管档人员专业程度普遍偏低，且又多属兼职，有的自身要求不严，对立卷归档的材料没有认真把关、鉴别，再加上部分单位领导干部对档案管理工作重视程度不够，使许多该归档的材料，有的没归档，有的填写不全，不该归档的材料混入了档案内，造成了案卷质量低。近年来对干部档案进行目标考核，干部档案管理部门为保证档案材料的完整，虽多次催交，但有的材料年代久远，原件无法找到。责成有关部门补办的材料虽经认真鉴别，但有失历史原貌，影响了档案的完整性、系统性和真实性。

2、纸张不统一，表格不规范。虽然明文规文秘杂烩网定档案材料要统一使用十六开规格办公用纸，不得使用圆珠笔、红笔、铅笔等书写，但材料形成过程中，有的纸张大小不一，大的要切，小的要糊，有的表格印制超过装订线等，无形中给干部档案立卷归档工作带来了麻烦。档案目标管理要求纸张必须19×26.5规格，组织部门印制的表格都达到了此要求，但人事、教育、公检法等部门形成的材料大部分用a4纸，如报送的学历材料绝大部分都是用a4纸。凡此种种问题的出现，又必将影响到将来的档案立卷工作，影响案卷质量。

3、档案意识淡薄，部分材料散失严重，归档不及时。随着人们档案意识的增强，大多数档案都能及时立卷归档，但立卷中发现，有的档案材料短缺，如表彰材料散失严重。

三、档案管理人员不稳定，素质有待提高

干部档案立卷工作是一项专业性、知识性较强的工作，需要有一定业务知识的人才能做好。但现实并非如此，档案管理人员身兼数职，疲于应付，没有足够时间和精力从事档案管理工作，再加上有的基层领导重视程度不够，还有些档案人员认为“政治上没奔头、搞档案无尽头”，导致了干档人员调整频繁，刚刚熟悉业务，又被调到其它岗位。新的档案管理人员又开始新一轮熟悉业务的过程。

以上问题已经影响到干部档案立卷工作和案卷质量。为切实加强理档案立卷工作，提高档案管理水平，针对档案立卷管理工作中出现的问题，基层档案管理部门和上级部门要高度重视。