档案管理资料员大全11篇

档案管理资料员篇（1）

二、 归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、 公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、 档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、 资料的收集与整理

1. 公司的归档资料实行季度归档及年度归档制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2. 在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3. 凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4. 各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5. 档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、 资料的分类与归档

1. 公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2. 公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、 档案的借阅

1. 总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2. 因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3. 公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借;秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4. 档案借阅者必须做到：

① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、 档案的销毁

1. 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2. 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3. 凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

4. 经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

5. 在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

公司档案管理制度【2】第一条 为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

第二条 档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

第三条 归档制度

1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件;属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。

7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

第四条 档案保管制度

1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

第五条 档案借阅制度

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

档案管理资料员篇（2）

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关键词 档案管理；高校；创新实践

在不断发展的社会环境中，加强高校档案管理，不断提高高校档案管理工作的效率是各个高校非常重视的问题。因此，我们应该认识到高校档案管理工作创新的重要性，促使档案管理更加准确、更加真实，推动高校档案管理朝着更加科学的方向发展。

一、高校档案管理手段创新

在高校档案日常管理工作中，需要将创新档案管理手段作为重点工作。其中主要从以下几个方面入手：一是投入大量的时间和财力，合理引入计算机信息软件，构建良好的档案资料数据库。坚持在高校档案管理工作中采用现代化管理手段，将自动化的信息搜索引入其中。同时，还可以利用互联网快捷地进行查询，有效突破了地域性的限制。更好地实现信息资源共享，将焦点集中在计算机硬件配置与软件配置上，让档案管理更加现代化。二是应该改善高校档案库房条件，对高校档案进行合理的分类和处理。如配备图文影像扫描、数字音像制作系统、数据库服务器、微缩系统等，充实高校信息化档案管理的硬件建设。三是各个高校应该根据自身的实际情况，建立健全档案管理工作体系，以此来提高工作人员的工作责任心，让其全身心地投入到高校的档案管理工作中，促使高校档案信息管理能够更加规范科学。

二、高校档案管理观念创新

（一）创新档案馆馆藏内容。在当前高校档案管理工作中，由于馆藏人员受到主客观因素的影响，无法收集全面的档案管理资料，直接导致高校档案管理呈现出资料不齐、资料质量较差等特点，无法满足高校档案资料利用者的需求。因此，针对这种情况，高校档案管理人员需要创新档案馆馆藏内容，坚持做好以下几个方面的工作：一是高校档案馆馆藏人员应该动员全校师生从多方面搜集资料，在丰富档案馆馆藏资料数量的同时提升档案馆馆藏资料的质量。二是高校档案管理人员在选择资料时，应该有目的、有计划地进行，从而有效提升档案管理的水平。同时，档案管理人员还应该对搜集到的资料进行筛选，对其进行统一系统化的整理，从而有效提升档案馆藏资料的质量。

（二）创新档案馆藏资料搜集方式。在高校档案日常管理工作中，档案管理工作者应该根据实际情况，不断深入到基层中，通过多种途径搜集多方面的档案资料，然后从中整理出具有较高利用价值的档案资料。例如：高校档案管理部门应该认真做好学校上级部门下发的关于日常教学工作的文件，做好具有较高使用价值资料的归档工作，其中主要包括教学课程设置、教学科研活动、教学规划、教学大纲等方面的材料。这样有利于高校档案管理工作人员从中学习知识，不断创新教学内容和教学方式，从而有效提升高校档案管理水平。

三、高校档案管理制度创新

在高校档案日常管理工作中，应该坚持在学校和各级主管的领导下，以档案法管理为依托，坚持从高校档案管理的实际情况出发，制定科学合理的高效档案管理制度。其中将高校档案馆藏资料的数量和质量分别纳入相关评价标准中，并针对高校档案资料的使用情况设置合理奖励和惩罚条例，充分激发高校档案管理工作人员的工作积极性，从而有效提升高校档案管理工作的管理水平。

档案管理资料员篇（3）

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1009-5349（2016）15-0226-01

随着管理理念与管理方法的不断进步，高校档案资料的管理也逐渐出现了多样的变化，但是这些管理方式有些并不成熟，容易引起一些管理问题，降低高校档案资料的价值。为此，高校档案资料需要实现规范化管理，确保不同管理理念与方法的合理性与科学性，确保高校档案能够为高校的发展提供有利的帮助。

一、当前高校档案资料规范化管理过程中遇到的问题

档案资料的规范化管理是高校日常管理的重要内容，但是档案资料的管理并不是一般人所熟悉的档案管理，它的范围更加广泛且难度也更大。但是很多高校并未意识到这二者的区别，没有区别看待档案资料和档案管理者二者的价值，出现了管理效果不佳、管理无序的问题。

高校的各个二级学院都是档案资料的重要来源，但是很多二级学院并不重视管理档案资料，经常出现资料分类不明确、资料整理混乱、丢失等问题。甚至很多二级单位没有充分参考档案资料的收集标准收集完整的档案资料信息，这大大降低了档案资料的使用价值，也为专业管理人员的工作增加了难度。

另外，大部分高校由于缺乏重视，并没有将高校的档案资料的管理水平纳入到相关管理者和工作人员的年终测评与考核的体系之中。导致很多工作人员并不重视档案资料的管理，出现工作拖沓、资料分类混乱等局面。另一方面，现阶段高校的大部分工作都已经逐渐进入到了信息化管理的新阶段，但是档案资料的管理方式仍然比较落后和陈旧，传统的文本档案管理仍然是最为主要的档案资料管理模式，这不仅容易导致资料丢失、遗漏，也会使档案资料无法发挥出其自身的价值和作用。

二、实现高校档案资料规范化管理的具w措施

首先，高校档案资料的规范化管理需要从主观意识上了解到规范化管理的重要意义。通过工作培训、会议说明等方式，强化相关人员对规范化管理档案意义的认知，进而更好地促进档案资料的规范化管理。想要实现规范化管理，就要针对高校的档案资料展开有计划、有目的的工作。目前，高校的档案资料主要分为文件资料和图情资料两大部分，不同类型的档案资料，在管理模式和保存方式上也存在不同，管理人员需要对不同资料进行分门别类。

高校档案资料的规范化管理，需要进一步加强现代化的管理水平和管理方式，对于不同类型的档案资料需要实行集中与分层相互结合的管理模式。所谓集中管理，就是要求学校各个部门的档案资料统一交由一个管理部门进行档案资料的整理与管理。在此基础上，需要进一步实施档案资料的分层管理，也就是要根据高校不同的部门，将档案资料分为不同的层次，由高到低，分别由负责人员进行统一管理。为了确保集中与分层档案资料管理制度的顺利实施，需要进一步加强对档案资料管理人员的管理和培训，提高其专业素质能力和业务能力，为了满足分层管理的需要，高校需要进一步加强专业档案管理人员的建设和招收，促进档案资料管理规范化的顺利实现。

为了更好地进行规范化管理，高校相关管理者需要对档案资料管理部门进行全面的工作质量监督与考核制度。高校档案资料管理人员急需要被纳入到考核的体系中来，并将其考核审查的结果，融入年终工作质量的整体体系中。也有高校将档案资料管理工作的工作质量纳入到相应领导的工作评价之中，这样可以进一步强化高校领导层对于档案资料管理工作的重视程度，进一步推动档案资料的规范化管理。

为了更好地实现档案资料的规范化管理，需要逐步转变传统的档案管理理念和方式，在管理过程中应用现代化的管理技术和措施，建立更加完善的高校档案资料信息化管理体系。一方面，高校档案资料需要按照国家的相关规定，聘请专业的档案系统设计师，结合本校的档案资料特点制定高校档案资料管理系统，建立完善的档案资料数据库，实现档案资料的数字化管理。另一方面，高校需要重视网络化管理档案资料，重点推进这个项目。

三、结语

综上所述，高校档案资料的规范化管理对于新时期提升高校的整体管理质量，促进高校的更好发展具有重要的意义，文中详细论述了高校实现档案资料规范化管理的措施，希望与同行档案资料管理人员交流讨论。

参考文献：

档案管理资料员篇（4）

1存在主要问题及原因

1.1工程档案资料管理制度不健全， 职责没有落实到位

目前，某单位的部分工程建设单位在档案管理体制上存在一定问题，没有设立工程档案管理组织，没有制订应有的档案管理规章制度，有些建设单位虽然制订有，但也不健全。同时，没有采取积极有效的措施，把档案资料规范管理工作落到实处上，造成具体管理人员缺少责任感。这主要是因为某些建设单位领导档案意识不强，对档案工作认识不足引起的，日常工程建设管理中只注重抓工程施工建设，抓“形象工程”，只注意安全生产、工程质量，而忽视了属于内勤服务范畴的档案资料管理工作，某些档案工作人员，因没有工作压力，往往处于一种应付状态。

1.2管理经费投入不足，保管条件较差

在各建设项目单位中，只有少数几个单位有独立的档案资料室，但也存在装具不足情况，有的档案资料只能成捆堆放在地上，档案“六防”措施上更是难以落实，特别是防盗、消防措施大部分建设单位，没有独立资料室，往往是和工程人员办公室合二为一进行使用，这样虽然看起来查找利用档案资料很方便，也节省了房间，其实上是很不利档案资料的安全保管的。主要因为受工程所具有的建设时间紧、协作参与单位多、管理复杂、机构临时性等特点影响，部分建设单位是临时抽调人员组成临时机构，他们的办公用房也是临时租用，房子紧张，很难落实专用房间作为档案资料室。也有部分建设单位是基于工程结束竣工验收后档案资料的归宿考虑，认为工程档案资料迟早是要移交给单位综合档案室保管的，没有必要投入经费去购置设施用于档案资料的安全管理，只要表现上能应付过去就行了，没有从思想认识上去重视。另有一些工程建设单位却是因工程资金紧缺，办公费用紧张，尽量能省则省，往往不愿拿出足够的资金用于档案管理，改善保管条件。

1.3管理人员专业知识不强，管理欠规范

目前，某单位工程档案资料管理人员只有少数几个是专职人员，并经过档案部门的业务培训，而大部分档案资料管理人员是临时调抽，并身兼数职，有的由负责施工管理人员兼任，有的由单位办公室人员兼，既没参加过正规的档案业务知识培训，平时又忙于应付手头日常工作，所以就很难在档案管理业务学习上花时间、下功夫，档案业务知识欠缺，管理很难做到规范。往往出现工程档案资料的收集、整理与工程施工建设进度相脱节情况，档案整理归档处在相对滞后的状况上，造成工程资料不能有序规范管理，呈现零散状态，随着资料的堆积，整理归档势必跟不上去。因而，有些建设单位档案资料管理人员有时为了找一张图纸或一份技术资料要忙上一段时间，甚至半天。还有的管理人员对档案资料提供利用管理不严格、随用随拿，也没按规定办理利用登记手续，往往容易造成工程资料损坏遗失。鉴此，可以看出建设单位的工程档案管理人员业务水平高低、能力强弱，在很大程度上影响档案资料管理规范化、科学化水平。

2工程档案管理的对策及建议

2.1加强法制建设，完善工程管理制度应监督检查工程档案资料的形成、收集、整理和移交归档工作，拟制工程档案资料管理制度标准。各单位落实上级要求，将档案工作纳入本单位总体发展规划和年度计划设立专门的职能部门，强化档案管理工作的力度，将其与年底评奖机制挂钩。并根据工程档案资料管理有关法规制度，制定本单位工程档案资料的实施细则，用于管理档案归档工作。与参建单位签署《责任书》，对工程档案归档中奖励与处罚机制进行具体明确，使参建单位领导和技术人员重视工程档案的归档工作。

2.2注重业务培训，指定专人负责

档案管理人员应提前介入，直接参与工程的调查、施工、验收等过程，较快、较全面的掌握第一手资料。为加强工程档案管理人员的专业水平，提高他们对档案管理的责任心，应对工程档案管理人员进行业务培训，阶段性地组织档案业务知识培训班。并在工地现场至少设1名-2 名档案员，负责现场摄影、录像、收集和整理现场档案资料，并配合工程技术人员完成相关任务； 按照《细则》要求，结合本单位实际，制定本单位阵地工程档案资料管理制度和办法，在强调质量，抓住环节，注重落实上下功夫。

2.3重视声像档案的收集，择优保留

首先应进行已完工程的声像资料的抢救性收集，早期工程建设图片在单位的老同志那里基本都有保留，可通过电话或写信的方式联系求得图片，将其扫描到电脑里永久保存。也可由老同志回忆工程中主要技术指标及工程重要点位技术数据，如管线的埋深及走向等，方便今后对工程的维护。对现有资料应择优保留，区分类别存档。如对图片进行整理，保留主要图片，确保图片能反映整个工程即可，将多余的、重复性的图片删除节省存储空间，对音像资料进行必要的剪辑后刻盘保存。每个工号结束后可制作一本画册用以记录工程中各个阶段工程情况，并将刻盘存于画册之中，方便对施工情况的查阅。

2.4创新发明，有效利用工程档案归档软件

为方便今后档案管理工作，本单位发明了一个工程档案整理归档软件。首先将每盒档案资料录入电脑，便可自动生成每盒档案卷内目录和备考表，将一个单项工程的案卷输入完成后可生成整个单项工程内各工程的资料情况，各部门将所整理数据进行保存备份后传到上级单位便可完成对整个工程的资料汇总，最后根据录入资料实际情况完成档案盒的移交工作。此外，可通过电脑查询所需资料在资料室中位置并按索引找到案卷盒，查阅卷内资料，有效地提高了档案查阅的效率。

3结语

工程档案管理看似无所谓，但是它的重要性是潜在的，它记录了整个工程实施的全过程，可以直接反映施工过程中存在的一系列问题，通过工程档案中的设计资料和图纸，还可方便有效地进行工程的维护工作。笔者针对自己在工程档案整理过程中发现的问题，结合《中国人民档案条例》《军队基建营房档案技术管理办法》提出了个人的几点意见和建议，旨在加强工程档案管理工作，并希望为今后工程档案人员整理档案提供借鉴和依据，使工程档案管理形成一整套体系。

档案管理资料员篇（5）

档案管理工作对确保水利工程的顺利实施有重要的意义，是水利工程建设前后及过程中各项资料的储备、整理、更新、维护、保管等工作开展的必要途径。出于保障水利工程科学、规范、合理、合法的建设推进，必须要进一步完善水利工程档案管理的工作细节，做到客观、公正、严谨、细致，为水利工程建设和相关管理等提供详尽的资料、数据等。

一、水利工程档案管理工作存在的问题和不足

1、档案资料整理不完整。水利工程建设中档案资料收集整理不齐全的情况普遍存在。一方面是由于水利工程的周期性较长，关联的单位、部门、人员特别多，档案收集的工作量非常大；另一方面是由于参加水利工程建设的相关单位、部门负责档案收集整理和传达的人员出现岗位变动或人事调整等，往往造成头绪混乱、无人负责或多人负责的情况，相关档案资料的收集整理不能完全接洽[1]。相关的档案管理人员在整理档案方面的经验不足也是造成档案资料不完整的原因之一，以为有很多参建企业负责档案推送的人员并非专业的档案管理人员，而是企业的文职人员或办公室人员等，对专业的档案资料整理工作不适应。

2、档案管理的制度有所欠缺。水利档案管理工作中制度不健全、监督管理体系欠缺的情况普遍存在。当管理人员向各方收集档案资料的时候，往往缺乏有效的制度规范，导致对方口头答应却无人监督落实，影响了档案收集整理的效率。由于档案管理工作没有专门的负责人进行监督，工作人员只能做到自己遵守制度，却无法要求相关参加单位也遵守相关规章制度，这就大大弱化了档案管理制度的有效性，成为空头文件。

3、档案管理人员的专业性不高。档案管理是一门专业性很强的学科，并非简单的收集资料并存放那么简单。然而在水利工程档案管理工作中会发现有部分人员并非专业的档案管理工作者，而是办公室文职工作者充当。这样就使得整个档案管理工作比较混乱，容易在具体细节上出现问题，比如档案分类不清楚、档案资料混淆、档案资料丢失或不全等，对档案管理工作的有效性造成不良影响。

4、档案管理信息化迟滞落后。以信息化技术为基础的档案管理是传统档案管理工作的一大弱项。包括信息档案管理库的设计研发和应用、纸质档案资料的录入、档案信息的筛查和调用以及安全防范等工作都不到位。

二、水利工程档案管理工作的改进建议

1、强化档案资料的监督管理，保证档案收集到位。水利工程监督管理部门和责任单位要建立更加完善的档案管理制度，敦促各个参建单位完全按照标准提供档案资料，交付指定的部门或人员进行档案资料的收发管理。要强化档案资料管理程序的监督审查，下发规范的档案资料整理办法，对档案的格式、分类等提出更加明确、细化的要求，敦促所有单位、部门严格落实。对档案资料提交不积极、不合格等情况进行严肃处理，实行档案资料管理责任制和对口负责，保障档案资料管理工作的有序开展。

2、做好档案管理人员的资质考核与培训。档案管理人员的素质不高、专业性不强是制约档案管理工作有效性的重要因素。要做好档案管理人员的资质考核与培训；一方面加大专业档案管理人员的引进聘用；另一方面做好现有档案管理工作人员的培训，在档案资料的分类管理、档案资料的安全保护意识、档案资料的制度规范、档案信息化建设等方面提升素质和水平，为档案管理工作的进一步升级改善打下基础，创造条件。对于在档案管理工作中屡次出现过失、态度表现不积极的管理人员应当及时纠正或辞退，避免档案管理工作受到干扰和负面影响。

3、进行档案信息化建设。档案管理的信息化是传统档案管理工作的有效辅助，对于提高档案管理效率，降低档案管理工作量，保障档案资料的安全有效等都有重要意义。要强化档案管理的信息化建设，从网站建设、数据库建设、终端开发、网站安全防护、档案调阅和检索等功能的开发等方面入手，建立完善的档案管理信息渠道[2]。此外，要根据档案信息化管理的特点制定相关的规章制度，避免存在任意浏览或删改档案资料的情况出现。

4、提高档案资料的利用率。传统的档案资料管理普遍是以封闭管理为主，除非遇到工程纠纷、监管、调阅等需要，一般不开放档案的浏览权限，也没有实现对档案资料的有效利用。其实，完整的详尽的档案资料对于企业扩展业务渠道、寻找优秀的工程建设合作伙伴、探寻好的工程施工方案或寻找优秀的工程案例等都有重要意义。逐步提高档案资料的利用率，是企业不断完善、发展的重要支撑，也是档案管理工作未来发展的一个重点职能和方向。

三、总结

水利工程档案管理工作目前还存在很多问题，对档案管理工作的有效开展和水利工程建设等工作都造成了一定的不利影响。随着时展和科技的进步，档案资料管理工作也迫切需要进行完善和升级。做好档案资料管理的制度化、规范化、信息化、专业化建设，做好档案资料的开发利用，对水利工程建设有重要意义，是档案管理工作者努力的方向。

档案管理资料员篇（6）

图书馆档案及文件资料管理，是对收集到的图书馆管理档案和图书馆业务档案进行整理加工，为图书馆日常管理工作提供参考数据。作为图书馆内部信息控制系统，图书馆档案及文件资料管理的加强很有必要。

图书馆档案及文件资料管理是在日常工作中形成的图书馆真实历史工作的原始业务记录，能够为图书馆馆建工作与图书馆可持续发展提供可靠的信息来源，积极探索图书馆服务模式的同时，做好图书馆档案管理及文件资料管理工作，也是深入开展图书馆服务工作、创新服务层次的有力保障[2]。图书馆档案及文件资料管理工作对数据的科学分析及处理，奠定了图书馆业务统计分析比对的基础，利用数字化网络平台，整合馆内与馆际间的文化资源，实现图书馆档案资源的数字化融合服务[3]。不但能够从中改进图书馆日常工作方式，还能够创新图书馆工作方法，利于工作人员的考核评估，有效提高图书馆档案及文件资料管理的工作效率。图书馆的发展与管理工作的开展都是有迹可循、有规可依的，在长期静态的信息资源累积中，通过先进技术设备加强图书馆科学管理、改革档案及文件资料管理制度，进而为领导层决策与行业评价提供可借鉴的数值依据，完善图书馆自身工作，帮助读者深入了解图书馆特色资源与服务设备，体验有层次的创新化读者服务模式，还可促进信息时代的图书、档案、情报一体化研究[4]的理论建设。

二、 目前图书馆档案及文件资料管理存在的问题

目前现状来看，某些图书馆领导层对档案及文件资料管理工作不够重视，甚至认为这项工作是“做起来次要，忙起来不要”的负担。因而，图书馆档案及文件资料管理的基础工作没做到位，档案及文件资料管理信息化建设存在问题诸多[5]。

基础工作不到位，数字信息化建设滞后。基础工作主要指档案及文件资料的收集、整理和归档等。在这些前期准备工作中，存在有分类模糊、收集不完整、存档期限界定等问题，很大程度上制约了图书馆档案及文件资料管理工作的数字信息化建设，难以适应信息交流广泛的发展需求。

信息资源利用率低。许多图书馆档案资料仍然是纸质形式，档案信息资源的有效利用率普遍走低。电子文件归档以其设备技术、即时共享、保存条件等方面优越性得到档案管理工作人员的认同。信息化的档案资源简洁、高效，关系到图书馆档案及文件资料管理工作的开展。也预示了图书馆档案及文件资料管理工作朝向纸质文件与电子文件双轨制发展的趋势[6]。

缺乏制度约束。绝大多数图书馆档案及文件资料管理工作基本上处于结构松散的状态，缺乏主动性，长期得不到应有的重视与人力财力的投入，档案归档、编码、整理、信息利用、安全保护等都没有统一明确的规范[7]。甚至出现档案资料残缺不全、丢失的情况，造成无法挽回的损失。

服务层次不明晰。传统的图书馆档案管理服务一般是工作人员进行信息查阅，停留在原始人工的层面。面对图书馆档案及文件资料管理工作的双轨制发展趋势，现代信息技术介入档案管理服务工作能够切实提高管理水平[8]，规范化图书馆档案管理，建立起档案信息资源使用者之间的沟通平台，才能有望明晰与提升图书馆档案及文件资料管理的服务层次。

管理模式老化[9]。单一化的管理模式，使得图书馆档案管理建设滞后于服务工作，依靠人工方式难以实现资源的有效整合，无法实现档案及文件资料管理的“二次建档”。

管理人员的业务水平不高。部分档案管理人员甚至主管领导对图书馆档案及文件资料管理的专业知识了解不深，自身职业素养不够，漠视档案管理工作，档案编码分类杂乱无章，有些领导对负责档案管理的部门随意安置，乃至有无人看管档案的情况出现。

安全意识薄弱。图书馆档案及文件资料的保护工作，也是不容忽视的重要环节[10]。一些档案及文件资料涉及到国家文化安全、专业领域绝密信息，具体管理工作人员缺乏对档案信息的安全保护意识，导致相关信息流播，造成不良影响。

三、 加强图书馆档案及文件资料管理的策略

加强图书馆档案及文件资料管理工作，实现对其数字信息化建设，使其发挥应有的作用，建议可采取的策略有以下几方面：

1、 加大支持与投入力度

部门主管领导要改变认识，充分重视对图书馆档案及文件资料管理工作的决策与执行，协调与配合好参与方的工作。不仅提供对档案资源有力的政策支持，还要加大物质方面的投入力度，以保障图书馆日常工作的高效运转。

2、 完善归档、保管制度

根据具体工作情况，树立完善的档案及文件资料归档、保管制度，规范工作流程。做好档案及文件资料的收集、整理、鉴别、保管、分类、统计与循环利用等基础工作，确保信息核对无误，与专门档案保管人员按时交接，按照归档时间和归档范围整理档案信息，从而保证档案信息资源的完整性。

3、 实现档案及文件资料的循环利用

利用信息化技术进行档案登记与检索，优化档案及文件资料的归档流程，减轻了图书馆档案管理人员的工作负担，大大节约了档案管理基础工作的时间，充分利用网络信息平台，将档案管理与图书馆其他业务结合，最大限度地开发图书馆档案及文件资料的信息资源，实现图书馆文献信息的循环利用。

4、 提高管理工作人员业务水平

部分档案管理人员自身业务水平有限，对档案管理工作的专业技能一知半解。因而，图书馆要定期对档案管理人员进行绩效考评和专业培训，有针对性培训来提高管理工作人员的业务水平，通过选拔优秀员工来带动档案管理的工作激情与氛围。

5、 增强安全意识

提高工作人员对档案的认识，要时刻提醒档案管理工作人员，在接触档案及文件资料时，注意档案信息的安全，增强安全意识，也是其职业道德修养的一部分。

6、 数字化设备的引入

档案管理资料员篇（7）

摘要：档案资料是对一个企业或单位生产活动和经营过程的真实记录，具有很好的保存价值。尤其是对于油田企业来说，档案资料管理工作是一项长期而复杂的工作，科学性很强。新时期做好档案资料的管理工作对于促进油田企业的经营和发展都具有重要作用。本文首先分析了目前油田企业档案资料管理的现状及存在的问题，并进一步提出了提高油田企业档案资料管理有效性的措施。

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关键词 ：油田企业；档案资料管理；有效性；措施

0 引言

油田档案资料是指油田在生产实践、经营管理等活动中所形成的、具有保存价值的文字、图表、影像资料等，它记录着油田企业的发展历史，也是企业文化发展的重要载体。油田企业档案资料管理工作作为企业管理的重要组成部分，对于油田企业的经营建设发展起着重要的作用，并且长期为油田企业经济的不断发展和各项工作服务。因此，为了更好地发挥油田企业档案在油田建设发展中的作用，最大限度地发挥油田企业档案资料的价值，油田企业应该改进档案资料管理的方式，不断提高油田档案资料管理的有效性。

1 油田企业档案资料管理的现状及存在的问题

1.1 档案的管理观念淡薄油田档案资料对于油田的开发具有重要的参考价值，是保障油田工作人员对油田实际情况进行分析的基础。然而，目前部分油田企业管理者没有认识到档案资料管理对于企业发展的重要性，管理观念淡薄，档案管理工作没有落到实处，不能切实保证企业档案资料的真实性、完整性。甚至部分油田企业的档案管理部门形同虚设，不能切实发挥作用，档案管理人员工作积极性不高，这不利于档案工作的顺利开展。

1.2 档案资料管理制度不健全目前，我国油田企业档案管理工作制度还不够完善，制度覆盖面并不全面，对已有的制度落实不到位，结果导致档案管理工作不规范，缺少系统的档案资料管理程序，很容易造成档案资料丢失、混乱等现象。

1.3 档案管理队伍整体水平较低随着知识经济的发展，油田企业面临的市场竞争归根结底是人才的竞争。特别是在竞争日益加剧的知识经济时代，对企业档案管理人才提出了更高的要求，既要有专业的档案管理知识，又要熟练基本的计算机操作等。而从目前油田企业档案管理人员的工作状况和业务水平来看，这种高素质的、专业的复合型人才还比较缺乏。因此，油田企业必须加快档案管理人才队伍建设，实现知识型人才战略，加快企业档案管理创新，挖掘档案管理工作人员的潜能，提升其工作能力，进而提升企业档案资料管理的整体水平。

1.4 档案管理信息化水平不高目前，油田企业普遍存在对于档案信息化的建设管理工作不够重视，认为档案信息化管理只是走个过场，响应现代化信息建设的发展要求，很难为企业的发展带来可观的经济效益，导致企业的档案管理工作不能满足企业信息化发展建设的要求。比如，企业档案资料信息化管理的基础设施严重缺乏，资金投入不足，大大降低了油田企业档案管理工作的整体水平，无法适应新时代的发展要求。

2 提高油田企业档案资料管理有效性的措施

2.1 强化档案管理意识油田企业要想切实做好档案管理工作，提高档案管理工作质量，最为关键的就是要强化工作人员的档案管理意识。首先，油田管理者要树立正确的管理理念，提高对档案资料管理工作的重视，加大对档案管理工作的投入力度。其次，还要加强油田企业文化建设，做到具有油田特色的档案资料个性化管理，根据油田的具体发展情况，扩大油田档案资料收集范围，丰富油田档案馆藏资源，从而提高油田企业档案管理工作的有效性。

2.2 完善档案资料管理制度建立科学、规范的档案管理制度是提高油田档案资料管理工作有效性的关键。首先，必须严格按照各类档案的分类、归档要求和管理办法，统一指导油田档案管理工作；其次，要建立档案管理人员的岗位责任制，明确档案管理范围、原则和方法，明确各岗位的职责。然后，规范档案的收集、整理和归档的程序，完善档案材料的传递、登记制度，提高归档质量，从而确保档案材料的完整性。

2.3 提高档案管理人员的综合素质为了适应档案信息资源管理工作的需要，档案工作者一定要具备必要的信息能力。首先，档案管理人员必须加强对新知识和新技能的学习和积累，不断提高信息收集和管理的能力，充分发挥主观能动性和创造性，努力提高自身的知识水平和管理能力，由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革。其次，在思想政治方面，档案人员要认真学习档案相关的政策法规并在工作中严格遵守，热爱档案事业，在工作中做到严谨认真，求真务实，保证档案资料的真实性；然后，在业务方面，档案管理人员要熟练掌握档案资料管理方面的专业知识和技能，并不断学习新的业务知识，优化自身知识结构，提高工作技能，从而适应新时期社会对档案人员的需求；此外，油田企业要坚持以人为本，关心和激励档案管理人员，切实帮助他们解决生活和工作中的问题，从而让他们感受到企业的温暖，提高他们工作的积极性，从而保持档案管理人员队伍的相对稳定，保障档案资料管理工作的顺利开展。

2.4 完善档案信息数据库的建设，加强档案管理信息化建设档案信息数据库是实现油田企业档案管理信息化建设的重要内容，也是档案信息化管理体系建设的基础。因此，油田企业档案管理部门应该整合各类档案资源，建立功能完善的档案信息数据库，通过数据库的开发与建设，将档案管理工作逐步由纸质档案资料向电子档案资料进行过渡，并通过档案管理软件的应用，提高档案管理工作的效率。同时，还要加强档案信息化管理软硬件设施建设，不断提高信息化技术水平，实现档案资料数据库的共享与智能查阅，最终实现档案管理工作的信息化。

3 结语

综上所述，目前我国油田企业档案资料管理方面还存在一些问题，对档案资料管理的重要性认识不足，因此，油田企业应该不断提高档案管理意识，完善档案资料管理制度，不断提高档案管理人员的综合素质，从而更好的为提高油田企业档案资料管理的有效性服务。

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参考文献

档案管理资料员篇（8）

中图分类号：TD353.5 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）18-0068-01

前言：

在中国的各个行业领域中，档案管理工作所发挥的作用是不容忽视的。要确保档案资料的安全使用，就要提高档案管理工作质量，档案管理人员的职业素质就要相应地提高，不仅要严格按照有关规定展开工作，还要不断地完善自身知识结构，以能够使自身的工作跟得上时代的节奏，满足时展的需求，且对中国档案事业的发展起到了重要的推动作用。

一、档案管理人员要具备较高的管理意识

（一）档案管理人员要具备服务管理意识

档案管理人员所承担的工作责任不止于将所发生的档案资料进行收集、整理和储存，而是要认识到档案管理的主要目的是更好地为档案资料需求者提供服务。所以，档案管理人员要能够对档案信息需求有所充分了解，基于此而通过向资料使用者提供相应的服务而使档案资料发挥应有的价值。

（二）档案管理人员要具备安全管理意识

与其他的信息资料相比，档案资料存在着特殊性，特别是一些档案资料涉及到个人的隐私、国家和企业的机密，为了避免档案资料的信息被存有恶意的人所利用，就需要档案管理人员在向资料使用者提供必要的服务的同时，还要具有较高的安全意识[1]。

（三）档案管理人员要具备统筹管理能力

由于现代的档案管理工作对档案 管理人员的素质具有较高的要求，如果依然采用传统的管理模式，就会导致管理质量下降。这就需要档案管理人员要具备档案操作技能的探索精神，能够统筹规划档案资料管理的各个环节，包括档案资料的立卷、整理，对档案资料进行鉴定和分析，并按照规范对档案资料进行保存等等。只有在档案管理中注重每一个细节，才能够提高档案的品质，更好地为档案资料使用者提供服务。

（四）档案管理人员要具备学习能力

档案管理人员要具备学习能力。档案管理属于是系统化工作，要求对每一个档案管理环节进行协调，才能够提高档案管理质量。随着科技成果逐渐地渗入到档案管理工作中，就需要档案管理人员不断地完善自身的档案知识结构，以提高档案管理职业能力。这就需要档案管理人员要做到与时俱进，不断地吸收各种新的知识以革新自己的技术能力。

二、档案管理人员政治素质过硬

档案资料普遍具有很强的政治性，这就需要档案管理人员要具有较高的政治素质，对待档案管理要能够端正态度，并承担起管理责任。在具体工作中，要严格遵守相关的管理规定，特别是针对关乎到国家机密的档案资料，在管理中要遵守政治纪律，确保政治安全。所以，档案管理人员要定期地接受政治理论培训工作，以使其管理思想上以及具体工作中，都能够与国家的有关政策和规章制度保持一致[2]。随着档案管理人员的政治素质的提高，其对政治方面的内容就会产生较高的敏感度，不仅能够在档案管理工作中能够保持工作方向正确，而且还可以确保档案资料的政治安全。

档案管理人员的政治素质与管理技术水平息息相关。在具备了较高的政治觉悟的同时，只有落实到实际工作中，才能够确保档案资料的政治安全。所以，档案管理人员要对相关的理论知识牢牢地掌握，运用政治思想和理论思想指导实践，不断地积累工作经验，逐渐地总结出档案管理工作规律，使得档案资料所发挥的作用达到最大化。

三、档案管理人员要强化信息技术操作能力

信息时代，档案管理实现了信息化，一些纸质的档案资料经过技术处理后转化为电子档案。这就意味着，如果依然采用传统的纸质档案管理模式是不合时宜的，就需要档案管理人员强化信息技术操作能力，熟练地使用计算机对电子档案信息进行收集、分类、存储，做到与纸质档案同步管理。档案管理人员要掌握必要的档案管理信息技术，根据自己的工作需要补充学习相关的计算机知识、网络知识，并能够将所学习的信息技术与档案管理工作建立关联性，不断地实现档案管理创新。随着档案管理人员信息技术知识面的扩宽，并能够与档案管理有效融合，就会使得专业技术能力不断提高，自身的职业综合素质也有所提高，对档案管理事业适应时代的要求而健康稳定地发展起到了重要的促进作用。

总结：

综上所述，新的时期，档案管理工作逐渐向服务化方向发展，对档案管理人员的各方面素质也提出了更高的要求。档案资料具有政治性，且一些资料涉及到机密和隐私，档案管理人员为资料使用者提供优质的服务，且保证档案资料的安全，就要严格按照相关的规定开展工作，特别要顺应信息时代的要求而不断提高自身的信息管理能力，以确保档案管理工作高质量、高效率完成。

档案管理资料员篇（9）

关键词：

事业单位；档案管理；数字化管理

事业单位档案的内容主要包括:事业单位内部的组织结构发展、财务状况以及单位内部的人员变动情况等这些资料的保管。事业单位的档案管理其主要职责是为单位的发展规划提供第一手的参考资料，档案管理工作的进一步发展是目前最重要的一项内容，随着计算机数字化逐渐被应用在档案管理中，档案管理工作由传统模式朝着数字化模式发展，档案管理的数字化建设，使得档案管理更加高效、便捷。

1事业单位档案数字化管理的现状?

不只是事业单位，每个单位都有档案管理。一般来说从事档案管理人员都是由有一定管理工作经验的人来担任的，然而，目前我国事业单位档案管理数字化的发展中还有许多问题，事业单位不怎么重视档案管理的数字化建设，主要是因为档案数字化管理才刚刚引入事业单位，单位的领导还没有体会到数字化档案管理带来的好处，因此常常出现管理不够严谨的现场发生。有些事业单位还有一个问题，就是没有专门的档案管理工作人员，档案管理工作没有人才选拔机制，很多人没有意识到这个岗位的重要性。因此，很多事业单位并没有专门的档案管理人员。还有部分事业单位的档案管理工作人员的专业技能不强，也没有学习的热情。档案管理工作人员要想向数据化发展，那么我们的档案管理人员就要认真的学习并掌握数字化的知识。

2事业单位档案管理数字化的发展

2．1档案的形式

传统的档案一般是纸质，单单员工个人资料就会用很大的空间，而且查找起来非常困难，计算机数字化技术的应用，我国档案管理的形式有了进一步的发展，使用计算机数字网络系统档案资料就可以通过数字信息存入到电脑的数据库中，可以随时查找，非常便捷方便，对于那些比较重要的档案也可以录视频或者音频来保存。

2．2档案管理的模式

现如今事业单位的档案不再仅仅是用来记录单位的发展历史了，已经成为资料库了，为事业单位的发展规划提供一手资料。所以，档案管理的模式也发生了很大的变化。数字化的档案管理模式不单单提高了档案管理的效率，也提高了档案管理的功能，使得档案管理工作更加方便、快捷。

3事业单位档案数字化管理的具体措施

3．1建立档案管理系统

数字化档案管理就是通过使用计算机网络来对事业单位的档案进行管理，就是说要把以前的档案资料用数字化的形式储存到数据库中、新档案经过收集整理也保存到计算机内，所有的档案分类保存。用计算机来管理档案资源在调取的时候非常方便、快捷。事业单位在建立数字化管理系统的时候，一定要结合本单位自身的实际情况，来选择适合的设备与系统。建立档案管理系统档案数字化管理的基础，也就是说在事业单位的内部建立一个局域网，一个联网性质的档案存储数据库，把所有的档案资料都储存到数据库中统一管理。

3．2档案管理工作的责任划分

事业单位的档案管理工作由传统的纸质档案转化为现如今的数字化档案管理，这个过程是非常复杂的，并且事业单位中的每项工作都在不停的进行，档案资料也越来越多，档案的划分也越来越明细。按照传统的工作形式，由档案管理人员来收取档案的数据信息并且整理保存，其工作量会非常大。所以，档案管理工作的责任一定要合理分配，档案管理人员在数字化管理的过程中，所有的环节都要由工作人员快速的完成，并且能够及时的解决工作中出现的问题。例如:档案资料的收集工作，事业单位可以由一到二个人来专职干这项工作，该岗位的工作人员能够对档案资料的类型进行编辑、分类，还可以协助单位中其他部门的工作人员整理档案资料，使得上交的档案资料规范整齐便于管理。

3．3完善档案管理工作的规章制度

事业单位的数字化档案管理工作是非常重要的，要扫描事业单位现有的档案资料，并且还要制作出各种表格，会计部门的档案也要记录在案，单位员工的档案资料，单位的会议记录与发展规划等等，这些都需要输入数据库进行归档保存。还要根据事业单位的情况，对档案的类型进行划分，档案格式都要有一定的规范。所以，档案管理工作的管理规范一定要完善，也就是说要按照档案资料的类型、来源等等，来制定档案资料的范本，并且把范本分发到事业单位的每个部门，所有部门一定要严格按照范本的格式来提交档案资料。档案资料的调取也要有一定的程序，比如:员工的档案资料设置账号与密码。

3．4事业单位档案资料的安全管理

数字化的档案管理不仅仅只是在档案资料存储形式上与传统的方式不一样，在档案资料的安全管理上也不相同。档案资料的安全管理是数字化档案管理中非常重要的一部分，是我们必须做好的一项工作。事业单位在建立数据库的时候，一定要选择适合的生产厂家与供应商，对设备的选择一定要严格把关，严格按照设计标准来挑选适合的计算机设备，并且还要为以后功能升级做好准备。还要按照档案资料的重要程度来选择级别不同的保护设施，使得档案的使用者的处理效果最佳。

3．5数字化档案管理的注意事项

事业单位的数字化档案管理，可以使得档案管理工作快速的发展起来，档案资料的数字化管理需要一步一步的进行，不是一朝一夕就可以完成的，档案数字化管理需要注意的事项有:

(1)档案管理工作人员的专业技能与职业素质要不断的提升，事业单位要定期开展业务培训工作，并且进行业务竞赛，来提升档案管理工作人员的专业技能与职业素质，进而使得事业单位档案管理工作健康的发展下去。

(2)及时更新添置数字化档案管理硬件设施，随着科学技术的不断发展，计算机技术的不断革新，我们要更新添置档案管理部门的硬件设施，为档案管理工作顺利的发展下去。

4结语

总而言之，事业单位的档案管理工作数字化建设是科技发展与时代进步的必然结果，提高事业单位档案数字化管理工作，是事业单位中一项重要的工作。事业单位重视这项工作，一定要意识到这项工作的重要性。事业单位要加强档案管理部门人才培训工作，提高档案管理工作人员的专业技能与职业素质。数字化的档案管理可以促进事业单位不断进步，使得事业单位更好的服务社会。

参考文献:

［1］孙文兴．浅析事业单位档案的数字化管理［J］档案管理，2014，23(02):216～218．

档案管理资料员篇（10）

0 引言

宣钢5#、6#焦炉及配套设施改造工程从立项、审批、设计到开工建设，形成了大量的有价值的档案资料，这些档案资料全面反映了工程建设的详细情况。做好这些资料的收集与管理，对工程建设过程管理和工程竣工投产后的正常生产组织维护，具有十分重要的意义。同时，我们也看到，随着我国市场经济体制的逐步建立，重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，对工程档案的收集、归档、管理提出了新的要求。宣钢焦化厂在组织好工程建设的同时，把工程建设资料的收集归档作为工程建设的一项重要工作来抓，切实加强企业重点工程档案管理工作。在工程管理实行全新的项目组负责制的基础上，建立了重点工程项目档案负责制，从实际出发，认真做好工程建设资料的收集工作，理顺工作程序，采取有效措施，在保证重点工程项目档案工作与建设进程同步的基础上，保障工程档案资料收集工作的正常进行，确保5#、6#焦炉技改工程项目档案完整、准确、系统。

1 建立重点工程项目档案负责制，形成覆盖工程建设各个方面的工程资料收集网络体系

宣钢5#、6#焦炉技改工程是宣钢为实施铁钢材各600万吨规划目标的重点配套项目，也是为张家口市城市居民提供优质煤气气源的一项重点工程。焦化厂继续采用“项目组负责制”的工程管理模式对整个工程进行管理，在工程所涉及人员各自身份不变的情况下，成立工程项目指挥部，下设四个项目组，由厂长、承担工程任务的生产车间主管领导、科室的技术人员组成，在不改变现有编制的情况下，充分利用现有的人力资源，而每个人原来所承担的厂内业务不变，同时规定了各项目组的职责和任务，对项目的招标、合同签订、工艺技术论证、方案确定、施工组织、设备到货验收、资料整理收集等方面进行管理。

宣钢5#、6#焦炉技改工程竣工资料收集的齐全完整准确，对焦化厂今后的生产管理、技术改造具有十分重要的作用，因此焦化厂加强对档案工作的集中统一管理，建立重点工程项目档案负责制。我们按照统—领导、统一制度、分级管理的原则，成立了档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，由总工程师主管档案工作，档案室设立专职档案员，在各项目组指定专业技术人员担任兼职档案员，形成了全厂的档案管理网络。技改工程指挥部在工程开始时，即把有关技术文件材料收集工作落实到人，做好积累、保管工作，由各工程项目组组长负责档案管理，做到每个重点工程均有专人管理，负责工程资料收、发、转、整理、归档及竣工档案收集等日常工作，其它项目组负责本工程范围内的技术方案、设计审查、施工组织、网络，这样从组织机构上形成了一个专、兼职档案员、各项目组、各施工单位相结合的工程资料收集网络体系，保证档案管理与项目建设同步进行，确保了工程资料的完整收集，避免了工程资料收集上的疏漏。

2 围绕工程建设，理顺工作程序，形成全面的重点工程档案收集渠道

近年来随着技术进步和宣钢发展的要求，焦化厂技术改造任务加大，生产与基建施工项目交叉点多，为确保重点工程项目档案资料齐全完整，在基建工程项目开工之前，将有关计划通知各部门的档案管理人员，让档案人员参加设备开箱与有关工程会议，使档案人员在文件资料形成之初就能把握文件的来龙去脉，以便及时完整地收集相关资料，使应当归档的资料“粒粒归仓”，对基建、技术等档案的收集、整理、保管、移交、存档规定了明确的工作程序。工作程序由档案管理部门、各建设单位的工程技术人员和施工人员共同制订，制订出的工程项目档案工作计划，既符合工作进程，又符合档案管理要求。

在健全组织机构、明确工作程序的基础上，还进行具体的分工。各项目组负责工程档案资料收集工作，档案室与各项目组密切联系，首先对中冶焦耐工程技术有限公司、宣钢设计院等完成的有关工程项目的各种设计图纸、资料、设计变更等材料，经过档案室收进来、登记、审核、建台账，然后将施工图纸等资料分发到各项目组，并登记上账，再由项目组向施工单位分发。工程竣工时项目组负责项目竣工资料的验收，及时将该工程需要归档的有关图纸、文件资料收集齐全完整，进行审查，经过系统的整理后向档案室移交。各项目组在资料管理上对档案室负责，既负责接收资料，又负责收集、汇总、整理工程项目档案并与施工单位一起交付竣工资料。

为更好地做好档案管理工作，档案室人员经常深入现场进行指导，一方面向工程技术人员和施工人员宣传档案工作在工程建设中的重要作用，使他们在平时工作中有意识地做好工程档案资料的收集，另一方面加强档案人员与工程技术人员的联系，积极提供有效服务，从而通力合作，共同做好工程档案管理。

3 强化档案全过程管理，形成做好重点工程档案工作合力

重点工程项目档案涉及面广，贯穿于工程全过程，工程的管理、设计、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解，因此建设和施工单位的每一个档案管理人员头脑中都要有“档案”意识，要认识到做好档案工作，不仅仅只是为当前工作服务，也是为历史负责的表现。因此必须把各方面的力量集聚起来，形成齐抓共管的整体全力，即全过程管理。在全过程管理中，按照《档案法》和《建设项目（工程）验收办法》的有关规定，坚持对重点项目档案工作实行集中统一领导、分级管理的原则，保证工程档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用，为竣工后的生产、运行、维修、改扩建服务。

首先，要树立质量管理意识，运用合同条款和档案管理的有关规定来提高重点项目建设工程档案的编制质量。在与施工单位签订施工合同和协议时，就把有关档案资料收集归档工作列入合同的条款中，同时在合同和协议中明确提出档案资料的归档要求，将《建设项目（工程）档案管理规定》下发给进厂的施工单位，做到工程验收与档案检查、交付验收同步进行。从工程项目的可行性研究论证、施工许可证、初步设计审查、土建、设备、供排水、电器的施工、设计变更单及竣工图的编制等方面进行检查验收，各项目组严格把关，并列入厂经济责任制考核中，以确保工程竣工档案的形成质量。这样形成齐抓共管的局面，确保重点工程项目档案资料齐全、完整、准确。

其次，在搞好重点工程档案管理中，充分利用先进的档案管理手段，建立档案管理网络。档案室负责集中统一管理本工程项目的所有档案，并对项目建设过程的各个阶段及各部门、设计单位、施工单位文件资料的形成、积累、整理、归档工作进行监督和指导。让网络覆盖整个工程项目，使之适应现代社会需要，为项目建设单位提供更好的服务。

4 注重实效，健全完善的保证措施

重点工程项目建设是一个动态的过程，从项目的提出、设计到施工、验收，档案一直处于活跃的状态，直至验收以后，才能相对稳定。工程项目档案记载了工程项目活动的全过程，一旦工程出了问题，或交工后，需要改建、扩建，档案资料就会成为宝贵的信息资源。搞好企业重点工程档案管理，仅靠档案工作人员埋头进行具体业务工作远远不够，其档案管理体制、管理措施在整个档案工作中有着举足轻重的作用。

在重点工程项目建设中，影响重点工程资料收集归档工作开展的因素主要有工期紧、任务重，部分人员不重视。为了解决这个问题，焦化厂注重健全和完善工程资料收集的保证措施，从制度入手、从验收环节和经济手段上进行制约，做好“三约束”，摆正档案和建设项目的关系，确保了重点工程收集归档工作的正常有序进行。

4.1 在《经济责任制考核》上进行约束。把工程资料的归档情况，作为对车间、部室的一项考核内容。工程资料收集归档不及时、不齐全的，与各单位奖金挂钩，进行扣罚。

4.2 在工程竣工验收环节上进行约束。按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，认真做好档案验收工作，查漏补缺，发现问题，及时纠错改误；工程竣工验收前必须先交齐工程竣工的有关资料，工程资料不齐全的不进行竣工验收。

4.3 在工程决算、付款上进行约束。把工程建设资料收集、归档的及时性准确作为办理施工单位工程决算、支付工程款、支付工程质保金的一个重要条件。各工程项目组、档案室负责对施工单位的工程竣工资料归档情况进行审核、验收，齐全完整的予以签字确认。经签字确认的，给予决算、付款。验收不合格的，不签字确认，并不予付款、决算。

档案管理资料员篇（11）

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理

1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档

1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅

1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4.档案借阅者必须做到：

①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁

1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。