档案管理的基本要求大全11篇

档案管理的基本要求篇（1）

中图分类号：R661 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）11-0356-01

一、档案管理存在的问题

1、当前不少单位没有建立综合档案室，各种门类载体档案没有实行集中统一管理，业务档案、会计档案、特种载体档案分散保存的现象比较严重；历史的原因造成了许多档案馆位于党政机关的深宅大院内，俨然一个保密机关，较为封闭。

2、应当归档的文件材料没有及时收集归档，散存在部门或个人据为己有的现象屡见不鲜。《档案法》虽己颁布近二十周年，但档案法律法规的权威没有真正树立起来，档案执法的刚性也不够。一种违法行为的长期存在并呈普遍性，至少说明相关法律法规缺乏足够的震撼力和威慑力。社会档案意识的增强是做好全社会档案工作的充分和必要条件，如何培养全社会的档案意识是每个档案工作者义不容辞的责任。

二、培养档案管理意识

1、探索新时期档案宣传的新方法建立好爱国主义教育基地，充分发挥爱国主义教育基地的教育功能，教育青少年学生；省、市级档案部门可编写图文并茂、内容丰富的档案通俗读物，服务学生教育工作；普及档案知识，让学生完整保存成长足迹，通过整理、制作个人成长档案，学生们重温自己的成长历程，增强档案意识；走进学校，为学生开设档案专题讲座。

2、加强档案立法、执法力度。档案法规是档案工作的指南针，依法治档，用强制力强化档案意识的培养。营造以法促规范，以法促发展的良好的工作氛围，加强动态管理，完善执法机制，重拳强化档案意识。

3、加强制度建设。其中关键的是开展年检制度和与之配套的将档案工作纳入各县市区年度综合目标绩效考核制度，这两项制度对机关单位及其工作人员的档案工作及意识的全面提高尤为重要，且见效迅速，各地应全面建立。加强重大活动和重点工程档案管理制度建设，对扩大档案的知名度与提高档案意识也大有裨益。

4、重视新农村档案工作。在我国农村人口占绝大多数，一个地方其他档案工作做得很好，农村档案工作未做好，是不完善的，档案意识的覆盖面也大有问题。长期以来，只重视机关、企事业单位的档案工作，农村档案未引起足够的重视。正因为农村档案的薄弱，所以应格外关注。

5、要全面推进民营企业档案工作。随着改革开放的步伐，民营企业遍地开花，已成为经济建设的一支强大力量，民营企业档案意识的重要性日益突出。通过挖掘档案的利用价值，为企业发展创造效益，使越来越多的民营企业家认识到档案的重要作用，将档案工作作为企业管理的一项基础性工作来抓，建立符合企业自身发展需要的档案管理体系，促进民营企业档案意识的全面提高。随着改革的不断深化，档案管理工作也随之发生了变化。面对新的历史时期、新的工作需要，档案管理工作显得更加重要。

三、如何做好档案管理工作

1、增强服务意识，提高服务水平。一个单位的任何一项工作，都必须有领导的重视，才能使这项工作顺利开展；领导对档案工作的价值和认识程度，决定着他们对档案工作的态度，从而在很大程度上决定着档案工作的发展。因此，把档案工作列入议事日程，是规范档案工作的需要。对档案管理人员来说，则应该充分发挥其主观能动性，以自己的实际行动去影响，去争取领导的重视。要使一个单位的档案工作有起色，领导和档案人员都必须重视档案工作。就档案工作而言，档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。

2、爱岗敬业，使领导满意自己的工作。领导是否重视档案工作，很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意。因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，在领导和群众心目中留下一个好的印象。积极宣传，使领导增强档案管理意识。有些单位领导对档案工作重视不够，很多都是因为缺乏档案意识，认为档案工作在一个单位可有可无，因此，对领导加强有关档案方面的宣传是十分必要的，要经常把有关文件、材料给领导看 ，在领导的脑海里留下印象，尤其是一些与本单位密切相关的材料，很可能会使领导看后受到启发，并在实践中加以应用。档案管理人员要经常向领导汇报档案工作情况，多谈一些搞好档案工作对单位的益处，使领导更加重视档案工作 。

3、综合利用各种资源，实现档案现代化管理。随着改革的深入发展，档案管理面临着许多亟待解决的问题，诸如档案数量越来越多，数量的庞大给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响档案的质量，只有实现档案管理现代化，才能有效地解决新形势下出现的新问题。

4、加强教育培训，提高管理人员综合素质档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要，首先要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性，努力提高档案人员的知水平和管理能力。由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革，因此，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提 出了新的更高要求。原来那些传专统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以必须对档案人员加强继续教育，尽快培养既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才，才能完成档案管理现代化的任务。

四、总结

综上所述，科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。展望未来，机遇和挑战共存，机遇大于挑战，只要我们抢抓机遇，避免消极因素带来的不利影响，充分发挥我国特有的管理优势，坚持走中国特色社会主义档案管理道路，一定会实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化。

参考文献

[1] 刘振华.档案工作创新谈[J].中国档案，2016，（3）

[2] 李国庆.档案管理现代化是一项系统工程[J].档案学，2014

档案管理的基本要求篇（2）

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）28-0328-01

前言

高校的基建、档案作为重要资源，是高校的历史凭证及真实记录，同时也是今后的维护、管理、改扩建设提供依据。如何把存在的问题分析清楚，采取有效措施，是当前我们每位档案管理人员所关注的问题之一。

1、高校基建档案管理存在的问题

目前大多数高校基建项目中存在一个普遍问题就是点多、涉及面广、时间较紧、赶工期，同一时间开工的基建项目较多，一定程度上影响了档案资料的收集、规整。具体来说，存在的问题主要在以下几个方面：

1.1 基建n案管理人员素质不高

基建档案管理有别于别的档案管理，基建档案管理人员面对大量且复杂的资料，需要有相应专业知识，强烈的责任心和耐心整理，对基建流程，材料构成有清晰认识，哪些资料必不可少，如何有效分类，等必不可少。同时，基建本身存档人员较少，人员变动频繁，已制衡了档案管理的完整性。

1.2 “重建设，轻档案”的思想

高校的基建部门以及主管领导对基建档案工作的认识远远不够，档案部门的宣传力度也不够，造成一些基建管理人员档案存档意识淡薄，重要档案往往在个人手里，不能按时及时归档，需要时就来查，没有就不行，基建档案在高校档案管理中是较不受重视的类别，通常实行统一大规模存档，散乱差。

1.3 基建档案归档不完整

档案管理人员在接收档案时几乎都是相关部门人员交来多少就收多少，既没有系统地梳理，也缺乏科学的归类，既造成局部性的混乱，也影响到项目建设与管理的全局。一个建设项目一般经过决策、设计、招（投）标、施工、竣工等五个阶段，因此基建档案的形成周期长.加上基建档案的专业性、成套性、涉及部门多等特点，使基建档案的收集工作具有相当难度。在项目招（投）标过程中，往往由于中标单位的分包或归档不及时等导致资料散失;施工单位对于施工过程中所形成的隐蔽工程没施图、地下管网等相关档案材料在收集时往往造成疏漏或缺失：有些档案人员忽略全过程文件资料的完整归档，特别是忽略了前期形成的文件材料和建设后期形成的交丁验收文件材料、工程监理等方而的材料，造成基建档案的成套性、完整性存在缺陷。

1.4 高校部门间存档规格不一致

基建部门存档的内容来源多方位，各个施工单位送交的材料规格不一样，内容类别有差异，基建档案管理人员存档时存在差异性，由本部门归类后虽然进行了有效整理，但送交高校校级档案馆时，校级档案管理部门有自己的一套存档标准，装订成册等都有独立规定，造成重复工作，无形中加大了存档工作量。

2、高校基建档案管理应完善的几点建议

2.1 提高档案管理人员的业务素质

2.1.1要加大基建档案管理人员的业务培训力度，不断提升档案管理人员综合业务水平和档案管理能力。因为现代化信息技术与管理系统，如果仅仅是一些业务水平低下的档案管理员来操作和使用，其先进性能也是无法体现出来。这就要求档案管理部门，必须采取培训、外出学习交流等方式，从基建档案管理比较科学高效的院校那里汲取先进经验，系统培养和提高档案管理人员业务能力。

2.1.2要维持基建档案管理人员的稳定性。调查发现，基建兼职档案员的更换频率较高，甚至有半年换一次的，此频繁地更换人员，造成兼职档案员在工作中有对基建档案形成材料了解不透，档案业务不熟悉等情况，为基建档案的部门收集立卷工作带来一定的障碍。本人从工作中发现，基建档案基本不是专职档案人员，一般是基建部门的内勤人员兼任，这就要求职能部门保证在部门立卷时期，给一定的档案工作时间，不要让太多的其它工作影响到基建档案的立卷归档工作。而要达到这一目标，必须增加档案经费的必要的投入。

2.2 提高高校基建档案存档意识

提高高校基建档案存档意识，是发挥好基建档案价值作用的首要条件。做好基建档案管理工作重要性的宣传，提高主要领导及各部门对档案工作重要性的认识，作为领导者，应鼓励和支持档案管理人员跟踪指导基建项目档案的资料收集，及时发现问题，解决问题，从源头把好档案的质量关。特别是在项目建设初期，加强施工单位日常施工过程中的档案管理意识，对基建档案工作进行统一规划，做好基建档案管理基础工作。

2.3 制定完善的档案管理制度

各高校基建档案职能管理部门应按照有关法律、法规的要求，结合本单位的自身管理需求，制定用于本单位的基建档案管理制度，使基建档案工作做到有法可依、有制度可循。在重视和完善基建档案管理的机制下，由于高校基建工程档案繁杂的特征，应通过制度的完善建立起岗位责任制来，通过责任到人，分工合作，从而奖励工作好的，鞭策工作做得不到位的。要使各职能部门明确自己的权利和义务，从归档时间、归档的要求、归档所需程序、归档的内容、保管与借阅，好的制度可明确建设、设计、施工、监理等参与建设的单位负责人及档案人员的职责，有利于档案的形成，也增加档案的准确性。

2.4 公开，统一存档资料标准，规范数字化管理

校级存档部门应公开，统一各部门存档的规格标准，在时间和类别上有统一的制式，不能一时一变，加大宣传力度，增强存档意识。基建本部门存档应按照校级存档部门规定制定规格相符的存档要求进行存档，并积极要求送存档材料的单位和个人提供符合标准的存档。

为了实现基建档案的数字化管理，提高管理水平，应该积极引进现代化装备，用现代化管理理念指导基建档案的管理，建立科学、高校的现代化管理制度。如精确案卷质量标准，实现快速检索：应用计算机数字化管理，实现基建档案管理信息现代化的目的。

3、结束语

高校基本建设离不开基建档案，它既是学校基本建设过程的原始记录，又是建设发展过程中的重要基础和依据，同时反映了学校基础设施和规模的整体水平，随着高校的发展，高校基本建设日益增大，高校基本建设档案也会大量存档，后期的维修也会增多，档案的利用价值也会慢慢体现出来。因此，加强档案管理，在高校基本建设中有着不可忽视的作用和意义，只有认识到其重要性，加强基建档案的制度化管理，才能更好的发挥基建档案的作用。作为档案管理人员，如何加强对这些资料的有效、科学的管理最大限度为学校做到需要时有据可查，分类清晰，完整，查找迅速，是每个档案管理者义不容辞的义务和责任。

参考文献：

[1] 陈贝贝.高校基建投资计划管理工作的几点思考[J].财务与金融，2009（5）：86-88.

档案管理的基本要求篇（3）

收集滞后性的特点[2][3]。

文献检索以及管理实践表明，我国当前基建档案管理普遍存在重视程度不够、管理意识不强、资料不全、整理不规范、硬件投入不

足、人员队伍力量薄弱等问题[4][5]，

与欧美发达国家差距较大。以美国为例，美国政府十分重视基建档案收集与保管，档案资料系统、完整、门类齐全、数量丰富，比如西雅图港务局、纽约世界贸易中心除保存有基建相关照片和文字材料外，甚至连产业主最初用钢笔勾画的建筑物意向草图都装入了镜框，妥善保管。

为夯实我国基建档案管理实务工作基础，提高基建档案管理研究水平，本文结合现阶段我国档案管理研究成果和基建档案管理实践，从业主方[6]角度研究了我国基建档案管理工作。

二、研究重点

围绕基建档案管理实务要求，本文着重研究基建档案管理机制、范围管理、归档方法等，力图建立一套相对科学、标准的管理体系。

（一）基建档案管理机制研究

从管理层面分析，基建档案管理是一个闭合循环渐进完善的体系。鉴于此，本文运用“PDCA循环法则”，按照统分结合（“业主方制定管理总体计划―各责任主体制定并实施具体管理计划―业主方验查并总结”）的思路，开展基建档案管理机制研究。

1. PDCA循环法则概述

PDCA循环又被称为“戴明环”，是由美国质量统计控制之父休哈特提出的PDS（Plan，Do，See）演化而来，经美国质量管理专家戴明改进并加以宣传而获得普及。它是全面质量管理计划制订和组织实现应遵循的科学程序。PDCA循环法是按照Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）和Act（处理）顺序依次开展工作，并且循环不止地进行下去的一种质量管理基本方法。经过PDCA循环，成功经验应加以肯定并推广，推进管理的标准化；失败教训要加以总结，以应用到下一个循环，实现基建档案管理能力的阶梯式上升。

2.基建档案管理流程分析

基于PDCA循环法则，将基建档案管理流程分解为计划制定、管理实施、对照检查以及经验总结四个阶段。

（1）计划制定。基建档案管理计划包括总体计划和实施计划两类。总体计划由业主方制定，是基建档案管理的总纲。总体计划制定是基建档案全过程管理的起点，始于项目生命周期中“提出项目概念”阶段，主要内容包括：一是明确档案管理是项目管理的必要组成，要求其他建设相关方[7]必须重视基建档案收集与整理，界定清楚各方管理责任；二是明确其他建设相关方的档案归档范围以及档案移交业主方的时间；三是明确档案管理的组织方式，包括归档程序、移交程序、借阅程序、复印程序等；四是明确档案管理抽检制度、约束制度以及奖惩措施。实施计划是其他建设相关方结合本单位实际情况制定的具体工作计划。实施计划必须与总体计划保持一致。其他建设相关方制定的实施计划须报经业主方批准同意后，方能生效。

（2）管理实施。基建档案管理实施遵循“统一计划、分块实施、集中归档”的原则。统一计划是指由业主方制定档案管理总体计划，明确档案管理的统一目标、统一标准、统一要求；分块实施是指其他建设相关方围绕项目建设管理规划大纲以及基建档案管理总体计划，制定具体的档案管理实施计划，履行各自档案管理职责，完成总体计划的各项要求；集中归档是指项目建设完成后，其他建设相关方按要求将各自档案移交业主方，由业主方进行查验、接收，并依据相关标准和要求，进行分类、装订、归档、移交或备案。

（3）检查监督。基建档案特点要求基建档案管理必须要高度重视过程监督。一是业主方监管。业主方是基建档案管理的主体和核心，具有指导、监督其他建设相关方按照总体计划要求做好基建档案管理工作的责任和义务。项目建设过程中，业主方要将定期检查与不定期抽查相结合，做好基建档案管理的监督检查。二是其他建设相关方的自查。其他建设相关方要对照经批准认可的实施计划做好档案归档以及经常性自查，健全借阅制度、复印制度，保证档案及时收集、完整归档、管理规范。

（4）经验总结。经验总结既是基建档案管理系统中的承前启后环节，也是业主方提升档案管理水平的关键程序。对于管理过程中的好经验、好做法，要及时总结提炼，形成制度，进行推广，做到标准化；失败教训更是弥足珍贵，应引起业主方高度重视，组织研究应对措施，以避免在下一个PDCA循环中再出现类似问题，逐步提高基建档案管理的整体水平。

（二）基建档案范围管理研究

借鉴现代项目管理中范围管理理论，定义基建档案范围管理为项目生命周期内所有有价值档案的综合管理和控制，以及完成档案管理总体计划所规定的必须工作，并且只完成那些必须完成的工作。基建档案范围管理包括初始定义、范围确认、范围变更控制等三个环节，基建档案范围管理主体是业主方以及其他建设相关方，其中业主方是最终责任主体。基建档案范围管理研究基础是档案价值鉴定理论。

1.档案价值鉴定理论概述

档案价值鉴定是现代档案管理中的重要方法和重点内容，是指鉴定主体基于对档案保存价值和利用意义的合理认识，对档案质量、有用性和管理效益做出判断与估价的智力性工作。根据档案价值鉴定三段论，范围管理是现代档案管理“前端控制”的重要手段。

2.初始定义

基建档案范围管理初始定义是指基建档案管理主体依据国家档案管理相关法规、规章、标准和基建程序，进行基建档案管理内容的初始化定义。基建档案范围管理初始定义是档案价值鉴定的前提与基础，也是形成基建档案范围管理成果的最终依据，应在基建档案管理总体计划中予以明确。业主方是基建档案范围管理初始定义的管理主体。

3.范围确认及变更控制

基建档案范围管理的范围确认是指其他建设相关方依据初始定义，并结合各自管理职能，对基建档案范围管理内容予以认可的行为过程。范围确认结果是开展基建档案管理的直接依据，应在实施计划中体现。其他建设相关方是基建档案范围管理范围确认的主体。对于基建档案范围管理初始定义有异议的，有关建设相关方须按基建管理程序向业主方提出变更申请，获得批准同意并调整初始定义后，方能生效。

4.范围管理成果

基建档案范围管理经“自上而下”和“自下而上”双向沟通与确认后，最终形成三项成果：一是工作任务书，明确基建档案管理的主要任务；二是工作说明书，详细解释基建档案管理过程中的相关事项；三是工作分解结构（WBS），确定基建档案管理的工作体系与责任体系。工作任务书、工作说明书、分解结构（WBS）是基建档案范围管理的核心要件，也是进行基建档案验收的最终依据。

（三）基建档案归档方法研究

项目竣工后，业主方需按一定原则对基建档案进行归档、编号。结合管理实践，我们认为基建档案归档需充分考虑“现实使用性”的突出特点，遵循“方便查阅，便于使用，完整保存”的原则进行编号归档。

国家档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000），要求档案以“件”为单元进行装订、分类、排列、编号、编目和装盒。我们研究认为，基建档案归档要在满足行业标准基本要求前提下，遵循基建文件自身形成规律，保持文件间有机联系，采用“按基建程序各阶段形成文件作为分‘件’单元；‘件’内文件批复在前，申请在后，转发文在前，被转发文在后；项目结束年作为档案归档年”的方法进行基建档案归档，以保证基建档案连续性、整体性和合规性。

三、对策建议

基于上述研究，开展基建档案管理工作，要着力抓好以下几点。

（一）增强意识，重视基建档案管理工作

一是要转变基本建设“重申报建设，轻资料收集”的观念，特别是单位“一把手”要充分认识到基建档案的重要作用，加强档案重要性宣传，营造并形成“人人重视档案资料收集，人人具备档案管理基本素质”的良好氛围，将基建档案管理与合同管理、质量管理、进度管理、资金管理、安全管理放到同等重要位置。二是重视基建档案管理软实力和硬件设施建设。建立健全基建档案管理人员激励与考评机制，注重对基建管理人员的档案知识培训，鼓励开展基建档案专题研究，提高基建档案管理的智力支撑水平；加大资金投入力度，运用新兴科技提高档案设施装备水平，保证档案资料存储安全、使用便捷，实现管理的信息化与现代化。

（二）采取措施，提高基建档案管理要求

档案管理的基本要求篇（4）

抓好基建档案工作，首先要从思想上重视基建档案管理工作，提高认识，从监与管两方面入手，分管档案工作的领导应给以多方面的支持和提供可靠的保障，用规范化、标准化来要求档案的收集、整理、归档、保管和开发利用工作，建立起"内外"有别而又相互统一的档案管理网络。"内"就是要协调内部各职能部门增强档案意识，注重收集与及时移交，防止档案材料的散失；"外"就是要抓住每一个环节的档案收集，积极与设计、施工、监理等参建单位负责人及档案人员通力协作，以保证归档档案资料的完整、准确、系统。建立档案管理组织，不仅是行政管理的重要组成部分，而且是必须做好的一项基础性工作，因此，要明确有关人员与部门的职责，用制度管人，用制度办事，将基建档案工作作为硬任务列入工程条款，将基建档案工作以法律文书的形式规定下来，鼓励和支持档案管理人员深入现场收集档案资料，作为档案人员应有针对性地列出所需收集的资料名目，自建设项目开始，就积极介入。

2建立健全基建档案管理制度、编制分类方案和规则

制度要健全，执行要坚决。按照档案管理的法律法规及国家规定的有关规定与标准，对已经收集的文字、图纸、图片、声像等资料，应根据基建档案形成的规律和特点，在便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，如它所包括基本建设工程的规划、设计档案、基本建设施工档案和以竣工图为核心的工程竣工档案等。应根据本单位的实际情况和具体要求，制定本单位的基建档案管理实施细则，细则应主要明确本单位基建档案的范围，归档的基本要求和基本内容，基建档案的移交与整理、保存与借阅的要求。这样就可以在组织基建档案的过程中给相关人员提供标准，增加基建档案资料整理的可操作性。

资料要齐全，内容要完整。要达到此目标要求，应该重视抓好资料的收集工作，坚持工程项目建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验收同步，坚持档案部门与基建部门相结合，编制分类方案，正确区分和把握依据性文件、基础性文件、工程设计文件、工程管理文件、施工竣工验收及文件、基建财务文件、监理文件等的分类工作，齐抓共管，进一步做好基建竣工归档工作。

管理要及时，立卷要规范。为确保基建工程档案齐全、完整、系统，就要把基建档案工作与工程建设计划、检查、总结、验收各个环节的工作相联系，同步进行，做到工程进度到哪个阶段，档案收集和管理工作跟踪到哪个阶段。立卷做到格式统一、字迹工整、图像清晰,同时根据基建文件材料的形成规律,对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷，使档案资料做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理，方便利用，保持其整体功能。并将立卷好的档案按规定移交有关档案管理部门，严格交接手续，认真核查案卷质量并确保档案的完整。

3加强对有关人员的培训

一个单位基建档案管理的好坏，不仅与本单位的档案规章制度健全与否、主管档案的领导的思想观念、档案管理人员水平的高低息息相关，更与档案资料的组织者对档案资料的重视程度有着极大的关系。基建档案作为科技档案的重要组成部分，它服务于今天，有利于未来，为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究提供素材，针对某些领导和技术人员档案意识薄弱、档案管理人员与负责基建人员工作不协调、缺乏基建方面专职人才、施工企业一般比较重视工程质量和进度等现状，一是要结合建设项目的特点，加强对基建管理部门、工程质量监督机构、项目设计及建设施工单位档案管理人员的培训，将基建档案工作作为硬任务列入工程条款，将基建档案工作以法律文书的形式规定下来，引起参建单位的足够重视，自项目建设开始，应该组织其学习、贯彻国家关于建设项目档案管理的有关法律法规及办法，强化岗前培训，要求做到统一的要求、标准与格式，严把档案质量关，要求做到技监与基建档案同步进行、工程建设与档案材料的积累、整编、审定同步进行，系统掌握项目开工前、项目进行过程中、项目竣工后档案工作的不同点与侧重点，既瞻前顾后，又紧抓过程；二是要组织本单位档案人员及其相关人员，认真学习贯彻《档案法》及国家关于建设项目档案管理的有关法律法规和办法，在各部门间形成档案共识，不断提高业务能力，自觉增强责任意识，做到主动出击、提前拟定计划，实行跟踪收集、动态收集、严把质量，同时要求档案人员，要根据工程进度，紧密与参建单位的经理、施工人员等联系，争取配合，做到边施工、边检查、边记录、边收集资料。

4把依法治档工作落到实处

档案管理的基本要求篇（5）

基建档案是指在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，它既是建设过程的真实反映和记录，又是建设发展的重要基础和依据，也是单位维权的凭证和依据。基建档案具有内容的单一性、载体的多样性、形式的特殊性等特点，随着社会信息化的飞速发展，基建档案的内容、形式、载体等属性也发生了较大的变化，特别是以基建工程项目为中心所形成的文件材料具有全面化、精确化、系统化的成套性和现实性、专业性要求，而一个完整的基建工程项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，要经过主管机关、建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等好多部门，给收集管理工作带来很多困难，就此对基建档案管理谈几点粗浅的认识。

1加强领导，建立档案组织

抓好基建档案工作，首先要从思想上重视基建档案管理工作，提高认识，从监与管两方面入手，分管档案工作的领导应给以多方面的支持和提供可靠的保障，用规范化、标准化来要求档案的收集、整理、归档、保管和开发利用工作，建立起"内外"有别而又相互统一的档案管理网络。"内"就是要协调内部各职能部门增强档案意识，注重收集与及时移交，防止档案材料的散失；"外"就是要抓住每一个环节的档案收集，积极与设计、施工、监理等参建单位负责人及档案人员通力协作，以保证归档档案资料的完整、准确、系统。建立档案管理组织，不仅是行政管理的重要组成部分，而且是必须做好的一项基础性工作，因此，要明确有关人员与部门的职责，用制度管人，用制度办事，将基建档案工作作为硬任务列入工程条款，将基建档案工作以法律文书的形式规定下来，鼓励和支持档案管理人员深入现场收集档案资料，作为档案人员应有针对性地列出所需收集的资料名目，自建设项目开始，就积极介入。

2建立健全基建档案管理制度、编制分类方案和规则

制度要健全，执行要坚决。按照档案管理的法律法规及国家规定的有关规定与标准，对已经收集的文字、图纸、图片、声像等资料，应根据基建档案形成的规律和特点，在便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，如它所包括基本建设工程的规划、设计档案、基本建设施工档案和以竣工图为核心的工程竣工档案等。应根据本单位的实际情况和具体要求，制定本单位的基建档案管理实施细则，细则应主要明确本单位基建档案的范围，归档的基本要求和基本内容，基建档案的移交与整理、保存与借阅的要求。这样就可以在组织基建档案的过程中给相关人员提供标准，增加基建档案资料整理的可操作性。

资料要齐全，内容要完整。要达到此目标要求，应该重视抓好资料的收集工作，坚持工程项目建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验收同步，坚持档案部门与基建部门相结合，编制分类方案，正确区分和把握依据性文件、基础性文件、工程设计文件、工程管理文件、施工竣工验收及文件、基建财务文件、监理文件等的分类工作，齐抓共管，进一步做好基建竣工归档工作。

管理要及时，立卷要规范。为确保基建工程档案齐全、完整、系统，就要把基建档案工作与工程建设计划、检查、总结、验收各个环节的工作相联系，同步进行，做到工程进度到哪个阶段，档案收集和管理工作跟踪到哪个阶段。立卷做到格式统一、字迹工整、图像清晰,同时根据基建文件材料的形成规律,对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷，使档案资料做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理，方便利用，保持其整体功能。并将立卷好的档案按规定移交有关档案管理部门，严格交接手续，认真核查案卷质量并确保档案的完整。

3加强对有关人员的培训

档案管理的基本要求篇（6）

一、开发档案信息必须树立服务意识

为经济发展、社会进步、构建和谐社会服务，是档案工作的根本出发点和落脚点。只有搞好服务，基层档案工作才能创造更大的发展空间。因此，基层档案工作要做到“三个必须”。

1.必须树立服务意识，明确服务是档案工作的根本宗旨，一切档案的保管与保护都是为了利用服务。

2.必须加大编研力度，要深入开发基层单位档案信息资源，编写 《大事记》《全宗介绍》《组织机构沿革》《重要文件汇编》《基础数字汇编》 等参考资料和检索工具。

3.必须紧跟中心全力服务，基层单位的档案部门要及时了解和掌握本单位中心工作、主要业务工作的内容和进度，紧紧围绕中心工作和主要业务工作开展档案收集、管理和服务，做到中心工作和主要业务工作开展到哪里，档案工作就跟进到哪里、服务到哪里，充分发挥档案的作用。

二、开发档案信息必须发挥主观能动性

档案信息以“动态”形式来源于社会实践，又以“静态”形式存贮于档案部门，人们获取和保存档案信息的目的，不是以完成由“动态”到“静态”的转变为终点，而是利用档案信息为社会服务才是其根本出发点。发挥主观能动性，按照科学的方法把大量的档案信息由存贮的“静态”形式转化为现实信息，投放到社会中去发挥经济效益和社会效益，就是档案信息的开发过程。档案信息开发工作，必须以社会环境对档案信息的需求为依据。要满足这种要求，档案工作者必须充分发挥主观能动性，改变传统的提供利用方式，实现创造性的开发。目前，档案事业自身的发展及社会环境对档案信息的需求，为档案部门发挥主观能动性、表现创造力提供了条件和机会。只要我们不失时机地开发档案信息，实现人们获取信息的根本目的，就会给社会带来效益，给档案事业注入新的生机和活力。

三、开发档案信息必须创造开发条件

开发档案信息必须依赖于一定的物质基础。档案部门如果没有档案作为物质基础，发挥主观能动性、开发档案信息将是一句空话。档案部门必须通过多条渠道，采取多种办法收集、存贮大量而丰富的档案作为物质基础，为开发档案信息、服务社会所存贮的大量档案信息不可能自动发挥作用，要使档案信息得到发掘，变“死”材料为“活”信息，就要求档案部门既要具备传统的检索工具，又要以最快的速度向现代化检索手段迈进，这是大力开发档案信息的客观要求。在开发档案信息过程中，档案工作者必须尊重客观规律，增强科学的开发意识。必须分析室藏内容，研究室藏结构，从中找出其规律性的东西，使档案信息开发工作建立在尊重客观规律的基础之上。

四、开发档案信息必须探索有效途径

档案部门如何将大量而丰富的馆藏信息开发出来，为社会主义现代化建设提供有效服务，是档案部门面临的重要任务。我们既要根据档案室所存档案信息的数量、内容等来考虑开放方式，又要根据档案部门的实际能力，采取不同的开发对策。首先，系统开发。一个档案室所存档案，从宏观上看，它具有反映一个单位全面情况的相对整体性；从微观上看，它又具有反映某一方面情况的多类性和层次性。在开发档案信息过程中，我们注意分析、研究，进行系统设计、组织实施，以发挥信息最大效益。其次，定项性开发。就是根据某一项工作的要求，对档案室信息的部分开发。实践证明，某一项工作搞好档案信息的定项性开发，是符合现代化信息管理准确、适用、经济的总体要求的。最后，寻求合作。联合开发前，档案部门的人力、财力等是有限的，要大力开发档案信息必须积极寻求与开发档案信息有关的某些力量，密切合作，共同开发。实践证明，寻求合作，解决了档案部门力量弱的实际问题，增强了开发能力，扩大了信息开发量，能够使档案更好地为社会服务。

五、人事档案管理创新措施

1.更新基层事业单位领导的档案管理观念。档案的综合管理属于现代化管理的一个重要组成部分，虽然它只是单位管理的一个辅助部分，但是基层事业单位领导在进行决策时，都以它为依据。因此，这就需要基层事业单位中的各级领导不断更新自己的管理观念，逐步提高对档案管理工作的认识，改变传统的档案管理模式，使档案管理从单纯的收集、整理纸质资料变为利用计算机网络化对档案进行管理中来，使档案在基层事业单位领导科学决策与整体信息化建设中的作用得到充分发挥。只有领导大力支持档案管理的创新，并通过档案管理人员的努力与学习，才能够早日实现基层事业单位档案管理的创新。

2.完善相关标准、法规与政策。档案管理的依据是统一的标准，在基层事业单位档案管理的过程中，统一的标准能够推动标准化工作的开展。相关的制度、法规与法律为档案工作的开展提供了法律依据，促进档案信息资源的开发与利用。因此，在基层事业单位档案管理信息化的过程中，基层事业单位要制定统一的档案管理标准，如果在档案管理中出现了问题，就可以以此为依据进行处理。

3.大力推动网络设备建设。网络设备建设是基层事业单位档案管理信息化的基础。现阶段，基层事业单位都普遍建设了微机局域网，但是微机局域网的建设起点相当高，它的建设不仅要能够满足内部信息交流的需要，而且需要配备打印、拷贝、扫描等系列化的配套设备来进行信息的输出利用。因此，基层事业单位在创新档案管理的过程中，要大力推动网络设备的建设，并连接各方面的资源，满足微机局域网建设的需求，推动档案管理信息化建设的发展。

4.加大对档案管理专业人才的培养。现阶段，随着信息化技术的发展，尤其是网络技术的普遍应用，传统的档案管理模式也得到了改变。传统档案管理模式的改变要求管理人员能够在网上完成统计、借阅、检索、编目、整理、收集等工作。在现代化档案管理的工作过程中，要求档案管理人员不仅具备档案管理的专业知识，而且要拥有良好的计算机网络知识运用以及操作能力。所以，要大力加强对档案管理专业人才的培养，以适应飞速发展的信息化社会发展需求。

参考文献：

[1] 梁卫芳.农业科技档案的作用及其开发利用探讨[J]. 办公室业务. 2014（13） .

[2] 兰前.农业科技档案资源共享研究[J]. 闽东农业科技. 2013（01） .

档案管理的基本要求篇（7）

基建档案是医院档案中的重要组成部分，是医院建设中形成的第一手材料。档案管理的最根本目的是记载医院基本建设在使用、改建、维修的过程和结果的技术状态记录。它以文字、图、表及声像载体材料记载了医院基本建设的历史和状态。它对医院的发展和建设起着重要作用，为医院规划、建设、管理提供历史依据。如何做好基建档案管理，是当前基建档案工作者面临的比较现实和严峻的问题。

1 医院基建档案管理的现状

1.1 基建档案收集不够齐全

工程前期文件，如项目批复、土地批文、规划许可证、征用红线图等工程合法性、依据性文件缺失或为复印件；施工文件中材料合格证、试验报告是复印件；招投标文件，只有评标、议标等文件；主要设备开箱时由于设备部门没有及时通知档案人员到场，造成设备开箱资料不齐全；工程改动缺工程联系单，工程项目缺监理审核单等。

1.2 基建档案内容质量与实际不符

基建档案的内容质量要求档案所反映的数据必须真实、准确。然而在工程中经常出现一些与实际不符的现象。如合同文件条款中随意涂改，双方不签字不加盖公章；施工记录中的数据填写不真实；竣工图没有根据设计变更通知单作相应的修改，使竣工图纸失去准确性，造成与工程实际不相符。

1.3 文件填写或书写签字不规范

由于参建单位多，各施工单位管理方式不一致，使得某些施工记录不规范。如在施工报审文件中，只有施工单位申报内容，没有监理单位审批意见，质量验评等文件中签字夫结果或表述不规范。各种签字不规范问题，如签订的合同、试验报告、质监报告、施工记录等用私章或用计算机打印代替签名；只签名字、不签日期；签名字迹潦草，难以辩认；用圆珠笔、纯蓝墨水笔、复写纸等不耐久的书写材料签名或书写，使基建档案质量大打折扣。

2 医院基建档案存在问题的原因

医院领导不够重视，只重工程建设而轻档案管理，影响基建档案管理工作的顺利开展；建设单位未及时制订有关项目档案管理制度，明确基建项目资料归档的范围和要求，造成某些项目档案不符合有关的档案规定；医院基建项目参建单位多，工程技术人员档案意识及重视程度差异较大，造成档案形成质量参差不齐；监理单位、质检部门、工程部门一些专业技术人员把关不严，造成一些档案文件内容不全或与事实不符。

3 医院基建档案管理的对策

3.1 领导重视是搞好医院基建档案管理工作的关键

医院领导对档案的重视程度，是强化档案管理意识的关键。只有领导高度重视档案工作，建立和落实项目档案工作领导责任制，并将基建档案工作纳入领导议事日程，对工程档案集中统一管理，定期召开参建单位档案管理部门领导会议，协调和解决档案材料在收集和积累过程中的实际问题，不断总结经验和教训，使档案工作顺利进行。

3.2 建立健全制度是做好医院基建档案管理工作的保证

基建项目从工程建设一开始，必须根据《中华人民共和国档案法》，国务院批准的《科技技术档案工作条例》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等，建立科学、合理、适用和操作性强的一整套基建档案管理实施细则，以规范基建档案的管理。实施细则明确了医院基建档案的范围，归档的基本要求和基本内容，基建档案的移交与整理，保存与借阅的要求，用规范的档案管理行为来推动各参建单位的规范化管理，有效控制档案形成的质量。

3.3 档案工作与工程建设同步管理是基建档案管理的基础

基建部门应把基建档案工作纳入基建规范、计划、管理制度和工作技术人员职责范围之中，做到三个同步：基建项目开工与建立基建档案规划同步进行；工程建设实施过程与竣工材料积累、整编、审定工作同步进行；工程交工验收与提交一整套合格的竣工图验收同步进行。如果不“同步”会造成前期资料遗失，施工文件不规范，设备资料不完整，竣工图编制不规范，档案不齐全或事后补档等现象。“同步管理”要求工程档案工作必须与工程各阶段同步，从“事前、事中、事后”加以控制，有利于及时发现问题，解决问题。

3.4 档案人员严格做好把关审查是档案质量的保障

档案管理的基本要求篇（8）

[摘要]档案管理工作是信息时代社会进步发展的需要，越来越凸显出它重要性，对档案工作者的综合素质也提出了越来越高的要求，造就出具有较强综合素质的档案管理人员，才能在技术上做到精益求精，不断提高档案管理工作的服务质量。

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关键词 ]档案；管理；素质

随着信息时代的到来，计算机网络技术、多媒体技术和数据库技术等现代信息技术的广泛应用，如今档案都以数据形式存储，这就使档案管理发生了翻天覆地的变化，原有的纸质档案已无法满足信息时代的要求，管理对象由传统的以纸质档案为载体向以存储于计算机的集图、文、声于一体的多媒体信息化的机读档案转化，这就对档案管理工作者提出了更高的要求，要求档案管理者需要具备更多更高的素质，以便于档案管理工作的顺利开展。

一、良好的政治素质

政治素质是档案管理人员应该具备的基本素质之一，政治素质主要包括政治理论知识、政治心理、政治价值观、政治信仰、政治能力等。政治素质指档案管理人员坚持用正确的理念、政治信念、政治态度和政治立场在档案管理中通过行动表现出来的内在品质，它是个人的政治方向、政治立场、政治观念、政治态度、政治信仰、政治技能在档案管理过程中的综合表现。档案管理人员政治素质的高低是档案管理发展水平的重要标志，这就要求档案管理人员要不断的学习党的理论知识，保持先进的党性，培养理论水平和政治修养，为档案管理工作做出应有的贡献。

另一方面，档案管理者要坚持保密原则，保守秘密是一个合格档案人员的神圣职责和应尽的义务，要严守党和国家的机密，遵守档案的保密程序，依法依规开展档案和信息化建设工作，确保档案和信息的安全，只有逐步提高档案管理者的思想政治水平，才能适应档案管理科学化、现代化，信息化的需求，为社会主义档案建设的发展奠定基础。

二、高尚的职业道德素质

职业道德是指档案管理人员在档案管理活动中应该遵循的行为准则，是档案管理内的特殊道德要求，即整个社会对档案管理人员的职业观念、职业态度、职业技能、职业纪律和职业作风等方面的行为标准和要求。良好的职业道德素质是档案工作者应具备的最基本的素质，是做好人事档案工作的基本条件。

档案管理人员如何看待自己所从事的职业，是否认同和追求自己所在岗位所带来的社会价值，是职业道德观念的核心内容。如果一个档案管理人员对自己所从事的职业没有任何认同感，不珍惜自己的岗位，就不会有热爱和忠实于档案管理工作的敬业精神，而认同的方面不同，也会产生不同的敬业态度。当档案管理人员从自己的实际工作中发现它的伟大历史作用，产生工作的自豪感、光荣感、责任感的时候，他才能以其忘我的敬业与奉献精神，尽善尽美地完成自己的工作。

档案管理人员对档案职业规则的信奉和档案职业规范的遵守是档案管理人员具有良好职业道德态度的具体表现。职业道德规则包括政治的，经济的、行政管理的、枝术的，也包括道德等方面的行为规定，通常表现为必要的规章制度和必需遵行的道德规范。档案管理人员能否充分的理解，正确执行这些规则，不仅表明他是否具备基本的职业道德素质，也直接反映出他的职业道德水平。一个具备着积极职业道德态度的档案管理人员，应表现出对档案管理工作的积极热爱，对档案管理中的应该遵守各项规章制度的充分理解和认真遵守，官才是具有积极职业道德态度的表现。

良好的职业道德行为就是全心全意为档案利用者提供优质服务，提代高质量，高效率的人事工作服务，所以，在日常工作中，要注意工作服务态度和工作作风，工作要积极主动、态度要诚恳热情、言谈举止文明，要以最佳的精神状态、饱满的工作热情，踏踏实实、勤勤恳恳的做好档案管理工作。

三、过硬的专业素质

档案管理人员要具备丰富的档案专业知识。档案管理人员学习《档案法》及其《实施办法》、《企业档案管理的规定》、《国有企业文件材料归档办法》和各种门类、载体档案相关规范、标准等内容。将工作中所遇到的实际问题与学习并重，增强档案意识、法制意识，加深对档案工作、档案的了解，明确档案工作的职责、任务，突出归档协调配合的重要性；要掌握文件材料收集齐全的要领，制成材料的注意事项，归档的范围、时间、要求等等。只有具备了丰富的档案专业知识，才能把档案工作做好，促进档案管理的科学化发展。

档案管理人员要具有与档案相关学科的专业知识。档案管理人员除了掌握档案学基础知识之外．还要掌握与档案管理工作相近的其他专业知识，例如：档案管理人员应该掌握一定的历史知识、古汉语知识和与档案内容有关的其他专业知识或与业务工作有关的科学技术知识，尤其应该具有基本的计算机基础知识，基本的办公软件操作知识，才能适应现代科技发展的需要：档案管理人员应该掌握一定的领导学、管理学、图书馆学、情报学等知识，只有掌握具备了相关的专业知识。才能更好地从事档案管理工作。

四、培养和提高档案管理工作者素质的途径

1、档案管理人员要自觉提高自身素质。要从根本上提高档案管理工作者的素质，其关键还在于档案管理工作者本身，也就是说档案管理工作者自己要深刻认识到自身素质对档案管理工作的重要性。在当今信息化社会中，首先，档案管理工作者要全面认识档案重要作用，特别是当今信息化档案的价值作用。其次，要积极主动的学习计算机技术，管理等相关知识，努力掌握和提高应用计算机、网络技术的能力和水平，并且不断吸取各类知识，及时提高自己的知识水平，并且要坚持长期不懈的学习，只有这样才能适应信息时展的需要。

2、加强技能培训，提高各方面能力。档案管理人员能力直接影响到档案信息储备和建设，是国家档案管理工作的主要体现所在。因此，要有针对性地加强档案管理人员各方面能力的培训，包括计算机、计算机网络、电子信息加工与存续、纸质文件与电子文件配套管理等方面的知识和技能培训，不断增强运用现代科学技知识做好本职工作的本领。通过加强素质，努力使档案馆为社会服务。

3、完善档案管理的规章制度。档案管理制度建设是档案管理工作的基础性工作，加强档案管理制度建设，严格依法治档，是新形势下对档案管理工作的迫切要求。在工作中，应该严格遵守各项规章制度，使档案管理工作有章可循，按制度办事，促进档案管理工作人员素质的提升。

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参考文献

档案管理的基本要求篇（9）

知识服务档案的构建和完善是促进社会进步，优化人类发展管理的主要措施。近几年随着信息技术的高效发展，电子管理模式成为企业、机构、组织管理创新和发展的关键技术。知识服务档案管理模式是在知识服务理论和档案管理理论的基础上，结合当前市场需求和管理需求而创新的一种档案管理模式，其能够按照人们的需求资源实施针对性的档案管理，以更有效的解决档案信息服务过程，为我国档案管理工作的开展和发展奠定了基础。因此，无论是从显性优势还是隐性优势上而言对知识服务档案管理模式的理论实施研究均具有重要的社会价值和社会发展价值。

1 从内涵出发确定知识服务档案管理模式理论

知识服务档案管理模式是运用知识编码实现档案的归类、整理，最终实现制度确定的一种方式[1]。在知识服务档案管理模式中主要是以知识服务为根本，从而根据用户和顾客的需求创新信息服务分类，实现档案管理服务效益，以不断的提高档案管理的质量[2]。知识服务档案管理与传统模式相比较，其在内涵上更加侧重的是实现资源分类，服务管理[3]。

2 从价值出发分析知识服务档案管理模式

2.1 具有提升企业核心竞争力的价值

从价值出发确定知识服务档案管理模式具有提升企业核心竞争力的价值。就当前我国企业、机构发展而言，为适应知识型市场经济模式，以服务为根本的企业核心竞争力优化具有重要的价值，也成为企业和机构创新发展的关键。而应用知识服务档案管理模式使得企业在发展的过程中利用知识服务的原则，实现企业档案工作的开展和优化，促进了各个环节之间的衔接，并且更好的为顾客提供了服务条件，在企业核心运转、流程衔接上具有重要的意义[4]。因此，具有提升企业核心竞争力的价值。

2.2 具有提升档案工作领导位置的价值

从企业发展价值上来看，知识服务档案管理模式具有提升档案工作的领导位置的价值。企业在发展的过程中需要在档案信息的基础上实现生产、营销、服务等各个环节操作。知识型服务档案管理模式以需求分类为基础原则，实现档案的后台切换和分类，从而充分的发挥了档案在企业管理中的辅助价值，进一步奠定了档案管理在企业发展中的领导地位，为企业的可持续发展提供了保障。因此，知识服务档案管理模式具有提升档案工作领导位置的价值。

2.3 具有优化公共档案管理理念的价值

知识服务档案管理模式以企业发展为基础，在我国企业管理中被广泛的应用。但是，近几年随着我国资本经济市场的确定，国家公共管理机构也面临着激烈的市场竞争环境，一些机构还存在着外来侵占和替代品竞争的劣势。因此，在此背景下企业知识服务档案管理模式的应用和推广为我国公共档案管理发展理念的完善奠定了基础。我国公共档案管理能够根据企业知识服务档案管理实施内部档案管理理念改革，最终实现公共档案管理知识积累、组织构建，系统框架完善等。因此，从价值角度出发发现知识服务档案管理模式具有优化公共档案管理理念的价值。

3 基于知识服务的档案管理模式推广应用对策

3.1 以理念为基础，以模式为根本，实现创新应用

针对当前我国档案管理模式的应用对其实施优化。首先，以知识服务理念为基础，实现知识服务档案管理模式应用创新。在知识服务档案管理模式的实际应用过程中必须明确知识服务的“服务”理念，从而在此基础上不断的对档案实施创新组织，提高应用的灵活性。其次，以档案管理模式为根本，实现知识服务档案管理模式的创新应用。就当前我国档案管理模式框架为主，增加知识服务档案应用框架，利用信息技术手段和多媒体技术实现档案信息层次分类，完成档案的自主生成、归档、控制。

3.2 以发展为需求，以行业为基础，实现创新制度

基于知识服务档案管理模式制度创新主要是以企业发展为需求，以行业发展为基础，从而结合行业市场发展前景和发展需求创新其应用制度。例如，在制度创新的过程中创建档案业务创新，以业务拓展档案、业务市场档案为根本分类，实现业务档案服务制度，从而为企业的业务发展奠定基础。此外，在知识服务档案管理应用创新制度的过程中还可以通过根据档案材料，档案信息主次等制定档案风等级标准制度，进而实现档案管理工作和档案查阅工作的服务效率优化，促进档案工作的开展。

3.3 以水平为原则，以方法为依托，实现创新管理

实现知识服务档案创新管理需要以企业基本管理水平为原则，以管理实施方法为依托，这样才能够全面的实现知识服务档案创新管理。以日常工作维护基础，对档案信息的导入、归档进行统一管理，降低档案信息交叉处理的时间浪费和人员浪费。此外，还可以通过对档案管理方法实施改革，创建责任制知识服务档案管理，针对档案信息的查阅、外借等实施制度化管理，以管理方法为依托创新现有档案管理方法。针对知识服务档案管理内容、管理平台、管理门户网站等实施信息化服务管理，利用现代信息技术和互联网手段实现管理创新，从而优化我国知识服务的档案管理模式推广应用，为我国档案管理的发展奠定基础。

4 总结

就当前我国资本经济体系的发展和构建，基于知识型文化的发展必将成为未来我国发展的主要市场方向。在此基础上基于知识服务的档案管理模式推广具有提升企业核心竞争力、提升档案工作领导位置、优化公共档案管理理念的价值。未来我国知识服务档案管理模式的应用可以从知识服务档案管理模式应用、制度、管理等方面对其进行推广和优化，从而促进我国档案工作的开展，为我国整体管理体系的构建奠定基础。

参考文献

[1]于洋.基于知识服务的档案管理模式的理探究[J].民营科技，2016，06（01）：115.

档案管理的基本要求篇（10）

“公共档案馆”这一概念是舶来品在世界范同内．公共档案馆的存在和发展已有上百年的历史。1838年英国颁布了《公共档案法》，成立了公共档案馆(public reeord 0ffiee)．即英国的部级综合档案馆．负责保管中世纪以来英国中央政府各机关和法院的档案．这是世界上第一个依法命名的公共档案馆。…公共档案馆的概念由此产生。l8世纪末的法国档案改革确立了国家档案馆向普通公众开放的原则．使国家档案馆摆脱了王权的枷锁．开始具有社会共有的性质在我国．“公共档案馆”相当于各级各类综合档案馆。《档案法》第二章第八条规定：“中央和县级以上地方各级各类档案馆．是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范同内的档案。”国家档案局颁布的《档案馆工作通则》明确指出：“档案馆是党和国家的科学文化事业机构．是永久保管档案的基地．是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心”这两部法律法规明确了档案馆的性质与职能。概而言之．档案馆的基本职能是档案的管理与利用

在我国．对于我国公共档案馆建设等方面的讨论和研究开始于2001年[2]同年出版的由冯惠玲、张辑哲教授主编的《档案学概论》中，我国理论界首次在高校教材中使用了“公共档案馆”的概念理论界对于公共档案馆职能的研究主要集中在档案馆职能的扩展和新时期档案馆角色定位等方面．主要是结合档案工作的外部环境变化论述公共档案馆的职能定位与拓展问题。下面，笔者将从新公共管理、电子政务、知识管理的背景下分析公共档案馆的职能以及职能深化的具体内涵

l从新公共管理角度来看

自20世纪8o年代以来．随着经济全球化、技术革新和国际竞争的加剧．传统的公共行政因其规模庞大、反应迟缓、效率低下、制度僵化受到了质疑，新公共管理由此兴起虽然各国学者对新公共管理的思想持不同看法．但在以下方面却有共识：1．公共组织服务应以顾客或市场为导向：2．公共组织应广泛采用授权或分权的方式进行管理：3．公共组织应广泛采用私营部门成功的管理手段和经验：4．公共组织应在公共管理中引入竞争机制：5．公共组织应重视提高公共服务的效率、效果和质量。在这种大背景下，就政府机构而言，公共管理、公共服务、公共责任所体现出来的公共性理念成为政府职能转型的方向从新公共管理角度看．公共档案馆的性质和职能如下：

1．1公共档案馆的性质：负责公共物品档案的管理并提供服务的非政府公共文化组织

所谓公共组织．从广义来说，是指不以营利为目的。而是致力于协调社会公共利益关系、服务社会大众、提高公共利益为宗旨的组织。所谓公共物品，是用来满足社会共同需要的物品和服务公共物品主要有以下两个基本特征：第一，非排他性。排他性是指个人消费被排除在某种物品的消费之外．在公共物品概念下．这种排他性是不存在的．合法公民皆可享用公共档案馆馆藏档案除尚未解密的外．只要是合法公民。理由正当。人人皆可利用。第二，非竞争性非竞争性是指消费者的增加不引起生产成本的增加．即多一个消费者引起的社会边际成本为零．或者说．一定量的公共物品按零边际成本为消费者提供利益或服务公共档案馆馆藏档案的主体是各级政府、社会组织和个人在各类中形成的原始的信息记录。具有公共性．是最重要的公共活动．因此其产生的记录也具有公共性。即这些档案属于公共物品从内容上来看．档案具有信息和知识属性．档案的利用对档案内容没有损耗。从载体上来看，档案的利用会造成一定损耗．但这可忽略不计．况且这种损耗可以通过档案的数字化来弥补。

公共档案馆属于非政府组织，所谓非政府组织，即组织本身并不具有行政权力的公共组织与政府组织相比较．非政府组织的最大特点是非强制性和服务性。公共档案馆属于公共文化事业单位．本身没有行政权力。其职能通过国家授权才能获得。我国档案行政权主要是由各级档案局行使。因此，公共档案馆的性质从新公共管理的角度可以界定为：负责作为公共物品档案的管理并提供服务的非政府公共文化组织。

1．2公共档案馆的主要职能：为公众最大限度提供档案利用服务

“职能”是“工作职责”、“工作范围”的浓缩用语。管理与服务是公共档案馆职能的两个车轮．管理是基础．服务是根本公共档案馆的档案服务包括以下两点基本内涵：

1．2．1公众为本。新公共理论理念下，公共组织产生和存在的一个重要目的就是提供公共服务．实现公共利益。所谓以公众为本．就是公共档案馆必须以满足社会公众的档案需求为本这是公共档案馆公共性本质特征最集中的反映．也是贯穿公共档案馆工作全过程的基本要求这一基本原则有以下规定：社会成员的档案需求是多元的这就需要公共档案馆以公众的档案基本需求为准绳．研究档案利用规律．并使公众需要的档案进入管理范畴．确立档案工作的管理目标来开展档案管理工作

1．2．2服务至上。目前．我国处在全面建设社会主义市场经济时期．市场经济的核心在于尊重行为主体基本权利尤其是自利权利．通过提供一定的环境或条件．让行为主体合乎规范的自利行为在实现自身利益的同时增进整个社会利益．因而公共事业管理主体必须顺应管理对象的意志和愿望来实施职能行为，为他们需求的满足提供充分的条件。公共档案馆服务的目的也就应由“最大限度地满足利用者的档案信息需求”拓展为“实现和维护公民、法人和其他组织的根本利益”

基于此．公共档案馆不但要扩大服务对象．而且要主动服务：主动服务的对象不仅包括政府部门、研究者．也包括普通公民：服务的内容不仅包括提供档案原件．也包括提供问题分析报告以及建设性解决方案等：服务方式不仅包括实地查阅，也包括远程查询、专题服务和咨询服务等。公共档案馆不仅提供单一的档案信息服务．还包括提供已公开现行文件在内的政府信息公开

2从电子政务角度来看

在一定程度上．电子政务是信息技术与政务管理的结合。目前，我国的电子政务总体成熟度还比较低为推动公共服务改革．进一步扩大民主，我国制定了加大电子政务建设的战略决策电子政务的内容非常广泛．根据国家政府所规划的项目来看．电子政务主要包括以下几个方面：1．政府间的电子政务：电子公文系统、电子法规政策系统、电子财政管理系统、电子培训系统、业绩评价系统等；2．政府对企业的电子政务：电子采购与招标、电子税务、电子证照办理、信息咨询服务、中小企业电子服务等；3．政府对公民的电子政务：教育培训服务、就业服务、电子医疗服务、社会保险网络服务、公民信息服务、公民电子税务、电子证件服务等。

由于公共档案馆不属于政务系统．因此其馆藏档案信息化不属于电子政务的概念范畴但是公共档案馆是政务系统档案的保管基地．而电子政务建设是一项系统工程．信息化应是全面的信息化．如果发生联系的双方之间存在数字鸿沟．信息化的建设效果将会大打折扣．因此公共档案馆也要加强信息化建设。究其实质，公共档案馆信息化主要由信息技术革命这一原动力推动

2．1公共档案馆档案信息化建设不是其工作职能的扩展

公共档案馆信息化是其管理与提供利用服务的应有之义．其本质并没有变化。变化的只是手段。有人把信息化作为档案馆职能的扩展或创新．这是值得商榷的。公共档案馆的职能是由其性质决定的．应有一定的稳定性。而信息技术的发展是时代性的．新的技术发现与采用可能会使信息技术贬值甚至走向历史。

2．2公共档案馆要主动做好信息化建设．并为电子政务建设提供支持

公共档案馆信息化建设主要包括自身的信息化建设，以及为配合其他部门而做的信息化相关工作。

2．2．1公共档案馆自身信息化建设内容。主要包括：档案馆办公自动化系统、馆藏档案数字化、电子文件归档和电子　档案管理、档案目录数据库、多媒体档案数据库和专题数据库以及档案网站的建设以及数字档案安全等在信息化建设中一定要重视与档案数字化相关的标准化工作．特别是增量电子文件的标准。

2．2．2公共档案馆配合电子政务建设应做的支持性工作。在政府间电子政务方面．公共档案馆应该做好两方面的工作：第一．提前介入电子公文流转系统的设计．从政务电子文件的归档以及长久保存的角度提出合理化建议。第二。提供馆藏档案信息．为政府决策服务

在政府对企业方面．公共档案馆主要应参与其所产生公务档案的接收．以及向企业提供经济政策、法律法规方面的档案．为企业服务

在政府对公民个人方面．公共档案馆主要应参与对公民的教育．为政府对公民的教育．特别是国情、省情、市情教育方面提供原始资料。

在政府对企业、政府对公民两个方面，公共档案馆所参与的内容都是在传统环境下公共档案馆的工作内容。考虑到系统性．笔者故在此述及。

3从知识管理角度来看

知识管理是近十几年来兴起的一种管理范式．由于利益的驱动，首先应用于企业的知识保护、创新。知识管理是指综合运用组织、文化、战略、流程、技术等手段．通过建立基于组织业务内容和职能的知识挖掘和知识共享体系．以最大化对知识及有知识的人的尊重．最大化组织知识的价值．从而提高组织的应变和创新能力．保持并提高组织核心竞争力的管理变革知识管理的兴起给公共档案馆提出了新的要求．公共档案馆的诸项工作内容都要深化

3．1加强档案数据库建设，建立档案知识库．深化公共档案馆管理职能

经济全球化的发展以及我国成功加入wto．对我国政府决策的科学性与效率提出了更高的要求．我国政府掌握着全国80％左右的信息资源．其中绝大部分由公共档案馆管理。因此．公共档案馆馆藏档案信息资源对于我国信息资源的开发与利用至关重要。

目前．我国的档案信息化工作取得了初步成效．很多公共档案馆建立了档案目录数据库．但仍存在不足：1．条块分割，缺乏宏观管理和协调。2．类型单一．品种不足。在我国已建成的档案数据库中，多以文字型数据库为主．而其中又多数是目录数据库，全文型、事实型、指南型、字典型数据库相对较少。单机、脱机使用的数据库多。联网使用的少，共享程度低。3．规范化、标准化程度不高。由于各档案馆只满足于自建自用的应用要求．没有统一的规范．也没有执行统一的技术标准．从而造成数据库的应用受到严重的限制．各种数据库软件的兼容性很差．转换困难．因而交流的范围与程度受到较大的制约数据库的这些缺点成为档案资源网上建设的不利因素。要解决这一问题．档案行政管理部门应加强协调、控制、监督职能．而档案馆之间应加强档案数据库建设的沟通与合作

从信息资源建设和技术的角度来讲．知识管理的一项重要内容是建设知识库知识库(knowledgebase)是知识工程中结构化、易操作、易利用、全面有组织的知识集群，是针对某一(或某些)领域问题求解的需要，采用某种(或若干)知识表示方式在存储器中存储、组织、管理和使用的互相关联的知识片集合对于公共档案馆来说即建设档案知识库．而档案数据库是建设档案知识库的基础档案知识库要求建设文件级档案目录数据库、全文数据库．这对于文件的关联度、结构化要求更高。这样，知识管理系统对相关内容的档案才能够进行数据挖掘．提炼出对决策有利的结论

知识管理不但对档案的质量提出了更高的要求．对档案知识库内的档案数量也有更高的要求，因为丰富的档案信息才可以保证决策的全面性和准确性因此公共档案馆除采取网络实时归档以提高档案的数量外．还要向社会征集相关档案．以使公共档案馆馆藏档案反映政府职能中经济调节、市场监管、社会管理和公共服务的全貌

3．2建立专家系统．提供档案咨询服务。深化公共档案馆服务职能

在服务职能方面．知识管理要求公共档案馆提供档案服务的产品化、智能化。长期以来，我国公共档案馆充当的是“仓库保管员”的角色．服务停留在“保存备查”的状态．提供的档案孤立性强，关联度及与问题的相关度不大知识与信息的区别在于．知识是与人的行动相关联的，即能够直接指导人的行动．这就要求公共档案馆档案服务能够提供定型的、综合的档案内容．争取做到“一站式”服务。为满足这一要求．在档案信息系统的基础上，要建立基于档案全文数据库的专家系统。专家系统(expert system)是一个具有智能特点的计算机程序．它的智能化主要表现为能够在特定的领域内模仿人类专家思维来求解复杂问题因此．专家系统必须包含领域专家的大量知识．拥有类似人类专家思维的推理能力，并能用这些知识来解决实际问题公共档案馆专家系统应具有以馆藏档案为基础．利用人类专家思维的推理能力，提供知识解决实际问题的功能。

知识管理还要求公共档案馆开展档案咨询服务。在我国档案学论著和教材中有“咨询”的概念，但仅限于“参考咨询”的范畴“档案馆(室)的参考咨询工作．是档案工作人员以根据档案解答问题的方式．向利用者提供档案信息及有关情报的一项服务工作”从定义可以看出，这种参考咨询工作．具有很强的被动性，且服务深度不够。档案咨询是指在维护国家利益的前提下．档案咨询服务机构运用以档案专业知识、经验为主的知识、经验，根据委托者的要求．提出有关档案咨询项目的数据、资料、调研报告、建议方案等。供委托者参考。它应包含以下服务：

3．2．1档案专业基本知识咨询服务主要向社会提供档案专业基本知识，如有关档案、档案公布、档案信息资源布局等方面问题的咨询。

3．2．2档案信息咨询服务。根据委托者提供的专题，在充分研究该专题的基础上．向委托者提供以档案信息为主，并辅以建设性解决方案的信息服务。

档案管理的基本要求篇（11）

在当前市场经济的不断发展中，企业为了增强其在市场中的竞争能力也在不断的追求着各种变化和管理手段的更新，档案数据管理作为当前计算机技术在管理过程中的不断应用逐步出现了管理模式的加快和进程的变化过程。数据库管理系统（DBMS）本质上就是管理所用的工具和平台，其数据结构、类型、内容范围等关键要素都必须依靠档案基本管理理论提供的营养来进行保障，也是我们平常所说的业务支撑。

一、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用

从管理学上讲，任何管理活动，抛开其最终目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理对象有序化，档案管理的基本目的就是要使档案有序化，包括档案实体管理和信息管理的有序化。将数量庞大、内容形式复杂多样的档案有序化的具体方法很多，但最基本的方法就是分类，即“对档案总体进行分割、划分，将其分为若干层次、大小不同的部分或门类、种类、类别，然后对这些不同的部分、门类、类别等实施分别管理。”“这实质上也是人类社会所有管理活动乃至认识活动的基本方法。”正因为如此，“说得笼统一点，档案管理理论上的所有能称得上‘重大’的分歧和争论，大都围绕着分类方法展开。”①

一般来说，对档案的实体管理基本采用了历史主义的分类方法，大体都按全宗进行排架整理；而档案内容信息的管理则可以同时采用两种方法，一般以逻辑主义分类方法为主。在档案数据库建设中，一般是在来源单位层次上建立实体数据库，实际上是将一个全宗（一般是档案室层次）或全宗群（一般是档案馆层次）作为建库范围，同时利用视图、索引等数据库对象对内容实施逻辑管理，使档案管理理论中的“二元主义”得以在数据库建设中融合。

二、全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用

在社会的现代化发展过程中软件管理以成为当前计算机发展的主要因素和发展前提。由于当前软管管理的过程中切法统一性和系统性，使得当前档案管理过程中存在着不同的差异。

首先，全宗原则是档案实体分类的基本方法，是人们经过理论分析和实证研究之后得出的宝贵经验。以全宗为基本单位建设档案数据库，数据库内容反映的是一个现实的实体单位的历史记录，保证了档案数据具有一个坚实可靠的立足点，这是单纯地依靠逻辑分类方法所达不到的。

其次，采用全宗原则指导建设档案数据库，能够最大限度地维护档案的原始记录性。因为全宗作为一个独立组织或个人形成档案的全部，是一个不可分散、不可打乱混淆的有机整体，这样能够最大限度地维护和保持档案的本质特性――原始记录性，这也是档案信息在管理组织上独树一帜、不同于图书、资料、情报等文献的根本原因。档案数据库作为档案信息管理的重要工具和手段，必须服从这一更高的管理目的。良好的数据库设计可以将全宗原则的诸多思想在档案数据库建设中实现，包括全宗内部管理层次、管理联系等。像文书立卷工作中要求的“保持文件之间的历史联系”、科技档案管理中的“成套性原则”等思想都可以通过数据库的设计得以体现。

第三，依据全宗理论进行档案数据库建设，有利于数据库的建设与维护工作。按照这种思路进行档案数据库建设在多数情况下能够保证数据库的建设者、管理者、拥有者、维护者是统一的，数据库建设各方的利益是一致的，有助于保证档案数据库建设的动力、资金以及作用的发挥。

值得注意的是，虽然全宗原则是档案管理的基本原则和方法，但它并不能解决档案管理的所有问题。由于社会实践的不断发展，全宗原则面临不少新的挑战，也因此得到新的发展，这些发展对档案数据库的建设同样产生了具体的影响。

1、全宗内部档案的差异化管理需求要求建立相对独立的档案数据库。

虽然全宗原则强调一个来源单位的档案应当集中保管，但也没有忽视对同一来源档案之间的差异化管理。随着社会实践的发展，同一全宗内档案的种类、载体类型及其管理要求日益多样化、复杂化、专门化，这使得对全宗的集中统一保管难以实施。在档案实体管理范畴，同一全宗内就有可能出现纸张、照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、缩微胶片等多种载体，其中相当一部分特殊载体的档案在保管利用上都有特殊要求，因此往往需要将其组织为一个单独的管理体系，设置专门机构，提供专门的库房和设备，虽然可以在编号系统中设置它们与全宗的关系，但在实体管理层面上已经不具有严格的不可分散性。在档案信息管理范畴，由于不同门类档案的管理差异，同一全宗内不同类别的档案也多采取分别管理的措施，比较典型的像人事档案、会计档案等由于具有不同于其他档案的管理要求，采取由人事部门、财务部门单独保管的管理方式。

2、自由来源原则为专门档案的数据库建设提供理论基础。

自由来源原则认为全宗不仅是历史性、客观性的，也可以是逻辑性的，这是对全宗理论的重大发展。像许多行业性、专业性很强的档案就要求打破传统全宗范围的限制，而按照行业或专业系统进行集中统一管理。比如城建档案、项目档案虽然破坏了各项目参与组织全宗的完整性，但却有效地维护了项目档案的完整性。在多数情况下保证后者的完整性具有更为重要的现实意义。这里的工程项目就是一个逻辑意义上的全宗单位，由此可见，全宗理论在其本身的发展过程中存在分合的演化过程，并不完全拘泥于狭义的全宗概念。

三、逻辑主义分类思路适合档案数据库的内容管理