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电子档案管理大全11篇

时间:2023-05-15 11:54:43

电子档案管理

电子档案管理篇(1)

1 高校电子档案分析

当今时代,科学技术迅猛发展,在信息化、现代化建设步伐加快的今天,办公自动化和电子政务已应用到各个行业领域中。无纸化办公掀开了电子文件与电子档案管理工作的新篇章。目前各高校基本已普及运用办公自动化系统,电子文件的产生已然是高校政务信息的主体,也是高校办公过程中的主体。电子文件对传统纸质文件的大量取代,给高校档案管理工作带来了新的挑战。如何应用现代的科学技术,做好电子档案的管理,成为我们面临的新课题,亟待我们在实践工作中不断研究、探索和总结,本文就此做一探讨。高校电子档案是按照相关规范对凭证信息或是高校历史背景等进行把偶才能,利用电子形式对其进行处理,生成电子文件。电子档案与电子文件不同,电子文件在实际储存的额过程中,可以完全代替纸质的档案,并且与电子档案共存。

2 高校档案管理中电子档案管理问题分析

目前,高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中,还存在较多难以解决的问题,无法提升电子档案管理效率与质量,难以提升高校档案管理效果。具体表现为以下几点:

第一,工作量较大。一是档案工作人员需要对大量电子文件进行鉴定,只保留有价值的文件进行保存,在实际工作期间,会耗费大量时间和精力;二是因缺乏相应的电子档案管理数据库、服务器等设备,大部分高校的电子档案管理沿用传统的物理存储方式,保管方式落后,整理强度大,不利于检索利用。

第二,电子档案管理信息化程度较低。我国高校档案管理人员开展相关工作,经常会出现电子档案管理信息化程度低的现象,无法利用高效便捷的方式开展相关工作,导致电子档案信息数据利用效率降低[1]。

第三,电子档案标准程度不足。目前,部分档案管理部门在开展电子档案管理工作的过程中,还没有制定完善的标准化管理制度,不能积极应用各类方式提升档案管理标准化程度,难以增强高校电子档案管理效果,甚至会出现一些难以解决的问题。同时,在高校电子档案管理期间,相关工作人员不重视电子档案管理技术的应用,无法提升其工作效率与质量。

第四,电子档案远程传输频繁,存在安全隐患。目前,高校大学生的入学量较大,并且信息量较多,在实际工作过程中,需要档案管理人员做好就业与入学等档案管理工作,这就需要档案管理人员利用远距离传输的方式提升其工作效率,然而,在远程传输频繁的情况下,高校档案信息的流动率逐渐提升,导致出现安全问题。

3 电子档案管理在高校档案管理中的应用措施

在高校?子档案管理过程中,必须要制定完善的管理制度,保证可以提升高校电子档案管理工作效率,增强其管理效果。

3.1 制定安全性管理制度

高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中,必须要制定完善的安全管理制度,保证可以提升确保电子档案的安全性。例如:定期对电子档案进行维护与检查,无论是硬件设施还是软件设备,都需要建设完善的网络安全管理体系,保证可以增强其安全性。同时,还要建设网络安全管理人才队伍,使其可以更好的对电子档案安全性进行管理[2]。其次,各高校要高度重视档案管理人员思想政治建设工作,阶段性的开展多种形式的档案安全培训工作,让档案管理人员树立牢固的安全意识。

3.2 树立正确的管理观念

高校档案管理人员必须与时俱进,要树立正确的电子档案管理观念,保证可以提升档案管理人员的思想素养,要有创新的观念、改革的精神、发展的眼光看待电子管理工作中存在的问题与缺陷,在完善管理制度、改进管理方式等方面作谋划。利用电脑及现代信息技术建立电子档案库,利用网络管理等方式和途径,为电子档案管理现代化铺平道路。,逐渐提升其发展效率。首先,档案管理人员利用电子档案技术,保证可以提升电子档案技术的应用效率,增强其发展效果。其次,档案管理人员必须要重视电子档案思想政治建设工作,阶段性的开展安全培训工作,利用各类方式为电子档案管理人员树立安全操作意识,使其可以在一定程度上,熟练掌握操作技巧,进而达到预期的管理目的。

3.3 创新电子档案服务手段

首先,通过各种学习培训,使档案管理人员能熟练掌握电子档案管理业务知识,掌握电子档案管理技术,进一步提升电子档案的应用效率。其次,高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中,必须要创新电子档案服务手段,保证可以提升其工作效率与质量。一方面,需要档案管理人员做好电子档案整理工作,对于不合格的电子档案,需要予以重新加工处理。另一方面,档案管理人员需要重视电子档案应用质量,构建媒体与信息整合的服务体系,进而提升其工作效率与工作质量[3]。

3.4 加大电子档案的投入力度

高校电子档案管理工作要实现高效率的信息化管理,就必须加大档案管理资金的投入力度,配备先进的档案管理软件与硬件设施。硬件方面要配备计算机、打印机、复印机、扫描仪、照相机等现代办公设备;软件方面要配备先进的档案管理软件与档案信息利用平台,切实满足电子档案管理工作的相关要求,实现档案存储介质的多元化发展,有效保障电子档案管理工作的稳定性与便捷性。

电子档案管理篇(2)

电子档案管理与传统档案管理的共性表现在三个方面:一是两者的基本原理共通,以传统档案管理原理为基础,电子档案采用信息化技术将之进行了有效的整合与优化,即使电子档案管理的技术水平、管理质量以及管理方式都明显高于传统档案管理,但这并不排斥两者在基本原理上的共通性,总的来说,电子档案是传统档案管理发展的成果;二是电子档案的存在与传统档案不可分离,传统档案所管理的信息属于社会实践数据,这些数据具有极大的真实性,对电子档案管理来说,同样需要保障信息的可靠与真实,此时,传统档案资料就是其真实性的重要保证;三是电子档案的出现使传统档案的信息量得以扩大,建立在信息技术上的电子档案具有大容量优势,不仅可以存储各种各样的档案信息,还可以实现资源共享,在进行资料调用时具有更好的便利性,同时,如果想要查看实体的传统档案,还可以直接通过电子档案的记录将其调出,进而实现直接获取。

(二)电子档案与传统档案管理上的差异

1.管理方式不同

电子档案就其本质特性来说有着很大的特殊性,它能够实现档案一级管理,也就是说档案管理人员在接收到文件后,可以及时的给档案提供一个档案号,这个档案号具有唯一性,并且对档案类型采用相应的主题进行标注;传统档案管理的工作量相对较大,在管理过程中首先要填写档案日期、类型,之后才能给予一个位置进行储存。

2.保管方式不同

电子档案进行信息存储的载体往往会老化,在现代技术与计算机的更新过程中,其载体的老化容易造成档案信息的失真,进而影响档案的可靠性;传统的档案管理具有信息纸质备份,通常不会出现档案信息丢失情况,也不会面临病毒入侵等网络风险。

3.归档方式不同

电子档案具有可逆性与可重复性,管理人员进行信息修改不会留下修改痕迹,这种特性的优点在于消除了最初档案归类时出现错误的担忧,还能将错误信息进行及时的更正,但是这也使得电子档案内容存在一定的失真性;传统档案管理在进行归档时,通常是依照科学的顺序进行分类摆放,同类档案之间存在相关的联系,管理人员进行归档时还必须根据相应的程序进行,留有操作痕迹,能有效弥补电子档案管理上的不足,更能确保档案的原始与真实性。

二、电子档案管理的利与弊

(一)电子档案管理的优点

1.电子档案管理的出现,有利于绿色环保事业的开展

电子档案管理实行无纸化办公模式,对纸质文件的使用数量大大降低。纸张的节省不仅减少了资金的投入,还使树木砍伐状况得以改善,有利于森林资源的保护。同时,纸质文件使用数量的降低,还使得曲别针、订书钉、笔墨、印刷等工具的使用量减少。

2.电子档案管理提高了传统档案管理的效率

档案归档、档案存储、档案查询等方面的工作时间缩短,使得档案管理效率大幅度提升。电子档案采用数据传输方式进行资料的共享与传递,不再具有文件打印、文件张贴需要,档案信息的查询与管理更加具有时效性。

(二)电子档案管理的弊端

1.电子档案管理的信息载体面临变质与老化危机

如果长期使用,可能出现资料无法读取现象,因此,电子档案管理模式下,应该做好相关的安全备份工作,保护手段可以采用云技术等。

2.企事业单位在进行电子档案管理

由于其操作程序相对复杂,对档案管理人员的专业要求较高,因此,必须要配备以高技术人才,同时,还应该加强管理人员技术培训,充分保证电子档案可靠性。

3.电子档案在进行数据共享与传输时,面临复杂的网络风险

例如病毒、黑客攻击等,管理人员需要加强数据信息安全管理,可以采取建立网络防火墙、档案加密的方式对电子档案资料加以防护。

4.虽然我国的档案管理水平得到了一定的提高

国家也出台了相应的电子档案管理法规,但是对于一些具体的细则仍不够完善,电子档案管理面临一系列的法律制约,相关部门应该退出相应的电子档案管理办法,为档案管理的发展保驾护航。

电子档案管理篇(3)

档案管理的基本性质是一项管理性、服务性、政治性的工作。档案管理的作用是做好管理文档的工作,做好服务性档案管理的工作。档案管理不会凭空生产出物质或者金钱。档案管理中的档案不是由档案管理机构或者档案工作人员产生的,也不能被他们所利用,档案管理是一种专门负责管理各部门形成的历史文件的专业,所以档案管理是管理性质的工作。

档案管理系统并不是孤立的,而且它是所有社会管理系统中不可缺少的组成部分。档案管理是一项通过提供档案信息来为社会实践服务的工作,这是不同于其他工作的特点之一。在历史的各个阶段,在社会中,档案管理工作都必须为文化、经济、政治服务,否则档案管理就不会存在,也难以发展。档案部门尽管会研究档案、也会进行编著等活动,但是他的目的是为了更好地适应社会的需要,并被社会所利用,是具有服务性的活动。在阶级社会中,档案管理工作会体现出一定的阶级利益和阶级关系,这被一定的统治阶级掌握着,为一定阶?的经济、政治和文化服务,这个服务的方向集中表现了档案管理工作的政治性质。

二、电子档案的要点

随着计算机技术以及电子信息技术应用的发展和深入,电子档案管理已经逐渐取代传统档案管理的方式了。下面我们就来谈谈创建电子档案管理的三大要点:

一是要建立一个电子档案首先就应该先构建一个公共的、独立的、应用性的档案管理信息化平台,以及支撑各类业务所需要涉及的,包括实体以及虚拟的档案信息化管理,来实现实体档案的信息化转变与管理以及电子信息的档案化管理。

二是我们需要明白,一般情况下,电子档案具有多种信息媒体的继承性,它涉及的“档案源”包括三种:一种是电子化的实体档案,一种是档案化的电子信息,还有一种是结构化的数据库等等。

三是我们所创建的电子档案一般是具有保存价值的历史记录或是作为法律依据的电子信息(如表证单书等)。并且,一定得具备档案的属性:能直接形成的、具有完整记录作用的、明确的、清晰的固定化信息,或者是直接形成的历史纪录,并且电子档案必须具有历史再现性或者文件的原始记录性。

三、电子档案管理的优势

下面就让我们具体谈谈电子档案管理的几大优势:

第一,由于电子档案管理是通过计算机的应用来实行的,这便大大地提高了人们的工作效率。现如今,信息化技术高速发展,利用电子档案管理便免除了人们立卷归档、检索查找等困难,减轻了工作人员的劳动强度,提高了档案管理工作的效率。

第二,电子档案管理使档案能保持得更加完整持久。通常情况下,纸质档案必须在一定的环境和条件下才能保存得好,并且,必须靠手工去进行归档和贮存,这便存在着损坏纸质档案的风险,更加容易造成档案的缺失。但是电子档案不同,以上的工作都是靠计算机自动完成的,减少了人为错误的发生,且电子档案并不会随着时间的增长而发生变化,使得档案能够被保存得更完整,更久。

第三,电子档案管理还能更好的保证档案的保密性质。保存电子档案的工具是计算机,计算机并没有感情色彩,只会遵照被设计的保密程序而运行,但是保存纸质档案的媒介是人类,人为因素很容易致使档案泄露。所以说,电子档案具有更好的保密性。

电子档案管理篇(4)

1.档案管理不失真是档案管理工作中的基本要求。纸质档案具有唯一性特点,这一特点能够展现出档案管理工作档案记录的原始性。因此,纸质档案在多年来的发展成熟过程中,逐渐形成了自身科学有效的管理机制,充分保障了档案资料的原始性和唯一性。纸质档案是档案资料记录的原始内容,是不可涂改和不可复制的。

2.纸质档案管理中的存储和检索较为明了,档案管理人员管理和查找也比较简单。纸质档案管理中是将纸张作为档案管理载体,不需要任何数字化和现代化的设备就能直接明了的展现出来。在长时间的档案管理工作中,纸质档案管理方式是大多数档案工作者比较容易接受的。因为纸质档案管理无论在什么情况下都能实现档案的查找以及利用,受到客观因素影响较小。

3.纸质档案最大的特点就是存放时间长久。纸质档案管理中不会出现档案使用次数限制和档案使用的期限限制的情况(排除保密档案的解秘时间)。我国是造纸术的发明国,自从纸张出现就一直作为档案资料保存的载体被广泛使用。纸张的主要制作材料是纤维素,而纤维素具有高强度的耐久性,虽然纤维素制作的纸张在某些情况下会发生氧化或者电解,但是悉心管理排除化学作用的发生就可以顺利延长纸质档案保存的期限。而且我国保存数千年的古代字画就是纸质档案管理耐久性的最好证明。

二、电子档案管理概述

电子档案往往是指信息时代环境下人们利用计算机、计算机硬盘、磁盘、光盘、大容量硬盘等化学磁性材料作为档案管理的储存载体,是社会科技高速发展之下的高科技产物。电子档案管理作为当今信息时代环境下的新兴档案管理手段展现出了其管理的智能化、现代化、信息化以及电子化。档案管理工作受到信息时代环境的影响是必然的,因此其也具有一些纸质档案无法替代的特点:

1.电子档案管理过程中档案贮存的载体小,但是贮存量大。电子档案往往是将需要保存的档案资料通过现代信息技术转化为电子档案资料进行贮存,改变了以往档案管理过程中纸张作为载体的纸质档案管理模式。电子档案的最大特点就是占据的空间面积小。以现在的电子档案管理的储存载体量来计算,一个U盘的储存量大约为1G到64G之间。如果以一张写满字的A4纸张为基本单位,那么一个U盘就可以存储大约20480页到1310720页的A4纸张的档案资料。其所占的空间面积仅仅一个打火机大小。

2.电子档案管理可以多样化进行管理。多样化管理是依靠贮存内容的多样化而实现的。电子档案管理不单单是进行文字数据工作的管理,同时也可以对图片、视频、声音等多媒体档案资料的管理。这些档案都可以储存于同一个储存载体上面。这样的储存方式改变了纸质档案管理中只可以进行文字档案管理的情况,让档案管理方式多样,档案资料也更加丰富。

3.电子档案管理打破了传统纸质档案管理过程中时空的局限。电子档案管理在异地也可以进行档案资料的管理和档案资料的共享。由于信息时代环境的出现,电子档案管理就实现了信息贮存、处理、传递的可视化和可听化,打破了时空的限制,实现了异地同时的档案资料管理。

三、纸质档案管理与电子档案管理的融合

(一)纸质档案管理与电子档案管理融合的必要性

纸质档案管理和电子档案管理的融合是两种档案管理自身的特点以及信息时代环境发展所决定的。纸质档案管理拥有了档案管理的基本特点,也是档案管理工作中的基本模式。但是其缺乏电子档案管理中大储量、方便携带、方便利用等特点。信息时代环境下电子档案管理模式已经深入人心,其电子化和信息化等特点更是社会发展的必然选择。但是纸质档案管理有着长久以来科学严谨的管理体系,这是电子档案管理无法取代的。因此纸质档案管理和电子档案管理在当下信息时代环境下都拥有了彼此无法替代的特点和作用,将纸质档案管理与电子档案管理融合是档案管理工作的必然选择。

(二)纸质档案管理和电子档案管理的融合

纸质档案管理与电子档案管理的融合主要就是在档案管理工作当中实现二者的“并轨”。所谓“并轨”就是在档案管理中进行采用纸质档案管理方法的同时也采用电子档案管理方法。通过二者的优点进行融合,确保二者在管理工程中的无缝衔接,将纸质档案管理和电子档案管理的优点通通结合起来,形成一种档案管理的最优方式。具体融合实施策略如下:

电子档案管理篇(5)

一、电子文件概述

(一)电子文件的概念

目前,国际上对电子文档的概念是:在机构或个人活动中产生或收到的记录信息,它由内容、结构和上下文关系组成,并作为一个整体提供该项活动的证据。另外一种说法就是:电子文件是一种通过数字式电脑进行操作、传输和处理的文件。

(二)电子文件的特点

电子文件的特点主要体现在五个方面,第一,电子文件信息与载体的不固定性。第二,电子文件内容丰富性、多样性。第三,电子文件传递的速度极快,几乎不受时间和空间的限制。第四,电子文件对设备的依赖性。第五,电子文件的安全性差。

二、做好电子文件归档工作的几点建议

做好电子文件归档工作应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,摸清文件产生的源头,并对产生的大量电子文件的收集、鉴定、存储工作逐步进行完善,以下是对做好电子文件归档工作的几点建议。

(一)建立严密的电子文件归档制度

电子文件的形成涉及的环节众多,哪一个环节出现失误都影响到电子文件的原始性、真实性和完整性。因此,电子文件收集归档,必须依靠制度约束。建立电子文件归档管理制度。明确各方面的职责,显得尤为重要。

(二)做好电子文件的收集、积累工作

收集工作是做好归档管理工作的基础,重视对电子文件的及时收集,防止存有信息内容的载体发生丢失、损坏。收集要实行“双套制”:纸质一套,电子版一套,特别要保证两种载体的档案内容信息的一致性。目前,很多单位各类公文的传递、批办、催办、均在网上操作,因此,电子文件的收集也要在网上进行.同时可以利用记录系统的自动记录功能,收集电子文件的形成、修改、责任人等信息。

(三)做好电子文件的鉴定工作

电子文件的易逝性、软硬件的依赖性、信息相关性等影响电子文件的鉴定工作,因此,电子文件的鉴定工作需要电子文件形成部门、档案部门、计算机部门等多方参与,鉴定的内容包括电子文件的真伪、价值、开放度等。

(四)严格电子文件的归档工作

目前电子文件归档应符合下列要求:首先,文书档案一般应以一个年度为限,将电子文件的最终版本刻录到光盘等存储载体上。其次,一般以保存3套同版本的电子文件为宜,一套由档案管理部门统一保管,一套由相关业务部门异地保管,另一套供查阅使用。再次,宜采用通用标准,文档文件宜采用TXT格式或DOC格式,图像文件宜采用JPG格式,数据文件宜采用DBF文件等。

(五)提升管理人员的综合素质

一方面要为档案管理人员提供学习的机会,举办计算机、网络、多媒体等各种技术培训班;另一方面档案管理人员应树立终身学习的思想,学习现代化档案管理的相关知识,以适应新形势下档案管理的需要。

三、企业电子档案管理存在的问题

档案实现电子化管理,给企业档案管理带来前所未有的崭新变化,同时存在着诸多亟待解决的问题。首先,对电子档案管理的重视力度不够。缺乏系统长期的整体规划,上项目的热情高,抓管理的后劲不足;仍停留在传统管理的老思路、老办法,跟不上新技术新要求。工作起色不大。其次,电子档案鉴定工作难以正常开展。档案鉴定一直是企业档案管理的难点。电子档案鉴定专业技术要求高,普遍有畏难情绪,致使鉴定工作举步维艰,处于停滞或半停滞状态,造成档案大量积压,管理难度加大。第三,电子文件收集归档不及时不完整。电子文件归档制度不完善,责任不明确,缺乏约束力;过于依赖电子文档管理系统。容易造成部门问对接移交不及时,延误文件归档,造成文件不全。第四,电子档案管理存在不安全的因素。除电子文档系统存在安全隐患外,电子档案存储载体选择不当,以及保管措施不完善,也影响着电子档案的安全。

四、强化企业电子档案管理的主要对策

为加强电子档案规范化、制度化管理。提高企业档案管理工作水平,应采取以下对策。

(一)实行统一管理全程管理新体制,形成企业电子档案管理的合力

企业电子档案管理的内在要求必须实行统一管理、全程管理的模式。企业档案管理部门、文件形成部门、信息化部门都要担负起各自的工作职责,各司其职,步调一致,协同管理。档案管理部门要做好电子档案管理有关制度的制定,以及对直属、下属单位电子档案管理的监督和指导工作。文件形成部门要积极参与文件归档过程管理,按照要求做好本部门电子文件的积累、鉴定和归档工作。信息化部门应主动做好电子文档系统的技术维护工作,及时解决运行过程中出现的问题。确保正常安全运行。只有做到“三位一体”,发挥综合管理效能,才能真正形成电子档案管理的合力,从根本上解决工作力度不够的问题。

(二)从文件形成源头抓起,确保电子档案的真实有效

从电子文件形成的源头抓起,首先做好电子文件的积累,凡是反映电子文件真实性、有效性,保证其长期可读的元数据和背景信息都应通过文档系统予以保存。其次,要强化电子文件归档前的鉴定与整理工作,并进行在线归档。次之,提高兼职档案员的业务素质,加强专业培训,掌握电子文件在形成和使用过程中所需的专业和技术方面的知识,全方位适应档案管理工作的需要。

(三)认真做好电子文件鉴定工作,全面提高电子档案质量

在借鉴纸质档案鉴定经验的基础上,结合电子文件的特点,做好电子档案鉴定工作。鉴定时,要判定电子文件的原始性和真实性,满足电子档案凭证功能的要求。全面分析电子档案的保存价值,同时要考虑电子文件之间的联系、企业今后的需要、现有的保管条件等因素,确定保管期限。要重视加强鉴定专业队伍建设,抓好归档鉴定和期满鉴定两个环节,制定和完善电子档案鉴定规范标准,坚持原则性和灵活性相结合,按照国家和企业档案管理要求,切实做好电子档案鉴定工作,优化馆藏档案结构,提高企业档案管理工作质量。

(四)重视安全保障体系建设,切实做好企业电子档案安全管理工作

加强企业电子档案管理,必须建立健全安全管理保障体系,确保各项安全管理制度和技术防范措施落到实处。着重抓好企业内控和档案保密制度建设,确保保密档案不泄密,在线开放档案不。坚持“双轨制、双套制”的原则,选择最佳的存储介质,对具有永久和长期保存价值的电子档案进行脱机保存,实行异质异地备份.专库或专柜集中保管,并做好相关环境、湿度、温度、电磁等安全防护工作。坚持每年对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行检查登记,认真做好电子档案安全管理工作。

五、结束语

综上所述,我们可以得出,随着社会经济的不断发展,电子文件的归档与其电子档案的管理工作逐渐成为一种新的挑战,人们在对其认识不断提高的同时,其方法也得到了很大的改进,标准化程度逐渐提高。相信通过各方不断努力,其管理工作一定会更加合理和科学的。

参考文献:

[1]李建国.试论电子文件的归档[J].档案,2006,87.

电子档案管理篇(6)

1 电子文件的定义及特点

所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。

与纸质文件比较电子文件有以下几个特点:

1.1 电子文件不再是直观的纸质文件,它需要借助现代化设备才能阅读利用;

1.2 电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;

1.3 电子文件的利用是可共享的,也不再受时间和距离的影响;

1.4 电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等的要求很高。

2 电子文件的鉴定与归档

电子文件在归档之前,要进行认真地鉴定。电子文件的鉴定,主要是区分文件价值。在本单位制作的所有电子文件之中,只有那些对本单位工作 查考利用价值或艺术保管价值的,才有必要作为电子档案保存下来。其余的电子文件就可以在机内删除。

电子文件的鉴定,也存在着区别真伪问题。档案部门所保管的电子档案,应当是电子文件的原件或真实的电子文件;否则,电子档案就失去了凭证价值。归档的电子文件还应当区别出原件与复制件。文件制发单位必须将电子文件的原件归档,以保持该电子文件的原始性,以维护电子文件的凭证性和依据性。档案部门应当将电子文件的隐形条码与该文件一同归档,以维护电子文件的权威性,并作为电子文件原始性、凭证性和依据性的基础。归档的电子文件复制件应注明原制发单位和复制人,使之与原件相区别。此外,还应对电子文件的完整性进行鉴定。主要包括电子文件内容的完整性、文件制发法律手续的完整性、法律依据的完整性、文件办理过程的完整性等等。

鉴定后需要归档的电子文件均应编制归档文件顺序号,确定文件的保管期限,打印出文件移交目录,以便办理文件移交手续。电子文件的归档方式,有软盘的归档和网络中的置换归档两种方式。软盘归档主要是通过四通打字机的文件软盘或未联网的计算机文件软盘。这些软盘要进行编号,以便于双方查验。网络之中的电子文件在移交前应通知档案部门做好文件接收的置换工作,然后由文件管理部门通知网络系统向档案部门传送归档文件,并将文件管理权向档案部门移交。网络中的电子文件归档也应打印出文件目录以备交接查存,重要文件应拷贝出软盘备份。交接双方按照规定办理手续并在交接目录上签名,以示负责。

3 电子档案的管理

3.1 电子文件对档案管理工作的影响

传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象,而应用计算机后,电子文件取代了以往的文字材料,它是由拟稿者直接写在磁盘上,并在磁盘上进行修改,一经形成后,马上存贮到办公信息数据中,由档案人员、技术人员所共享。纸质档案的管理工作经过长期实践,已总结出一套工作流程及方法、原则,如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点,也是文书工作和档案工作的结合点,文件形成后,由文书部门收集立卷后,交档案部门管理,一般一年归档一次。而电子文件随时产生,随时更改,存贮在计算机磁盘或光盘中。因此,它对计算机有很强的依赖性。如果归档,必须以磁盘或光盘的形式移交,归档范围也不能只是“办理完毕,具有保存价值”的文件,还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

由于电子文件信息与载体的可分离性,档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代,因为实体分类的结果只能体现一种属性联系,这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要,但在当今电子文件的环境中,文件的形式特征和内容特征均发生了变化,电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序,不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要,利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性,其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化,原有的档案价值理论分析范围也将扩大,要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论,文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限,而电子文件一方面由于制作方便,将产生比以往更多的文件,另一方面由于用户的需要,信息和数据不断地修改和补充,因此很难划定固定的保管期限。因此,其鉴定、管理方法亦无定论。此外,由于电子文件信息载体的特殊性,其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

3.2 档案管理人员应采取的对策

3.2.1 做好归档电子文件的技术处理工作,实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行,这就要求档案工作者必须深入到现行文件领域,对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导,保护电子文件的原始信息,了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说,通过采取技术处理,将已归档的电子文件改为“只读性”文件,即只能读不能写的不可更改的文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性,使之与纸质文件一样发挥社会效用。

3.2.2 解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件,从理论上讲能够长期保存,因此它的信息读出是无接触式的,不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内,不怕外界磁场的影响,不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。但是,由于电子文件形成的时间短,缺乏实际贮存的验证,所以,电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前对于长久保存的电子文件,需要定期进行复制,以防止信息损失。

电子档案管理篇(7)

1 水库做好电子档案管理工作的意义

1.1 是提升水库档案管理工作的要求 水库在管理和发展中会产生大量的档案,档案中的内容对于现实的水库发展情况是重要的记录,对于现在和未来水库的管理工作的发展都具有重要意义。因此,水库的档案管理工作水平如何关系到水库的发展,关系到水库各项工程的记录。如果在水库的档案管理工作方面采取电子化的档案管理,那么档案的管理和保存都会采用电子化的管理模式在,这种管理模式对于档案管理水平的提升发挥着重要的促进意义。

1.2 是对水库档案的更好的保障 传统的水库档案管理工作延续着纸质化的档案管理工作方式,无论是人员档案还是工程项目档案等,都是通过纸质的档案形式呈现和保存的。从一定程度上来讲,这种传统的纸质档案管理容易出现档案丢失,损坏等情况,不利于档案的长期保存。同时,由于纸质档案一部分需要手写等形式来展现,因此,档案的真实性容易受到威胁。所以,在水库的档案管理工作中采用电子化的档案管理方式,这在一定程度上对于档案的保存也是有益的,减少档案管理中可能出现的丢失、损坏等情况的出现机会。

2 水库电子档案管理工作中存在的问题

水库电子档案管理对于水库档案管理工作有着重要的影响,但是就目前情况来看,当前水库在电子档案管理工作方面还存在着一些问题和不足,这些问题的存在制约了电子档案管理的发展,是需要水库在电子档案管理工作中进行改进的。

2.1 管理人员对电子档案重视程度低 在当前的水库档案管理工作中,水库档案管理人员对于电子档案的重视程度比较低,一直以来习惯了传统纸质档案管理模式的员工,对于现代化的电子档案管理的认识比较浅薄,没有充分了解到电子档案对于水库档案管理工作的重要意义,因此,在很大程度上,管理人员对于电子化的档案管理缺乏足够的认识,他们在具体的工作中所开展的电子档案管理工作水平也会下降。

2.2 电子档案技术管理问题不到位 电子档案管理工作的开展还需要档案管理工作中实现一定的技术支撑,电子档案实现了档案管理的无纸化办公,不仅将传统档案中的内容复制到电子文件中,同时还要进行精密的档案安全保管,保障电子档案的安全。因此,在水库档案管理工作中要想实现档案的电子化管理,还需要水库发展中具备强有力的电子技术支持。但是,就当前水库电子档案管理工作发展的具体情况来看,水库管理工作方面的电子技术支持还非常落后,由于掌握专业的电子技术的人员数量不足,电子技术使用所需要的资金支持力度有限,电子设备老化,新型电子设备技术的数量比较少等情况的存在,这些都直接制约了水库电子档案管理工作的实现,影响了电子档案管理工作的发展进程。

2.3 电子档案管理人员能力素质存在不足 在水库的电子档案管理工作的开展方面,不仅需要技术,资金的支持,还需要专业的电子档案管理人员来为档案管理保驾护航。随着水库开展电子档案管理的需求不断增加,如何在电子档案管理工作中保障管理质量,提升管理水平,这些问题基本全都需要具体的档案管理人员来实现。就目前水库电子档案管理工作的发展情况来看,档案管理人员对于电子档案管理技术的掌握程度还比较低,他们在进行具体的档案管理工作的过程中,由于缺乏技术支持和专业的电子档案管理知识,导致了他们的电子档案管理能力差,制约了整体的电子档案管理工作水平的发挥。此外,当前水库的档案管理人员普遍文化素质偏低,他们在对新型的电子档案管理技术学习的过程中,学习能力较差,这也影响了他们掌握先进技术的能力,制约了电子档案管理工作在水库中的发挥。

3 做好水库电子档案管理工作的对策

水库发展中对于档案管理工作的要求比较高,当前信息化发展的大背景下,电子化的档案管理已经成为档案管理工作的大趋势,但是水库在进行电子档案管理工作方面还存在着很大的不足,针对这些存在的问题,未来水库做好电子档案管理工作需要从几个方面入手。

3.1 重视电子档案管理工作的建设 重视电子档案管理工作的建设,需要档案管理人员和水库的整体管理工作等多方面进行努力。作为档案管理人员,应该从自己的管理思想和管理理念角度入手,充分认识到电子档案管理如今已经成为大难管理工作的大势所趋。此外,上级部门对水库电子档案管理工作有足够的认识,加大对电子档案管理工作发展的宣传力度,通过对档案管理人员进行培训,宣传,培养他们充分认识到做好电子档案管理工作的重要性。重视档案管理工作还需要从制度领域入手,设定更加与时俱进的电子档案管理制度,用制度的手段规范电子档案管理的工作流程。

3.2 做好对电子档案管理工作的技术支持 这就需要从两个方面进行努力,首先,技术支持需要专业的技术人员对电子档案管理系统进行建设,水库可以针对性的聘请专业人员建设一套完善的电子档案管理系统,并且聘请专职的技术人员对系统进行定期的维护和更新,保障电子档案的保密性和安全性。其次,做好电子档案的安全管理,还需要水库投入一定量的资金支持电子档案系统的全面运转,提升电子档案的运行水平和整体能力,保障电子档案的运行更加专业化,精细化。

3.3 强化对电子档案管理人员的培训 在培训工作方面,水库需要根据现行的电子档案管理需求和管理问题针对性地设计培训方案,对于具体的档案管理人员从技术、文化,以及思想理念等方面对他们进行培训,让他们在掌握先进管理技术的同时,也能够从思想理念方面与时俱进地发生转变,更好地适应电子档案管理工作的需求。此外,在水库的发展中,还可以适当地引进掌握先进技术的电子档案管理人才,提升整体的管理团队实力。

4 结论

电子档案管理是水库档案管理发展的大势所趋,水库方面需要针对目前存在的问题,做好相应的管理对策,提升档案管理水平,促进水库的全面发展。

电子档案管理篇(8)

随着电子信息时代的高速发展,医疗技术及医疗相关信息技术也日新月异,医院档案的管理范围也从以往的传统的文书文档发展为多层次,多形式的档案模式,电子文档管理是医院档案管理中的新内容及新要求,如何提高医院的电子文档档案管理质量,是医院档案管理中亟待解决的问题。通过对电子文件管理存在问题及对策进行探讨,推进电子档案的管理。

1、医院电子档案管理中存在的问题

1.1档案管理职责不明确,管理线条多

医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责,综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等,由于医院历史的原因及医院行业管理的要求,医院的医疗病历档案由专门的病案室管理,而临床的一些X线档案、病理切片档案、检验检查档案、各种影像检查图文档案及一些日常网络办公产生的电子资料档案分属于各个业务科室自己管理,电子病历及一些医疗电子网络信息则由信息科管理,在一个单位内形成了多部门管理的现状,导致档案管理职责不明确,管理线条多,管理不到位的现象。

1.2医院电子档案管理的意识和制度不健全

有些医院虽然建立了档案管理,但实际运行效果不够理想,不少部门人员档案意识较淡薄,一些人员经常把档案材料随意存在自己的办公室,不能及时归档,导致档案材料丢失或欠缺。平时单位组织的学习多与专业技术有关,很少组织档案管理方面的学习,档案管理的宣传力度及认识均不够。同时,由于对医院电子档案管理的标准及范畴还不够明确,导致医院电子档案管理的制度建设相对落后,跟不上档案管理的需求。

1.3电子档案管理不规范,缺失、损坏现象较普遍

由于医院的电子档案多头管理的原因。目前很多电子档案材料多由科室自行保管,缺乏统一和规范的管理,同时由于电子档案需要依赖计算机贮存,科室在日常计算机管理时对网络安全、病毒防范、权限管理、资料存贮和保管等方面均存在不到位现象,同时如何对电子档案进行规范地收集、整理、鉴定、归档及档案管理的具体要求等知识均十分匮乏,导致了电子档案的缺失和损坏现象较普遍。

1.4档案管理人员素质有待提高

由于医疗是一门专业性很强的专业,目前医院的档案管理人员在文化程度、医疗技术知识、医疗管理流程、电子信息技术、档案专业知识等方面均有待提高,在医疗人才培养中,多重视医疗技术人员素质方面的提高,对档案管理人员的素质提高的意识不够,投入不足,导致许多档案管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展,直接影响了档案管理水平的进一步提高。

1.5需要大量资金投入

医院电子档案的建设需要整体规划,包括整个硬件平台和网络基础设置,如需要投入的设备就有计算机、扫描仪、数码相机、刻录机、缩微设备、打印机、复印机等,还需要进行信息的安全防护,这些都需要很大的经费投入。另外,这些电子产品更新换代速度快,生命周短,其后续的维修、更换、升级等也在一定程度上制约了档案信息化工作的开展。

2、提高医院电子档案管理的对策

2.1建立完善医院的档案管理网络

医院档案信息量大、类别多,可采取相应的高科技手段,为数据库无纸化创造契机。建立健全医院档案管理的医院、档案室、科室三级管理网络是医院档案管理的重要保证,通过三级档案管理网络的建立,明确医院电子档案管理的职责、线条及要求,这种管理模式有利于统一领导、统一机构、统一制度、统一操作、统一保管,有利于组织监督各相关部门的档案管理工作;有利于明确各部门的职责;有利于电子档案保管的安全、完整和规范,同时有利于通过网络实现多元化信息资源的共享及权限的统一规划。

医院的电子档案管理可以实行档案管理与其他信息管理分开的方式,这种方式主要由信息科和综合档案室两部分组成,信息科负责医院病案统计管理、图书管理和计算机管理,综合档案室主要对各种门类、载体的档案进行统一管理,并对本单位的档案工作进行监督、指导和检查。二个部门职责明确,互相配合,共同协作。

2.2制定相应的电子档案管理制度

要做好医疗电子档案的管理工作,制度建设的重要环节,医院建立相应的电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归档制度,电子档案的利用、保管制度,制订电子档案的保管期限、归档范围等规定,并将这些制度和规定纳入医院的岗位责任制和考核办法中去,建立健全医疗电子档案的动态管理制度,使医院的电子档案管理按规范化的流程进行管理。

2.3加强培训,提高认识

档案管理人员应当学习和了解医疗活动的规律、工作流程、信息技术应用、网络安全、医学管理等知识。特别是对于数字化医疗信息手段、数字化设备、数字化医疗管理、网络管理安全等技术的应用,需要档案管理人员需要及时更新自己的知识才能有效地参与到医院电子档案管理的工作中去。要提高科研人员对电子档案的认识,要有科研人员在一绒的自觉收集保存才能使电子档案完整。相关人员应当学习档案管理的法律法规、规章制度及本单位的档案管理规定,提高对档案管理知识的认识及理解。

电子档案管理篇(9)

(一)保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性第一

提高存储设备的安全性能,保证电子档案管理的专一性,及时进行在线升级,定期对电子档案进行护理,保持存储设备的稳定性;第二,及时对档案信息进行更新备份,避免发生档案丢失不能找回的情况;第三,开启防火墙模式,进行指纹识别、身份鉴定、闪电杀毒、全面体检,切实提高电子档案管理在使用过程中的安全性,保证电子信息不会再输送时发生丢失或被盗取的情况。保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性,要不断强化科学技术,及时更新升级,提高电子档案管理的安全性能。

(二)建立健全规章制度,使中专电子档案管理向规范化发展

建立健全有关规章制度,推动中专学校电子档案管理向规范化发展。首先,要提高有关管理人员的专业水平,强化其安全使用意识,帮助其树立正确的职业道德思想,让他们全面认识到电子档案管理的重要性,并能熟练掌握电子档案管理的操作流程,从而能够灵活使用电子档案管理,充分发挥它的作用;其次,在电子档案管理应用到中专学校的过程中,要充分考虑到学校自身的发展状况,建立健全有关规章制度。诸如,信息加密措施、档案总结制度、身份识别制度等,保证电子档案管理的安全性;再次,在实际的操作过程中,要完善电子档案管理的使用制度,推动电子档案管理向规范化发展,对其存储类型、使用方法进行统一的管理,对存储、操作、处理等各个流程中进行规范化的管理,尽量在电子档案转变的过程中,避免发生信息泄露、文件损坏等现象,坚决不允许在电子档案管理的过程中,出现缺陷。与此同时,要保证信息检索与文件加密、档案管理同步进行。

(三)强化电子档案管理所需设备

提高对中专学校的软件、硬件管理电子档案管理自身的特殊性,要求其信息传递、存储内存都取决于现代化科学技术。由此,要能够全面提高电子档案管理的高效性,就要求不断提高科学技术,加强计算机研究,强化网络技术等。同时,要研发出适合电子档案管理存储的软件,和具有安全性能的信息加密软件,使电子档案管理向高效性、安全性发展。一方面,要将电子档案中的信息进行备份,可以采取刻录成光盘的形式;另一方面,选用先进化的电子档案信息管理系统,并完善相关安全保护制度,提高电子档案管理的安全性。要将安全管理落实实际的操作过程中,及时更新软件,保证中专学校电子档案管理的安全发展。

(四)强化中专学校电子档案管理操作人员的专业水平

中专学校电子档案管理的操作人员,要求了解相关的档案管理知识,具备一定的专业技能,能够熟练操作电子档案管理。中专学校要对电子档案管理人员进行专业的培训,切实加强他们的操作技能,把握电子档案管理的实际要求,促进他们发展成为合格的电子档案管理人员。对电子档案管理操作人员的培训,既能采取长期培训的方法,也能进行短期内的集中训练。

电子档案管理篇(10)

纸质档案具有内容真实可靠、易于长久保存、载体相对稳定等优点但同时也存在文件形成时间长、整理费时费力、存储密度小、检索速度慢等缺点将逐渐被电子档案所取代而在未来很长一段时间还将处于纸质档案和电子档案交织的时期。

1.2电子档案管理体系尚未健全

目前很多企业无健全的电子档案管理系统或者正处于电子档案系统的初步建立阶段。缺少电子数据库及计算机软件维护的专职人员段有专门的档案管理人员且缺乏档案专业的系统学习次缺专业技术能力对档案的管理只停留于简单的整理建档而不能充分发挥档案信息在领导决策和事业发展中的助推作用。.33电子档案管理集中管理与分散管理并行。电子档案因易于形成在企业各部门的电子档案多存于各自的计算机中,形成了企业档案管理部门集中管理和各部门档案分散管理并行的模式。由于很多企业没有实行电子档案管理软件致使档案管理部门和部之间分散管理无法同步,存在着遗漏存档和重复存档的情况,且部门分散管理易于删改和销毁不利于保证档案的真实性和可靠性。

2目前企业电子档案管理中存在的问题

2.1企业电子档案管理规范缺失

一些企业对档案管理重视不够忽视档案在企业中的作用致使缺少明确的业务流程和管理规范,电子档案管理没有可操作的规范和依据使得大多数企业的电子文件就是简单的存储在计算机硬盘上,用文件夹加以分类对电子文档的特殊性和技术性没有充分认识,一旦计算机遭受人为或自然损坏企业将会承受难以挽回的损失。

2.2电子档案对载体的依赖性较大

传统的档案大多依赖于纸、笔作为介质易于保存出现变动的可能性较小。而电子档案多数依赖于计算机软件和硬件,一旦出现软件和硬件损坏,电子档案极易丢失不可还原。

2.3企业人员对于档案数字化管理认识不足

目前在大多企业中着遍采用电脑进行文书写作或表格制作来代替传统的手绘。但对已生成的文件往往经过打印和传递之后就被人忽视,文件并没有及时得到保存。长此以往企业电脑中的各类原始文档被不断的修改覆盖甚至删除失去了整理和管理的价值。企业工作人员对电子文件的保存几乎没有管理概念就连有些档案管理人员对其都没有一个正确理性的认知从为将电子文件保存在计算机内就算归档甚至还有企业出现保存电子档案的电脑可以随意使用文件经常在没有管理者的情况下被修改或覆盖。

3企业电子档案管理的有效措施

3.1完善企业电子档案管理制度

制定和完善电子档案制度是保证企业电子档案管理的必要手段。通过建立健全电子档案管理制度,明确电子档案管理部门和管理流程,明晰文件归档、分类、保存期限、保存方法等具体操作规范保证档案管理有章可循。

3.2整合电子档案与纸质档案同步管理

电子档案和纸质档案各有特点纸质档案和电子档案并存将成为档案管理工作的长期趋势。为提升企业档案的完整性和利用率应注重整合纸质档案和电子档案的同步管理。将定稿的电子档案输出存档纸质档案扫描至计算机或软件系统备份对同一份档案采用相同的归档号码和著录信息以两种方式共同存档,既提高了检索速度,又有效避免计算机系统不稳定而产生的风险,同时也弥补了纸质档案侵蚀、损坏所产生不完整等劣势肩利于长期保存。

3.3采用先进的电子档案管理系统

采用电子档案软件管理系统是电子档案管理步入正轨的有效手段。利用高科技软件系统使电子档案管理更加高效和规范势在必行通过信息化手段实现企业档案管理部门电子档案与部门电子档案的无缝链接。

3.4注重硬件系统的管理和维护

为确保电子档案的完整和真实性就必须给电子档案一个健康稳定的硬件和网络环境。首先保证硬件设备适宜的温度和湿度升级服务器主机和数据库采用多种方式载体备份如光盘、移动硬盘备份等满足电子档案长期保存的需要淇次利用防火墙等技术手段防治病毒入侵,同时采用数据加密、数字水印等技术确保档案在传输和使用过程中的安全。

电子档案管理篇(11)

随着电子计算机及网络技术的应用,电子档案在提高工作效率与工作质量方面起着重要作用。因此,电子档案的管理已成为当代档案界关注的重点问题。随着我国电子政务的不断推进和电子档案管理与国际的接轨,我国应借鉴国外先进经验,提高电子档案管理水平。

1.中外电子档案管理理念比较

1.1国外电子档案管理理念

目前,欧美一些信息技术比较发达的国家大多采用前端控制和全过程管理的理念指导电子档案的管理[1]。

1.1.1电子档案前端控制,即档案管理工作提前介入电子档案的形成、运行和归档管理,建立起统一标准、互为保证、相对独立的运行模式,从而形成电子档案严密、完整、原始性、真实性保障体系。实施电子档案前端控制有以下环节:

1.1.1.1提前或实时归档。电子档案一经形成,即刻赋予归档标记,纳入保存范围和档案部门的监控之中,防止删除与流失,保证齐全和完整。

1.1.1.2提前鉴定。电子环境下,对档案的鉴定不仅要在文件转化为档案之前进行,而且还要将鉴定环节大大提前,在文件生成之际乃至生成之前就进行鉴定。

1.1.1.3提前著录。将档案著录嵌入文件登记环节,将著录数据一并纳入统一的数据库中,提高著录效率。

1.1.1.4提前接收。档案工作人员通过网络时刻关注文件生命周期的各个工作程序,一旦文件的生命期结束,便立即接收进馆,进行整理后完成文件向档案的转化。

1.1.2全过程管理

电子档案管理涉及到电子档案的流程、管理规则、管理方法、质量要求以及各项管理内容的相应系统软硬件的共享,还包括对电子档案的生成、流转、利用、保管等每一项具体管理内容的实施过程进行监控等。

1.2我国电子档案管理理念

电子档案管理的发展历程分为三个阶段:一是依存于纸质档案的管理阶段;二是纸质档案与电子档案“齐头并进”的管理阶段;三是脱离纸质档案上升为独立的管理系统。目前我国多数机构处于电子档案管理的第二阶段,少数机构正在积极探索向第三阶段迈进。

1.2.1理念基本观点

理念基本观点:电子档案与纸质档案即有共同的特点,又有不同之处,各存优缺点,两者之间有互补的作用。因此电子档案与纸质档案应长期并存,这样既可以保存反映历史原始记录的纸质档案,又可以发挥电子档案在检索、利用等方面的优越性,应施行两者整合管理。

1.2.2理念具体要求

1.2.2.1同步归档。将制发、收到的纸质文件核对完整齐全后即时归档;保存到指定的计算机硬盘或档案数据库中并加上归档标志。

1.2.2.2同步鉴定。电子档案的鉴定应是由计算机自动鉴定,指定管理期限表并纳入管理系统,由系统依照预定的保管期限表判断保管期限;纸质档案的鉴定可随时鉴定以便即时归档。

1.2.2.3同步整理。把纸质档案和电子档案采用“合二为一”的整理方法,二者拥有相同的档号和著录信息,应在整理归档纸质档案的同时电子档案也可整理完成。

1.2.2.4同步利用。在查阅档案时,我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时以电子档案为主,在需要用纸质档案时,可按同一档号提供纸质档案。

1.2.3相比之下,我国应借鉴国外先进理念

我国目前所采用的电子档案管理理念已不能适应日益发展的电子档案管理需求,急需改进。相比之下,欧美等国的电子档案管理理念比较先进,符合电子档案发展的客观规律,值得我国学习的几点优势:

1.2.3.1可保障电子档案信息内容真实。实施前端控制和全程管理,就是对电子档案的管理从文件运转的全过程着眼通盘规划,在文件形成和维护阶段实施监督,在电子档案的形成阶段就鉴定其档案价值,根据需要加上归档标识,以防文件被修改或删除。

1.2.3.2可保障电子档案信息安全。为了确保电子档案信息的安全性,在电子档案产生之前和设计阶段就应明确其归档范围、保存价值、采集时间和方式等事项。

1.2.3.3可保障电子档案利用的安全和便利。为了确保电子档案的长期可存取性和可利用性,确保电子档案在提供利用时的安全和便利,需事先设定某些技术指标,如记录载体、记录方式、加密等级、使用权限的控制措施等。

2.中外电子档案管理模式的比较

2.1国外电子档案管理模式

对于电子档案的管理模式,目前国外主要存在两种,即机构自行分散管理模式和档案馆集中管理模式[2]。

2.1.1机构自行分散管理模式

机构自行分散管理模式是指由档案的形成机构自行保管具有保存价值的电子档案。这种管理模式的目的是要摒弃集中模式将文件管理和档案管理相互分离的致命弱点,把文件管理与档案管理合并到一个连续的过程中。

2.1.2档案馆集中管理模式

档案馆集中管理模式是指将应归档的电子档案及其载体集中保管到档案馆。如美国是档案馆集中管理典范,开展了美国电子档案档案馆项目(ERA)。由美国国家档案与文件管理署(NARA)组织的、经过6年研究、耗资3亿美元的大型研发项目。在此模式中,国家档案馆作为集中永久保管文件的专门机构,协调全国电子档案管理系统的互联互通作用。

2.2我国电子档案管理模式

迄今为止,我国对于使用何种电子档案管理模式还未有定论。我国主要关注的是机构内部电子档案的管理,尚未深入研究一个地区乃至全国电子档案的管理模式。当前存在的管理模式有机构自行分散管理模式,大多被企业所采用;也有档案馆集中管理模式主要面向政府部门和事业单位。

2.3中外电子档案管理模式的比较分析

通过对美国电子档案管理的了解,以及对我国电子档案管理模式情况的阐述,上述两种管理模式都有自己的发展空间,具有一定优势,但也存在着弊端。

2.3.1机构自行分散管理模式的利弊

机构自行分散管理模式的优点首先表现在其有利于保证电子档案的可识读性和完整性。其次,机构自行分散管理模式有利于缓解档案馆在资金和技术方面的困难。

2.3.2档案馆集中管理模式的利弊

档案馆集中管理模式是将档案馆作为电子档案的保护伞和集中管理机构。由于档案馆具有较好的技术条件和高素质的业务人员,一方面可以保证电子档案实体得到妥善保管,从而实现档案保存历史原貌的职责;另一方面,可以有效防止档案被删改和随意销毁,保证了电子档案的真实性和可靠性。但是,档案馆为了保证电子档案的长期可读性,要花巨资来转换电子档案的格式。资金和技术问题仍将是我国对电子档案实行档案馆集中管理最大问题。

3.结合国外经验,我国电子档案改进措失

3.1开发功能完善的电子档案管理系统

由于电子档案特殊性,管理标准及管理方法要依赖软件系统来实现,因此电子档案的科学管理应采取以软件系统为中心的综合管理方法。在系统设计阶段,应充分综合文件档案管理部门、业务部门、技术研发部门的意见,统筹协调,把相关的管理措施纳入其中,通过技术手段来实现。

3.2加强硬件系统的管理

要选择性能稳定功能齐全的硬件设备,进一步完善设备的保管设施和环境,保证适宜的温湿度;强化防磁设施的完善和维护;合理配置存储设备,采用多种介质备份,满足电子档案长期保存的需要。

3.3确保网络环境的安全

制定和完善规章制度,加强权限管理,做到合理分配和有效监督;采用物理隔离、防火墙、入侵检测、病毒防范等技术保证网络运行安全并及时修补漏洞,对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级;采用安全认证、数据加密、信息隐藏等技术保证电子档案在传输过程中的安全。