档案管理步骤大全11篇

档案管理步骤篇（1）

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-3044(2011)22-5279-02

Research on Collection and Arrangement in Electronic Records Management System

HOU Li-li

(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)

Abstract: Collection and arrangement of records, the core module of Electronic Records Management System, which occupy most part of work, relate to whether the advantages of Electronic Records Management System comparing with old handwork management of records are really obvious or not. The functions of the whole and every module of collection and arrangement in Electronic Records Management System of Petro China are introduced.

Key words: electronic records management system; collection and arrangement; records filing; records handing in; records distributing; records receiving

传统档案业务的一般原理是：部门档案归档人员将实体档案提交到档案管理部门，由档案管理部门人员负责档案的入库管理。由于不能充分发挥电子文件的优势，造成手工劳动量大，操作程序复杂，人力、物力资源浪费，而且档案利用率极差。为了加快中国石油天燃气集团公司信息化的发展，统一各个下属单位档案管理规范，形成中石油档案共享知识平台，项目组在信息部的支持下，与微软合作开发了中国石油档案管理系统。

系统的原理是：部门档案归档人员将档案电子条目录入，经过归档部门领导和档案部门领导审核后，档案电子条目自动提交给档案管理部门，随即可同步提交实体档案和清单，由档案管理部门人员进行档案整理和入库维护。这部分功能主要由系统中收集整理模块完成。本文介绍收集整理模块的总体功能结构和各个子模块的工作原理。

1 总体功能结构图

“收集整理”模块主要包含“档案归档”和“档案上交”的功能。

档案归档的目标为协助归档部门和档案部门的用户将电子和实体档案归到中国石油档案管理系统中，以达到提供借阅利用的目的。档案上交的目标是实现油气勘探开发类档案的汇交和分发。图1是收集整理模块的总体功能结构图。

2 档案归档

档案归档包含预归档、归档整理、档案整理三个子模块。

2.1 各个子模块任务

2.1.1 预归档

1）归档部门人员对待审核档案的电子条目进行录入、编辑、提交；

2）归档部门领导审核；

3）档案管理部门领导审核；

2.1.2 归档整理

1）部门归档人员对不需审核的电子条目录入、编辑、移交；

2）部门归档人员对实体档案的同步归档：归档清单打印、实体档案同步移交到档案管理部门；

2.1.3 档案整理

档案管理部门人员对归档部门提交的电子和实体档案编辑、实体整理、归档办结；

2.2 档案归档流程步骤

如图2，系统提供四种归档流程，可由各单位根据本单位业务情况选择使用。

2.2.1 标准流程归档

对应上图的全部五个步骤12345。

2.2.2 直接归档

归档流程从第四步开始，即从“归档整理”步骤开始，这种归档流程完全以实体归档发起，去掉了前面三步电子条目先归档的过程，档案归档只经过45两步流程完成。例如：总部的档案归档就是这种流程。

2.2.3 档案部门审核

对应标准归档流程去掉第二步，即1345。对应系统中就是档案条目在“预归档”步骤由档案部门审核通过后，进入到“归档整理”步骤，由部门归档人员进行实体归档工作。

2.2.4 归档部门审核

对应标准归档流程去掉第三步，即1245。对应系统中就是档案条目在“预归档”步骤由归档部门审核通过后，进入到“归档整理”步骤，由部门归档人员进行实体归档工作。

3 档案上交

档案上交分为档案汇交、档案分发、档案接收三个子模块。如图3，源单位（如油气田A、油气田B……）把档案上交到目标汇交单位（如勘探开发研究院）。如图4，由档案产生部门将档案分发到各个下属单位档案部门（如A单位档案部门、B单位档案部门……），由这些部门利用“档案接收”功能，将档案接收到系统的收集整理模块中，进行编辑和存档。

4 结束语

中国石油档案管理系统目前已在中石油多家下属单位上线。作为档案系统的核心模块――收集整理，以其简洁的归档程序、严密的在线审批流程、兼容的条码和清单打印功能大大方便了用户单位的推广和使用，促进了企业的减员增效。“电子文件先归档、实体随后”的管理理念，使归档部门确保实体档案要和相应的电子档案一致，并同步提交到档案管理部门。跨部门、跨地区的不同单位间档案的汇交、分发和接收，只需几个简单步骤即可在线完成。电子条目的录入项设置严格遵守《中国石油天然气集团公司档案管理手册》规定的档案基础业务规范和档案信息化规范。系统统一了中石油各个下属单位档案管理规范，将成为中石油集团公司档案管理平台和共享知识中心。

参考文献：

[1] 师玉强,王政.大型工程档案收集整理模式探讨[J].现代商贸工业,2010(7).

[2] 刘宏.关于建设工程档案收集整理标准化的思考[J].北京档案,2010(10).

档案管理步骤篇（2）

现在计算机普及，计算机的应用也渗透到各个领域，计算机是从什么时候开始走进人们生活中的？从国际的角度上看，从第三次科技革命后，计算机开始发展，但我国是在改革开放以后计算机行业才开始走进大众视线，在科技高速发展的今天，各行各业都进入电子管理时代，档案管理工作如此。而在信息时代下的纸本档案如何管理也需要得到重视。

1 电子档案管理是必然趋势

传统的档案管理方式是用纸本方法进行管理，记载档案信息也是通过纸和笔，档案上的资料都是人一笔一划写上去的，也体现了档案的价值，在那个时代，没有先进的技术，一切都要靠人力物力来解决，纸本档案也和当时社会相适应。但是，在电子信息飞速发展的今天，纸本档案就不能适应当前社会的发展节奏，档案管理创新管理模式采用电子档案管理方式，电子档案管理方式和传统的纸本管理方式相比，电子档案具有优越性。电子档案管理方式有很多优点，同时也给用户带来了极大的方便，在纸本档案的时代，查阅档案信息需要大量的时间，消耗人力物力，而现在，查阅档案信息一般在电脑上操作，只需要几秒钟的时间，电子档案管理和纸本档案管理相比提高了工作效率，也促进了社会的发展，是人类发展历史的变革，同时也是时代的进步。虽有有了方便快捷的电脑档案管理，但是传统的纸本档案管理也不能放弃，而且还要管理的更好。

2 电子档案的管理措施

2.1 优化电子文件管理流程

每一件事情在发展过程中都是按照顺序进行，档案管理的相关活动也要按照相关顺序完成，电子文件的管理流程和传统的手工管理文件流程不一致，不是对手工流程的模仿复制粘贴，要有电子文件的特点，善于利用计算机的处理系统，高效的处理数据文件，要积极构建科学合理的高效管理流程。

2.2 建立文件处理系统

文件管理是文件处理系统的核心，文件处理系统直接决定着电子文件的技术特点和管理问题，而最后解决方法也要回归于文件处理系统上。在完整的电子文件处理系统中，处于核心位置的是文件管理，文件处理对于管理电子文件起到重要的作用。严格来说，电子文件管理系统是一个制度，在这个制度下，进行文件处理与管理工作。文件管理系统也是电子文件管理活动整体的承担者，能保证文件管理顺利进行。同时在进行电子文件管理时要建立一套科学标准的管理制度。

3 电子档案管理和纸本档案共同发展

电子档案符合当今信息时代的发展，和纸本档案相比，有着独一无二的优越性，但是纸本档案也有独特价值，并且这种价值是电子档案无法替代的。要想了解纸本档案的价值，首先要了解档案的价值。档案具有历史价值和社会价值，档案是在社会历史发展变化下而产生的，档案通过多种的形式记录历史的发展，为学者研究历史提供有效的资料；档案也是当代社会真实的反映，记载社会的发展节奏和发展规模，记录档案的工具有很多，并随着社会变化而变化，档案是一种记录工具，因此具有记录属性，同时档案也具有原始性，记录的原始信息是无法替代的，在信息时代下纸本档案的作用减弱并逐渐被电子档案取代，但是，纸本档案的价值仍存在，纸本档案的价值不会因为纸本作用的减弱而消失，具有原始价值还具有法律效力。纸本档案的存在意义重大，我们要学会保护和管理。

4 对纸本档案的保护和管理

从纸本档案资料管理开始，档案管理系统是一种全世界通用的系统，即使现在己经被电脑给取代了，但是对纸本资料的管理还是需要加强，对它的管理和保护仍然十分重要。基本上，传统纸本档案的管理有十三个步骤：点收～整理～登记～分类～立案～归件～编目～装订～调卷～清点～防护～转移～销毁。不过随着时间的推移，现在已经把上面的十三个步骤缩减成六个步骤，即：收集、分类、归档、装订、调阅、销毁。即便缩减成六个步骤，也完全可以把纸本档案管理好，只要我们按着这六个步骤实施下去，就基本上能保证该档案的完整性，剩下的便是物理保护。人们知道纸本档案是由纸张、纸材料、字迹三者结合在一起的。它的寿命与内外部诸多因素和保护环境条件有关，就其内部因素来讲取决于形成档案的材料、保存条件和工作人员的责任心，外部保存环境条件，包括借阅人员的爱护和对各种突发事件的防范措施。也就是说外部保护环境，例如档案储存的温度、湿度、阳光等都很重要。档案库房的管理一定要严格按照档案库房管理的国家标准执行。工作人员不能只注重库房温湿度，而忽略了室外温湿度，室内室外温度湿度要每日对比，认真做好记录，最好是将每日温湿度记录做成趋势图，以便分析和掌握最适合档案保管的温度，从而延长档案存放寿命。另外阳光每日照射时间也要很好地把握，光线不能直射档案纸本，否则会加速档案老化。档案需要阳光但不需要强烈的直射阳光，光线强烈时一定要加防护窗帘遮挡光线。库房一定要通风良好，通风良好也是保证档案不发霉退色的前提之一，纸本档案的保护与管理重要的一条就是责任心。作为一名良好合格的档案管理人员，高度的责任心很重要。在档案保管过程中，如果档案保管的外部环境良好，而缺乏责任心也是不行的，工作也不会做到位。要知道一旦这项工作有所闪失，损失是无法弥补的，后果不堪设想，因为档案具有原始性和唯一性。档案工作人员要具备处置突发事故的能力，对于火灾、洪水等灾害要防患于未然；对于四防安全工作（即防火、防电、防盗、防自然灾害）要做到深入细致，把事故消灭在萌芽，一旦发现，也要有处理事故的能力，这才是一个合格的档案管理人员应具备的素质。

结束语

综上所述，在信息化条件下，档案部门应转变观念，改革传统的档案管理模式，建立电子档案系统，更加全面科学的管理档案。在如今，电子档案在档案管理工作中占据重要的位置，电子档案创造的价值引起人们关注，为了使档案管理工作更好地适应现代信息时代的发展要求，就要建立更有效的档案管理信息系统，为经济建设和社会发展服务。但是在发展电子档案的同时也不能忽视传统的档案管理，传统的纸本档案管理也具有社会意义，在我国档案事业发展的情况下，电子档案管理和纸本档案管理要统一发展。

参考文献

档案管理步骤篇（3）

（Jiangsu College of Information Technology，Wuxi 214000，China）

摘要： 对档案计算机管理系统建设这一问题，笔者主要从建设档案计算机管理系统的目标、步骤、效益、动力、瓶颈和突破口六个方面进行论述。

Abstract： For the construction issue of archives computer management system construction, the author mainly discusses from six aspects of the archives computer management system, they are the goals, steps, efficiency, power, bottleneck and breakthrough.

关键词 ： 档案计算机管理系统；建设；优化

Key words： archives computer management system；construction；optimization

中图分类号：TP39 文献标识码：A

文章编号：1006-4311（2015）06-0253-02

0 引言

在查阅资料的过程中，笔者发现有关档案计算机管理系统建设的文章多是偏重具体的技术和方法问题，而对档案计算机管理系统建设的目标、步骤、效益、动力、瓶颈和突破口却很少有具体的论述。目标指明行动的方向，步骤是具体的实施过程，效益和动力又是相互影响、相互作用的，明确瓶颈所在则有助于有的放矢地寻找解决的突破口。

1 建设档案计算机管理系统的目标

建设档案计算机管理系统的目标有宏观和微观之分。宏观目标是指：把档案计算机管理系统的建设，纳入社会信息化进程之中，一方面进一步提高档案管理和服务水平，实现档案事业跨越式发展；一方面通过档案计算机管理系统的使用，促进社会改革开放、经济发展、知识管理、先进文化传播、政府职能转变、法制化和民主化进程，并为和谐社会的建设贡献力量。微观目标是指：对于建设档案计算机管理系统的各单位而言，这有助于实现文档管理的一体化，有助于提高办事效率。

2 建设档案计算机管理系统的步骤

笔者认为建设档案计算机管理系统的步骤有两种。一是由上至下，二是自下而上。由上至下是指由中央到地方建设档案计算机管理系统的过程。这样做的优势是中央可以集合建设档案计算机管理系统方面的专家，集中力量攻克各种各样的难关，同时，规范化和标准化的程度较高。自下而上则是反过来的，这样做的优势是档案计算机管理系统更加人性化一些，因为其建设的出发点是为本单位服务的，更贴近日常的工作需要。事实上，由上至下和自下而上之间并不单独进行，泾渭分明，而是交叉进行的。

以上是从总的方面来说明建设档案计算机管理系统的步骤，接下来是具体的说明档案计算机管理系统内容建设的步骤，笔者在此主要指的是管理系统的数据库的建设步骤。就一个单位而言，首先要建立的是目录管理数据库，其次是全文信息数据库。目录管理数据库相较于全文信息数据库是比较简单的，因此，一般的单位都会考虑先建前者。另外，必要的话还可以优先录入部分重要的全文信息。

3 建设档案计算机管理系统的效益

档案工作的效益具有特殊性，其效益表现为社会性、模糊性、分散性、滞后性等等。档案计算机管理系统是实现档案工作的一个手段或者说是工具，那么可以说，档案计算机管理系统的效益与档案工作的效益是基本相同的，其效益具有同样的性质。

档案计算机管理系统提高办公效率，提高档案管理和服务水平，它带来的效益具有明显的社会性。档案计算机管理系统产生的效益无法简单的用数字来衡量，因此说它的效益具有模糊性。同时，其产生的效益并不体现在档案部门本身，而是分散在其他部门，并且获得效益的时间有可能延后，所以说，其效益具有分散性和滞后性。

4 建设档案计算机管理系统的动力

建设档案计算机管理系统的动力有二，一是外在的，二是内在的。外在动力是国家的推进，即国家管理的需要。“从事物发展的规律（内部特征）上看，档案管理活动的过程是一个带有明显倾向性的过程。在档案管理活动的发展过程中，我们不难发现这样一条基本线索，那就是档案管理活动是伴随着国家管理的发展而发生变化的；在相当长的时间内，这种变化反映为‘政治—行政’因素对档案管理活动的直接作用”。①可以说档案管理活动的动力是直接来自国家管理的需要。在社会信息化进程中，档案计算机管理系统作为档案管理活动的重要组成部分，能够把全国的档案资源都集中在一起，并提供高速便捷的服务。因此，国家鼓励各级各类单位建设档案计算机管理系统，这便是建立档案计算机管理系统的动力所在。

内在动力是各单位利益的驱动。对档案机构而言，好的档案计算机管理系统不仅能提高办公效率，而且还能提高用户的满意度，树立良好的公众形象。对其他单位而言，除了提高办公效率之外，还可以为本单位创造意想不到的经济效益和为社会带来巨大的社会效益。

5 建设档案计算机管理系统的瓶颈

①人员。在此主要指缺乏建设档案计算机管理系统的专业人才。就目前来看，高校档案专业的招生对象多是文科学生，计算机课程不是他们的主要课程，这就使得档案部门的工作人员计算机水平较低。②资金。主要是指对档案计算机管理系统建设的资金投入不足或是不能合理运用资金。相关领导没有充分认识到档案计算机管理系统的作用，而不予拨款。或是认识到档案计算机管理系统的重要性，却没有合理地运用这笔资金。③软件。主要是针对没有能力单独建设档案计算机管理系统的单位，这些单位在购买软件时，不购买相应的实施和维护软件。这类单位只知道建立一个档案计算机管理系统，却忽略了在运行档案计算机管理系统的过程中对其进行日常维护。④规范与标准。这是指建设档案计算机管理系统还缺少一些相应的规范与标准。目前，我国对计算机进行自动化处理和管理要达到什么要求，开发出来的软件应该具备哪些功能，缺乏整体的规划。同时对于档案计算机管理系统需要的统一标准也没有进行明确的规定。⑤交流与沟通。这主要是指档案人员与系统设计专业人员缺乏交流与沟通。档案人员没有把他们的需求准确地向系统设计专业人员表达出来，再加上系统设计专业人员一般对档案工作的业务流程并不十分了解，因此，设计出的档案计算机管理系统往往不尽如人意。

6 建设档案计算机管理系统的突破口

在本文，笔者把建设档案计算机管理系统的突破口定义为解决建设档案计算机管理系统瓶颈的方法。

对于人员问题，各单位可以加大对档案人员的培训力度，尤其是计算机方面的知识。还有，便是高薪聘请专业人员为本单位建设档案计算机管理系统，视需要来决定长期或短期聘任。对于资金问题，档案部门主动向上级申请拨款，并以详细的可行性报告来说服上级，获得资金。对资金充足的单位来说，最重要的是做好统筹规划工作，力争每一笔资金都用在最合理、最合适的地方。对于软件问题，各单位在与软件设计单位进行交易时，签署的合同中必须包括负责维护更新这一条款。由同一家单位设计，并由同一家维护，这有助于提高该设计单位对系统的把握度，有过合作的经验更方便工作的进行。制定相应的规范与标准并不是短期内就可以完成的事情，这需要实践的积累和时间的沉淀。加强交流与沟通，要求档案人员和计算机人员共同参与到档案计算机管理系统的建设中来，从系统分析到系统设计再到系统实现，二者都互通有无。事实上，在建设档案计算机管理系统过程中，档案部门已经在运用软件工程的原理进行设计了，成果也十分明显。

通过以上的论述，笔者希望能够对目前档案计算机管理系统的研究有所补充，为档案计算机管理系统建设的理论研究尽一份力。

注释：

①胡鸿杰：《中国档案学的理念与模式》，北京.中国人民大学出版社，2005年版，第96页。

参考文献：

档案管理步骤篇（4）

人事档案管理作为人事管理的重要组成部分，是医院各个部门进行工作考察的重要依据，是医院人力资源管理的重要凭证和依据。科学有效的档案管理模式可以将医院内部的工作人员资料进行分类性、系统性、全面性地整理，有利于人力资源的有效利用，促进医院的人才选拔，从而能够使各个岗位都能够为患者提供更加全面优质的服务，提升医院的信誉水平和服务质量。

一、加强并创新档案管理意识

不少企业或者组织对于人事档案管理是不重视的，认为整理人事档案无非是将所有人的主要经历、政治面貌、品德作风进行简单的登记保存而已，对于企业或者组织的发展毫无意义，同时还要分配人事档案管理人员，对于组织来说无非是又一项支出。加强人事档案管理的第一步，也是首要环节就是要加强医院内部的人事档案管理意识。

首先，在医院的管理者之间应该达成一致意见：对人事档案管理树立重视意识。这有利于人事档案管理的有效贯彻实施，自上而下地推进人事档案管理工作的开展。对于人事档案管理给予更多的资源，包括人力资源，招聘专门的档案管理人才；物力资源，提供人事档案管理资料室，配备基本的办公用品；财力资源，提供更多款项，为人事档案管理工作的顺利进行提供有效的物质保障。其次，提高全员的档案意识，通过公布文件、通知、公告等，来让医院全员了解认识档案管理的重要性，增强各岗位人员的工作积极性与责任感，提高全员的工作效率。最后，人事档案管理人员应该增强责任意识，确保人员充分履行工作职责；人事档案管理人员也应转变档案管理理念，解放思想，创新观念，开拓思路，寻找一种高效、创新且具有“人性化”的人事档案管理方法。

二、建立健全人事档案管理机制

人事档案管理机制是人事档案管理的重要保障，也是人事档案管理得以顺利进行所需要遵循的依据。人事档案管理机制需要建立健全人事档案管理制度，将人事档案的管理过程规范化、程序化、专门化。通过科学的方法以及利用现代化信息技术管理手段，规定档案更新周期、更新时间、托管人员、可以翻阅人员、可使用人员等，明确职权与分工。对人事档案进行科学性、系统性、全面性地管理。人事档案管理的主要分为“收集信息―整理信息―分类归档”三个主要步骤。建立健全人事档案管理机制需要从人事档案管理的三个主要步骤入手，逐步进行规范，并且对每个步骤的着重点进行总结强调。

首先，收集信息。这是人事档案管理的基础。收集信息能否有效进行关系到人事档案的信息是否全面。收集信息作为人事档案管理的重要环节必须强调细致性和全面性。收集信息需要将档案管理人员按科室进行分工，明确责权，从收集信息的第一步开始到分类归档的最后一步截止，负责该科室档案的人员不能更替，若有特殊情况，一定要做好交接工作，明确档案管理人员的责任意识与保密意识；其次，整理信息。这是人事档案管理的关键步骤。对人事档案信息的整理强调档案管理人员的协作分工，医院各个科室的人事档案最好由专门的人员进行整理，即在档案管理之前所分配的人员。最后，分类归档。人事档案的管理，不仅仅是强调对档案的收集、整理与保管，更重要的是能够有效利用科学的人事档案管理，来促进医院内部的人才考察与人才选拔。所以分类归档时，应该注意档案类别的系统性与档案使用时的便捷性。

三、创新人事档案管理方法

随着社会的不断发展与档案管理模式的不断进步，对人事档案管理也提出了全新的客观要求。传统的人事档案管理办法已经无法适应新的需要。为了提供一个全面、系统、高效且查阅方便的人事档案库，需要人事档案管理人员创新人事档案的管理方法。科学技术的发展为信息化时代创造了有效的载体，人事档案作为医院人才选拔的重要信息依据，可以利用现代信息技术，建立一个人事档案电子信息库，实现一种多元化、全方位的档案管理模式，从传统的纸质档案繁琐的管理工序以及纸张损耗性较大的模式中解脱出来，达到既高效又环保低碳的效果。现代电子科技的使用，利用和完善现代电子科技产品，使档案管理与现代电子同步。为此，需要信息录入人员的核实与检查。为了保证信息真实有效全面，应该保证信息录入的准确性和完整性，为了保证信息的保密性，应该限制该电子档案信息库的登录人员，以及人员的修改权限，防止人员信息的泄露，保证全员的信息安全。最后还要建立一个资源共享平台，这与其保密性并不冲突，而是将传统的档案管理中档案管理人员的角色进行转变，从一个保管者变为一个信息拥有者，通过档案信息共享化，档案室也变成一个信息交流中心，从而体现出信息的重要性。人事部门可以通过资源共享来了解不同职工的技能与他们的价值，从而达到员工合理分配的目的。

综上所述，笔者从加强并创新人事档案的管理意识、建立健全人事档案管理机制以及创新认识档案管理方法三方面对加强人事档案管理的有效途径进行了探索。医院加强人事档案的有效管理有利于人事部门充分掌握医院内部工作人员的真实信息，了解他们的工作能力，为医院内部的工作安排与调动提供了便利。通过加强人事档案的管理，促进医院的人才选拔，有利于充分利用人力资源，有效实现员工自身的自我价值与社会价值。

参考文献：

档案管理步骤篇（5）

不少企业或者组织对于人事档案管理是不重视的，认为整理人事档案无非是将所有人的主要经历、政治面貌、品德作风进行简单的登记保存而已，对于企业或者组织的发展毫无意义，同时还要分配人事档案管理人员，对于组织来说无非是又一项支出。加强人事档案管理的第一步，也是首要环节就是要加强医院内部的人事档案管理意识。

首先，在医院的管理者之间应该达成一致意见：对人事档案管理树立重视意识。这有利于人事档案管理的有效贯彻实施，自上而下地推进人事档案管理工作的开展。对于人事档案管理给予更多的资源，包括人力资源，招聘专门的档案管理人才；物力资源，提供人事档案管理资料室，配备基本的办公用品；财力资源，提供更多款项，为人事档案管理工作的顺利进行提供有效的物质保障。其次，提高全员的档案意识，通过公布文件、通知、公告等，来让医院全员了解认识档案管理的重要性，增强各岗位人员的工作积极性与责任感，提高全员的工作效率。最后，人事档案管理人员应该增强责任意识，确保人员充分履行工作职责；人事档案管理人员也应转变档案管理理念，解放思想，创新观念，开拓思路，寻找一种高效、创新且具有“人性化”的人事档案管理方法。

二、建立健全人事档案管理机制

人事档案管理机制是人事档案管理的重要保障，也是人事档案管理得以顺利进行所需要遵循的依据。人事档案管理机制需要建立健全人事档案管理制度，将人事档案的管理过程规范化、程序化、专门化。通过科学的方法以及利用现代化信息技术管理手段，规定档案更新周期、更新时间、托管人员、可以翻阅人员、可使用人员等，明确职权与分工。对人事档案进行科学性、系统性、全面性地管理。人事档案管理的主要分为“收集信息―整理信息―分类归档”三个主要步骤。建立健全人事档案管理机制需要从人事档案管理的三个主要步骤入手，逐步进行规范，并且对每个步骤的着重点进行总结强调。

首先，收集信息。这是人事档案管理的基础。收集信息能否有效进行关系到人事档案的信息是否全面。收集信息作为人事档案管理的重要环节必须强调细致性和全面性。收集信息需要将档案管理人员按科室进行分工，明确责权，从收集信息的第一步开始到分类归档的最后一步截止，负责该科室档案的人员不能更替，若有特殊情况，一定要做好交接工作，明确档案管理人员的责任意识与保密意识；其次，整理信息。这是人事档案管理的关键步骤。对人事档案信息的整理强调档案管理人员的协作分工，医院各个科室的人事档案最好由专门的人员进行整理，即在档案管理之前所分配的人员。最后，分类归档。人事档案的管理，不仅仅是强调对档案的收集、整理与保管，更重要的是能够有效利用科学的人事档案管理，来促进医院内部的人才考察与人才选拔。所以分类归档时，应该注意档案类别的系统性与档案使用时的便捷性。

档案管理步骤篇（6）

中图分类号：F293.33文献标识码： A 文章编号：

房地产权属登记与交易管理实现网络化，对房地产权属登记与交易管理过程中的受理、办理、审核、缮证、计费、档案管理、统计分析等业务实现计算机管理。系统将包括几大功能：房产测绘、产权登记与产权交易、房产电子档案管理、办证中心及房产交易市场的窗口办文、商品房网上备案、统计分析与信息、办公自动化和档案管理。受理窗口作为房管处主要的对外办公窗口，所有的业务办理均由受理窗口受理，受理窗口的工作人员在办公地点受理的业务信息录入电脑，通过网络，把数据实时地存储在房管处办公大楼的服务器上。受理人员通过网络把业务办理请求传递到相应的业务科室。各业务科室的工作人员依此消息接收业务，开展业务工作，在业务办理过程中，把办理的主要情况录入并存储在服务器上，依此建立和维护各个房产信息系统的各个信息模块，输出各种业务表册和统计汇总表册，实现办公自动化的管理。在业务的办理过程中，系统将记录每一个操作步聚，包括操作人姓名、操作日期、操作种类，可以监控每一业务的办理进程。从安全性考虑，根据不同业务的需求，系统管理员为每一工作人员设定操作权限，每个业务人员根据各自的权限，通过计算机网络，访问的信息系统的相关信息，实现数据资源的全局共享。

1产权产籍管理

房产管理包括初始登记、变更登记、转移登记、补证换证登记、异议登记、地役权登记、更正登记、产权注销登记、按揭、抵押、租赁、查封。产权管理是房产管理的主要工作，表面上看起来类型繁多，但从产权登记的最根本目的看，不同类型的房产登记区别在于权利对象不同，权利范围不同，这些是产权登记的共性。

本功能定期向社会公布各类房屋的成交价格、成交量和租金水平等市场信息，为政府决策提供参考依据，为群众消费提供信息指南。图表1-1-1，业务操作流程图.

业务详述：①收件：收件人输入申请信息含收件信息、产权人信息，共有权人信息，受理人信息，扫描纸质材料进电子档案库。如果业务人员发现受理错，可以删除该笔业务。②初审：初审人输入初审意见。如果不同意该笔业务，可以打回到申请受理环节（不可以直接修改前面环节的资料），并签署打回意见。③复审：复审人输入复审意见。如果不同意该笔业务或发现在某一步骤录入的资料不完整，可以打回到该步骤（不可以直接修改前面环节的资料），并签署打回意见。④审批：审批人输入审批意见。如果不同意该笔业务或发现在某一步骤录入的资料不完整，可以打回到该步骤（不可以直接修改前面环节的资料），并签署打回意见。⑤缮证：根据流水号生成所有权证号、录入编号，打出产权证、共有权证（证件号不能重复），检查证件与业务有无出入，如果发现证件与业务有出入，可以打回到相关出错的步骤，并签署打回意见。⑥登簿：档案记载于电子登记簿并打印纸质登记簿。⑦归档：把收件时的材料目录进行确认，编入档案号。可以打回业务。归档后业务结案。

产权产籍管理数据流图1-1-2.

2收费管理系统

税费包括计价、收费和统计三部分，计费一般由窗口受理人员负责，制作交费通知书，然后交由税费科收费。

2.1收费定制

收费标准是房产登记收费的依据，收多少、怎么收，往往是包含了很多政策的因素，因此，必须要考虑到收费标准的时间性和政策性，收费标准的调整和改变同样要考虑系统开放性的问题。因此需要根据业务的种类，定制各类业务的收费标准。详见下图：收费管理业务操作流程图2-1-1.

收费管理数据流图2-1-2.

2.2税费统计

可以根据业务种类、办理时间段等统计收费情况。见下图：税费业务操作流程图2-2-1.

税费业务数据流图2-2-2

3登记档案管理系统

房产登记档案管理包括专业档案的管理和一般文书档案的管理。专业档案分为产权类、交易类和测绘类，而交易类又包括按揭签证文本类和抵押签证文本，由于专业档案的特殊性，为了便于快捷查阅，方便管理，专业档案的案卷组织与一般文书档案的案卷组织不同。

纸质档案应在办理业务时扫描为电子档案，电子档案要求可以查询，浏览。

3.1归档

把档案材料整理归档，生成打印卷内目录、案卷、案卷目录。查封登记的档案材料是以追加的形式，加入原有产权档案，并在案卷说明栏内加以说明。抵押登记、按揭登记则是另行立档，只是在原有的产权档案案卷说明栏内加以说明。不同类型的注销登记则不另行立档，只是追加至相应的档案案卷。

归档业务操作流程图3-1-1.

归档业务数据流图3-1-2.

4商品房网上备案系统

合同网上备案是指房地产开发企业在取得商品房预售许可证或房地产权属证明后进行预售或销售房屋签订合同时，通过登陆网上房地产网站，在网上进行合同确认和打印的行为。管理开发商登记楼盘的用户及详细信息。如果要实现网上备案的功能，开发商就必须要到房管处申请商品房网上合同备案系统入网认证委托书。

网上备案系统数据流图4-1-1.

业务详述：①申请受理：开发单位填写入网认证委托书；②收件：录入开发企业相关信息，并生成开发企业网上备案初始登录密码，打印回执单。③其它：工作人员选择开发商进行管理：系统列出所有的房地产开发商，用户选择(可以查询过滤)一个开发商，查看其详情（用户名、名称、资质、地址、电话等）修改/删除/增加开发商：修改开发商信息；删除某一开发商；增加某一开发商。

4.1商品房网上备案

开发经营企业应当与承购人签订商品房预售合同后在网上备案。

商品房网上备案业务数据流图4-1-1.

业务详述：选择楼盘中的房屋：根据条件查询定位到预售的户室。录入/修改购买信息：录入/修改购买人、购买合同信息。

4.2商品房网上浏览

一般市民在网上查看允许预售的商品房。

商品房网上浏览数据流图4-2-1.

业务详述：①查询定位到楼盘：根据条件查询定位到户室。②查看楼盘信息：查看整个楼盘的信息，如小区规划图。③查看户室信息：选择某一户室后，查看该户室的信息，如面积、设计图、价格等。系统要实现甲方产权登记、交易管理等业务的收件、三审、发证、归档、注销及相关档案管理等功能（包括预告登记、异议登记、登记簿管理等等，具体规定可参考最新房产登记办法）。实现商品房的预售许可受理、审核、发证、归档及相关档案管理功能。

【参考文献】：

档案管理步骤篇（7）

Abstract: The progresses of the society, the development of the times, want everything to keep pace with the times. File management is no exception, the pattern of modernization management, modernization of the standardized operation, and integration into the world economy is the important step. This article starts from the modernization of the archives management content, necessity and requirements of the three aspects of the development of the modernization of the archives management.

Key words: file management; modernization; requirements

中图分类号：G271文献标识码：文章编号：

引言

随着社会的不断进步和信息技术的飞速发展，信息成为当今社会的宝贵资源，信息的价值将随着社会的发展进步不断上升，无论是个人生活还是企业发展、科学研究等都离不开信息。21世纪的档案，将是一个知识、信息高度密集的领域，档案工作现代化、专业化、技术化、信息化程度越来越高，这就要求一切都要与时俱进。现代化的模式管理，现代化的规范操作，是和世界经济接轨的重要步骤。

一、档案管理现代化的内容

档案管理现代化从内容上讲主要包含有以下四方面的内容：档案资源的信息化、档案保护的现代化、管理手段的现代化以及档案管理的标准化等四点。但是从其概念的外延上讲，档案管理的现代化指的则是―个相对的、发展的、动态的概念范畴，因为在不同时期都会赋予档案管理现代化的各种内容。

（一）档案资源的信息化。在当前信息化的大时代背景下，信息化已逐渐地发展成为各行各业实现现代化发展内容的主导，因为以信息化的手段逐渐地推动现代化的进步是我国今后国民经济以及社会发展的主要趋势和方向。而在档案资源的管理领域实现信息化更是作为高科技的信息技术在档案管理领域层面所实施的创新实践，主要的工作内容和步骤是将档案资源以及与档案管理相关的各项管理程序，通过科技化的手段实现信息系统加工以及计算机网络整体的运转和传输，最终实现档案管理资源在整体上的合理配置和有效的开发利用，并进一步实现整个档案信息资源的全社会共享。

（二）档案保护的现代化。一般来讲，传统意义上针对档案保护的现代化主要指的是针对档案库房、与档案管理相关的设施设备以及档案载体保管保护的整体水平方面所实现的现代化。伴随着科技的进步和发展，新型存储介质快速发展以及现代化信息技术的持续涌现，发展出了一些新型的承载档案信息的载体，较有代表性的如机读档案、电子档案、声像档案等等，都是科技化发展的结果，较之原有的传统的信息存储方式，这些针对信息的记录和存储方式更加方便、全面和高效。所以也正在被越来越多的人广泛应用。因为新型的载体档案在使用方式以及存储方面都和传统的档案信息的存储介质存在着显著的差距，所以，相关的档案管理部门应当着重加强针对新型载体的档案存储及管理的方式进行高效的研究，以便于使其更好地服务于档案管理的工作。

（三）管理手段的现代化。一般情况下，档案管理手段的现代化的内容主要包含有以下几个方面：首先是理论手段的现代化，这个具体指的是要实现档案现代管理方法的理论和应用层面的现代化，适当地通过开展针对已经形成规模的现代化管理方法的学习和借鉴，然后通过针对自己实际情况的结合，在实践中实现自身的提高和进步，并最终实现具有自己特色的档案管理现代化的理论体系。其次是要保证先进技术手段在档案管理实现现代化过程中的应用，在开展档案管理现代化的过程中一定要持续地将现代社会中较为先进的技术设备、手段以及相关的技术成果逐步地引入到档案管理现代化的实践过程中，最终全面、高效地实现档案管理的专业化和自动化。

（四）档案管理的标准化。从本质上讲，档案管理的标准化也作为档案管理实现现代化的重要基础而存在的，因为档案管理的现代化的实现基础是建立在先进的技术、严密的分工以及广泛协作的情况下的，而针对档案标准化的实现则主要是通过制定并积极贯彻相关的一系列的各种标准和规范，进一步使得相关的技术应用以及分工协作实现统―的标准和依据，最终可以保证档案管理的各项工作实现有机地联系和统一，并在最终的档案的管理下现代化的过程中取得最优的效益。

二、实现档案管理现代化的必要性

实现档案管理的现代化不仅仅是档案行业实现自身的突破和发展的需要，同时更是时展的需要。科技化的进步带动了一切相关行业的发展和进步，档案管理行业如果想要实现高效、科学的发展，那么就必须保证自己要时刻紧跟时展的步伐，同时在这个过程中逐渐地发展并完善自身，这样才有可能不在行业竞争中被淘汰。另外一个方面档案管理的现代化的实现也是迎合了时展的需要，在几乎所有行业都实现高科技化的腾飞发展的时候，如果档案管理行业还在固步自封，满足于自己的小进步的话，那么就不仅仅会跟整个时代脱轨，同时更会被狠狠地甩在时展的脉搏之后。

三、实现档案管理现代化的要求

目前我国的发展正处在一个转型时期，时代的进步和发展需要各方面齐头并进，关系到发展命脉的档案的存储和管理更需要十分重视。而要实现档案管理的现代化则主要可以从以下四个方面开始着手。

（一）实现档案馆管理现代化。这一过程的实现要求首先要实现管理思想的现代化，因为思想观念的现代化是保证实现档案管理现代化的基础和前提，所以，如果想要实现思想观念的现代化，那么就必须要保证解决人对于档案管理层面的相关认识问题的现代化。同时还要求所有档案馆的全体成员尤其是负责档案管理的直接责任人，一定要秉持认清形势，更新观念，解放思想，勇于改革的思想作风，同时还要不断研究新情况，探索新的管理模式和途径。

（二）必须做好档案馆各项基础工作。伴随着科技化、信息化社会的到来，人们在对于高效化、科学化地开发并利用档案管理信息方面的需求越来越旺盛，呼声也越来越高，在这种情况下，就要求档案馆在相关基础工作的开展方面必须要实现新的突破、更高层次的发展。因为只有把档案馆最基础的工作和步骤搞好了，才有可能最终顺利地实施档案管理的现代化，同时也才能使得现代化管理手段得到最好的发挥。同时从未来发展的角度来看，一旦搞好了档案馆的基础建设工作，那么不仅有利于当前人们对于相关信息的提供利用，同时也为现代化管理的实现奠定了坚实的基础。从工作内容上讲，要做好档案馆的基础工作，因为只有将基础工作做得越加地细致和全面，同时准备工作做得越充分，那么档案管理现代化的目标才越可能顺利地开展进行。

（三）全面地保管好各种内容、各种不同载体材料。在针对档案馆的相关信息进行管理的过程中，针对不同种类的信息所进行的档案管理，是最终实现档案管理现代化的核心内容。伴随着科学技术的全面进步和发展，针对档案的种类以及存储载体的不断更新，发展出了一系列的管理手段和方式，除了包含有纸质档案外，另外还包含有照片、录像带、录音磁带以及磁盘等其他方面，这种情况的存在，就要求相关的档案管理人员必须要在此基础上研究出一套适合自己的管理方法，这样才能为最终实现档案管理现代化的发展趋势贡献力量。

（四）必须实现保管条件以及管理手段的现代化。在保证保管条件以及管理手段的现代化的方面主要应当做到以下四个方面。首先是要保证实现针对档案库房温湿度的自动控制，因为这是关系到未来能否实现现代化管理的一项重要内容。其次是要保证更新档案装具的现代化，这也同样决定之后是否可以顺利地实现档案管理现代化的一个十分重要的条件，再次是要全面保证实现档案载体在材料应用方面的小型化和缩微化，因为这关系到对于相关信息存储设备的移动和携带方面的便携性；最后是要求要广泛地应用电子计算机来针对相关的档案信息管理进行贮存和检索工作，这实现档案管理现代化的必要条件，同时也是大势所趋。

四、结束语

总之，在当前的时代背景下，实现档案信息管理的现代化不仅仅是档案馆生存发展的需要，同时更是契合时展的必要之举，所以这就要求相关的档案管理方面的工作人员在保证自身素质提高的同时，还要尽可能地实现相关管理手段的现代化，这样才能顺利、高效地实现档案管理现代化工作的全面实现。

参考文献：

[1]张磊.浅议档案管理工作的现代化[J].公用事业财会, 2008,02.

[2]金雷,毕鑫瑶.关于档案管理现代化的几点思考[J].松州, 2008,03 .

[3]郑玉清.档案管理工作现代化的新趋向[J].广东档案, 2006,05 .

[4]王建萍.浅谈改进档案管理方式、拓宽档案管理思路[J].常州工程职业技术学院学报,2007,01.

档案管理步骤篇（8）

第二步：填写归档处理单。经鉴定应当归档的电子文件由文件形成或办理部门负责填写归档处理单，内容包括：文件标题、发文字号、责任者、主题词、形成时间、承办部门、密级、归档责任人、保管期限、是否限制利用等10项。

第三步：给予归档标识。赋予电子文件归档号，并填写在归档处理单中。归档号由系统自动排序，部门兼职档案员可自主修改和重排序。

第四步：预归档。文件形成或办理部门对电子文件进行预归档，预归档后的电子文件从各部门办结库进入到预归档库，其管理权限同时向档案部门移交。系统能够自动记录归档处理单中的归档时间项。

第五步：调整归档的电子文件。档案部门对归档电子文件进行调整，包括是否属于归档范围，保管期限是否划分准确，归档号是否正确等内容。档案部门如对某部门归档文件有修改意见，可以自行修改，或将文件退回，由该部门兼职档案人员进行修改后再重新预归档。

第六步：检测归档的电子文件。档案部门负责对电子文件的元数据和背景信息进行检测。

第七步：归档。档案部门将符合归档要求的电子文件存入档案数据库。

档案管理步骤篇（9）

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2016）03（a）-0070-02

土地开发及整理的进程中，都不可缺失配套性的档案信息。从目前来看，项目信息日常的归档及管理仍暴露出弊病，亟待后期改进。例如：设计资料在接受批复后，后期的变更没能归档；缺失了批复及申请文件，缺失调整权属的必要方案。编制了方案后，没能经过详尽的勘测[1]。这些弊病反映出：现今状态下的土地开发整理仍存在隐含的档案管理漏洞，不应予以忽视。针对于土地开发整理，构建项目档案时段较短，起步也是偏晚。面对于滞后性的管理流程，有必要在实践进程中不断地完善，增设全程性的项目档案监管。

1 管理项目档案的价值

在土地开发中，档案管理应被看作必要部分，是不可忽视的。土地开发整理选定的项目都拥有全程性，完整项目涵盖了初期立项、对项目的设计、解析可行性、施工及招投标、竣工及决算时的审计。在验收及竣工时，还需保存必备的图表及文字，用作调取的参照。档案是留存下来的项目记载，拥有着真实性。项目单位应能慎重归档并整理多样的土地材料，依照拟定的流程构建并整理档案。项目档案包含着详实的土地开发记载，反映出全程的项目进展。在各个环节内，项目档案都可看作验收及鉴定质量的必要参照。由此可见，项目档案表征了真实的各流程状态，归纳可得关键性的土地项目信息。从土地开发来看，项目归档是不可缺失的部分[2]。

针对验收及评价，土地整理及开发的档案也表现出必要性。依照验收的规程，开发及整理土地设定了如下内容：拟定的项目规划、设计及后续执行预算、待建的工程质量、调配资金的状况、管控土地权属、针对项目的日常管护。此外，开发整理土地这类的项目还包含了可供归档的资料。在验收评价时，注重查看并且核验现存的业内资料。针对于外业，也要慎重予以核查。经过了验收步骤，应能独立保留相关档案，以备后续的审验。

2 归档要求及现有的弊病

土地开发整理设有配套性的验收规程，验收规范归纳了多环节的开发成果。详细来看，这类项目在构建档案时涵盖了如下资料：立项以及审批、投标招标资料、协议合同的资质、施工管理及监理的资料、权属性的资料、验收得到的资料、财务性的材料。此外，归档资料还含有核验得出的影像资料，后期阶段内的评价资料也被包含在档案内。土地开发及整理应能归纳得出真实的各阶段资料，可信且真实。土地开发及整理都会留下信息，各类信息应被归档留存。土地开发进程中，原始资料拥有真实性，不可随便去改动。同时，也不可擅自予以伪造，要保存原始性的土地资料。完整资料包含着外业的总工程量、拨付的资金、预算及移交的项目部分。与之相应，内业资料也被归入档案。及时搜集信息，妥善保存初期完整的归档信息[3]。

最近几年，各区域都拓展了开发土地的总规模，与之相伴的档案也日益增多。作为初始的凭证，档案应被谨慎归类，要确认前后信息彼此吻合。不可随便更改已经被归档的某些工程信息，各环节内的信息都应被存储。文件在归档时，要确保字面是工整的，配备了完整的签章等。要长期保留档案，书写材料应能耐久且不会褪色。从现状看，多为微机制作出来的档案信息，应能标识一致的项目事由及开发内容。需要统一格式，便于快捷性的查看信息。唯有如此，信息档案才更能便于调取及管理，也会更加稳定。

土地整理及土地开发的多样项目都采纳了特定的归档步骤。依照现存分类，土地开发整理表现出如下难题：没能完善现有的管理规程，相关职员缺失了责任心。在土地开发中，没能及时搜集必备的各类资料，没能明确各类的归档。归档的步骤缺失了规范性，项目单位忽视了编制图件，原件被复印件替换。此外，监理搜集得出的多样资料都没能统一，表现出混乱的状态。某些单位甚至没能配备必要的档案附件，档案内容重复。档案管理很混乱，相关人员缺失了高层次的管理水准。在这种状态下，项目档案各阶段的信息管理并没能提升根本的质量。

3 改进管理的新途径

针对土地开发整理，还需完善相应环节的存档及监管。应当变更现存机制，增设更完备的配套规程。构建新式的机制，档案管理配备的机制可分成档案搜集、立卷以及整理、后期的信息归档。项目在竣工以前，申请验收及检查。这样做更能便于全方位查验项目的现状。确保档案规范化，相关职员都应明确归档在总体项目中的必要价值，真正重视归档。依照设定好的次序从严归档，妥善排列多样的文件资料。在查阅档案时，也要做好登记。详细来看，土地开发整理改进档案管理可采纳如下的途径。

3.1 妥善搜集信息

土地开发整理囊括了各步骤内的信息处理，首要应为搜集必备的信息以便存档。一旦确认了内容，则要选取最合适的途径搜集信息。通常状态下，可亲临现场调研，也可获取间接性的各类资料信息。针对于后者，可凭借于拥有的资料及情报，做好间接存档[4]。搜集项目信息，先要填入清单及目录，这样即可尽快查出某一项目信息。应当明确的是：搜集信息是初期的首要步骤，唯有妥善调取了全面性的土地开发信息，才能构建更完备的土地开发档案。

3.2 借助现代技术

相比于传统的归档，现今归档及整理可选更多样的新颖方式。在微机联网下，搜集及调取多样的档案都不可脱离计算机。借助于新颖的存档技术，可延长档案保留的时限，同时便利查找。档案管理可分成多步骤，先要判别真伪的两类信息，剔除虚假性的档案信息。在微机管控的方式下，分类存储零散的开发信息。同时，还需借助运筹学、数理统计的根本原理，加工获取必备的数值及信息。新颖信息手段拥有独特的管理优势，电子档案存储着的信息更易读取，并且不会遗失或缓慢褪色。

3.3 提升业务水准

针对于档案管理的职员，都应提升根本性的管理水准。强化业务培训，相关单位应能提供定时性的这类培训。利用新式技术，构建数字化状态下的土地开发档案[5]。档案管理者应能接纳数字化的新式档案，构建信息库并且注重日常的监管。

4 结语

土地整理及开发都涉及各阶段内的档案管理，若要构建完善的项目信息，不可缺失档案管理。项目信息留存的档案有着全面性，应能反映全程范围内的土地开发项目。从各阶段入手，慎重保存多环节的归档信息，不可遗漏信息。针对于搜集得出的技术资料，要求及时予以归档，确保齐全且完整的土地开发信息。最近几年，土地开发整理这类的项目都快速在完善，为此要采纳配套性的档案管理并且实时更新。经过统筹衡量，全方位做好监管及归档。

参考文献

[1] 季霞，刘元慧，密长林.GIS支持下的土地开发复垦整理项目管理信息系统建设研究[J].山东国土资源，2013（4）：54-57.

[2] 李华蓉.浅谈土地开发整理项目信息档案管理[J].华北国土资源，2013（5）：101-102.

档案管理步骤篇（10）

关键词 工程档案；按“件”整理；应用

长期以来，我们坤和建设集团股份有限公司的房地产工程项目档案一直采用得是按卷整理原则。从2008 年起，公司对房地产工程档案的整理措施实施了改革创新，正式引入文书档案当中所采用的“件”的理念，对收集进来的工程档案以“件”为单位进行整理。将“件”作为基本单位，按“件”整理归档，通过我公司近几年的摸索与尝试，这种理念不但能够在文书档案中进行应用，同样也能够应用于房地产行业当中的工程项目档案。

一、 具体做法

1. 针对归纳的工程项目档案，依照其本身的文件级实施分类管理（采用“件”的理念），能够构建项目文件目录与工程项目及目录。针对工程项目目录而言，应当采用逐项的方式来构建。针对工程项目文件来说，应当严格根据时间的先后顺序来建立文件目录。以“件”为管理单位的整理方法通过计算机检索实现文件的系统化，达到快捷、简便、实用，从而为查询利用提供了方便的途径。

2. 按“件”整理。一般来说，卷内具体文件的件数应当将每一个文件单独算作一件，然后以这种文件来进行请示，来文与复文一般应分别计算件数；正件与附件，按照一件来进行计算；原件和复制件算作一件，“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。

二、 工程档案按“件”整理的步骤和办法

工程档案的按件整理一般分为4 个阶段：

第一阶段：档案的分类和著录。1. 分类：房地产项目工程档案的分类，公司档案按内容分为5 大类，包括拆迁类、建设类、营销策划类、财务类和行政类，按照公司《工程档案归档范围》规定的内容名称进行细分类，按“件”整理方法可选择保管期限分类法、年度分类法以及问题分类法等等。针对完成分类的档案文件，应当严格按照重要程度、时间来进行编号排序，必须要在文件首页上面部分的空白区域加盖归档章，同时要在当中记录有关内容。如按机构—年度—保管期限方法分类的，归档章上的机构项为必选项；2. 著录：根据项目名称的不同，依次记录机构工程名称、工程简介、监理机构、施工企业、勘测企业、设计企业、建设企业、施工地质、开工时间、竣工时间、建筑总面积、建筑结构以及建筑防火等级等。

第二阶段：档案的装订、编号。1. 装订：归档文件按“件”整理装订，根据《归档文件整理规则》对工程档案进行系统整理，工程档案以“件”为保管单位，工程档案档号，由：全宗号—年度—机构或问题—保管期限—项目代号—件号组成。装订时，正文在前，附件在后；批复、批示在前，请示、报告在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。文件要去掉金属物，对破损的文件资料应裱糊、复制，装订整齐；2. 编号：文件排列是指固定各“件”之间排放顺序，一般按照时间先后依次排列。文件排放的顺序一经确定，就应对各文件逐个进行编号。对于工程项目管理性文件，参照文书档案的装订方法进行装订。

第三阶段：档案的编目。按照文书档案编目方法，工程档案归档文件以“件”为单位，在归档文件目录中，一“件”文件体现为一条归档文件。并将工程档案编目《工程档案索引》和《工程档案归档文件目录》打印出来以便于检索。

第四阶段：档案的装盒、上架。1. 装盒：编目完成后即可进行装盒步骤，装盒的顺序是填写档案盒封面、盒脊、归档文件目录、备考表。备考表内容：盒内文件情况说明、整理人、检查人、日期等等相关内容；2. 上架：工程档案归档文件装盒后，按照盒号顺序排列到档案密集架或档案柜上，按从左到右，从上到下的顺序排列。档案盒排架的顺序可按照分类排序，也可按照工程项目启动时间来排序等。

三、 按“件”整理对房地产档案工作的意义

（一）加强规范、提高快捷、效率。通过按“件”整理归档，规范了公司档案收集、整理环节，大大提高了工作效率。这种由“卷”转变为“件”的整理方法，能够有效保证档案收集齐全、完整。同时，由于借助计算机的管理，便于更快、更准地检索、查找档案资料，大大提高了利用率。

（二）按“件”整理，为科学鉴定档案提供条件。以前，由于传统的以“卷”为单位的立卷方法的存在，使工程档案的鉴定只能建立在项目、卷的基础上，根据项目重要性判定密级和保管期限。按“件”整理使检索更为直接和深化，保管期限定位到每件，改变了原来一卷内文件保管期限不一。

（三）按“件”整理，保证了档案利用的安全有序。按照以前的按卷整理办法，在向利用者提供利用服务的时候，即使对方只看一份文件、一份材料、也必须把整卷装订好的档案调阅出来，供对方查阅。现在是需要一份就调阅一份，大大提高了档案的安全度。

档案管理步骤篇（11）

(一)成立永宁县档案馆应对重大事故和自然灾害抢险救灾应急领导小组和县档案馆抢险救灾工作队。

1、领导小组组成人员名单如下：

组 长： xx

副组长： xx

成 员： xx

其职责是负责应急抢险救灾工作的组织领导和抢险现场的组织指挥。

2、抢险救灾工作队组成人员名单如下：

张自忠任组长，档案局全体工作人员为成员，其职责是负责应急抢险工作。

(二)抢险救灾责任人顺序：1、局长 2、副局长 3、库管人员 4、其他人员。

(三)协调指挥：抢险救灾领导小组负责抢险救灾工作的决策与协调，具体负责救灾现场的组织实施与指挥，现场工作人员必须绝对服从，不得各行其是。

二、预案目标

(一)在应急的情况下，采取最有效行动消除对馆藏档案、资料的威胁。

(二)保护未受损的档案、资料。

(三)抢救已受损的档案、资料。

三、灾害种类

灾害可以分为自然灾害和人为灾害两大类。自然灾害是指自然现象引起，如地震、雷电、洪水等；人为灾害是指来自于人类的失误，如漏雨、漏水、电线私拉乱扯和线路老化短路、起火(包括蓄意纵火、爆炸、战争等)。上述灾害如果使档案馆的设施、设备、档案、人员发生威胁，出现险情，应及时进行抢救。

四、抢救重点

(一)重点监视区：二楼档案库和三楼资料库;计算机机房。

(二)档案资料抢救顺序：1、县委、县人大、县政府、县政协；2、民国档案；3、各局委办档案；4、名人档案；5、声像档案；6、图书资料。

五、应急准备

(一)建立灾情预警联络系统：由县档案馆安全责任人负责与公安消防、水务、气象、地震等部门联系，建立有关突发性重大事件报告制度。将档案馆列入相关的重点管理单位，及时沟通信息，按要求做好灾情预警工作。

(二)完善抢险救灾的日常训练工作：所有人员均应熟悉自己的抢险岗位、职责、消防器材的存放位置、使用方法等，真正做到责任到人，措施到位，方法得力。

(三)办公室要完善抢险救灾器材配置，保障后勤供给。消防器具应每年检查(更换)一次，并与相关科室配合，保证消防通道畅通。

(四)所有库房均应配备钥匙两套，一套由库房管理人员使用，一套由办公室保管以备急用。

(五)建立档案安全检查制度，把安全工作的重点从事后处理转到事前防范上来，树立预防重于抢险的思想。库房管理人员应对库房安全情况进行检查登记，加强对重点部位的检查，发现问题和隐患要及时整改。

（六）按照档案安全管理标准化要求，一是积极争取资金安装消防监控设施，确保档案馆始终处于安全监控之下。二是全部配齐消防灭火器和安全管理各种设施，确保完好率始终达到100%。三是及时检查调整安全消防水袋处于能使用状态。

六、应急行动

(一)基本行动：按照分工，楼层责任人及现场第一人应立即报告，在可能的情况下利用一切应急抢险工具阻止灾情，保护未受损的档案，并及时向领导汇报。

(二)办公室应协调消防、搬运等环节的组织实施和后勤保障工作。

(三)应急预案的操作步骤：分一般性灾险、较大灾害和重大灾害三种情况。

1、一般性灾险的操作步骤。

(1)凡发现馆内任何部位有被烧烤异味或库房屋顶地面暖气漏水等异常现象，每个人都有责任立即告知周围其他人，共同查险源。如果险情不大，自己能处置的，除发出警报外，要立即采取切实可行的办法迅速扑灭险情。

(2)报告领导。

(3)查明原因，堵塞漏洞，彻底解决问题。

2、较大灾害的抢险步骤。

凡发现档案的资料库区灾险情况较严重，搞不清虚实、或估计依靠自身力量不能处理的，应立即发出警报，呼叫抢险救灾工作队全体人员参加抢险。有关责任人指定专人迅速完成以下工作：

(1)立即拨叫消防电话及与抢险救灾有关的外界联系电话，明确受灭地点。

(2)打开通往险区的通道大门。

(3)通知大院治安员，保证大门畅通，为消防车的靠近做好准备。

(4)消防队到来之后，应及时简介险情，一切听从消防人员的指挥。

(5)发现库房进水时，应立即通知办公室或安全责任领导，查找原因，排除隐患，堵塞漏洞，并先利用现有人员采取一切排水措施，以保障档案资料的安全。

3、重大灾害的抢险步骤。

发生危害档案，同时又伤害人身安全的灾害，如雷击、地震等本身、次生火灾、洪灾、库房崩塌等，可按上述较大灾害抢险步骤进行排除。如同时涉及人员伤害时，要兵分两路，一路应及时将受伤人员迅速转移到医院进行抢救，一路抢救档案资料，若险情危及到供水、供电、通信、热力及污水管线等又自身不能处理时，应及时通知有关部门进行抢险工作。

七、值班责任

凡在工作时间以外，如双休日、节假日时间出现灾情时，值班人员及带班领导为直接救灾责任人，其责任是：

(一)落实24小时值班和领导带班制度，确保通信畅通，对楼内各部位做到勤转、勤看、勤检查。

(二)拨打电话报警。

(三)拨叫电话通知局领导或其他责任人。抢险救灾工作队员接到救助电话应迅速到达指定地点。

(四)可能的情况下，阻止灾情。

(五)请求大院治安员，迎接消防车、供电抢险车等及其它抢险人员的到来，并向消防等人员指明灾险部位。

(六)抢险结束后，负责向领导报告发生灾情情况。

八、善后工作

灾情消除后，立即作好以下工作：