档案整理规范大全11篇

档案整理规范篇（1）

摘 要：现代化信息技术的发展与高校教育体制的改革，不仅提高了高校的档案管理效率，而且对档案的有序管理提出了新的要求.高校档案规范化整理的关键是重新划分不同档案的保管期限，并且将保管期限写入档号，实行新型的整理模式[1].本文针对当前阶段高校档案管理工作中存在的主要问题，提出新背景下优化档案管理模式的具体措施.

关键词 ：新背景；网络应用；高校档案；规范整理；思考

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1673-260X（2015）03-0173-02

高校档案的整理工作不仅是一项公益性的信息服务工作，更是为了实现其真正的社会价值，档案的社会价值是档案工作深入展开的根本目的，也是推动档案整理工作逐渐规范化的动力[2].在网络信息化的时代背景下，高校的教育工作也进入了一个新的发展阶段，档案管理也要主动适应新背景下的发展要求，提高档案管理的规范化水平，保证档案管理工作高效有序的进行.

1 高校档案规范整理概述

档案是指机关、组织或者个人在社会生活中形成的可用于考查的图像、声音、文档等各种资料，对人员和团体管理有着重要的参考作用.而档案管理则是指包括收集、整理、保管、鉴定在内的一系列活动，高校的档案管理工作一般由档案室负责，并直接对档案信息进行管理和提供参考服务，是国家档案管理的重要组成部分[3].

高校的档案整理工作分类更加具体、明确，要分别对人事、教学等信息进行管理和保存.高校的档案整理工作要为高校管理的各项工作提供可靠的参考和服务，因此与其他档案管理工作相比，具有更加重要的社会价值.现代化信息技术的发展推动了教育体制改革不断向前发展，网络信息技术成为高校运行管理的重要手段，各类电子资源大量增加，促使档案整理工作向着信息化、规范化的方向发展，这也是新形势下高校档案管理工作的必然趋势.

高校的档案整理工作要迎合社会的发展趋势，与网络信息技术融合，才能有效的提升档案整理工作的效率，网络管理的应用使新背景下的高校档案整理工作发生了质的变化，但是由于规范化管理的程度不高，在实际的档案管理工作中还存在一些问题.

2 当前阶段高校档案整理工作中存在的问题

2.1 档案管理观念落后

高校师生信息资源的现代化管理离不开档案工作的有序开展，因此，高校的档案整理工作不仅需要进行形式上的创新，更要注重对实质内容的改变[4].有些学校没有意识到档案整理工作对推动教育进步的重要意义，认为档案整理工作只是一项没有实质要求的附带工作，因而对档案整理工作的支持力度不够，没有养成良好的使用档案的习惯.有些学校的档案部门只注重对档案的编目和查阅接待，却没有制订合理有效的馆藏、服务优化目标，一些档案管理工作人员文化素质不高，导致档案整理工作的创新力度不够，跟不上时代的发展脚步.

2.2 工作效率低下

档案管理工作往往琐碎繁重，纸质档案的校对和整理都需要耗费大量的人力和物力，导致整理过程中容易出现遗漏和错误，工作效率不高.一些学校认为档案管理工作不需要太多的技能，因此常把一些年纪比较大的人员安排到档案管理的岗位上，导致整理工作出现错误的频率增加，整理效率不高.

2.3 现代化装备设施条件差

投入资金不足导致现代化的信息设备不到位，使档案整理工作仍停留在人工校对的阶段，阻碍了档案整理工作的快速发展.有些学校虽然配备了现代化的计算机设备来辅助档案管理工作，但是设备的利用率仍然很低，使得档案整理工作大部分还是通过人工进行[5].现行的档案管理软件和实际的档案管理工作有一定的出入，涵盖的内容不全面，分类标准不明确，导致软件系统不能很好的适应档案管理工作.

2.4 资源无法共享

学校的档案管理与师生人事管理中心往往分属不同的职能部门，因此无法真正实现信息之间的共享.部门之间对档案信息进行分别统计、管理，有些档案信息也因为部门之间缺乏沟通而被反复收集，浪费了多余的人力物力.

2.5 高校信息合并带来的新问题

近年来政府为了扩大高校规模，整合教育资源，往往将几所学校进行合并，这也给学校的档案整理工作增加了难度.学校合并之前的师生档案容易在合并过程中流失，合并的几所学校之间档案整理的标准也不尽相同，导致重新统一整理的难度增加，档案管理岗位的人事变动也导致档案的交接困难，无法及时补录档案信息.

3 有关档案管理工作规范的颁布施行

国家档案管理总局早在2000年就已颁布了《档案文件整理规则》（以下简称“《规则》”），之后又对档案材料的归档范围和保管期限进行详细具体的规定，在全国范围内全面推行文件管理的规范化、标准化和科学化，实现档案整理的简化与档案检索的深化.当前高校的档案整理工作都是按照国家教育委员会于1993年颁布的《高等学校档案工作规范》和《高等学校档案实体分类法》进行整理和立卷，但是在全国范围内施行的《规则》在高校中却没有得到广泛的推行，究其原因是因为高校档案管理工作人员的因循守旧思想与整理技术层面的缺乏，许多高校档案在分类、立卷以及保管期限方面都存在很大的分歧，因此在档案规范化整理的社会趋势下，就需要高校依照相关的法律法规有效的开展档案整理工作[6].

4 信息化背景下高校档案整理网络应用的必然趋势

高校的档案整理工作不仅是为了对文件资料进行合理的保存，更是对档案资料进行开发利用促使其创造更多的社会价值，档案信息的社会价值才是档案整理工作的最终目的.世界上许多其他的高等学校已经进入了一个以信息技术应用为中心的全新发展阶段，在信息化以及网络化的时代背景下就需要高校档案的整理工作必须主动适应新的发展趋势，才能提高高校档案的信息化管理水平.高校档案管理工作的快速有效运行仅仅依靠现有的人力物力还远远不够，需要与网络信息技术融合，才能促进整体效率的提高.

4.1 当前阶段高校档案整理工作网络应用的现状

当期阶段我国高校档案管理工作的网络化应用与世界上许多先进的院校相比，还存在较大的差异.许多高校的档案管理工作还是采用传统的手工处理方式，即使有些院校已经开发了一套档案信息管理系统，但是系统本身存在的缺陷与使用上的不合理也导致了档案管理系统成为一种摆设[7].档案整理人员的网络应用意识不高，虽然能够利用计算机打印出规范整洁的目录，但是档案管理的网络化程度仍然很低.

4.2 实际工作中应用网络信息技术进行档案整理的不足

有些高校的档案管理系统只适合单机操作，数据系统设计的也较为简单，只是简单的实现了档案资料的自动编目与自动检索，却没有开发其他实质性的应用，辅助立卷的出现虽然扩充了信息技术的应用范围，但是仍然没有实现信息之间的共享，单机网络环境下的档案管理软件已经与网络时代的信息共享严重不符，必然阻碍档案资料之间的信息共享与交流.

高校档案类型不只是包括纸质的资料，还包括其他的图像、音频、视频等档案信息，对这些信息的管理就不能采取与文本档案相同的管理方式.多媒体技术的复杂性限制了其在信息管理中的广泛应用，因此也无法对文本之外的其他档案信息进行有效的管理.即使有些软件可以处理多媒体信息，但是没有形成一个统一的数据库，其完整性和操作性水平都不高，增加了检索的难度.

5 提高高校档案规范化整理水平的具体措施

5.1 实现档案信息的数字化管理

档案信息的数字化管理是提高档案规范化整理水平的重要途径，档案信息的复杂性与精确性使传统的人工管理方式无法适应大量的档案管理工作，因此需要管理人员改变传统的思维模式，采用更加科学的方法实现档案信息的数字化管理.档案信息的数字化管理与技术的实现是一项非常庞大的系统工程，不仅需要大量的技术资金支持，还需要投入大量的人力物力.馆藏档案中有真正利用价值的信息并不多，多半是更需要长期保存的馆藏档案，因此就需要加大对现有馆藏档案的鉴定力度，对使用频率较高，更具有社会效益和经济效益的档案信息进行数字化处理，对那些基本没有利用价值的档案进行暂时保存，提高档案信息数字化管理的效率[8].

5.2 高校档案管理模式的优化

当前高校的档案管理不外乎两种管理模式，纳入式的管理模式和非纳入式的管理模式.纳入式的管理模式是指将高校各部门的档案信息全部交给档案馆进行统一管理，而非纳入式的档案管理则是指由各部门对本部门的档案进行分别管理，非纳入式的管理模式具有多种表现形式，不同部门之间的管理模式也不尽相同.纳入式的管理模式与非纳入式的管理模式相比具有更多的优点，具体表现在可以精简机构和管理人员，实现各部门档案信息之间的信息资源共享，但是需要对档案人员进行合理的分工安排.非纳入式的档案管理模式可以使档案人员在其他部门档案中查找本部门没有归档的信息资源.两种管理模式各有利弊，高校只有根据本身的档案整理现状采取更加有效的档案管理模式，最大限度的实现信息资源的互补和共享，才能实现各类档案信息的保管和有效利用.

6 结语

当前阶段的高校档案整理工作还存在许多的不足和缺陷，这就需要高校根据自身的工作实际，逐渐适应新背景下的网络应用发展趋势，结合国家档案局和教育部颁布的有关规定，采取更加合理、科学的档案管理模式，减少人力、物力资源的浪费，保证自身的档案整理水平向着科学化、规范化的方向发展.

参考文献：

〔1〕周美兰.新背景下高校档案规范整理思考[J].档案管理,2014（01）:37-38.

〔2〕郭怀珍.“大档案”管理体制下高校档案资源整合途径研究[J].兰台世界,2013（14）:42-43.

〔3〕林世凤.信息化背景下的高校档案管理建设[J].改革与开放,2013（15）:90-91.

〔4〕邸家琴.在信息化背景下高校档案馆的功能定位与发展趋势[J].黑龙江教育(高教研究与评估),2011（02）:40-41.

〔5〕庞莉,赵豪迈.电子文件背景下高校档案集中管理模式初探[J].兰台世界,2011（06）:15-16.

档案整理规范篇（2）

一、“三会一课”资料档案盒

1.“三会一课”会议记录本，可附签到表；2.党课相关课件、学习心得等材料；3.会议相关影像资料。

二、党费收缴资料档案盒

1.区直机关工委开具的收据；2.银行开具的现金缴款单；3.党员党费收缴台账（明确工资基数、缴费数额、缴费时间）。

三、“主题党日”资料档案盒

1.本单位制定的每月“主题党日”活动清单；2.活动相关通知；3.“主题党日”学习会议记录，可附签到表；4.相关影像资料。

四、党组织换届资料档案盒

按照选举流程规范，依序整理相关档案资料。

五、民主生活会、组织生活会、民主评议党员资料档案盒

1.会议方案、通知；2.民主生活会会前谈心谈话材料、征求意见等材料；3.会议记录，班子、个人对照检查材料；4.相关影像资料。

六、党员发展相关资料档案盒

1.每年度递交的入党申请书、积极分子统计表；2.发展党员相关会议记录；3.发展党员的档案资料；4.党员积分相关表格材料。

七、党委（党组）中心组学习资料档案盒

档案整理规范篇（3）

1、成立领导小组，由党组书记、局长担任领导小组组长，各党组成员任副组长，各科室、直属单位主要领导任成员。

2、由局办公室主任负责，指定专职人员对物价局各部门、各环节、各类档案进行清理、整理；了解接受上级价格主管部门、市委、市政府、市发改委、市档案局和相关部门的文件、资料；指导和统筹本局各科室、直属机构开展工作，接收全部档案；制定档案管理制度、规范各环节、各责任人行为。

3、各科室（含成本分局、监测分局、年审办、价调办）领导负责，指定专人对本部门各环节、各类档案进行清理、整理；了解接收所对口的上级部门文件、资料；向局办公室移交本部门全部档案。

4、各直属单位（检查分局、认证中心、拍卖中心）主要领导负责，指定专职人员对各类档案进行清理、整理；了解接收所对口的上级部门文件、资料；向局办公室移交部门全部档案。

5、档案包括物价局历年党务、政务、业务文件、资料；价格处理案件、成本监审、价格监测、价格认证、公物拍卖文件及资料。

二、工作要求

1、各科室（含成本分局、监测分局、年审办、价调办）按自身职责范围对2002年以来各类文件、资料统一按本局发文、上级文件、相关部门文件和其它资料分别整理送局办公室归档，自己备份留存。因自身工作需要整理的文件、资料将卷宗目录送局办公室归档留存。

2、局办公室对2002年以前的文件、资料属于本局现有留存的进行分类清理、登记；属于市发改委留存的接收后进行分类清理、登记；属于市档案局留存的经与市档案局对接后登记目录留存；并负责不涉及其它部门和直属单位的文件、资料整理。

3、各直属单位对历年的文件、资料统一按本局发文、上级文件、相关部门文件分别整理送局办公室归档，自己备份留存。因自身工作需要整理的文件、资料将卷宗目录送局办公室归档留存。

4、局办公室负责与市档案局联系，请求派员指导，按照档案管理的要求开展工作。

5、局办公室负责建立市物价局档案室，统一购买提供文件、资料整理工作所需物品。

档案整理规范篇（4）

中图分类号：G710 文献标识码：A 文章编号：1003-2851（2012）-10-0202-02

房屋权属档案，是指房产行政管理部门在房屋各类权属登记、调查、测绘等房屋权属管理工作中形成的有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，是城市房屋权属登记管理工作的重要依据，在房屋权属管理工作中发挥着无可替代的作用，形成了独特的价值。

权属档案的收集与整理，指按照国家的法律规定，遵循文件材料形成的自然规律，依据归档立卷的规范标准，把房屋权属登记形成的各种资料，以及司法、政府行政职能部门等对相关权属的执行文书及文件等各种载体文件材料，有计划地收集起来，经过分类整理，并按一定的归档制度、程序、规范形成档案卷宗，集中保管到档案室。通过对权属档案的收集与整理，能够完整地反映城市房屋权属的现状及其变迁历史，是房屋权属档案管理的基础性工作。

一、房屋权属档案收集工作的要求

1.收集房屋权属档案要完整。房屋权属档案完整包括一是种类齐全，要能全面、真实地反映房地产本来面貌，反映房屋权属的归属、沿革、变动等各种载体；二是材料完整，收集的各类房产档案材料要系列化，能完整地反映房屋权属情况。

2.收集房屋权属档案要准确。房屋权属档案记录的内容要与实况相符，记录的权利人姓名、权利种类、范围、房地面积等要准确，不能有误差。

3.收集产权档案要规范。一是档案内容规范，收集的产权档案达到“十清”，即产权人清、产权来源清、产权性质清、建成年份清、结构层次清、房屋建筑面积清、占地面积清、四邻界址清、房屋用途清、产籍图号清。二是文件材料规范，收集的产权档案要有利于永久保存，有利于装订保管。收集的产权档案一般应为原件。按规定可收复印、复制件的还应由收件人进行核对，并注明核对人及核对日期。复印、复制件必须清晰和规范，原则上采用16K纸复印。三是档案收集规范，立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为房产档案保存的各种介质文件材料，及时移交房地产档案室归档。

二、房屋权属档案收集的内容

（一）房屋权属登记的文件材料

1.房屋产权来源的有关证明文件：房屋买卖合同书、房屋转移（交换、析产、拆迁补偿安置）协议、出售公有住房合同、房产转移的批文、约定、法院判决（调解、裁定）书及协助执行通知书、房产继承（赠与、遗赠）公证书、仲裁文书、购房发票、付款凭证、完税证明、土地使用证或用地证明文件、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、综合验收证明、房屋所有权证及公有权证、初始登记证、预告登记证明等。

2.房屋权利人身份证明：身份证、军（士）官证、护照、户籍证明、单位的营业执照或组织机构代码证、结婚证、户口簿、夫妻关系证明、离婚证、离婚调解书或判决书、《婚姻状况声明书》、未（再）婚证明、离异或丧偶证明；工龄、职级或职称证明、授权委托书、委托公证书等。

3.房产测绘报告书：计算书、勘测表、分间平面图、产权证附图、定点图、墙界表等。

4.房屋产权登记中形成的文件：登记申请表、房屋权属登记审核表、房屋登记收件收据、房改售房估价表、联系单等。

5.登记机构认为需要的其他有关证明、报告、说明、批文、文件、决议、章程等材料。

（二）房屋抵押登记的文件材料：借款合同、抵押合同、同意抵押的证明、房屋权利人身份证明、抵押登记申请书、审批表、收件收据、登记机构认为需要的其他有关证明材料等。

（三）反映房屋权属状况的卡片：房屋栋卡、产权索引卡、地名索引卡等。

（四）反映房屋状况的薄册：发证记录薄、产权清册等。

（五）反映房屋权属状况的信息资料：摄影照片、录像磁带、计算机存储的光、磁盘等。

（六）其它房屋权属资料：法律文书、代管文件、历史形成的各种房屋权属证明等。

（七）登记机构认为需要的其他有关介质材料等。

三、房屋权属档案的整理

（一）组卷要求

1.按照一证一卷的原则进行组卷和立档，非特定情况不并档，每套房屋的产权登记要建立关联索引。

2.房屋他项权利登记形成的有关资料，单独立卷、建档，并与产权登记形成的档案从信息上建立关联及数据索引。

3.房屋拆迁注销登记实行收回房屋权属证书与注销资料单独立卷，并做好查询索引。

（二）档案卷排序

对卷内文件排序的目的是要保持卷内文件之间的有机联系，给每份文件材料以固定的位置，使卷内文件系统化、层次化，以利于查找。一般遵循以房屋权属变化、权属文件形成的时间先后及权属文件的主次关系为序的原则。

1.产权档案的排序：a、房屋权属登记审核表。b、房屋所有权登记申请书。c、房屋登记收件收据。d、合同或协议书：包括购房合同、房屋转让协议、房屋交换协议、出售公有住房合同等。e、估价表。f、测绘成果：包括计算书、勘丈表、分间平面图、产权证附图、定点图等。g、委托书：包括授权委托书、公证的委托书等。h、法律文书：包括协助执行通知书、裁定书、调解书、判决书等。i、公证文书：包括赠与、（接受）遗赠、（放弃）继承、拍卖等公证书。j、申请书或承诺书：包括个人或单位出具的所有申请书和承诺书。k、证明：包括个人或单位出具的所有证明、墙身归属证明、出售公有住房证明和清册。l、约定。m、报告或说明：包括房屋安全鉴定报告、门牌号与合同不一致的说明等。n、联系单。o、董事会决议和章程。p、发票；包括发票、付款凭证、收据、完税证明等。q、建设规划证书：包括规划许可证、竣工验收合格证、建筑执照、立项批文等。r、身份证明：包括个人的身份证、军官证、护照、户籍证明，单位的营业执照或组织机构代码证；结婚证、户口簿、夫妻关系证明、离婚证、离婚调解书或判决书、《婚姻状况声明书》、未（再）婚证明、离异或丧偶证明：工龄、职级、职称证明。s、土地使用证：包括土地使用证或用地证明文件。t、房产登记证书：包括房屋所有证、共有权证、初始登记证、预告登记证明等。u、上述未列书证。

2.抵押档案的排序：a、他项权利登记审核表。b、他项权利登记申请表。c、房屋登记收件收据。d、合同或协议书。e、抵押物清单。f、委托书。g、承诺书。h、联系单。i、公证文书。j、证明。k、批复。l、评估报告。m、董事会决议和章程。n、建设规划证书。o、身份证明。p、土地使用证。q、上述未列书证。

（三）编号规定

档案编号采用流水号（00000001—N）。该号主要表示了档案在盒中存放的顺序，即盒内顺序排放。

按照档案的类型编排档案属性号。其编号为：类号+库号+列号+组号+层号+盒号，共8位，编号具体规则如下：

1.类号：采用1位数字，该号主要用于区分登记种类，“C”表示转移、变更登记等产生的房产档案，“D”表示他项权利登记产生的抵押档案。另外，根据需要增加档案上架种类。

2.库号：采用1位数字。将各库房统一编号。

3.列号：采用2位数字（01—88）。

4.组号：采用1位数字（1—8组），每列共8组。

5.层号采用1位数字（1—4）。每组固定为4层。

6.盒号：采用2位数字（01—20）。每层规定摆放20盒档案。

（四）整理档案的规定和流程

1.资料整理

a、资料核对：与资料交接清单核对资料份数、证号是否相符，与收件收据核对资料件数是否相符。

b、资料剪贴：按照16K纸张的尺寸，裁剪或粘贴资料，去除金属物。

c、排序编页：根据档案卷排序的要求对资料排序，在档案资料正面右上角用铅笔编写页码。

d、档案移交：将整理完后的档案分类移交到档案编号。

2.档案编号

a、编档案号：按照档案号编号规定，在系统中进行编号。

b、打印目录：按照档案的分类打印卷内目录，对每盒的所有卷打印盒内目录。

档案整理规范篇（5）

要搞清档案法的法律部门归属，有必要首先搞清楚以下几个基本概念。

1.1 法律部门。法律部门，又称为“部门法”，是根据一定标准和原则所划定的调整同一类社会关系的法律规范的总称。在现行法律规范中，由于调整的社会关系及其调整方法不同，可分为不同的法律部门，凡调整同一类社会关系的法律规范的总和，就构成一个独立的法律部门。[1]我国的法律体系大体上分为：宪法及宪法相关法、民商法、行政法、经济法、社会法、刑法、诉讼与非诉讼程序法七个法律部门。也有人将其划分为：宪法、行政法、民商法、刑法、经济法、诉讼法、劳动法、自然资源法和环境法、军事法、科教文卫法十个法律部门。但不论怎样划分，行政法都是我国法律体系中不可或缺的重要法律部门。

1.2 行政法。“所谓‘行政法’，是指调整行政关系的，规范和控制行政权的法律规范系统。”[2]首先，行政法是调整行政关系的法。从形式上讲：“行政法是国家重要部门法之一，它是调整行政关系的法律规范的总称，或者说是调整国家行政机关在行使其职权过程中发生的各种社会关系的法律规范的总称。 ”[3]从内容上讲：“行政法是规定国家行政机关的组织、职责权限、活动原则、管理制度和工作程序的，用以调整各种国家行政机关之间，以及国家行政机关同其他国家机关之间、企业事业单位、社会团体和公民之间行政法律关系的各种法律规范的总和。”[4]我们可以理解为，行政法是调整行政主体在行使行政职权时与行政相对人之间发生的各种关系，接受行政法制监督过程中与行政法制监督主体之间发生的各种关系，以及行政主体内部发生的各种关系的法律规范的总称。“所谓调整行政关系，从本质上说，就是规定行政关系各方当事人之间的权利义务关系。”

其次，行政法是控制和规范行政权的法。“其重心是控制和规范行政权，保护行政相对人的合法权益。”通俗地讲，就重在管政府的行政管理部门，而不是管老百姓。行政法一般应由规范行政主体和行政权设定的行政组织法，规范行政权行使的行政行为法、规范行政权运行程序的行政程序法，规范行政权监督的行政监督法和实施行政救济的行政救济法三大部分组成。通过控制行政权的权源，规范行政权行使方式，制约行政权滥用三种途径对行政权进行控制、制约和规范。

最后，行政法是调整行政法律关系的法律规范的总称，是指“行政法是由不同法源中的行政法律规范构成一个法律规范系统的法”。或者说，行政法是有关调整行政法律关系一类法律规范的集合，而非一部法律。行政法可分为一般行政法和特别行政法两类。《档案法》作为一部规范我国档案事业、档案工作及档案保管利用活动的专门法律，应当归属于行政法中的特别行政法范畴。

1.3 行政法律关系。行政法律关系，“是指受行政法律规范调控的因行政活动(权利活动和非权利活动)而形成或产生(引发)的各种权利义务关系”。或者说，由于“行政法调整的对象是行政关系，行政关系被行政法调整时即为行政法律关系”。行政法律关系由行政法律关系的主体、客体、内容等要素构成。

行政法律关系主体：是指参加行政法律关系中，权利、义务的承担人。由行政主体和行政相对人构成。行政主体是“能以自己的名义对外行使行政职权，以实现行政任务，并能独立承担因此而产生的法律责任的组织”。行政相对人，是指行政法律关系中与行政主体相对应的另一方当事人，“即行政主体行为影响其权益的个人、组织”。[9]行政相对人可以是我国公民、法人和其他组织，也可以是在我国境内的外国组织、外国人及无国籍人。

行政法律关系客体：是指行政法律关系主体的权利、义务所指向的对象，包括物、行为和精神财富(智力成果)。

行政法律关系内容：是指行政法律关系主体间的权利(职权)和义务(职责)。

2 行政法视角下的《档案法》

《档案法》作为一部规范我国档案事业、档案工作及档案保管利用活动的特别行政法，自然具有行政法的共性要素，即调整行政关系，控制和规范行政权，行政权受不同法源中的行政法律规范所控制、制约和规范。

2.1 《档案法》应是调整档案行政关系的法。行政法的内容是由行政法的调整对象决定的。《档案法》调整的对象是档案行政关系，包括：档案行政管理关系、档案行政法制监督关系、档案行政救济关系和内部行政关系。

2.1.1 档案行政管理关系。即档案行政机关、法律法规授权的组织等档案行政主体在行使档案行政职权的过程中，与公民法人和其他组织等档案行政相对人之间发生的各种关系。档案行政主体是指：各级档案行政管理机关(档案局)和法律法规授权的组织(各级各类档案馆及行政管理部门的内设档案管理机构)。档案行政相对人是指：受档案法律法规约束的其他机关、组织和公民个人。

档案行政主体与档案行政相对人之间形成的档案行政管理关系，是档案行政关系中最主要的部分。档案行政主体实施的档案行政行为，如行政指导、行政许可、行政检查、行政裁决、行政处罚、行政奖励等，大部分都是以档案行政相对人为对象实施的，从而与档案行政相对人之间产生档案行政关系。现有《档案法》的主要条款多是为调整与规范档案行政管理关系而设定。

2.1.2 档案行政法制监督关系。即档案行政法制监督主体在对档案行政主体及其工作人员进行监督时发生的各种关系。现有《档案法》中对此没有设定相应的条款。

2.1.3 档案行政救济关系。即档案行政相对人认为其合法权益受到档案行政主体做出的档案行政行为的侵犯，向档案行政救济主体申请救济，档案行政救济主体对其申请予以审查，作出向相对人提供或不提供救济的决定而发生的各种关系。现有《档案法》中对此也没有设定相应的条款。

2.1.4 内部档案行政关系。即档案行政主体内部发生的各种关系，包括上下级档案行政机关之间的关系，平行档案行政机关之间的关系，档案行政机关与其内设机构之间的关系，档案行政机关与其工作人员之间的关系，档案行政机关与法律、法规授权组织之间的关系，档案行政机关与其委托行使某种档案行政职权的组织的关系，等等。现有《档案法》中对此设定了某些相应条款。

在上述四种档案行政关系中，档案行政管理关系是最基本的档案行政关系，档案行政法制监督关系和档案行政救济关系是由档案行政管理关系派生的关系，而内部档案行政关系则是从属于档案行政管理关系的一种关系，是档案行政管理关系中的一方当事人——档案行政主体单方面内部的关系。

需要强调的有三点：一是档案行政法律关系不同于档案行政关系。档案行政关系是档案行政法调整的对象，而档案行政法律关系是档案行政法调整的结果。档案行政法并不对所有档案行政关系作出规定或调整，只调整其主要部分。因此，档案行政法律关系范围比档案行政关系小，但内容层次较高。

二是档案行政法律关系的主体不同于档案行政关系的主体。档案行政法律关系的主体包括档案行政主体与档案行政相对人;而档案行政主体则是各级档案行政管理机关(档案局)和法律法规授权的组织(各级各类档案馆及行政管理部门的内设档案管理机构)。

三是档案行政法律关系的客体不同于档案行政关系中的行政相对人。档案行政法律关系的客体是指与档案相关的物、行为和精神财富(智力成果)，而档案行政关系中的行政相对人是受档案法律法规约束的其他机关、组织和公民个人。

2.2 《档案法》应是控制和规范档案行政权的法。“行政法是调整行政关系的法，这是就行政法的内容而言。行政法就实质而言，则可以界定为控制和规范行政行为的法。”[10]从这个意义上讲，作为行政法下位法的《档案法》同样应当是控制和规范档案行政行为的法，即控制和规范档案行政权的法。

档案行政权涉及的面非常之宽，包括制定档案行政法规、规章的行政立法权与(制发)制度、标准及规范性文件的权力;命令、制订计划、规划的档案行政命令权;进行行政许可、行政征收的档案行政处理权;进行行政检查、调查、审查、统计的档案监督权;进行罚款、没收的档案行政处罚权;提出建议、劝告、警示、信息的档案行政指导权，进行表彰、奖励的档案行政奖励权，等等。

如此多的档案行政权力，如果不加以控制与规范就有可能造成滥用，从而对档案行政相对人的权益造成损害。就档案行政权而言，由于档案行政相对人更多的是法人而非公民个人，似乎对公民个人的权益影响不大。但如果仔细分析，我们会发现，公民个人在与各个行政权力单位的各种联系中产生的记录，大都会以这些行政权力单位档案的形式保留下来，进而进入档案行政关系的视野。这种间接性成为档案行政权对公民个人权益影响的一大特点。所以，要对档案行政权进行控制与规范，除了档案行政权力可能被滥用，档案行政权力直接或间接涉及几乎所有法人与公民个人之外，还有一个非常重要的原因，是档案行政机关自己制定规范，自己执行这些规范，自己裁决因为执行这些规范而发生的与行政相对人的争议、纠纷。这种既当运动员又当裁判员的情况，如果不加控制与约束，必然会导致档案行政权的滥用。

行政法对行政权的控制与约束主要“通过行政组织法，控制行政权的权源。通过行政程序法规范行政权行使的方式。通过行政法制监督法、行政责任法、行政救济法制约行政权滥用”。《档案法》作为一部规范我国档案事业、档案工作及档案保管利用活动的特别行政法，同样，应当具备上述行政法控制与约束行政权的功能。但从上文对档案行政关系的分析中我们看到，现行《档案法》在上述三个方面并不完善，特别是对档案行政权行使的方式与档案行政权滥用的限制方面缺少必要的规定。也正是因为这种情况，使得许多同志，特别是基层档案行政管理机关的同志，误以为《档案法》是一部规范档案行政行为的法，甚至认为《档案法》只是一部为管理档案行政相对人而制定的法。不知道《档案法》还是一部限制档案行政权的法。

尽管《档案法》中缺少对档案行政权行使的方式和档案行政权滥用限制方面的条款，但是，《档案法》还是对档案行政权进行了一些限制。如，限制档案行政管理的范围、行政强制权等。

应当承认，从行政法的视角看，《档案法》并不是一部十分完备的行政法律。但这并不意味着《档案法》必须是一部十分完备的行政法律，更不表示因《档案法》中缺少对档案行政权行使的方式和档案行政权滥用限制方面的条款，档案行政主体就可以忽视和放弃对档案行政权的控制与规范。因为档案行政权除受《档案法》的控制与规范外，更多地受不同法源中的行政法律规范的控制、制约和规范。

2.3 档案行政权受不同法源中的行政法律规范的控制、制约和规范。行政法不同于刑法、民法，由于其调整的行政关系广泛复杂、多种多样，不稳定、易变动;难以形成一部统一的法典，而且，今后，也难于制定一部集所有行政法律规范于一体的统一法典，“其法律规范通常散见于各种不同种类、不同位阶的法律规范文件之中”。 [12]《档案法》作为一部规范我国档案事业、档案工作及档案保管利用活动的特别行政法，面对同样广泛复杂、多种多样，不稳定、易变动的档案行政关系，不可能也没有必要成为一部囊括所有档案行政法律规范的档案法典。

首先，宪法原则及行政法原则是行使行政权时必须遵循的准则，同样是档案行政权行使时必须遵循的。这些原则不论在《档案法》中是否有表述，档案行政主体在行使档案行政权时都必须十分清楚，并使其得到落实。其次，已有的一般性行政法律法规对行政主体的控制与规范适用于档案行政主体。一般性行政法律规范中对行政行为与行政权的控制与规范同样适用于档案行政行为与档案行政权。例如，通过《行政许可法》对档案行政许可权进行控制，通过《政府采购法》对档案行政采购行为进行约束;通过《行政监察法》、《信访条例》对档案行政权进行监督。再次，除《档案法》之外的特别行政法律法规对行政主体的控制与规范，涉及档案行政主体的适用于档案行政主体，同样，对档案行政行为与档案行政权实施控制与规范。此外，还见于国家档案行政管理主管部门(国家档案局)、国务院各部委、地方各级人民政府制定与颁布的行政法律规章及规范性文件中。

档案整理规范篇（6）

档案室为谁整理档案？至今都没有一个明确的答案。在每年的业务指导工作中，总会有人对按照进馆标准整理档案的方法提出质疑：这种方法真的便于保管和利用？虽然这种档案整理方法能够最大限度地保持档案文件之间的历史联系，但它远不如按文号整理来得方便。这就不得不让人们思考档案室究竟在为谁整理档案？为方便谁利用整理档案？即使按进馆标准整理档案的方法无法证明其科学性和实用性，档案室也不能按自己的整理方法整理档案，即便是不需要移交档案馆的档案。很显然，档案室不是在为本单位整理档案，而是为档案馆整理档案。

二、档案室该为谁整理档案

档案室应该为本单位整理档案，还是应该为档案馆整理档案？从《机关档案工作业务建设规范》内容看其规范的档案整理都是为档案馆管理档案规定的。它对档案整理的案卷质量要求完全是按照进馆要求来规范的。档案馆接收进馆档案往往都制定有档案馆接收档案标准的《规定》或《办法》。这些《规定》中都对档案整理的质量和规范有详细的要求，并按要求整理好，达不到标准的不予接收。这分明是在说档案整理是为档案馆整理。但是《河南省档案局实施细则》第十三条规定：“归档文件实行两套制。一套按《规则》进行文件级整理；一套按不同发文字号进行整理，加封面、归档文件目录、备考表、装订成发文汇集，封面上不标注保管期限。”这足够引起我们的深思！

档案室是机关的内部组织机构，是机关为适应档案管理的自身需要建立的一种专业组织。档案室的重要任务是服务于本机关。显而易见，它的服务方向、对象、范围必然基本局限于机关单位内部，它的基本功能是为本机关单位收集、整理、保管、提供利用本机关单位产生的档案。当然它也有为国家积累档案的义务。但是，它首先为本机关单位整理档案，其次为国家档案馆积累档案。机关档案室和档案馆也只是移交档案的关系。机关档案室在整理档案时是以方便单位内部的保管利用为标准的，档案室完全有权选择自己整理和管理档案的方式。档案室移交的档案，只要收集的齐全，有目可查，就已经算是经过规范整理了。很显然，档案室应该为本机关单位整理档案。

我们不得不承认：有相当多的单位由于各种原因推行不力，致使每年归档立卷成了单位档案部门的一项繁重而主要的工作。如果站在我们设计的由文书（业务）部门整理档案的角度看，整理档案更应该是为本单位了。文书（业务）部门，不是档案部门，与档案馆（局）没有任何关系。就没有必要按照档案馆整理档案的方法整理档案。

三、几点思考

（一）理清几个问题

1.标准的问题。要认清档案部门的标准性质，档案部门的标准基本上都是推荐性标准，而不是强制性标准。《河南省机关档案工作规范化管理认证标准》，《河南省机关档案工作规范化管理认证办法》中第六条明确规定：“机关档案工作规范化管理认证工作，……等级认证采取自愿申报、逐级认证的方法。”在任何时候、任何情况下，都不能把推荐性标准当作强制性标准来执行。在指导档案室整理档案中业务指导人员应当是推荐推荐性档案整理标准，在档案馆接收档案时也不能以此为标准来接收档案。

2.档案室与档案馆的关系问题。档案室与档案馆的关系就是一个移交档案和接收档案的关系。但是，在对待档案的整理上，一定要明确认清档案室与档案馆的关系，并且处理好这种关系，特别是在对待档案室的档案整理上，应该尊重档案室的选择。

3.档案整理方法问题

（1）档案馆的档案整理方法不一定适合档案室。档案室整理档案主要是为自己利用方便而整理保存的，其次才是为档案馆积累档案。在档案室提供利用档案中，一般都是以利用单份档案为主，而且以查文号为主。也就是说档案部门设计的档案整理方法，并不适合档案室的档案整理和提供利用。而仅仅是为档案馆保管档案提供利用设计的。

档案整理规范篇（7）

二、加大资金投入，进一步完善档案管理硬件设施。该局在今年办公经费十分紧张的情况下，先后投入专项资金，建成了经济户口档案室_个，综合档案室_个，阅档室一个，并全部安装了防盗门和防盗网，做到了“三分设”。在原有设备的基础上购买了__列档案密集柜，配齐了空调、灭火器、电脑、吸尘器、温湿度计、防光窗帘等档案专用设备。达到了“八防”（防火、防盗、防潮、防尘、防光、防虫、防霉、防污染）要求。更新了复印机，添置了扫描仪，使档案管理向高标准、现代化方向发展。

档案整理规范篇（8）

随着我国城市化进程不断深入发展，企业人事管理的重要性日益凸显，笔者在结合自身多年实践的基础上，从以下几个角度对于干部档案规范化管理相关问题进行探讨，以期能够提升我国人事管理水平。

一、提升干部档案规范化宣传水平

干部档案的规范化管理在企业的整体人事工作当中意义重大，而干部档案规范化管理首先需要从宣传人手，各个单位应当认识到干部档案规范化宣传的重要性，提升工作人员的档案意识。将干部的档案规范化管理作为日常重点行政工作推行，为干部的档案相关工作提供合理的制度支撑、人力保障和资金支撑。与此同时，也应当重视档案管理相关人员的责任意识培养，提升其服务意识，进而进行干部档案规范化的相关宣传。提升干部档案规范化的宣传，应当将干部档案管理与人才培养模式形结合，两者共同推动企业的人事工作顺畅发展。近年来，由于人事改革的深入推动，干部档案的管理意识所有下降，因此应当通过提升干部档案规范化的渠道，深入进行干部档案的规范化管理。

二、建立健全干部档案规范化管理制度

干部档案管理工作，是一项长期并且复杂的工作，涉及到企业的人事制度、行政制度以及员工管理原则等等，主要包括干部档案的收集、整理以及保存和查阅等工作。想要提升干部档案管理的规范性，就应当建立健全干部档案的规范化管理，建立管理制度的基础应当是我国的《档案法》，进而进行工作相关条例的细化和适用性研究，保障工作有法可依、有法必依，进行规范化的管理。通过建立责任制度、人员安排制度、考勤制度、奖惩制度等一系列制度，推动档案管理效率的提升，进而保障干部档案的规范化管理。

三、严格保障干部档案的真实性

干部档案的真实性是保障干部档案规范化的管理的重要环节，这首先需要从材料准入人手，认真鉴别干部材料的真伪，在进行干部档案收集后，应当在组织相关专业人员对于材料的真实性进行鉴别，保障汇报内容的真实性和准确性。一旦发现错误信息立即进行登记汇报，保障干部档案的真实性。

除此以外，还应当认识到材料审查的价值，工作人员进行初步材料真实性审查后，还应当根据材料的不同用途对于材料进行分类整理，对于过度重复或者已经过期的资料进行清理，保障档案的有效性和真实性。保障材料的完整性，在进行干部的档案筛选的过程中，往往比较容易出现材料缺失的问题，需要工作人员进行仔细核对，及时查漏补缺，发现材料中的问题，及时通知干部本人或者相关单位将真实的材料补充完整。

四、科学进行干部档案排序分类工作

干部档案的真实性得到保障以后，干部档案规范化管理的重点就在于对干部档案进行科学分类排序工作，保障干部当你管理的条理性和整体性。一方面，需要重视干部档案的排序工作，需要将干部档案进行精确分类，根据入职年份、部门、党派等项目进行分类保管，进行规范化保存保障在借阅时能够快速准确的得到相关材料；另一方面，对于干部档案进行合理的排序，合理排序对于工作效率有着很好的提升，通常而言，干部档案的排序可以通过时间顺序、重要程度顺序、更新材料时间顺序等等方式进行排序，无论排序的方式如何，都需要对于项目进行明晰目录的编写，尤其对于材料内容比较繁杂的档案，更需要进行目录的撰写以提升材料查询借阅的效率，进而提升人事工作的效率。

五、谨慎进行干部档案规范化核对后入库

在进行档案的归档排序后，进行企业相关人员的档案进一步整理，需要反复核对材料的数量、准确程度和相关联系方式，确认信息准确无误后将其根据相关的目录的进行装订，装订完成后，在档案的封面上进行信息的编辑，负责人姓名、档案号码以及联系方式，进而完成整个干部档案规范化管理工作。推动我国干部档案规范化借阅模式管理，需要建立起借阅实名登记制度，严格进行借阅制度的落实，审核借阅人的身份和借阅目的，执行合理的借阅手续，保障档案档案和个人信息的准确性和机密性。

档案整理规范篇（9）

在全国党校校长会议上，多次强调党校管理工作的整体化优势，提出要注重中央党校与地方党校以及相互之间的合作关系，发挥党校系统在教学、科研、管理服务等方面的深度协作与融合。档案管理工作一直作为党校事业的重要组成部分，是因为档案资料是党校最为珍贵的信息资源。档案不仅仅是收集文件和保存资料，更重要的是它是“了解过去、把握现在、预见未来”的重要载体，理应基于整体意识下对其进行规范管理。本文立足档案工作实际，阐述党校档案管理工作规范化建设的必要性，并对当前党校档案管理规范化建设中存在的突出问题进行了分析，并以标准化建设理念为指导，提出推进党校档案工作规范化建设的有效对策和建议。

1 党校档案管理工作规范化的必要性

《2010-2020年干部教育培训改革纲要》提出，干部教育培训要逐渐形成“以党校、行政学院、干部学院为主渠道，以高等学校和其他培训机构为有效补充，以现代网络培训为技术支撑的开放、互补办学体制”。对于党校来说，应当充分发挥党校系统的整体优势。档案工作是党校工作的重要组成部分，亦应树立标准化意识，加强规范化管理。

1.1 档案管理规范化是完善党校系统整体优势的迫切需要。唯物主义辩证法认为，一切事物都是由各个部分构成的有机联系的整体，部分离不开整体，整体高于部分，两者不可分割又相互影响。党校要提升自身整体实力，协同与各级党校间的横向联系和业务交流，就要从打造党校系统整体优势上来推进干部教育培训改革工作的有序发展。加强党校档案管理工作规范化建设，能够有效整合党校系统各类档案资源，对文书档案、教学档案、科研档案、声像档案等进行科学、全面的分类归档后，对其进行统一管理，可以有效保障其“育人、资政、存史”价值。因此，深化党校档案管理规范化管理工作，对于提升党校档案资源效益、促进党校干部教育培训具有重要的现实意义和作用。

1.2 档案管理规范化是创建党校“一流学府”的内在要求。党的十以来，多次从战略和全局高度就教育方面作出重要指示，从借鉴世界先进办学治学经验上，提出“一流学府是中国特色、世界一流的现代教育，是扎根中国、践行中国特色社会主义道路、服务国家社会发展的教育，也是一个完整的科学概念”。党校作为我国干部教育培训的主阵地，在建设“一流学府”实践中，更应该围绕党校事业发展规划，从“建设一流教学与科研”“建设一流人才队伍”“建设一流硬件和基础设施”“建设一流管理和服务体系”“建设一流风气和人文环境”等五个层面，全面贯彻和落实党校教育培训改革方针。将档案管理工作规范化建设纳入到“一流学府”创建体系中，纳入到“一流学府”整体规划中，是实现党校档案管理与整个档案行业发展接轨的必然趋势，也是创建党校“一流学府”的内在要求。

1.3 档案管理规范化是发挥党校档案整体价值的必然选择。党校档案管理工作是一项系统化工程，一个系统的功能能否有效发挥，需要从各个部分之间的结构性、系统化衔接中来满足“整体大于部分之和”的要求。党校档案规范化管理就是要从党校档案系统化建设中，充分发挥其最大效用，从档案工作之间的科学、合理关系对接中，促进档案资源的有效整合，充分发挥党校档案的整体价值。

2 制约党校档案管理规范化发展的主要问题

档案工作规范化发展，必然要求打破传统档案部门间的限制，充分发挥跨系统、跨部门、跨领域的共建共享优势，以此来推进档案工作可持续和健康发展。然而，在党校档案规范化建设进程中，依然面临突出的制约难题，其主要表现在以下几个方面。

2.1 制度建设滞后，档案管理标准不统一。自2008年教育部实施《高等学校档案管理办法》以来，对于高等院校档案管理工作进行了细化和规范。但是，党校系统至今未有全国性的档案工作管理办法。同时，由于党校教育体制的特殊性，各级党校在组织隶属上归当地党委负责。在党校档案工作的管理要求上缺乏统一性，各级党校档案管理实践中做法相异、各自为政的现象较为突出，难以发挥党校系统内各级党校之间档案资源的整体效益。

2.2 信息化建设水平低下，共享壁垒突出。档案管理信息化建设是党校信息化建设的重要内容，也是顺应时展的趋势。目前，各党校在硬件投入上，配置了计算机、扫描仪、打印机等设备；在软件建设上，也逐步形成了以电子档案为主的档案信息归集、存储、开发和利用系统。但是，从规范化建设实践来看，尽管大多数党校都建立了校园宽带网络，但除了中央h校及部分省级党校外，很多党校档案管理信息化水平相对滞后，特别是基层党校，无论是硬件设施还是软件环境，都处于欠开发、欠维护、欠更新状态。究其原因，一方面与地方党委对档案管理信息化建设重视程度不够有关；另一方面，在资金投入、在科学规划上缺乏统一性管理，导致各级党校档案管理信息化建设不协调，难以实现各级党校档案信息资源的共享。

2.3 档案管理人才队伍建设缺乏规范性。从党校档案管理工作实践来看，档案员多为兼职，由于缺乏档案专业知识，也未接受系统化的档案管理岗位培训，对档案管理工作的认知存在片面性，这都不利于提升档案管理业务水平。随着档案信息化管理手段的不断应用，地方各级党校档案管理部门，拥有档案学知识、计算机知识、软件技术等现代复合型档案管理人才十分缺乏，从而制约了档案信息化建设进程。同时，在档案人才使用观念上，多数党校管理层认为档案工作是闲职，不需要专业化人才。另外，由于各级党校档案管理部门缺乏应有的体制建设，在人才岗位、量化考评、激励保障机制上不够完善，档案管理人员评聘职称困难，以档案岗位为跳板来更换工作现象突出，这些都是影响党校档案人才队伍规范化建设的直接因素。

2.4 经费不足制约档案管理规范化建设。从《中国共产党党校工作条例》规定来看，对于党校工作所需经费，应列入各级政府的年度财政预算中。但综观各级政府财政预算实际，由于财政压力大，使得党校经费缺口较大，特别是一些地方县级党校经费划拨不到位。另外，党校函授学历教育的停办，也减少了党校的行政事业性收入，使得党校档案管理规范化建设工作陷入被动。

3 党校系统档案工作规范化建设应采取的策略

党校作为我国教育系统特殊的机构，其档案工作具有自身的特点和要求，推进党校档案工作规范化建设，应基于整体意识下对现有资源进行整合，并从打造整体优势中发挥规范性综合效用。

3.1 建立健全党校系统档案管理制度体系。针对党校档案管理制度缺失问题，应依据《中国共产党党校工作条例》《档案法》等法律法规性文件，立足党校档案管理业务实际，细化和制定相应制度性规范。如制定《党校系统电子档案管理办法》《党校系统档案管理办法》等，从档案管理职责、要求、标准等方面，纳入规范化管理，明确档案管理机构、配置相应岗位，细化档案管理业务流程，制定档案管理培训体系，完善档案管理工作考评、奖惩机制，推进党校档案管理工作统一化管理，消除分散管理的弊端。

3.2 积极构建党校系统档案信息化管理平台。党校档案管理信息化建设要从档案管理信息化科学规划上，围绕党校自身特点，推进党校与党校间的档案信息的共建、共享，实现统一规划和科学布局，如建立党校系统档案管理信息数据库中心等。以便于档案信息的管理和利用，方便有关部门核查干部学历档案和培训情况，借助于云计算技术，积极研发党校系统干部培训与学习网络平台，满足组织、人事部门提供远程教育需要。另外，针对档案信息化建设中档案资源存储保护问题，可以通过构建统一化存储载体信息转换规范，实现档案信息资源的共享，提升整w化效益。

档案整理规范篇（10）

根据卫生部卫生监督规范要求，监督所对日常工作制订了详细的工作程序，明确各项工作应遵循的原则、工作方法、步骤以及工作中应保存的资料和保存资料应涵盖的信息等，这些资料将作为档案资料的重要来源，并以此作为评价工作质量高低的重要依据。

二、档案管理方式

档案按照科技事业单位档案管理标准进行收集、整理，实行所、科两级负责、全所统一管理的模式。

（一）成立组织。监督所成立档案管理委员会，设专职档案管理员，负责全所档案资料的收集、整理、管理、使用，并负责对各科档案的收集、整理、管理、使用进行监督、指导。各科室设兼职档案员，负责本科资料的收集、整理、归档。

（二）资料的收集、归档。一是完整性资料。完整性资料按照工作程序要求，明确归档的资料，各科室应于次年1月15日前移交所档案室，所档案管理委员会指定专人负责档案的接收。交资料时，接收人应逐项审核移交档案的完整性、规范性，符合要求的交接双方签字，由档案室按档案管理要求装订成卷，对不符合要求但可弥补的由科室在规定时间内进行充实完善，符合要求后再移交。对不可弥补的，由科室写出说明交档案室一并整理归档。二是跨年度性资料。对一些年度内不能完成的工作，由所档案管理委员会审核签字认可，待工作完成后资料再移交归档。三是延续性、活动性资料。对一些延续性、活动性内容不能固定的资料，科室每年写出总结性材料报所档案管理委员会，所档案管理委员会逐项审核后，形成活页档案，由科室保管。如工作延续性终止或资料内容不再变化，随时按程序整理归档。

（三）档案资料的保管。各科移交资料整理归档后，对反映主要业务工作总体水平的资料以及在基础工作中形成的综合性、分析性并具有一定学术价值和保存价值的档案，原则上由所档案室统一管理。科室使用频繁或需在一段时间内集中使用的资料，科室可办理借阅手续，由科室保管。

（四）电子档案的管理。随着办公自动化速度的加快，一些档案资料电子化速度也在加快，所按照各项工作程序研制开发了相应软件，对这类档案资料，年终也需随文字材料一起移交档案室，所档案管理委员会按标准审查合格后收集整理，刻录光盘存档。

三、考核

严格的考核是规范档案管理，促进工作上水平的关键。各科档案管理考核由所档案管理委员会负责，纳入所综合目标管理考核中，从资料的收集、整理，到档案资料的管理、使用都有明确的考核细则和量化标准。考核分为定期考核、不定期考核和年终移交档案考核3种形式。

（一）定期考核。定期考核即是所档案管理委员会每季度对各科资料的完整性、规范性进行检查，对检查出的问题提出改正意见限期改正，并在下次检查中作为必查内容进行复查，再次检查仍不合格的予以通报批评，并按标准扣除综合目标管理得分。

（二）不定期考核。不定期考核即是所档案管理委员会不定期抽查科室资料，发现问题及时提出改正意见，并作为定期检查时的必查内容。再次检查仍不改正的将依照标准扣除综合目标管理得分。

（三）年终移交档案考核。年终移交档案时，所档案管理委员会对各科资料完整性、规范性、及时性进行全面细致的考核，发现不规范、不及时的，责令其限期改正，对逾期不进行改正或造成档案资料缺失不能弥补的，除通报批评和按标准扣除综合目标得分外，并取消其先进科室评选资格，有关责任人不得评为年度考核优秀和先进工作者。

档案整理规范篇（11）

0.引言

档案管理是事业单位人力资源部的重要工作，人事档案材料涉及每个事业单位员工的基本信息，通过人事档案的调取，事业单位能够判断是否对单位内部人员进行考核、培训、升迁、加薪。另外，事业单位档案管理水平也能够有效反映单位的人力资源状况，其管理是否规范、高效也决定着档案资料是否能够发挥其应有的作用，因此加强事业单位人事档案管理工作的规范化尤为重要。

1.加强事业单位人事档案管理规范化的重要意义

1．1规范化的管理有利于提高档案管理效率

随着我国市场经济的快速发展，尤其是企业单位用人制度的改革，事业单位用人也采取合同制的方式吸纳优秀人才，在事业单位的长期运行过程中，会有大量人员的流动，人员档案材料成为事业单位了解人才状况、实施人才调动的主要依据，因此建立规范化、高效化的人才档案管理机制显得尤为重要。对人事档案进行规范化管理能够有效提高人事材料的使用率，第一时间掌握所需要的人事材料；事业单位人事档案的规范化管理也能够确保人事档案的真实性、准确性，一旦工作中需要查阅就能够按照流程快速地找出相关资料，减少查阅时间，提高查阅效率，节省大量人力，确保事业单位工作的顺利实施。

1．2人事档案规范化管理，能够反映事业单位发展状况

人事档案记录了事业单位人员的整个流动过程，能够见证事业单位每个时期的人员情况，反映事业单位当时的发展状况。事业单位的发展是由小到大，由薄弱到雄厚的，而随着事业单位的发展壮大，其人员流动以及规模也会不断扩张，从侧面也就反映了事业单位的发展状况，这是事业单位的潜在资本，对于事业单位进行人才培训，筛选符合事业单位发展的人才具有重要指导意义，能够为事业单位发展提供人才基础。

1．3规范人事档案有利于优化人才选择机制，吸纳人才

首先，人事档案记录了每个人员的入职、发展、升迁、离职等基本情况，对于事业单位筛选人才具有重要意义。通过人事档案记录，事业单位能够判断自己需要哪种类型的人才，这样在招聘新人的过程中，事业单位就会按照这些要求进行招聘，有利于人才的吸纳；其次，通过人事档案，事业单位能够发现现有人才中存在的不足和问题，这样就能够根据这些问题开展集中化的培训，提高事业单位内部人员的整体素质；最后，事业单位还能够根据人事档案记录对人员进行岗位调动，对表现良好，能力突出的人员进行表彰和升迁，对表现不好，能力一般的进行再次培训，对不思进取，影响恶劣的人员进行开除，提高事业单位人员的整体工作效率和综合素质。

2.事业单位档案管理中存在的问题

2．1规范化管理意识薄弱，缺乏高效的档案管理意识

在事业单位发展过程中，尽管事业单位的规模以及生产力水平在不断提高，但是在人事档案的管理方面却没有提高，主要是因为管理人员没有重视到档案管理的重要性，在管理过程中存在疏忽漏洞现象，在档案管理过程中，不能对档案管理人员进行及时的培训，没有顺应科技发展的要求更新档案管理设备，这些都是档案管理意识薄弱所引起的。

2．2受传统档案管理模式的影响，档案管理存在不规范性

档案管理工作是一个长期而持续性的工作，因此在长期的管理过程中会形成惯性，一旦养成固定的管理习惯再想改变就比较困难。在事业单位的发展过程中，传统档案管理方式影响较深，管理方法比较陈旧，档案管理基本依靠人工完成，办事效率低，难以跟上信息时代的发展步伐；另外，在管理过程中往往存在许多漏洞，从档案的安全保密、档案借阅、原始档案的备份等环节都没有形成统一有序的规章制度，因此档案管理也十分不规范。

2．3档案管理人员专业化水平不高，规范化有待提高

在事业单位的档案管理工作中，很多档案管理人员都不是档案管理专业的管理人员，大多都是从单位内部选择的，没有一定的档案管理经验和基础，根据事业单位需求而进行的档案管理，管理意识薄弱，管理规范性不高，尤其是随着事业单位的不断发展，人员流动的加大，对档案管理的专业化、规范化要求更高，但是很多事业单位为了降低管理成本，没有对档案管理人员进行补充，这也加剧了管理的混乱。另外，事业单位档案管理制度比较简单，没有完整的档案管理制度和操作依据，档案人员编制较为随意，这些都是影响档案管理规范化不能实施的重要影响因素。

3.提高事业单位档案管理规范化的措施

3．1重视档案规范化管理的宣传教育，强化管理人员管理意识

实现规范化的档案管理模式，首先就要做好档案规范化的宣传教育工作，将精细化管理理念引入到档案管理工作当中，提高管理人员的精细化管理意识。在档案管理工作中，要加强对档案的宣传教育讲解，提高内部人员的重视度，让档案管理人员意识到档案管理对事业单位发展的重要意义，加强档案工作的收集和利用工作。首先，可以丰富档案信息的收集渠道，建立完善的档案信息收集体系，以事业单位内部各部门为主，做好每个部门人事档案的信息整理和完善，建立高效的人事档案收集渠道；其次，建立档案材料的联动机制，将事业单位人员的基本信息纳入到档案信息的收集中，如工资、工作时间、家庭情况、学历、职称、奖罚状况等，只有如此才能完善档案管理机制；最后，要将档案管理工作纳入到事业单位年度考核工作当中，只有这样才能进一步强化档案管理意识，提高档案管理的规范化。

3．2优化档案管理机制，为实现规范化管理奠定理论基础

健全档案管理机制是实现规范化管理的基础和保障，因此要对档案管理机制进行优化，通过岗位责任划分、工作内容要求、部门协作、组织保障等方面进行完善。首先，对档案管理制度进行公布，确保档案管理制度能够落实到位，确定档案管理的主要人员，并由负责人对档案管理进行监督管理；其次，召开档案管理规范化会议，通过管理制度的制定、管理人员的升级等确定一个较为规范化的档案管理机制，保障档案实施的规范化运行；再次，做好档案管理的宣传工作，要求各部门与档案管理部门做好协调，确保档案材料收集的准确性、档案资料使用的便捷性、档案借阅的安全性等；最后，责任落实到位，对档案管理工作进行监督管理，确保人事档案管理的安全性、规范性、科学性、高效性。

3．3提高档案材料收集、整理的规范化操作水平

在人事档案管理过程中，最基础的工作就是档案材料的收集与整理，只有确保这个过程规范化才能确保档案材料的完整性、准确性、规范性。档案材料收集整理工作是长期的，贯穿于事业单位发展的整个时期，因此提高资料收集、整理的规范性尤为重要，要做到这点，首先，要对信息收集内容进行严格审核，拓展信息收集渠道，根据人事特点及时有效地收集一手资料，对于资料不全或者信息不足的档案做好备注，后期进行完善和补充；其次，对材料的收集过程以及材料的整理过程进行严格监督，定期进行检查，确保材料的真实性；再次，对收集的材料进行归类整理，便于档案的查找和使用；最后，根据事业单位要求以及国家档案管理要求对档案管理标准和信息收集范围进行确定，不断完善和补充档案信息，提高档案管理效率，做好档案统计分析，提高管理的规范化水平。

3．4推进档案管理的信息化水平，提高管理效率