企业档案管理大全11篇

企业档案管理篇（1）

企业档案管理的对象即是企业内部各种各样的档案，而服务的目标就是这些提供档案的各类成员，档案管理的主要内容包括对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计以及对其进行利用等。档案管理人员每天按照企业的相应管理制度将大量的文件和档案进行分类整理，将一系列有相关性的档案进行统一的集中化整理后归档，无相关性的文件档案进行分类归档，这就是企业档案管理工作的主要内容。

2.当前我国企业档案管理的现状和存在问题

2.1.企业档案的收集存在的一定难度

由于我国目前的企业并没有完全进入到科学化管理的阶段，一些中小型企业的员工并没有较强的档案管理意识，档案管理人员在档案收集的过程中存在一定的难度。在一些生产制造型的企业，由于很多员工的学历水平不高，无法上交个人档案或档案经历不全面都是企业档案收集过程中存在的问题，同时在档案的收集和管理过程中，也存在一些员工为方便自己的工作需要，不主动上交个人档案导致企业不能及时对员工的档案进行整理，这种现象对企业的档案管理水平的提升产生严重影响。

2.2 企业档案的信息缺乏系统管理

目前，企业的档案管理仍处于传统的档案管理方式，一些企业档案的保管、保存仍然分散在各个部门、机构之间，没有对档案进行统一化的系统管理。同时由于档案的分散管理，不利于信息的有效整合和资源共享，不利于企业的长久发展也使档案管理的科学化发展出现了阻碍。如果不对档案管理进行有效的变革，企业的经济发展将无法满足社会的需求。因此，面对这一现象，许多企业都需要对企业内部的档案管理工作进行变革，以知识指导思想为导向，建立合理的档案管理方式以更好的适应企业档案管理的新要求，更使其满足现代企业的发展步伐。

2.3企业档案管理的发展滞后于信息化的发展

随着信息技术的不断发展，很多企业都认识到了信息技术的应用对企业档案管理的重要性。在企业不断壮大的过程中，因企业的各项活动产生的数字信息不断增多，而企业传统的档案信息管理模式已无法适应大量的信息管理要求，另一方面，企业信息技术的不断发展，致使企业档案管理人员的信息化掌握能力难以及时跟上信息化进程，致使企业档案的信息化管理出现了阻碍。

2.4企业档案管理工作人员的专业知识不高

档案资源的建设工作对档案管理人员的知识素养和专业能力要求比较高，但是目前很多企业的档案管理人员的综合素质、知识结构与这一要求还有一定差距。同时，目前很多的企业的档案管理人员都缺少专业的档案管理训练，并且很多档案管理的工作人员均来自非档案专业，使企业的许多档案管理做不到科学化发展和有效的为公司内部服务，由于档案管理人员的专业性技术不强，无法及时的掌握信息技术在档案管理中的应用，导致企业的档案管理不够现代化，阻碍了企业的长久发展。

3加强企业档案管理措施，提高企业档案管理水平

3.1企业需加大档案管理新技术的应用

当前，信息化的发展对企业档案管理提出了新的发展要求。以往的纸质档案管理是对档案的实体化管理，目前已很难适应企业管理的要求。随着信息技术大量应用于企业生产和管理，可以利用信息技术加强企业的档案管理工作，工作人员在积极开发档案信息资源的同时，并使用信息技术更好的为企业服务，提供企业相关知识文献等。因此，企业若想更好的应用信息技术并得到长久的发展，企业必须积极利用各种信息技术带来的优势，开发并使用具有数据分析和决策支持的档案知识管理系统，促进企业档案管理水平整体的提高。

3.2强化企业的知识服务能力，实现知识共享

对企业内部的知识服务体系，企业通过构建内部知识网络来实现知识的传递和共享工作。而对于企业外部的知识传递工作，企业也可以外部知识网络实现企业和外部的客户资源和外部市场的交流。为了使信息资源达到安全性的标准，公司内部可以建立相应的共享权限，使公司内部用户可以直接访问此系统，而外部网的客户或市场用户必须通过档案管理部门的主页或者站点系统链接，获得权限后实现知识的查找工作。实现知识共享有利于企业的知识体系发展，更加快了档案管理整体水平的提升。

3.3提高企业档案管理人员的专业知识水平

企业档案管理篇（2）

2.分布管理模式形态我国的民营企业中，许多企业都没有足够的能力实现集中化的档案管理，这些企业，可以选择分布管理模式，企业档案的分布管理又可以分为两种管理形式，一种是企业档案分级管理，而另一种则是企业档案分散式管理。企业档案的分级管理既能够适用于多家子公司合作而成的大规模民营企业，也能够适用于单一的小型民营企业。而企业档案分散式管理，则是民营企业内部不再设立集中的专门的档案管理机构，而是让企业内部各个部门之间对自身所产生的档案进行自主化的管理。分散式的档案管理工作较为灵活，节省了档案管理中的诸多环节，提高了档案管理的效率。并且分散式档案管理具有分工明确、职责明显的特点，填补了档案管理中的空白，使得档案管理更为可靠。

二、按照管理内容划分为两种管理模式形态

1.单一管理模式形态民营企业档案管理中，选择单一管理模式，其前提是民营企业对档案进行自主管理、集中管理。而民营企业单一管理模式的本质只是对企业档案进行整理与保管。这种管理模式主要是适用于一些刚刚起步的民营企业，这时候的企业能力有限，还不足以对档案信息进行开发和大规模的运用。民营企业在创业初期选择这一种档案管理模式，能够将企业对档案管理的精力集中于档案的整理与保存，从而在保证企业档案完整性的前提之下，为企业节约更多的人力物力，使企业能够有更多的机会致力于自身的发展。另外，除了创业初期的企业可以选择这种管理模式之外，一些对于档案信息的整合要求较低的民营企业也可以选择这种管理模式，通过档案管理的合理进行，促进企业自身的快速发展。

2.综合管理模式形态企业档案的综合管理模式，则是在单一管理模式的基础上，将档案管理中的整理、保存以及情报整合、信息利用等功能全部发挥出来，实现民营企业档案的整体性管理。这种档案管理模式，不仅整合了档案管理工作的各个环节，并且融入了大量的现代化管理技术、先进的信息科学等，使得企业能够通过档案管理，及时掌握经济发展、信息传播中的先进资源，不仅提高了企业档案管理的积极性和实际效率，同时还为企业发展带来了潜在的动力。企业档案综合管理模式所针对的不仅仅是纸质文件，企业所要建立的也不仅仅是档案室，而是针对信息化的档案资源，建立起一个包含丰富档案信息的企业档案管理中心，聘用专业化的管理者，运用先进的科学技术和管理经验对其进行管理，实现企业档案管理效益最大化。

三、按照管理层次划分为三种管理模式形态

1.档案实体管理模式形态企业档案管理中，最为基础的就是档案实体管理。这种管理模式中所包含的内容必须最为全面，企业发展中所产生的档案必须全部记录，并保证其始终完整，这就要求在档案实体管理过程中的信息收集、档案整理、档案保存等各个环节中都必须杜绝信息的遗漏，才能保证在以后调用档案信息时，能够得到真实、完整的档案。在过去的企业档案管理历史中，档案管理者最为注重企业档案的实体，这时由于受到科学技术、管理理念等各方面的限制，企业档案的内容完全依赖于档案的载体，这也就意味着，企业档案一旦出现错误、遗失、疏漏，将会严重影响档案的真实性、可靠性与安全性。因此，企业投入大量的人力物力去建设专门的机构来对企业档案进行妥善的管理。

企业档案管理篇（3）

二、改进电力企业档案管理的措施

（一）树立档案管理人员的管理意识

为提升电力企业档案管理人员的思想道德素质和职业技能，应当经常对档案管理人员进行的培训，比如学习《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》《档案法律知识》《档案保护技术》《电力工业企业档案分类规则》等，着重培养和提高档案业务人员的综合职业能力。同时，树立档案管理人员的信息意识，认识到电力企业档案信息化的重要性，这样才能使档案管理人员主动地去关注档案信息化、认真做好自己的本职工作，及时发现档案信息化工作中存在的问题。

（二）加快档案管理信息化建设

在市场经济发展迅速的时代，电力企业档案管理要摒弃以往的老方案，应向着智能化、信息化方面发展。为提高电力企业档案管理水平，中央对电力企业档案信息化建设工作提出了要求和目标。我们应该抓住这次机会，全面实施电力企业档案管理数字化，从以下几个方面着手：

1.充分利用电力企业各项资源

在电力企业档案数字化的过程中，档案管理人员应充分利用企业的信息平台和档案软件，尽快地将纸质档案转换为电子档案。在档案数字化的过程中，档案管理工作人员不仅能参与数字化工作，还能通过利用其它部门的资料对档案进行对比分析、对照检查。并且在数字化过程中，可以利用档案的优势、发挥档案的作用，发现企业目标偏差，或者不合理的资源配置等问题，以便于管理层及时调整行动部署，达到提高企业管理，增加企业效益的目的。

2.大力开发档案信息资源

档案管理人员应当运用档案的优势与特点，总结以往电力企业的经验，对档案的信息进行科学有效的开发、分析，在企业的管理决策方面提出建设性的意见，提高领导干部对档案数字化的重视。让领导干部加大在数字化方面人力、财力的投入，并为档案管理人员提供交流学习的机会，提升他们的工作能力和信息技术水平。只有充分利用信息技术，才能提高在档案管理方面的水平，为电力企业提供质量优、效率高的服务。

3.聘用具有专业技能的管理人员

开发利用电力企业档案的信息资源，并将其运用到日常管理工作汇总，是档案信息化的重要内容。而电力企业档案信息化要求具有专业档案知识和电力相关知识的人才，这项专门性特别强的工作，要求档案管理人员有专业的档案管理能力、细心的工作态度、较高的工作责任感。最重要的是能熟练地运用先进的管理方法和科学技术，对电力企业档案进行数字化，并对档案信息资源进行开发利用。如果档案管理人员的知识水平不够，缺乏创新，将会严重制约电力企业在档案信息上的开发工作。因此，电力企业应重视档案开发人才的培养，建立具有先进档案开发技术的档案管理队伍，同时加大人才的吸引和在职人员的培训，充实电力企业档案管理队伍，以实现电力企业档案管理的现代化为目的，真正做到与时俱进。

企业档案管理篇（4）

2当前企业档案管理创新现状

2.1企业高层档案管理创新意识不强

我国上市企业的档案管理工作中，有些工作人员大局观念不强，对于档案管理的工作不够重视，认为档案管理只需要档案部门的人来完成即可。但是在企业的实际档案记录的工作中，由于的档案部门的人无法将企业的经济发展情况与档案本身结合在一起，无法将记录的企业档案与企业的建设结合在一起。很多企业都不能正确认识这一问题，相关部门的的工作在企业中得不到关注。

2.2企业高层对新时期档案工作的本质属性缺乏全面的认识

档案部门的工作人员对于新时期档案部门的工作本质和属性缺乏全面的认识，就会造成对企业的各类信息编排不合理，使信息混淆性增大，给企业造成不必要的损失。另一方面，由于企业员工的职业素养不够，档案工作创新发生停滞，造成企业设置的档案管理窗口作用弱化。对于企业来说，高层对于档案管理的重视程度是管理人员能否对档案工作进行有效创新和管理的基本出发点，但当前我国企业在这方面的发展还存在欠缺。

2.3企业档案管理机制及体系不完善

不能适应新时期的需要我国企业的档案管理功能工作还处于初级阶段，对于一些企业来说，虽然企业设置了档案管理，但是企业的档案管理体系还不够健全，制度还不够完善，并且对于企业来说，现拥有的档案管理工作并不能满足企业日益发展的信息要求，对于企业的内部信息以及指标来说，由于企业对档案管理工作创新没有具备一定的发展潜力，没有对档案管理的发展提供足够的支持，导致档案管理工作停滞不前，无法达到企业的与市场进行及时沟通，制约了企业的进一步发展，因此传统的档案管理制度早已无法适应于新时期的需求。

2.4企业员工档案管理责任心不强

企业内部人员对企业的档案管理工作并不重视，认为档案管理无非就是记录本企业日常发展的各项信息，毫无技术性可言。企业内部出现人员不够重视的现象，对于企业工作，没有按照上级指示或者要求去做，绝大多数对其自己的工作态度就是干完自己的就行，安于现状，小富即安，毫无进取心。特别是一些档案工作人员认为自己的工作就是公司中边缘部分的工作，自认为档案部分比其他部门低一等级，缺乏自信心，更是一种没有责任心的表现。

3档案管理工作的创新对策

3.1企业高层要在思想上创新

增强档案意识档案管理要想改变上市公司档案管理创新意识不够的现状，就必须要在思想上进行创新，首先要拥有一个新颖的具体想法，即档案管理工作要怎么样展开新的改革，要发展什么样的创新。对于我国上市公司档案管理方案来说，可以引用同行业企业的档案管理方式或者引入国外的先进档案管理工作，从上市公司的实际情况出发，进行先思想上创新，带动实绩。再进行档案管理工作的创新，在企业内部增强员工的档案管理意识。企业员工培养思想创新能力，增强档案意识是企业有效进行档案管理创新工作的重要对策。

3.2企业高层要普及档案工作创新的本质属性认识

档案管理的主要工作人员是档案部门的管理人员。因此，增强档案管理人员对档案管理创新工作的本质认识和重要性是解决档案管理人员对档案管理创新基本技能不了解的重要方法。档案管理工作是一份枯燥的工作，他要求比较有责任心的员工来进行开展。对于上市公司开说，要想将本上市公司的档案管理工作顺利稳定有效的进行开展，普及档案管理相关的知识是不可或缺的工作环节，一方面，工作人员要对档案管理工作具有良好的熟悉性；另一方面，要求上市公司该领域相关人员要对这份工作进行熟练地掌握，给档案管理工作的创新提供扎实的基础。

3.3企业要建立新的管理机制和管理体系

档案管理工作需要一个科学的管理环境，这就需要上市公司为档案管理工作制定一套有效的监督机制和完整的管理体系，只有在一个整体体系中档案管理工作人员才会充分发挥该领域人员的热情和创新意识，档案管理工作才会更有效率的进行，才会适应连续以及快速的指标。

3.4员工要强化责任意识，提高自身素质

档案管理工作是一个上市公司总体管理情况甚至上市公司的经济发展情况的一个缩影。因此，高效档案管理工作对整个上市公司的运营来说具有十分关键的作用。首先，管档案管理工作既需要特定的工作程序和科学的管理方式，同时还需要企业员工树立起社会意识，档案管理工作需要摆脱思想保守、的态度；同时还需要工作人员强化对档案管理工作的训练，掌握基本的档案管理工作技能，做到观念意识和自身工作素质同时提高。对于档案管理来说，员工增强责任意识，提高自身素质是档案管理创新工作的重中之重。

企业档案管理篇（5）

企业档案是反映本企业生产经营管理活动的真实记录，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的重要依据，是国家档案全宗的重要组成部分。国有企业的档案工作是我国档案工作的重点，讲档案工作要为经济发展服务，最直接的就是搞好我国国有企业的档案工作，本人认为，搞好档案工作至少有以下作用：档案工作对于加强企业内部管理至关重要，尤其是国有企业，要建立与市场经济相适应的现代企业制度，就离不开科学和规范的管理，而档案的管理是其中重要的一个环节。此外，档案工作的科学管理也是国有企业满足国家资产积累要求的基础。过去由于档案的不规范引起的国有资产流失值得我们深思。总之，在新时代，我们必须从一个新的高度去认识档案工作的意义。

1现代国有企业及档案工作的变化及特征

在市场经济形势下，在国有企业转机建制的过程中，出现了许多新问题，从国有企业本身来看，发生了这样一些非常明显的变化：

1.1国有企业改革带来的档案管理变化

与过去大锅饭式的老国有企业不同，现在强调产权清晰，责任明确。很多国有企业因此走上了公司制。这样，国有企业档案管理与过去稍有不同，即国有资产仍归国家所有，但更强调法人代表的自主管理权。

1.2市场经济条件下优胜劣汰导致国有企业档案管理的变化市场经济条件下优胜劣汰导致国有企业合并潮的出现，这样必然给国有企业档案管理带来了挑战。例如：有的工人下岗后自谋出路，他们的档案应该如何管理，这些都是新时期国有企业档案工作重要的变化。

1.3“国有民营”，“公有个营”，“租赁经营”企业的出现，这类企业的产权性质并没有任何改变，但企业的经营方式和管理却有了很大的变化，这对企业档案工作也产生了很大的影响。如果把国有企业改组改造改制这个时期看成一个特定的历史时期，我们可以说，这在我国企业发展史上是一个“过渡时期”。新时期档案工作具有以下特征：

（1）国有企业档案主管部门进行合并和重组。由于市场经济条件下优胜劣汰导致国有企业管理部门合并，那么作为重要行政部门的档案管理科同样面临人员和机构的改革。它也会对新条件下的档案工作带来一定的影响。

（2）国有企业档案类型趋向复杂化。随着国有企业改革的深入，其档案内容和类型也改变了过去单一性的特点。如过去的人事档案较为稳定，职工变化不大。但现在则面临人员的频繁调动等新情况。

（3）国有企业档案在企业管理中发挥的作用在不断扩大。它不但是企业进行有效管理的工具，而且也是员工进行维护权益所必需的东西。

（4）国有企业档案管理方式发生了变化。由于信息科技的飞速发展，企业的档案工作不再局限于过去传统的管理模式。计算机和数码通讯等高科技产品被广泛运用于国有企业档案管理。

（5）由于公司制的影响，法人掌握了企业内部档案机构的设置权，这样比过去更灵活了。需要强调的是，尽管企业内部档案机构的设置权属于企业的法人，但是企业档案工作是一项科学的企业管理活动，有自身的规律。如果我们要强调企业管理的有效性，尤其是强调企业档案管理的有效性，就必须按科学规律办事，档案机构的也就不能仅凭个人的意志，而应该是从企业的利益出发，从出效率的原则出发，科学地企业档案管理机构。

2转型时期国有企业档案工作所面临的问题与对策

新时期，国有企业档案管理得到了加强。当然也有一部分企业对档案的认识不高，如档案人员调动频繁，因而削弱了企业档案工作。目前主要存在以下主要问题：

（1）思想解放不够。我们大多数同志还是坚持计划经济时代国有企业档案管理老观念，这样就会和新时代的环境格格不入。我们应该更新国有企业档案管理观念，真正做到与时具进。其实在改革的大环境下，我们要肯定过去成功经验和做法，并继承下来，同时要研究变化了的外部环境对国有企业档案工作的影响，从中发现新的问题，并从这个起点上发展现代国有企业的档案管理科学。

（2）企业档案的管理体系不科学。企业档案管理科学，从学科建设上看，是一门年轻的科学，企业法人，他们中的大部分对档案在企业中所处的位置，档案对企业意味着什么，并不大清楚，这对企业档案工作的开展是非常不利的。从这个意义上讲，完善企业档案的科学体系就显得非常之紧迫。

（3）转型时期国有企业档案工作人员业务素质普遍不高。目前我们缺乏一支业务能力强，思想水平高的档案工作队伍。如许多国有企业档案工作者并不是图书档案管理专业科班出身，有些是思想政治工作者，有些是中文或历史相关专业毕业的，业务水平需要不断提高。我们必须对他们加大培训力度，通过各种学习班或实践学习来打造一支高效的队伍。

（4）国有企业档案管理硬件措施不到位。如电脑配备，办公条件等。当然，企业资金短缺是一方面的原因，但归根到底还是相关领导对国有企业档案管理重要性认识不够。我们必须坚持一点：国有企业的档案工作是我国档案工作的重点，讲档案工作也是为经济发展服务。所以，各级部门要加大档案管理硬件的投资，虽然短期我们看不到它对企业经济效益的作用，但它制约了国有企业的长期发展。

3结束语

国有企业档案工作正处在一个非常关键的发展时期。从现象上看，国有企业档案工作好象出现了滑坡，企业法人似乎顾不到档案上来，企业档案干部，尤其是国有企业的档案干部出现了不同程度的思想波动，国家制定的有关档案工作规范的贯彻实施遇到了一定的困难，但是如果把这些情况同我国建立市场经济的大环境结合起来分析，就不难得出这样一个结论，我国国有企业档案工作，正处在一个历史性的转折时期，国有企业档案工作出现一些新问题，是旧的体制不适应新的外部环境所导致的结果，当新的体制建立后，一个充满活力的国有企业档案工作局面一定会出现，才能发现问题。离开国有企业发展的内外环境来分析企业的档案，只能是空谈，我们相信当国有企业走上健康发展的轨道，国有企业档案工作一定会得到企业法人和全社会的重视，步入发展的快车道。

【参考文献】

[1]李和平.国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范[M].企业档案工作规范.中国档案出版社.2010..

[2]张晓.现代企业文档管理制度建设研究[J].档案学通讯，2010（6）：45.

企业档案管理篇（6）

1.1 一体化的管理模式

在过去,企业档案管理的实现是不同部门对其内部文件进行整理、分类并归档的过程。而信息化的档案管理则改变了这一状态,信息化的管理模式可以将企业的文件,部门的基本文档进行有机的结合,从而实现归档与管理的同步,将不同部门对于同一事务或者同一事务的不同角度的记录归入档案数据库中,实现档案管理的一体化。通过对档案管理自动化系统的应用,实现公文和业务性文件整理与归档工作在同一时间完成,既可以节省大量的时间,节省劳动力,而且提高了档案管理的准确性。从事档案管理的工作人员可以从繁杂的工作中抽离出来,从而获得更多的学习时间,加强档案管理信息资源的开发。与此同时,负责档案管理工作的部门也能够通过自动化系统对公文以及业务性文件的管理状态进行随时的掌控,以便尽快的做出指导,实现档案管理的预见性。

1.2 方便存储与查找

企业的行政部门与业务部门,可以通过对档案管理自动化系统的应用,将已经形成的有查考利用价值的文件随时存储到服务器上。而档案管理工作人员他也可以把原有档案的扫描件存储到服务器上。这样,只需要通过身份验证,用户就可以通过企业内部的局域网查找所需要的档案信息,即节省了时间,又节省了资源,真正实现了信息化档案管理给企业的工作带来的方便。

1.3 档案业务管理自动化

企业档案管理工作非常复杂,其全过程不仅包括统计、鉴定、借阅还包括了参考资料的编研工作,甚至是资料的销毁,这都需要管理人员定期对档案的情况进行分析,而且企业领导的决策提供参考资料。实现档案信息化管理模式,可以对档案进行随时随地的管理,例如各种数据的统计、各种报表的打印、借阅登记、催还提醒等,这样可以便于领导或各部门通过电脑获取所需要的资料和数据,避免了因为距离问题而造成的时间浪费。

2 企业档案管理信息化存在的问题

2.1 档案管理的信息化意识不足

实现企业档案管理的信息化不是一项简单的工作,需要大量的时间来逐步完成,而且投资较高。因此部分企业选择继续使用传统的档案管理模式,而将资金更多的用于例如设备改造、产品销售等直接投资上,疏于对档案的管理,忽视对档案管理人员的业务培训,导致管理人员缺乏经验、缺乏服务意识,使得档案管理水平一直处于落后的地位。然而,事实上虽然档案管理信息化的应用不能直接为企业创造效益,但是通过对档案的合理管理能够为企业的发展提供可靠的支持,间接为企业创造价值。对档案管理模式的忽视必然会阻碍企业的发展。

2.2 档案管理信息载体的破损

在企业信息化的背景下,磁性载体的电子档案成为继纸质载体的图文档案之后的又一重要管理对象。通过对计算机网络技术的应用,许多企业实现了工程设计、施工和产品研发中的二维绘图、三维仿真模拟设计的图文并茂的多媒体信息。在档案管理信息化中常见的载体有胶片、磁带以及光盘等,这些载体会因为各种原因而发生破损,例如自然老化、害虫的侵害以及使用过程中的损伤等。这些都有可能严重影响文档等信息的使用,严重的还会导致系统运行出现问题。

2.3 标准化建设不够完善

档案信息管理的标准化指的是在档案实体管理向信息管理转变过程中,必须有相关的规范与标准对其进行指导。信息化是一个非常严密的信息系统,各个业务环节的相关信息为数据处理的准确性、及时性以及可靠性提供了保证。但是随着档案管理信息化的实现,为企业档案管理信息化提供数据计算的标准却难以满足企业的需求,企业管理和业务流程以及工作程序标准、数据交换等标准都需要进一步的完善。否则这些原本是为企业发展提供支持的因素将给企业内部或企业之间的数据交换或资源共享造成诸多不便,甚至会严重制约企业获得更多的经济效益和社会效益。

3 改善企业档案管理信息化建设的建议

通过对企业档案管理信息化建设过程中出现的问题的分析,可以看出,只有在一定范围内实现资源的优化配置,完善档案管理人员的培训,才能彻底实现档案管理的信息化,具体来说可以从以下几个方面着手。

3.1 完善档案管理制度

所有工作的顺利展开与进行都离不开规范的要求和对标准的参考,企业档案管理也不例外。实现档案管理信息化的前提是健全的管理制度与明确的部门职责,而同时这也是档案管理部门为企业提供更高级别的服务的先决条件。所以,为了在激烈的市场竞争中立于不败之地,现代化的企业必须要建立健全档案管理制度,尤其要制定档案自动化管理制度,通过合理的制度规范档案管理信息化的实现。

3.2 加强监管工作

在企业建立局域网时,要有计划的实施档案一级管理,对于文件从形成到归档的全过程要实施监管,尤其是从文件行程的最初阶段,以保证文件的整个生命周期都能在可控范围内,使整个过程都做到规范化、标准化并努力贯彻执行。

3.3 理顺工作流程

不同企业的工作流程不一样,相应的档案管理自动化程序也是不一样的,所以要明确各部门工作的先后顺序,例如档案部门与文书,只有这样才能保证档案管理信息化过程中避免走弯路。档案管理要与企业所讲

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求的效应原则保持一致,尽量以最少的投入来保证企业对于信息资源需求的满足。理顺档案管理工作的流程,首先要做好数据收集与资料库的维护工作;另外要充分利用计算机的功能,根据企业发展的需求,及时编写一些档案文件汇编,并提供企业领导用于决策所需要的信息。

3.4 实现管理工具的信息化

企业档案管理篇（7）

中图分类号：G272 文献标识码：B 文章编号：1009-9166（2011）0017(C)-0342-02

企业档案工作作为企业管理的一部分，必须适应现代企业新时期的发展需要，树立新的观念，建立新的体制，实行新的管理制度。企业档案工作和其他方面的工作不同，不是只局限于某一领域的活动，也不仅仅是档案部门或档案工作人员的事情，而是需要企业所有部门中所有成员共同参与才能取得成效的一项事业。企业没有创新就没有活力和希望，档案工作也是如此。因此，档案工作人员亦应创新思路，开拓档案管理的各项功能，并积极探索和体现观念、机制、管理的创新。

一、企业档案管理的重要性

企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。各企业应在日常工作中，注意各种文件材料的形成、积累，并按一定的要求进行科学分类整理，统一管理本企业各门类、各种载体的档案，实现档案的有效利用。企业档案的重要性主要表现：（一）企业的档案是企业科技发展的催化剂；（二）企业的科技档案是知识形态的生产力；（三）企业档案是企业经济效益和社会效益的表现形式；（四）企业档案是企业文化的重要部分，是企业成功的金桥。

二、企业档案管理的原则

（一）统一领导，分级管理。企业内部的档案机构要对本企业的档案工作实行归口管理和统一领导，建立统一的企业档案管理制度，对企业的全部档案实施综合管理。

（二）维护企业档案的完整与安全。维护档案的完整，从数量上说，要保证企业档案在内容上齐全配套；从质量上说，要保持企业档案的系统性和内在的有机联系，在范围上，应涵盖企业全部工作活动所产生的各种门类、各种形式的档案文书，严防对档案人为地加以割裂和零乱堆砌。维护企业档案的安全，对企业档案进行很好的管理和保护，要加强保密工作，严防企业档案的丢失和失密、泄密现象的发生，严守企业档案中所含的事项，保护知识产权，维护企业的合法权益。

（三）便于企业和社会对企业档案的有效利用。企业档案的利用，既是企业档案工作的基本出发点，又是企业档案工作的最终目的。企业档案管理工作之所以能够延续下来并得到不断发展，就是因为它对社会有一定的利用价值。企业档案的利用贯穿于企业档案管理工作的各个环节和始终，并且是检验档案管理工作质量的根本标准。

三、信息技术在档案管理中的运用

置身于企业信息集成系统中，企业档案工作者将发现企业档案发生了巨大变化。办公自动化后，将出现无纸办公，企业每个岗位都能形成电子文档，这就要求每个员工懂得文书处理和归档的一整套程序，了解纸质文件和电子文件归档的关系，明确各类文件材料的形成、积累和归档，在各个管理岗位上负好应负的责任。档案利用的广泛性主要表现在计算机在企业内部联网后，企业各部门对档案信息资源实现了共享。档案部门要发挥信息中心的作用，对信息的利用和保密等问题，通过新的管理制度和管理方法来解决。首先是企业档案载体的转变。在企业实现计算机全程管理后，适时实现了信息数据的远近传递交换和处理。在企业各项管理活动中，电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如生产或开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸，而其中许多又要承袭老产品的大部分成果，因此，电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力，保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且有意义得多。其次是企业档案的分类变化。旧有的企业关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破，取而代之的是以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令，根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同，但可以肯定的是计算机管理过程中企业的档案分类更能贴近企业的生产、经营、管理等各方面状况，分类也将更详细、更科学、更规范。最后是企业档案的接收和保管也发生了改变。以往的企业档案工作者是通过参加科研产品鉴定、重要设备开箱及重要建设项目、技术改造竣工验收，作为对其企业档案的监督、指导和接收。“在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。”这就是说，企业档案人员如果不进入到企业信息集成系统中去，则很难掌握到企业信息的核心部分甚至接收不到档案。因此，无时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使企业档案工作者再也无法坐等档案的最后形成与归档了。他们必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。企业档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台，要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性，掌握电子档案信息的收集、管理。

四、加强企业档案管理的建议

（一）统一规范，建立档案管理现代技术标准，加快相关法规的完善，保护知识产权、提高信息的可获取性。档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。因为现代档案信息已不再属于一个部门，而是作为一个地区、一个系统、一国或多国乃至国际档案信息交流的一个组成部分。

（二）提高企业档案管理人员的素质。档案专业人员必须具有较好的职业道德，要牢固树立为利用者提供优质服务的宗旨，提高服务质量。档案专业人员应尊重档案、尊重历史，坚持据实立档，据实用档；必须忠于职守，具有严格的保密观念，以确保档案在政治上的安全。

（三）服务创新。信息化时代，文件与档案工作的服务方式、内容，与传统档案利用服务相比，发生了巨大的变化，提供了前所未有的发展和创新空间。信息系统深入、广泛的应用，形成了质优量大的电子文件信息资源。

企业档案管理篇（8）

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）06（a）-0159-01

随着信息技术的快速发展，电子档案得到快速的发展起来，其主要是利用磁性介质及计算机磁盘来实现对档案信息资源的存储，具有通用性，而且易于保管和利用。数字档案与纸存档案存在着明显的不同，其与客观存在的档案实体具有明显的区别，数字档案是通过字节和比特方式使档案信息得以在计算机网络上进行流动，从而可以确保用户可以随时对自己所需要的档案信息进行查询和使用。

1 企业电子档案管理的优越性

在传统的档案管理工作中，主要是以手工抄写和整理的方式来完成的，工作效率十分低下，整理费时、不易保存、查阅困难，不利于档案的高效利用。为了有效的提高工作效率，将计算机网络和信息技术应用到档案管理中，不仅降低了工作人员的劳动强度，同时提高了工作效率和对档案信息的利用。主要优势表现在如下几个方面。

1.1 信息处理速度快

电子档案的工作方式主要是将相关的初始信息录入到电脑中，以文字或者图片扫描的方式都可，然后在计算机中应用设置好的程序对其进行处理。快速的实现了对档案资料的整理、统计分析以及归档等工作。降低了人工操作的失误，节省时间，提高工作效率。

1.2 查阅方便

将档案信息录入后，自动生成目录和文献检索，对档案进行自动分类整理，完成编排工作。在查阅档案信息时，只需要输入关键词，就可以快速的查阅到相关信息，省去了查找的时间。

1.3 存储稳定

传统的档案管理需要将大量的纸质档案进行存放，不仅浪费空间，还需要适宜的环境。电子档案的存储比较稳定，只需要存储在光盘、U盘或者存储卡等载体中即可，受到外界环境的影响较小，存储时间长，具有较强的稳定性。

1.4 实现了信息的高效利用

在以往的档案管理工作中，如果需要查阅档案信息，需要提取纸质档案，不仅费时，而且不利于档案的保管。电子档案的信息化，通过网络信息平台，可以实现信息共享。通过阅读权限的开通，可以对档案信息进行远程操作，提高了档案的利用效率，减少了查找和传递的繁琐。

1.5 信息补录方便

在档案管理工作中，有些档案信息需要不断的完善和补充，在传统的档案管理方式中，就需要将纸质档案拆卷后重新整理，不仅浪费时间，而且程序繁琐。在数字数电子档案管理中，只需要输入关键词，查阅到对应的档案，然后对其进行编辑即可，省时省力，提高了工作效率。

1.6 提高档案工作者的工作效率

以往的档案管理方式工作内容繁琐，任务量大，耗时耗力，档案管理者根本没有时间去学习新的业务知识，更没有精力研究对档案的利用。电子档案的高效利用将工作人员从繁重的工作中解脱出来，提高了工作效率。工作人员就可以学习更多的专业知识，提高对档案的利用效率。

2 当前我国企业电子档案管理的现状

2.1 电子档案管理普及率低

尽管计算机在国内企业中运用频繁普及度广，但大多是用在会议办公，企业部门与部门之间的沟通或者会议通知事物等方面，在企业档案管理方面运用的很少。即使有些企业运用了电子计算机技术管理档案，也仅仅限于档案目录管理很少深入应用。

2.2 对电子档案管理缺乏重视

很多企业的档案管理人员，对制作好的文件、图片打印复制完后很少想起电子保存，对文件、图片多次备份更罕见。时长日久，企业电脑中的信息不断被删除、覆盖或者修改或者由于电脑的各种故障硬盘信息数据丢失，这样档案便不完整失去了整理管理的价值。

2.3 电子档案自身存在缺陷

企业电子档案的储存方式一般是磁盘、磁性介质等方式，这些储存方式比较复杂，一旦储存介质发生损坏时很容易造成档案信息丢失、覆盖等现象。同时电子档案的安全性比较低，大部分企业电子档案没有标准统一的存放位置导致企业档案存放随意，加上电子档案的开放性，使电子档案很容易被窃取、修改或者恶意删除。

3 加强企业电子档案管理的具体措施

3.1 构建电子档案管理体系的构建

电子档案管理若在企业档案管理中普及，须企业领导充分认识电子档案的优势，对其给予高度重视并加快建立完善的企业电子档案信息化规范体系。然后，在领导的高度重视下将企业电子档案管理体系构建落到实处，使之名副其实。加快建设企业的电子档案管理，使企业档案部门的管理数字化、电子化，使各项管理、技术规范严格，使电子档案管理普及企业的各个角落。

3.2 加强电子档案的控制和管理

首先，要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。其次，要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求，对其利用权限进行确认后，再进行拷贝制作。并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。最后，要加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据。

3.3 建立档案安全保障体系

建立健全档案安全保障体系是维护企业电子档察安全的需要，档案安全保障体系包括档案载体安全、档案信息安全、电子档案载体安全、档案信息网络安全等各个方面。随着信息技术和办公自动化的不断发展，维护电子档案安全已成为企业档案管理的重要内容。为此，企业应加强档掌安全保障体系建没，确保各项档案安全管理措施落到实处。

3.4 提高企业档案管理者的信息素质

由于电子档案管理是一项专业性极强，内容繁杂，需要通过实践积累丰富管理经验的工作，所以要避免过于频繁的人员流动，保持电子档案管理工作的长期性、延续性。其次是企业应加强对档案管理人员的培训工作，使其更好的掌握信息技术和计算机技术和，从而更好的适应企业电子档案发展的要求。

4 结语

当今我们处于信息化的时代，信息化已在我们生活中无所不在，同时也是企业档案管理工作的重要发展方向。目前企业档案管理电子化和信息化的实现，有效的提高了企业档案管理的工作效率，为档案工作的发展提供了必要指导信息，特别是在当前新形势下，企业更应为档案管理提供必要的设备和人才的培养环境，从而加快企业档案信息化的实现。

参考文献

企业档案管理篇（9）

第三条企业应遵守《档案法》，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。

第四条企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。

中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。

第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责：

（一）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制订本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；

（二）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；

（三）指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；

（四）监督、指导本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。

第六条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。

第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。

第八条归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

第九条企业根据有关规定，确定档案保管期限，划定档案密级。

第十条企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。

第十一条企业对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，按有关规定经企业法定代表人批准后进行监销。

第十二条企业做好档案统计工作。国有大中型企业应按档案行政管理部门的要求填写有关报表。企业认真做好对国家和社会有保存价值的档案的登记工作。

第十三条企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平。

第十四条企业档案部门应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为企业提供及时、有效的服务。

第十五条企业必须为政府有关部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的档案。

第十六条企业提供利用、公布档案，不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。

第十七条国有企业资产与产权发生变动，应按《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》做好档案的处置工作。

国有企业破产，破产清算组应妥善处置破产企业档案；国有企业分立，档案处置工作由分立后的企业协商办理。

第十八条企业对在企业档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励。

企业档案管理篇（10）

二、现阶段国有企业档案管理工作中存在问题的解决对策

1.提高认识，增强责任感

提高对档案管理工作的重视程度是开展档案管理工作的前提。单位领导要加强对档案工作的重视，充分完善档案资源和信息的建设。首先；通过开展相关会议、讲座和展览对档案管理工作加强宣传，调动全体员工的积极性，及时普及档案管理工作的基本知识；其次，为了提高管理人员的专业水平和实际工作能力，在工作中，加强对档案管理人员的培训，定期组织档案管理培训班，鼓励档案管理人员学习新的知识，掌握新的技能，提高思想政治觉悟；最后，档案管理人员也要树立终身学习的思想意识，不断加强自身修养，积极参加进修学习课程，不断总结工作中的经验，增强责任感，提高自己的专业技能。

2.做好管理活动，创新管理方式

首先，要建立完善的接收、征集制度。国企的档案管理部门要变革过去等其他部门上门移交文件资料的模式，而要运用事前监控收发文件、登门寻求等形式，做到档案适时收集。其次，还要丰富档案收集的范围，不能仅仅局限于以纸质为载体的档案，而应把与企业生产经营活动有关的各种照片、影像等其他载体以及各种具有保存价值的实物纳入其中。最后，要加强信息网络等先进技术的使用，构筑庞大、便捷的档案管理信息网，充分发挥信息网络的辐射作用，实现档案信息资源共享。

3.提升档案管理工作人员的综合素养

首先，选拔档案管理工作人员要拓宽视野，注重从企业各个部门挖掘人才，尤其是那些学历高、知识广、细心勤快、热爱档案管理工作的人才，并通过建立严格的考试、竞争上岗和审批等程序，从源头上保证国企档案管理工作人员的素质；其次，国有企业还应积极创造条件，建立和完善档案管理工作人员的再教育机制。如可将档案管理人员送去高校或档案主管部门进行相关的档案管理理论学习或业务培训，使他们在充分拓展现有知识的同时，也能全面提高自身素质，从而在根本上满足形势发展和实际工作的需求；最后，采取“请进来、走出去”的办法。一方面，请档案主管部门的领导和业务专家上门指导；另一方面，组织档案管理工作人员到一些模范企业参观学习档案管理先进经验和业务流程。

4.引进新技术

随着计算机科学与人工职能的发展，国有企业要在现代企业制度的基础上，将网络技术引入国有企业档案管理的工作中去，从而不断改进国有企业档案管理的工作方式与工作形式，使国有企业的档案管理工作能够突破时空的限制，不断提高国有企业档案管理工作的效率与质量。

企业档案管理篇（11）

关键词：

供电企业；档案；管理；创新

一、引言

随着“十二五”期间国家电网公司发展战略目标“建设‘一强三优’（电网坚强、资产优良、服务优质、业绩优秀）现代公司”的逐步实现，供电企业的档案管理特别是基层供电公司的档案管理工作迎来了紧要关口，为保证企业的良好发展，企业如何才能摆脱当前档案管理的困境，提出有创新意识的管理方式成为了当前管理人员普遍关注的问题。

二、供电企业档案管理内容

供电企业档案管理的内容包括但不限于以下方面，主要是企业日常生产经营过程中产生的文本材料（例如会议文件、电网公司之间的往来文件以及合同等），还有企业的财务报表、活动材料等。随着电力行业规模的不断扩大，电力企业档案的数量增长迅速，管理难度也不断加大。

三、我国当前供电企业档案管理存在的问题

（一）管理机制不严密，资料丢失情况严重

管理机制层面的缺失往往是导致档案管理工作与企业经营活动脱节的主要问题。《档案法》、《档案管理条例》等相关规章制度的颁布对企业档案管理工作起到了一定的约束作用[1]，但一些供电企业并没组织工作人员认真学习这些规章制度，导致档案管理人员理论知识基础薄弱，不能用理论指导实际工作。此外，一些基层的领导干部走马上任之后，只注重企业的经济效益，把企业的有限财力和人力资源都用在促进企业利润的增长上，而忽略了企业内部的制度建设和管理，忽略了档案管理对企业经营发展的重要性，不能协调好企业发展与档案管理之间的关系，从而造成管理漏洞，给企业发展带来不利影响。

（二）企业档案管理信息化程度弱

信息化时代的到来为企业档案管理提供了技术支持，但一些企业并没有充分认识到信息化档案管理的重要性，导致企业仅仅采用了这一能够提升管理效率的技术，并没有加强对其的人员配置和资金配置，导致当前档案管理信息化处于非常被动的局面。此外，信息化管理的标准不一致，企业从传统手工记录到信息化管理的转型过程中，相关标准缺乏时效性，[2]进而导致在录入档案时流程混乱，降低了管理效率，也阻碍了原本为简化流程的信息化管理方式的发展。与此同时，档案管理人员的计算机水平不足，而且企业并未进行相关的技术培训，导致归档时检索、录入效率低下，甚至出现重要档案遗漏的问题。

（三）档案管理工作创新意识薄弱

仍存在很大一部分供电企业认为企业发展与档案管理工作的关联性很小，这样的理念往往会导致企业在档案管理上的资源配置不足，而只注重经济效益的增长，进而使得档案管理工作缺乏设备支持，管理条件落后、环境差等问题，久而久之，必然会使得档案管理与企业发展不协调。长此以往，档案管理很难在这样的环境下进行创新工作，信息化管理也很难实现。

四、供电企业档案管理创新途径

（一）供电企业档案服务模式创新

供电企业传统的档案服务模式已经不再适用于当前信息化时代背景和电力企业发展的需要，电力企业要紧跟信息化时展潮流，推动从传统档案管理向信息化管理模式的转变，不断完善和创新供电企业档案管理工作，为电力企业档案管理注入新鲜的活力。对于仍处在信息化转型初级阶段的电力企业，要加大对档案管理工作的资金投入和人力资源投入，通过对老员工的技能培训和引进技术人才等措施为信息化发展打好坚实的技术基础。此外，档案管理人员要严格遵守档案管理的规章制度，保密资料不能随意对外公开，要加强对新技术、新工作方法的学习和应用，以充分适应信息化转型[3]。

（二）更新档案管理观念，提高服务意识

要完善档案管理工作，就要实现设备的升级改造，实现观念的更新，综合提升设备和管理人员能力，在保证档案管理效率的同时，促进其信息化改革。供电企业要向全体员工普及档案管理重要性理念，引起全体员工的共鸣，让所有人度意识到档案管理对企业发展的作用。随着档案管理改革的深入，管理人员要不断提升服务意识，改变以往被动收集档案的服务模式，进入到生产管理现场收集经营活动中产生的档案资料，保证企业全体上下的共同协调配合，为企业发展提供环境支持。

（三）加强档案管理信息化建设

档案管理的信息化建设，特别是实现档案的网络化管理，能够有效提升管理效率，因此，企业要加强对管理人员的技术培训，诸如XML信息阿伯、图像处理技术、MD5加密算法等的培训，切实提高员工信息化管理水平。

五、结语

电力行业是一个资金技术密集型行业，时代在进步，科技在发展，供电企业的档案管理水平也在不断提升，但仍存在着诸如信息化程度不高、管理人员专业素质低、制度建设不完善等问题，与当前电网经济效益的高速发展不相协调[5]，今后仍待加强。档案管理人员层面，要提升自身业务水平能力，熟练掌握档案资料检索、归档等信息化操作，保证档案录入系统的质量和效率。

参考文献

[1]张怡.供电企业档案管理创新理念探讨[J].经营管理者，2014,10