企业档案管理大全11篇

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企业档案管理的对象即是企业内部各种各样的档案，而服务的目标就是这些提供档案的各类成员，档案管理的主要内容包括对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计以及对其进行利用等。档案管理人员每天按照企业的相应管理制度将大量的文件和档案进行分类整理，将一系列有相关性的档案进行统一的集中化整理后归档，无相关性的文件档案进行分类归档，这就是企业档案管理工作的主要内容。

2.当前我国企业档案管理的现状和存在问题

2.1.企业档案的收集存在的一定难度

由于我国目前的企业并没有完全进入到科学化管理的阶段，一些中小型企业的员工并没有较强的档案管理意识，档案管理人员在档案收集的过程中存在一定的难度。在一些生产制造型的企业，由于很多员工的学历水平不高，无法上交个人档案或档案经历不全面都是企业档案收集过程中存在的问题，同时在档案的收集和管理过程中，也存在一些员工为方便自己的工作需要，不主动上交个人档案导致企业不能及时对员工的档案进行整理，这种现象对企业的档案管理水平的提升产生严重影响。

2.2 企业档案的信息缺乏系统管理

目前，企业的档案管理仍处于传统的档案管理方式，一些企业档案的保管、保存仍然分散在各个部门、机构之间，没有对档案进行统一化的系统管理。同时由于档案的分散管理，不利于信息的有效整合和资源共享，不利于企业的长久发展也使档案管理的科学化发展出现了阻碍。如果不对档案管理进行有效的变革，企业的经济发展将无法满足社会的需求。因此，面对这一现象，许多企业都需要对企业内部的档案管理工作进行变革，以知识指导思想为导向，建立合理的档案管理方式以更好的适应企业档案管理的新要求，更使其满足现代企业的发展步伐。

2.3企业档案管理的发展滞后于信息化的发展

随着信息技术的不断发展，很多企业都认识到了信息技术的应用对企业档案管理的重要性。在企业不断壮大的过程中，因企业的各项活动产生的数字信息不断增多，而企业传统的档案信息管理模式已无法适应大量的信息管理要求，另一方面，企业信息技术的不断发展，致使企业档案管理人员的信息化掌握能力难以及时跟上信息化进程，致使企业档案的信息化管理出现了阻碍。

2.4企业档案管理工作人员的专业知识不高

档案资源的建设工作对档案管理人员的知识素养和专业能力要求比较高，但是目前很多企业的档案管理人员的综合素质、知识结构与这一要求还有一定差距。同时，目前很多的企业的档案管理人员都缺少专业的档案管理训练，并且很多档案管理的工作人员均来自非档案专业，使企业的许多档案管理做不到科学化发展和有效的为公司内部服务，由于档案管理人员的专业性技术不强，无法及时的掌握信息技术在档案管理中的应用，导致企业的档案管理不够现代化，阻碍了企业的长久发展。

3加强企业档案管理措施，提高企业档案管理水平

3.1企业需加大档案管理新技术的应用

当前，信息化的发展对企业档案管理提出了新的发展要求。以往的纸质档案管理是对档案的实体化管理，目前已很难适应企业管理的要求。随着信息技术大量应用于企业生产和管理，可以利用信息技术加强企业的档案管理工作，工作人员在积极开发档案信息资源的同时，并使用信息技术更好的为企业服务，提供企业相关知识文献等。因此，企业若想更好的应用信息技术并得到长久的发展，企业必须积极利用各种信息技术带来的优势，开发并使用具有数据分析和决策支持的档案知识管理系统，促进企业档案管理水平整体的提高。

3.2强化企业的知识服务能力，实现知识共享

对企业内部的知识服务体系，企业通过构建内部知识网络来实现知识的传递和共享工作。而对于企业外部的知识传递工作，企业也可以外部知识网络实现企业和外部的客户资源和外部市场的交流。为了使信息资源达到安全性的标准，公司内部可以建立相应的共享权限，使公司内部用户可以直接访问此系统，而外部网的客户或市场用户必须通过档案管理部门的主页或者站点系统链接，获得权限后实现知识的查找工作。实现知识共享有利于企业的知识体系发展，更加快了档案管理整体水平的提升。

3.3提高企业档案管理人员的专业知识水平

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1.民营企业档案管理的意义

随着经济结构的调整，我国民营经济出现了迅猛发展的良好势头。民营企业发展较快，经济总量提升，已成为我国经济发展的一支新生力军，在国民经济发展中发挥着越来越大的作用。

非公有制经济是社会主义市场经济的重要组成部分。民营企业在生产、经营、科研、管理等各项活动中形成的大量档案已成为经济发展的重要信息资源，这些档案真实地记录了民营企业诞生、发展的历史过程，记录了民营企业在国民经济和社会发展中所发挥的重要作用。如果不加强民营企业档案管理，一是不利于企业档案的齐全完整，无章可循，无约无束机制，形成的材料处理分散，无序状态，不能完整地记述和反映企业发展的历史面貌。二是不利于企业档案材料安全。民营企业主与员工之间虽订有劳动合同关系，但员工流动的随意性较大，材料的分散管理，尤其是“秘方”等核心材料，因缺乏有效的监督管理机制，一旦出现人员“跳槽”，轻则使企业的管理发生断层，工作无法延续，增大管理成本。重则会导致企业的独有知识产权流失，造成无法弥补的损失，甚至危及企业的生存。三是不利于企业的做大做强与创新发展。企业档案材料的分散，无序保存，少数人占有企业重要的档案信息资源，一旦发生利益冲突，持有者可能会以占有核心材料的条件，要挟企业主，造成企业管理的被动，尤其是入世后，市场竞争的日趋白热化，没有资料，信息数据的科学管理，就会在瞬息万变的市场经济中失去商机，严重阻碍企业的持续发展，为此，加强档案资料管理对于规范民营企业行为、维护企业利益、规避市场经营风险具有十分重要的意义。

2.民营企业档案管理工作现状

2.1从档案管理体制上看：大部分民营企业将档案工作纳入企业发展规划和年度工作计划，成立了档案工作领导组织，明确了领导分管，设有档案工作人员，各部门也有专（兼）职档案人员。但还有些民营企业没有开展档案工作，即使开展了档案工作，管理人员多为兼职，没有参加档案行政管理部门组织的专业培训，缺乏基本的档案专业知识，也没有做到持证上岗。

2.2从档案管理模式上看：有部分民营企业档案集中统一管理，绝大多数还有分散管理的形式。具体表现为办公室、生产、设计和营销等业务部门的档案资料各自保管。企业领导档案意识淡薄，认为档案工作只是简单的收集、整理、装订，并不能创造社会价值，不需规范的管理模式。

2.3从档案工作制度上看：部分民营企业建有单独的档案管理制度，企业在相关管理制度中涉及档案资料管理的内容，普遍存在着档案规章制度不健全的情况，多数只有档案员责任制一项，还不能坚持严格考核。

2.4从档案内容种类上看：科技档案构成了民营企业档案的主体，也存在特殊载体的档案。民营企业是自主经营，将形成的材料，尤其是涉及到生产工艺流程、产品制作秘方等核心材料，往往分散在家族“少数”人手中，实行“封闭”管理。档案管理处于分散、无序状态，各项档案业务建设薄弱，收、管、用三个环节存在一些待解决的问题。

2.5从档案基础设施上看：有的民营企业建有档案室，并且配有档案柜等档案装具和装订机、复印机、灭火器、空调等必要设备。但多数企业没有专用的档案库房和必要的设备。

3.民营企业档案现代化管理的必备条件

3.1确定民营企业档案的管理模式原则

不同类型民营企业应该选择不同的档案管理模式。各种管理模式各有所长，关键是哪种更适合本企业当前的要求。在确定具体管理模式时建议考虑以下原则：首先，档案管理层次要与企业规模形态相适应。一般而言，中小型民营企业可以实行单极管理，大型企业集团可以实行以法人为基础的多级管理。例如上海新黄浦（集团）公司属混合型大型民营企业集团总公司档案部门对总部形成的档案实行综合管理，对各子公司档案工作实行统一领导、分级管理，全资与控股公司由总公司档案部门与之签订“档案管理协议书”,明确规定档案所有权归总公司，日常则 尤其代管。其次，档案管理形态要与企业管理形态相适应。企业档案管理按形态划分有档案实体管理、档案信息管理与档案信息资源管理。从整体上看企业档案管理形态具有共存性与渐进性，至于某一企业采取哪种管理形态应与企业管理形态相适应，不宜盲目追求档案信息化管理。民营企业中有不少高新技术产业，这种企业可实行档案信息化管理。最后，档案管理手段要与企业技术形态相适应。档案管理中的手工管理、计算机辅助管理、档案信息网络化管理是档案管理运用现代技术的不同阶段，企业档案管理手段应紧跟企业信息化的步伐，但不能脱离企业技术管理形态盲目追求档案管理手段的更新。在建有办公自动系统或内部局域网的企业，大量电子文件的生成会促进企业文档一体化管理；而尚未实现网络管理的民营企业可采取手工管理或计算机辅助管理的方式。

3.2配备档案管理人才，制定科学的归档范围和管理制度

目前，民营企业大多重经营、轻管理，一味追求眼前的利益，对于档案工作这种短期内很难见到效益的工作不太重视。很多企业没有专人负责档案工作，缺乏必要的规章制度，档案管理随意性大。因此配备相应的电子档案管理人才是民营企业电子档案建设不可缺少的必要环节。作为应用性很强的档案工作、为了培养档案管理人才，我们必须加强档案人员的继续教育，使他们掌握新知识、新技能，以满足时代的需要。民营企业自身也要加快档案信息化管理规范的制定和使用，包括电子文件归档，计算机管理和检索，以及库房的管理等。民营企业要将规章制度建设置于企业发展的大背景下研究，重新审查、整理和进一步完善原有规章制度，使规章制度适应新形势发展的需要。

3.3全面提升企业档案实体与企业信息整体管理水平

首先要强化档案综合管理。要按集中统一管理的原则，由综合档案机构对企业档案实行统一整理和开发利用。对企业档案实行综合管理是当前国有企业转制而成民营企业的档案管理模式的主流，但在具体实施中往往有差异。可以实行集中统一式的综合管理，也可以实行统一领导、分级管理式的综合管理，该管理模式有利于企业档案工作的全面建设，充分发挥企业档案的整体功能。其次要强化文档一体化管理。指在企业内对文件、档案实行统一管理，一般多见于信息化程度较高的企业。档案部门除管理档案外，作为企业信息化管理的一个职能部门对企业网上文件与纸质文件同时予以管理，对网上传递的电子文件实行逻辑归档，相应纸质文件适应另行归档。该管理模式能使企业档案工作与企业信息化进程同步进行，有利于推动档案现代化管理。

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2.分布管理模式形态我国的民营企业中，许多企业都没有足够的能力实现集中化的档案管理，这些企业，可以选择分布管理模式，企业档案的分布管理又可以分为两种管理形式，一种是企业档案分级管理，而另一种则是企业档案分散式管理。企业档案的分级管理既能够适用于多家子公司合作而成的大规模民营企业，也能够适用于单一的小型民营企业。而企业档案分散式管理，则是民营企业内部不再设立集中的专门的档案管理机构，而是让企业内部各个部门之间对自身所产生的档案进行自主化的管理。分散式的档案管理工作较为灵活，节省了档案管理中的诸多环节，提高了档案管理的效率。并且分散式档案管理具有分工明确、职责明显的特点，填补了档案管理中的空白，使得档案管理更为可靠。

二、按照管理内容划分为两种管理模式形态

1.单一管理模式形态民营企业档案管理中，选择单一管理模式，其前提是民营企业对档案进行自主管理、集中管理。而民营企业单一管理模式的本质只是对企业档案进行整理与保管。这种管理模式主要是适用于一些刚刚起步的民营企业，这时候的企业能力有限，还不足以对档案信息进行开发和大规模的运用。民营企业在创业初期选择这一种档案管理模式，能够将企业对档案管理的精力集中于档案的整理与保存，从而在保证企业档案完整性的前提之下，为企业节约更多的人力物力，使企业能够有更多的机会致力于自身的发展。另外，除了创业初期的企业可以选择这种管理模式之外，一些对于档案信息的整合要求较低的民营企业也可以选择这种管理模式，通过档案管理的合理进行，促进企业自身的快速发展。

2.综合管理模式形态企业档案的综合管理模式，则是在单一管理模式的基础上，将档案管理中的整理、保存以及情报整合、信息利用等功能全部发挥出来，实现民营企业档案的整体性管理。这种档案管理模式，不仅整合了档案管理工作的各个环节，并且融入了大量的现代化管理技术、先进的信息科学等，使得企业能够通过档案管理，及时掌握经济发展、信息传播中的先进资源，不仅提高了企业档案管理的积极性和实际效率，同时还为企业发展带来了潜在的动力。企业档案综合管理模式所针对的不仅仅是纸质文件，企业所要建立的也不仅仅是档案室，而是针对信息化的档案资源，建立起一个包含丰富档案信息的企业档案管理中心，聘用专业化的管理者，运用先进的科学技术和管理经验对其进行管理，实现企业档案管理效益最大化。

三、按照管理层次划分为三种管理模式形态

1.档案实体管理模式形态企业档案管理中，最为基础的就是档案实体管理。这种管理模式中所包含的内容必须最为全面，企业发展中所产生的档案必须全部记录，并保证其始终完整，这就要求在档案实体管理过程中的信息收集、档案整理、档案保存等各个环节中都必须杜绝信息的遗漏，才能保证在以后调用档案信息时，能够得到真实、完整的档案。在过去的企业档案管理历史中，档案管理者最为注重企业档案的实体，这时由于受到科学技术、管理理念等各方面的限制，企业档案的内容完全依赖于档案的载体，这也就意味着，企业档案一旦出现错误、遗失、疏漏，将会严重影响档案的真实性、可靠性与安全性。因此，企业投入大量的人力物力去建设专门的机构来对企业档案进行妥善的管理。

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二、改进电力企业档案管理的措施

（一）树立档案管理人员的管理意识

为提升电力企业档案管理人员的思想道德素质和职业技能，应当经常对档案管理人员进行的培训，比如学习《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》《档案法律知识》《档案保护技术》《电力工业企业档案分类规则》等，着重培养和提高档案业务人员的综合职业能力。同时，树立档案管理人员的信息意识，认识到电力企业档案信息化的重要性，这样才能使档案管理人员主动地去关注档案信息化、认真做好自己的本职工作，及时发现档案信息化工作中存在的问题。

（二）加快档案管理信息化建设

在市场经济发展迅速的时代，电力企业档案管理要摒弃以往的老方案，应向着智能化、信息化方面发展。为提高电力企业档案管理水平，中央对电力企业档案信息化建设工作提出了要求和目标。我们应该抓住这次机会，全面实施电力企业档案管理数字化，从以下几个方面着手：

1.充分利用电力企业各项资源

在电力企业档案数字化的过程中，档案管理人员应充分利用企业的信息平台和档案软件，尽快地将纸质档案转换为电子档案。在档案数字化的过程中，档案管理工作人员不仅能参与数字化工作，还能通过利用其它部门的资料对档案进行对比分析、对照检查。并且在数字化过程中，可以利用档案的优势、发挥档案的作用，发现企业目标偏差，或者不合理的资源配置等问题，以便于管理层及时调整行动部署，达到提高企业管理，增加企业效益的目的。

2.大力开发档案信息资源

档案管理人员应当运用档案的优势与特点，总结以往电力企业的经验，对档案的信息进行科学有效的开发、分析，在企业的管理决策方面提出建设性的意见，提高领导干部对档案数字化的重视。让领导干部加大在数字化方面人力、财力的投入，并为档案管理人员提供交流学习的机会，提升他们的工作能力和信息技术水平。只有充分利用信息技术，才能提高在档案管理方面的水平，为电力企业提供质量优、效率高的服务。

3.聘用具有专业技能的管理人员

开发利用电力企业档案的信息资源，并将其运用到日常管理工作汇总，是档案信息化的重要内容。而电力企业档案信息化要求具有专业档案知识和电力相关知识的人才，这项专门性特别强的工作，要求档案管理人员有专业的档案管理能力、细心的工作态度、较高的工作责任感。最重要的是能熟练地运用先进的管理方法和科学技术，对电力企业档案进行数字化，并对档案信息资源进行开发利用。如果档案管理人员的知识水平不够，缺乏创新，将会严重制约电力企业在档案信息上的开发工作。因此，电力企业应重视档案开发人才的培养，建立具有先进档案开发技术的档案管理队伍，同时加大人才的吸引和在职人员的培训，充实电力企业档案管理队伍，以实现电力企业档案管理的现代化为目的，真正做到与时俱进。

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处于国家改革开发的市场经济体制下，作为在内蒙古自治区鄂尔多斯市鄂托克前旗的新建企业，在企业改革发展的大潮中应充分发挥档案管理的重要作用，健全管理体制，强化服务意识，探索创新企业档案管理的新模式，提炼新的理念，更好促进企业快速发展。

一、新建企业抓好档案管理的重要性

档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，企业发展要充分认识到该项工作的重要性。特别是在市场开放发展的经济浪潮中，管好用好档案，对加快企业建设起着重要作用。企业档案工作是贯彻企业生产经营全过程的一项重要工作，档案是真实的历史，档案是产权的身份证明，档案是效益的媒介，档案是职工的权利和尊严。档案来自于社会企业发展，具体地说，就是在社会在发展的过程中，在企业活动中产生出来的。

档案，除了具有企业工作的有效工具、经济建设的重要依据、政治斗争的有力武器、科学研究的必要条件、宣传教育的生动素材等一般功能之外，还有其特殊功能。档案的特殊功能，主要是指档案有人们社会活动中具有的其他文献所不能代替的作用。包括凭证作用和参考作用。档案之所以具有凭证作用，是由档案形成的特点和档案本身的特点所决定的。因为，档案是自然形成的，这种形成的自然性，决定了档案记录历史情况的客观性，档案是令人信服的历史证据。档案的参考作用，其主要特点在于它的可靠性和广泛性。企业建立档案馆，保存发展的各种文献资料，企业发展过程中遇有难题，都可以到档案部门参考档案，寻找答案，来促进企业的快速发展建设。

二、建立完善档案管理工作机制

新建企业要建立完善管理工作机制，健全机构设置，保障档案管理工作的正常化发展，为企业快速发展奠定基础。

（一）加强组织领导

企业档案工作是贯彻企业生产经营全过程的一项重要工作，档案是真实的历史，档案是产权的身份证明，档案是效益的媒介，档案是职工的权利和尊严。总之档案是企业历史，现实和未来的财富。企业要成立专门的档案管理机构，明确责任，高度负责的精神认真搞好企业档案工作。

1、企业档案管理工作要做到三个到位。一是责任人到位。企业对档案工作要高度负责，把档案管理工作列入重要议事日程，纳入本单位的总体规划，形成目标管理和责任制考核体系。要明确分管领导，定期听取汇报，及时研究解决档案工作中的问题，为推进档案工作创造良好的环境。二是机构到位。要根据企业档案的规模数量和工作任务，明确档案工作主管部门，设置具有独立职能的档案工作机构或专职档案管理人员，保证档案人员的相对稳定，关心档案工作人员的成长进步，解决他们的实际困难，确保档案工作的顺利开展。三是投入到位。要加大经费支持力度，为企业档案工作健康发展提供必要的物质条件。

2、落实档案管理的责任。新建企业的档案管理工作，要做到档案有人管，档案存放有独立的档案柜，条件成熟时建立独立的档案库房，规范的档案目录及相应的检索工具，健全管理制度。并建立向上级业务咨询责任制，来提高企业的档案管理的业务水平，促进企业档案管理的规范化、全面化、系统化。

（二）加强档案基础建设

档案基础设施是开展档案管理工作的最基本条件，是做好档案工作的基础。

1、健全档案工作制度。新建企业按照国家档案法规和《企业档案工作规范》等有关规定和要求，结合自身实际，以档案的完整收集、安全保管、有效利用为出发点，建立制定档案工作计划，切实做好有关制度起草，修订和工作，不断完善档案工作制度，健全档案管理办法。

2、加强档案基础业务建设。一是规范档案资源收集整理工作，提高档案归档质量，切实做到档案利用不繁琐，档案家底不糊涂，档案资源不流失。二是认真学习《企业档案工作规范实施指南》等专业书籍，省外单位按照企业档案的收集标准进行整理规范。三是要扩大档案的收集范围。企业主要领导离职离岗，档案人员应先清理，并将重要文件材料归档后，再由办公室工作人员清理，确保珍贵文件材料不流失。建立名人档案，将本企业人员所形成的创新成果、发明创造、有影响的专著等收集归档。要对重大活动进行登记并及时收集归档。

3、加强档案基础设施建设。新建企业根据实际情况建立或配置完善符合要求的档案库房，配备专业的档案装具。档案数量少的新建库房配置五节柜，改善档案的安全保管条件。规范荣誉实物库房，真正把本单位的荣誉实物利用起来，办成展室，形成企业对内教育对外宣传的窗口。

4、及时完成档案收集立卷归档和立卷总结工作。新建企业及时完成档案收集立卷归档和立卷总结，主要包括以下内容（1）立卷基本情况，归档总数、各类档案形成情况、各部门文件材料的形成情况。（2）特点。归档年度档案形成及归档的特点。（3）分析。归档的空白点及薄弱环节分析。造成档案未归档的原因及采取的对策。（4）预测。通过归档反映档案工作下一步工作重点。（5）收集归档制度是否适应要求，怎样进行修改。

5、规范企业档案的整理。一是新建企业执行国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》《归档文件整理规则》。二是严格按照一个全宗内目录号不能重复，盒号不能重复的原则执行。三是归档的正式文件要用印盖章，底稿签字要用印盖章。四是竣工档案的整理：施工单位已整理成册的资料，卷内目录不全或不标准的要重编卷内目录；无页号的编页号，归档章无法在封面加盖的可加盖在里面首页。图纸要重编目录并将原图纸目录编写进目录。竣工图章要符合标准，项目签字不可突击代签。项目竣工文字材料要用原件。装盒时要有备考表。未装订成册的文件材料以件为单位加盖归档章，以盒为单位编号目录和备考表。

（三）加强档案专项业务管理

1、做好新建项目的档案管理。中央国资委要求:“做好新建项目工程、重要科技攻关、重大投融资过程中档案的保存和管理。通过档案的规范化管理形成‘倒逼机制’，带动重大工程项目，重要科技攻关、重大投融资过程中各环节的规范化运作。”开展好档案业务工作的，提高新建项目档案管理的水平，确保档案不失控，不流失。

2、落实新建项目专人负责制度。所属新建项目在项目建设初期首先明确项目档案管理人员和档案管理负责人。和上级档案管理部门联系，获得上级档案管理部门的专业指导和工作业务支持，避免走弯路，浪费企业资源。

3、执行项目施工结算档案人员确认制度。项目建设中已完成的单位工程结算，必须有项目监理人员、建设单位施工管理人员、档案人员三方签字，方可结算。确保项目建设档案齐全、完整、准确的归档。

三、新建企业档案管理工作的创新

档案管理是企业必须做好的一项基础性管理工作，档案管理工作要想在市场经济体制下企业中体现出自身价值，就要紧紧把握企业改革发展建设的时机，实现企业档案管理工作创新。

（一）创新观念，确保档案工作发挥经济效益

1、要管好、用好档案，首先要熟悉档案。随着新建企业改革发展，档案管理人员要为接收和管理好档案而转变观念，不要在办公室坐等，主动请教有关人员，深入企业一线，熟悉了解有关企业发展的工艺流程，弄懂档案的内涵关系和保存意义，使档案人员对各种档案资料做到“胸中有数”。

2、确立档案是资产的观念。在新建企业无论是科技、还是文书、影像、会计档案，都是全体员工从事生产实践活动的劳动结晶和智慧积累，是一种非常重要的资产，是企业发展历程的真实记录和客观评价。它除了具有企业无形资产的属性外，还具有专有性、地域性等公共属性。企业领导人全面掌握认识档案是资产的理念，发挥档案的最佳作用。

3、确立档案是企业独有的信息和知识观念。在当今社会快速发展的过程中，企业各自的档案是独有的原始记录，如各种设计资料、预算、图纸数据等，新建企业具备这方面的档案就是占有技术秘密和独有知识。只有管理好、利用好档案资料，关键时刻能产生好的经济效益和社会效益。

（二）创新体制，确保适应企业平稳快速发展

现代企业制度的特征是产权清晰、权责明确，政企分开、管理科学。企业的档案工作要适应现代企业制度，就必须对企业档案工作实行机制创新和制度创新。

1、机制创新的关键是高效。企业改革发展的目的是适应市场经济体制的需要，转换机制，高效运行，创造最大的经济效益和社会效益。企业的档案工作管理机制也要随着企业管理机制的转换而创新，要激活机体，坚持没有创新就没有发展的最基本管理理念，敢于否定自己，善于完善自己。从单纯的档案资料管理机制向档案、情报、信息、科技一体化管理机制转换；提高办事效率，充分发挥人的聪明才智，让档案资源成为企业科技创新、技术改造的动力源之一。

2、制度创新的实质是发展。为促进企业的快速发展，新建企业必须制定较为详尽的档案管理制度，不断创新档案管理制度，明确档案工作的年度目标、兼职档案员的义务和责任、评价档案活动效果的方式方法，制定考核办法进行总结考评。职责明确，奖罚分明，从而调动档案人员的工作积极性，规范档案管理工作。

（三）创新管理，确保档案管理工作正常发展

随着企业的快速发展，要求档案管理的方式与时俱进地创新，有目的、有重点、有计划地对档案文献

资源时刻进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为企业发展提供服务。

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2当前企业档案管理创新现状

2.1企业高层档案管理创新意识不强

我国上市企业的档案管理工作中，有些工作人员大局观念不强，对于档案管理的工作不够重视，认为档案管理只需要档案部门的人来完成即可。但是在企业的实际档案记录的工作中，由于的档案部门的人无法将企业的经济发展情况与档案本身结合在一起，无法将记录的企业档案与企业的建设结合在一起。很多企业都不能正确认识这一问题，相关部门的的工作在企业中得不到关注。

2.2企业高层对新时期档案工作的本质属性缺乏全面的认识

档案部门的工作人员对于新时期档案部门的工作本质和属性缺乏全面的认识，就会造成对企业的各类信息编排不合理，使信息混淆性增大，给企业造成不必要的损失。另一方面，由于企业员工的职业素养不够，档案工作创新发生停滞，造成企业设置的档案管理窗口作用弱化。对于企业来说，高层对于档案管理的重视程度是管理人员能否对档案工作进行有效创新和管理的基本出发点，但当前我国企业在这方面的发展还存在欠缺。

2.3企业档案管理机制及体系不完善

不能适应新时期的需要我国企业的档案管理功能工作还处于初级阶段，对于一些企业来说，虽然企业设置了档案管理，但是企业的档案管理体系还不够健全，制度还不够完善，并且对于企业来说，现拥有的档案管理工作并不能满足企业日益发展的信息要求，对于企业的内部信息以及指标来说，由于企业对档案管理工作创新没有具备一定的发展潜力，没有对档案管理的发展提供足够的支持，导致档案管理工作停滞不前，无法达到企业的与市场进行及时沟通，制约了企业的进一步发展，因此传统的档案管理制度早已无法适应于新时期的需求。

2.4企业员工档案管理责任心不强

企业内部人员对企业的档案管理工作并不重视，认为档案管理无非就是记录本企业日常发展的各项信息，毫无技术性可言。企业内部出现人员不够重视的现象，对于企业工作，没有按照上级指示或者要求去做，绝大多数对其自己的工作态度就是干完自己的就行，安于现状，小富即安，毫无进取心。特别是一些档案工作人员认为自己的工作就是公司中边缘部分的工作，自认为档案部分比其他部门低一等级，缺乏自信心，更是一种没有责任心的表现。

3档案管理工作的创新对策

3.1企业高层要在思想上创新

增强档案意识档案管理要想改变上市公司档案管理创新意识不够的现状，就必须要在思想上进行创新，首先要拥有一个新颖的具体想法，即档案管理工作要怎么样展开新的改革，要发展什么样的创新。对于我国上市公司档案管理方案来说，可以引用同行业企业的档案管理方式或者引入国外的先进档案管理工作，从上市公司的实际情况出发，进行先思想上创新，带动实绩。再进行档案管理工作的创新，在企业内部增强员工的档案管理意识。企业员工培养思想创新能力，增强档案意识是企业有效进行档案管理创新工作的重要对策。

3.2企业高层要普及档案工作创新的本质属性认识

档案管理的主要工作人员是档案部门的管理人员。因此，增强档案管理人员对档案管理创新工作的本质认识和重要性是解决档案管理人员对档案管理创新基本技能不了解的重要方法。档案管理工作是一份枯燥的工作，他要求比较有责任心的员工来进行开展。对于上市公司开说，要想将本上市公司的档案管理工作顺利稳定有效的进行开展，普及档案管理相关的知识是不可或缺的工作环节，一方面，工作人员要对档案管理工作具有良好的熟悉性；另一方面，要求上市公司该领域相关人员要对这份工作进行熟练地掌握，给档案管理工作的创新提供扎实的基础。

3.3企业要建立新的管理机制和管理体系

档案管理工作需要一个科学的管理环境，这就需要上市公司为档案管理工作制定一套有效的监督机制和完整的管理体系，只有在一个整体体系中档案管理工作人员才会充分发挥该领域人员的热情和创新意识，档案管理工作才会更有效率的进行，才会适应连续以及快速的指标。

3.4员工要强化责任意识，提高自身素质

档案管理工作是一个上市公司总体管理情况甚至上市公司的经济发展情况的一个缩影。因此，高效档案管理工作对整个上市公司的运营来说具有十分关键的作用。首先，管档案管理工作既需要特定的工作程序和科学的管理方式，同时还需要企业员工树立起社会意识，档案管理工作需要摆脱思想保守、的态度；同时还需要工作人员强化对档案管理工作的训练，掌握基本的档案管理工作技能，做到观念意识和自身工作素质同时提高。对于档案管理来说，员工增强责任意识，提高自身素质是档案管理创新工作的重中之重。

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1正确认识民营企业档案工作的现状

从笔者所在的福建省晋江市了解的情况和河南开封市非公有制企业档案工作情况调查结果来分析，我国民营企业档案工作的现状大致可归结为两点。

1.1我国民企档案工作处于自发的状态，部分企业已有相当的发展水平。据笔者对福建省晋江市的恒安纸业集团、亲亲食品集团、七匹狼集团、凤竹集团、福马食品集团等10余家民营企业的调查中发现，这些企业均已开展了不同程度的档案工作，特别是凤竹、七匹狼和恒安三家集团公司的档案工作虽然管理模式各不相同，但其工作都已达到相当的水平，恒安集团公司因已在香港上市，注重汲取和采用国外的管理模式，凤竹集团公司在国内上市，许多档案业务在借鉴国企的管理模式上有所创新发展，其档案管理已通过国家二级标准的验收。七匹狼集团则采用与国企截然不同的分散式管理模式。而据河南开封市的调查结果表明，在被调查的82家企业中，已开展档案工作的68家，占被调查企业的83％；尚未开展档案工作的10家，仅占被调查企业的12％；未说明是否开展档案工作的4家，占被调查企业的5％。库房、档案专用设备的设置情况也较好，在调查的企业中，明确有档案库房的占90％，未说明库房情况的只占10％。这些企业都具有一定的代表性，分别为加工业、制造业、流通业、服务业、房地产业及其他行业。这说明当前民营企业对于开展档案工作已有相当的自觉性和发展水平。

1.2民营企业的整体档案管理呈橄榄形状，水平不均衡。一般而言，规模大的企业好于规模小的企业，明星企业好于一般企业，创立时间长的企业好于创立时间短的企业，效益好的企业好于效益差的企业。从开封市调查中可以发现，随着企业资产的增加，企业规模的扩展，已开展档案工作企业的比例数量也随之上升，显示企业规模与企业资产情况对档案工作有非常直接与重要的影响，同时，调查结果也表明未开展档案工作的企业比例很少，仅占12％，加上未说明开展档案工作的企业也仅有20％，而档案管理已达到较高水平的示范企业也是少数，所以，从总体上看，民营企业整体的档案管理呈现出两头小、中间大的橄榄型状，水平不均衡。我们业界一些学者将当前民营企业的档案管理状况，分为四个类型。一是“重视型”。档案工作被企业列入重要议事日程，有专门的宽敞的库房和档案人员办公室，档案阅览室；有专职档案人员，管理设施设备齐全；根据企业的实际情况制定了一整套档案管理制度，各类文件资料收集齐全、归档及时，保管科学、利用见效。其中，少数企业的档案管理甚至通过了国家级标准的验收。二是“上进型”。企业主有一定的档案意识，配备了档案兼职人员，设置了档案室，也开展了一定的档案工作，但档案人员素质不高，兼职过多，档案工作未能有效地全面开展起来，档案的效益也未能充分地发挥出来，三是“随意型”。企业主的档案意识还不够强，对档案工作的关注还不到位，急需用时强调要管一管，平时对档案持可有可无的态度，无专门的档案室和档案人员，档案工作只是办公室、行政部或相关部门的一个末位的工作。工作随意性较大。四是“不管型”。企业主没有档案意识，企业一些重要证件、核心文件零散地放在企业主或部门负责人手里，档案管理处于“三不管”和“五无”的状态，即“档案部门不管、工商部门不管、企业主自己不管；无机构、无人员、无库房、无设备、无经费”这种类型在小型企业中比较多见。

从我国民营企业档案管理出现的这两种状况中可以看出，以往很多业内人士认为我国民企档案工作总体上处于一种无序的，混乱的状态的看法是片面的，是认识上的一处误区。福建省晋江市和河南省开封市这一南一北的情况颇具代表性。从调查分析中，我们可窥见我国民营企业档案工作的发展现状。改革开放以来，特别是中国加入世贸组织以来，我国的民营企业在激烈的市场竞争中，在国际市场的博奕中，已逐步成熟起来，企业主的档案意识被不断唤醒，特别是一些规模企业，明星企业的老总们，对档案已有了比较深刻的认识。福建凤竹集团公司年产值5亿多元，利税9400多万元，是全国同行业的明星企业，该公司陈澄清董事长认为档案对企业的发展起着至关重要的作用，当前市场的竞争归根到底是企业文化的竞争，而档案是企业文化的重要基础，企业文化提升取决于企业档案作用的充分发挥。所以，他除亲自带队到晋江、泉州市档案局争取业务上的支持外，并经常过问和解决档案工作中存在的人、财、物问题，公司早在1991年档案管理就通过省级先进标准的验收，2001年通过了企业档案目标管理“国家二级”评审。目前，有2名专职档案人员，并形成一个严密有序的档案管理网络，有1个综合档案室和4个档案分室，档案在公司上市和经营管理中发挥了不可替代的重要作用。而凤竹公司并非只是我国民营档案管理的一叶“诺亚方舟”。很多规模~,Ak的企业主已经具有相当的档案意识，在实践中认识到档案是企业极为重要的核心资源，并已经开展档案管理工作，但没能得到及时的指导。其水平有很大的局限性。忽视档案工作的大多数为小型企业的企业主，对企业开展档案工作的心态复杂，认为档案室工作增加小企业的负担，怕在外部人员的指导下泄露商业秘密，影响生产经营的正常开展。在认识上把建档工作与企业利益对立起来，这其中与档案部门的宣传与服务的缺失不无关系。所以，客观地、全面地认识当前民营企业档案工作的现状、将有助于我们有针对性地推进民营企业档案工作的全面、健康发展。

2推进民营企业档案工作全面发展的对策

2.1开展心理引导，激发建档热情。从以上分析中我们不难看出，企业主的档案意识是决定民营企业档案工作能否开展的关键所在。所以，要树立企业的档案观，必须进行积极的心理引导。一是管理意识引导。大量事实说明，我国民营经济发展的最大制约因素是没有很好的管理。民营经济要想在“二次创业”中得到发展，就必须尽快实现从无管理的经营向现代化管理的经营方式的转变。对此，企业主应该有清醒的认识，新形势下民营经济只有加强管理，企业才能在残酷的市场竞争中立足。民营企业的档案意识也只有植根于宏观管理观念的土壤，才可能生长发育。因为档案管理本身是企业管理的重要一环，而档案又为企业的各项管理提供了必不可少的重要基础。忽视档案工作，民营经济的管理便成了无本之木，所以，企业主还有什么理由可以忽视企业的档案工作呢?二是逆向思维引导。我们很多时候无法正确估计出档案到底为企业产生了多大的直接效益，但却能从反面告诉企业主，滞后的档案工作必定是制约民营经济发展的“短板”。所谓“短板”是指决定整体效益的关键制约因素，没有完善的档案管理，民营经济的发展就会留下致命的管理漏洞，滞后的档案工作就会成为制约企业整体效益的关键性制约因素。民营企业在决策上的特点使它在投入和自身建设中具有排他心理，因而档案部门不能一味地急于去作正面的宣传灌输，有时可以从侧面、甚至反面逆向思维的角度来激发民营企业的建档热情。

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关键词 ：档案管理企业管理科学管理

档案是企业全部活动的真实记录，是企业生产、经营、管理活动的基础，是企业宝贵的经验财富和重要的信息源泉，具有不可替代的凭证和史料参考作用。档案管理工作是企业管理的重点内容。从企业的档案管理水平可以看出该企业的内部管理水平。新形势下，档案管理方面仍存在一些问题，比如从业人员素质达不到上岗标准，现行档案管理制度不健全、档案管理信息化进程缓慢等等。要解决这些问题，必须围绕经济转型升级、重点领域改革和社会治理创新等重点任务，挖掘档案价值和潜力，发挥档案在培育社会主义核心价值观和文化传播方面的重要作用。其次要对标“十二五”规划，着力推进档案文化传播、数字档案馆建设，创新档案管理模式，科学谋划“十三五”期间档案事业发展方向。同时，要重点加强信息化建设，充分发挥计算机系统的辅助作用，优化档案管理体系，严把进馆档案质量关，实现科学管理，促使档案管理朝着专业化的方向不断延伸。在笔者看来，要实现企业档案科学管理，首先要破解以下几个难题。

1 提高档案管理人员素质

档案管理人员的专业素质在很大程度上决定着企业档案管理水平。在科学管理的要求下，档案管理人员不仅应具备从档案的立卷、整理、编撰、鉴定，到档案著录、标引，档案的保管等基本操作技能，而且必须精通计算机技术，能够运用现代化科技手段规范日常管理工作，并且要爱岗敬业，有大局观念，能够将繁琐的任务思路清晰的逐一落实。档案工作有较强的专业性，决定了档案管理工作者必须具备专业知识，拥有较强的档案管理技能。要紧跟时代步伐，积极参加技能培训，学习政治理论和各种新的知识技能，尤其要密切关注国家有关档案工作管理规定，深刻领悟其内涵，逐渐成长为理论与技能并重的复合型人才。为企业打造学习型档案管理队伍贡献力量。

2 完善档案管理制度体系

加强制度建设、建立良性运行机制，是提高档案管理科学化水平的关键和保证。首先要建立健全科学管理档案的长效机制，引进一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，企业档案管理应注重对相关科学知识的补充和更新，更应该运用现代科学技术手段不断强化管理水平。具体来说，一是要建立目标职责体系。制订《档案管理工作分管领导岗位责任制》、《档案管理领导小组工作职责》、《档案员、兼职档案员工作职责》等。档案管理领导小组负责企业档案工作的组织、管理和指导；专职档案员负责文件的归档、移交、销毁等，并对各部门的档案工作进行指导；兼职档案员负责本部门档案管理制度的执行和有关文件的清理及移交工作。二是要建立操作规范体系。按照档案管理要求，结合本企业实际，制定并落实文书立卷归档办法，文件材料分类方案、归档范围、保管期限制度，档案保管、保密、利用、统计、鉴定销毁等制度，使档案管理工作做到有章可依，有规可循。三是要建立督促检查体系。大力加强对档案管理的监督检查力度，每年组织开展至少两次档案管理安全检查，采取自查、互查、抽查、普查相结合的方式，有效堵塞档案管理中的漏洞和隐患，坚决杜绝在档案管理中出现案卷损坏、失密泄密、案卷丢失等问题，推动档案工作健康发展。

3 重视档案管理信息化建设

信息化建设是实现企业档案科学管理的主要途径。企业应该在现有基础上，坚持完善档案数据库建设，做好档案基础数据汇编、档案查阅利用等工作，努力使档案管理走上规范化、制度化的轨道。

首先，着力提高档案硬件水平。为适应新时期档案工作的新要求，提高档案管理水平，企业应该结合实际，增加投入，不断更新档案设备，使各项档案管理设施力求达到规范化的标准，促进档案资料管理的全方位、科学化管理。

其次，充分利用计算机系统，规范档案数字化加工中心，加强对档案的著录和扫描，认真做好文件的收、发工作。档案的收集整理工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；做好档案的统计、利用工作，对各类档案库存、接收、销毁、利用等进行准确统计，积极做好档案信息资源的开发利用，以确保能为企业的发展提供有效的服务。

4 结语

加强档案的科学管理工作，是企业档案部门面临的共同课题，档案部门要增强创新意识，注重研究新情况、把握新规律、解决新问题，克服因循守旧、墨守陈规的思想和做法，以新的思维对待新的形势，推动档案工作不断创新发展。

参考文献：

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1.1 一体化的管理模式

在过去,企业档案管理的实现是不同部门对其内部文件进行整理、分类并归档的过程。而信息化的档案管理则改变了这一状态,信息化的管理模式可以将企业的文件,部门的基本文档进行有机的结合,从而实现归档与管理的同步,将不同部门对于同一事务或者同一事务的不同角度的记录归入档案数据库中,实现档案管理的一体化。通过对档案管理自动化系统的应用,实现公文和业务性文件整理与归档工作在同一时间完成,既可以节省大量的时间,节省劳动力,而且提高了档案管理的准确性。从事档案管理的工作人员可以从繁杂的工作中抽离出来,从而获得更多的学习时间,加强档案管理信息资源的开发。与此同时,负责档案管理工作的部门也能够通过自动化系统对公文以及业务性文件的管理状态进行随时的掌控,以便尽快的做出指导,实现档案管理的预见性。

1.2 方便存储与查找

企业的行政部门与业务部门,可以通过对档案管理自动化系统的应用,将已经形成的有查考利用价值的文件随时存储到服务器上。而档案管理工作人员他也可以把原有档案的扫描件存储到服务器上。这样,只需要通过身份验证,用户就可以通过企业内部的局域网查找所需要的档案信息,即节省了时间,又节省了资源,真正实现了信息化档案管理给企业的工作带来的方便。

1.3 档案业务管理自动化

企业档案管理工作非常复杂,其全过程不仅包括统计、鉴定、借阅还包括了参考资料的编研工作,甚至是资料的销毁,这都需要管理人员定期对档案的情况进行分析,而且企业领导的决策提供参考资料。实现档案信息化管理模式,可以对档案进行随时随地的管理,例如各种数据的统计、各种报表的打印、借阅登记、催还提醒等,这样可以便于领导或各部门通过电脑获取所需要的资料和数据,避免了因为距离问题而造成的时间浪费。

2 企业档案管理信息化存在的问题

2.1 档案管理的信息化意识不足

实现企业档案管理的信息化不是一项简单的工作,需要大量的时间来逐步完成,而且投资较高。因此部分企业选择继续使用传统的档案管理模式,而将资金更多的用于例如设备改造、产品销售等直接投资上,疏于对档案的管理,忽视对档案管理人员的业务培训,导致管理人员缺乏经验、缺乏服务意识,使得档案管理水平一直处于落后的地位。然而,事实上虽然档案管理信息化的应用不能直接为企业创造效益,但是通过对档案的合理管理能够为企业的发展提供可靠的支持,间接为企业创造价值。对档案管理模式的忽视必然会阻碍企业的发展。

2.2 档案管理信息载体的破损

在企业信息化的背景下,磁性载体的电子档案成为继纸质载体的图文档案之后的又一重要管理对象。通过对计算机网络技术的应用,许多企业实现了工程设计、施工和产品研发中的二维绘图、三维仿真模拟设计的图文并茂的多媒体信息。在档案管理信息化中常见的载体有胶片、磁带以及光盘等,这些载体会因为各种原因而发生破损,例如自然老化、害虫的侵害以及使用过程中的损伤等。这些都有可能严重影响文档等信息的使用,严重的还会导致系统运行出现问题。

2.3 标准化建设不够完善

档案信息管理的标准化指的是在档案实体管理向信息管理转变过程中,必须有相关的规范与标准对其进行指导。信息化是一个非常严密的信息系统,各个业务环节的相关信息为数据处理的准确性、及时性以及可靠性提供了保证。但是随着档案管理信息化的实现,为企业档案管理信息化提供数据计算的标准却难以满足企业的需求,企业管理和业务流程以及工作程序标准、数据交换等标准都需要进一步的完善。否则这些原本是为企业发展提供支持的因素将给企业内部或企业之间的数据交换或资源共享造成诸多不便,甚至会严重制约企业获得更多的经济效益和社会效益。

3 改善企业档案管理信息化建设的建议

通过对企业档案管理信息化建设过程中出现的问题的分析,可以看出,只有在一定范围内实现资源的优化配置,完善档案管理人员的培训,才能彻底实现档案管理的信息化,具体来说可以从以下几个方面着手。

3.1 完善档案管理制度

所有工作的顺利展开与进行都离不开规范的要求和对标准的参考,企业档案管理也不例外。实现档案管理信息化的前提是健全的管理制度与明确的部门职责,而同时这也是档案管理部门为企业提供更高级别的服务的先决条件。所以,为了在激烈的市场竞争中立于不败之地,现代化的企业必须要建立健全档案管理制度,尤其要制定档案自动化管理制度,通过合理的制度规范档案管理信息化的实现。

3.2 加强监管工作

在企业建立局域网时,要有计划的实施档案一级管理,对于文件从形成到归档的全过程要实施监管,尤其是从文件行程的最初阶段,以保证文件的整个生命周期都能在可控范围内,使整个过程都做到规范化、标准化并努力贯彻执行。

3.3 理顺工作流程

不同企业的工作流程不一样,相应的档案管理自动化程序也是不一样的,所以要明确各部门工作的先后顺序,例如档案部门与文书,只有这样才能保证档案管理信息化过程中避免走弯路。档案管理要与企业所讲

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求的效应原则保持一致,尽量以最少的投入来保证企业对于信息资源需求的满足。理顺档案管理工作的流程,首先要做好数据收集与资料库的维护工作;另外要充分利用计算机的功能,根据企业发展的需求,及时编写一些档案文件汇编,并提供企业领导用于决策所需要的信息。

3.4 实现管理工具的信息化

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中图分类号：G272 文献标识码：B 文章编号：1009-9166（2011）0017(C)-0342-02

企业档案工作作为企业管理的一部分，必须适应现代企业新时期的发展需要，树立新的观念，建立新的体制，实行新的管理制度。企业档案工作和其他方面的工作不同，不是只局限于某一领域的活动，也不仅仅是档案部门或档案工作人员的事情，而是需要企业所有部门中所有成员共同参与才能取得成效的一项事业。企业没有创新就没有活力和希望，档案工作也是如此。因此，档案工作人员亦应创新思路，开拓档案管理的各项功能，并积极探索和体现观念、机制、管理的创新。

一、企业档案管理的重要性

企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。各企业应在日常工作中，注意各种文件材料的形成、积累，并按一定的要求进行科学分类整理，统一管理本企业各门类、各种载体的档案，实现档案的有效利用。企业档案的重要性主要表现：（一）企业的档案是企业科技发展的催化剂；（二）企业的科技档案是知识形态的生产力；（三）企业档案是企业经济效益和社会效益的表现形式；（四）企业档案是企业文化的重要部分，是企业成功的金桥。

二、企业档案管理的原则

（一）统一领导，分级管理。企业内部的档案机构要对本企业的档案工作实行归口管理和统一领导，建立统一的企业档案管理制度，对企业的全部档案实施综合管理。

（二）维护企业档案的完整与安全。维护档案的完整，从数量上说，要保证企业档案在内容上齐全配套；从质量上说，要保持企业档案的系统性和内在的有机联系，在范围上，应涵盖企业全部工作活动所产生的各种门类、各种形式的档案文书，严防对档案人为地加以割裂和零乱堆砌。维护企业档案的安全，对企业档案进行很好的管理和保护，要加强保密工作，严防企业档案的丢失和失密、泄密现象的发生，严守企业档案中所含的事项，保护知识产权，维护企业的合法权益。

（三）便于企业和社会对企业档案的有效利用。企业档案的利用，既是企业档案工作的基本出发点，又是企业档案工作的最终目的。企业档案管理工作之所以能够延续下来并得到不断发展，就是因为它对社会有一定的利用价值。企业档案的利用贯穿于企业档案管理工作的各个环节和始终，并且是检验档案管理工作质量的根本标准。

三、信息技术在档案管理中的运用

置身于企业信息集成系统中，企业档案工作者将发现企业档案发生了巨大变化。办公自动化后，将出现无纸办公，企业每个岗位都能形成电子文档，这就要求每个员工懂得文书处理和归档的一整套程序，了解纸质文件和电子文件归档的关系，明确各类文件材料的形成、积累和归档，在各个管理岗位上负好应负的责任。档案利用的广泛性主要表现在计算机在企业内部联网后，企业各部门对档案信息资源实现了共享。档案部门要发挥信息中心的作用，对信息的利用和保密等问题，通过新的管理制度和管理方法来解决。首先是企业档案载体的转变。在企业实现计算机全程管理后，适时实现了信息数据的远近传递交换和处理。在企业各项管理活动中，电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如生产或开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸，而其中许多又要承袭老产品的大部分成果，因此，电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力，保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且有意义得多。其次是企业档案的分类变化。旧有的企业关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破，取而代之的是以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令，根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同，但可以肯定的是计算机管理过程中企业的档案分类更能贴近企业的生产、经营、管理等各方面状况，分类也将更详细、更科学、更规范。最后是企业档案的接收和保管也发生了改变。以往的企业档案工作者是通过参加科研产品鉴定、重要设备开箱及重要建设项目、技术改造竣工验收，作为对其企业档案的监督、指导和接收。“在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。”这就是说，企业档案人员如果不进入到企业信息集成系统中去，则很难掌握到企业信息的核心部分甚至接收不到档案。因此，无时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使企业档案工作者再也无法坐等档案的最后形成与归档了。他们必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。企业档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台，要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性，掌握电子档案信息的收集、管理。

四、加强企业档案管理的建议

（一）统一规范，建立档案管理现代技术标准，加快相关法规的完善，保护知识产权、提高信息的可获取性。档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。因为现代档案信息已不再属于一个部门，而是作为一个地区、一个系统、一国或多国乃至国际档案信息交流的一个组成部分。

（二）提高企业档案管理人员的素质。档案专业人员必须具有较好的职业道德，要牢固树立为利用者提供优质服务的宗旨，提高服务质量。档案专业人员应尊重档案、尊重历史，坚持据实立档，据实用档；必须忠于职守，具有严格的保密观念，以确保档案在政治上的安全。

（三）服务创新。信息化时代，文件与档案工作的服务方式、内容，与传统档案利用服务相比，发生了巨大的变化，提供了前所未有的发展和创新空间。信息系统深入、广泛的应用，形成了质优量大的电子文件信息资源。

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档案记录着企业的成长，是企业发展的历史长卷，记述和反映了企业文化建设的历史，包含着企业发展过程中做形成的价值观念、经营哲学和拼搏奋进的精神取向，而这些都是企业的文化建设的前提和依据。企业档案的有效管理为企业文化建设提供了大量的历史文献和各种有效资料和素材，可为新时期企业文化建设提供借鉴和依据，同时营造了浓厚的文化氛围并树立了了企业良好的形象。而企业文化也是以档案为依托，企业文化以档案形式为表现，档案多年的文化沉淀形成了企业文化，可以说，企业文化的建设离开企业档案管理是无法完成的，二者相辅相成，相互促进。

1.2企业文化的发展也影响着企业档案收集整理和鉴定工作。

企业文化作为整个企业的精神和灵魂所在，体现了企业的个性特征和独特魅力，是企业管理活动的重要组成部分，指导着企业发展的方向。企业档案是企业文化的组成部分，其存在价值在于满足企业的发展需要。随着企业的不断发展，企业文化也会随之不断地完善，企业文化所体现出的价值取向的改变和发展也影响着档案管理工作，也就是说企业文化若发生变化，企业员工受到企业文化的影响，在收集和整理企业档案过程中，对企业档案在收集管理和主观鉴定，也会随之发生相应变化。

1.3二者对企业的发展有着相同之处。

企业档案管理和企业的文化建设都共同服务于企业管理工作，是企业管理工作的组成部分，他们共同致力于引导企业员工形成积极的价值取向，共同影响着企业的决策方向，对企业的发展有着推动作用。

2档案管理对企业文化的作用和功能

2.1档案管理工作促进了企业文化发展，企业档案在企业的文化建设中体现了重要的价值和作用。

首先，企业档案记录了企业发展的成长史，是企业发展历程的载体。它以文字、图片、影响资料等呈现着企业成长的点滴，是企业可持续发展的重要资源和精神财富。其次，企业档案突出了企业文化与众不同的特色，使企业文化个性的塑造更具针对性。每个企业的发展，都有着自身与众不同的发展过程，档案沉淀着不同企业的不同的文化精髓，继承者本企业的优良传统，因此，各企业文化形成也各具特色，可以说企业的个性设计和形象塑造都离不开企业的档案工作。最后，企业档案为企业员工的文化教育培训工作提供教材。档案，取其精华去其糟粕，包含大量的历史知识，是企业宝贵的精神财富，企业档案最真实的记录了企业在发展过程中的相关资料，如企业财务、材料工艺、经营状况、文化建设等等重要内容，为企业对员工培训和教育提供了必要的教材资料。也提高了员工的综合素质，调动了员工的积极性，增加员工对企业的热爱。

2.2企业档案与企业文化具有相同的功能

他们工作服务于企业管理工作，是文化与经济结合的产物，共同组成企业的精神文明建设，企业档案对企业文化具有以下功能：a.导向功能，档案工作收集之际便取其精华，择取积极价值观资料，将职工引导到企业的发展目标上来，因此企业档案对企业文化具有导向功能。b.约束功能，企业档案是企业文化的一部分，是企业的一种无形的文化力量，企业档案的收集影响着企业文化的建设，并影响着企业的价值观、行为准则、道德规范等，企业档案和企业文化共同约束着员工和公司的行为。c.融合功能，档案管理的收集工作，会将符合公司价值观的信息搜集起来，使之融合，共同体现企业文化，同时融合职工的思想、行为，使之达成共性。d.凝聚功能，档案工作推进企业文化，得到员工认同并凝聚人心，团结员工，使员工有归属感，从而使员工团结一心，共同为企业发展而奋斗。e.辐射功能，企业档案使企业形成不同的企业文化，对外则代表不同的形象，并使其对外部有一种辐射力，既树立了自我形象，又对整个文化建设产生了极大的影响。