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电子档案管理的优势大全11篇

时间:2023-05-24 16:06:09

电子档案管理的优势

电子档案管理的优势篇(1)

档案管理工作主要包含档案的收集、整理、鉴定、检索、编辑和开发利用等内容,在档案管理工作中,电子档案和纸质档案都是档案管理中的重要部分,各自具备一定优势和不足,为推进档案事业的现代化发展,应当尊重事物的两面性,准确把握电子档案与纸质档案的实际特点,加强整合利用,实现优势互补,真正实现电子档案与纸质档案的共存发展。

1 电子档案与纸质档案整合利用的必要性

现代社会经济发展形势下,科学技术不断进步,电子档案得以产生和应用,一定程度上拉动了纸质档案的发展。可以说,电子档案的产生和应用,打破了档案管理工作中纸质档案的传统模式,通过对信息技术的有效运用,节约了人力物力资源,实现了档案管理一体化,档案管理工作效率明显提升。因此在档案事业发展过程中,若能够准确把握电子档案与纸质档案的具体特点,加强整合利用,能够实现电子档案与纸质档案之间的有序转化,对纸质档案进行妥善保存与管理,并确保电子档案的信息化优势得到有效发挥,通过双向联系,推进电子档案与纸质档案的协调发展,对于档案事业建设与发展具有重要意义。

2 电子档案与纸质档案各自优势与不足

2.1 电子档案的优势与不足

现代社会科学技术的发展,推进了档案事业的进步,人类社会生活呈现出多元化特征,社会各项经济活动的开展,离不开信息技术的支持。此种形势下,档案管理工作逐渐迈入新的时代,电子档案逐渐产生并得到广泛应用。

电子档案具有良好的应用价值,其存储量较大,不会占用实际空间,便于管理和应用。在档案管理工作中,电子档案模式能够实现档案之间的互相传输,具备资源共享的优势。电子档案在计算机系统内的保存时间较长,且档案资源的查阅更具便捷性、高效性,有助于提升档案管理工作效率。

电子档案也存在一定不足,尤其是信息存储方面,其安全性较低,部分不法分子利用技术手段获取保密的档案信息,导致档案管理工作存在严重的安全隐患。电子档案运行过程中主要依靠设备,缺乏独立性,此种情况下,一旦设备出现故障,极易导致电子档案信息资源丢失,此种情况下,电子档案信息存在严重的安全隐患。

2.2 纸质档案的优势与不足

自古开始,中国人就习惯将国家大事和重要的人物记录下来,供后世流传。也有许多家族拥有属于自己家族的族谱,这些都是最传统的纸质档案。随着时间的推移保留下来许多珍贵的史实资源供后人发掘。进入21世纪,纸质档案收到了极大地冲击,电子档案的优势将大家的目光转移。还有人预言纸质档案将退出人类历史的舞台,之后将是电子档案的世界。这些虽然只是一面之词,但是却也看出纸质档案重要性的下降。

纸质档案优势大家显而易见,和电子档案相比,直观性和简明性十分突出,另外在书写方面的简单性、阅读方面的便利性,还有对事情记录方面的稳定性等等,这些都是电子档案无法超越的优势;印章和签字,这是纸质档案独立于电子档案的优势,没有当事人签名的电子档案不具备法律效率,这是为何还有大部分人倡导纸质档案的原因之一。但是,纸质档案的缺点也是显而易见的,与电子档案想法,纸质档案在空间占用、环境保护、传递查阅方面的劣势是不能避免的。

3 电子档案与纸质档案在利用方面的比较

纸质档案的载体是文本实体,具有相对的稳定性,文字有个人字迹特征、有书写墨迹的新旧之别,不易更改和伪造,对它的利用途径是通过提供档案原件、档案副本或复制品、档案信息加工品等满足用户的需要。电子信息技术的运用改变了传统文件的利用方式.使档案信息在利用上不受时间和空间的限制,可以随时随地利用进入网络的开放档案,网络不仅可以提供原件阅览,而且能够根据利用者的需要对其中的信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等,还可以形成档案汇编或其它形式的编研成果以提供利用。

然而,由于信息的易更改性和共享性.在电脑应用上要具有限读功能,即具有反删改、反复制、反销毁功能,才能防止泄密。通过电子档案和纸质档案整合和利用活动的比较,纸质档案和电子档案各自的特点表现得淋漓尽致。其区别也就显而易见。尽管电子档案和纸质档案存在诸多不同。然而从档案的开发利用方面讲,二者却具有异曲同工之妙。

4 电子档案与纸质档案的整合利用与共存发展的具体策略

4.1 坚持扬长避短

档案事业建设与发展过程中,在准确把握电子档案与纸质档案各自优势与不足的基础上,应当坚持趋利避害,对电子档案与纸质档案的优势进行合理整合利用,并采取有效措施去除档案管理中的缺点,推进档案管理工作的顺利开展。在电子档案方面,应当继续发挥其科学化、信息化的档案管理优势,在纸质档案方面,应当保持器印章和签字生效凭证优势不变,在此基础上将二者优势进行有机融合,全面提高档案管理工作效率。

电子档案与纸质档案也不可避免的存在一定不足,为实现二者之间的整合利用与共存发展,应当以纸质档案的优势弥补电子档案的缺点,并以电子档案的优势弥补纸质档案的不足,转变视角,坚持具体问题具体分析的原则,实现电子档案与纸质档案的协调共存发展,为档案事业的稳定持续发展奠定可靠的基础。

4.2 遵循“双套制”原则

在档案事业发展过程中,所谓“双套制”原则,就是指将电子档案与纸质档案同时提交并保存归档,以保证档案的准确性和可靠性。当前社会经济发展形势下,数字技术和网络技术不断完善,“双套制”原则的有效应用,有助于推进档案管理工作的顺利开展,这就要求档案管理工作人员在准确把握电子档案与纸质档案实际优势与不足的基础上,不断学习新知识,掌握新技术,明确“双套制”的适用范围,依据档案管理的具体情况选择“双套制”档案,最大程度上实现资源的优化配置和利用,全面提高档案管理效率。

结束语

电子档案与纸质档案的整合利用与共存发展,需要投入大量的人力、物力和财力资源,对档案管理人员的综合素质和岗位能力都有着严格的要求,为推进档案事业的稳定持续发展,应当准确把握电子档案与纸质档案的优点与不足,遵循“双套制”原则,扬长避短,实现科学化、信息化、高效化档案管理,从而为社会群体提供更加优质高效的档案服务。

参考文献

电子档案管理的优势篇(2)

随着数字信息时代的飞速发展,电子档案应势而生,并逐步在科研档案管理中发挥重要作用。电子档案,是指通过计算机磁盘等设备进行存储,与纸质档案相对应,相互关联的通用电子图像文件集合。电子档案的出现,给长期以来的重保管、轻利用的传统科研档案管理带来了较大冲击。如何扬长避短,在科研档案管理中发挥电子档案的优势,首先要对子档案的利弊有一定认识。

1 科研档案管理中电子档案的优势

科研档案管理相对文书档案管理较复杂,一个科研项目或课题历时短则几月、多则数年,项目课题中各类材料复杂且珍贵,运用传统的纸质档案管理不仅耗时耗力,时间一久更不利于分类归档,并且在过程中查找起来也较麻烦,相比传统纸质档案,电子文档的优势凸显:

(一)减轻劳动强度

传统的科研档案管理通常是在科研项目(课题)完结后,再移交档案室进行整理归档,分类整理、装订立卷等全靠人脑、手工,档案管理员的大量工作时间耗费在枯燥乏味的手工建档工作中。使用电子档案,就可以把按“卷”整理归档,改为按“件”整理归档,换言之任何一件材料都可以在科研项目(课题)未完结时按类别进行归档存储,避免了档案形成积存,平时就可以随时整理立卷,节约了应对纸质档案大量的分类、归类、装订、立卷的时间,直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度,使其从中解放出来,将宝贵的时间花在更有意义的地方。

(二)提高查阅速度

由于传统纸质档案存储的固定性,查阅往往需要在工作时间内、到固定地点、并由专人找出才能翻阅,不仅浪费时间,更受到地域限制,严重的甚至会耽误科研人员的科研进度。电子文档的查阅则打破了这种限制,一方面查阅者可以不受地域、时间限制,而是通过网络信息技术,任何时间、任何地点远程查阅所需信息;另一方面也解决了一份档案同时只能一个人查阅的限制,通过电子信息技术,可以多人共享同一份文档。

(三)利于档案保护

随着科研档案工作不断完善,科技人员对科研档案的查阅需求逐渐增加,重复的翻阅查看纸质的文档,必然会造成原件的受损。同时,查阅档案通常是整件、整卷提供,科研人员或许只是需要文档中某一页的信息,却能够看到整件、整卷档案,不利于档案管理的保密性。电子档案不仅解决了纸质文档易受损的问题,通过档案管理系统对不同密级的档案进行权限设置,也达到了档案管理的保密性。

2 目前电子档案的一些问题

任何事物都是一把双刃剑,有优势必然有劣势,通过电子档案的逐步普及使用,也暴露出一些问题。

一是真实性无法保证。纸质档案具有真实的本质属性,它们通过纸张、字迹、印章等结合在一起,再进行任何篡改都会留下明显痕迹,是无法篡改的最原始记录。而电子档案的可重写性就无法避免档案被篡改,电子档案可以轻松的被复制、被修改、被删除,篡改后不会留下痕迹,无法保证档案的可信度。二是面临安全隐患。电子档案依附计算机、网络等载体而存在,现代社会网络安全等问题频发,病毒、木马、黑客等都让电子档案面临被盗取、篡改的危险,不仅保密性得不到保障,安全也面临隐患。三是依附性过强。电子档案的依附性让承载它的计算机、硬盘等显得尤为关键,高温、高湿、磁场和电场等都会对电子档案的载体产生各种影响,他的存在和安全取决于载体的存在和安全。

3 进一步完善科研电子档案管理的几点建议

第一,根据电子档案管理需求,提高档案管理者综合素质。不论纸质档案还是电子档案,归根结底是人的工作,档案管理员不仅要加强档案管理能力,还要提升专业素养。不仅要熟悉档案管理知识,更要提升电脑操作、职业道德等专业素养。电子文档的归档、管理等所有流程都离不开档案管理员,管理员的素质决定了档案的可靠和质量。因此需要不断的对其进行业务培训、思想培训,认真负责的工作作风和善于钻研的专业技术,是现代档案管理员不可缺少的素质。

第二,针对电子档案暴露的问题,优化管理方式。一是将电子文档设置为“只读”状态,该状态下可以读取信息不能更改文档;二是重要或保密案卷,禁止联网查询;三是采用光笔签署方式,对电子档案进行标记;四是重视网络、计算机、软件自身安全,设置安全保障系统并定期检测等。

第三,建立完善电子档案管理查阅制度,规范管理。根据科研人员查阅习惯和单位实际情况,建立一套既能对科研档案的归档制定科学合理标准,又便于实际操作的制度。

第四,取长补短,电子档案与纸质档案并存。两者有互相不能取代的优势,也有各自无法避免的劣势。因此,纯粹的用电子档案代替纸质档案不可取,两者相辅相成、取长补短,并存或许是未来科研档案管理的主旋律。

4 结语

电子档案是时展的必然趋势,如何顺应时展,做好档案管理工作,这是对档案管理工作者提出的新要求和挑战。我们只有在不断的学习、完善、提高中,不断摸索、创新,跟上时展步伐,提升档案管理工作水平和效率。

参考文献

[1]张岚萍.纸质档案与电子档案的优势与劣势.黑龙江史志.2013(15):104-104

[2]张保山.关于信息时代企业电子档案管理的几点思考.大陆桥视野.2013(22):55-57

[3]刘亚辉.浅谈电子档案管理中几个关键问题及其对策和建议.黑龙江科技信息.2014(28):175-175

[4]高文.浅谈当前电子档案管理存在的问题及对策.四川水利发电.2011,30(6):166-167

电子档案管理的优势篇(3)

作者:董淑新

电子档案是当今信息化时代诞生的档案管理形式,电子档案管理是时展的必然产物,其为档案管理带来了创新和发展,对档案管理工作起到了巨大的促进作用。但电子档案在工作中也凸显出一些不可避免的缺点,而这些缺点有要依赖传统的纸式档案来拟补,可见办公档案管理工作不能过分的依赖于电子档,由此,应该该形成电子档案和纸质档案兼顾的全新档案管理模式,促进档案管理工作更好的方向开展。

一、电子档案的优点和缺点

(一)电子档案优点

1、效率高

电子档案管理的中心工作是通过无纸化办公,将工作中的文件、会议纪要、工作总结、报告、通知通告等,都通过办公软件系统向特定对象予以,节省了大量文件印发、转送、通知等,节省了时间、人力和物力。此外,经过计算机系统整理后,便于文件档案的归档、查找,由此大大地提高了工作效率。

2、绿色环保

利用互联网络进行无纸化办公,大大降低了文件纸质的使用,节约了纸张不但能够节省办公开支,而且有能够减少木材的使用,降低来人类对森林资源的破坏。

3、空间占用少

电子档案的存储可以借助于硬盘、光盘和云盘等多种手段,其特点是占用空间少,不需要占用大的空间存储,此外电子档案可以实现异地查询和共享的功能,这些电子档案特有的功能,为档案管理工作实现了便捷性、高效性和灵活性。

(二)电子档案缺点

电子档案信息与载体相分离的特性,使得信息不在固定的载体上附着,在资源共享和传输的过程中极易发生篡改、窃取或者删除而且不留痕迹。并且电子文件经过不同格式的转换以后,原始文件易变得面目全非,使得其真实性和可靠性大打折扣。此外,由于电子档案存储在网络上会出现被病毒攻击或被盗的风险。因此,在电子档案的技术难点是保障档案的安全性。

二、纸式档案的优点和缺点

(一)纸式档案的优点

纸式档案的特点是确保原始性和真实性,纸质档案通常经人工撰写和机器打印等媒介将文字、图像、表格清晰的展现在纸上,能够可见的原始资料,不宜被经篡改,如果篡改也容易发现,便于确保档案的原始性和真实性。

(二)纸式档案的缺点

随着纸式档案保存时间的长久,就会发现纸式档案很容易受条件影响。纸质档案的纸张在高温、较潮、发霉、虫蛀等环境下,容易对纸质档案产生破坏,再被化学分解后形成“档案砖”。

三、纸式档案与电子档案的互补性

无论是电子档案还是纸质档案都是为社会发展提供信息服务的载体,电子档案和办公档案都既有各自的优势和劣势,同时也起到了互补互进的作用。如何加强办公纸式和电子办公档案的互补呢?要从以下几点着手:

(一)重视纸式档案向电子当转转化的质量

纸质档案的内容经过扫描和转换就能够直接完成电子档案的录制工作,所以电子档案的质量也是由纸质档案的质量决定的。因此,在对纸质档案进行入库和存档时,要加强对纸质档案的质量管理。

(二)建立电子档案归档的工作制度

电子档案与纸质档案的归档应该是按照科学的制度实施,只有这样才能保证电子存档党的有效性和真实性,才能充分发挥优势互补纸式档案的不足,在工作中应当避免机械相加等现象,制定科学合理的双轨制管理制度势在必行,只有科学制度指导才能保证管理的规范和有章可循。

(三)加强档案管理人员的档案管理工作水平

电子档案管理的优势篇(4)

一、电子档案和与纸质档案整合管理的必然性

纸质档案和电子档案本质上都属于档案,都具备档案所具有的特点,但由于二者载体不同,这也使纸质档案与电子档案都具有自身的特点。在当前新形势下,为了保证档案管理工作的顺利开展,需要将纸质档案与电子档案两者综合起来,取长补短。电子档案以网络技术作为载体,储存时间较长,能够有效的保障档案的完整性,但容易受到病毒侵袭,安全系数不高。纸质档案以纸质文件作为载体,具有较高的安全系数,档案具有较强的真实性,而且档案在使用过程中更为清晰,但纸质档案不易保存,使用过程中检索困难。电子档案和纸质档案各有利弊,将二者进行整合管理,能够有效的发挥各自的优势,使其更好的为使用者服务。在当前电子档案和纸质档案共存发展的局面下,档案管理者需要及时转变思路,加快创新,制定有效的管理方案,不仅要积极应对档案电子化的转化,从多个层面来有效的提高电子档案的法律地位,同时还要做好纸质档案的保管工作,使电子档案和纸质档案都能够发挥各自长处,有效的保存好具有较强真实性和可靠性的纸质档案,同时更好的发挥电子档案的优势,对二者进行整合管理,有效的维护好档案之间的联系,从而为档案的使用提供更多的便利。

二、电子档案和纸质档案整合管理的具体要求

当前信息技术取得了较快的发展,将在档案管理工作中充分的应用,构建了档案管理网络信息办公平台。现代化档案管理主要针对电子档案进行管理,而传统档案管理模式主要针对的是纸质档案的管理。但在当前电子档案和纸质档案共存的形势下,现代化档案管理也需要对纸质档案进行管理。因此需要将电子档案与纸质档案进行有效的整合,有效的提高现代化档案管理的水平。

(一)同步归档。对于收集的纸质文件需要认真进行检验和审核,做好纸质档案的归档处理工作。收集的电子信息在审核完成后也需要及时进行归档。在归档过程中,无论是纸质档案还是电子档案都要与归档的要求相符,但相较于纸质档案,电子档案在归档时要存入到计算机硬盘中,同时还要标记上已归档的标记。

(二)同步整理。电子档案与纸质档案需要同步进行整理,这主要是由于无论是电子档案还是纸质档案都拥有一致的档案号,信息也基本相同,因此在整理时需要将电子档案和纸质档案采用合二为一的方法,使二者同步整理完成。

(三)同步鉴定 。对于电子档案的鉴定最理想的情况是南计算机自动鉴定,系统依照预定的保管期限表判断保管期限;纸质档案可随时鉴定,即时归档。

(四)同步利用 。在查阅档案时,我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时,以电子档案为主。在需要用纸质档案时,可按同一档号提供纸质档案,这样既提高了档案的利用率,又减少了纸质档案的磨损,有利于纸质档案的长期保存从实质讲,电子档案与纸质档案整合管理理念,实际上主张的是传统档案生命周期理论指导下档案分阶段管理的电子化实现。

三、电子档案与纸质档案并存的管理模式

纸质档案和电子档案都具有自身的独特性,而且所具有功用性也不同,当前二者并存于档案各个领域中。电子档案无论是在信息传输、开发利用等方面都具有较高好高效性和快捷性,而且更具有直观性和全面性的特点,这是电子档案独有的优势。相较于电子档案的这些优势而言,其安全性无法得到有效的保障,因此需要对纸质文件或其副本进行备份保存。当前电子档案和纸质档案共存是档案无纸化实现过程中一个重要的过程,二者共存发展有利于互补,能够有效的提高档案管理工作水平。在目前的管理阶段,电子文件和纸质档案管理采用的方式也不尽相同,主要有“双套制”和“双轨制”两种管理模式。所谓双套制,是指文件归档后二者的共存,亦称为“双套归档”。双套制的实现,可以是对电子文件制作纸质拷贝;也可以是对纸质文件进行数字化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。所谓双轨制,是指在文件生成、运转过程中二者的共存,即两种版本文件同步随业务流程运转。实行双轨制的机构在文件(包括收文、发文和内部文件)进入运转程序时就形成电子和纸质两种版本,业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。当然,在办理结束后,双轨制大多导致双套归档。因此可以说,双轨制是比双套制更全面、深入、进步的管理形式,双轨制通常包含了双套制。对于具备办公自动化管理和档案管理的软硬件环境,有可能实现“双轨制”的文件管理模式;相反在未实行办公自动化和档案管理环境的单位则可以对电子文件和纸质档案在归档期实施“双套制”管理模式。无论是双套制还是双轨制,都是以电子文件和纸质文件的相互对应为前提的。但是,我们应认识到纸质文件作为档案的原件,具有电子文件不能取代的法律凭证作用,不能因为立卷方式的改变而使档案文件散失,纸质文件不仅要归档,而且还需要进行必要的整理,更好地保管和利用。

四、结束语

在当前档案事业发展过程中,无纸化是档案工作未来发展的必然趋势,而电子档案和纸质档案共存发展是无纸化实现过程中必然的一个过程,因此在当前二者共存发展的形势下,我们需要了对电子档案和纸质档案两者之间的关系进行了解,并并对电子档案和纸质档案进行整合,使电子档案和纸质档案在归档、整理及开发利用等多方面保持同步性,从而有效的弥补各自的不足之处,充分的发挥电子档案和纸质档案的优势,以便于更好的推动我国档案事业的健康、有序发展。

参考文献

电子档案管理的优势篇(5)

(一)满足社会的阅览需求。电子档案和纸质档案并存,可以满足社会的预览需求。我国各行政机关和企业事业单位、社会团体都有专用的档案,在进行档案管理时,需要对档案进行收集、分类和具体分析。随着现代化技术应用范围的不断拓展,电子档案出现,可以实现传统档案的数字模式转换。各行政机关和企业事业单位、社会团体对档案类型有不同的倾向性,有的偏好于纸质档案,没有采用现代化的网络信息技术,成立电子档案系统;有的偏好于电子档案,取代了传统的纸质档案管理部门。从这个角度来看,电子档案和纸质档案并存,可以满足社会多元化的档案预览需求。

(二)发挥二者的独特优势。电子档案和纸质档案并存,可以发挥二者的独特优势。与纸质档案相比,电子档案具有如下几个明显优势:第一,电子档案的操作相对简单。第二,电子档案的储存量更大。第三,电子档案可以实现数据共享。当然,电子档案也存在较大的局限性:第一,电子档案的数据管理难度较大。第二,电子档案的真实性有待考量。由于电子档案具有明显的缺陷,纸质档案必不可少。从历史发展来看,我国的司法机构一直沿用纸质档案,其权威性得到了社会的普遍认可,与电子档案相比,纸质档案的安全性可以得到保障,因此必须在档案管理中发挥电子档案和纸质档案的优势。

二、电子档案和纸质档案并存的策略

(一)健全档案管理标准。想要实现电子档案和纸质档案的共存,应该健全档案管理标准。我国在2003年7月国家?n案局6号令颁布了《电子公文归档管理暂行办法》,制定了电子档案管理的基本条例,随着电子档案使用范围的进一步扩展,档案部门应该进一步完善档案管理的标准。具体来说,应该做到以下几点:第一,应该对电子档案的制定和编写进行规定,并按照电子数据的不同,形成不同的存储格式。第二,应该做到电子档案的归档工作,并设置专门的电子档案管理部门。第三,应该对纸质档案进行定期维护和审核,避免纸质档案出现字迹裉色、水分浸入等问题。第四,应该对纸质档案进行修缮,并对纸质档案进行集中整理。

(二)实现档案资源共享。想要实现电子档案和纸质档案的共存,应该实现档案资源共享。电子档案和纸质档案在内容上存在相似之处,因此应该实现两种档案资源的共享,提高档案内容的价值。具体来说,应该做到以下几点:第一,应该控制电子档案和纸质档案的归档日期,尽量统一安排归档。第二,应该引进现代化的纸质档案数字扫描仪,把纸质档案扫描成数据内容,形成电子档案。第三,应该采用人工抄写的办法,把电子档案的内容记录下来。

(三)形成档案管理体系。想要实现电子档案和纸质档案的共存,应该形成档案管理体系。原有的档案管理体系以纸质档案作为重点,为了提高档案管理的水平,需要形成新的档案管理体系。具体来说,应该做到以下几点:第一,应该加强管理人员对档案信息的重视,赋予档案部门更多的职权。第二,应该加大档案部门的人才队伍建设,引进具备专业信息技能的人才,对纸质档案和电子档案进行统一管理。第三,应该保障档案管理的外部环境,不断充实馆藏内容。第四,应该对电子档案和纸质档案进行分层管理,并实现管理的交叉。

电子档案管理的优势篇(6)

现代科学技术水平得以提升,计算机技术与网络通信技术应用到各个领域。在传统方式下,档案管理工作面对较大压力,无法与现代技术实现有效融合。电子档案在使用与记录方式下,都能发挥较大意义,从而实现了纸质档案与电子档案的融合发展。因为档案中记载着变迁情况,具有原始性特征,也能形成不同的价值形态,纸质档案与电子档案存在较大共性,所以,在对其管理期间,实现两者的融合性,无论在信息整理、归档、收集等工作中,都需要促进其长期保存,基于现代化科学技术,维护其安全性,这样不仅保证了现代方法与现代技术的充分利用,也使档案管理工作更规范。

1电子档案与纸质档案

纸质档案具有较高的留念价值,将其保存后,当一些有意义的事物产生后,会对其有效利用,纸质档案也是人们比较熟悉的一种保存方式。一般情况下,纸质档案主要将纸张作为信息记录的一种形式。在事业单位中,使用的纸质档案都为公文图纸等,包括账目、工作记录等。但是,纸质档案不容易保存,容易被破坏,也无法实现良好的保密工作。所以,企业或者事业单位的领导、管理人员需要认识到纸质档案的重要性,以认真的态度对其处理。对于电子档案来说,本身具备一定的保存价值,是基于计算机软件、硬件以及数据库进行保存的,与人们生活存在密切关系[1]。纸质档案与电子档案的使用都存在一定特征。纸质档案需要保存的时间比较长,容易识别,在储存期间,存在一定的直观特点,是电子档案中不具备。但是,与纸质档案不同的,电子档案能够改变纸质档案中存在的缺陷,不仅能实现自由转换,还能对各个信息介质进行识别,对信息储存具备较高的容纳性,载体也更多样,能够促进信息资源的共享性发展。

2电子档案与纸质档案发挥的优势

在企业与事业单位中,对档案进行处理期间,要促进原始数据完整性。促进原始内容的完整性,保证其价值的充分发挥。当档案数据产生后,其存在的信息是不能更改的。所以,基于纸质档案与电子档案的对比分析,电子档案比较容易更改,但纸质档案更方便阅读。而且,纸质档案中的数据信息也更稳定。当单位、企业内领导签字、审核后,对其无法更改,其存在的真实性也比较强,具备一定的法律特征[2]。

3纸质档案管理与电子档案管理的融合策略

3.1档案管理模式

在新时期发展趋势下,档案管理技术还比较低下,纸质档案与电子档案存在的特点和优势都处于独立发展地位。电子档案在对信息进行传输、处理与开发过程中,实现了较大的便捷性和高效性,应用过程中,是各个媒体的集成化发展,具备全面性与直观性特点,与纸质档案相比,促进较大优势。如果电子档案无法得到安全保障,就要将纸质进行开发与备份保存。电子方式的实现是一个不断发展的过程,在该阶段,实现纸质档案与电子档案的融合,能够实现良好的发展需要。在目前建设与发展下,纸质档案与电子档案使用的方式也是不同的,其中,主要的管理模式主要包括双套制与双轨制。双套制主要是实现文化归档的统一使用,该方式不仅能将电子档案制作成纸质进行备份,还能实现纸质档案的数字化发展,使纸质档案与电子档案的共同储存与使用。对于双轨制,主要是信息在生成、运转期间实现的相互依存,它们随着业务流程的改变而改变。该方式的使用在一定程序下能实现纸质档案与电子档案,工作人员对重复文件进行办理,促进了管理形式的全面化发展[3]。

3.2档案管理流程

在新时期不断进步与发展下,电子商务、电子政务得以有效开展,各个企业与事业单位在内部也建立了相关办公网络系统,促进了纸质档案与电子档案的结合使用,达到优势互补的作用。随着国家档案局对相关方法的推出,使纸质档案、电子档案在良好的环境下实现融合。在并存时期,档案管理工作流程也产生较大变化。对档案进行管理是,是档案整体周期中存在的管理活动过程,其中含有鉴定工作、整理工作、归档工作以及储存工作等。在传统方式下,基层档案都是从外部、自身内部引来的,其中,纸质档案比较多。所以,在对其管理期间,电子档案中也含有纸质档案。在现代档案管理中,需要实现电子档案与纸质档案的统一管理,在执行工作中,不仅在归档工作中更统一,在鉴定工作、整理工作以及储存工作中都为更一致[4]。

3.3工作人员的能力

在新时期发展趋势下,为了实现档案管理工作的有效实施,还需要提高工作人员的能力和自身素质。在对电子档案进行管理期间,需要基于纸质档案管理工作进行思考,保证能够实现电子档案的长期保存和使用。纸质档案与电子档案存在较大不同,其中,最为主要是就是电子档案管理工作中各个环节产生的技术含量比较高。因为电子档案自身一定的技术特点和系统特点,所以,其中的电子档案管理人员自身的专业性与自身素质都需要提升,他们不仅要掌握档案管理工作中相关的基础知识,还要学会计算机的应用,这样才能保证档案管理效率的提升[5]。

3.4管理制度与标准

在新时期发展趋势下,为了应用新型档案载体,实现与计算机技术的智能化管理,在对档案处理工作中,要求实现信息的规范性与标准化。档案信息系统的使用质量与数据信息质量存在紧密联系,所以,要为数据信息格式设定相关标准。在新型载体档案得以广泛应用后期,促进业务管理各个方面更标准十分重要。如:建立统计标准、规则标准等。还需要为计算机数据库建立相关标准,促进新型档案信息载体格式的转化标准,保证计算机硬件设备、多媒体设备都能充分利用。还需要为新型载体档案管理工作制定相关的实施制度以及法律制定等,其中,在电子档案的归档工作、整理工作以及储存工作等各个环节充分利用。但是,由于电子档案自身存在一定缺陷,导致电子档案的真实性存在较大限制,所以,需要建立相关的法律法规,确定出电子档案的法律地位。

结束语

电子档案成为当今发展的主要趋势,其含有的丰富内容能够为工作提供信息基础。对电子档案进行开发利用,实现长期的保存工作,需要在技术、使用方法以及标准等方面进行改变,还需要提高管理人员的综合素质,这样才能实现电子档案与纸质档案的充分融合。

参考文献

[1]纪晓群,江媛媛,柳萍等.电子档案与纸质档案的和谐共存与集成管理[J].兰台世界,2013(29):15-16.

[2]吴雨珊.电子档案与纸质档案并存管理分析[J].商情,2016(28):144.

[3]赵晖.城建电子档案与传统纸质档案的管理异同分析[J].城建档案,2012(7):38-39.

电子档案管理的优势篇(7)

在经济飞速发展的今天,先进的网络技术已经逐步渗透到社会的各个领域,高校档案管理是学校管理的重要组成部分,体现着学校的管理水平。当今时代,信息技术快速推进,部分高效档案管理也走上了科技化管理的道路,发挥出其独特的优势,使档案管理工作更加方便和快捷,提高了高校的管理水平。

一、电子档案的定义及其特点

所谓电子档案是指人们利用电子计算机及网络进行档案管理,用数码的形式通过磁带、磁盘、光盘或硬盘等载体,应用电子计算机系统进行读取、处理,并通过网络技术传输文件、储存资料,实现资源共享的档案管理系统。其具有如下特点:

1、电子档案管理的优势

首先,电子档案管理具有高效、快捷的档案整理速度。电子档案管理是通过信息技术来完成,减少了纸质档案整理过程中繁琐的程序,同时完成了档案资料的收集、汇总、浏览、统计、储存等各个环节的工作,大大提高了档案管理的速度,降低了劳动量,在管理效率上发挥出了明显的优势;其次,电子档案管理高效地实现了资源共享。电子档案管理充分运用信息技术,形成档案管理体系,更加方便、快捷地进行档案资料的翻阅、搜索,通过网络进行快速传输,实现了资源共享;再次,电子档案管理的储存量大,信息稳定。电子档案管理用数码的形式通过磁带、磁盘、光盘或移动硬盘等载体,储存档案资料,传输文件,受客观环境的影响小,信息稳定、信息量大、储存时间长。

2、电子档案管理的缺陷

首先,电子档案管理完全依赖于科技,电子档案的处理、汇总、存储等管理程序必须依靠电子管理系统完成,借助于计算机操作系统才能实现,可能因为计算机硬件更新或计算机的不兼容性等原因,在信息传输、处理过程中遇到操作性困难,所以,电子档案管理系统必须及时进行新系统转换或更新,甚至根据需要保留原来的旧管理系统,才能保证档案信息的完整性和永久性;其次,电子档案保存的安全性也有待考虑。纸质档案制定中出错影响面较小,电子档案管理过程中若病毒侵入导致系统出现故障,被盗取或恶意破坏,影响面则较大,并且网络传输过程中也存在被修改或盗用的风险。电子档案管理应用统一的系统程序,不具备手写档案材料的特点,不易于真伪的鉴别,造成档案信息被侵害却无从发现。高校档案资料是在教育教学、教育科研、教育管理过程中积累的真实资料,是不可再生的信息资源,见证了高校发展的历史,具有重要的社会价值,安全性不容忽视。

二、电子档案对高校档案管理的影响

1、档案管理程序的转变

纸质材料是传统档案工作的主要对象,然而普及计算机应用之后,电子档案就取代了过去的纸质档案,信息归档之后,一切档案信息的读取、修改都要由档案管理员通过计算机程序来完成。改变了以往纸质档案管理过程中一贯遵循的档案收集与整理、文件立卷与归档等流程、方法和思路,取消了一年归档一次的管理程序。电子档案则具有及时性,可根据需要进行适当修改、补充、保存,当然,也体现出电子档案管理对计算机的依赖性。

2、电子档案分类方式的转变

电子档案实现了档案信息与载体的分离,所以,档案的分类方式也由原来的实体分类转化为程序分类,改变了过去那种属性排列式的手工操作档案管理流程。电子档案管理则通过计算机程序进行高效分类、整合、汇总、统计,减少了实体分类中繁重的工作程序,提高了高校档案管理工作的效率。

3、电子档案管理内容与形式的转变

档案首先要体现其原始性,是原始记录,档案内容要真实,档案来源要可靠,是由档案人亲笔书写或亲笔签名,这也是档案区别于其它信息资料的主要依据,具有法律效应。电子档案管理则在计算机应用程序上进行,方便、快捷,但在一定程度上却失去了档案的原始记录性,电子档案依据系统处理的最后一个文本,没有原始稿,所以,档案的凭证作用很难确定,电子档案的真实性有待考究,这也成为高校档案管理的一个新的课题。

三、高校电子档案管理策略

1、重视高校电子档案存储设备的检测

电子档案在网络传输中具有一定的风险性,所以,要保证电子档案存储设备的安全检测,培训专职电子档案技术检测员,做到定期对档案管理程序进行检测、更新与维修,对系统网络进行安全检测与维护,对那些重要档案要定期进行复制、更新、备份、保密储存,防止档案信息的丢失,以保证电子档案的安全性。

2、做好高校电子档案原始性保护

高校电子档案管理是高校教育管理与发展的重要部分,必须做好电子档案信息技术处理工作,以保证电子档案信息的原始性。新型档案资料归档后,档案管理员要及时进行接收、整理、储存等工作,运用信息技术处理,将电子档案资料设为只读文件,表明此档案资料不可修改,以保证电子档案信息的原始性与可靠性。

3、加强高校电子档案管理员的技术指导

要想做好高校电子档案管理工作,必须对档案管理员进行技术指导,优化档案管理员的知识结构,通过各种培训方式保证档案管理员的知识更新,提高档案管理员的信息技术水平,以适应高校电子档案管理的发展。同时,还要重视提高档案管理员的职业道德水平和安全操作能力,使档案管理员明确责任,具备熟练的电子档案系统操作技能和较高的职业素质,推进高校电子档案管理的现代化进程。

四、小结

随着时代的发展,电子档案管理在高校档案管理中发挥着越来越重要的作用,我们应敢于创新,充分认识电子档案管理的发展优势,正确认识并克服电子档案管理的缺陷,优化管理方式,提高高校档案管理水平。

电子档案管理的优势篇(8)

前言

今天是一个信息主导的社会,信息就代表着财富,计算机成为现代化办公的重要工具之一,信息技术迅速发展,电子档案迅速普及。所谓电子档案就是指在社会的活动中形成具有保存价值,利用电子计算机处理与承载的记录,其与传统的纸质档案存在着明显的区别,掀起了档案管理行业的革命,档案的从业人员必须加强对电子档案的了解,才能保证工作的质量。

1.电子档案的特征及优势

电子档案是信息社会高度发达的产物,与传统的纸质档案相比,其具有以下几个特征与独特的优势:

1.1 电子档案的特征

1.1.1 记录方式多样,具有一定的变动性

传统的档案管理工作主要由档案人员手工完成,相对效率较低,受到传统归档方式的限制,查阅与检索的难度非常大,档案的功能无法发挥,电子档案的出现恰恰弥补了这一不足,存储与查阅更加便捷。

1.1.2 具备一定的非直读功能

传统的纸质档案内容与事实相符,查阅的人可以直接阅读,但是电子档案不同,其需要一定的载体,光盘,磁带等,其无法直接阅读,而且电子档案的内容可以根据需要进行加密处理,只有利用专业的设备方能阅读其内容,这对于保密档案具有一定的积极作用。

1.1.3 对元数据及背景信息的依赖性强

电子档案的元数据需要依附文件信息存在,否则无法恢复电子文件的原型;同时,电子档案的前身是电子文件,主要利用网络传送,操作人员之间很可能互不相识,背景信息无法直接反应出来,事先必须提供充分的背景信息,严重不利于档案的使用。

1.2 电子档案的独特优势

1.2.1 降低了档案管理人员的工作压力,提高了工作效率

信息化飞速发展的今天,网络的普及大大增加了管理的效率与速度,降低了工作人员的压力,传统的立卷归档工作变得轻松,查找检索更加便利,增加了归档的质量与速度,减轻档案管理人员的工作强度,提高了人力资源的利用率。

1.2.2 电子档案更加便于文件的补漏增缺

传统的档案管理中一旦遇到档案残缺或者是漏掉的情况下,想要补漏增缺十分麻烦,一般都需要拆卷重新做,但是电子档案利用网络的优势,归档整理省事省力,可以随时补漏增缺,不易形成存积。

1.2.3 便于文档的保密功能

传统的纸质档案在查阅的时候需要整卷提供,极为不利于保密,但是电子档案则可以弥补这一不足,在查阅中可以发送单份文件,查阅人员仅能看到其所需的文件,大大提升了文件的保密性。

1.2.4 增强了档案管理工作的质量

档案最根本的功能在于查阅与使用,这就需要提供高质量的文档卷宗,传统的文书立卷是由人工完成的,很多都加入了立卷人自己的理解,受到立卷人自身的主观意识影响,无法保证标准的统一,对卷宗的质量必然会产生一定的影响,严重影响档案的利用。实现电子档案管理后,档案整理不再繁琐,降低工作人员的压力,可以有更多的实践与精力放在信息的开发与利用中,提高档案工作的质量与效率,保证文书档案可以发挥更大的价值。

2.提升电子档案管理质量的有效对策

2.1 建立健全管理体制,执行统一管理标准

首先要实行档案管理与文件管理领导与规划的统一,同步发展;其次将前期的文件管理纳入到档案的工作范围之内,保证从文件的形成到最终的利用在统一的监督标准下完成;再次必须要根据实际工作需求制定合理、科学统一的归档管理标准;最后,档案部门在接收电子文件时,对其信息内容的原始性与真实性进行鉴定。

2.2 控制电子档案的转换型,提升其安全性

电子档案根据不同的需求可以在不同的载体中同时出现,同时可以相互转换,其中也包括文件中的印章与签名,利用计算机可以实现复制、粘贴的目的,这在保证其真实的同时却缺少原始性的保证,但是我们可以利用新技术来实现电子档案的保护,可以更改模式为只读,可以加密等措施达到保护的目的。同时受到计算机自身特征的影响,对系统信息修改十分简单,修改后会形成新的文件,原始文件没有任何痕迹,此时没有备份文件,一旦被修改,将会影响信息的真实性,降低利用的价值。

2.3 在使用中做好控制与管理工作

在使用中最重要的是审核使用人的权限,设置使用的级别,在使用前进行权限的认定,登陆后方可使用;同时做好拷贝与回收工作,根据不同使用者的需求,确认其利用权限,然后进行拷贝处理,保证原始文件的有效性;增强在使用中的安全保护措施,根据不同档案的秘密级别进行不同的处理,在使用中最好可以进行全程跟踪监控,自动生成记录,便于后期的查证。

2.4 加强新时代的档案管理队伍的建设

随着信息楷书的逐渐完善,电子文件迅速发展,培养适应当前发展形势的档案管理人员十分必要,档案管理部门要重视与加强档案管理人员的培养,可以采用多渠道引进高技术,高水平的管理人员,增强其责任意识;同时也要加强现有的档案管理人员专业素质的建设,尤其是现代知识的更新与培训,使其可以适应当前的管理模式。随着电子档案的不断发展,对档案管理人员提出了更高的要求,所以,档案管理部门要根据实际发展的需要,优化人员配置,完善档案管理队伍的建设,培养高素质、高水平的电子档案管理队伍。

结束语:

电子档案的出现与发展是大势所趋,是信息化社会发展的必然结果,电子档案的出现也可以推动社会发展,实现档案数字化是必然的过程。在当前的发展形势下,结合电子档案自身的特征,注重硬件设备与软件设施的同时完善,建立健全管理体制,增强管理人员的综合素质,加强沟通,顺应时展的潮流,利用有限的资源实现电子档案管理水平的提升,促进社会主义现代化建设。

参考文献:

[1] 于林红. 浅谈中等专业学校电子档案管理[J]. 才智. 2011(14)

电子档案管理的优势篇(9)

中图分类号:G640 文献标志码:A 文章编号:1002-2589(2013)33-0317-02

大学档案按类别可简单地分为:党档案,行政工作档案、教学档案、学生档案、研究档案、基建档案、财务记录、学校的历史档案,人事档案等。电子记录是指应用现代信息技术和计算机网络技术,档案管理人员在使用电脑的基础上,组织和存储在磁盘、硬盘、磁性载体材料等上的文件。2008年9月1日颁布的“档案工作管理办法”(简称27号令)规定,重要文件损坏、褪色,应及时修复文件并数字化,加工成电子记录保存[1]。随着高校招生规模不断扩大,无论是学生还是工作人员数量都在急剧增长,这毫无疑问地给高校电子教学档案管理形成了一个巨大的挑战。

一、电子教学档案管理的优势分析

(一)信息处理能力大大提升

随着高校招生规模的不断扩大,教学档案管理工作无论是量度还是难度都大大提升,然而传统的教学档案管理方法不仅费时费力,而且容易出现纰漏,显然无法满足现今的管理需求。借助现代信息技术和网络技术,电子教学档案不仅有强大的信息储存功能,而且具有快速的信息转换功能,大大提高了工作效率。除此之外,电子教学档案还可将文字、声音、影像等内容集成保存,这就增加了档案的可读性、可视性、可靠性,丰富了档案的内容。

(二)信息共享能力大大提升

传统的教学档案主要以纸质文档为主要形式得以保存,这种保存形式不利于远距离的传阅,并且容易在传阅途中遗失或破损,这就大大降低了教学档案的利用效率。而电子教学档案可以十分便利地交流与共享,单单传阅这一项就可以节省很多运输成本,大大提高了经济效率。此外,电子教学档案还大大节省了工作人员对档案进行归类、排序、搜索等工作量度,在现在信息技术的辅助下,简单的文字搜索就可以找到自己想要的相关资料。

(三)存储更加便利

传统的纸质教学档案的保存对环境有一定的条件要求,只有适宜的温度、湿度以及微生物环境纸质档案才有长期保存的可能性。因此在传统的教学档案管理过程中需要花费大量的人力物力确保保存环境的适宜性,防潮防虫防老化更是不可或缺的工作。此外,纸质教学档案需要消耗大量的纸张,这在一定程度上也对环境造成了破坏。然而电子教学档案可以很好地解决上述问题,电子教学档案可以大存量地储存于硬盘、U盘等一系列现代储存器中。现代存储器不仅体积小容易保管而且储存安全性、容量性都是传统管理方式不可相比的。

二、高校电子教学档案管理问题分析

(一)缺失规范的、有效的电子教学档案管理规章制度

大多数电子教学档案的保存分散在各二级学院,由于种种原因导致多数高校电子教学档案管理者不熟悉中国《档案法》,《档案管理条例》和其他有关法律法规,无论是在工作过程中,还是在自己工作的思维意识中,都没有严格按照有关法律法规,开展档案管理工作[2]。由于规章制度的缺失,导致一些电子教学档案处于“被忽略”状态,多数电子教学档案“被忽略”在了管理范围之外。

(二)电子教学档案管理意识不强,重视程度不够

由于相关规章制度的缺失,导致相关管理人员对电子教学档案的重要性认识不够。对电子教学档案管理工作的不重视,造成了人力、物力、财力都难以满足电子教学档案管理工作所需的必要条件。高校又因其独特的性质(学生和教职工人数众多、学生和教职工来自全国各区域、且变动频繁),每年都有成千上万的档案需要变动,维护、更改、保存、迁动等相关流程造成档案管理工作量十分庞大。将传统的纸质文档转变成电子档案无疑也加重了工作人员的工作负担。

(三)电子教学档案管理过程缺乏系统规范性

根据《档案法》和《大学档案管理办法》,高校电子教学档案管理的任务主要集中在收集、整理、鉴定、保护、统计、编制等六个方面,通过这六个环节提高教学档案的研究和利用水平,这是一种固有的运营严格的法律制度。由于提出的模糊归档范围,导致一些高价值的基层教学单位、教师未能及时提交归档,惨痛地损失一些高价值档案;一些价值不高的教学,又被不经选择地留存了下来,减少了档案使用中的价值。由于档案的保管不当,造成了一些历史档案的破损、字迹模糊等现象。由于档案的研编能力有限,导致档案利用价值不高。由于档案利用制度的不完善,造成档案的遗失、破损等一系列损害流失现象。

三、高校电子档案管理优化措施

(一)开发档案管理系统,提高档案管理信息化水平

利用计算机网络进行档案管理的系统,我们称之为电子档案管理系统,各高校应根据自身电子档案管理情况,设计制作一套与之情况相适应的电子档案管理系统。电子档案管理系统包括硬件系统(输入设备、输出设备、储存设备、网络服务器和计算机)和软件系统(管理端软件和查询端软件)两部分,高校应结合自身情况以此为基础设计自己的电子档案管理系统[3]。在开发了电子档案管理系统之后,高校还应加快电子档案管理信息化建设,制定档案管理信息化总体规划和标准,以确保用户简捷、快捷地获取所需的档案信息。通过对电子教学档案立卷、归档、访问等方面设置相应的命令来实现电子记录存储、管理和使用,以不断提高管理电子教学档案的信息化水平。

(二)加强领导,完善制度,健全机制

由于电子教学档案主要保存于各二级学院,这就要求各学院领导必须重视电子教学档案的管理工作,采取措施加大相关管理与监督力度。完善有效的管理制度是做好电子教学档案管理工作的基础,是做好电子教学档案管理工作的必要条件。因此需从收集整理、归档保管等各方面入手,制定相应的电子教学档案管理制度。电子教学档案的管理工作主要集中在各二级学院,因此应当建立以校档案室、学院(职能部门)为主体的二级管理结构。学校档案室以业务指导为主,做好学院(职能部门)专、兼职档案员业务指导工作,提高专、兼职档案人员的业务能力和工作责任感[4]。

(三)提高管理人员专业技能,重视管理人员队伍建设

随着科技的进步,信息时代的到来,以及电子档案管理使用计算机的文件管理需求,这就需要相关管理人员必须具备必要的专业知识和相关的素质。无论从技术性角度还是从专业性角度,电子教学档案管理都是一项极为复杂的工作。这就要求相关管理人员必须通过不断的学习相关知识来提升自己的专业技能,以完成电子教学档案管理工作。当然学校层面也可以通过一系列培训、检查、评比活动来促使档案管理工作的提高。电子教学档案管理可以说是一项极其复杂的系统工程,它不仅仅只是管理还包括电子教学档案的形成、积累、贮存、和开发利用。要做好这项工作,我们必须专注于管理人员队伍建设,提高他们的业务技能和综合素质,组织其学习档案管理系统知识和基本的电脑操作,要求他们掌握熟练的运用技术,灵活运用文件管理系统软件。

(四)增加经费投入,实现现代化管理

电子教学档案的管理需要配备相应的计算机和电子设备,目前多数高校由于对电子教学档案管理的重视度不够,此方面的预算投入不足,造成许多教学档案资料不能及时电子化,甚至有些教学档案被忽略在了电子化之外,不能及时形成网络档案,降低了教学档案的利用率。就此学校方面应该投入足够的预算资金,实现信息化管理和办公自动化,充分发挥电子教学档案的便捷优势,实现教学档案共享机制;充分利用快捷的计算机网络,保管好教学档案,防止教学档案的不必要流失;充分管理利用好教学档案,服务于高校教育科研事业。

(五)加强信息化管理,提高档案的利用率

电子教学档案较之传统教学档案而言,有便捷、精准、全面、共享等方面的优势。因此加强电子教学档案信息化管理,有助于提高教学档案的利用率。加强电子教学档案信息化管理,我们可以尝试从以下几个方面入手:第一,设计制作计算机档案管理软件系统,实现档案信息网络化;第二,建立电子教学档案目录数据库,利用数据库分类技术把电子教学档案的目录数字化;第三,将教师的教学资料通过档案管理原理和现代信息数字技术的结合,放到网络教学平台,以便教学档案的资源共享,以推动教师之间的相互学习,提高高校的教学水平,与此同时也减轻了教师们和档案管理工作人员的工作负担,也提高了工作效率。

(六)提高安全管理意识,保证文档真实性

电子教学档案有便捷、精准、全面、共享等方面的优点,同时它也存在错误删除无法恢复、磁盘硬盘损坏、易被窃取拷贝、数据中毒等缺点。针对这些缺点我们应加强安全管理意识,建立一套安全防范机制,以确保电子教学档案的安全性和准确性。首先,防火墙的安装、门户访问的设置、定期杀毒、病毒库的定期更新等防范方式可以有效防止病毒的入侵;其次,认真学习电子档案相关安全保密制度并严格遵守,平衡公开与保密两者之间的尺度。利用密码保护、身份认证、权限控制等手段防止非公开档案的安全隐患;最后,档案管理人员应养成文档备份的习惯,同时数据信息管理部门也应做好数据库备份工作,防止因计算机故障、病毒入侵等意外事故造成电子教学档案意外损坏与丢失[1]。

四、结语

电子教学档案与传统教学档案相比存在明显的优势,教学档案管理人员应当在日常管理工作中,有意识地发挥电子教学档案的优势,注意培养“电子教学档案”管理意识,严格遵守电子教学档案管理的相关规定。但目前我国高校的电子教学档案管理制度还不是很完善,还存在着一些问题,因此我们政府应当依据目前所存在的这些问题,制定相关法律法规及其相关政策,使电子教学档案的管理更加制度化、规范化。

参考文献:

[1]赵俊.高校电子档案管理现状及问题刍议[J].长春理工大学学报,2013,(1):6-7.

电子档案管理的优势篇(10)

一、新时代下发展档案管理电子信息化的必然性

电子信息化模式下的技术发展改变了传统的档案管理模式,互联网时代有大量的办公软件被开发出来,被人们用于工作生活中。利用软件进行的工作方便快捷,准确性高,利于查找也利于记录。电子信息化几乎取代了大部分的传统管理方式。新的电子信息化的管理模式已经成为了新时代信息管理的主要模式。

二、电子信息化下的新档案管理模式的优势

计算机是互联网时代必不可少的生产力工具,通过将文字、声音、图片、视频等传入计算机,可以使档案变为数字形式,即快捷可更改,又能够及时分享,存储安全且便捷,比起传统档案管理模式优势极大。

(一)档案的共享与办公自动化

在全社会进入办公自动化的背景下,资料的录入工作变得轻而易举,办公系统可以轻松与档案管理系统对接,实现资源实时共享,信息一体化,同时,档案的归档也可以实时进行,实现档案整理的同步。这样既有利于档案的利用与整理,又有利于办公自动化的发展,增加了工作效率。

(二)更快的检索档案

电子信息化最大的优势,便是效率。传统的信息查询不仅慢而且低效,这种低效不仅仅是在时间上,也表现在正确率上,而电子信息化下的档案管理,既快速,又准确,极难出现错误,而具体使用的时候,既能精确查找,又能模糊查找,极为方便。在增加了工作效率的同时,也减少了工作人员的负担。

(三)时效性和管理效率

传统档案管理模式流程繁琐,这加大了使用者的使用成本,暗地里流失了大量使用者,这使得档案管理的效率同步降低,而新的电子信息化的档案管理,优化了管理流程,提升了管理效率,档案的产生到使用精确迅捷。因为减少了大量人工操作环节,利用档案管理系统实现了档案的管理与录入,减少了许多人工操作的失误,所以大大提升了档案的管理效率,使档案管理人员可以有足够多的时间去保证档案的真实性和质量。

(四)简化了管理流程,加大了信息存储能力

档案管理工作是一项非常复杂的工作,涉及到许多方面,传统的档案管理工作是通过大量的档案管理人员经过反复整理和查阅在复杂多样的档案库里找寻需要的档案,这样效率低下,误差多,时效性差,也浪费了大量时间。在档案进行存储的时候,也会因为传统档案管理系统的复制性而难以录入,并且还有信息录入量太少,大量的信息难以录入的问题。而新的电子信息化的档案管理系统,可以高效精准的查阅和录入资料。并且因为电子信息化的档案管理系统读写方便的原因,即使是大容量的信息也可以轻松录入资料库,纳入档案管理的系统当中。

(五)优秀的存储媒介

传统的档案管理的存储媒介大都是纸质的,文件体积大,易受潮,易燃烧,不易备份,不易保存,不易转移的问题。容易出现火灾或自然灾害后档案丢失的现象,这极不利于档案管理工作的展开。而电子信息化的档案管理则很好的避免了这个问题。电子信息化的档案管理容易备份,而且利用硬盘存储体积小,重量轻,发生灾害时易转移。即使是水浸或者被切割,也有技术手段可以修复。而且可以利用互联网进行备份,资料很难丢失。

三、电子信息化下档案管理的新职责

(一)收集信息

借助计算机系统为载体,收集需要的信息录入网络,存储电子档案。完成建立网络电子档案的工作,建立档案的信息库,形成移动档案库。

(二)整理信息

在收集电子档案的时候,将收集到的档案进行整理,进行编号,进行有序化处理,制作逻辑目录,层层衔接,紧密相扣。

(三)系统维护

在档案管理的计算机系统当中,硬件问题较少出现但出现后难以解决,需要有较好的备份处理。而软件问题需要经常调试,有专业人员维护,以此保持档案管理系统的高效运转。

(四)对档案信息系统的保密

保密工作,一部分是因为隐私的需要,另一方面也是防止黑客篡改利用档案信息。因此,建立档案系统的保密性十分重要。

(五)增加利用环节效率

电子档案管理的优势篇(11)

一、新时代下发展档案管理电子信息化的必然性

电子信息化模式下的技术发展改变了传统的档案管理模式,互联网时代有大量的办公软件被开发出来,被人们用于工作生活中。利用软件进行的工作方便快捷,准确性高,利于查找也利于记录。电子信息化几乎取代了大部分的传统管理方式。新的电子信息化的管理模式已经成为了新时代信息管理的主要模式。

二、电子信息化下的新档案管理模式的优势

计算机是互联网时代必不可少的生产力工具,通过将文字、声音、图片、视频等传入计算机,可以使档案变为数字形式,即快捷可更改,又能够及时分享,存储安全且便捷,比起传统档案管理模式优势极大。

(一)档案的共享与办公自动化

在全社会进入办公自动化的背景下,资料的录入工作变得轻而易举,办公系统可以轻松与档案管理系统对接,实现资源实时共享,信息一体化,同时,档案的归档也可以实时进行,实现档案整理的同步。这样既有利于档案的利用与整理,又有利于办公自动化的发展,增加了工作效率。

(二)更快的检索档案

电子信息化最大的优势,便是效率。传统的信息查询不仅慢而且低效,这种低效不仅仅是在时间上,也表现在正确率上,而电子信息化下的档案管理,既快速,又准确,极难出现错误,而具体使用的时候,既能精确查找,又能模糊查找,极为方便。在增加了工作效率的同时,也减少了工作人员的负担。

(三)时效性和管理效率

传统档案管理模式流程繁琐,这加大了使用者的使用成本,暗地里流失了大量使用者,这使得档案管理的效率同步降低,而新的电子信息化的档案管理,优化了管理流程,提升了管理效率,档案的产生到使用精确迅捷。因为减少了大量人工操作环节,利用档案管理系统实现了档案的管理与录入,减少了许多人工操作的失误,所以大大提升了档案的管理效率,使档案管理人员可以有足够多的时间去保证档案的真实性和质量。

(四)简化了管理流程,加大了信息存储能力

档案管理工作是一项非常复杂的工作,涉及到许多方面,传统的档案管理工作是通过大量的档案管理人员经过反复整理和查阅在复杂多样的档案库里找寻需要的档案,这样效率低下,误差多,时效性差,也浪费了大量时间。在档案进行存储的时候,也会因为传统档案管理系统的复制性而难以录入,并且还有信息录入量太少,大量的信息难以录入的问题。而新的电子信息化的档案管理系统,可以高效精准的查阅和录入资料。并且因为电子信息化的档案管理系统读写方便的原因,即使是大容量的信息也可以轻松录入资料库,纳入档案管理的系统当中。

(五)优秀的存储媒介

传统的档案管理的存储媒介大都是纸质的,文件体积大,易受潮,易燃烧,不易备份,不易保存,不易转移的问题。容易出现火灾或自然灾害后档案丢失的现象,这极不利于档案管理工作的展开。而电子信息化的档案管理则很好的避免了这个问题。电子信息化的档案管理容易备份,而且利用硬盘存储体积小,重量轻,发生灾害时易转移。即使是水浸或者被切割,也有技术手段可以修复。而且可以利用互联网进行备份,资料很难丢失。

三、电子信息化下档案管理的新职责

(一)收集信息

借助计算机系统为载体,收集需要的信息录入网络,存储电子档案。完成建立网络电子档案的工作,建立档案的信息库,形成移动档案库。

(二)整理信息

在收集电子档案的时候,将收集到的档案进行整理,进行编号,进行有序化处理,制作逻辑目录,层层衔接,紧密相扣。

(三)系统维护

在档案管理的计算机系统当中,硬件问题较少出现但出现后难以解决,需要有较好的备份处理。而软件问题需要经常调试,有专业人员维护,以此保持档案管理系统的高效运转。

(四)对档案信息系统的保密