电子档案管理的优势大全11篇

电子档案管理的优势篇（1）

档案管理工作主要包含档案的收集、整理、鉴定、检索、编辑和开发利用等内容，在档案管理工作中，电子档案和纸质档案都是档案管理中的重要部分，各自具备一定优势和不足，为推进档案事业的现代化发展，应当尊重事物的两面性，准确把握电子档案与纸质档案的实际特点，加强整合利用，实现优势互补，真正实现电子档案与纸质档案的共存发展。

1 电子档案与纸质档案整合利用的必要性

现代社会经济发展形势下，科学技术不断进步，电子档案得以产生和应用，一定程度上拉动了纸质档案的发展。可以说，电子档案的产生和应用，打破了档案管理工作中纸质档案的传统模式，通过对信息技术的有效运用，节约了人力物力资源，实现了档案管理一体化，档案管理工作效率明显提升。因此在档案事业发展过程中，若能够准确把握电子档案与纸质档案的具体特点，加强整合利用，能够实现电子档案与纸质档案之间的有序转化，对纸质档案进行妥善保存与管理，并确保电子档案的信息化优势得到有效发挥，通过双向联系，推进电子档案与纸质档案的协调发展，对于档案事业建设与发展具有重要意义。

2 电子档案与纸质档案各自优势与不足

2.1 电子档案的优势与不足

现代社会科学技术的发展，推进了档案事业的进步，人类社会生活呈现出多元化特征，社会各项经济活动的开展，离不开信息技术的支持。此种形势下，档案管理工作逐渐迈入新的时代，电子档案逐渐产生并得到广泛应用。

电子档案具有良好的应用价值，其存储量较大，不会占用实际空间，便于管理和应用。在档案管理工作中，电子档案模式能够实现档案之间的互相传输，具备资源共享的优势。电子档案在计算机系统内的保存时间较长，且档案资源的查阅更具便捷性、高效性，有助于提升档案管理工作效率。

电子档案也存在一定不足，尤其是信息存储方面，其安全性较低，部分不法分子利用技术手段获取保密的档案信息，导致档案管理工作存在严重的安全隐患。电子档案运行过程中主要依靠设备，缺乏独立性，此种情况下，一旦设备出现故障，极易导致电子档案信息资源丢失，此种情况下，电子档案信息存在严重的安全隐患。

2.2 纸质档案的优势与不足

自古开始，中国人就习惯将国家大事和重要的人物记录下来，供后世流传。也有许多家族拥有属于自己家族的族谱，这些都是最传统的纸质档案。随着时间的推移保留下来许多珍贵的史实资源供后人发掘。进入21世纪，纸质档案收到了极大地冲击，电子档案的优势将大家的目光转移。还有人预言纸质档案将退出人类历史的舞台，之后将是电子档案的世界。这些虽然只是一面之词，但是却也看出纸质档案重要性的下降。

纸质档案优势大家显而易见，和电子档案相比，直观性和简明性十分突出，另外在书写方面的简单性、阅读方面的便利性，还有对事情记录方面的稳定性等等，这些都是电子档案无法超越的优势；印章和签字，这是纸质档案独立于电子档案的优势，没有当事人签名的电子档案不具备法律效率，这是为何还有大部分人倡导纸质档案的原因之一。但是，纸质档案的缺点也是显而易见的，与电子档案想法，纸质档案在空间占用、环境保护、传递查阅方面的劣势是不能避免的。

3 电子档案与纸质档案在利用方面的比较

纸质档案的载体是文本实体，具有相对的稳定性，文字有个人字迹特征、有书写墨迹的新旧之别，不易更改和伪造，对它的利用途径是通过提供档案原件、档案副本或复制品、档案信息加工品等满足用户的需要。电子信息技术的运用改变了传统文件的利用方式.使档案信息在利用上不受时间和空间的限制，可以随时随地利用进入网络的开放档案，网络不仅可以提供原件阅览，而且能够根据利用者的需要对其中的信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等，还可以形成档案汇编或其它形式的编研成果以提供利用。

然而，由于信息的易更改性和共享性.在电脑应用上要具有限读功能，即具有反删改、反复制、反销毁功能，才能防止泄密。通过电子档案和纸质档案整合和利用活动的比较，纸质档案和电子档案各自的特点表现得淋漓尽致。其区别也就显而易见。尽管电子档案和纸质档案存在诸多不同。然而从档案的开发利用方面讲，二者却具有异曲同工之妙。

4 电子档案与纸质档案的整合利用与共存发展的具体策略

4.1 坚持扬长避短

档案事业建设与发展过程中，在准确把握电子档案与纸质档案各自优势与不足的基础上，应当坚持趋利避害，对电子档案与纸质档案的优势进行合理整合利用，并采取有效措施去除档案管理中的缺点，推进档案管理工作的顺利开展。在电子档案方面，应当继续发挥其科学化、信息化的档案管理优势，在纸质档案方面，应当保持器印章和签字生效凭证优势不变，在此基础上将二者优势进行有机融合，全面提高档案管理工作效率。

电子档案与纸质档案也不可避免的存在一定不足，为实现二者之间的整合利用与共存发展，应当以纸质档案的优势弥补电子档案的缺点，并以电子档案的优势弥补纸质档案的不足，转变视角，坚持具体问题具体分析的原则，实现电子档案与纸质档案的协调共存发展，为档案事业的稳定持续发展奠定可靠的基础。

4.2 遵循“双套制”原则

在档案事业发展过程中，所谓“双套制”原则，就是指将电子档案与纸质档案同时提交并保存归档，以保证档案的准确性和可靠性。当前社会经济发展形势下，数字技术和网络技术不断完善，“双套制”原则的有效应用，有助于推进档案管理工作的顺利开展，这就要求档案管理工作人员在准确把握电子档案与纸质档案实际优势与不足的基础上，不断学习新知识，掌握新技术，明确“双套制”的适用范围，依据档案管理的具体情况选择“双套制”档案，最大程度上实现资源的优化配置和利用，全面提高档案管理效率。

结束语

电子档案与纸质档案的整合利用与共存发展，需要投入大量的人力、物力和财力资源，对档案管理人员的综合素质和岗位能力都有着严格的要求，为推进档案事业的稳定持续发展，应当准确把握电子档案与纸质档案的优点与不足，遵循“双套制”原则，扬长避短，实现科学化、信息化、高效化档案管理，从而为社会群体提供更加优质高效的档案服务。

参考文献

电子档案管理的优势篇（2）

作者：董淑新

电子档案是当今信息化时代诞生的档案管理形式，电子档案管理是时展的必然产物，其为档案管理带来了创新和发展，对档案管理工作起到了巨大的促进作用。但电子档案在工作中也凸显出一些不可避免的缺点，而这些缺点有要依赖传统的纸式档案来拟补，可见办公档案管理工作不能过分的依赖于电子档，由此，应该该形成电子档案和纸质档案兼顾的全新档案管理模式，促进档案管理工作更好的方向开展。

一、电子档案的优点和缺点

（一）电子档案优点

1、效率高

电子档案管理的中心工作是通过无纸化办公，将工作中的文件、会议纪要、工作总结、报告、通知通告等，都通过办公软件系统向特定对象予以，节省了大量文件印发、转送、通知等，节省了时间、人力和物力。此外，经过计算机系统整理后，便于文件档案的归档、查找，由此大大地提高了工作效率。

2、绿色环保

利用互联网络进行无纸化办公，大大降低了文件纸质的使用，节约了纸张不但能够节省办公开支，而且有能够减少木材的使用，降低来人类对森林资源的破坏。

3、空间占用少

电子档案的存储可以借助于硬盘、光盘和云盘等多种手段，其特点是占用空间少，不需要占用大的空间存储，此外电子档案可以实现异地查询和共享的功能，这些电子档案特有的功能，为档案管理工作实现了便捷性、高效性和灵活性。

（二）电子档案缺点

电子档案信息与载体相分离的特性，使得信息不在固定的载体上附着，在资源共享和传输的过程中极易发生篡改、窃取或者删除而且不留痕迹。并且电子文件经过不同格式的转换以后，原始文件易变得面目全非，使得其真实性和可靠性大打折扣。此外，由于电子档案存储在网络上会出现被病毒攻击或被盗的风险。因此，在电子档案的技术难点是保障档案的安全性。

二、纸式档案的优点和缺点

（一）纸式档案的优点

纸式档案的特点是确保原始性和真实性，纸质档案通常经人工撰写和机器打印等媒介将文字、图像、表格清晰的展现在纸上，能够可见的原始资料，不宜被经篡改，如果篡改也容易发现，便于确保档案的原始性和真实性。

（二）纸式档案的缺点

随着纸式档案保存时间的长久，就会发现纸式档案很容易受条件影响。纸质档案的纸张在高温、较潮、发霉、虫蛀等环境下，容易对纸质档案产生破坏，再被化学分解后形成“档案砖”。

三、纸式档案与电子档案的互补性

无论是电子档案还是纸质档案都是为社会发展提供信息服务的载体，电子档案和办公档案都既有各自的优势和劣势，同时也起到了互补互进的作用。如何加强办公纸式和电子办公档案的互补呢？要从以下几点着手：

（一）重视纸式档案向电子当转转化的质量

纸质档案的内容经过扫描和转换就能够直接完成电子档案的录制工作，所以电子档案的质量也是由纸质档案的质量决定的。因此，在对纸质档案进行入库和存档时，要加强对纸质档案的质量管理。

（二）建立电子档案归档的工作制度

电子档案与纸质档案的归档应该是按照科学的制度实施，只有这样才能保证电子存档党的有效性和真实性，才能充分发挥优势互补纸式档案的不足，在工作中应当避免机械相加等现象，制定科学合理的双轨制管理制度势在必行，只有科学制度指导才能保证管理的规范和有章可循。

（三）加强档案管理人员的档案管理工作水平

电子档案管理的优势篇（3）

一、电子档案和与纸质档案整合管理的必然性

纸质档案和电子档案本质上都属于档案，都具备档案所具有的特点，但由于二者载体不同，这也使纸质档案与电子档案都具有自身的特点。在当前新形势下，为了保证档案管理工作的顺利开展，需要将纸质档案与电子档案两者综合起来，取长补短。电子档案以网络技术作为载体，储存时间较长，能够有效的保障档案的完整性，但容易受到病毒侵袭，安全系数不高。纸质档案以纸质文件作为载体，具有较高的安全系数，档案具有较强的真实性，而且档案在使用过程中更为清晰，但纸质档案不易保存，使用过程中检索困难。电子档案和纸质档案各有利弊，将二者进行整合管理，能够有效的发挥各自的优势，使其更好的为使用者服务。在当前电子档案和纸质档案共存发展的局面下，档案管理者需要及时转变思路，加快创新，制定有效的管理方案，不仅要积极应对档案电子化的转化，从多个层面来有效的提高电子档案的法律地位，同时还要做好纸质档案的保管工作，使电子档案和纸质档案都能够发挥各自长处，有效的保存好具有较强真实性和可靠性的纸质档案，同时更好的发挥电子档案的优势，对二者进行整合管理，有效的维护好档案之间的联系，从而为档案的使用提供更多的便利。

二、电子档案和纸质档案整合管理的具体要求

当前信息技术取得了较快的发展，将在档案管理工作中充分的应用，构建了档案管理网络信息办公平台。现代化档案管理主要针对电子档案进行管理，而传统档案管理模式主要针对的是纸质档案的管理。但在当前电子档案和纸质档案共存的形势下，现代化档案管理也需要对纸质档案进行管理。因此需要将电子档案与纸质档案进行有效的整合，有效的提高现代化档案管理的水平。

（一）同步归档。对于收集的纸质文件需要认真进行检验和审核，做好纸质档案的归档处理工作。收集的电子信息在审核完成后也需要及时进行归档。在归档过程中，无论是纸质档案还是电子档案都要与归档的要求相符，但相较于纸质档案，电子档案在归档时要存入到计算机硬盘中，同时还要标记上已归档的标记。

（二）同步整理。电子档案与纸质档案需要同步进行整理，这主要是由于无论是电子档案还是纸质档案都拥有一致的档案号，信息也基本相同，因此在整理时需要将电子档案和纸质档案采用合二为一的方法，使二者同步整理完成。

（三）同步鉴定 。对于电子档案的鉴定最理想的情况是南计算机自动鉴定，系统依照预定的保管期限表判断保管期限；纸质档案可随时鉴定，即时归档。

（四）同步利用 。在查阅档案时，我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时，以电子档案为主。在需要用纸质档案时，可按同一档号提供纸质档案，这样既提高了档案的利用率，又减少了纸质档案的磨损，有利于纸质档案的长期保存从实质讲，电子档案与纸质档案整合管理理念，实际上主张的是传统档案生命周期理论指导下档案分阶段管理的电子化实现。

三、电子档案与纸质档案并存的管理模式

纸质档案和电子档案都具有自身的独特性，而且所具有功用性也不同，当前二者并存于档案各个领域中。电子档案无论是在信息传输、开发利用等方面都具有较高好高效性和快捷性，而且更具有直观性和全面性的特点，这是电子档案独有的优势。相较于电子档案的这些优势而言，其安全性无法得到有效的保障，因此需要对纸质文件或其副本进行备份保存。当前电子档案和纸质档案共存是档案无纸化实现过程中一个重要的过程，二者共存发展有利于互补，能够有效的提高档案管理工作水平。在目前的管理阶段，电子文件和纸质档案管理采用的方式也不尽相同，主要有“双套制”和“双轨制”两种管理模式。所谓双套制，是指文件归档后二者的共存，亦称为“双套归档”。双套制的实现，可以是对电子文件制作纸质拷贝；也可以是对纸质文件进行数字化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。所谓双轨制，是指在文件生成、运转过程中二者的共存，即两种版本文件同步随业务流程运转。实行双轨制的机构在文件（包括收文、发文和内部文件）进入运转程序时就形成电子和纸质两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。当然，在办理结束后，双轨制大多导致双套归档。因此可以说，双轨制是比双套制更全面、深入、进步的管理形式，双轨制通常包含了双套制。对于具备办公自动化管理和档案管理的软硬件环境，有可能实现“双轨制”的文件管理模式；相反在未实行办公自动化和档案管理环境的单位则可以对电子文件和纸质档案在归档期实施“双套制”管理模式。无论是双套制还是双轨制，都是以电子文件和纸质文件的相互对应为前提的。但是，我们应认识到纸质文件作为档案的原件，具有电子文件不能取代的法律凭证作用，不能因为立卷方式的改变而使档案文件散失，纸质文件不仅要归档，而且还需要进行必要的整理，更好地保管和利用。

四、结束语

在当前档案事业发展过程中，无纸化是档案工作未来发展的必然趋势，而电子档案和纸质档案共存发展是无纸化实现过程中必然的一个过程，因此在当前二者共存发展的形势下，我们需要了对电子档案和纸质档案两者之间的关系进行了解，并并对电子档案和纸质档案进行整合，使电子档案和纸质档案在归档、整理及开发利用等多方面保持同步性，从而有效的弥补各自的不足之处，充分的发挥电子档案和纸质档案的优势，以便于更好的推动我国档案事业的健康、有序发展。

参考文献

电子档案管理的优势篇（4）

现代科学技术水平得以提升，计算机技术与网络通信技术应用到各个领域。在传统方式下，档案管理工作面对较大压力，无法与现代技术实现有效融合。电子档案在使用与记录方式下，都能发挥较大意义，从而实现了纸质档案与电子档案的融合发展。因为档案中记载着变迁情况，具有原始性特征，也能形成不同的价值形态，纸质档案与电子档案存在较大共性，所以，在对其管理期间，实现两者的融合性，无论在信息整理、归档、收集等工作中，都需要促进其长期保存，基于现代化科学技术，维护其安全性，这样不仅保证了现代方法与现代技术的充分利用，也使档案管理工作更规范。

1电子档案与纸质档案

纸质档案具有较高的留念价值，将其保存后，当一些有意义的事物产生后，会对其有效利用，纸质档案也是人们比较熟悉的一种保存方式。一般情况下，纸质档案主要将纸张作为信息记录的一种形式。在事业单位中，使用的纸质档案都为公文图纸等，包括账目、工作记录等。但是，纸质档案不容易保存，容易被破坏，也无法实现良好的保密工作。所以，企业或者事业单位的领导、管理人员需要认识到纸质档案的重要性，以认真的态度对其处理。对于电子档案来说，本身具备一定的保存价值，是基于计算机软件、硬件以及数据库进行保存的，与人们生活存在密切关系[1]。纸质档案与电子档案的使用都存在一定特征。纸质档案需要保存的时间比较长，容易识别，在储存期间，存在一定的直观特点，是电子档案中不具备。但是，与纸质档案不同的，电子档案能够改变纸质档案中存在的缺陷，不仅能实现自由转换，还能对各个信息介质进行识别，对信息储存具备较高的容纳性，载体也更多样，能够促进信息资源的共享性发展。

2电子档案与纸质档案发挥的优势

在企业与事业单位中，对档案进行处理期间，要促进原始数据完整性。促进原始内容的完整性，保证其价值的充分发挥。当档案数据产生后，其存在的信息是不能更改的。所以，基于纸质档案与电子档案的对比分析，电子档案比较容易更改，但纸质档案更方便阅读。而且，纸质档案中的数据信息也更稳定。当单位、企业内领导签字、审核后，对其无法更改，其存在的真实性也比较强，具备一定的法律特征[2]。

3纸质档案管理与电子档案管理的融合策略

3.1档案管理模式

在新时期发展趋势下，档案管理技术还比较低下，纸质档案与电子档案存在的特点和优势都处于独立发展地位。电子档案在对信息进行传输、处理与开发过程中，实现了较大的便捷性和高效性，应用过程中，是各个媒体的集成化发展，具备全面性与直观性特点，与纸质档案相比，促进较大优势。如果电子档案无法得到安全保障，就要将纸质进行开发与备份保存。电子方式的实现是一个不断发展的过程，在该阶段，实现纸质档案与电子档案的融合，能够实现良好的发展需要。在目前建设与发展下，纸质档案与电子档案使用的方式也是不同的，其中，主要的管理模式主要包括双套制与双轨制。双套制主要是实现文化归档的统一使用，该方式不仅能将电子档案制作成纸质进行备份，还能实现纸质档案的数字化发展，使纸质档案与电子档案的共同储存与使用。对于双轨制，主要是信息在生成、运转期间实现的相互依存，它们随着业务流程的改变而改变。该方式的使用在一定程序下能实现纸质档案与电子档案，工作人员对重复文件进行办理，促进了管理形式的全面化发展[3]。

3.2档案管理流程

在新时期不断进步与发展下，电子商务、电子政务得以有效开展，各个企业与事业单位在内部也建立了相关办公网络系统，促进了纸质档案与电子档案的结合使用，达到优势互补的作用。随着国家档案局对相关方法的推出，使纸质档案、电子档案在良好的环境下实现融合。在并存时期，档案管理工作流程也产生较大变化。对档案进行管理是，是档案整体周期中存在的管理活动过程，其中含有鉴定工作、整理工作、归档工作以及储存工作等。在传统方式下，基层档案都是从外部、自身内部引来的，其中，纸质档案比较多。所以，在对其管理期间，电子档案中也含有纸质档案。在现代档案管理中，需要实现电子档案与纸质档案的统一管理，在执行工作中，不仅在归档工作中更统一，在鉴定工作、整理工作以及储存工作中都为更一致[4]。

3.3工作人员的能力

在新时期发展趋势下，为了实现档案管理工作的有效实施，还需要提高工作人员的能力和自身素质。在对电子档案进行管理期间，需要基于纸质档案管理工作进行思考，保证能够实现电子档案的长期保存和使用。纸质档案与电子档案存在较大不同，其中，最为主要是就是电子档案管理工作中各个环节产生的技术含量比较高。因为电子档案自身一定的技术特点和系统特点，所以，其中的电子档案管理人员自身的专业性与自身素质都需要提升，他们不仅要掌握档案管理工作中相关的基础知识，还要学会计算机的应用，这样才能保证档案管理效率的提升[5]。

3.4管理制度与标准

在新时期发展趋势下，为了应用新型档案载体，实现与计算机技术的智能化管理，在对档案处理工作中，要求实现信息的规范性与标准化。档案信息系统的使用质量与数据信息质量存在紧密联系，所以，要为数据信息格式设定相关标准。在新型载体档案得以广泛应用后期，促进业务管理各个方面更标准十分重要。如：建立统计标准、规则标准等。还需要为计算机数据库建立相关标准，促进新型档案信息载体格式的转化标准，保证计算机硬件设备、多媒体设备都能充分利用。还需要为新型载体档案管理工作制定相关的实施制度以及法律制定等，其中，在电子档案的归档工作、整理工作以及储存工作等各个环节充分利用。但是，由于电子档案自身存在一定缺陷，导致电子档案的真实性存在较大限制，所以，需要建立相关的法律法规，确定出电子档案的法律地位。

结束语

电子档案成为当今发展的主要趋势，其含有的丰富内容能够为工作提供信息基础。对电子档案进行开发利用，实现长期的保存工作，需要在技术、使用方法以及标准等方面进行改变，还需要提高管理人员的综合素质，这样才能实现电子档案与纸质档案的充分融合。

参考文献

[1]纪晓群,江媛媛,柳萍等.电子档案与纸质档案的和谐共存与集成管理[J].兰台世界,2013(29):15-16.

[2]吴雨珊.电子档案与纸质档案并存管理分析[J].商情,2016(28):144.

[3]赵晖.城建电子档案与传统纸质档案的管理异同分析[J].城建档案,2012(7):38-39.

电子档案管理的优势篇（5）

中图分类号：G271 文献标识码：A

教育是兴国之要和强国之本。改革开放后，我国的教育得到了较快发展。但由于我国人口众多，随着教育水平的提高出现了毕业生供过于求、不容乐观的就业前景，同时，大量毕业生档案的管理也存在着诸多需要改进的地方。

1.当前就业形势分析

我国是一个人口大国，曾有专家统计过，每年我国各大高校的毕业生高达700多万；博士、硕士毕业生也有50多万，并且这一数据还将逐步增长；而每年国家提供的就业岗位只有300多万个。由此可见，我国的毕业生就业情况不容乐观，并且还大量存在着供大于求的过剩情况。在这样的社会条件下，如何让广大毕业生实现就业，降低他们的就业压力呢？有人曾说过，是金子就总会发光。当今社会更加需要高素质多方面发展的创新型人才，因此首先就需要让学生们树立好努力学习的终生学习观念，加强科学文化的学习，提高自身科学文化素质，提高自身的际本领和能力，从而实现更好的就业。

在毕业生的就业形势中，也存在着大量专业不对口和用人单位对毕业生要求过高的就业情况。许多学生在大学里学了四年的专业知识，在就业时却常常不能将其发挥到实处，而从事了另一与所学专业无关的职业。要想大学生毕业后实现专业对口的就业，首先就需要大学生们在学校时努力学好自己的专业知识，提高自身的专业技能，为以后从事所学专业方面的工作打下良好的基础。其次，毕业生也要积极地树立自主创业的理念，不把自己的就业路线局限于所学专业，从而开阔自己的就业前景，实现毕业后更好的就业。再者，在学习的过程中，学生们还不能单一将侧重点放在知识文化水平的提高上，而应努力做到多方位、全方面的发展。在学习过程中多参与社会实践活动，积累社会经验；在与人交往的过程中提高自身的本领，提高与人沟通的能力；同时还可以提前准备好自己的简历，对自己所存在的不足之处进行改进，逐步完善自己的档案，使自己能在毕业后的就业中脱颖而出，找到合适的工作。

2.毕业生档案管理优化策略

每年大量学生毕业走入社会，不仅使就业形势更加严峻，同时也给毕业生的档案管理带来了困难。随着互联网和多媒体技术的不断发展，逐步带动了计算机技术的飞速发展，进一步实现了办公自动化、文档一体化的扩展和深化。在网络化的时代潮流下，传统的档案管理面临着新挑战。电子档案方便快捷的使用，逐渐成了毕业生档案管理的首选。就目前来看，电子档案与传统文件在载体、使用方法和保存方式上有着极大的不同之处，电子档案具有传递速度快、易于复制等特点，极有可能成为未来档案的主体。在新时展的形势下，如何对大量毕业生的档案进行更加优化地管理呢？

2.1转变管理方式

与原有的纸质文书档案相比，档案的电子化具有更便捷的信息采集方式、信息存储方式、操作方式和访问方式。因此在信息化、网络化高度发达的当今社会里，要实现毕业生档案的优化管理，就需要管理者们及时转变传统的档案管理方式，应积极地利用现代互联网技术以电子档案的方式来对大学生的档案进行管理。运用电子档案的方式来进行管理，可以有效提高档案管理人员的工作效率，方便相关人员的查找，有效节省工作时间，降低工作人员的压力。其次，在实现优化管理的过程中，还要求管理者能积极地吸收他人有效的管理方式，引进先进的管理设备，让毕业生的档案得到更高效的管理，从而实行档案管理优化的目标。

2.2做好电子文件的保存及保护

在互联网技术的应用下，目前毕业生的档案几乎都是以电子文件的形式存在着。学生们在毕业后面临就业的过程中，几乎都离不开他们的人事档案。要想实现毕业生档案管理的优化，首先就需要做好、解决好大学生电子档案的保存问题。电子文件是以化学磁性材料为载体的，这些材料具有强大的产生静电的能力，易使其在静电影响下因吸收尘埃而导致易于卷曲、易于磁粉脱离、伸长后不易恢复等不良情况，从而降低数据的有效保存时间。同时，在信息化发达的网络时代，电子文件还容易受到计算机病毒、电脑黑客等的袭击，造成数据的丢失或损害，给电子档案的安全带来了隐患。因此，在优化毕业生档案管理的过程中，要努力解决好电子文件的保存问题，要建立专用库房、档案柜存放电子档案；积极与需求相适应，配备专业电子档案机房和安全性能较高的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代办公设备；要避免存储介质受磁场、温度、湿度、细菌等因素的影响以及防范机械磨损和强烈震动等，对存储的数据造成影响。其次，在优化毕业生档案管理的过程中，还要努力做好杀毒扫毒工作，要及时将对档案产生安全隐患的因素排除在外，以确保档案保存的完整性。

2.3做好电子档案数据备份及恢复工作

电子文件是一种利用网络来进行资料存储的设备，自身的特性决定了其存在不稳定性和易于损害的风险。为避免重要数据的遗失或丢失，进行档案的有效管理还需要对大学生档案的电子文件进行备份，以避免在数据遭受损害时能够得到及时的恢复。在备份档案的过程中，可以实行双备份制度，一份封存好，实现档案的优化管理和保存；另一份则用来提供借阅，让有需要的人能够及时获取到所需要的档案，以方便人们的生活。由于网络的不安全性，在进行档案管理的过程中，还需要建立数据异地备份和恢复系统，以确保毕业生的档案内容能在计算机或网络发生灾难性故障后得以及时恢复。

2.4加强网络安全

在当前的网络化时代，由于毕业生档案的数量庞大，电子档案成了首选的管理方式。但由于网络存在着许多电脑黑客、病毒等外界因素的影响，常常会对毕业生的档案进行破坏，导致数据丢失，给档案的管理带来不便和诸多安全隐患。要实现毕业生档案的优化管理，还需要有关部门强化安全职责，加强对网络安全的管理，对恶意侵害数据库的黑客进行严惩；推广文明用网的理念，让网民能提高自身素质，不故意对他人的东西进行毁坏。在加强网络化管理的过程中，光有外界的安全措施也还不够，还需要管理人员在工作的过程中积极地运用目前比较成熟的网络安全技术，如访问控制技术、防火墙技术、防御病毒技术、数据加密等技术，以及密匙管理、数字式签名等先进技术，及时地对电脑进行杀毒，确保电子档案网络的正常运行，从而实现优化管理的目标。

2.5制定相关的法律法规，加强管理的规范化

毕业生的档案以电子文档的方式进行管理，可以更加方便工作人员的管理。相比传统的管理方式，能够更加节省人力物力。为实现档案的优化管理，防止在电子档案管理的过程中出现无章可循、无法可依，重复、繁杂的混乱局面，确保电子文件管理的高效性和科学性，还需要制定与电子档案网络安全相关的法律法规和各种标准来支持，以实现档案管理的规范化。例如，在管理的过程中，可以对档案查阅的人员进行限定，提高档案管理人员的素质，实行全程监控利用电子档案的人员并自动记录，以防止毕业生档案被篡改而造成重大损失。

2.6加强专业人才的培养

毕业生的档案对于毕业生未来的生活、就业以及进一步的发展都是必不可少的。档案的命运在很大程度上取决于档案工作者的水平与责任心。档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性的工作。因此在毕业生档案优化管理的过程中，需要加强专业档案工作人员的培养。在知识经济的调整和网络信息时代的冲击下，出现了许多新型载体的档案盒和全新的管理方式、管理手段，在这样的情况下，就对专职档案管理人员提出了更高的要求。培养专业的档案管理人才，能够让档案人员适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于开阔思路，提出新办法、解决新问题；敢于打破传统的条条框框和管理模式，实现档案管理上的创新和突破，使档案管理更具有灵活性，更加适应新时展下人们的需要。加强专业人才的培养功底，还能够让从事档案工作的专职人员既有扎扎实实的业务功底，又有较强的管理能力和服务意识，增强他们工作的责任心和责任感，从而促进n案工作人员熟悉档案业务的各个环节、步骤，掌握各种档案载体的管理方式，推动档案管理工作的有效快速运行。

3.结束语

总而言之，在教育水平明显提高后，各大高校的毕业生逐年增多，在就业岗位比较有限的情况下，当前毕业生的就业情况不容乐观。因此，广大毕业生应努力提高自身的科学文化素质，提高实际能力和水平，提前完善个人简历，对不足之处加以改进；同时还要树立自主创业的意识，开阔自己的就业前景，以实现更好地就业。在网络发达的当今社会，在优化毕业生档案管理方面，要积极加强专业管理人员的培养，掌握现代化管理的有关知识和技术，保存及保护好电子档案文件，以实现毕业生档案的优化管理。

参考文献：

电子档案管理的优势篇（6）

前言

今天是一个信息主导的社会，信息就代表着财富，计算机成为现代化办公的重要工具之一，信息技术迅速发展，电子档案迅速普及。所谓电子档案就是指在社会的活动中形成具有保存价值，利用电子计算机处理与承载的记录，其与传统的纸质档案存在着明显的区别，掀起了档案管理行业的革命，档案的从业人员必须加强对电子档案的了解，才能保证工作的质量。

1.电子档案的特征及优势

电子档案是信息社会高度发达的产物，与传统的纸质档案相比，其具有以下几个特征与独特的优势：

1.1 电子档案的特征

1.1.1 记录方式多样，具有一定的变动性

传统的档案管理工作主要由档案人员手工完成，相对效率较低，受到传统归档方式的限制，查阅与检索的难度非常大，档案的功能无法发挥，电子档案的出现恰恰弥补了这一不足，存储与查阅更加便捷。

1.1.2 具备一定的非直读功能

传统的纸质档案内容与事实相符，查阅的人可以直接阅读，但是电子档案不同，其需要一定的载体，光盘，磁带等，其无法直接阅读，而且电子档案的内容可以根据需要进行加密处理，只有利用专业的设备方能阅读其内容，这对于保密档案具有一定的积极作用。

1.1.3 对元数据及背景信息的依赖性强

电子档案的元数据需要依附文件信息存在，否则无法恢复电子文件的原型；同时，电子档案的前身是电子文件，主要利用网络传送，操作人员之间很可能互不相识，背景信息无法直接反应出来，事先必须提供充分的背景信息，严重不利于档案的使用。

1.2 电子档案的独特优势

1.2.1 降低了档案管理人员的工作压力，提高了工作效率

信息化飞速发展的今天，网络的普及大大增加了管理的效率与速度，降低了工作人员的压力，传统的立卷归档工作变得轻松，查找检索更加便利，增加了归档的质量与速度，减轻档案管理人员的工作强度，提高了人力资源的利用率。

1.2.2 电子档案更加便于文件的补漏增缺

传统的档案管理中一旦遇到档案残缺或者是漏掉的情况下，想要补漏增缺十分麻烦，一般都需要拆卷重新做，但是电子档案利用网络的优势，归档整理省事省力，可以随时补漏增缺，不易形成存积。

1.2.3 便于文档的保密功能

传统的纸质档案在查阅的时候需要整卷提供，极为不利于保密，但是电子档案则可以弥补这一不足，在查阅中可以发送单份文件，查阅人员仅能看到其所需的文件，大大提升了文件的保密性。

1.2.4 增强了档案管理工作的质量

档案最根本的功能在于查阅与使用，这就需要提供高质量的文档卷宗，传统的文书立卷是由人工完成的，很多都加入了立卷人自己的理解，受到立卷人自身的主观意识影响，无法保证标准的统一，对卷宗的质量必然会产生一定的影响，严重影响档案的利用。实现电子档案管理后，档案整理不再繁琐，降低工作人员的压力，可以有更多的实践与精力放在信息的开发与利用中，提高档案工作的质量与效率，保证文书档案可以发挥更大的价值。

2.提升电子档案管理质量的有效对策

2.1 建立健全管理体制，执行统一管理标准

首先要实行档案管理与文件管理领导与规划的统一，同步发展；其次将前期的文件管理纳入到档案的工作范围之内，保证从文件的形成到最终的利用在统一的监督标准下完成；再次必须要根据实际工作需求制定合理、科学统一的归档管理标准；最后，档案部门在接收电子文件时，对其信息内容的原始性与真实性进行鉴定。

2.2 控制电子档案的转换型，提升其安全性

电子档案根据不同的需求可以在不同的载体中同时出现，同时可以相互转换，其中也包括文件中的印章与签名，利用计算机可以实现复制、粘贴的目的，这在保证其真实的同时却缺少原始性的保证，但是我们可以利用新技术来实现电子档案的保护，可以更改模式为只读，可以加密等措施达到保护的目的。同时受到计算机自身特征的影响，对系统信息修改十分简单，修改后会形成新的文件，原始文件没有任何痕迹，此时没有备份文件，一旦被修改，将会影响信息的真实性，降低利用的价值。

2.3 在使用中做好控制与管理工作

在使用中最重要的是审核使用人的权限，设置使用的级别，在使用前进行权限的认定，登陆后方可使用；同时做好拷贝与回收工作，根据不同使用者的需求，确认其利用权限，然后进行拷贝处理，保证原始文件的有效性；增强在使用中的安全保护措施，根据不同档案的秘密级别进行不同的处理，在使用中最好可以进行全程跟踪监控，自动生成记录，便于后期的查证。

2.4 加强新时代的档案管理队伍的建设

随着信息楷书的逐渐完善，电子文件迅速发展，培养适应当前发展形势的档案管理人员十分必要，档案管理部门要重视与加强档案管理人员的培养，可以采用多渠道引进高技术，高水平的管理人员，增强其责任意识；同时也要加强现有的档案管理人员专业素质的建设，尤其是现代知识的更新与培训，使其可以适应当前的管理模式。随着电子档案的不断发展，对档案管理人员提出了更高的要求，所以，档案管理部门要根据实际发展的需要，优化人员配置，完善档案管理队伍的建设，培养高素质、高水平的电子档案管理队伍。

结束语：

电子档案的出现与发展是大势所趋，是信息化社会发展的必然结果，电子档案的出现也可以推动社会发展，实现档案数字化是必然的过程。在当前的发展形势下，结合电子档案自身的特征，注重硬件设备与软件设施的同时完善，建立健全管理体制，增强管理人员的综合素质，加强沟通，顺应时展的潮流，利用有限的资源实现电子档案管理水平的提升，促进社会主义现代化建设。

参考文献：

[1] 于林红. 浅谈中等专业学校电子档案管理[J]. 才智. 2011(14)

电子档案管理的优势篇（7）

一、新时代下发展档案管理电子信息化的必然性

电子信息化模式下的技术发展改变了传统的档案管理模式，互联网时代有大量的办公软件被开发出来，被人们用于工作生活中。利用软件进行的工作方便快捷，准确性高，利于查找也利于记录。电子信息化几乎取代了大部分的传统管理方式。新的电子信息化的管理模式已经成为了新时代信息管理的主要模式。

二、电子信息化下的新档案管理模式的优势

计算机是互联网时代必不可少的生产力工具，通过将文字、声音、图片、视频等传入计算机，可以使档案变为数字形式，即快捷可更改，又能够及时分享，存储安全且便捷，比起传统档案管理模式优势极大。

（一）档案的共享与办公自动化

在全社会进入办公自动化的背景下，资料的录入工作变得轻而易举，办公系统可以轻松与档案管理系统对接，实现资源实时共享，信息一体化，同时，档案的归档也可以实时进行，实现档案整理的同步。这样既有利于档案的利用与整理，又有利于办公自动化的发展，增加了工作效率。

（二）更快的检索档案

电子信息化最大的优势，便是效率。传统的信息查询不仅慢而且低效，这种低效不仅仅是在时间上，也表现在正确率上，而电子信息化下的档案管理，既快速，又准确，极难出现错误，而具体使用的时候，既能精确查找，又能模糊查找，极为方便。在增加了工作效率的同时，也减少了工作人员的负担。

（三）时效性和管理效率

传统档案管理模式流程繁琐，这加大了使用者的使用成本，暗地里流失了大量使用者，这使得档案管理的效率同步降低，而新的电子信息化的档案管理，优化了管理流程，提升了管理效率，档案的产生到使用精确迅捷。因为减少了大量人工操作环节，利用档案管理系统实现了档案的管理与录入，减少了许多人工操作的失误，所以大大提升了档案的管理效率，使档案管理人员可以有足够多的时间去保证档案的真实性和质量。

（四）简化了管理流程，加大了信息存储能力

档案管理工作是一项非常复杂的工作，涉及到许多方面，传统的档案管理工作是通过大量的档案管理人员经过反复整理和查阅在复杂多样的档案库里找寻需要的档案，这样效率低下，误差多，时效性差，也浪费了大量时间。在档案进行存储的时候，也会因为传统档案管理系统的复制性而难以录入，并且还有信息录入量太少，大量的信息难以录入的问题。而新的电子信息化的档案管理系统，可以高效精准的查阅和录入资料。并且因为电子信息化的档案管理系统读写方便的原因，即使是大容量的信息也可以轻松录入资料库，纳入档案管理的系统当中。

（五）优秀的存储媒介

传统的档案管理的存储媒介大都是纸质的，文件体积大，易受潮，易燃烧，不易备份，不易保存，不易转移的问题。容易出现火灾或自然灾害后档案丢失的现象，这极不利于档案管理工作的展开。而电子信息化的档案管理则很好的避免了这个问题。电子信息化的档案管理容易备份，而且利用硬盘存储体积小，重量轻，发生灾害时易转移。即使是水浸或者被切割，也有技术手段可以修复。而且可以利用互联网进行备份，资料很难丢失。

三、电子信息化下档案管理的新职责

（一）收集信息

借助计算机系统为载体，收集需要的信息录入网络，存储电子档案。完成建立网络电子档案的工作，建立档案的信息库，形成移动档案库。

（二）整理信息

在收集电子档案的时候，将收集到的档案进行整理，进行编号，进行有序化处理，制作逻辑目录，层层衔接，紧密相扣。

（三）系统维护

在档案管理的计算机系统当中，硬件问题较少出现但出现后难以解决，需要有较好的备份处理。而软件问题需要经常调试，有专业人员维护，以此保持档案管理系统的高效运转。

（四）对档案信息系统的保密

保密工作，一部分是因为隐私的需要，另一方面也是防止黑客篡改利用档案信息。因此，建立档案系统的保密性十分重要。

（五）增加利用环节效率

电子档案管理的优势篇（8）

计算机科技高速发展，电子档案的应用使得档案管理更加便捷有效，但是由于电子档案自身的缺陷也为档案管理带来了一定的困难，因此如何更好的解决纸质档案和电子档案并存发展、配合应用的关系就成了档案管理中非常重要的一点。

1 纸质档案和电子档案的优缺点

随着电子计算机和互联网的发展，纸质档案已经无法满足档案管理的全部需要，电子档案逐渐占据重要地位，但是事物都具有都具有两面性，电子档案和纸质档案都有各自的优缺点，客观分析他们的优势和劣势，善加利用，才能更好地应用到档案管理之中。

1.1 电子档案的优缺点

电子档案形成文件便捷快速。电子档案录入一次，可以多次输出，方便档案的查找和利用，而且电子档案的输出和输入不受到时间地点的限制，只要能够找到相应的档案，千里之外都能共享电子档案资料。电子档案在输出过程中不受形式的限制，可以集文字、图像、声音于一体，形式表现多样化。

电子档案是一种高密度的储存方法。以前有磁带、磁盘，现在有U盘、硬盘，都是小体积可随身携带的物品，但是其中储存的信息量惊人，最大程度发挥了共享资料的优势。

电子档案传递信息迅速。电子档案由计算机通过网络在全球范围内传播，传送速度非常快，和以只能通过邮寄的方式来传输的纸质档案相比，可谓是天壤之别。

电子档案稳定性差。

1.由于电子档案不受时间和地点的限制，不仅可以在电脑上多次输出，还可以用U盘等设备多次复制，这种不受载体限制的相互复制，很难确定哪一个是原件，更无法确定有没有人为的更改。

2.一旦电子档案遭到病毒的侵害，可能会无法挽救，变成废品。

3.电子档案依赖相应的技术设备。当存储电子档案的设备由于挤压、磨损等原因损坏时，电子档案也将失效；即使正常保存，这些设备的存放寿命也远不及纸质档案，例如光盘的使用寿命已经是载体中比较长的，也只有30年左右。电子档案载体如此短的寿命，影响了它的整体使用时长。计算机更新换代非常快，电子档案又依赖于特定设备和软件，如果使用这些及其设备形成的电子档案需要保存很长时间，而在此期间一旦厂家不再提供相应的技术支持，就容易造成数据丢失。

1.2 纸质档案优缺点

纸质档案与电子档案相比有明显的优势，阅读上具有便利性，易于安全保存，不易丢失。纸质档案可以做到有一定的法律效力，比如带有当事人印章、手印和签字的档案，具备了相应的法律效率，但是电子档案的法律效力尚不明确。纸质档案具有耐久性，现代文件用纸的寿命能够达到200年以上，可以较长时间保存重要档案。

纸质档案的缺点也是非常明显的，占据空间较大，能够储存信息的密度太小，查阅档案不方便，整理起来也比较麻烦，而且纸张容易损坏，因此需要妥善保存和管理。纸质档案的信息共享性较差，在同一时间同一地点只能供一位用户使用。同时，传递速率也较差，可以通过邮寄的方式传递，既是目前快递业发达，远距邮递也是需要以天为单位计算的，和以互联网传递的电子档案无法相比。

2 两者应并存发展

通过上述对电子档案和纸质档案优缺点的对比分析可以发现，二者各有优势，但是也各有缺陷，不可互相替代，但是应该相互配合使用，弥补彼此的不足之处。

在电子档案归档保存时将相同内容的纸质档案也一并保存，纸质档案具备的长久保存和真实可靠的优势，电子档案有检索速度快、存储密度小的优越性能。这就决定了纸质档案和电子档案必须共存，并且同步发展和管理。

2.1 档案管理人需具备完整的档案管理知识

由于互联网发展迅猛，很多老一辈档案工作人员对新鲜事物接受速度比较慢，对电子档案的操作流程并不理解，这就要求对档案管理人员进行系统化的培训，使其具备完整的档案管理知识。

而档案管理人员自身必须更新自己的观念，接受电子档案，学习相关知识。在增强自身档案管理方面的知识的同时，学习计算机应用的基础知识，并运用到日常档案管理工作之中。

2.2 电子档案全过程管理

由于电子档案非常依赖其设备和软件，因此要对电子档案做到全过程管理，也就要求档案管理部门在电子档案的制作形成、归纳整理和保管应用等全过程发挥作用，肀Vさ缱拥蛋傅恼媸岛陀行А

档案管理部门中应设有专门人员负责电子档案的存储和登记，实现办公和档案管理相结合，以便于日后电子档案的管理和利用。

2.3 同步归档

由于电子档案所具备的法律效力尚不明确，而且自身有一些缺陷，为了避免造成不可挽回的损失，对于同一内容的电子档案和纸质档案应当同步接收归档。比如，大学毕业生的档案移交问题，因为档案对于大学生之后的发展起着非常重要的作用，所以在毕业时，人才市场等负责档案移交的部门会做到将纸质档案和电子档案同步接收和归档，不仅保证档案内容的完整和准确，还能使档案更为长久地保存。

同步归档可以让电子档案和纸质档案达到优势互补的目的，更能扬长避短，避免出现不必要的损失。

2.4 建立联系

电子档案和纸质档案相结合的方式能够更加有效地保管和利用档案内容，为了能够把两者配合使用，应当在两者之间建立相应的联系。

如果目前库存中有大量的纸质档案，而电子档案内容很少，那么在条件允许的情况下，可以将纸质档案中重要的内容进行扫描转换，制作成为电子档案，并把两者同时归档；如果只有电子档案，可以选择电子档案中永久保存的重要部分打印出来，转换成为纸质档案，这样如果电子档案的设备不小心损坏，电子档案失去价值，还存有的纸质档案就可以发挥作用，挽回一些损失。

在电子档案和纸质档案之间可以利用数据库和软件建立通道，使得二者结合，实现方便快速的检索和有效的管理应用。

2.5 利用档案的管理措施

由于电子档案容易被改动，而且改动之后难以分辨原始数据和改动数据，使得在利用工作中管理人员经常难以控制，并且由于互联网的发展，人们在网络上就能更改自己的档案信息，更是为档案管理增加了困难。

为了保证档案的真实完整，有关部门可以采取相关措施，比如更改信息前必须验证口令和身份，并及时登记，对于非常重要的档案，必须经过有关部门领导的审批才可进行更改。对于更改过的电子档案应当及时记录并与更改前的电子档案保持关联，保证档案内容的延续性和完整性。

比如毕业生在档案管理网站上查找并审核自己的档案内容之前，必须登录自己的账号，保证查看的是自己的档案内容，在提出修改的过程中必须严格按照审核要求，如果需要学校老师和领导的批准和证明，必须出示相关资料才能进行修改，否则不予修改。

3 总结

由于计算机和互联网的迅猛发展，电子档案已经在档案管理中扮演举足轻重的角色，但是通过对电子档案和纸质档案优缺点的分析，可以发现两者配合使用更加有利于档案的管理和应用。本文第二部分还为电子档案和纸质档案配合提出5点建议，希望可以为档案管理工作提供新的思路和方向。

参考文献

电子档案管理的优势篇（9）

档案管理的基本性质是一项管理性、服务性、政治性的工作。档案管理的作用是做好管理文档的工作，做好服务性档案管理的工作。档案管理不会凭空生产出物质或者金钱。档案管理中的档案不是由档案管理机构或者档案工作人员产生的，也不能被他们所利用，档案管理是一种专门负责管理各部门形成的历史文件的专业，所以档案管理是管理性质的工作。

档案管理系统并不是孤立的，而且它是所有社会管理系统中不可缺少的组成部分。档案管理是一项通过提供档案信息来为社会实践服务的工作，这是不同于其他工作的特点之一。在历史的各个阶段，在社会中，档案管理工作都必须为文化、经济、政治服务，否则档案管理就不会存在，也难以发展。档案部门尽管会研究档案、也会进行编著等活动，但是他的目的是为了更好地适应社会的需要，并被社会所利用，是具有服务性的活动。在阶级社会中，档案管理工作会体现出一定的阶级利益和阶级关系，这被一定的统治阶级掌握着，为一定阶?的经济、政治和文化服务，这个服务的方向集中表现了档案管理工作的政治性质。

二、电子档案的要点

随着计算机技术以及电子信息技术应用的发展和深入，电子档案管理已经逐渐取代传统档案管理的方式了。下面我们就来谈谈创建电子档案管理的三大要点：

一是要建立一个电子档案首先就应该先构建一个公共的、独立的、应用性的档案管理信息化平台，以及支撑各类业务所需要涉及的，包括实体以及虚拟的档案信息化管理，来实现实体档案的信息化转变与管理以及电子信息的档案化管理。

二是我们需要明白，一般情况下，电子档案具有多种信息媒体的继承性，它涉及的“档案源”包括三种：一种是电子化的实体档案，一种是档案化的电子信息，还有一种是结构化的数据库等等。

三是我们所创建的电子档案一般是具有保存价值的历史记录或是作为法律依据的电子信息（如表证单书等）。并且，一定得具备档案的属性：能直接形成的、具有完整记录作用的、明确的、清晰的固定化信息，或者是直接形成的历史纪录，并且电子档案必须具有历史再现性或者文件的原始记录性。

三、电子档案管理的优势

下面就让我们具体谈谈电子档案管理的几大优势：

第一，由于电子档案管理是通过计算机的应用来实行的，这便大大地提高了人们的工作效率。现如今，信息化技术高速发展，利用电子档案管理便免除了人们立卷归档、检索查找等困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了档案管理工作的效率。

第二，电子档案管理使档案能保持得更加完整持久。通常情况下，纸质档案必须在一定的环境和条件下才能保存得好，并且，必须靠手工去进行归档和贮存，这便存在着损坏纸质档案的风险，更加容易造成档案的缺失。但是电子档案不同，以上的工作都是靠计算机自动完成的，减少了人为错误的发生，且电子档案并不会随着时间的增长而发生变化，使得档案能够被保存得更完整，更久。

第三，电子档案管理还能更好的保证档案的保密性质。保存电子档案的工具是计算机，计算机并没有感情色彩，只会遵照被设计的保密程序而运行，但是保存纸质档案的媒介是人类，人为因素很容易致使档案泄露。所以说，电子档案具有更好的保密性。

电子档案管理的优势篇（10）

一、事业单位档案管理发展现状

（一）充分利用现代技术

在当今各行各业的发展中，现代信息技术得到了充分的利用。不管是在企业的发展中，还是在我国的教育工作中，通过信息技术来促进企业运营以及教育发展的现象已经非常的普遍。信息技术以其信息量大、利用便捷等优势受到了人们的欢迎。在事业单位的档案管理工作中，现代信息技术也得到了利用。在管理事业单位的档案时以电子档案的方式来进行是一个良好的选择。在社会发展的新时期，电子档案的发展非常的迅速，其利用率也非常之高。

（二）便于管理

电子档案的建立为档案的管理工作带来了极大的便利。电子档案具备较高的灵活性，能够根据具体的需要对原有的信息进行更改或者完善，相比于传统的档案管理方式，电子档案具有巨大的发展优势，能够减少记录信息时的人力、物力以及财力。现代信息技术的发展具有许多优点，电子档案所具备的优势也是得益于先进的现代信息技术。事业单位需要管理大量的档案，为了减少其中的失误，将管理工作做得更好，选择电子档案的管理方式是非常有必要的。

（三）存在安全隐患

电子档案的发展得益于现代信息技术的进步，它来源于现代技术，也必定会受到现代技术的不良影响。电子档案优点众多，但是在使用的过程中也会出现许多弊端。比如在文件保存的过程中，如果有人出于不良目的而任意更改其中的内容，就难以被辨别出来，造成不必要的损失。此外，病毒的干扰也是电子档案在发展中所容易遇到的问题，病毒容易导致电子档案内容的消失，对电子档案的管理造成不良影响。安全隐患的存在仍然是现今事业单位档案管理中存在的问题之一。[1]

二、电子档案在事业单位档案中的重要作用

（一）提高管理效率

电子档案的管理方式充分利用了现代先进的信息技术，相比于传统的档案管理方式，档案管理的电子化能够节约人力、物力与财力。通过利用计算机，完成对信息以及各种资料的录入工作，能够减少工作量，并且达到高效的工作效果。对于信息的修改，也能够做到方便而不留痕迹。在事业单位档案管理中，电子档案的运用已经是大势所趋，这种管理方式高效便捷，也是今后档案管理方式的不二选择。

（二）提高管理质量

在事业单位的档案管理中，专业的工作人员通过对档案信息进行准确的录入，能够提高档案管理的质量。相比于以手写为主的传统档案录入方式，电子档案具有清晰大方的优点，能够随时随刻实现对信息的修改与完善。电子档案能够促进工作人员工作质量的提高，养成良好的工作习惯，在意识到电子档案优势的前提下不断完善自身的工作，做好事业单位档案的管理工作。

（三）有利于事业单位的健康发展

档案管理是事业单位必须要做好的工作之一，事业单位的健康发展离不开档案管理的高效化与科学化。电子档案的利用不仅降低了工作人员的工作难度，而且促进了工作效率的提高。在事业单位需要运用到相关档案时，通过电子档案就能够做到高效便捷，提高事业单位的运行效率，不断改进其在发展中的不足部分。利用现代信息技术，能够促进整个事业单位工作效率的提高，让员工形成效率与质量优先的工作态度。从长远来讲，电子档案的运用能够促进事业单位的长远健康发展。[2]

三、更好地发挥电子档案作用的措施

（一）提高工作人员的素质

事业单位的档案管理工作必须有由专门的工作人员负责，才有利于后期的查询、更改等工作的正常高效进行。因此，工作人员的素质必须达到相关要求，不仅要具备过硬的理论知识，而且还需要根据档案内容以及性质的特点，进行合理的规划，做到整齐划一，增加档案的视觉性效果，便于人们查阅相关信息。

（二）增加安全性

电子档案极易受到病毒的侵袭，因此，为了解决这个问题，在事业单位档案的管理工作中就必须解决技术上的问题，增加电子档案的安全性。此外，由于计算机功能的强大，生成一份一模一样的电子档案也已经成为可能，这就不利于电子档案安全性的保持。为了解决这个问题，不但要做好对电子档案的备份工作，而且还要利用高科技手段，对档案进行安全程序的设立，避免电子档案出现不必要的安全隐患。在事业单位档案的安全性保护方面，档案室应该承担此项责任，为了今后单位的需要，要将最原始的档案进行备份与处理，便于今后对此进行有效的利用。

（三）加强监督

事业单位的档案管理工作也需要进行监督，才能够防止不良现象的产生。为了增加电子档案的安全性，任何需要对档案进行修改的行为都应该得到证实，在得到准许之后才能够进行档案的修改工作，要防止修改工作的随意性，对此进行一定的控制与监督，有利于事业单位档案管理工作的合理化与有序化。

参考文献：

电子档案管理的优势篇（11）

档案记录了事业单位日常工作的方方面面，在提高事业单位工作效率上有着不容忽视的作用。档案如此重要，其管理也是相当重要的。因此，如果能够进一步提高档案管理水平，推进档案现代化和电子化进程，意味着档案管理的水平会有突飞猛进的发展。档案管理现代化是档案管理水平提升的基础。档案管理不再是以前的单纯的纸质媒体，而是多种档案管理手段的综合应用。档案管理的现代化是加强档案管理综合管理水平的重要方面。在收集、检索和应用等档案功能发挥作用的时候，档案管理的现代化也就体现出了对比传统的档案管理方式的优势。档案管理的电子化，即计算机和多媒体化。传统的纸质档案肯定不能适应当今社会发展的需要，因为纸质媒体不适宜携带，不容易综合处理数据，而且容易损坏，电子档案就发挥出了它的重要作用。电子档案对比传统档案的优势体现在很多方面。一是在收集方面。电子档案更容易接收和存储档案信息，而且不需要占用物理空间，只需要存储在电子设备就行，不会造成空间的浪费。各种档案都可以统一进入到电子档案进行管理，这比传统的档案管理方式在时间和空间上有明显的优势。二是在处理和选择档案方面。电子化了的档案比传统档案更加方便和快捷。电子化档案随时可以从电子设备上抽调出来供工作使用，而且在选择信息的时候只需要点击相应的功能键就能处理大批量的数据，而且准确无误，这是传统的档案管理方式无法比拟的。三是在加工方面。如果电子档案需要综合处理或者修改数据，随时随地都可以进行，而纸质档案则没有这么方便的功能。遇到特殊或紧急情况，传统档案不能满足迅速发展的社会需要。

2 我国目前档案管理的现状及不足

虽然目前我国的现代化和电子化档案管理方法比传统的档案管理方式具有不可比拟的优势，但是这种档案管理方式还是存在着诸多问题。首要面临的问题是规范化问题。我国目前的现代化和电子化档案管理方式不具有规范性。具体表现在工作人员处理电子化档案的方式上面。大家知道电子化档案容量小，方便携带，但是某些工作人员大手大脚，不重视电子档案的安全性和机密性，随意处置档案，这就容易造成档案的遗失和泄露。某些工作人员只知道上传电子档案，但不知道如何规范有效地存储电子档案，重要数据没有备份，这就容易造成一旦电子设备出现故障，那么电子档案就会出现遗失的情况。而且，一旦电子存储有电子档案的设备遗失，就会造成档案泄露，给事业单位和国家造成不必要的损失。因此，提高档案管理人员的综合素质极其迫切和重要，要加强工作人员的培训和学习，确保他们意识到档案管理的重要性，要时刻保持警惕，防止档案遗失或泄露，改变他们传统的档案保存理念，使工作人员能够跟进档案管理的现代化和电子化进程。在这一方面，事业单位需要加强对档案管理人员的培训，让他们学习新的档案管理方法和思路，让他们认识到档案管理不是一项简单的保存档案的工作，而是具有极高的科学性和管理性的工作，只有改变档案管理人员的工作态度，提高档案管理人员的管理水平，才能跟上现代化和电子化档案管理的发展趋势，才能提高事业单位工作的效率。

上面的论述已经提到电子化档案的安全性问题，一是档案管理人员的问题，二是电子技术本身存在的一些问题和漏洞。一些事业单位没有与时俱进的思想理念，没有及时更换老旧的电子存储设备，这就容易导致一旦电子设备出现问题和故障，那么存储在里面的电子档案必然受到损坏和遗失。一些事业单位电脑落后，处理速度慢，这必然影响到档案数据管理的处理效率。另外，计算机的软件没有更新，导致一些档案数据出现错误，给档案管理带来了不必要的麻烦。这就要求相关的事业单位能加强档案管理意识，及时更新电子存储设备，及时维护档案数据，做好必要的备份，保证正常的档案处理管理工作有序稳定进行。

3 提高档案管理水平的途径

首先，我们必须明确即便是再现代化和电子化的档案管理方法，也需要档案管理人员的处理和数据分析。因此，事业单位要把提高档案管理人员的管理水平作为档案管理工作的首要工作来抓。当今社会是信息化和电子化的时代，档案管理也必须加强信息化和电子化。如果档案管理人员没有相应的理念，是不可能适应现代化的档案管理模式的。因此，事业单位应该加强对档案管理人员的培训，提高他们的档案管理水平，转变他们传统的档案管理思想和理念，让他们学会如何应用好电子设备来处理庞大的档案数据，而不是简单地存储档案信息。提升档案管理人员综合分析处理档案信息数据的能力，是事业单位提高工作效率的首要任务。