档案管理主要内容大全11篇

档案管理主要内容篇（1）

农村档案是国家档案的重要组成部分，是建设社会主义新农村的真实记录。真实而完备的档案记录，对推进新农村建设、促进农村经济发展、维护农村社会稳定等方面都起着积极而重大作用。本文就如何规范农村档案管理流程进行了粗浅的探析。

一、健全农村档案收集制度，确保档案信息真实、完整

首先，完善档案收集制度，是档案收集工作开展和顺利实施的基本保障。根据档案制度细则，档案收集人员可以清楚地知道哪些信息材料应当作为档案内容归档，哪些可不必入档。根据档案的意义，农村档案的收档标准是：具有真实数据性、具有保存价值，对新农村建设、农村经济发展、农民发展具有数据支持、考证依据的文件、资料等都应该入档保存。当前，随着社会主义新农村建设的不断推进，农村档案内容也有了新的内容变化。所以，农村档案的重心转向了农业生产的现代化、农村社会的新面貌、农村基层建设的新方向及农村管理的新策略上。比如，农业产业化经营档案、村容村貌整治档案、村两委选举档案等等。

具体来说，农村档案内容主要有两个来源：第一，来自村支部、村委会、妇委会、民兵组织等自治机构内容已经完备的档案。该类档案随着新农村建设的不断深入，会不断有内容需要添加到档案记录中去。所以，农村档案室必须有专人负责，随时将新的档案内容入档，确保重大事件都有档案记载。第二，村办企业和村民档案。该类档案是本村的特色档案。其次，完善的收集制度为档案工作人员采取合适的收集方式指明了道路。传统的档案收集方式一般为定期接收。这种被动的接受方式，使很多有价值的、需收档的文件、资料被遗漏，有的因收档不及时，造成了真实性的降低，失去了存档的意义。所以，档案征集应该发挥档案部门的积极性和主动性，采取多种方式采集档案内容，使得尽量多的有参考价值、借鉴意义的原始材料收归档案，为社会主义新农村建设提供优质服务。

二、细致农村档案分类，实现档案内容的有序化

档案整理时一项繁琐而细致的工作，也是档案管理工作的重要环节，该环节主要是完成档案内容的分类，使整个档案内容依据一定的内在联系，有机排序，成为完成的逻辑性强的整体。传统的档案室所保存的文件存在着门类不全、杂乱无序的状态，给以后的查阅工作带来了极大的麻烦，以至于档案不能很好地被利用，所以，档案的分类归档势在必行。依据农村机构设置、隶属关系等，可将档案分为以下几类：文书类、科技类、会计类、声像类、实物类、村民类等。各类档案的入档具体内容如下：文书类内容为党和群众的工作要点、村民自治规则、社会保障、计划生育、村农建设等内容；科技类内容主要为农业生产的设备仪器、村内基础设施、农业研究史料等；会计类档案内容主要为账簿、报表、凭证等；声像类内容为照片、录音带、光碟等；实物类内容为奖状、近期、印章、礼品等；村民类内容为各农户的大事要事等。

依据以上的分类整理细则，档案工作人员可以有针对性地将这些内容按要求分类、保存，并随着时间的推移，不断将相应类别的内容添加到相应的门类中去，很容易就可将工作做得井然有序，为以后的查阅工作提供了很大的方便。

三、革新农村档案保管思路和途径，确保档案安全性

优质的档案保管工作，是确保档案载体的安全和信息完整性的重要保障。档案保管在档案管理中具有重大意义，它为档案管理工作提供了工作对象，没有保管好的档案，管理也就失去了意义。受传统思想的影响，农村地区对档案的重视度不够，又因档案人数有限、经费不足及管理水平有限等因素，档案保管的条件更要得到重视，因为档案保管质量的好坏直接决定了档案保管工作的成功与否，也关系到档案的后期利用。调查发现，现在农村的档案室一般都较为简陋：一台电脑、几个档案柜子，甚至有些档案只是被对方在墙角等做简单的存放。可见，改善农村档案保管工作迫切需要被重视，有关部门应改善档案保存环境，将档案保管中作作为档案管理的重点来抓。

做好档案保管工作，需要注意以下几点。第一：按档案的价值、唯一性程度等因素进行评估，实行分级管理。这样就能使最为珍奇的资料被重点保管，保障了该资料较长的使用价值。由于农村档案室条件简陋、保管设备落后，可以考虑将重要档案做本地备份异地保管措施，一方面避免了避免了恶劣自然环境及人为原因造成的损坏问题。另一方面也警醒档案保管人员要安全管理，自觉提高防范安全隐患的意识。对于档案保管的技巧，笔者建议各村档案管理人员可创办档案协会，通过协会活动交流、探讨最佳的档案保管措施和方法。

四、多措并举，提高农村档案利用率

档案利用是档案管理工作的最终目的。传统的档案管理，只重视保管过程，不重视价值利用。所以，我们要重视档案对社会主义新农村建设的意义，并采取多种方法，使档案发挥其最大的服务能效。由于农村档案室规模小、档案内容相对粗糙、影响力不大等因素的限制，对农村档案室的利用工作相对较难。为使农村档案发挥更大的服务作用，笔者提出几点提高档案利用率的方法：第一，农村档案工作人员要主动提供档案服务。由于农民们没有使用档案的习惯，所以他们积极有利用档案的需求，也不可能想到通过到档案室查阅信息解决问题。这就需要档案工作人员通过主动的服务态度，主动为农民和社会机构提供相应的档案服务。第二，提高村民的档案利用意识。在农村，农民对档案知识了解有限，以至于他们想不到用档案解决问题。所以，档案工作人员应走进村民中，通过正式或非正式的走访方式普及档案知识，让村民了解档案的用途。同时，档案工作人员还要不断完善档案查阅、外借、复印等利用方式，并做好相应的记录，归纳总结各类档案的利用率，并有针对性地提高档案工作效率，切实将农村档案工作与农民的需求有机结合起来，提高档案的利用价值。

总之，农村档案管理工作是一项意义重大且流程复杂的重要工作，所以，档案工作必须健全管理制度，确保档案内容的完整性、真实性、价值性，并对其合理分类、妥善保管，以实现农村档案最大的利用价值。

档案管理主要内容篇（2）

随着时代的发展，社会的分工越来越细化，同样，档案工作也在不断地分化细化。因此，有必要对档案工作概念进一步细分。根据《现代汉语词典》的解释：“事业”是“指人们所从事的，具有一定目标、规模和系统的对社会发展有影响的经常活动”。“事务”是指人们“所做的或要做的事情”（指单纯而琐碎的具体工作）。“业务”是指“个人或某个机构的专业工作”。“技术”是指“操作方面的技巧”。[3]将档案事业、档案事务、档案业务、档案技术的概念引入档案工作概念中有助于对档案工作的重新认识。

就整体档案工作而言档案工作是事业性的，所涵盖的内容是档案事业中的各项工作，所以，档案工作是指档案事业管理工作（也可称之为“档案行政管理工作”）。而具体到一个单位时，档案工作则是单位机关工作的一部分，它和单位的人事、财务工作一样都是单位机关内部事务，属事务性的，档案工作又是指档案事务工作。如果对专业档案机构即档案馆或档案室而言，档案工作是其专业工作，档案工作又是指档案业务工作。如果档案工作具体到档案管理的某一个环节而言（如文件材料的归档、档案的保管等），因每一个具体工作都有一定的技术标准和操作规范，档案工作又是指档案技术工作。档案工作既可以指档案事业管理工作（档案行政管理工作），也可指档案事务工作、档案业务工作、档案技术工作。因而，原有的档案工作概念已不能涵盖所有的档案管理活动，如不逐一厘清将无法指导现实工作。

2 档案管理活动是一个动态的发展过程

“档案是档案管理活动的物质对象。”[4]这一物质对象流程一般是从档案的形成——单位档案机构——档案馆。依据这个流程，档案管理活动大致可分为以下几个阶段：一是对档案形成实施档案管理活动的阶段；二是对单位的档案实施档案管理活动的阶段；三是对一定区域内的档案实施档案管理活动的阶段。这个发展过程是动态的、分阶段的。每个阶段的责任主体、工作对象、工作内容、工作性质是不同的，如果不分工作对象、内容、性质都统称为“档案工作”是不现实的，也是不可行的。有必要对每个阶段的档案管理活动根据其责任主体、工作对象、内容、性质赋予相对应的工作名称和含义。为了不和原有的理论、概念相冲突，保持其连续性，需对原理论中的档案事业所包含的档案工作概念和名称进行重新定位。对未能包含的赋予新的含义和名称。

3 对相应阶段的档案管理活动的定位

3.1 对档案形成阶段管理活动的定位。关于档案的形成，主流观点认为：档案是由文件有条件转化来的。文件转化为档案是需要归档整理的。这表明，档案在形成的过程中是有要求和规范的，执行这些要求和规范的工作需要一定的操作技巧，属技术层面的工作。根据《机关档案工作条例》，这项工作的责任主体是机关内部的文书部门和业务部门，工作对象是文件材料，内容是立卷归档，性质是技术性的。档案形成阶段的档案管理活动定位应是档案技术工作。

3.2 对单位的档案实施管理活动的定位。对于单位的档案实施管理活动，档案界大都将其整体档案工作等同于单位的档案机构（档案室）工作。但现实的具体情况是，绝大多数单位的档案机构不是在编的独立机构，不能独立行使职权。单位内部档案机构（档案室）的工作，就是按规定和要求管理好本单位的全部档案，为其他各项工作提供利用服务。而其他的档案工作职能，则需要依靠其所隶属的机构办公室或以单位名义去行使。因而，有必要将其划分为两项工作：一是内设档案机构（档案室）对档案实施管理的活动；二是机关单位对档案实施管理的活动。

3.2.1 内设档案机构（档案室）对档案实施管理活动的定位。单位内设的档案机构（档案室）具体承担的是本单位的各种门类和载体档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等八项工作（虽然，档案馆也有这些工作，但其具体内容不同，下文详述）。工作对象是单位的全部实体档案，内容是按门类管理，性质是业务性的。对内设档案机构（档案室）对档案管理活动的定位应该是档案室业务工作。档案室业务工作八个环节中的每个环节的具体工作则是档案技术工作。

3.2.2 机关单位对档案实施管理活动的定位。机关单位对档案实施管理的活动，除单位档案机构（档案室）承担的档案室业务工作外，根据《档案法》第七条规定，还需要承担档案管理方面的建章立制、指导文书业务部门立卷归档、监督指导所属机构档案工作和为单位开展档案管理活动提供人财物等方面支持与保障等。这些工作都属于机关单位的内部事务，其责任主体是本机关单位、工作对象是本单位的所有部门和机构、内容是保障支持、性质是事务性的。机关单位对档案实施管理活动定位是单位档案事务工作。

3.3 对一定区域内的档案实施管理活动的定位。一定区域内的档案管理活动不仅是档案馆和档案局的工作，还包括区域内其他涉及档案管理活动的机构和单位应承担的工作。

3.3.1 对档案馆实施档案管理活动的定位。档案馆是一个在一定的区域内对档案实体按全宗实施统一的集约式集中保存、管理的专门机构。其责任主体是档案馆，它的工作对象虽然仍是档案实体，但它不是单一的而是多元的，涵盖的是区域内属进馆范围的单位所有实体档案，内容主要是按全宗进行管理，性质是业务性的。对档案馆实施档案管理活动的定位应该是档案馆业务工作。档案馆业务工作中所涉及的每项具体的工作则是档案技术工作。

3.3.2 对社会机构为档案管理提供服务活动的定位。围绕档案室和档案馆的业务工作，不仅需要一些社会机构提供硬件方面的支持，如设施、设备、装具等，还需要提供一些如科学研究、技术咨询、教育培训等方面的软件支持。其责任主体是与档案事务相关的社会机构，工作对象是与档案相关的产品（包括有形的和无形的），内容是软硬件方面的支持，性质是服务性的。对社会机构为档案管理提供服务活动的定位应该是档案服务工作。

3.3.3 对档案局实施档案管理活动的定位。档案行政管理部门——档案局的工作是依法行使档案行政管理权的工作，责任主体是档案局，工作对象是本行政区域内的各机关、企事业单位、档案馆、社会服务机构和其他能形成对国家和社会有保存价值的档案的社会组织、法人单位和个人，内容主要是依法行政，性质是管理性的，对档案局实施档案管理活动的定位应该是档案行政管理工作。

3.3.4 对地方各级政府应承担的与档案管理活动相关工作的定位。根据《档案法》第四条“各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划”的规定，各级地方政府承担着关系当地档案事业发展的档案机构、人员编制、工作经费等方面的具体工作，其责任主体是地方政府和政府的相关机构，工作对象是档案行政管理部门（档案局）、档案馆，内容是保障支持，性质既是行政管理性的又是政府内部事务性的。对地方各级政府应承担的与档案管理活动相关工作的定位应是档案行政事务工作。另外，档案行政管理部门（档案局）承担的为发展本行政区域内的档案事业而组织、指导开展的档案科研、教育、宣传、培训和对外交流等工作，也同样属于档案行政事务工作。

4 对档案工作的新认识

通过以上对不同的责任主体实施档案管理活动或承担与档案管理活动相关工作的定位分析，可以看出，“档案工作”概念是复合性的概念，具有很大的不确定性。不同的部门和不同的机构承担的档案工作因责任主体不同，其工作对象、内容、性质也不相同，目标、任务、工作机制和管理模式更不相同。要做好档案行政管理工作就必须厘清各项档案工作的准确含义，不能将档案工作既等同于档案行政管理工作又等同于档案技术工作或档案室、档案馆业务工作。应当根据档案工作的责任主体、管理对象、工作性质和内容分别将其明确为档案技术工作、档案室业务工作、单位档案事务工作、档案馆业务工作、档案服务工作、档案行政管理工作、档案行政事务工作。

准确地把握各项档案工作的含义，可基本明确各级政府、各级档案行政管理部门、档案所属单位、档案馆、档案室、档案产品生产企业、中介服务机构等在整个档案事业中，各自的主要工作职责和任务（不排除某些具体工作方面的交叉）。既有助于依法行政，又有助于政事分开、政企分开，同时，也希望能对解决一些实际档案工作中的困惑与问题，指导现实的档案工作发挥一定的作用。

参考文献：

[1]中华人民共和国档案行业标准DA/T1——2000《档案工作基本术语》.

[2]国家档案局教育处.档案管理学概要[M].北京：档案出版社，1987：17.

档案管理主要内容篇（3）

档案是企业中的资源，它可以真实地反映出企业各方面经营活动的情况，同时档案也是企业中的无形资产，在企业管理工作中有着重要的作用，因此对档案进行规范化管理，是每一家企业在管理中的基本要求。纵观档案管理的发展过程，主要分为实体管理、信息管理以及知识管理三个阶段，只有了解各个阶段的档案管理工作，才能使企业档案管理尽快的完成转型。

2 档案实体管理的分析

2.1 档案实体管理阶段的主要工作内容与管理方法

在档案实体管理阶段中，文件内容和载体还没有区别开来，工作的主要内容依然被固定在载体上，所以这一发展时期物本管理理念渗透于档案工作的各个方面。在实际的工作中，档案管理人员主要对档案实体进行收集、整理以及鉴定后，再对其进行保管、统计以及利用，此时档案管理工作的内容主要是围绕档案实体开展，信息开发力度不够。在物本管理理念的影响下，档案工作人员采取手工管理的方式对档案进行收集、整理等，而档案的保管以及保护主要是比较简单的物理、化学技术。后期档案管理人员开始在工作中应用先进的计算机技术，但是功能还是比较单一。

2.2 档案实体管理阶段的理论研究对象

在档案实体管理的发展阶段，工作人员主要是对档案实体进行研究。在封建时期，史学家为了能够方便地编写史书，开始有意识地对档案史料进行简单的分类与整理。进入20世纪以后，才正式对档案进行专门研究，此时的理论研究仍然比较粗浅、直观。一直到20世纪中期，档案学才正式形成，但并没有独立作为一门学科而存在，这时主要是以机关档案的管理作为主要研究对象，很少涉及其他方面的内容。新中国成立之后，档案学才正式划分出来作为一门独立学科，这时档案管理理论得到了很大的发展。

3 档案信息管理的分析

3.1 档案信息管理阶段工作的主要工作内容与管理方法

在档案信息管理这一发展阶段，档案工作的主要内容在原来的基础上增加了检索和编研两项工作内容。在20世纪末之后，政府开始采取一系列的措施对档案管理工作进行改革，档案管理工作的侧重点逐渐发生变化，财务论文对于档案信息开发的投入越来越大，编研工作的内容得到了更深层次的发展。此时档案工作人员的管理方法也发生了较大的变化，逐渐摒弃传统手工管理方式，而是将先进的计算机技术应用于档案管理中，由于信息技术的应用，档案管理部门开始建立网络档案管理平台，使档案资料得以实现在线归档，而利用纸质档案数字化之后，更是实现了档案资料的自动检索，同时还实现了档案资料的缩微保存。

3.2 档案信息管理阶段的理论研究对象

在档案信息管理这一发展时期，档案工作的理论研究对象不再局限于档案实体，而是在研究档案实体的基础上，重视档案实体的研究。在应用现代信息技术的情况下，档案学者不仅要研究如何对档案实体进行有效的管理，而且还要研究档案实体管理制度对于当前档案信息管理的影响，关注档案信息的发展过程，重视信息的交流与共享，分析何种管理制度与方法符合当前的档案发展，从而建立完善的档案管理机制，采取有效地管理方法，进一步提升档案工作效率，全面实现档案信息化。

4结束语

档案管理的三个发展阶段是相互联系、不断变化的过程，不能将其截然分开，当前我国企业的档案管理正处于转型时期，是从档案实体管理阶段向信息管理阶段与知识管理阶段过渡的时期，档案管理人员正在寻求符合企业需求的档案管理体系，不断创新档案管理模式与方法，虽然取得了一定的进展，但总体上还没有得到质的飞跃，仍然需要继续进行探索。

参考文献

[1] 胡小琳.档案管理工作的跨越式发展——从档案实体管理向知识管理的演变[J].档案与建设，2013，08（04）：426-430.

档案管理主要内容篇（4）

我们知道，数字化信息最大的特点是利用的方便性和检索的快捷性，档案馆花费大量的时间、人力、物力和财力开展馆藏档案数字化和接收电子文件进馆的主要目的是为了方便利用，对于使用频繁的历史档案而言，也起到保护档案的目的。

数字档案馆集成运行服务提供的主要功能包括以下几个方面。

（1）对数字档案馆的软硬件基础运行平台进行配置并对设备和软件实施管理和监控。

（2）对数字档案馆的应用系统功能进行监视和控制，记录系统运行过程中的各类信息并针对各类需求提出改进意见。

（3）对数字档案馆标准体系的实施和使用进行监督和管理，提出改进各种标准和规范的措施和建议，维护数字档案馆的标准、规范和正常运行。

（4）对数字档案馆的安全提供各种保障，包括稳定的网络、安全的计算机和存储环境，可靠的数据传递、数据转换和数据访问等多层次安全保障措施。

（5）对系统数据进行备份，包括实施异地备份、灾难备份等功能。

（6）提供共用服务功能，提供对数字档案馆中所采用的操作系统、网络、命名、安全、系统操作培训以及系统经营运行等服务功能。

一、模型信息

档案工作是围绕档案这一特殊对象来展开的收集、保管和提供利用的各项业务活动，工作过程中必然会产生各种管理信息，如档案描述信息、档案流转信息、档案处理信息等，这些信息与档案对象本身的内容都是档案管理信息系统中需要管理的主要数据。如何按照档案管理学科的要求，对这些数据进行规范化定义，实施科学的组织、存储与管理，建立有序的存取和访问机制，提供有效的利用服务等都是系统信息模型研究的主要内容。

通过使用信息模型，我们可以使用不同的应用程序对所管理的数据进行重用，变更以及分享。使用信息模型的意义不仅仅存在于对象的建模，同时也在于对对象间相关性的描述。 除此之外，建模的对象描述了系统中不同的实体以及他们的行为以及他们之间（系统间）数据流动的方式。

二、档案信息分类与存储

从网络存储、计算机管理和数据的结构化与非结构化角度来考虑，可以将数字档案馆系统中存储和管理的信息分为两大类，即档案内容对象和系统元数据。

1、档案内容对象。

档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、量大、等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质之间的矛盾。档案内容对象是档案的原始材料，经数据转换、封装后形成用于长期保存的数字对象，以唯一的对象标识存储于数字档案馆的网络存储空间，用户对数字档案对象的访问必须通过系统管理信息和档案描述信息才能访问。当然，由于数字档案馆的设计从一开始就基于信息技术不断不发展的需要而综合考虑了资源的长期保存需求，因此其他的数字资源对象如档案编研的综合信息以及其他类型的电子文档信息（如行政性规范文件等）也可以根据档案工作的需求为其分配存储空间。这类非结构化的数据，需要采用数字档案馆的对象数据库进行存储、实现访问。

2、系统元数据。

系统管理信息是数字档案馆中用以描述档案对象和系统管理工作过程信息的数据，称之为数字档案馆的元数据，主要包括档案的描述信息、档案管理信息、系统基础信息和系统日志等。这类数据一般采用关系型数据库进行组织和管理。

（1）档案的描述信息是描述档案内容的元数据，也相当于档案管理信息系统中的案卷目录和卷内文件目录信息。档案的描述信息主要是为管理方便而建立的检索著录项，包括对档案的基本属性（如形成单位、时间、背景、保管期限、密级、档号等）、特征（如载体、环境、形状等）以及内容概要（如主题、摘要、内容条目等）等进行的描述。在要求全文检索的系统中，有的元数据还将包括档案对象中先骨干的邪恶关键文字信息，将这些文字内容从图像对象中识别和抽取出来可以用于提供全文检索服务。

（2）档案管理信息主要是档案管理过程中围绕档案对象而产生的各种系想你，如档案收集和接收的时间、经手人，档案迁移过程中的信息丢失、保护措施等信息，档案技术处理及转出等过程相关的各类信息。这些信息是档案工作者在对档案进行存储、保护和处理过程中产生的管理过程信息。

（3）系统基础信息是指支撑系统运行的各种基础数据库信息，如数据字典、永固基本信息、用户权限信息、系统配置信息、系统定义信息等。

（4）系统日志是指数字档案馆运行过程中各用户访问系统以及对系统数据进行操作的各种记录，包括客户端的IP地址、访问时间、访问用户以及所做的各项操作。

三、当信息关联模型

1、档案目录与档案内容对象的关联。档案目录是对档案内人的描述信息，因此在建立系统信息模型时，要求将目录信息与档案内容实现关联，通过目录信息可以实现对档案内容的访问。

2、目录之间的关联。传统的案卷管理模式形成了案卷目录和卷内文件目录、盒目录与盒内文件目录，在科技项目的管理中还可能有三级目录相关联，这就要求信息模型的设计能够适应于1～3级目录的关联处理。通过上级目录可以实现对夏季目录的访问。

3、档案目录与档案管理过程信息的关联。这些信息记录了档案处理过程中各业务活动产生的相关管理信息，它与档案的目录信息是一对多的关系，要求信息模型的设计能够通过档案目录信息访问所有的管理过程信息。

4、档案访问权限与系统用户信息的关联。用户对数字档案馆所管理的数据的访问需要建立访问控制机制，需要按权限模型进行关联。

四、档案信息访问

1、按密集访问。档案分密集的管理方式决定了档案目录和内容信息的组织与管理必须分密集处置。档案必须单独管理，但为了在档案降密后能够与其他档案信息实现集成管理，则要求不同密集档案必须采用统一的信息模型。

2、目录和内容关联访问。档案目录与档案内容的开放权限不完全相同，要求信息模型的设计考虑二者权限的分层次管理方式。

档案管理主要内容篇（5）

关键词

建构主义；高职文秘；档案管理；课程内容设计

档案管理课程是高职文秘专业的必修课程，随着高职教育改革的深入，档案管理课程改革也逐渐成为热门话题，并且主要集中在课程内容的改革上。在课程内容体系上，有老师提出要摆脱本科为党政档案部门培养专职档案管理人员的学科知识体系，而建立符合高职文秘专业培养企业行政办公文员的档案管理知识体系，强调必须围绕基层企事业单位对档案管理人员的要求，重点培养学生档案收集、鉴定和整理能力，其次培养学生的保管与利用能力，而档案管理检索、编研和统计能力只做一般性训[1]66。在课程内容的组织上，有老师提出档案管理课程的内容要紧贴档案管理的工作过程。楼淑君认为课程内容应根据企事业单位档案管理工作任务来组织课程内容，每个任务作为一个学习项目，从而构建起以工作任务项目为主体的课程内容，即以工作任务来组织课程内容[2]21。林苏则将档案管理整个流程划分为几个工作环节，然后为每个工作环节归纳或创设出典型工作任务，最后通过“序化”来组织课程内容，即以工作过程来组织课程内容[3]10。以上对课程内容的改革无疑对高职档案管理课程发展起到积极作用，打开了建构符合文秘专业培养目标的档案管理课程内容的思路，但是这些改革也存在着重“工作”而忽视“学生”的问题，即当前的档案管理课程内容改革只注意了依据企事业单位的档案管理工作内容与流程来设计内容，而没有考虑课程的学习主体—学生这一重要变量。学习心理学认为，学生的学习过程是一个心理变化的过程，要让学生进行有效的学习必须让学习对象、学习过程和学习方法符合学生的学习心理。因此档案管理课程内容的改革除了要依据档案管理的工作任务与工作过程外，还要考虑学生学习心理规律。建构主义学习理论是21世纪教育改革的重要指导理论，被誉为“当代教学心理学的一场革命”。在职业课程领域，建构主义学习理论多次被列入教育部组织精品课程评审指标当中，尤其是在2008年精品课程评审指标中，明确提出，职业课程要基于专业人才培养目标，以典型工作任务来展开，要求对课程内容进行宏观、中观和微观设计。其中微观设计就是指课程内容的组织与教学要符合学生认知建构特点，教学设计要以行动导向展开。下列以建构主义学习理论为基础阐述档案管理课程的内容重构与设计。

一、建构主义学习理论与课程内容的筛

建构主义学习理论认为学生不是凭空进入学习活动，学生在进入学习时，他已经获得的知识与经验会参与到新知识的学习过程中，即使有些问题他以前从来没有遇到过，或者没有现成的经验，当问题呈现在他们面前时，他们也会用已有的知识与经验，依靠推理与判断，对其做出某种解释。所以建构主义学习理论认为教师教学时不能无视学生已有的经验，简单地从外部将知识灌输给学生，而是要把学生原有的经验和知识作为新知识的生长点。依据这个理论，我们在筛选课程的内容时要与学生已有的经验保持一定的联系。当前文秘专业的学生普遍认为档案课程枯燥又抽象，其中主要原因是教师对课程内容的选择，没有考虑到学生已有的经验。高职学生多数是从高中直接升学而来的，对档案管理工作多是一无所知。再者，很多教师开发课程时，直接搬用或创设工作项目作为学生学习与训练的任务。这些项目对于一个没有工作经验的学生来说，肯定无法产生“共鸣”。因此，档案管理的课程内容不宜一开始就采用企业真实任务。高职教育要求课程内容与企业的工作任务相匹配，而建构主义学习理论要求学生的学习建立在他已有的经验与知识基础上，我们可以通过以下两条路径将两者协调起来。一是在学习之初让学生获得某些档案管理工作经验，一是利用学生已有的与档案管理相关的生活经验。对于前者，可以让学生参观校内档案室或企业的档案资料室；对于后者，充分挖掘学生与档案管理核心工作能力相似的生活经验。比如学生对自己电子文件的整理、学生对自己照片的归类和利用、学生对自己作业的收集、整理和利用等生活经历，都包含了档案管理的成分，只是与真实的档案管理相比显得不够规范、不够科学罢了，但是这些经验可以作为学生学习新知识的基础。因此我们在筛选档案管理课程内容时，可以将图像档案管理、电子文本档案管理和纸质文件档案管理作为课程的主要学习内容。有人会担心，学生只学这些内容，无法“接轨”文秘职业岗位。其实这种提心是多余的，一方面，学生掌握了这些档案管理知识与技能，可以触类旁通了；另一方面，文秘职业岗位在各行各业都有，学生毕业后负责的档案管理任务也不尽相同，要在有限的教学时间内（多是周课时2—4节或全学期70学时），学习所有类型档案任务，是不现实的，也没有必要。

二、建构主义学习理论与课程内容的组

建构主义认为个体对世界的理解是基于个体学习者自身经验背景建构起来的，建构主义提出学习应与情境化社会实践活动结合起来，学习者通过参与社会实践来掌握社会规则、工具和活动程序，即所学必须与所从事活动结合起来。职业教育理论专业斯克莱本纳对牛奶加工厂300名雇员关于知识的工作结构表征研究也印证这个观点[4]232。依此，档案管理课程学习应是让学生置于档案管理工作情境中，引导学生建构知识与工作任务的联系，通过完成具体的档案管理工作，形成档案管理所需要的知识和技能。建构主义学习理论代表人物皮亚杰认为，学习过程是学习者通过同化与顺应来达到与周围环境平衡的过程。当学习者能用现有认知结构去同化新信息时，他处于一种平衡的认知状态；而当现有认知结构不能同化新信息时，平衡即被破坏，为了获得新的平衡，需要修改或创造新图式（顺应）。学习者的认知结构就是通过同化—顺应—同化—顺应……循环往复，从平衡－不平衡－平衡—不平衡相互交替中螺旋性发展起来的，并且每一种已经达到相对平衡状态认知结构都会为新的不平衡创造前提，提供可能。因此，档案管理课程的内容排列应按照从易到难，从简单到复杂顺序来排列。

三、一种基于建构主义学习理论的课程内容设计

1.课程内容设计。

依据上述建构主义学习理论，结合高职教育的特点以及文秘专业的培养目标，档案管理课程的内容安排如下：

2.课程内容安排说明。

（1）档案的收集、整理、归档、保管和利用等档案工作环节作为学习重点。高职文秘专业主要培养企事业单位的行政办公人员，他们的档案管理工作职责主要是收集、整理、归档和保管单位档案，并为需要档案的部门提供支持。本课程内容设计中紧紧围绕收集、整理、归档、保管和利用等档案管理工作环节来训练。（2）本课程依据建构主义学习理论，强调已有经验对新学内容的“支架”作用。项目一安排学生参观档案室以及采访档案人员，其目的是让学生对档案管理工作有初步认识，为学习后面的档案管理内容“储备”前知识。项目二没有直接使用企业的纸质文书档案而是让学生整理个人相片，其主要原因是90后的学生喜欢拍照，在电脑和手机中有大量没有整理或整理不规范的照片，让学生收集整理照片一方面可以激发他们兴趣，另一方面可以充分利用学生已有的经验。在项目三中，选择“整理工学结合材料”这一训练载体，也是考虑这些材料有相当一部分就是出自学生本人（如实训总结、实训成果等）。学生在完成这些任务时不会感到完全陌生。（3）本课程内容设计强调在“做中学”。整个课程内容以工作任务作为学习载体，将知识的学习安排在训练过程中。其用意是为学生创设一个良好的学习环境，以便于学生进行“情境学习”，另外让学生在“做中学”，容易调动学习的积极性。（4）按螺旋式上升安排档案管理技能的训练。职业技能是职业教育的发展核心之一，技能需要通过多次反复训练才能获得。因此本课程内容通过完成照片收集、整理、编目、保管和利用，纸质档案的收集、整理、编目、保管和利用，企业客户档案的收集、整理和利用等工作子任务，来训练学生职业能力，让学生在反复训练中获得档案管理的职业能力。（5）本课程安排了40学时课内学习，比较符合当前大多数文秘专业档案管理课程周时2学时的现实，另外安排一周独立生产性实训，也体现了档案管理课程作为文秘专业核心课程的地位。

作者：焦名海 单位：深圳信息职业技术学院

参考文献

[1]王晓红等《.文书档案管理》课程教学模式构建研究[J].兰台世界，2013（6）.

档案管理主要内容篇（6）

当前，我国单位职工的数量逐渐增多，单位在此过程中，应当提升自身的管理能力，以适应这一形势。档案管理工作是将职工的在校表现做一个记录，评价职工的整体素质，对职工日后的发展起着非常重要的作用，当单位人数上升之后，单位在档案管理工作方面出现了诸多问题，例如管理效率低，管理方法落后等，这些问题的出现说明我国单位档案管理工作还有非常长的一段路要走，笔者结合自身的工作经验，探讨如何使用电子化技术进行单位档案管理，为实现档案管理水平提升做出一点贡献。

一、目前我国单位档案管理工作存在的主要问题

目前，电子化技术逐渐应用到生产和生活领域中，给人们的生活带来了许多便利，一些单位开始尝试使用电子化技术来管理职工档案，这是一种适应社会发展的工作思路，能够明显提升档案管理的效率，但是，多数单位还没有使用这一技术，其档案管理工作中的问题较为突出，具体表现在以下几个方面：

1、单位档案种类匮乏

现阶段，我国单位档案管理工作水平还有待提高，许多单位的管理者认为档案管理工作并不重要，其主要是记录职工的在校表现，只要记录完整就可以，但是，随着社会的发展，人们对档案更加重视，档案不仅要记录职工的学习成绩，还要保存更多的数据和资料，要增加管理社会普通阶层的内容，而实现这一目标的主要方法就是使用电子化技术。目前，大多数单位在这一方面做得较少，内容和数据采集效率较低，档案的使用价值和作用明显降低。

2、单位档案管理途径单一

我国的档案记载历史非常久远，从一定层面上说，历史书籍就是一种档案，虽然我国档案记录的时间非常悠久，但是记录的先进性明显不足，记录档案的目的是叙述一件事情，其他作用不是非常明显，档案工作管理途径依然很单一。例如许多单位的档案只是用来进行电话、传真查询，或者复印档案开具证明。单一的管理模式会削弱档案的作用，在互联网技术空前发展的今天，档案管理工作明显落后于形势需要。这说明单位档案管理工作应当更加注重管理领域拓展，要让档案发挥出应有的作用，从而为职工和单位发展做出贡献。

3、单位档案管理体制较为陈旧

单位档案管理工作体制是规范档案管理工作的重要内容，其领导和指引档案管理工作前进，但是，在一定层面上，体制也会限制档案管理工作模式的创新，如果体制不变，即使使用电子化技术进行管理，其也不会发挥出重要作用，体制会成为电子化管理的枷锁，因此，只有体制层面进行变革，才能接纳和吸收先进的技术和模式，才能帮助档案管理工作向前发展[1]。

二、单位档案管理工作的策略

1、创新单位档案管理内容

档案管理工作发展的首要目的就是增加档案管理的内容，拓宽档案的管理领域，充分发挥出现代化技术的优势，创新档案管理的管理内容，单位档案管理的管理内容包括很多，但是其主要的目的就是管理单位和职工，因此，管理内容的确定要以这两个主体为宗旨，探索更加实用的管理模式，满足职工和单位的发展需求，当然，在技术快速发展的今天，需要相关部门和人员进行不断的探索，借助技术的优势，实现单位档案管理模式的转变，以此实现单位的长远发展。

2、创新单位档案管理的手段

创新管理手段是提高档案管理水平的重要举措，只有手段进行创新和提高，才能增加管理的范围和内容，让单位档案管理水平得到提高。现如今，互联网、计算机技术等先进技术在社会中发挥着重要的作用，其是档案管理创新非常重要的环节，单位管理者应当将档案管理手段创新作为单位发展的重要内容，在工作中要将传统的管理手段转变为现代管理手段，促进单位档案实现快速发展，管理者要推进单位档案信息化管理建设的进程，通过增加互联网、计算机技术的应用，来实现档案管理整体水平的提升，提高档案的利用效率[2]。

3、创新单位档案管理的方式

众所周知，单位档案管理工作管理的主要对象是单位和职工，而单位不仅要使用档案，还要参与档案的制作，因此，在平时工作过程中，要将单位的需求作为工作的主要方向，从而提高档案管理水平。单位管理者应当建立一支高素质的档案管理队伍，该队伍应当具备以下能力：一是熟练使用电子技术的能力，要懂得计算机硬件、软件、互联网等各项技术，当出现问题时能够自行解决；二是要懂得专业的档案管理工作内容，能够熟练完成各项管理工作；三是要具备高度的责任心和使命感，能够在工作中兢兢业业，保证内容输入正确、完整；四是要增加档案内容维度，让档案信息更加全面，能够真实反映职工在单位的表现。另外，单位档案管理人员的工作心态也要进行相应的转变，要积极探究新的工作模式，发现实际工作中的不足，不断地熟悉单位档案管理各个方面管理流程，让管理工作模式得到改善，促进档案管理工作顺利实施，单位教职工、职工等主体应当努力为电子化档案工作提供帮助，合理做好档案资源的共享以及配置等工作，重抓单位档案的管理和管理，积极进行反馈调查，获得最真实的使用体验，从而有效地提高单位档案管理水平。总之，目前我国单位的档案管理工作还有许多不足之处，管理能力较低，管理意识较弱，管理方式较为落后，单位相关管理者应当正确认识档案管理工作的重要性，在平时管理过程中，要为档案工作投入更多精力，努力提高档案管理电子化水平，敢于使用先进技术，增加创新的内容，同时，要注意传统档案管理工作向电子化管理模式转变的过程中，避免出现档案丢失和损坏的情况，全方位提升档案管理的能力和水平。

参考文献

档案管理主要内容篇（7）

在科学技术发展的过程中，我国已经进入了信息化的发展时代，因此科技档案的管理工作也出现了巨大的变化，在目前科技档案管理的过程中，大多都采用了高科技的相关手段，让科技档案的管理水平呈现出显著的提升，相关档案单位在综合运作能力方面也得到了明显的发展，让档案单位的整体竞争力得到提升。科技档案管理人员要明确当前的发展形势，采用科学化的档案管理手段，对未来的发展具有积极的意义，希望通过本文的论述能够为今后的发展提供一定的参考。

1 科技档案的管理意义

首先，对于提高工作效率具有重要的帮助，科技档案是档案管理中的主要内容之一，尤其是水电厂，他们在处理数据以及科研培训方面都需要相关的资料作为参考，科技档案就是他们的主要参考来源，将水轮发电机组、电气设备及仪器仪表配件等检验结果记录下来，才能保证发电机组的安全运行及人们的人身安全。另外一方面，档案也是检验实力以及检验水平方面的一种参考，所以为了促进相关方面的进一步发展，就要加强科技档案在事业单位中的地位，充分利用计算机相关技术建立起信息化的网络平台进行管理，这样才能实现资源共享，满足数字化与网络化的发展要求。

其次，科技档案管理也是信息化建设过程中不可或缺的一部分组成内容。通过对相关资源进行全面的开发以及利用，就能促进事业单位在生产管理能力以及核心竞争力方面的发展，与时展的脚步相一致，这样才能促进事业单位在管理与研发方面的动力。只有把握好信息化的发展机遇，才能让电子化与网络化的发展趋势全面涵盖在科技档案的管理过程中，得到更加全面与科学的管理。以水电厂的档案为例，在信息化的发展前提下，通过科学化的管理，让相关的数据更加安全，真正实现了管理水平的提升。

第三，科技档案的管理并不是一项简单的工作，而是系统化的工程项目，所以一般情况下，相关单位都会设置专门的管理部门，这一部门的主要工作任务除了处理内部事务以外，还会对其他方面的事务有所涉及，因此这一部门的作用同样也是科技档案管理工作中不可缺少的一部分，或者是说重要的环节之一，需要展开长期的发展。科技人员在这一系统化的工程中，当然也是不可或缺的，以某水电厂的科技档案管理为例，在对档案进行调阅的过程中，通过信息化的管理手段，可以对趋势以及统计结果进行合理的分析，并且根据分析结果对水电厂的发展起到积极的意义。由上文的论述可以了解到，在信息化的理念发展下，应该重视起科技档案的管理，并且对其进行不断的完善，还要充分发挥相关主管部门的作用，适当的进行统筹兼顾，以促进科技档案的有序化管理。

2 科技档案信息化管理的具体措施

2.1 树立科技档案信息化管理的创新意识

首先，应该树立科技档案管理的系统意识。随着现代化办公技术的逐渐发展，电子形式的文件和科技档案也成为一种理所当然的发展趋势。与传统的档案管理模式相比，建立统一的科技档案管理模式，不仅可以快速、高效地完成归档工作，还可以使科技档案的保存和管理更具有安全性。除此之外，统一的科技档案管理模式还能够大大解决档案整理方面的人力和物力的投入，将分类、立卷等实体工作全部通过电子检索系统完成。

其次，应该树立科技档案管理的信息意识。科技档案管理人员，应该充分了解和掌握当代的信息技术，紧跟时代步伐，为科技档案的管理工作提供质量优良的信息化管理服务。然后，应该树立科技档案管理的法律意识。由于我国的科技档案管理人员的管理意识普遍不高，导致目前的科技档案信息化管理工作中存在着许多的不合理现象。所以要想改变现状，就必须要加强法制培训和教育，使管理人员树立正确的管理意识和法制观念，才能使科技档案的信息化管理工作有序、健康地进行。

2.2 加强科技档案信息化管理的基础建设

加强科技档案信息化管理的基础建设，首先要重视标准化。科技档案的标准化主要涉及文件形成的科学判断依据和标准化的管理工作两方面内容。具体的内容则主要包括科技档案的录入、数据的备份和资源的提供及利用等。同样以水电厂为例，就需要对业务进行梳理，对档案进行分类，并规定数据档案的格式、录入的及时性等。只有科技档案管理的实现了标准化，才能充分确保信息资源传输、共享和开发等过程的有效实现。

此外，要高度重视档案信息化条件下的数据安全工作。对于开源式的数据档案，要注意通过防火墙、物理隔离等方式防止数据丢失或泄密。对于一定密级的技术档案，需要具有授权人员方能接触或查阅。在技术上，可以通过授权密钥、查询口令等方式验证。

除此之外，还应该充分树立科技档案管理的开放、改革、科技和竞争等一系列意识观念，真正全面创新科技档案的信息化管理观念。其次要重数字化。科技档案管理的数字化也包括两方面内容，一是档案内容的数字化，二是管理工作的数字化。前者主要指通过数字代码序列，将科技档案的具体内容进行数字化。后者则主要指通过对信息技术的利用，实现科技档案的类型、格式和等一系列归档管理工作的数字化。

最后要重视系统化。科技档案管理的系统化，主要由科技档案的系统分类和系统著录构成。系统性是科技档案区别于文书档案的最大特点。它的信息著录就是指建立档案的信息化网络平台。具体内容主要包括题名、类型、密级和版本、状态等多方面内容。虽然信息著录囊括的内容非常多，但是仍然应该确保所著录内容的准确性和系统全面性。

3 结论

综上所述，在档案管理的过程中，科技档案是其中的重要组成部分之一，在新时期的发展过程中，科学技术的不断创新，让档案管理处在信息化的发展趋势之下，这种档案管理趋势，让档案管理朝着信息化以及网络化的双向发展，为档案的高效利用提供了更加夯实的基础，在今后的发展过程中，需要从两方面入手加强对科技档案的管理，一是要在相关人员心中树立正确的思想意识，二是促进基础方面的建设，让档案管理机构获得更加高额的经济效益，希望本文的论述可以为相关人员提供一定的借鉴，增强整体的竞争力。

参考文献

档案管理主要内容篇（8）

疾控中心是维护民众生命健康的重要组织机构，其内部档案是疾控中心在开展传染病预防控制、突发卫生事件处理、健康教育宣传及实验室分析过程中累积的数据资产，对其今后工作的开展具有重要指导意义。注重疾控中心档案管理质量的提升，能够为其今后各项疾控工作高效进行奠定基础，确保疾病预防控制决策的科学性和准确性。

1疾控中心档案特点

①信息来源复杂。疾控中心档案来源繁多，不仅涉及有人类疾病、各种传染病、流行病，还包括有社会环境、人文环境、环境污染、地质水质等。②客体对象群集。疾控中心肩负维护社会民众生命健康的重任，涉及最多的便是各种传染病及自然灾害，疾控档案反映客体对象的群集性特点十分明显。③信息主体民主性。疾控中心档案内容与社会亿万民众具有直接关系，以免费接种项目为例，民众具有选择或拒绝的权利，这体现了我国基本卫生保健的民主性，因而疾控中心档案信息主体具有民主性特点。④档案内容全球性。疾控中心档案中涉及的传染病、流行病等内容并不受地理位置局限，全球范围内均可发生，因而档案内容还涉及许多国外相关信息资料。

2疾控中心档案管理质量提升策略

2．1增强档案管理人员服务意识

服务是档案工作的属性，是档案工作永恒的主题，做好服务工作始终是档案部门的努力方向。因此疾控中心应重视档案管理人员服务意识的培养，提高档案开发利用率，以便于为疾控预防与控制提供科学资料依据［1］。要想提升疾控中心管理人员管理意识和服务意识，重点在于加强疾控中心领导及档案管理人员对档案管理工作的重视度，比如可以将档案管理质量规划到管理人员效率考评内容当中，以此来调动档案管理人员工作主动性，并针对档案管理工作制定相关竞争和奖励制度，激发管理人员积极性。另外，建立起良好的档案工作环境，真正提高乡镇档案管理工作的质量和效率，为政府、民众及其他医疗机构提供更好的服务。

2．2制定完善档案管理法规体系

疾控中心应根据自身档案管理特点制定科学、完善的管理法规体系，对档案管理原则、主体、方法、开发准则、利用等内容进行明确规定，同时还要确定疾控中心档案管理范围、责任人、归档期限、归档标准及相关流程手续等内容；制定保管期限规定、保管期限表和疾控档案保密规定；应明确档案开发利用相关章程内容，包括档案开发原则、开发权限、开发时间等；制定档案分类标准及档案类目级次，构建疾控中心档案分类体系；明确疾控档案档号编制规则及档号代码编制疾控档案类目、归档、保管期限、密级一览表，规范疾控中心档案全国统一分级管理，提高疾控中心档案管理的规范化、标准化和信息化。

2．3构建制度确保档案管理安全

当前，随着网络信息技术的发展，许多疾控中心已经开始加大进行档案管理信息化建设，档案管理效率及质量都得到的进一步提升，但随之而来的信心安全问题也备受关注。信息时代背景下的档案管理存在使用权限问题，容易被黑客攻击、病毒侵袭，或第三方入侵者恶意篡改或监视，安全问题难以保障［2］。因此，疾控中心针对自身信息化档案管理还应制定相应的安全保障制度，确保档案管理安全性和保密性。严格依照国家及教育部门相关法律法规及章程制度来进行，提高档案管理人员安全防患意识，避免档案泄密、失密情况的出现。另外，还可利用电子身份认证、防火墙技术、数据加密技术、杀毒软件等技术来提高档案安全性。

2．4注重管理人员综合素质提升

要想提高档案管理水平，必须要重视管理人才培养及管理人员综合素质提升。①重视档案管理人才选拔工作，强调优秀档案管理人才的选拔，提高档案管理工作的进入门槛，实现疾控中心档案管理的规范化与专业化发展，避免因为管理人员自身素质问题而阻碍档案管理工作的有序开展；②可定期组织开展各种教育培训活动。要做好档案管理就应当努力提升管理工作人员的综合素质能力，通过培训教育活动的组织开展，鼓励档案管理人员积极参与，在实践训练中增强他们的专业技术能力。另外，疾控中心应支持档案管理人员学习深造，参与各种职称考试，要求他们掌握必备信息化管理技术，保证档案管理质量的创新提升。

3结束语

在当前时展背景下，必然会对疾控中心档案管理工作提出更多、更高的要求。增强服务意识、制定法规体系、确保档案安全、提升人员素质，实现依章、依规、依法档案管理，是推进疾控中心档案管理工作的有效途径。

［参考文献］

档案管理主要内容篇（9）

随着信息技术的快速发展，通过计算机网络对信息进行处理和共享变得方便快捷。档案是各种实践活动、研究成果的第一手材料，是人类社会的宝贵财富和重要的历史文化遗产。随着社会文明程度的提升，文化艺术档案深入社会生活各个方面，对国家和社会的发展产生重要影响。因此，加快档案数字化建设步伐，将文化艺术档案数字化纳入国民经济和社会发展总体格局中，推动档案数字化建设进程，成为档案管理机构重点研究的课题。档案数字化作为档案工作向现代化发展的必然趋势，文中从文化艺术档案数字化建设的内容和重要性入手，介绍档案数字化建设的总体格局和主要功能，以期为档案管理信息化建设提供重要参考。

1文化艺术档案数字化建设的重要性

一个国家或地区信息资源开发利用程度，是判断该地区经济、文化、科技发展水平的重要标志。档案信息化作为国家信息化战略的重要组成部分，加强文化艺术档案数字化建设满足时展要求。文化艺术档案就是文化艺术机构或工作者在实施艺术创作、演出、教育及社会文化工作形成的，记录具有保存意义的各类文字、声像、实物等不同载体的珍贵内容，是我国宝贵的文化遗传。传统艺术档案主要以纸质、声像和实物记录等为载体，存在档案信息利用率低、保存档案容易受损、信息共享困难等问题。随着多媒体技术、计算机等技术的普及应用，传统的存储方式和载体有所改变，借助计算机实施各类艺术创作和教学活动等方法如雨后春笋蓬勃发展，载体的形式及存储空间产生一定的变化。如何让文化艺术档案资源发挥最大应用价值，有效管理新型电子档案信息，促使这些档案为艺术工作提供信息服务，成为建设数字化档案重点关注的内容。

2档案数字化的内涵及建设内容

2.1档案数字化的概念

数字化是指采用0和1两位数字进行编码，从而表达相关信息的综合性技术。档案数字化换言之是指档案信息化，使用数据库、高速扫描等技术将声像、纸质文件等传统介质或已归档的电子档案进行管理，其系统组成具有明显序列的档案信息库。什么是档案数字化？杨公之编制的《档案信息化建设导论》一书认为在国家档案管理部门的统一规划和组织下，档案管理活动中采用现代信息技术，合理管理、处理档案信息资源。换言之：档案数字化是指采用计算机技术、信息技术及网络技术为手段，遵循现代管理学理念，开展一系列涉及多个学科知识交叉使用的工作模式，充分挖掘文化艺术档案的信息，提升档案现代化管理水平和效果。实施数字化处理后，文化艺术档案能有效提升计算机检索速度，改善档案库过于紧张的情况。同时，数字化档案能降低频繁使用档案原件导致材料磨损的情况，有效丰富信息资源的内容及数量，加大档案信息资源的利用效率。

2.2文化艺术档案数字化建设的内容包含两个层次①

目录数字化；②档案全文数字化。档案目录主要作用是规范档案著录标引，并合理设计档案目录数据库结构。档案数字化根据扫描录入方式，并为其设计合理的目录索引或采用光学字符技术判别存储信息的内容。进行档案数字化建设中，根据档案自身特点和档实际情况，建设数字化档案主要包括以下内容：

1）整理数字化档案资源是指采用数字技术把馆藏中各种档案信息和接收归档的电子档案，也是进行档案数字化建设的基础。具体途径如下：①开发并汇集档案馆原有的纸质档案为三次文献信息，借助数字化方式输入计算机网络中；②借助数字照相、扫描等技术对原档案实施数字化处理；③进行办公自动化建设过程中组成规范的电子文件。

2）建立数字化档案数据库主要功能是存储、维护、处理档案信息，该数据库主要包括文件管理、档案管理和数字目录中心等管理系统。建立数字化档案信息网络就是在互联网上、传递数字化档案信息。随着互联网技术的不断发展，各个地区的档案馆与国际互联网实现连接，确保各个区域的使用者均能查询所需的档案信息。用户借助计算机网络，能够远距离检索网上开发的国内或国外的数字化档案资源。

3档案数字化建设的重点内容

3.1提高档案管理人员素质水平

档案数字化建设需要依靠大量高素质创新型人才，随着一系列高新技术的快速应用和推广，必须创建一种高素质、分工合理的档案管理团队。档案管理员的管理水平直接影响整个档案数字化建设成败，档案数字化建设涉及计算机技术、通信技术等现代技术，管理人员必须熟练将上述技术应用到档案管理中。因此，文化艺术档案档案工作人员必须做到以下几点：

1）熟练利用各项信息工具。文化艺术档案管理人员要重视自身的自我完善，掌握计算机相关理论和运用技能，确保自己能熟练运用各类现代化信息工具，为更好地管理、利用档案信息打下坚实基础。

2）准确鉴定档案信息的有效性。作为文化艺术档案管理人员，必须将有价值的信息及时传递给档案利用者，这也是用户评判评价档案机构信息服务的主要标准。信息化环境下，档案信息具有份量大，内容复杂等特点，档案工作人员应具备较强的鉴定评估能力，准确判断、鉴选并分析档案信息，从而为利用者筛选出有利用价值的内容，为其提供最佳的服务。同时，档案管理人员要具有较强的信息捕捉能力，不但要快速、及时获取档案馆存储的信息为利用者服务，而且也充分运用网络的便利和优势引导利用者获取大量档案信息。③具有严谨的工作作风。档案工作不仅服务性较强，也是一项复杂、繁琐的工作，这要求管理人员要具有严谨、细致的工作作风。档案管理人员要明确各种档案保管期限、分类立卷、汇编等内容，确保各个环节准确无误的落实到位。

3.2建立档案信息的标准规范

标准规范是进行档案数字化建设的“交通法规”，文化艺术档案数字化建设中必须依赖各类法律法规和规范标准的支持，根据国家档案部门制定统一、规范标准设定管理目标，确保各类案卷的完整化，检索更加方便。推行档案馆规范化管理应加强档案管理者和领导干部的法律意识，提升档案管理工作的科技含量。

1）规范档案信息著录

档案著录主要由著录原则、项目、文字、来源、主要规则、标识符号等内容，档案著录是创建档案数字化数据库的第一步。借助著录把文件的内容和形式完整记录下来，组成数据条目并将其录入计算机，组建规范化的档案数据库。著录必须遵循统一规范的原则，防止发生同一事物或同一人物出现不同名称，不同的事物或人物却存在同一名称等问题，使得同一检索条目前后不一致的情况，严重影响档案检索的效果。

2）档案信息存储的规范化

目录档案信息一般采用硬盘进行存储，随着档案数量的增多，为确保档案信息的安全，必须采用统一的存储载体。如果以光盘为主要存储内容，必须将光盘当做档案信息保存载体展开研究，并制定一系列标准和规范。

3）选择合理的软件开发技术

档案数字化建设就要采用计算机对传统档案实体信息及管理信息实施辅助管理。一个规范的档案计算机管理软件，应具有收集、编目、鉴定、检索、开发利用等管理能力，这并非简单的模拟手工作业，而要依据档案管理的各个业务工作流程，结合计算机硬件实现高效率、高质量的工作模式。因此，管理人员必须时时更新已有的档案信息管理系统，把原有的数据库转入新的信息平台中并投入使用，为高度共享档案资源打下良好的基础。

4文化艺术档案数字化建设方案

4.1项目建设总体原则

在数字化档案管理建设小组领导下，统一规划并建立数字化档案管理平台，创建包含纸质档案、电子文档为一体的综合性档案管理平台。本次建设以内网运行为基础，创建小批量纸质档案智能归档管理、分级管理把纸质文档、办公系统文档归纳为一期管理目标。借助已有的网络、信息资源和业务系统，加强各种互联网的互动，实现资源共享。

4.2系统总体框架

文化艺术档案管理系统主要包括档案数据库、档案分级共享管理系统、安全保障及应用系统组成。

1）建设档案数据库

数据库建设过程中要严格按照国家及档案管理系统制定的相关制度和规范，对词汇、表格、数据等进行有效管理。数据库能够存储综合的档案数据信息，管理对象主要由科技档案、声像档案、实物档案等内容，数据库可以执行档案的所有管理环节，并兼容各类不同介质的档案，如：电子档案、图片、光盘、纸质档案等。目前，市场上常用的数据库包括Oracle、DB2、Sy⁃base等，依据档案已有的库存及10年内增长情况综合分析，选择MSSQLServer200版本即可满足建设需求。标准档案数据库设置在该机构的网络中心，运用原有的SQLserver2005数据库软件，与新时期档案管理各项要求相互结合，组建档案信息资源中心和数据接口中心，从而实现日常文化艺术类文件归档、查找、整理等操作需要。MSSQLServer不仅满足档案数据条目和原文存储数百万条以上的要求，也不会因数据冗余导致数据库运行缓慢，完全满足文化艺术档案馆发展要求。

2）建设档案管理应用系统

档案管理应用系统设置在档案馆专网中，借助C/S与B/S相互结合的方法进行开发。C/S程序借助VB、VC++，B/S程序利用ASP开发平台，可以与主流服务设置无缝集成，达到最佳的控制和管理效果。C/S程序有利于管理人员前期分析纸质档案信息、加密和自动入库，有效解决历史档案信息和纸质档案存在的管理问题。B/S模式为所有访问档案的的人提供身份认证平台，访问者通过浏览器完成历史档案的查询、浏览等操作。

3）建设分级共享管理系统

档案分级共享隶属于系统内部权限控制范畴，主要用来识别访问者身份，合理分配相应的访问范围、下载控制等等。安全保障系统是保障档案管理系统可以正常、合理使用而设计的操作规范。任何人在具体操作过程中，系统可以自动记录详细的操作步骤，主要由复制内容、打印内容等信息，防止出现违规使用和恶意攻击的情况出现。为保障文化艺术档案信息系统建设和维护的连续性，该系统开发主要借助主流的开发技术，使用.net和SQL数据库进行操控。

5结束语

总之，档案数字化建设是指充分利用计算机、网络等技术手段，对数字档案信息进行合理的控制和管理，成为国际档案信息管理发展的必然趋势，符合当今社会发展对档案管理工作的要求。文中以档案数字化为研究依据，设计文化艺术档案的总体框架及主要管理系统，以期为档案数字化建设做出重要参考。

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档案管理主要内容篇（10）

档案分类问题一直是我国档案学研究的一个非常重要的实践和理论问题。在该问题的研究实践中，人们不仅关注档案实体分类问题的研究，而且关注档案内容（信息）分类问题的探讨。另外，我国档案学基础理论研究中针对档案种类划分、全宗划分等问题的研究，也属于广义的档案分类问题研究范畴。可见，它既是档案学应用理论研究的重要课题，又是档案学基础理论研究的重要问题。在现代档案学理论知识体系中占有非常重要的位置。

本文结合国内外相关理论研究成果和我国档案分类实践面临的问题，谈谈对档案分类的实质与作用、规则、标准等问题的新认识，希望对我国的档案分类理论研究和实践发展有所贡献。

一、档案分类的实质

档案分类的实质是通过再现文档之间的“历史逻辑关联”和文档内容之间的“主题逻辑关联”，建立“档案有机体”、构建“档案信息体系”，提高档案资源的品质和可用性。

一种信息资源的品质和可用性程度不同，会对这种信息资源的价值实现和存在产生决定性的影响。因为，没有一个国家或组织会愿意不计成本地长期保存某种低质的、可用性差的信息资源。档案作为一种重要的社会资源，不论是对政府机关还是企业事业单位及各种其他社团组织来说，都具有非常重要的证据意义和信息价值，同时也是人类社会历史记忆、集体记忆的重要组成部分。档案管理的重要社会使命之一就是要通过有效、科学的管理，为人类社会的存续和健康发展提供高品质的、可用性强的档案资源。诚然，分类作为一项档案业务管理活动，并不是唯一可以提升档案资源品质的业务管理活动，除此之外，其他档案管理工作也对提升和保障档案资源的品质和效用具有重要影响作用。然而，从档案资源的组织化、条理化、有序化的管理要求来说，如果没有合理、科学的档案分类，那么其他档案业务管理工作的成效也无法得到很好体现。

档案分类的主要工作内容包括：档案实体分类和档案内容（信息）分类两个层面的业务工作内容。其中，档案实体分类，又称“全宗内档案分类”，是“按档案在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类，构成有机体系。是档案整理中介于区分全宗与立卷之间的一个环节”。这种解释的最主要思想成就，就是说明了档案实体分类的根本性目的——构建档案有机体。从目前的档案管理基本对象来说，档案实体主要包括两种基本存在形态，一种是通过模拟方式记录的物理形态的档案实体，另一种是通过电子方式记录的数字形态的档案实体。

尽管这两种“实体”有所区别，即与“载体”或“存储介质”之间的关联度不同（前者是“终生定居式”的，后者是“临时寄居式”的），但这两种形态“档案”的分类目标是基本一致的，即都是通过主要采用历史的方法，再现文档之间的历史联系，在分门别类的基础上，使档案资源成为一种“有机体系”。由于数字形态的档案同特定的存储介质之间存在可分离性，所以电子文档之间的历史关联可以通过相互链接的方式，以多种历史的逻辑关联形式呈现出来，更能反映文档之间的多种历史的有机联系性。所以，从根本意义上说，传统形态的档案有机体系的建设，因受“载体与其记录内容不可分离性”的影响，只能采用“线性方式”将文档之间的历史联系中比较主要的“关联性”再现出来；而数字形态的电子档案，由于其“记录内容”可以不依赖特定的载体（或介质）而存在，并且相同的文档可以同时存储于不同的介质中而不影响其“真实性和完整性”，所以有条件根据不同的业务需要和管理需要，呈现文档之间的多种历史有机联系。

西方国家通常把“文件与档案分类（classification）”界定为“在文件和档案环境下，按照分类系统中逻辑结构的惯例、方法和程序规则，对文件进行鉴别和排列的过程”。其实，他们所说的“分类系统中逻辑结构”的确立前提，也是指对文档之间的历史的逻辑关联性的呈现，并且通过“惯例”总结、方法确立和业务“程序规则”的建立等方式，将文档之间的历史的逻辑联系再现出来。值得注意的是：西方档案学理论中对档案本质的认识比较重视“文件有机体”：而我们国家的档案学理论对档案本质的认识强调抽象意义上的“原始记录”。由此也使中、西档案分类理论的研究呈现出互有侧重思想成果。我国的档案分类理论整体框架比较完整，对档案分类理论的宏观性研究较多；西方的档案分类理论比较注重方法、规则和程序、惯例层面的研究，注重可以指导文件和档案分类实践的“分类系统”、“分类体系”和“分类方法”的实用性研究。可以说各有优势，只有相互借鉴，取长补短，才是完善和发展我国档案分类理论之道。

档案内容（信息）分类，应属于信息内容组织与管理范畴，其实质是依据用户的需要，快捷、准确满足用户对档案信息的业务需求和信息需求的目标价值取向，将档案内容依照一定的逻辑规则和方法加以分门别类，形成具有严密逻辑结构的档案内容主题关联体。由于用户需求的多样性、动态性影响，所以基于此种需求导向的档案内容分类所构建的档案信息分类体系也同样具有类似的特征。

尽管两种意义上的档案分类存在着较大的区别，但是有一点必须加以强调：档案实体分类所再现和确立的、反映文档之间有机的、历史逻辑联系的文件体系，在任何情况下，都是档案内容（信息）分类所要达成目的或实现目标的前提与基础。换言之，通过档案实体分类所“固化”和“确定”的文档之间的有机的历史逻辑关联，是我们正确理解、判断和全面认识有关文档“整体价值”的必要前提；失去了这种“历史关联”，我们将无法真正认识和把握档案文件的利用价值。基于此种认识，我们才得出了上述结论，同时我们也反对将两种“分类”对立起来的看法和观点。诚然，我们也反对将两者完全混同的思想认识。

能够有效再现文档之间历史的有机关联性，并能够通过一定的逻辑形式予以呈现的档案实体分类，是我们确立档案实体有机体，建立科学的档案分类系统的重要保证。基于用户需求导向的档案内容（信息）分类，必须严格遵守逻辑分类要求，发现档案内容之间的“主题关联”，构建反映档案内容（信息）之间主题联系的逻辑分类体系。档案实体的历史逻辑关联是理解和判断档案利用价值、整体使用价值的重要前提。档案实体分类的目的就是通过有效维护和再现这种历史逻辑关联，提升档案资源的品质和可用性；而档案内容（信息）的分类，则可以通过体现用户多样性、动态性需求的文档内容之间“主题逻辑关联”的信息分类体系，来满足用户的需求。

档案分类有两个层次，即认识性分类和管理性分类。档案的认识性分类即档案种类的划分；档案的管理性分类即档案机构及其工作人员在档案管理实践中，对档案实体和档案的内容信息所进行的分类。档案的实体分类和档案内容信息的分类，不仅含义与所指不同，其作用特点和要求也明显不同。档案实体分类是指针对档案本身即实存或理化意义上的档案所进行的分类，其作用与目的是建立档案存放保管时的秩序与体系。档案内容信息的分类是对档案所记述的内容信息所进行的分类，其作用和目的主要是对档案内容信息进行条理化的加工、处理，为人们对档案内容信息的利用提供尽可能多的途径、角度，为充分开发档案信息资源，实现档案内容信息的价值与作用创造条件。

二、档案实体分类规则

档案实体分类规则的确立，不能片面强调形式逻辑规范的要求，也应充分考虑到档案有机体的历史生长特点，辩证地开展档案实体分类实践，维护每个全宗档案有机体的历史真实面貌。

根据我国的档案实体分类理论的要求，“分类作为一种基本的认识方法和管理方法，必须具有逻辑性，符合基本的逻辑规则”。这些形式逻辑规则包括：严整性规则（子类的外延之和等于母类的外延）、同一性规则（每一次具体的划分只能使用一个分类标准）、排他性规则（同位类之间不能相互交叉、重叠）。这些形式逻辑规则的遵守，对保证档案实体分类体系的整体逻辑联系，确实非常重要。但是，我们应当清楚地认识到，档案实体作为一个社会组织社会实践活动的产物，是一种历史的、有机的文件体系。每个全宗的档案都不是一种按照严格的“纯逻辑规则”形成的文件体系，其中不免有这样或那样的非逻辑的“产物”，这也是“历史的东西”所具有的一种特征。如果人为强制地加以“拆分”，则会“损伤”全宗内文件有机体的“整体完整性”。所以，不能像对待档案内容（信息）分类那样，要求档案实体分类一定要严格遵守“逻辑性”或“形式逻辑规则”的要求，而应予以客观地对待，并采取相对灵活的分类方法来区分档案文件所属的类别。

例如，某企业的档案实体分类方案中，依据企业的职能活动特征，在“产品管理”类目下设立了“项目开发”和“项目建设”两个二级类目，可以说是符合“形式逻辑规则”严整性要求的，但在“项目建设”的类目下仅设置了“设计管理、材料设备管理、施工管理、统计管理和项目工程验收”等5个三级类目，如果从逻辑上分析，明显确立一个三级类目，即“供应商评估”。但是，这并没有影响该企业档案实体分类的质量，原因其实很简单，就是该企业并没有在职能活动中形成记录和反映“供应商评估”方面的文件。再如，有的组织在编制档案分类方案的过程中，设置了“特种载体档案”类，这与其他一级类目的划分标准（职能分类标准）是不一致的，似乎也违背了“形式逻辑规则”中的“同一性规则”。但是，档案实体分类的目的之一就是“方便档案实体的安全保管”，而不同载体档案的保管条件要求是不同的，所以按载体的特殊保管要求，在分类方案中增加“特种载体类”是没有问题的。此外，在类目名称的选择方面，有时我们所使用的类目名称，如果从“概念的外延”角度来考察会存在“交叉”问题，但又没有办法找到更合适的类目名称表达“词汇”。每当这种情况出现时，比较好的处置方法就是通过“类目注释”的方式来分别予以说明。所以，形式逻辑规则所要求的“排他性”，在具体实践中，决不可机械地运用，而应充分考虑实际情形，做好相应的变通处理。历史与逻辑即有统一性，同时也不能在两者之间划等号，因为逻辑的东西往往已经抽调了历史的东西中那些“枝节和末梢”了！

三、档案实体分类标准

档案实体分类标准的选择应注意强调其选择和确立的客观性及其对档案实体形成规律与特点的有效表达性，不能因图一时方便而错误地将不具有客观性和稳定性的属性、特征作为档案实体的分类标准选择和确定档案实体的分类标准，必须遵从档案有机体的历史形成规律和主要特点，不可主观地、人为地简单从事，更不能将错误的分类标准选择思想制度化、规范化。

从我国档案实体分类实践的具体历史情况来说，主要存在两种错误的倾向必须坚决予以纠正。其一是不考虑各个立档单位档案有机体的特殊历史形成性，片面地强调构建统一的“档案实体分类体系”；其二是将“价值判断结果一一保管期限”作为组织全宗中“文书档案”实体分类的主要标准来使用和推广。这两种做法均违背了档案实体分类的规律性要求和国际上通行的档案实体分类惯例。分析其症结，主要体现在：

第一，错误地将各个立档单位的档案认定为完全符合逻辑的产物，忽视了各个立档单位档案有机体形成的多样性和特殊性。档案人，尤其是档案管理规范的制订者，务必要清醒地认识到：各个立档单位的档案全宗都是历史的、“自然生长”的文件有机体系，具有各种样态，整理和划分全宗及全宗内的档案实体必须坚持尊重历史的态度和原则，不可想当然地进行。

第二，错误地将仅适用于档案内容（信息）分类的规则和思想，运用到档案实体分类实践中。如前所述，档案内容分类是为了体现档案信息之间的“主题关联”性，所以可以打破全宗界限，按照形式逻辑规则来组织档案资源的信息分类，构建便于用户使用的档案信息逻辑体系；而档案实体分类的目的是为了重现档案文件的历史有机联系性，建立档案有机体。如果在实践中忽略这两者的区别，则会“张冠李戴”，人为地制造档案实体管理的混乱。

第三，错误地把保管期限当成档案实体的“客观属性和特征”，并把它应用于指导各立档单位文书档案实体分类。其实，凡具有基本档案学常识的人都知道，作为档案实体分类标准使用的“档案属性和特征”必须符合两个基本条件要求：一是客观性要求，二是稳定性要求。“档案保管期限”就是人们对档案保存价值分析、判断结果的标记，它带有明显的“主观色彩”，具有“不稳定性”的特点。每个时代的鉴定档案保存价值的标准都具有很大的人为性特征，所以档案的“保管期限特征”并不是一种“客观的、稳定的”特征，它会随着人们的认识能力、鉴定业务水平和社会环境的不同而发生变化。

基于上述认识，如果有关部门能够及时调整不当的做法，则会及时纠正失误，使档案分类重新回到正确的轨道上来，相反，如果继续把失当的做法和规范要求当成所谓的“制度创新成果”，讳疾忌医，则会给中国档案分类实践造成更大的损失。一种错误的思想理论如果尚停留在认识层面，其对现实档案实体管理活动还不会产生太大的负面影响：但如果将其“制度化、标准化”甚至以一定的“强制力”予以在档案实体分类实践中推广，则无疑会给档案资源的科学管理和档案资源体系的建设造成严重负面影响。改革的结果不一定都是好的、合理的，档案行政管理部门应对各种“改革的产物”进行科学论证，并按照“七分研究三分制定”的要求，审慎地注意改革成果的实践应用。

参考文献：

[1]马林青.基于职能的文件分类研究述评[J].档案学通讯，2011（1）.

档案管理主要内容篇（11）

人才是市场经济赖以发展的基础，无论什么类型的单位或者企业都注重人才的招聘，尤其是对那些技术性的管理人才，需要单位或者企业通过各种方式对应聘的人员进行考核、试用，才能决定能不能最后录用，这其中就需要人事档案来提供应聘人员的一些信息，以方便我们进行人才的选拔录用。另外不同单位对人事档案的内容需求和结果运用都是不一样的，这就最终导致人事档案的管理机构在档案内容的制定、传递方式的选择以及载体的确定时存在差异，这就要求人事档案管理机构在制定档案时不能只是局限于本单位使用，同时也应考虑到更大的受众群体。

（二）人事档案的内容来源广泛且复杂

人事档案的管理对象以及服务对象都具有一定的社会性，这就使得人事档案的来源途径很广泛，其内容也丰富多彩呈现复杂性。例如，一个人事档案管理机构所保存的档案内容，如：职业种类，社会身份，户籍种类等方面都存在很大的不同，所以服务对象就呈现一种复杂性和丰富多样的状况。

（三）人事档案的管理要适应市场经济

社会主义市场经济的快速发展导致人事档案的管理政治化程度降低，也减少了其神秘性，另外，随着互联网通讯技术的发展，人事档案管理和服务方式也在不断的改变。目前，很多人事档案管理机构都采取网路化的服务和管理对象，使各个人事档案的管理部门能够和当事人本身进行信息的交流，传统单一的交流方式正朝着多元化开放式的交流方式转变。

二、我国人事档案管理现状及问题

（一）档案内容陈旧与规范性缺失

我国的人事档案目前偏重于工资待遇、家庭情况的记载，而忽略了对管理能力、个人特点以及工作绩效的描述，所以档案内容受到很大的限制。这是由于，档案管理缺乏规范性，在市场经济状况下，人员流动性比较大，流动方式和流动速率也变化不一，这些外部环境的改变就导致了档案和人之间的分离。

（二）档案管理不严与技术含量低

我国人事档案在管理的严谨度和技术含量方面都比较薄弱，例如，我国人事档案管理的主要方式是手工操作为主，虽然目前我国人事档案管理机构配备了现代化的管理工具如电脑等，但是电脑也只是处理基本的自动化办公程序。目前人事档案的管理方式还属于传统的编目立卷和存库入库等，这与目前信息通讯技术快速发展存在很大的差异。总之，人事档案较低的管理效率和落后的自动化管理水平严重的制约着我国人事档案管理的发展。

（三）档案服务单一与利用率滞后

我国人事档案管理只是对人事信息的搜集管理，而程序化收集的内容实际用处并不大，这是由于人事档案管理机构没有采取措施对人事信息进行开发和利用，管理机构支持程序化的管理而缺乏服务的主动性。与此同时，人事档案的管理项目比较单一，没能够向相关单位推荐专业人才，而且人事管理的信息化水平比较低，没有数据的搜集和统计，不能有效的体现人才的知识水平、专业技能及其年龄结构，对国家经济建设和工作决策也没有起到预期的效果，所以利用率比较低。

三、人事档案管理模式的多元化分析

（一）人事档案管理的监控对象分析

明确监控对象才能让监控主体明确其权责范围，更好地履行职责，具体来说人事档案管理对象应当囊括在职工、离职工、退休工以及未步入社会的人员，人事档案管理对象的多元化不仅局限于这种简单的分类，更多的是应当按照价值进行分类管理。

（二）人事档案管理的监控内容分析

人事档案多元化管理的价值主要体现在人事档案内容价值的多元化，人事档案在多元化的管理中包括人事档案的形成、保管以及流转。要想保证人事档案价值的多元化，就要在流转中进行监控，以在源头上保证其内容的真实，在保管中实现价值的增值。

（三）人事档案管理的监控手段分析

监控手段是赋予监控主体权力的主要途径，我国人事档案多元化管理的监控主要依靠法律手段，并通过档案法对违反档案法的责任人进行惩处追责。

四、促进我国人事档案管理多元化的对策

（一）完善档案内容与规范档案整理

做好人事档案管理工作应完善档案内容，规范档案整理，促使档案信息构成多样性，体现信息组织的多元价值。第一，加强制度建设，做到管理程序的规范化，比如档案的借阅制度、鉴别归档制度、保管保密制度、转递交接制度等等。第二，对于档案信息的收集要经过必要的鉴定，证实档案材料的真实性，力求文字清晰、手续完整、材料归档分类的条目准确有序，这样既便于信息提取与利用又可避免重复性劳动。第三，档案内容应反映干部的重大活动、重点工作以及任务完成的效果，各级资格考试的情况也应收集在册，强化信息组织的多元价值，为干部选举与社会性人力资源配置提供实际依据。

（二）加强执行力度与创新管理技术

针对我国人事档案管理不严与技术含量低的情况，应加强管理执行力度、创新管理技术、实现管理制度的精准化、管理程序的动态化以及信息处理的自动化。在管理制度的精准化方面，通过制度细化体现精细化作业，比如档案整理制度不能泛泛而谈，而应具体到立卷裁剪制度、装订制度、登记制度等操作细节，以实现档案更新的常态化。在信息处理的自动化方面，应配置完备的计算机与打印机、复印机与碎纸机等现代化办公设备，运用信息技术打造档案管理的数据库系统，变死档案为活资源，并利用管理软件减少劳动强度，降低工作量，缩短劳动时间，提高工作效率。