档案分等级管理大全11篇

档案分等级管理篇（1）

1.1 有利于缓解现行档案价值鉴定理论的单一性与档案管理中的多样性之间的矛盾。现行档案价值鉴定理论强调鉴定与实践的结果，目的是确定档案的保管期限（档案室阶段档案鉴定）和档案的存毁（档案馆阶段档案鉴定），特别认为地市级档案馆馆藏永久保管档案可以不再进行重复鉴定，无法将地市级档案馆馆藏永久档案的价值区别进一步体现。而地市级档案馆馆藏具有永久保管价值的档案，各自重要、珍贵程度和史料价值却各不相同。由于没有相关法规规定，地市级档案馆馆藏永久保管档案中的珍贵档案只能按照统一的形式与要求进行保管、利用等，不利于珍贵档案的安全保护和有效利用；而如果全部永久保管档案都按珍贵档案进行保管，则费用上负担沉重。对地市级档案馆永久保管档案实施分级管理，可以把重点放在珍贵档案上，对珍贵档案实施一级管理，在人力、财力、物力上给予一定倾斜。

1.2 有利于缓解馆藏永久保管档案数量迅速增加与投入资金不足、档案管理水平低下之间的矛盾。近年来，地市级档案馆馆藏永久保管档案迅猛增长，虽然，地市级人民政府在资金投入方面作了许多努力，但地市级档案馆的设备、人力、技术一时难以得到显著增加和改善，给档案的安全保管带来很大压力。即使对有限的资金，按照现行档案管理办法，绝大多数地市级档案馆在保存和管理馆藏永久档案方面不加区别，给予同等对待。这势必造成许多重要的、珍贵的、具有较高史料价值的档案没有得到优先照顾。近几年来，国家财政每年给地市级档案馆拨出成百上千万的档案抢救费，无奈，“粥少僧多”，地市级档案馆在使用抢救费时，依然感到“捉襟见肘”。要彻底改变这一局面，只有对地市级档案馆永久档案实施分级管理，按照馆藏档案等级的不同合理分配档案抢救费并依据等级的不同申请档案保护费。对于那些馆藏档案等级高或高等级档案数量大的地市级档案馆，国家在划拨档案抢救费时应重点倾斜。

1.3 有利于解决档案依法管理与有效查处档案违法案件之间的矛盾。在现行档案管理模式中，由于没有对地市级档案馆馆藏永久保管档案实施分级管理，一方面，许多地市级档案馆及其工作人员并未明确自身保管的档案在国家档案财富中所处的价值地位和所具有的价值内涵，甚至有些收藏保管着明显具有国宝价值档案的地市级档案馆，至今未对珍贵的档案做精细的整理编目目录。对珍贵档案的数量、完好程度和附属重要标识没有详细记录；另一方面，在档案利用时，档案借阅登记很粗糙，以致当档案卷册中部分档案遗失或其附属标识物脱落乃至被盗等问题发生时无从查起、无从还原，查处时缺乏有力的证据和证明。同样，在处理偷、盗档案或损毁档案等档案违法案件时，由于相关的法律、法规没有规定档案的等级，地市级档案馆永久保存的档案无论其珍贵与否在法律上均处于同等地位。当珍贵的档案遭损坏或被盗后，对当事人的查处，只能比照永久档案统一标准来追究法律责任。这样的惩罚，一方面，不能有效遏制档案违法犯罪活动，另一方面，犯罪成本的低廉，也使一些人铤而走险，致使同类案件屡屡发生，而档案执法却显得非常无奈。大量档案违法案件的产生，说明依法加强档案的管理，必须对地市级档案馆馆藏永久档案实行分等级管理。

2 思考之二：如何对地市级档案馆馆藏永久档案进行分级鉴定

根据《中华人民共和国档案法实施办法》第三条“各级国家档案馆馆藏永久保管档案分一、二、三级管理”之规定，地市级档案馆馆藏永久档案可分为“一级档案”、“二级档案”和“三级档案”。凡对国家和社会具有特别极其重要的保存价值的馆藏永久档案可定为“一级档案”；凡对国家和社会具有比较重要的保存价值的馆藏永久档案可定为“二级档案”；凡对国家和社会具有一定的保存价值的除一、二级档案以外的其他馆藏永久档案可定为“三级档案”。

2.1 对地市级档案馆馆藏永久档案实施分级鉴定的原则

2.1.1 全面性原则。即对地市级档案馆馆藏永久档案进行分级鉴定时，要全面兼顾档案的内外特征，不能单纯只依据某一方面特征就下结论确定为馆藏永久档案的等级。全面性原则要求全面分析地市级档案馆馆藏永久档案的各方面特征，考虑到影响档案价值的一切因素，从档案的来源、内容、时间、作者、载体、外形、名称等方面综合判定档案价值。

档案分等级管理篇（2）

中图分类号：R197.3 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2013）05（a）-0196-01

等级医院评审是改善医院管理规范化、加快医院发展的有效手段之一，而档案管理合理应用对于等级评审具有十分重要的意义。但是，在应用档案管理进行等级医院评审中经常存在问题，影响等级医院评审的进程。基于此，本文对于档案管理在等级医院评审中应用的研究不仅具有一定的理论指导意义，也具有一定的实际应用价值。

1 档案管理在等级医院评审中应用现状及意义

目前，档案管理在等级医院评审中的应用越来越普遍，档案管理的规范化、科学化以及标准化能够促进医院的规章制度、工作记录以及病历资料的严格检查以及审验工作，使得等级医院评审的相关资料都能够满足标准以及要求，顺利的实现等级医院评审。

档案管理的应用对于等级医院评审具有十分重要的意义，首先，能够健全医院组织，对于等级医院评审中的工作进行明确分工，促进评审过程中相关资料的收集、整理、完善，能够进行指导和监督，保证等级医院评审中档案资料符合要求；其次，能够加强医院相关部门的档案管理意识，避免出现不完整档案资料，影响等级医院评审所需的材料的真实性以及完整性；再次，档案管理工作的规范化以及科学化管理，对于以后医院开展工作也具有十分重要的意义，在进行等级医院评审过程中，需要准备大量资料，为了确保资料的内容详实、准确可靠，这就需要医院注重档案管理工作，极大促进医院档案管理工作的进展；第四，对档案资料科学的分类以及合理的归档，能够为以后的工作提供有力的条件，奠定坚实的基础。

2 档案管理在等级医院评审中应用存在的问题

随着档案管理在医院工作开展中的应用逐渐增多，在在等级医院评审中应用档案管理也存在不少问题，主要有以下几个方面：

2.1 档案编研力度有待加强

医院等级评审对于专项指标的要求一般超过三年或者更长的时间，需要建立的档案必须连续并且完整，要求医院要加强档案的编研力度。在以前传统的档案编研过程中比较侧重人事档案以及年度报表等方面，在以后的档案编研中可以增加医疗保健质量管理、专科医师培训以及妇幼保健基层指导等专题方面，这样更有利于等级医院评审中资料整理的完整以及规范。

2.2 档案归档的范围需要逐步进行调整

等级医院评审涉及部分指标是医院日常的工作，但却并不在原有的归档范围之列，如院领导的工作日程安排、健康教育课程的全部课件资料等，特别是一些声像资料的归档，如年度“三基”操作考试、医疗保健专项讨论会议等，也是归档范围的遗漏项目，应该及时纳入归档范围，使医院的档案不仅完整而且丰富。要求档案管理不仅要注重前期资料的收集，更要对个别归档后的资料进行及时的补充和完善，根据实际工作及时、灵活地调整归档范围。

2.3 部门档案收集意识有待逐步提高

等级医院评审证明且强化了档案工作在医院管理中的重要作用，也暴露了部门档案收集意识的相对薄弱。由于办公自动化的普及，电子文档的收集成为薄弱环节，在当前这一过渡摸索阶段，对这类档案的界定还比较模糊，给其收集归档工作带来一定难度。因此，加强各部门兼职档案员的归档意识和档案业务素质是控制档案源头质量、保证档案完整性和系统性的重要保障。

3 采取措施以及建议

在等级医院评审的工作过程中，能够很好的检验医院档案管理工作的实现情况，针对上述档案管理存在的相关问题，医院必须做到对档案管理的足够重视，建立科学完善的档案管理制度，促进医院档案管理工作的科学化、制度化以及规范化进程，通常情况下，可以从以下几个方面采取相应的措施。

3.1 建立完善的档案管理队伍

参与医院的档案管理工作人员要具备档案管理专业的理论知识，还应具备一定程度的医疗专业知识、医院人文科学知识以及相关信息管理知识等综合性的知识结构。因此，档案管理人员要加强理论学习，提高自身整体素质，积极开展培训业务，更好的适应医院的档案管理工作。

3.2 在医院工作开展中，要做到加强宣传，提高整体的档案意识

加强医院工作人员的档案知识的宣传以及学习，利用医院等级评审这一平台，宣传档案管理的重要性，使得领导以及职工都具有较高的档案管理意识，有利于以后医院的管理工作顺利开展。

3.3 规范档案原始资料的管理工作，保证医院档案管理资料的完整性

在进行等级医院评审中，各部门以及各科室开展大量工作，但没有及时进行档案记录，或者资料分散，不能形成完整的档案资料，影响评审资料的真实性以及完整性。因此，对原始资料的规范管理，及时、完整的收集显得尤为重要。

3.4 重视档案管理的现代化发展

在医院档案管理工作开展过程中，要改变传统的方式，利用计算机技术以及网络技术进行档案的整理以及相关工作，实现档案管理工作的科技一体化管理，建立电子档案，实现档案实体和档案信息的分离，能够为更多的用户提供服务工作。建立完善的数据库档案系统，在确保安全保密的基础之上，实现电子化统一管理，能够促进医院档案工作的发以及完善。

3.5 加强档案的利用与开发

档案管理多的最终的目的是利用档案方便开展工作。医院档案作为历史的真实记录，其最终目的是作为信息资源在医院的建设中发挥作用。医院档案工作人员要科学的进行档案信息的二次开发以及加工，提供深层次以及多方面的应用信息。

4 结语

综上所述，医院等级评审极大的医院医疗、管理、服务等多方面的水平，医院档案管理部门应该以医院为核心，紧密结合等级医院评审中的资料的整理、收集以及分析工作，是医院的管理更加规范化、科学化以及合理化，确保医院合格通过等级医院评审，为整体医疗事业的发展以及完善做出贡献。

参考文献

档案分等级管理篇（3）

医院档案是医院建设和发展的真实写照和原始记录，做好医院档案管理工作是贯彻国家卫生医疗政策，保障人民健康的需要。它是医院一项重要的基础工作，不但反映医院的发展、建设情况，而且对于保证医院工作的连续性和以后的开发利用有十分重要的作用。

一、县级医院档案管理工作的现状

县级医院由于档案意识淡薄，一般管理体制不够健全，致使档案管理工作不够规范。它们往往缺少专业的高素质档案管理人员，对档案缺少科学的分类管理，管理模式和手段比较落后，部分档案资料缺失现象严重，应该形成的重要档案没有形成，为今后的提供利用留下缺憾。

二、如何做好县级医院的档案管理工作

1．培养高素质的档案管理人员，县级医院档案的规范化和科学化，是关系到见证医院发展、提升医疗服务质量，充分发挥技术人才优势的重要环节，因此培养高素质的档案管理人员是做好县级医院档案工作的关键。要做好县级医院的档案管理工作，档案必须专人管理，强化档案意识，档案管理人员要充分认识自己工作的重要性，热爱档案工作，以做为一名档案工作人员而骄傲。档案工作的目的是把经验与知识当作财富收集、整理、归档、保存起来以便更好地利用，作为一名档案工作者平时要多注意收集、整理、保管，当别人要用时，能在最短的时间内完整地提供出来。因此，县级医院的档案管理员必须慎重选择、培养，即要懂档案管理知识，又要懂医疗知识，即要会分类管理，又要会综合利用，即要懂传统纸质档案的整理，又要懂现代化的信息技术，搞好电子档案（如卫生人事信息系统、电子病历、网上无纸化办公、信息化机读档案管理等）的保管使用。

2．对收集的档案资料进行科学分类

县级医院档案大体可分为六类：文书档案、业务档案、科技档案、医疗法定文书档案、声像、电子、实物档案、特殊档案。

（1）文书档案包括：文件档案（可以按管理指导的级别分为部级文件、省级文件、市级文件、县级文件；卫生部文件、省卫生厅文件、市卫生局文件、县卫生局文件、本医院文件），通过这些档案可以准确地了解国家、省地市各级的方针政策；人事档案（是对医院人员个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩的记载，是重要的人事信息资源，也是合理配置人力资源的依据），通过人事档案可以明确地反映出县级医院技术人才的分布情况，最大限度地服务于临床；合同、会议纪录、信息档案（包括县级医院与社会各界签订的各种合同，院委会、支部会、全院会等医院重大会议的会议记录、医院发展的信息建设情况及新闻宣传等）；大事记（重点记述本单位重要活动及主要成绩，上级领导视察、机构更迭、重点项目建设、科技创新、重大案件、自然灾害等）。

（2）业务档案包括：县级医院的医疗教学档案（引进上级医疗机构先进的技术、经验，作为乡镇级医院培训基地培训而制定的教学培训计划、大纲、考试管理、实习、见习资料等）；业务学习档案（本院为提高服务质量，增强竞争能力而开展的全员业务学习，培养人才梯队等方面的档案）；科研档案（包括本院技术人才开展的各项科学研究成果档案，在国家、省、地、市各级刊物上发表的科研论文档案等）；医疗过程中形成的各种影像图文档案（如核磁共振、CT、CR、X线胶片、超声声影像、心电图、病理切片等档案）。

（3）科技档案包括：县级医院财务档案；基建档案；医疗设备档案；药品目录档案。

（4）医疗法定文书档案包括：县级医院所有病案档案及所有医疗司法鉴定档案，这两类档案都具有法律效力，专人、专室管理，依法使用。

（5）声像、电子、实物档案包括：县级医院重大事件、活动的声像资料、医疗教学教材声像资料、实物资料，以及随着信息化发展而产生的各种电子档案。

（6）特殊档案包括：县级医院作为保障全县人民群众健康及生命安全的主战场，在特殊时期将会产生的特殊档案，具有专门的研究和使用价值。如在全国人民抗击“非典”的特殊时期，县级医院作为“防非”的第一线，通过实践应对突发事件而形成的“非典”时期的专门档案，建立“非典”和“疑似非典”病例档案，对期间的经验、成果等内容进行了统一的收集、整理和归档；禽流感期间，积极介入，做好禽流感档案的收集整理工作，为日后的防疫及治疗研究等工作提供参考和依据。其它还有计划生育档案、防洪抗旱档案、医德医风档案、传染病档案、医疗行业商业贿赂专项治理档案等。

3．明确县级医院档案的收集范围和方式方法

（1）收集范围

凡是反映县级医院发展的重大活动与事项，具有考查利用价值的文字、声像制品、图片、电子文档等资料均属于归档范围。凡归档的各种文字资料必须钢笔书写，字迹工整，所有打印文档，一律用A4纸打印，传真纸一律用A4纸复印后存档，所有图片、声像制品要求清晰明了；凡归档电子文档必须以年为单位，分门别类建立文件夹，便于整理检索使用。

（2）方式方法

①平时收集。档案管理人员应根据文件材料的承办、形成运转情况，在办理完毕后及时收集、整理，如医疗文书档案。

②定期收集。对平时收集有困难的文件材料，应根据其形的实际定期适时收集，以防散失。如工作周报、月报、总结计划、大事记、业务学习、专题讲座、职代会、全院职工大会等。

③年终总汇。每年年终时要将各科室、各领导手中当年的文件资料统一清查、收集、整理，以保证归档文件材料齐全、完整。

县级医院档案收集要本着及时、齐全、完整的原则，做为档案管理工作人员要确保档案收集渠道的畅通和信息灵敏，要随时关注医院大事，及时归档，妥善保管，随时为利用的人提供，做到“收得来，查得到”，“进得来，借得出”。发挥档案的最大效用。

三、新形势下做好县级医院档案工作应注意的问题

1.要增强服务意识，更新服务观念，深化服务内容，优化服务方式，提高本医院各种档案的利用率。

2.要依法管理，依法利用，县级医院档案管理一定要遵守档案法，医院病历书写与病案管理应规范，使之正确发挥其法律效力。

档案分等级管理篇（4）

中图分类号:TP311.52 文献标识码:A 文章编号:1674-7712 (2012) 12-0082-01

采油厂经过多年的发展形成了大量的纸质文档、数据,同时,加上近年信息化形成了海量的电子数据信息,除了包括勘探开发的静态数据、动态数据等结构化数据外,还包括综合研究数据、成果文档数据、图形成果数据等各种非结构化的成果数据。针对油田现有油井数据资料,即油井属性数据、油井生产数据、层位属性数据等资料的收集、分析和整理,为建立档案管理系统提供依据。油井档案的数字化是为采油厂技术人员和管理人员拓宽知识结构、提高技术素质的重要途径。

一、油田档案馆网站信息平台设计

油田档案馆网站信息平台主站点包括前导页面和主页面。前导页面采用Flash技术,体现油田档案馆作为现代企业的时代形象。主要包含油田档案馆的标志的动画。主页面包含:档案馆概况、法规与制度、归档与借阅、数字档案馆、年鉴大事记、企业文化、知识天地、信息共享、链接导航九大板块。

“档案馆概况”板块主要用于介绍档案馆的发展历史、现状等相关信息;“法规与制度板块”则提供国家机关相关法律法规、中石油股份公司安全管理制度、企业相关规章制度、保密制度以及档案馆制度等相关知识的介绍与解读,方便企业员工与客户了解。“归档与借阅”板块则介绍档案馆中文档资料归档、借阅登记管理办法制度。而“知识天地”板块包括“常识趣闻”、“文海拾零”、“史海泛舟”和“地质知识”等子板块。“信息共享”板块则包括“常用软件”、“文件阅览”、“公司会议”、“协同工作”与“史料经典”。“数字档案馆”则是油田分公司档案管理系统登录入口。

网站后台管理系统主要是用于网站管理员对网站前台的信息管理、访客信息的统计和管理。

二、油田档案管理子系统设计

整个管理系统为油田档案馆提供管理服务,各二级单位通过局域网连接internet根据不同的权限可以进行各类档案目录查询和访问后台管理部分。后台管理主要是给管理员对相关档案以及其他功能管理的平台。根据油田的特点及要求,油田档案管理系统开发的采用当前流行的MVC-Struct框架。

档案管理子系统前台查询提供目录查询,目录查询系统根据后台档案业务管理可以自动生成最新目录,使用户总是能实时搜索有效目录;包括智能查询、分类查询及综合查询三种查询方式,可以按目录号、类目、案卷号、文件序号、责任者、题名、目录关键字等对目录进行快速查询,在此模块中根据逐级授权,可以将查询结果打印输出;可以查看查询结果中相关的文件分况、借阅情况。用户也可以远程查询,只需被分配权限登录系统即可。

后台管理主要是给管理员对相关档案以及其他功能管理的平台。后台管理严格受权限控制,是通过登录用户名和密码才能够进入,方便不同级别档案管理员对档案信息的管理。主要可分为以下管理模块:系统管理,数据库迁移管理,和报表管理。

三、用户界面的实现

档案信息管理系统的主要目的旨在客户提供详尽的房产信息或服务介绍,方便客户的信息索取,提供服务的预定或咨询接待,提供售后服务或动态服务状态查询,更高层次地满足客户需求;同时,为企业员工提供一个方便各类文件、通知管理的操作平台,减少了油田档案馆和消费者中间的流通环节,电子数据交换则减少了中间管理和人员的开销。

从功能上将整个系统分为:门户网站子系统和档案管理子系统部分,门户网站子系统部分主要提供相关信息的,而档案管理子系统则主要负责各类文档的管理,并从网站部分“数字档案馆”版块切入,分为前台查询和后台管理两部分,前台查询主要方便普通用户在日常工作中对档案目录信息需求的查询。

四、档案案卷数据库

本系统主要用管理各类文件,包括有科学技术研究级文件、基建文件级、仪器设备级、会计类级、职工档案级、油气勘探开发级、单井井史级、其他档案类(包括教学、医疗卫生、实物、新闻报道等),每类文件的描述都是不一样的,为了有效的管理各类文件,总结出对各类档案管理的共性特性,构建一个档案案卷级公共基础表,然后在此基础上结合每一类文件所需要的特性描述或者关键词、有针对性地反映每类文件的基本属性、价值取向等信息,派生或继承出各类案卷级表,如科技档案卷级表、基建档案卷级别表、仪器档案卷级别表、会计档案卷级别表、职工档案卷级别表、油气勘探开发档案卷级别表、单井井史档案卷级别表、教学档案卷级别表、医疗卫生档案卷级别表、新闻报道档案卷级别表、实物档案卷级别表等等,如图所示(由于篇幅限制的原因,派生的新类只画出科技档案卷级表、基建档案卷级别表)。进而,在各种派生类表的基础上,继承对应的各位文件或档案的数据表,如科学技术研究档案文件级表、基建档案文件级表、仪器档案文件级表、会计档案文件级表、职工档案文件级表、油气勘探开发档案文件级表、单井井史档案文件级表、教学档案文件级表、医疗卫生档案文件级表、新闻报道档案文件级表、实物档案文件级表等等。

总体上讲,本档案信息管理系统要求能实现数据的保密性、完整性和有效性,免受恶意攻击或盗用,确保运作能够满足增长的需求,系统组件可多次重复使用以及开放性设计节省投资成本,实现提高各类档案的日常管理工作的自动化水平,为档案部门提供密集、系统、准确的档案信息服务。

参考文献:

[1]杨璐荧.基于MVC架构的油田档案管理系统[D].电子科技大学,2007

[2]单宝迪.采油厂档案管理系统的设计与实现[D].电子科技大学,2008

档案分等级管理篇（5）

1.院系教学档案管理存在的问题

1.1 档案材料不齐全。普通高校系级档案管理工作起步较晚，制度不建全，对教学档案管理的意识较为薄弱，对这项工作的重要性还没有一个完整的认识。相当一部分教学档案材料没有及时收集整理，从而导致教学档案材料不齐全，不完整。如每学期都有青年教师培养部署，却没有具体实施过程中的文字记载，没有培养计划和总结。为了迎接教育评估，补充档案材料的缺口，需要花费很多物力、财力和人力来进行，这不仅造成了巨大的浪费，并且在很大程度上影响了正常教学工作的秩序，同时也影响了档案材料的真实性。

1.2 档案材料不规范。系级教学档案材料的收集与整理带有很大的随意性，缺少归类统计：如实验室向学生开放统计；学生使用教材使用率及优秀教材统计等。有部分档案材料原始记录书写用圆珠笔铅笔或复印件代替，纸张大小不一，长短不齐。有些教学档案记录"有头无尾，有终无始"，如重点课程建设，有审报表，缺少上级主管部门的正式批复或具体实施过程中形成的材料。

随着高等教育改革的深入和以计算机、网络技术为代表的现代信息技术的迅猛发展，对高校院系级教学档案工作提出了更高的要求，探讨在信息化环境下如何充分发挥教学档案信息资源为教学工作服务的作用，主动适应21世纪高等教育改革发展的需要，已成为当前高校院系级教学档案管理工作面临的重要课题。

2.高校院系级教学档案信息化管理对策

2.1 教学档案信息化的含义和内容。教学档案信息化是指根据信息利用规律实现其利用价值，在院系级教学档案管理工作中全面应用现代信息技术，对教学档案资源进行有效的管理并提供后续服务。信息化的主要目的就是促使院系级教学档案管理模式从传统的以教学档案实体保管为重点向利用教学档案为教学工作服务的方向逐渐过渡和转换，充分体现高校办学的最大服务效益。

高校院系级教学档案信息化主要包括四个方面的内容：教学档案资源收集信息化，教学档案资源管理信息化，教学档案资源利用信息化，教学档案资源共享信息化。院系级教学档案信息化将使院系广泛使用的纸质档案向磁盘、光盘、网络等信息化介质转变，使院系级教学档案文件的收集、管理和利用方式发生根本性的变化，有利于院系级档案信息的长期保存和教学档案资源的开发、利用，必将大大提高院系级档案管理的质量。

2.2 院系级教学档案信息化的对策。围绕做好高校院系级教学档案信息化工作，结合院系级教学档案管理的特点和存在的不足，在管理信息化建设过程中，应着重做好以下几个方面的工作：

2.2.1 做好院系级教学原始信息收集工作。建立健全系级教学档案管理工作规章制度是教学档案管理规范化、制度化、科学化的根本保证。为此，各院系应依据《档案法》、《高校档案工作规范》等相关档案管理规范，根据学校的要求，结合本院系的实际情况，制定出适合院系级档案管理工作的规章制度，统一院系级教学资料分类标准和管理方法，以便于实现院系级教学资料档案的信息化储存、检索和利用。用制度的稳定性、强制性和执行制度的严肃性来规范院系级教学档案工作，使教学档案建设和教学管理工作有章可循，促进院系级教学档案管理工作规范化、制度化、科学化。

2.2.2 提高院系级教学档案资源的利用率。院系级教学档案这一信息资源的科学管理和开发利用与其管理手段有着密切联系，既要不断挖掘传统管理手段的潜力，更应着眼于强化现代化管理手段，改善档案管理方法，使教学档案实现科学、规范管理，提高其利用率更好地为教学这个中心工作服务。借助于信息化管理手段，除了可对院系级教学档案进行有效管理，实现检索综合查询外，还可尝试通过信息手段对院系各教学年度的历史档案资料进行综合分析，寻找出教学发展的规律，进而预测教学前景，找出教学发展与努力的方向，实现更加快捷的管理和利用的目的。

档案分等级管理篇（6）

    2区级环境站环境监测档案的收集与整理

    收集工作作为监测档案管理工作的基础环节,在实施资料收集工作前,第一要做好归档范围的确定,区级环境监测档案作为对所在区域内的水、空气质量、土壤、生物物种等内容的监测,以及对所在区域污染源、污染程度等所构建的环境保护档案,区级环境监测站归档的范围主要是:环境监测的计划、环境监测月报、环境监测年报、环境监测所使用的技术、环境监测结果的总结等等。区级环境监测档案收集的过程中,需要各个工作人员与档案人员的有效配合,以此来提升区级环境站环境监测的档案管理效果。

    3提升区级环境站监测档案管理与利用效果的策略

    3.1做好区级环境站环境监测档案的有效分析

    区级环境站档案的分类,指的是按照环境监测档案的内容或者形式的差异,根据一定的分类方法,使用环境监测档案的分类标准,对区级环境监测的档案做出详细、系统的分类。对区级环境监测档案的分类,及时提升档案认识的一种方法,也是提升环境监测档案管理有效性的手段,并且档案分类是区级环境站档案管理的有效工具。所以,在进行档案分类的时候,需要严格按照档案价值、档案类型进行规定和实施。

    3.2做好区级环境监测站档案的组卷

档案分等级管理篇（7）

中图分类号：G717 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）03（b）-0126-02

随着我国教育体制的不断改革与深化，高等院校办学规模也在逐渐扩大，二级学校的有效建立并进行二级管理模式成为了如今大部分高等院校发展的必然趋势。结合不同学科具有的特性，将一些学科进行有效的结合，并建立二级学校，逐渐实现学科之间进行的优势互补，提升学校内部的教学水平，推动学校内部资源的优化配置，最终实现教学的最大价值。该文主要研究探讨的是二级学校内部具体的档案管理模式。

1 高校二级学院建立档案管理存在的重要问题

高校实行两级管理这一有效的管理模还没有较多的经验，发展的时间比较短，二级学院内部具体的管理工作仍然存在很多的问题需要不断的改善，其中包括档案管理相关的工作，以下主要讲述了二级学院内部档案管理存在的几点重要问题。

1.1 不重视档案管理的相关工作，缺乏档案意识

一般情况下，二级院校普遍都是在原有学校的基础之上进行建设，并处于教学重要的第一线，管理水平比较高，但是对于档案管理相关的工作并没有得到足够的重视。无论是学校的上级领导还是一些从事日常教学的普通教职工来说，都非常重视教学以及学科科研工作具有的重要作用，但是却忽视了对一些工作中经常使用的档案资料具体的管理工作，并且，平时不会特意的收集各种教学的档案资料，只是简单的认为对教学材料进行的档案管理工作只不过是进行适当的整理或者是对资料进行装订，将所有档案管理相关的工作内容看成是自己没有必要承担的额外工作，只是遇到上级领导进行定期检查的时候，组织临时突击，简单的应付各种检查，实际的管理工作存在较大的漏洞。另一方面，存在部分教师对于档案收集整体以及归档等工作存在非常严重的抵触心理。部分教师认为一些非常重要的教学成果都属于自己的劳动成果，只能自己进行保管，不愿意上交到院校内部的档案部门，还存在部分教师为了能够更加方便的进行查阅，将一些资料据为己有，这些教师的行为都为如今的档案管理工作添加了更大的困难。

1.2 缺乏准确的规章制度

二级学院内部的档案管理起步比较晚，在工作的过程中经常忽视程序化以及规范化具有的重要作用，只是非常习惯的进行一些个案的处理工作，按照自身拥有的工作经验完成管理工作，并没有比较准确的规章制度或者是规范档案管理的实施细则。第一，没有明确的界限。部分二级学校内部的文件资源逐渐开始被列入到档案室中，依然存在大量的档案资料仍然没有被列入到档案室中，这就导致大量有价值的资源没有得到及时的收集与整体，只是非常随意的乱放，无法实现集中管理。第二，管理工作不够细致。一些已经收集的档案资料仍然没有得到有效的保管，管理工作非常的混乱，所有的档案资料都混乱的存放在一起，无法实现即时的查找，同时很可能会导致重要的档案资料丢失。第三，没有明确具体的职责分配。部分二级学校内部虽然配备了相应的管理工作人员，同时由相应的领导负责管理，但是具体的管理职责还没有进行明确的分工。

1.3 档案管理相关的工作人员自身的综合素质并不高

二级学院内部受到编制等问题的影响，大部分都没有设立非常专业的档案管理工作人员，一般情况下都是由学校内部的教学秘书负责。二级学校重要的信息中心就是教学秘书，起到了对信息进行上传下达的重要作用，成为了交流的重要桥梁。由学校内部的教学秘书担任具体的档案管理工作，虽然有利于学校内部档案管理相关的工作，但是，教学秘书只是将档案管理相关工作作为自己的兼职，自身缺乏较强的档案管理意识同时没有经过比较专业集中的业务训练，对于档案管理需要掌握的一些归档范围、归档的基本元素以及相关的规程序都没有准确的了解，并且，学校缺乏对兼职档案管理进行的专业培训以及专业指导，这些现象都会导致最后的档案管理相关工作非常的混乱，没有准确的工作原则。另一方面，二级院校内部的管理工作涉及到了学校内部运转的整个过程，包含的内容非常的复杂，拥有较大的工作量，这就必然需要教学秘书在完成了自己的本职工作以后，继续承担一些档案的管理工作，工作量非常大，整理的内容非常的复杂，这就会导致档案管理的相关工作会出现较多的失误，教学秘书繁重的工作任务，也可能会导致一些非常重要的材料得不到及时的收集与管理，甚至会出现流失的情况，档案管理工作的质量非常差，并且没有比较规范的管理准则，使档案管理工作并不完整。

1.4 特色得不到有效的突出

目前，大部分二级院校内部的档案管理工作大多都是一些学校制定的各种文件，或者是学生上交的毕业论文，档案收集的内容都是相同的，并且，没有太大的使用价值，这将会直接影响二级学院内部开展具体的档案管理工作。二级院校内部的档案管理工作与学校内部的档案管理存在一定的差异，二级学院比较注重的是本学院学生具有的特色，并突出学科专业具有的特色以及优势，具体的档案资料需要充分的反映院校内进行建设的最大成就。这就需要建立一些对学生进行人才培养过程中保留的具有较高价值的档案，以及一些重点学科建立的各种档案资料，突出研究成果具有的重要意义。但是目前二级院校内部的档案管理相关工作仍然没有自身的特色进行突出，没有比较完善的收集工作。

2 建立二级学院内部档案管理模式的有效措施

想要解决二级学院内部存在的各种档案管理的问题，需要及时建立比较完善的管理模式，结合目前大部分二级学院具体的档案管理现状，对完善档案管理模式提出了几点有效的措施。

2.1 加强档案意识，对管理工作进行有效的规范

加强对各种档案管理工作以及相关法律内容的宣传以及推广，对于一些从事兼职档案管理的相关工作人员组织进行定期的培训或者是专业的指导，有效的提升档案管理相关工作人员自身的综合素质。开办一些档案管理的讲座活动，提升二级院校上级领导以及普通教职工自身具有的档案意识，将档案管理具体的思想内容逐渐贯穿到所有工作细节中。档案主要是根据文件资料逐渐演化而成，如果没有一些重要的有价值的文件资料也不会产生相应的档案管理工作。只有建立科学有效的管理体制，培养工作人员拥有较强的档案意识，才能完成比较完善的档案工作。这就需要对二级学院内部的档案管理工作进行一定的规范，并将档案与管理相互结合，实现档案的有效管理。

2.2 进行统一指导，并逐渐完善各种规章制度

二级院校内部具体的档案管理工作具有较强的双重性，其中，一方面，二级学院属于学校内部的下属部门，具体的档案工作也只是整个学校档案管理工作中非常重要的一部分，一些重要的档案资料需要被列入到学校内部的档案资料中，需要二级学校具体的管理工作人员做好编制工作并将重要的内容进行移交。另一方面，所有的二级学院都属于比较独立的教学单位，具体的档案管理工作人员将会受到二级学校内部的直接管理，但是，具体的工作业务仍然会受到高校档案部门及时的监督以及管理。如今，颁布的一些宪法以及规范都为高校内部的档案工作进行了恰当的分类，并为管理工作提供了一定的法律依据，因此，二级学院具体的档案管理工作需要结合高校内部制定的档案管理相关规定，并充分结合自身具有的特点，制定属于自己的特色的档案管理制度。对档案管理中具体的收集、整理以及移交等工作进行科学合理的规范。具有制度化的管理是所有二级学院档案管理相关工作的关键内容，只有拥有比较完善的制度以及规范才能有效的避免档案管理出现混乱，保证档案管理有条不紊的顺利完成。

2.3 发挥自身具有的特色

在档案管理具体的工作中，二级学院需要充分突出自身具有的特点，并发挥最大的价值。首先，反应二级院校具体发展情况的相关资料都是通过二级学院本身完成管理工作，材料的具体内容并没有对高校进行档案归档发挥一定的价值，但是却充分的体现了二级学院资深具体的发展情况以及工作的具体进度等，彰显了二级学院发展壮大的整个变化过程，这些档案资料对于二级学院来说具有非常重要的价值。其次，二级学校内部的学科或者是专业存在较大的差异，这也直接决定了档案管理工作上存在较大的差异。因此，档案管理相关的工作需要突出特色。

2.4 实现网络化的管理

利用先进的网络技术手段，在学校档案管理以及二级学校内部档案管理建立有效的信息交流桥梁，并在各个档案管理部门中建立有效的信息交流平台，实现网络化的管理工作，这也是探索二级学院内部档案管理工作的新的方向。首先，利用先进的网络技术完成二级院校与高校内部之间的协调工作，严格监督档案管理的建设工作，避免出现任何的重复建设，减少资源的浪费。其次，利用网络系统实现二级学校对高校内部具体文件或者是档案资料的接收工作，还可以利用网络建立电子材料并上交到学校档案中。这种网络化的管理提高了档案管理相关工作的工作效率，同时有效的提升了工作的质量，充分发挥了网络具有的重要作用，提升整个档案管理的水平。

3 结语

综上所述，在现代大学制度逐渐完善与改革的整个过程中，完善二级学校内部具体的档案管理工作成为了提高高校档案管理水平的有效措施，也是逐渐加强高校内部管理重要的途径。为了更好的适应如今高校发展的社会形势，需要积极的探索档案管理相关工作中存在的重要问题，并制定有效的改善措施，将档案管理相关工作作为如今高校内部管理的重要内容，并提高高校领导的重视程度，最终实现二级学校内部档案管理工作的不断发展与完善。

参考文献

[1] 赖华红.高校二级学院档案管理工作亟待加强[J].秘书之友，2013（3）.

[2] 吕鸿.以教学工作水平评估为契机，促进高校教学档案规范化建设[J].中国大学教学，2010（6）.

档案分等级管理篇（8）

近年来，随着我国高等教育教学改革和高校内部教育体制改革的不断深入，多数高校已经开始或正在实施或逐步完善二级院系管理，教学档案的管理内容也日益复杂多样，本文针对新时期二级院系教学档案管理工作，结合自己的工作经验，进行一些交流和探讨。

一、高校二级院系教学档案管理面临的挑战

1.国家高等教育改革对确保和提高新时期教学档案管理提出了新要求

教育部从1999年以来制定了高等院校扩大招生的政策，使得招生人数在10年间由1998年的108万猛增到2009年的610万，我国高等教育出现了规模的大发展，成为世界上在学学生规模最大的国家，这被外国媒体描述为“中国高等教育的一次大跃进”。由于师生(尤其是学生)数量的迅速增加，必然使得在教学管理中占有核心主体地位的教学档案管理工作业务量激增，教学档案管理难度也随之加大，对当前二级院系教学档案管理工作提出了新要求。

2.高校发展战略调整和教学改革对当前形势下二级院系档案管理工作提出了挑战

随着高校优化合并和规模化的发展，很多大学形成“一校多区”的办学格局，二级院系跨两个甚至多个校区进行教学活动成了常态，使得教学档案管理工作呈现更多的复杂性、多元化。目前，伴随全国大部分高校采取学分制和弹性学制，学生的自主选择空间日益扩大，更大程度地发挥“因材施教”，引导鼓励学生跨学期、跨专业、跨院系、跨校区甚至跨学校进行选课，允许学生提前毕业、延期毕业，这也对教学档案管理提出了更高的要求，尤其是在时间跨度的延续性和采用现代管理技术进行教学档案管理方面，面临着更高的要求。

3.高校内部管理体制改革增强了二级学院教学档案管理的迫切性和必要性

随着高校内部管理体制的改革，高校开始推行院系二级管理，二级院系办学自主权、党政管理权、财政权力等进一步加大，因此二级学院的教学档案管理内容也随之发生了根本性变化，以笔者所在单位广东药学院为例，一些教学文件的制定、实施等都由各二级院系完成，原本由学校教务部门管理的一些教学文件都下放至院系管理，如教学任务书、教学进程、学科建设、课程建设、学生学籍、学生成绩等，因此，二级院系的教学档案管理的规范化、制度化、科学化、系统化和专业化显得十分必要和迫切。

二、目前高校二级院系教学档案管理存在的主要问题

1.二级学院的教学档案管理工作起步较晚，处于实践探索阶段，制度不够健全合理，缺少一套完整的规章制度来保证。建立与学校及二级院系整体发展相适应的档案工作机构是做好高校二级院系档案管理工作的重要保证。目前，相当部分高校的二级院系没有建立档案室或资料室，也没有配备专职或兼职的档案员，导致教学档案没有专人管理，职责不明确，教学档案的收集及整理存在严重的不及时、不完整及流失现象。

2.重视程度不够，档案意识薄弱。二级院系是从事教学活动的一线教学单位，承担着艰巨的教学任务，特别是在我国教育行政管理部门对各高校实行五年一周期的教学评估背景下，从学院领导到教职员工更是始终把教学工作放在首位，忙于具体的教学事务，对教学档案管理缺乏足够的重视，仅仅把它视为教学管理的附属工作，在评估检查时，往往临时突击，应付差事，草率整理。

3.管理手段落后，缺乏创新模式。高校档案管理目前还是遵循老一套的管理手段，学校档案馆(室)作为学校教学档案管理的业务指导部门，对各二级学院的监督指导不到位，不及时。另外，由于大多数高校采取高度集中的管理体制，各二级学院在教学档案管理方面的主动性和积极性难以得到发挥，统一领导、分级管理的力度缺少适当的衔接点。

三、完善高校二级院系教学档案管理的措施

1.充分利用现代化信息技术开展教学档案管理，以提高工作效率，适应改革需求

随着高校改革的不断深入，在办公自动化技术取得突破性进展的背景下，二级院系教学档案应当实现网络化管理，借助互联网、校园网及网络版档案管理软件，建立教学档案信息平台，实现校园办公自动化系统与档案管理的无缝连接，档案管理人员依托网络一方面实现对教学档案的及时收集、迅速整理、全面存储、高效利用;另一方面实现与处于业务指导核心地位的学校档案馆(室)密切沟通，完成教学档案信息的上传下达，使二级学院教学档案管理工作向纵深发展，形成高效、安全、智能化的网络模式。

2.根据自身实际，逐步建立并完善二级院系教学档案管理工作的规章制度，使档案管理有规可循

二级院系作为教学档案管理工作的直接施行者，根据实际情况，结合学校档案馆(室)的业务要求，充分发挥主观能动性和创新精神，制定教学档案管理的各项规章制度，在高校师生对所在二级院系的依赖程度不断强化的背景下，使档案管理体现专业知识、学科体系的科学性和权威性，让拥有本专业和学科知识的教师专家自主制定或完善涉及自己专业和学科范围的教学档案的规章制度，包括材料的收集、整理、立卷、归档、档案的分类、保管、鉴定及利用等方方面面，使档案工作有章可循，有规可依，从而实现对教学档案工作各个环节的有效管理。

3.转变思想，加强宣传，重视教学档案的建设，增强档案意识

从二级院系领导到档案管理员，都要转变以往“档案与我无关”的观念，提高对教学档案工作重要性的认识以及自身工作对院系教学档案的积累和开发利用的责任，利用各种宣传媒体、内部刊物等，宣传教学档案的价值和巨大作用，使广大教职员工认识到教学档案存在着巨大的社会效益和经济效益，通过思想境界的提升和价值观的调整，切实提高全体教职工的档案意识。

4.提高档案管理人员素质，搞好二级院系教学档案工作。高校的各级领导应充分认识到高校教学档案管理工作在高校发展中所起的承前启后作用，重视二级院系档案人才队伍建设，有条件的可以安排专职的档案工作人员，加强对教学档案工作人员的定期培训和业务指导，由学校档案馆(室)的专职档案工作人员，结合具体案卷辅以详细讲解和操作指导。同时将教学材料的归档工作同教职员工的年度考核、职称评聘、奖励评优等挂钩，激发二级院系专兼职档案管理人员的工作积极性和责任感，从而提高二级院系教学档案工作水平。

参考文献

档案分等级管理篇（9）

近年来,随着我国高等教育教学改革和高校内部教育体制改革的不断深入,多数高校已经开始或正在实施或逐步完善二级院系管理,教学档案的管理内容也日益复杂多样,本文针对新时期二级院系教学档案管理工作,结合自己的工作经验,进行一些交流和探讨。

一、高校二级院系教学档案管理面临的挑战

1.国家高等教育改革对确保和提高新时期教学档案管理提出了新要求

教育部从1999年以来制定了高等院校扩大招生的政策,使得招生人数在10年间由1998年的108万猛增到2009年的610万,我国高等教育出现了规模的大发展,成为世界上在学学生规模最大的国家,这被外国媒体描述为“中国高等教育的一次大跃进”。由于师生(尤其是学生)数量的迅速增加,必然使得在教学管理中占有核心主体地位的教学档案管理工作业务量激增,教学档案管理难度也随之加大,对当前二级院系教学档案管理工作提出了新要求。

2.高校发展战略调整和教学改革对当前形势下二级院系档案管理工作提出了挑战

随着高校优化合并和规模化的发展,很多大学形成“一校多区”的办学格局,二级院系跨两个甚至多个校区进行教学活动成了常态,使得教学档案管理工作呈现更多的复杂性、多元化。目前,伴随全国大部分高校采取学分制和弹性学制,学生的自主选择空间日益扩大,更大程度地发挥“因材施教”,引导鼓励学生跨学期、跨专业、跨院系、跨校区甚至跨学校进行选课,允许学生提前毕业、延期毕业,这也对教学档案管理提出了更高的要求,尤其是在时间跨度的延续性和采用现代管理技术进行教学档案管理方面,面临着更高的要求。

3.高校内部管理体制改革增强了二级学院教学档案管理的迫切性和必要性

随着高校内部管理体制的改革,高校开始推行院系二级管理,二级院系办学自主权、党政管理权、财政权力等进一步加大,因此二级学院的教学档案管理内容也随之发生了根本性变化,以笔者所在单位广东药学院为例,一些教学文件的制定、实施等都由各二级院系完成,原本由学校教务部门管理的一些教学文件都下放至院系管理,如教学任务书、教学进程、学科建设、课程建设、学生学籍、学生成绩等,因此,二级院系的教学档案管理的规范化、制度化、科学化、系统化和专业化显得十分必要和迫切。

二、目前高校二级院系教学档案管理存在的主要问题

1.二级学院的教学档案管理工作起步较晚,处于实践探索阶段,制度不够健全合理,缺少一套完整的规章制度来保证。建立与学校及二级院系整体发展相适应的档案工作机构是做好高校二级院系档案管理工作的重要保证。目前,相当部分高校的二级院系没有建立档案室或资料室,也没有配备专职或兼职的档案员,导致教学档案没有专人管理,职责不明确,教学档案的收集及整理存在严重的不及时、不完整及流失现象。

2.重视程度不够,档案意识薄弱。二级院系是从事教学活动的一线教学单位,承担着艰巨的教学任务,特别是在我国教育行政管理部门对各高校实行五年一周期的教学评估背景下,从学院领导到教职员工更是始终把教学工作放在首位,忙于具体的教学事务,对教学档案管理缺乏足够的重视,仅仅把它视为教学管理的附属工作,在评估检查时,往往临时突击,应付差事,草率

3.管理手段落后,缺乏创新模式。高校档案管理目前还是遵循老一套的管理手段,学校档案馆(室)作为学校教学档案管理的业务指导部门,对各二级学院的监督指导不到位,不及时。另外,由于大多数高校采取高度集中的管理体制,各二级学院在教学档案管理方面的主动性和积极性难以得到发挥,统一领导、分级管理的力度缺少适当的衔接点。

三、完善高校二级院系教学档案管理的措施

1.充分利用现代化信息技术开展教学档案管理,以提高工作效率,适应改革需求

随着高校改革的不断深入,在办公自动化技术取得突破性进展的背景下,二级院系教学档案应当实现网络化管理,借助互联网、校园网及网络版档案管理软件,建立教学档案信息平台,实现校园办公自动化系统与档案管理的无缝连接,档案管理人员依托网络一方面实现对教学档案的及时收集、迅速整理、全面存储、高效利用;另一方面实现与处于业务指导核心地位的学校档案馆(室)密切沟通,完成教学档案信息的上传下达,使二级学院教学档案管理工作向纵深发展,形成高效、安全、智能化的网络模式。

2.根据自身实际,逐步建立并完善二级院系教学档案管理工作的规章制度,使档案管理有规可循

二级院系作为教学档案管理工作的直接施行者,根据实际情况,结合学校档案馆(室)的业务要求,充分发挥主观能动性和创新精神,制定教学档案管理的各项规章制度,在高校师生对所在二级院系的依赖程度不断强化的背景下,使档案管理体现专业知识、学科体系的科学性和权威性,让拥有本专业和学科知识的教师专家自主制定或完善涉及自己专业和学科范围的教学档案的规章制度,包括材料的收集、整理、立卷、归档、档案的分类、保管、鉴定及利用等方方面面,使档案工作有章可循,有规可依,从而实现对教学档案工作各个环节的有效管理。

3.转变思想,加强宣传,重视教学档案的建设,增强档案意识

从二级院系领导到档案管理员,都要转变以往“档案与我无关”的观念,提高对教学档案工作重要性的认识以及自身工作对院系教学档案的积累和开发利用的责任,利用各种宣传媒体、内部刊物等,宣传教学档案的价值和巨大作用,使广大教职员工认识到教学档案存在着巨大的社会效益和经济效益,通过思想境界的提升和价值观的调整,切实提高全体教职工的档案意识。

4.提高档案管理人员素质,搞好二级院系教学档案工作。高校的各级领导应充分认识到高校教学档案管理工作在高校发展中所起的承前启后作用,重视二级院系档案人才队伍建设,有条件的可以安排专职的档案工作人员,加强对教学档案工作人员的定期培训和业务指导,由学校档案馆(室)的专职档案工作人员,结合具体案卷辅以详细讲解和操作指导。同时将教学材料的归档工作同教职员工的年度考核、职称评聘、奖励评优等挂钩,激发二级院系专兼职档案管理人员的工作积极性和责任感,从而提高二级院系教学档案工作水平。

参考文献:

档案分等级管理篇（10）

目前高校普遍实行校院二级管理，二级学院成为一个承担了教学、科研、管理等职能于一身且相对独立的单位。在各高校普遍设有校档案馆的条件下，要求二级学院建立健全档案管理机制，以便更好地为学校各部门和学院自身服务。但是，从目前二级学院档案管理的情况来看，还存在很多问题：

1.档案管理重视程度不够，管理意识不强

尽管很多高校对二级学院的档案管理的重视程度较以前有所提高，但关注和规范的重点大多是试卷、毕业论文、实习报告等部分教学档案，对其他教学档案资料以及科研档案、人事档案、行政公文等档案重视不够，缺乏系统完善的管理制度，未将档案的管理工作纳入科学高效的管理轨道。

学院档案的收集、管理、使用，需要学院领导、老师和档案管理人员共同参与，然而事实上，领导、档案管理人员尤其是老师对档案意识不强。有些老师认为教师的中心任务是教书育人，档案管理是档案管理员的职责，和自己没多大关系；有些老师对档案积累抱着应付的态度，胡乱交差；有些老师认为有学校档案馆，学院没有必要严格档案管理。

2.档案管理机构设置不健全，缺少专业化管理人才

目前大多数高校的二级学院都没有专设档案管理员的岗位，各类档案通常是由相应的行政人员兼管。而二级学院办公室事务繁杂，行政人员身兼数职，对档案管理缺乏积极性、主动性，最多只能按照基本要求进行收集归档，难有余力再进行分类、录入、调阅等进一步档案管理工作。

二级学院行政管理人员大多没有经过系统、专业的培训，对档案管理缺乏完整性、系统性。同时学校激励措施不够，导致行政管理人员有机会就会跳槽到其他更有发展前途的岗位，人员变动频繁致使档案管理缺乏延续性。

3.档案管理手段落后，管理现代化程度不高

社会的信息化发展对学院档案管理提出了新要求，要求档案管理人员应当具备现代的设备操作能力和先进的档案管理方法，充分应用现代化信息技术加强对信息资源的整合、维护和利用。而二级学院的档案管理目前多停留在纸质档案、文件柜保存的状态，管理手段落后，大部分档案管理还依靠手工操作，效率低，增加了档案检索、查询的工作量，师生查询借阅资料不便，还容易导致档案遗失。

二、加强二级学院档案管理的对策

1.强化档案管理意识，完善档案管理制度

档案是学院日积月累的宝贵资源，是二级学院教学科研管理工作有序进行的重要保证。学院应当通过有效的宣传、教育手段，增强全院教职员工档案管理的意识，使大家认识到档案管理规范化不仅是为了应付各种评估、检查，而且将成为学院教学科研工作顺利推进、学院学科建设发展的有力保障，将档案的被动管理变主动管理。

同时学院要建立健全档案管理制度，用规章制度对档案的收集、整理、归档和借阅等环节进行约束，避免档案管理的随意性，将档案的规范性管理作为常态工作，注重实效、常抓不懈。

2.优化档案管理队伍建设，建立管理考核机制

建议学院积极争取高学历、有档案管理知识的人员从事该工作，优化档案管理队伍。而现有的档案管理人员多由行政管理人员兼任，缺乏档案管理的专业知识和相应的计算机能力，对这些人员应定期进行培训，提供对外交流学习的机会，熟练运用现代化的技术手段和设备。对档案管理工作建立绩效考核机制，定期进行档案检查或抽查，将检查或抽查结果与管理人员绩效奖励挂钩，奖惩分明，提高待遇，激发他们的工作热情，消除工作中的消极情绪，努力提高自身的业务素质和工作热情。

档案分等级管理篇（11）

1 各级档案行政管理部门的立法责任的依据

在我国，除了《立法法》规定的有立法权限的权力机关制定的法律、法规、规章外，各级行政机关还制定有大量的决定、命令和行政措施等行政规范性文件。由于《立法法》对行政规范性文件没有进行明确的规定，一般认为其不属于“行政立法”范畴。“但由于其在实践中数量远远超出行政立法活动，且在行政管理领域实际上发挥着巨大作用，是大量行政行为的直接依据”，[1]与法律、法规、规章一样具有规范性、普遍约束力和反复适用性，所不同的只是制定的主体、效力、内容和程序不同。因此，完全应该将各级档案行政管理部门依法制定法规、规章和规范性文件的责任，视为其“立法责任”。

1.1 行政管理机构立法责任的法理与学理依据。从法理上讲，“立法”一词通常是指创制法律规范的活动或过程。在我国，“立法”的概念有多种理解。“第一，‘立法’是指从中央到地方一切国家机关制定和变动各种规范性文件的活动。这是最广义的解释。第二，‘立法’是指最高国家权力机关及其常设机关制定和变动法律这种特定规范性法律文件的活动。这是最狭义的解释。第三，‘立法’是指一切有权主体制定和变动规范性文件的活动。这是介乎广狭两义之间的解释。”[2]广义上的“立法”，与“我国《立法法》中所规定的‘立法’也是一致的、同义的”[3]。

从学理上讲：“行政规范性文件的定义众多，代表性的有三种：最广义的解释是指一切国家机关制定法律、行政法规、规章之外的具有普遍约束力的决定、命令和行政措施。广义的解释是指各类国家行政机关制定的除法规、规章之外的具有普遍约束力的决定、命令和行政措施等。狭义的解释是指没有行政立法权的国家行政机关为实施法律、行政法规、规章而制定具有普遍约束力的决定、命令和行政措施。”[4]广义的解释适用于本文所讨论的问题。

1.2 行政管理机构立法责任的体制依据。我国的立法体制是：“中央统一领导和一定程度分权的，多级并存、多类结合的立法权限划分体制。”[5]其中，多级并存是指“全国人大及其常务委员会制定国家法律，国务院及其所属部门分别制定行政法规和部门规章，一般地方制定地方性法规和地方政府规章”[6]。这些不同级别的立法和规范性文件在效力上有级别差异，但并存于我国的行政立法体制之中。近年来，国务院、各省级人大、人民政府及一些市级人大、人民政府，制定了大批关于行政规章、规范性文件制定程序及备案规定、办法。这一做法本身就是对各级行政管理机构立法责任认同，如果没有这个责任，那又有何监督之必要？从另一个意义上讲，经过有立法权的权力机关审查批准的行政规范，从某种意义上讲就具备了法律法规的性质。

1.3 各级档案行政管理部门立法责任的法律依据。各级档案行政管理部门是行政管理机构，适用于行政管理机构立法责任的法理与学理依据和体制依据，同样适用于各级档案行政管理部门。此外，各级档案行政管理部门立法责任还有充分的法律依据。《档案法实施办法》第二章第七条规定：“国家档案局依照《档案法》第六条第一款的规定，履行下列职责：（一）根据有关法律、行政法规和国家有关方针政策，研究、制定档案工作规章制度和具体方针政策；（二）组织协调全国档案事业的发展，制定发展档案事业的综合规划和专项计划，并组织实施……”第八条规定：“县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门依照《档案法》第六条第二款的规定，履行下列职责：……（二）制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度，并组织实施……”这其中，根据有关法律、行政法规和国家有关方针政策，研究、制定档案工作规章制度和具体方针政策；制定发展档案事业的综合规划和专项计划；制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度；建立、健全本单位的档案工作规章制度等，就是《档案法实施办法》赋予各级档案行政管理部门制定规范性文件的立法之责，也是各级档案行政管理部门制定规范性文件的法律依据。

1.4 各级档案行政管理部门立法责任的现实依据。我们国家幅员辽阔，各地区发展不平衡。即使是一个省，一个市，情况也不完全相同。而我国的地方行政立法权仅限于省、省会市和较大的市这一级，它们制定的档案法规、规章不可能很具体。各级档案行政管理部门要执行档案法律、法规、规章，就必须结合本地区的实际情况，制定档案规范性文件，对档案法律、法规、规章进行细化、具体化，加强可操作性，完成档案法律、法规、规章从制定到落实的“最后100米”，以便使档案法律、法规、规章在本地区得以全面贯彻实施。

“随着我国档案法制建设的强化，市县档案法制建设也得到进一步加强。尽管一般市县无权制定地方档案法规与地方档案行政规章，但它们或通过其职能机构――市县档案行政管理部门根据本地区的实际情况，制定了大量的档案规范性文件，切实保证了档案法律、法规和上级档案行政规章在本地区的贯彻、落实。尽管档案规范性文件目前还没有被纳入档案法规体系，容易被人们忽视，但市县人民政府及其档案行政管理部门制定档案规范性文件这一实践活动，事实上已经成为我国地方档案法规建设一个不可或缺的组成部分，理应引起我们足够的重视。”[7]

2 各级档案行政管理部门的立法责任

档案行政管理是专业管理，按照我国现行的行政体制，档案行政管理部门包括：国家、省（自治区、直辖市）、市（地）、县（区）各级人民政府所属的档案行政管理部门。由于各级档案行政管理部门的层级不同，所承担的立法责任也有所不同。

2.1 国家档案行政管理部门的立法责任。国家档案局在2011年6月14日《国家档案法规体系方案》，其中有许多都是应该由国家档案局制定的档案规章。虽然这个档案法规体系方案比较全面，但是，仍然有一些应该制定的规章，而且是《档案法实施办法》明确规定的需要制定的规章并没有列入。笔者认为，国家档案局急需的立法与重点关注的立法，有以下几方面：

2.1.1 《档案法》、《档案法实施办法》中明确规定的立法。虽然，《国家档案法规体系方案》中对《档案法》、《档案法实施办法》中明确规定的立法作了一些规划，如，《各级国家档案馆开放档案办法》、《档案鉴定办法》，但是，仍有一些明确规定的急需的立法并未列入规划，应该重点关注。如，《档案销毁程序和办法》（《档案法》第十五条）、《国家所有档案的范围》（《档案法实施办法》第二条）、《各级国家档案馆馆藏永久档案分级标准》（《档案法实施办法》第三条）。这些法规应该说是最基本的，必须尽早出台，否则，《档案法》贯彻执行依然会成为空谈。

2.1.2 制定档案馆规章。档案馆是档案行政管理的主要对象，也是实现档案行政管理目标的主要载体。因而制定档案馆管理中共性的、基本的、普适性的规章制度是重点。需要强调的是，这些规章制度不是国家一级、二级、三级档案馆的等级标准，而是所有档案馆都必须遵守的共性规章制度，这是档案馆的基本规则。

2.1.3 专业档案管理的立法。国家档案局提出建设“两个体系”的重要方针，并于2011年制发了两批《国家基本专业档案目录》，而要将其落到实处，就必须依照《档案法》的要求，会同那些产生专业档案的部门制定各个专业档案的管理办法，以利于操作执行。

2.2 省级档案行政管理部门的立法责任。省级档案行政管理部门的立法之责的重点有以下几个方面：

2.2.1 履行好档案法规授权，制定具体规章。档案法规明确规定并授权由省级档案行政管理部门制定的具体规章，必须尽早出台。如，《档案法实施办法》第二条规定：“《档案法》第二条所称对国家和社会有保存价值的档案，……属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的，由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。”这一条就具体明确地规定省级档案行政管理部门应制定《××省非国有档案的范围》。对于这一条的规定除了少数几个省档案行政管理部门制定颁布了相关规章外，绝大多数省级档案行政管理部门都没有履行这一立法责任。而这个范围不确定，档案行政管理的范围就不明确，档案行政管理就失去了目标，《档案法》也就很难贯彻执行。

2.2.2 做好地方档案法规规章的立法。省级档案行政管理机关具有代省级权力机关起草档案专业性地方法规规章的职能，在《档案法》、《档案法实施办法》颁布后，各省、自治区、直辖市基本上都分别制定和颁布了本级的地方性档案管理条例或实施办法，也有部分省根据本地区的特点或特殊情况制定了相应的档案法规规章，如，《广东省中外合资、合作经营企业档案管理规定》（粤府[1990]49号文件）。但是，大部分省在根据本地区的特点制定地方档案法规规章方面还是空白。

2.2.3 国家档案法规规章的细化。由于各地情况千差万别，因而国家档案法规规章大都是宏观的，不可能包罗万象太具体，所以各地要将其细化才能有效落实。一是补充细化。如，《档案执法监督检查工作暂行规定》没有执法档案的整理内容，而执法档案明显有别于文书档案，这就需要制定《档案行政执法档案管理办法》作补充细化。二是分类细化。如，《企业档案管理规定》是针对所有企业的，可以按企业性质、按企业大小、按企业类别等进行细化，制定不同的企业档案管理规定。三是具体细化。如，《会计档案管理办法》规定得就比较粗，可制定《会计档案整理细则》。也可以结合分类细化，制定《行政机关会计档案整理细则》等。

2.2.4 档案技术标准的入规。要使档案技术标准得到落实，就必须做好标准的入规――即将标准的内容与要求融入到各省、自治区、直辖市制定的档案法规规章或规范性文件之中。“从现代行政法体系看，技术规则渗入到行政法规范中已经成为一个不可逆转的事实。”[8]因此，技术标准的入规是省级档案行政管理机构的“立法之责”。档案技术标准的入规，一是制定实施细则，如，各省的《〈归档文件整理规则〉实施细则》。目前，标准的入规基本上仅限于《归档文件整理规则》，而且其也只属于行业标准。大部分的国家标准和行业标准并未入规。二是将技术标准纳入相关规范性文件中，如，制定《档案馆质量管理办法》、《档案室质量管理办法》等，并将相关的标准纳入其中，如，《全宗卷规范》、《档案馆指南编制规范》、《全宗指南编制规范》，等等。《档案馆质量管理办法》、《档案室质量管理办法》与《市、县级国家综合档案馆测评办法》、《机关档案工作规范化管理认证办法》不同，前者是最低要求，后者是最高要求。当然，后者没有将相关标准纳入其中，其最高要求也就有“跑偏”之嫌。

2.2.5 制定推广经验型规范性文件。在档案行政管理许多新领域或某些领域尚无行政法规甚至无行政规章调整时，多数情况下往往需要市县基层先进行探索，待取得经验后，制定档案规范性文件加以推广，等条件成熟时，再将档案规范性文件上升为档案行政规章或档案行政法规。

2.3 县级档案行政管理机构的立法责任。县级档案行政管理部门处于国家权力机关和国家行政机关的下层，最接近人民群众，可以直接了解、真实反映人民群众对执法的意见和立法要求，不仅对立法工作有直接帮助，而且，通过制定本级的规范性文件，完成法律法规规章从制定到落实的“最后100米”，在这“最后100米”中起着关键的作用。县级档案行政管理部门立法之责的重点有以下几方面：

2.3.1 做好档案法规规章的细化。尽管省市级档案行政管理机构对国家的档案法规规章进行了细化，但是，由于各个县的情况仍是千差万别的，省市级的细化仍然可能是“粗线条”的，加上就是一个县域内的各个单位各种档案也是千差万别的，仍然需要进一步细化。一是分类细化。如，国家档案局制定了《乡镇档案工作试行办法》，一些省市也细化制定了《乡镇档案管理细则》，但是，这些《细则》仍然不细，乡与镇有区别，有的还有很大的区别，就是乡与乡镇与镇之间有的也有很大的区别，这就需要进一步分类细化。最基本的可以分为《乡档案管理实施细则》、《镇档案管理实施细则》。二是具体细化。还以《乡镇档案工作试行办法》为例，可以具体细化为《乡级机关档案工作细则》、《乡级机关会计档案整理细则》，等等。三是层级细化。层级细化又分为两个方面：一方面，是县级机关与国家、省级机关有很大的差异，大部分县级机关档案人员都是兼职的，县级机关属于执行层的机关，其形成的档案与国家、省级也有很大的差异，因而其档案工作也有很大的差异，这就需要细化制定诸如《县级机关档案工作细则》、《县级机关文件材料归档范围和保管期限》之类的规范性文件予以细化。另一方面，在一个县域内，还有县、乡（镇）、行政村三个层级，这三个层级也有很大的差异，同样需要制定不同的档案工作细则和档案管理办法来管理。

2.3.2 做好档案法规规章的地域化。所谓“地域化”，就是由于不同的县所处的地域不同，其产生的档案工作内容和档案的种类也有很大的差异，这就要根据其地域的特点来制定相应的规范性文件以贯彻国家省市的档案法规规章。

2.3.3 制定探索经验型规范性文件。由于县级档案行政管理机构处在档案实践工作的第一线，直接面对那些新的档案工作领域，很自然，探索的任务就由其来担当。在取得经验后，就应先制定档案规范性文件加以调整，而后为国家省市提供案例和典型。

2.4 市级档案行政管理部门的立法责任。由于大部分市没有地方行政立法权，而且，市级又没有县级接触基层和群众的面广，因而市级档案行政管理机构的立法责任既没有省级的大也没有县级的广。主要立法责任：一是做好档案法规规章的细化；二是做好档案法规规章的地域化；三是制定推广与探索经验型规范性文件。

3 结语

档案规范性文件产生于档案工作的实践，是完成法律法规规章从制定到落实的重要手段。制定档案规范性文件是档案法律、法规和行政规章得以贯彻执行的重要保证，也是档案工作规范化、标准化建设的需要，更是各级档案行政管理部门的立法之责。各级档案行政管理部门应认真对待这将档案法律、法规、规章落到实处的“最后100米”，履行好各自的“立法”责任。

注：本文为2012年度河南省档案局科技项目《转变档案行政管理职能研究》的阶段性成果，项目批准号为：“2012-R-05”。

参考文献：

[1][4]应松年.行政法[M].北京：北京大学出版社，2010.116、116～117.

[2][5][6]张文显.法理学[M].北京：北京大学出版社，2011.189、193、193.

[3]朱力宇、光.立法学[M].北京：中国人民大学出版社，2009.18.