提高档案工作管理水平大全11篇

提高档案工作管理水平篇（1）

中图分类号：TE326 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）44-0352-01

正文 油田企业档案管理工作是企业管理的重要组成部分，是提高油田工作质量和工作效率的必要条件。只有更好地发挥油田企业档案管理在油田建设发展中的作用，最大限度地实现油田企业档案的价值，才能更好地为油田企业经济的持续发展和相关工作服务。如何做好油田企业档案管理工作，也是目前工作中的重点。

一、油田档案管理的重要性

许多人轻视档案管理工作，认为作用不大，可有可无。实际上，档案对于企业管理有着举足轻重的作用，完善、有效的档案资源能极好地促进企业资源的开发，可以提供各种有价值的信息。同时，企业档案也是文化建设的有机组成部分，一个企业从它创立之初就不断地积累着企业档案，企业的文化思想忠实可靠地记录在企业的全部档案之中。它不但记录着企业产生、发展和企业文化建设的历史，它还能为企业文化建设、生产提供依据和参考。油田企业档案管理主要是油田生产、开发、经营活动的原始记录和重要凭证，记录着油田发展的重要历史阶段，具有不可替代的凭证和史料参考作用，是油田发展极其重要的无形资产，是油田勘探开发和经济活动的基础，是油田寻求长期发展的保证。因此，我们必须重视油田档案管理工作，使档案管理工作在油田勘探开发和生产建设中发挥更大的作用。

二、油田档案管理工作中的问题

1、领导对档案管理工作重视程度还不够。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要保留好，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就可以。在日常工作中，其主要精力都放在了勘探开发上，很少过问档案管理工作，更谈不上提上议事日程。因此，档案管理工作被忽视，已至于在企业管理检查考核工作中，档案管理工作形同虚设，很少有人检查考核落实。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，无法适应现在的管理需求。

2、档案标准化程度低。这个问题是我国档案管理的普遍问题。我国档案管理标准化工作是从20世纪80年代开始的，国家标准局组织拟定和制定了一系列标准化文件，使我国标准化逐步形成一个体系。由于档案自身的复杂性，我国档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。同样，油田档案管理工作表面上也都制定了一定的相关制度，但是制度覆盖面并不全面，在制度落实中也存在很大问题，结果导致档案收集从一开始就不规范，少数部门和单位对于需要归档的资料重视程度不够。在档案整理的过程中，缺乏统一的工作标准，存在着井号混乱、类别不清，卷内目录与实际整理不相符等问题，查找一个资料不能准确及时，档案管理输入以及入库费时费力，影响了档案利用的价值。

3、缺乏高级管理专业人员。现代档案管理人员可以分为档案管理辅助人员、档案管理专业人员和高级档案管理专业人员三个等级层次。高级档案管理专业人员应具有较高的政治理论和政策水平，较高的文化素质和现代管理技术，精通档案业务，能科学地制定政策和档案事业的发展规划，有较强的组织协调能力和决策能力，在学术理论研究上有很高的造诣。而油田档案管理人员群体中学历一般，缺乏掌握现代化技术的高级管理人才，特别是既懂档案管理和现代化科学技术，又懂社会科学和经济管理的复合型人才更是奇缺。档案管理人员素质不高，直接导致新技术、新方法难以在档案管理中使用和推广，无法解决在工作中遇到的新情况和新问题，在一定程度上影响了单位各项工作的顺利开展。

4、档案管理工作不具备自动化管理水平的基本要求。实现自动化管理油田档案的口号在油田企业中已经喊了好多年了，但是档案管理工作仍然没有取得实质性的进展，也远远没有达到网络自动化管理的要求。很多档案室的所谓自动化设施仅仅是具备了几台计算机，但是检索方式和录入方式仍然需要人工进行操作。

三、建议和措施

1、油田企业各级领导要重视和支持档案管理工作。档案管理工作是企业管理工作的基础，各级领导一定要重视和支持企业档案管理工作，要以对历史高度负责、对职工高度负责、对企业发展负责的责任感，切实加强对档案工作的领导。尤其是主管档案工作的领导，应定期听取档案工作汇报，了解档案工作现状，帮助解决工作中实际存在的困难和问题，从而指导档案部门更好地开展下一步的工作。同时，领导要重视和加强档案管理工作的交流与合作，发挥各自优势，加强各部门档案管理上的联系，从而全面提高档案的管理工作水平。

2、健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：

第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。

第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。

第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。

第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

3、目前油田企业严重缺乏档案管理高级人才，要提高档案管理工作水平，加强对档案管理人员的培训力度，使档案管理人员的工作技能全面提升上来。对员工的培训要具有一定的科学性，结合实际工作案例，为员工讲解在工作过程中主要的问题以及类似问题的解决措施，提高员工的爱岗敬业意识，增强管理团队的专业技能等。

4、强化管理意识，加大投入力度。要关心和支持档案管理工作，投入大量资金和精力配置设备，培养人才，把档案管理纳入单位的工作计划，作为单位工作中要达标的内容对其进行考核。档案工作经费做到年初有预算安排，特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算。各单位要按标准、按要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施， 有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案利用安全，保证档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。

5、纸质档案与电子档案共同发展。增设电子归档系统，运用现代化技术对档案管理体制进行改革，对于信息量大又不便于用纸质档案保存的档案归档到电子档案中，不适用于电子档案的用纸质档案归档，以前的旧档案，只建立检索目录电子档案，使纸质档案和电子档案共存，尽快使档案管理工作与现代化科技接轨。

6、加强档案信息的后期利用和学习。档案资源是每个单位十分宝贵的一笔财富，加强它的后期利用可以更好地保持档案工作的生命力与可持续发展。同时，把其中有价值的部分作为新员工进入单位的一堂学习课不失为一个很好的办法。

参考文献

[1] 任晓云，李金萍，，浅析油田档案管理工作的重要性[J]，中国科技博览，2013年第7期.

[2] 张建国，浅谈油田企业档案管理工作[J]，企业技术开发，2013年第3期.

提高档案工作管理水平篇（2）

学校教职工在长期教育教学工作、学校管理和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料。档案不仅记载着学校的办学历史，而且记载着全校师生员工的德、能、勤、绩。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。这对于我们全面贯彻党的教育方针，深化学校内部体制改革，优化教师队伍，提高办学水平都具有重要的参考价值。学校档案还是学校教育教学活动的真实记录，它全面反映了学校最基本的职能活动，是评价学校综合办学水平的“窗口”，是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料。因此，档案管理是学校管理工作的一个重要组成部分。一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色，常常可以从档案中反映出来。下面就如何加强学校档案的管理工作做粗浅的认识。

一、加强意识，建立机构

档案工作首先要得到学校领导的高度重视，把档案工作列入学校工作的议事日程，深入持久地组织好《档案法》学习与宣传活动。结合实际，领导带头学，做贯彻落实《档案法》的带头人，通过学习与广泛宣传，使教职工能增强档案意识，形成人人重视档案，支持档案并自觉地维护学校档案工作。建立健全的管理机构和管理网络，成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，配备一名专职档案员，学校各科（处）室都设有兼职档案员，建立综合档案室，从组织上保证档案工作的顺利开展。

二、健全制度、规范管理

建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。各科（处）室做到职责明确，使归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。《综合档案室工作职责》《档案人员工作职责》《档案库房管理制度》《档案保密制度》《档案利用制度》《档案鉴定、销毁制度》《档案室管理制度》等制度的制定，促使各科室人员都重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务，使学校档案工作保质保量限期完成。

三、强化业务，提高能力

档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，还必须要求档案员，真正做到“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”理念。加强档案人员自身业务建设，一方面积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。

四、稳定干部队伍，改善工作条件

要采取切实措施，建立一支有较好的政治、业务素质的档案干部队伍，并保持相对稳定。专职档案干部属专业人员，与教学、科研、图书管理人员同等对待，按有关规定，认真做好专业技术职务聘任（或任命）工作。档案干部中的骨干，一般不要轻易调动。档案部门的经费，应列入学校预算，统筹解决。学校各职能部门要对与本部门关系密切的归档材料、设备，从学校经费中给予支持。要为档案部门添置必要的设备，以便于开展工作。档案馆（室）的库房建设，应列入学校基本建设规划，逐步改善工作条件，维护档案的完整与安全。

五、完善管理人员的专业素质

尽管技术进步对信息环境的构建起着至关重要的作用，但是人仍然是决定的因素，档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在，这就需要培养一支专业化干部队伍。随着信息时代的到来，对每位档案工作者在业务素质上提出了更高的要求，管理人员要加强专业知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力、综合分析能力，并且还要加强计算机知识及人事档案管理软件知识的学习，掌握现代信息管理技术，努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。另外，由于人事档案工作人员在档案建设和管理中承担着十分重要的责任，因此还要不断加强档案管理人员政治思想和职业道德教育，使他们具有较高的政治思想觉悟，以及坚定的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力。

六、强化档案管理的法规建设

档案管理需要相应的法律环境和有力的法律保护。档案管理部门与形成档案的社会各个部门或个人的关系往往存在一系列复杂关系和法律问题，这就需要相应的法律法规加以调整。档案的收集、保管和利用也需要法律法规加以保护。可以说，依法治档是保证档案工作健康发展的重要手段。高校党委、人事及各组织部门领导，要增强档案意识，了解、熟悉、研究人事档案工作，组织人员学习《档案法》等一系列法规文件，强化人事档案管理意识，要根据社会和学校的改革发展对人事档案工作的需求，制定人事档案工作发展规划，备好人事档案管理工作所需的软、硬件，建立健全人事档案管理工作的各项规章制度，使人事档案工作有章可循。

七、注重收集，加强管理

学校档案材料是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据，搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础，也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。学校文件材料收集能否齐全完整，一方面，要根据事业单位档案管理的要求，抓好上级单位发给本校的文件材料的传阅和归档，定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全；另一方面，强化文书管理，抓好学校活动所形成的文件材料的收集，使“帐外”材料的作用得到充分发挥。对有请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料，档案人员应及时查询，保证这类文件材料的按时归档。利用复印的机会收集。档案人员在复印文件材料时，对有价值，需要归档的文件材料当即留下原件，以备日后归档。

提高档案工作管理水平篇（3）

1 建立健全管理制度，加强业务培训

根据国家档案局2006年颁布的8号令《机关文件材料归档和文书档案保管期限规定》，结合我院实际情况，我们重新制定了归档制度，明确归档范围、归档办法和要求，把立卷归档工作纳入各职能科室和业务部门的职责范围和考核目标，下达归档计划和归档任务书，并做好监督、指导工作，以确保每年形成的各种文件材料齐全完整，定期归档。

对兼职档案员进行业务培训。因医院综合档案所涉及的面广，如科研档案、会计档案、基建档案、声像档案等，这些档案资料的形成没有规律性，无法参照其他门类的档案进行有计划、有目的收集，收集和管理起来难度较大。而档案管理人员大多是兼职，常因其他工作较忙而无法将精力放在档案管理上来，且大多数人未经过正规的档案专业培训，档案业务知识掌握较少，管理技能相对不高。针对这种情况，我们邀请档案主管部门的专业人员进行授课和培训，定期组织档案管理人员进行参观考察，不断学习各兄弟单位的好作法、好经验。

2 推进档案收集工作的规范化

我们在文件形成阶段就对文件结构、纸张规格、书写材料和规则等加以规范，并对区分全宗、分类立卷，划分档案保管期限，案卷编目装订与排列等一系列工作都推行了标准化，这使我们接收的档案有了明确具体而统一的质量要求。如红头文件的形成，我们规定必须到医院办公室填写文件签署单，分管领导签批后再发行。为使全院书写墨迹统一，我们档案管理人员到保管室进行讲解，对不符合档案管理要求的墨水不予采购。对不符合要求的档案，我们采取退回原科室，修改后再上交的办法。实施档案标准化大大改善和提高了归档档案的质量，为实施现代化管理创造了条件。

提高档案工作管理水平篇（4）

0 引言

2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》指出高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”高校档案不仅记载着学校的办学历史，而且记载着全校师生员工的德、能、勤、绩和学校教育教学活动的真实记录，它全面反映了学校最基本的职能活动。目前我国高校档案管理已经进入信息化、电子化阶段，计算机技术和信息技术的大量使用，给高校档案工作带来了新的机遇，同时也带来了压力和挑战。如何适应新形势，对档案工作进行科学化管理，提高高校档案管理工作水平，成为摆在我们面前的一个新的课题。本文根据我校档案工作的现状谈谈个人对新时期提高高校档案管理工作水平的几点思考。

1 加强组织领导，建立健全各项档案管理规章制度

高校档案管理工作是一项综合性的工作，它涵盖了高校人事、文件、教学、科研、基建、财务、校产设备、学生学籍管理等多个方面，它的发展变化，是随着高校的发展一路走来的。要做好这项工作，应该从以下几方面考虑：

1.1 领导重视，加大资金投入 2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》指出“高校档案工作由高等学校校长领导”，并赋予其4项主要职责。办法还规定“遇有特殊情况，应当立即向校长报告”。这些规定的推出有助于高校领导更新观念，增强档案意识，了解本校档案工作的现状，统筹全校档案事业发展规划，把其作为学校管理工作的重要事情来抓。档案管理工作既是一项基础性工作，又是一项服务性工作。要做好这项工作，学校领导必须加以重视，应把档案管理工作列入学校工作的重要议事日程，努力做到“三纳入”，“四同步”，即纳入学校的计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

1.2 建立完善的档案管理工作制度 建立系统有序的管理制度，是档案工作实现规范化管理的有力措施和可靠保证。没有完善的管理制度，就会导致档案管理工作始乱终废。要顺利开展档案管理工作，必须建立一套行之有效的管理制度，以制度管人，凭规矩办事。第一，高校档案机构要在贯彻执行国家有关档案工作的法律法规的基础上，综合规划全校档案工作，拟订和落实本校档案工作规章制度，如归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标等，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。第二，高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，保障档案工作正常、有序地开展。第三，强化档案行政部门对高校档案工作的业务指导、监督和检查，提高学校档案管理水平。档案管理人员在工作中坚持照章办事，努力做到坚持原则不动摇，执行标准不走样，履行程序不变通，遵守纪律不放松，才能保证高校档案管理工作高效有序地开展依法治档，依法护档，依法用档。

2 加快档案信息化步伐，搞好电子信息档案管理工作

2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》》明确提出了高等学校档案包括“有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”，突破了高校档案原来所涵盖的以纸质、录音带、录像带、实物等传统档案载体的藩篱，突出了电子或数字载体在新时代档案物理载体中的重要地位。高校档案信息化建设是以档案资源建设为核心，以纸质档案数字化及现行电子文件管理为重点，以计算机网络建设为基础，以扩大档案信息资源开发利用为目标，确保馆藏重要档案、照片、底片及录像档案数字化的一项重要的档案建设。随着办公自动化、网络化渐趋完善，许多日常工作可以直接在计算机和网络上办理，文件管理几乎可以不使用纸和笔，多采用大量的电子文件。高校电子信息档案也经历了一个从无到有、从不规范到规范化管理的过程。把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好和利用好，并得到长期保存，使人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续，是所有档案工作者应尽的职责。

2.1 适应文件载体的变化，做好电子文件归档工作 以纸质为载体的文件是在文件形成以后，先由文书部门立卷，再交档案部门归档，一般文档一年归档一次，基建等特殊档案完工年归档。经过长期实践，它已形成一整套严格的归档制度，它包括归档范围，归档时间，归档的案卷质量要求，归档手续，为高质量档案的形成打下了坚实基础。对于电子文件的归档，我校采用的方法是：电子文件的归档范围参照本校制定的各单位纸质文件归档范围，并应包括相应的背景信息和元数据。为做好电子文件归档工作，档案工作者提前参与各单位的电子文件形成过程，在电子文件系统的设计之初，档案工作者必须对电子文件生成系统的软硬件和数据结构及归档、维护等做出明确的规定，以使电子文件能有效地进行归档。电子文件归档主要采取物理归档方式，并可根据电子文件内容与性质的不同选择网络传输归档方式或介质传递归档方式。各单位在每年文书归档的同时进行与纸质档案相对应的电子文件的归档，并按照档案网络管理系统中要求的电子文件格式、大小，通过校园局域网将电子文件全文传输到“南大之星”档案网络管理系统，专职档案员再进行全校档案系统整理，编目上架以及开发利用工作。

2.2 适应文件载体的变化，做好电子档案的安全防护工作 纸质档案的安全防护工作，只要在档案库房内做到排列整齐，按规定借阅，杜绝丢失，防火、防盗、防虫、防鼠、防潮、防光、防尘、防高温，修表加固和字迹恢复等，一般室温控制在摄氏14度—24度，湿度控制在45%—60%既可。利用计算机技术产生的电子文件归档后即形成电子档案。而电子档案的载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展、病毒入侵等都会影响电子档案的安全。做好电子档案的安全防护工作首先要抓好电子信息存储载体，特别是磁性载体的安全防护。定期拷贝，对长久保存的电子信息应该拷贝到耐久性好的可写光盘载体上。光盘应放在盒中直立存放，做到防尘、防变形，避免阳光直接照射，远离强磁场、热源，并与有害气体隔离。一般室温控制在14oC—24oC，湿度控制在45%—60%。对于经常产生新数据的电子档案系统，可选用性能较稳定、费用较低的磁带介质作为数据载体。二是做好数据备份工作，采用软件备份与人工保护相结合，保证信息安全。三是保证计算机网络系统运行安全，实行内部网与一切外网的物理隔离，设置登录限制和使用文件权限的限制，这样，就可以既保证数据共享，又保证数据的安全。四是预防病毒，防止网络系统遭受侵害。在计算机系统安装高可靠性的防火墙，经常更新杀毒软件，预防病毒入侵。

2.3 做好档案信息资源的开发利用工作 档案是一种信息产品，又是人才信息资源库，合理利用这种资源，使其最大限度地发挥作用及获得最佳效益，这是档案管理的宗旨。根据时展的需要，对档案馆管理水平的评价不能单纯地看场所、设备和馆藏，档案管理主要应看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案利用工作是检验档案管理各项工作的试金石。传统的档案利用方式有到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件。现代的档案利用工作的方式多种多样，既有以馆内阅览为主体的接待利用，又有档案展览、档案公布、二次文献出版、网上查阅等利用方式。网络档案管理使档案利用率大大提高，利用计算机及网络所具有的检索速度快、传播速度高、信息量大等特点，给高校档案的利用工作带来新的飞跃，利用率提高，范围也以校风为主逐步向立足校园面向社会转变。高校档案馆建立了自己的网站，其主要功能是：文件上传、网上查询、网上阅览，实现档案信息网络化服务；建立了必要的专门数据库，如：建立“电子文件(档案)数据管理中心”，它集中管理网站内各部门的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享；建立“馆藏基本目录数据库”、“学生成绩档案数据库”、“学生档案数据库”、“人才数据库”、“重大科研成果数据库”等，为利用者提供了直观、快捷、开放的档案信息服务，也符合2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》中规定的高等学校档案机构应该面向学生开展服务的重要体现。

3 提高业务素质，加强档案管理人员的自身建设

档案管理是一门综合性的学科，涉及的知识面广，不仅要有档案知识、历史知识、情报学方面的知识，还要具备计算机应用、复印等技术方面的知识。2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》要求高校档案工作人员应当“具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能”，突出了国家人才兴档、科学管档的决心。在当今飞速发展的信息时代，作为档案管理工作者，如果仅仅站在传统的手工操作管理模式上，就不可能满足现代档案工作的要求。只有把工作着力点放在数字化管理和网络化资源建设上，才能使档案工作越来越科学高效。因此，档案管理工作者必须做到：

3.1 加强高校档案工作人员的职业道德教育 档案管理工作是一项服务性很强的工作，是为高校的全面建设事业服务的，档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。首先，在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，它要求高校档案工作人员具有吃苦耐劳、无私奉献的敬业精神，有高度的责任感和荣誉感以及正确的行为规范。热爱本职工作，忠于职守，既有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度，又有耐得住寂寞、乐于奉献的工作精神；既有扎实的档案管理的理论知识和档案管理的基本技能，又有不断更新知识的意识和行动；既有不断创新的意识，又能全面掌握办公自动化技术，将现代化科技手段和先进操作管理技术熟练运用于高校档案管理工作中。同时，档案工作工员要牢固树立“服务第一”，一切服从、服务于学校中心工作，全心全意为教学、科研和各项管理工作服务的思想，克服重管轻用的思想，积极主动地想办法，创造性地开展工作，充分发挥档案在教学科研中的重要作用，不断提高档案的服务水平。服务过程中要做到态度热诚，细心周到，百问不烦，用满腔热情做好自己的工作。

3.2 提高档案管理工作人员的业务素质 档案管理工作专业性强，同时也是一门科学。处于信息化社会的今天，要提高高校档案管理水平，关键是要形成一支高素质的专业队伍。作为学校的档案管理工作人员，不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。这就要求档案管理工作人员应该是既懂得档案管理，又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构的高素质“通才”。这就要求档案工作人员的素质培训工作应该着重在提高档案工作人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力上下功夫。提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育，要将培训内容与实际工作相结合，针对不同岗位人员的工作职责和素质要求，制定相应的培训方案，加大计算机知识的培训力度，强化与图书馆学、情报学等相关学科的联系，重视网络知识的运用，并适当设置档案专业的课时，传授有关档案工作的新知识、新技术、新技能，使档案工作人员及时了解档案界的研究动态、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用，进一步拓展学习领域，更新知识结构。

综上所述，实行档案全方位综合管理，使档案专业人员无论是在职业道德、业务素质方面，还是在管理、服务工作等方面，都能做到人无我有，人有我优，人优我新，使高校档案工作始终顺应时展，符合时代要求，把档案工作提高到一个新水平。

参考文献

[1]郑登文，王薇.新时期提高高校档案工作管理能力探析[J].《北京教育：高教版》2005.（3）.

提高档案工作管理水平篇（5）

目前，高校档案主要由教师档案和学生档案两大系统组成，一方面是对教师和学生发展过程的真实而客观的描述，见证了教师和学生的发展轨迹；另一方面也是对高校历史的反映和记载。因此，高校的档案管理对教师和学生，乃至高校本身而言，都是至关重要的，如何提高高校档案管理工作水平，也相应成为一个刻不容缓的重要问题。

一、高校档案对高校的发展意义重大

（一）高校档案的作用。档案是高校在发展过程中所形成的各种对高校发展具有一定价值的真实记录，是高校建设历史痕迹的物证，是社会的缩影，具有见证往事的作用。它保留了历史的真迹，有照片、录像、录音、笔迹、图片等等，是事件原始的记录和反映，内容客观、翔实、准确，有极高的参考价值，对高校的发展起到了一定的推动作用。高校档案管理工作因此不容忽视。

（二）高校档案工作的服务性。高校档案服务于教师，服务于学生。学生是学校的主体，教师是校园文化的传播者和见证者，高校档案记录了上述二者的学习、工作、生活的变化和发展。学生学业档案，主要包括学生的入学档案（含小学直至高中的学籍档案）、在校四年（本科）的成绩、学籍变动、入党过程、贫困申请、奖学金发放、助学贷款、图书资料的借阅、大学生科技创新活动、大学生勤工俭学活动等等一系列的学业活动。教师人事档案，包括入职前的档案，职称晋升，个人科研工作，行政职位变化，职工医疗保健，外出学习，学术交流，绩效工资发放，后勤服务等等与教师个人发展息息相关的宝贵资料。这些档案随着社会的发展与进步，随时会被查阅、引用，服务于个人与社会，发挥它的巨大作用。

（三）高校档案的传承性与发展性。高校档案是一个系统工程，记载了一代代学生周而复始的变化，是教师在发展过程中的描述，是高校教育的缩影。它反映了高校的精神风貌、文化氛围，体现了高校的办学理念、价值观念、道德观念、思想作风、工作作风，其中蕴含着高校的创业史、发展史、进步史及某些警示后人的教训史。同时，高校档案是校园文化的见证者、传播者、沉淀者和延伸者，它体现了高校的历史，能够取得学生、教师及社会的认可。

同时，高校档案传承着校园文化，通过对高校官方档案的查询、浏览，可以展现高校的历史和丰厚的人文精神底蕴，反映高校在各项教育活动中的成果和业绩，提高学校的形象和知名度，扩大学校对内对外影响度，促进校际、国际交流与合作，唤起校友的美好回忆，增强校友对大学精神和文化的认同感，激励校友回报母校，激发师生对学校的自豪感。总之，高校档案与时代接轨，它担负着社会发展的历史使命。

二、加强和提高高校档案的管理工作水平

（一） 确保高校档案的真实有效性。高校档案是对高校发展历程的真实体现和记载，档案管理是对这种真实体现和客观记载的如实记录，并运用科学、系统的方法将这些资源加以收集、整理、装订、入册，并归档保存，具有真实性、客观性、完整性、发展性及传承性等特点。

（二）加强档案管理的主动性。作为一名档案管理者，应培养档案管理的竞争意识、创新思维及高度的责任感，熟悉档案管理的整个流程，熟练掌握档案的收集、整理、装订等技术。要做到把与档案相关的每一片、每一张、每一本、每一套都仔细收集，图形数据影像及时保存，做到全面、准确、认真归档，确保档案的真实、完整、持续、稳定，明确档案的查阅及管理制度，加强档案的信用管理。这对提高教学质量、研究教学规律，都会起到促进作用。

（三）实现档案管理的规范化、科学化。高校档案管理是高校管理工作的重要组成部分，高校档案记录着各项教学活动或科研工作的原始数据，是最有说服力的原始证据。档案管理无序或零乱、不规范都有可能给相关系、部乃至学校造成损失，例如，实验室实践数据流失会造成实验结果泄漏，甚至可能泄漏技术机密；会议记录丢失会造成领导管理层内部混乱，重则可能涉及人员任命机密；学生档案不详细或随意篡改，将会影响学生终身评价。因此，必须加强高校档案管理，以《档案法》为依据，制定档案收集、利用、保管、借阅、鉴定及销毁制度，同时制定各类材料的归档范围、保管期限和归还制度等，避免产生各种不必要的损失，以致于影响高校的生存与发展。

提高科学化水平管理，通过网络、计算机等技术的运用，将会导致档案可以更好地被保留和存储。因此，应将经过数字化处理的档案资源信息网络化，建立科学、合理、高效率的档案信息网站，通过档案信息网站的建立，方便进行档案信息查询，并且实现相关资源信息的共享，改变以往旧的档案管理模式的封闭性和单一性，实现档案信息管理的开放性、交互性，提高档案信息社会化利用的便捷性。档案信息网络化的实现，使得档案资源信息可以为社会成员所共享，对于不同空间的多个用户，获得信息是同步的，从而使档案信息的服务质量和效率得以提高。

（四）增强档案的服务性，挖掘档案的信息价值。在开展档案管理工作的过程中，应开放档案查阅功能，扩大档案服务内容，为高校档案信息资源开发打开一个新的局面。应做到为广大师生员工提供服务窗口，实实在在地通过档案服务来帮助师生员工解决实际问题，为高校的教学、科研、日常管理提供智力支持，营造出人人重视高校档案管理的良好氛围。例如，高校现有的纸质和电子图书资料（图书馆、电子阅览室）档案内容丰富，教学档案客观翔实，是进行教学及科学研究的重要来源，是科研活动的重要支撑，有较大的实用价值，应予以大力开发与高度利用。 （下转第178页）（上接第131页）

另外，高校n案还可以用于科研工作、教学改革及管理工作，为学校发展等提供参考，以方便科学研究活动的进一步深入，这是档案信息开发利用的一种高级形式，无论是在见证校史、教书育人、传承校园文化和服务科研等各方面均具有重要价值，同时还是一项益于当今、功在后世的事业，有助于为当今的高等教育提供参考，激发师生热爱学校、感恩学校的热情。

三、结语

综上所述，档案管理是高校管理工作的重要组成部分，是高校管理工作的具体体现，是高校信用管理的保证，是高校文化建设的供给源泉。当前我国高校档案管理工作存在认识不足、管理队伍不专业、管理模式落后和现代化水平不高等问题，只有加强认识，强化管理队伍建设，重视信息资源开发，才能改进高校档案管理水平，为高校长远发展发挥更大的作用。

【参考文献】

[1]白美花，车铁范.试谈高校教学档案的管理与利用[J].兰台内外，2007（3）.

提高档案工作管理水平篇（6）

一、党政领导重视是关键

在基层单位,领导者档案意识的高低及对档案工作的重视程度,直接影响到基层单位档案工作的发展水平。因此,把档案工作列入领导的议事日程,是时展的需要,是规范档案工作的需要。档案工作人员应当具有清醒的认识,在开展基层单位档案工作的实践中,必须采取有效手段提高基层单位领导的档案意识,积极争取他们对档案工作的重视和支持,为基层档案工作开创良好的发展空间。那么,应如何发挥主观能动性,争取领导重视档案工作呢?

1.依托利用实效,宣传档案工作。基层单位的档案部门要注意通过史料展览、调查问卷、学习培训、网站建设、创新服务、信息开发等多种方式,向基层单位领导者宣传、介绍档案工作,提出有利于基层单位档案工作发展的合理建议,力求通过多角度、高强度的宣传效应缩短基层单位领导者与档案工作之间的距离,增强基层单位领导者对档案工作的认识与了解。

2.加强档案收集,从领导者入手。要全面收集基层单位领导者在任期间形成的各种档案资料,必要时还可以为基层单位领导者建立个人档案管理全宗。

3.注重服务实效,开展档案编研。基层单位的档案编研工作不要局限于档案规章制度汇编、大事记、文件汇编等初级编研成果,更要时刻关注、把握基层单位各项业务工作的发展动态,根据客观实际,以认真负责的态度,深度开发档案信息资源,编写具有科学性、客观性、实用性的档案编研成果,为基层单位领导者的科学决策提供方便快捷、准确有效的档案信息服务。

4.强化自身素质,赢得领导重视。档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。这个根本是内因,领导的重视是外因,外因必须通过内因起作用。

二、健全机构,完善制度是保障

建立科学的档案管理体系,健全档案管理的规章制度,是做好档案管理工作的保障。随着科学技术的发展、档案管理手段的更新和管理水平的提高,各立档单位要健全档案管理机构,建立与之相应的科学的档案管理体系,建立健全档案材料收集归档制度、收集登记制度、查阅制度等,使档案的收集工作制度化,确保档案材料收集、归档能够准确、完整,使档案管理与业务工作同步考核、同步发展。

三、提高档案管理人员的素质是根本

在当今形势下,建立一支有专业知识、有文化素质、政治强、业务精、纪律严、作风好的档案管理人员队伍是提高档案管理工作水平的根本,应从以下几方面入手:一是提高领导的认识,把好用人关,把德才兼备的人放到档案岗位上,保持档案人员的稳定,重视档案管理人员素质的不断提高;二是加强新业务、新规范、新技能的学习,促进业务知识、业务修养、业务技能的提高,确保业务操作的顺利进行;三是加强档案人员的责任心,牢固树立正确的人生观和世界观,充分发挥人的主观能动性;四是创新服务,提高服务层次和服务水平,养成主动工作超前计划、创造性思维的良好习惯。在工作中做到慎独、慎言、慎权、慎行,从各方面严格自律,塑造良好的服务形象。

四、实现档案管理现代化是有利手段

随着改革的深入发展,档案管理面临着许多亟待解决的问题,诸如档案数量越来越多,数量的庞大给保管和提供利用带来诸多困难等等。管理方法手段的落后直接影响档案的质量,只有实现档案管理现代化,才能有效地解决新形势下出现的新问题。

提高档案工作管理水平篇（7）

0.前言

档案信息化技术管理作为一种知识管理先进的模式，在社会发展中具有越来越重要的作用。如今的信息化技术为档案管理的发展提供了强大的技术支持。档案管理信息化不仅可以改善档案管理繁杂的工作，也可以冲破以往档案管理的局限性，实现档案管理透明化，做到部分档案资料信息共享，从而提高整体的工作效率。

1.档案管理信息化建设的重要性

档案管理信息化是新时代档案管理的目标，是数字化技术、网络技术、远程通信技术等现代化先进技术的有机整合，进而形成档案信息远程传输和社会共享的完整服务体系。“档案管理的信息化”，是档案管理的模式由原来的以档案实体保管作为重点，转向以档案实体通过信息化形式向社会提供服务作为重点。实现档案实体的信息化，可以对档案信息资源进行分类、分析、提取和加工，能提高档案管理效益。

1.1档案管理科学、方便、快捷

档案管理人员手工收集、整编、管理、提供利用，工作量大，效率很低，费时费力。档案信息化管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入可以多次利用：即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。同时，各种报表还可以自动打印。

1.2检索查询更为方便

传统的检索方式为：档案管理人员从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找，费时、费力。档案管理实现信息化后.档案的检索与查询可以通过网络实现即时查询，无论在时间还是空间上都显得更为方便简洁。

1.3档案的查借阅工作更加可控

传统的档案查借阅多以手工为主，费时费力且容易出错。档案管理实现信息化后，档案的查借阅采用计算机管理，操作方便，同时可以自动产生催还记录，对过期不按时归还的借阅者进行有效的催还。

2.目前档案管理工作现状及存在的问题

2.1面临创新与安全的挑战

原有档案管理制度的核心一是为了快速查询、应用。二是为了确保档案安全。档案管理系统向深层应用发展时，会出现与其它应用系统整合的情况，对于整合必须用创新思维来处理好各方面的矛盾，同时计算机系统和网络本身存在安全缺陷，不仅硬件资源易受自然灾害和人为的破坏，且软件资源和数据信息也易受到病毒的侵扰和毁坏。

2.2面临标准化、法制化的挑战

由于档案自身的复杂性，我国政府的档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。由于多头管理，各有政策，造成了管理标准化的困难。档案的立法也相对比较缺乏，甚至对超过五十年的历史档案必须解密都没有明确的法律依据，造成大量档案因密级问题无法发挥其应有的使用价值。

2.3技术支持不全面

一是电子文件在性质上确定了它的保管条件、保管期限等方面存在着局限，若不能很好加以解决，可能会适得其反。二是在档案信息化建设初期，大量的纸质档案需要通过扫描仪等设备转化为电子档案，目前我们多数单位使用的平板扫描仪虽然价格便宜，但速度慢，无法适应将原始档案资料短期内完成转化的要求。

2.4领导重视不够，档案信息化意识不强

在当今经济建设为中心的新时期，各级领导对档案信息化建设的工作重视不够，档案意识淡薄，不像对待经济建设那样下力气去抓档案信息化建设工作。

3.加强档案管理信息化建设的策略

3.1建立规范体系

档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。档案信息化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个专业，无法全面实施、推广统一标准。同时，档案信息化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。所以要制定统一的、标准的规范体系。

3.2完善安全制度

档案信息化建设最终落实都要靠人来执行，所以人是档案信息化安全的第一道保护屏障。为此，要提高档案人员的警惕性，利用安全技术手段从根本上铲除黑客对信息系统的威胁。

3.3提高技术支撑

技术是档案信息化建设的生命。首先，要配备质量可靠、性能优良的硬件设备并添置相应的配套设备，防止电磁干扰、辐射等影响，从源头上减少自然毁损概率。其次，要设计开发出通用性的档案信息管理软件，使档案信息化建设与办公自动化系统融合贯通。其三，要采取有效措施保证软、硬件安全运行。

3.4加强人才建设

档案信息化建设就是运用计算机和网络技术为社会和公众服务。作为信息化社会的档案工作者必须具备一定的计算机和电子文件管理知识。这就要求我们档案人员不断更新观念，学习新知识，掌握新技能，树立为社会和公众服务的意识。

4.做好档案管理工作的方法

4.1完善各项规章制度

充分认识档案管理的重要性，健全档案管理制度，进一步提高规范化管理水平。一是根据我国《档案法》等法律法规和有关档案管理规定，结合实际，从档案的收集、归档、保管、保密、利用、鉴定等方面入手，制定一套完整的档案管理制度。二是引进先进的档案管理软件，制定电子档案管理、分类标准。档案管理工作的发展趋势是逐步向自动化转变，实现电子档案和纸质档案一体化管理。

4.2提高信息化管理水平

在现代化过程中，档案的载体发生了巨大的变化，由原来以纸质档案为主发展为纸质与磁盘、光盘、缩微等新型载体共存的局面，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，极大增加了档案的信息存储量，而且开发利用速度快，具有直观性、选择性、易操作性。档案载体的多元化、信息存储和处理的数字化以及档案收集与传递的网络化成为必然的发展趋势，这就对档案管理工作提出了新的要求。同时，档案管理信息化的发展使得档案部门逐步走向社会，更好地为人们的生活、学习和工作服务。实现档案管理工作信息化可以将档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，使他们有更多时间和精力去研究档案的各种规律，不断改善档案的管理水平，有助于管理水平的整体提升。更重要的是，档案管理信息化还可以为档案利用者提供多种查询手段，提供高效、优质的服务。

4.3加强管理队伍的建设

提高档案工作管理水平篇（8）

一、档案管理基础工作存在的主要问题

目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长，且由于多年来一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况，形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：

一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。

二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。

三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。

四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。

五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。

六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。

总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。

二、实行规范化工作方法，提高档案管理基础工作水平

从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。

1.全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

2.重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

3.结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。

4.统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

三、积极推行档案标准化管理

日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

1.公文制发是推进档案工作标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

2.实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作标准化的关键环节

实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

3.提高案卷质量是推进档案工作标准化的可靠保证

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

四、加快数据准备推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1.分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2.分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3.分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

提高档案工作管理水平篇（9）

Abstract: Through the analysis of the generated background and advantages of electronic archives, the paper expounds the inevitability of electronic archives, and emphasizes the importance of the preparation work before reception and the main channels of reception.

Key words: promote; electronic archives; reception

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2012）

自中华人民共和国住房和城乡建设部建办标函【2007】738号《关于的通知》下达以来，全国各地不少地区的城建档案馆已试行和开展了电子档案的接收工作，探索出许多好的经验，摸索出很多成功的路子。但就绝大多数地区的城建档案馆、室而言，目前还处在等待、观望或正着手准备的初级阶段。为积极推进电子档案的接收工作，不断提高城建档案现代化管理水平，本文就认真做好电子档案接收前期各项准备工作谈点规浅认识。

一、广泛实行电子档案是必然的发展趋势

中华人民共和国行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117—2007），已于2008年1月1日期正式实施。这就表明，建设电子文件和电子档案，已经纳入城建档案馆、室业务范围，库藏档案资源又增添了新成员。目前尚未开展电子档案接收工作的，不管有多少理由，但总归是库藏档案资源建设的损失，是城建档案工作的迟滞。为弥补落后，抓紧赶队，我认为首要的是尽快提高对建设电子文件和电子档案重要性的认识，以敦促早日展开行动。

1、科学技术的发展产生电子档案。人类对信息记录、存储的要求，随着社会的进步而发展。现代科学技术的飞速发展，特别是计算机技术及信息技术应用的普及和深入，人类社会活动的记录形式发生了重大变化，众多的非纸质文件得以生成或产生。尤其在办公环境不断电子化的趋势之下，工程电子文件和电子档案便应运而生，而其主体地位会越来越明显，它必将彻底改变我们所熟悉的工作方式。这种信息时代带来的冲击和挑战，城建档案工作者必须清醒地认识，这是信息技术发展的必然趋势，是顺应时展的新要求。为此，必须从思想和理论上充分认识这一点，从而把电子档案的开发、运用尽快地提到议事日程。

2、电子档案生动形象地再现了生产社会实践。城建档案馆、室所接收的电子档案，是指具有参考和利用价值并作为档案永久保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其它相关数据。它和纸质档案一样，同样具有原始记录性，具有有效性、阶段性、完整性等特点。所不同的是，电子档案比纸质档案能更生动、更形象地再现生产社会的实践过程，同时更有利于档案信息资源的整合和快速传递。因为建设工程电子文件是在生产过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式将生产的全过程逼真地存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备去阅读、处理、并可在通信网络上进行传送。读取电子档案，如同身临生产和施工现场，其真实性和感染力，使其更富有利用价值。

3、电子档案可以提高工作效率和生产力。随着城建档案信息数字化处理技术和计算机网络技术的广泛应用，档案工作从初期从手工操作、查询、保管到目前的计算机查询、信息传输、下载、智能监控保管等，把人们从繁重单调的操作中解放出来，同时也使各种载体的档案得到了更好地保护，减少了人为的损伤和破坏，延长了档案的寿命，提高了查档调档的速度，降低了管理成本，提高了工作效率。信息社会和网络时代，基本特点是信息资源数字化，信息传递网络化。电子档案是完全数字化的档案，就充分体现了这一点。它可以通过网络虚拟空间，快速、高效、多方位地输出、传递档案信息和交流，与馆内计算机管理程序相融合，完成各种业务需要，不需再加工，便完成档案信息资源的共享，实现档案资源的整合。电子档案，为档案工作提供了自动化、系统化的管理手段，简化了数字化流程，有利于做各种数据分析，快速提供有价值的参考数据，管理上更为灵活广泛，大大提高了工作效率和生产能力。

4、电子档案可以节约大量存储空间。

目前，城建档案馆、室电子档案的形成，无非二种情形，一是将现有库藏档案扫描数字化，形成电子档案；二是按照《建设电子文件与电子档案管理规范》要求新接收的直接形成的电子档案。前者形成的电子档案不会减少纸质档案对空间的占用，后者接收的电子档案，在近期可以节省一部分库藏空间。如施工过程中的一些表格、一些材料的实验报告等，完全可以只收电子文件，纸质档案则可以免除。展望长远发展，将来很可能形成只收电子档案，而无需再收纸质档案，岂不更节省存储空间，同时也大大节约了基建成本。

5、电子档案便于异地备份规避灾害隐患。城建档案异地存储备份，是规避不可抗拒的自然灾害对档案造成危险隐患，确保档案安全的重要手段。特别是四川汶川地震等自然灾害发生后，这一问题更引起了国家及各级的高度重视。2010年5月，“全国档案安全体系建设工作会议”要求：“原则上，无论是档案馆，还是档案室，所有应归档保存的电子文件都应至少有一套异地备份。”国家住房和城乡建设部，为确保做好档案异地备份工作，还为各省异地备份划分了对口省份和地点。

电子档案异地备份的提出，是适应新形势发展而强调的新要求，同时也是基于电子档案便于存储传递的特点，这是纸质档案难以做到的事情。因此，把纸质档案转换成电子档案，大力接收建设工程电子档案，已是刻不容缓的重要工作。

二、认真做好接收电子档案的各项准备工作

提高档案工作管理水平篇（10）

引言：

档案管理是社会主义社会建设中的重要组成部分，随着人们生活质量和经济水平的提升，人们对自己的文化生活、政治生活提出了更高的要求，在这样的形式下档案管理工作的管理水平也需要提升，将其科学化水平提升。档案管理的科学化发展是时展的趋势，将先进的信息化技术和方法，应用在档案管理中，可以实现档案管理的信息化发展，将其信息水水平提升，进而将其服务质量和服务效率提升。

1、档案管理存在的问题以及加强档案管理科学化水平的重要性

档案是国家和社会的宝贵财富，是重要的信息资源，实施档案挂历，有助于提高档案的服务质量和服务效率。随着社会的发展，科学技术取得了显著的发展成绩，各种科学技术、信息化技术在实际工作中，不断的得到应用。档案管理是我国社会发展中的一项重要工作，为了使得档案管理更好为人们服务，实现其价值，将信息化科学技术应用在档案管理中，可以实现档案管理的科学化发展，提高其管理质量。但是目前的档案管理现状进行分析，档案管理工作，还存在一些问题，需要解决，这些问题有：

第一，档案管理制度不完善

随着档案管理的发展，档案管理依旧没有形成一个完整的管理制度或者是标准，进而造成了档案管理标准化水平较低，档案管理缺乏统一的管理标准，在实际管理中还出现了档案丢失、档案无序等问题，因此给档案管理工作，以及与档案相关的工作增加了难度。

第二，观念落后

从目前的档案管理观念上进行分析，人们对档案管理存在很多的错误认识，认为档案管理知识进行信息的收集、整理、保管等，只要在管理中不发生丢失就可以，这是对档案管理没有正确认识的表现[1]。针对档案管理的目的进行分析，档案管理是为了实现档案的利用，通过档案的利用实现档案的价值，所以人们只有正确的认识档案管理，才可以更好的促进档案的利用，实现其价值。

第三，档案管理信息化水平低

从我国的档案管理现状进行分析，当前大部分地区的档案管理采用的是传统的管理模式，档案管理数据不完整、不标准等，造成档案管理资源共享度低。信息化水平较低，影响着档案管理的发展，影响着档案的利用效率，也影响着档案信息的安全性。

所以在当前的信息化时代，提高档案管理文化水平是时展的趋势和需求。档案的形式多种多样，内容又非常的丰富，涉及到很多方面的内容，将其和管理中的科学化水平提升，可以促进档案管理最大程度的实现其价值。当前信息化技术被广泛的应用，如果将其应用在档案管理中，则可以实现档案管理工作的创新，将档案管理的模式、渠道等完善，促进档案管理、当前信息的传播和发展，适应社会的发展，科技的发展[2]。提高档案管理科学水平，是档案管理健康发展的需求，虽然在社会的发展过程中，中国的档案管理工作取得了一定的发展成绩，但是在新的社会形势下，档案管理工作还有很长的一段路要走，管理人员的素质需要提升，管理水平需要提升，管理制度需要完善等。

2、提高档案管理科学化水平的途径

档案作为社会和国家发展中的重要资源，对档案实施管理，是为了对档案进行利用，实现档案的价值，为了更好的实现档案管理的价值，人提高其管理的科学化水IP，可以从以下几个方面入手：

第一，转变管理理念

从当前档案管理现状进行分析，档案管理中的管理理念落后是影响档案管理水平的一个因素，所以在提升档案管理科学化水平中，首先需要将管理理念转变，然后转变档案管理的方式。在档案管理中，需要加强管理人员的责任，按照不同的工作岗位，实施定岗工作制，转变工作人员的管理理念和管理态度，制定管理人员工作制度、奖惩制度等，激发工作人员工作的积极性。

第二，建立完善的管理制度

提升档案管理科学化水平，需要为档案管理建立管理制度，为档案管理提供保障。档案管理的重要任务之一，就是将档案管理制度和相关的机制完善，充分的认识到档案管理的重要性。从法律等相关的方面，促进档案管理科学化水平的提升，并对档案管理制度进行约束，通过建立完善的管理制度，充分的调动档案管理工作人员的工作积极性，将档案管理工作规范，按照管理制度中的相关内容实施档案管理，促进档案管理水平的提升。

第三，转变档案管理方式

传统的档案管理效率低，而且工作的核心是档案的保管，即使这样，在档案管理中档案丢失、档案缺陷等问题经常出现，这不利于档案价值的实现，让档案更好的为人们服务。在当前的信息化时代，档案管理科学化水平的提升，需要将档案管理的方式转变。利用信息技术加强档案管理的信息化建设，转变管理方式，提高档案资源的利用效率，让档案资源更好的为人们服务。

第四，提高管理人员的素质

档案管理的工作人员是档案管理中相关动作的执行者，所以档案管理人员的素质和能力也是影响档案管理质量和档案管理效率的一大因素，所以也需要的管理人员的素质上入手，加强其素质和技能的提升，进而促进档案管理效率的提升。档案管理人员在档案管理质量和档案管理水平上有较大的影响，为此为档案管理人员提出了更高的要求，档案管理人员不仅需要具备较高的思想素质，还需要有专业的档案管理技能，以及计算机技术等，可以使用信息化进行档案管理，对管理人员进行数据库建设、加密技术等的培训，提高其素质，为档案管理提供保障[3]。

在当前的档案管理中，还有现代化建设、改变档案管理的服务方式等等，可以将档案管理质量以及科学化水平提升，所以需要人们从各个方面入手，加强档案管理科学化建设，提高其科学化水平，使其更高的为人们服务，实现其价值。

小结

在社会发展的过程中，产生的档案资源越来越多，而档案信息资源在社会和国家发展中，发挥着重要的作用，为了更好的使档案资源为人们服务，需要在当前的信息化时代，加强其科学化水平的提升，将其管理制度、管理方法等进行完善和创新，更好的首先其价值，与时俱进的发展，提高其档案管理的科学化水平。

参考文献：

提高档案工作管理水平篇（11）

物业档案是指物业管理活动中所产生的所有文件材料，是原始性证明。由于物业档案的形成者非常之复杂，既有物业管理公司、物业管理人员、物业使用人员，也有工程图纸的设计人员、房地产开发商、规划局等，物业档案种类多，载体形式也多，如：图片、声像资料、表、文字材料、计算机软件等。

物业档案是物业管理活动的依据，从物业管理活动开始，建筑物的养护、维修等都离不开档案。随着房地产业的快速发展，物业管理内容越来越多，而物业档案的种类也逐渐增多。目前，物业档案的种类主要有两种：一是物业管理公司在其日常管理活动中产生的档案资料，比如说：党群工作档案、经营档案、设备档案、人员档案等。二是基层档案人员在日常管理活动中形成的专门档案，如：物业维修档案、业主资料档案、物业管理服务档案等。

今天的物业档案具有形式多样化、隐秘性、动态性、完整性等特点，它要求工作人员不断提高自身素质，提高物业管理水平，及时收集、整理、归档各类物业档案，提高物业档案的利用率，从而有效提高物业管理服务水平，促进物业公司的可持续发展。

2、物业档案管理工作中存在的问题

虽然说许多物业公司都认识到物业档案管理的重要性，但是，物业档案管理工作仍然还存在很多问题，不利于物业管理水平的提高。

2.1资料收集不全

物业档案具有很强的动态性，它伴随着物业管理活动的运转而不断增加，这也就要求物业档案管理人员及时收集、整理相关的资料，并形成物业档案资料。但是，当前我国许多物业公司的档案管理人员档案资料收集意识低，不了解资料收集的流程和方法，导致收集回来的材料质量不高。档案材料在流转中手续不健全，导致材料的收集、补充工作异常艰难。另外，由于物业公司没有明确规定档案的整理、归档方面的工作制度，进而就导致档案人员填写资料时出现不完整、不清晰现象。

2.2管理人员素质有待提高

档案管理是一项非常专业的工作，对工作人员的专业性、职业道德修养要求较高。但是，许多物业公司的档案管理人员是由客服人员兼任的，他们对档案的收集、整理、归档、保管等方面的业务了解不透彻，档案管理意识薄弱。由于他们还有其他的工作任务，因而很多时候都只是将档案存放到档案盒中就了事，档案管理水平低。而且，在档案的流转过程中，由于手续不健全，一旦出现档案的丢失、破损现象，经常出现大家相互推卸责任的现象，这也不利于物业管理效率的提高。所以说，在当前形势下，要提高物业管理工作效果，就必须尽快提高物业档案管理人员的素质，加强物业档案的收集、整理、归档和保存，提高物业档案管理工作效率，促进物业公司的可持续发展。

2.3档案管理制度不健全

物业公司管理者对档案管理工作重视度不高，没有制定出健全的档案管理制度，比如说：档案管理人员的工作职责和义务、档案的分类和归档规定、档案人员的业绩考核、档案管理的目标等。于是，在基层物业档案管理上，存在“只存不管”的现象，物业档案管理规范性、保密性差，物业档案管理工作效率低下。多数物业档案管理人员不知道保密性是什么，这也就加大了泄密风险，不利于物业公司的可持续发展，甚至会引起多方纠纷现象。

2.4档案利用率低

由于物业档案是在物业管理活动中产生的，它与人们的日常生活息息相关，比如说：房屋维修档案、房屋租赁档案、管理缴费档案等就经常被反复调阅，这也说明物业档案的利用率比较高。但在实际工作中，由于物业公司的档案资料非常之多，而且物业档案的载体也在逐渐增多，但是物业档案管理水平低，要查阅某些档案资料时往往需要花大量的时间，进而影响到物业管理活动的顺利进行，也间接导致档案利用率低，给物业公司的经营管理活动带来了一定程度的困扰。

3、做好物业档案管理工作对策

随着市场经济的快速发展，物业公司也面临着激烈的市场竞争压力，管理者必须深刻认识到档案管理工作对企业发展的重要影响，努力提高档案管理水平，提高物业管理服务水平，增强企业市场竞争力，降低经营风险。

3.1增强档案管理意识

企业领导是企业所有经营管理活动的核心，提高领导的档案管理意识才能逐步自上而下的提高所有人员的档案管理意识。增强领导的档案管理意识才能逐步完善档案管理制度，建立完善的责任制，并加强档案管理，将档案管理工作作为物业管理工作的重点，将档案管理工作作为物业管理水平的重要考核标准，进而在企业内部形成人人关心档案管理的工作作风，稳步提高档案管理水平。

增强企业所有员工的档案管理意识，将档案管理纳入到每年的工作计划中，并将其分解落实到各个部门的工作目标中，所有人员在日常工作中都能时时想到“档案”，加强档案的收集、整理、归档和保存。增强档案管理意识一定程度上提高了档案管理人员的保密意识，降低了物业档案的泄密风险。增强档案管理意识有利于物业档案收集质量和效率的提高。提高全体员工的物业档案管理意识，使所有员工在实际工作中想到档案，并积极主动去收集物业档案，及时收集档案，提高档案管理水平。

3.2完善档案管理制度

档案管理制度是物业档案管理工作的标准和依据，而物业公司却并未建立起严密的档案管理制度，需要企业领导认真考核企业的档案管理现状，借鉴其他物业公司档案管理的成功经验以及国外的成功经验，逐步完善档案管理制度，建构严密的档案管理制度体系，提高档案管理水平。

比如说：根据企业物业档案的特点下发《物业档案归档制度》、《物业档案鉴定规范》、《物业档案管理工作人员的职责》、《物业档案流转手续》、《物业档案整理规范》等文件，并通过培训教育的形式使所有档案管理人员熟悉档案管理制度，并严格按照管理制度的要求开展档案管理工作，从而逐步提高物业档案管理的规范性和科学性。

建立科学的物业档案管理体系，并结合具体的措施落实物业档案管理体系，抓好物业管理每一环节的工作，逐步提高物业档案管理的规范性。使所有档案人员都能严格执行管理制度，收集、整理、归档、保存物业档案，逐步提高物业档案管理水平，为物业管理带来更多便利，促进企业的可持续发展。

3.3加强培训，提高档案管理人员的业务素质和职业道德修养

档案管理工作是一项任务重、责任大、要求高的工作，只有不断提高档案人员的专业素质和职业道德修养才能逐步提高档案管理水平。

第一，招聘一批专业的档案管理人员从事档案管理工作，丰富档案管理队伍，推动档案管理队伍建设。

第二，通过形式多样的业务培训和进修，做到持证上岗，提高档案管理人员的业务素质和专业知识水平，转变档案管理人员的管理理念。学习先进的科学技术，创新档案管理方法，促进档案管理的信息化、现代化、自动化，提高档案管理效率和质量。

第三，通过法律教育、职业道德教育等提高档案管理人员的责任意识、保密意识、法制意识等，使档案管理人员细心、耐心的完成每一天的档案管理工作，在档案管理上默默奉献，逐步提高企业的物业管理水平。

3.4引进先进的管理方法，提高档案管理的信息化

随着科学技术的发展，物业档案管理方法越来越多。就检索方式上来说，分为计算机检索和手工检索，计算机检索是一种利用计算机软件实现的高效检索方式，而手工检索却需要耗费大量的人力、时间，给档案管理工作带来不便。所以说，物业公司要积极引进先进的管理方法，引进先进的物业管理软件系统，提高档案管理的信息化水平，提高档案管理工作效率。

而规模较小的物业公司档案少，档案管理则可以采用普通的EXCEL表格来完成，根据档案工作的需要，重新设置EXCEL表格的某些选项，然后再将相关内容录入进去，利用EXCEL表格提高档案管理效率。

引进先进的管理方法可以提高档案管理效率，减少管理人员的工作量，提高档案的利用率，使物业档案在物业管理工作中充分发挥作用和价值，提高物业管理效率。

3.5建设专门的物业档案室

建设专门的物业档案室，档案室则应符合《档案法》的相关标准，具有坚固耐用的特点。同时，由于档案资料很多都是纸质文书，这也就要求档案室必须有相应的防火、防潮、防虫、防尘、隔热等措施，采用专业的温湿度调节装置、防火防光窗帘、消防器材等。同时也有许多档案是电子文档、视频资料等，这也就要求有相应的防火墙的安全措施。档案是企业的一级机密，所以说，档案室还要有相应的防盗措施。

3.6强化档案收集