现代化档案管理大全11篇

现代化档案管理篇（1）

在当前迅猛发展的信息社会下，档案信息化和档案管理现代化已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。应该说，档案信息化和档案管理现代化已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变，档案信息化和档案管理现代化势在必行。

一、信息化与档案的关系

1．档案信息是一种重要的信息资源。档案信息是人类知识的结晶，是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据，是一种特殊的信息产品。随着信息时代的到来，档案作为原生信息源，越来越社会重视和利用。事实上，档案的收集、整理、存储就是为档案开发利用作准备，信息的生产、加工、传播和利用的过程，已构成一个完整的信息产业体系。

2．信息化是知识经济时代主线。信息是知识经济的主导和支柱。信息技术的发展最终将人类联贯在一起，构成一个全球化的信息共同体。在这种社会形态下的档案工作，档案的信息化建设当然是贯穿全局的发展主线。

3．信息资源开发利用要服务于客观发展需求。从信息化发展的进程上来讲，信息系统总是由满足业务处理、运行需要开始，信息资源的开发利用遵循着数据—信息一知识的过程。机构层面的信息资源开发利用总是从系统集成、数据集成开始，在整合的数据仓库基础上进行数据的挖掘和满足不同需要的数据应用。这实际上类似于我们传统的档案管理利用流程，应当把它纳入到信息化条件下的档案管理内容范畴。在信息化建设发展的过程中，社会各信息部门担负着掌握、存储、加工和传播信息的职责，有权利和义务对社会信息消费的需求作出反应，提供社会发展和人们生活所需要的各种信息。这是时代赋予包括档案部门在内的社会信息部门的使命，是经济发展途径变革的要求，是生产力进步方式转变的要求。

4．信息化建设是档案工作改革的动力。信息社会的特点是信息生产量大，信息内容丰富，信息需求量激增，信息效益不均。社会信息消费需求主要来源于两方面：一方面是生产需求，另一方面是生活需求。随着信息化建设，现阶段社会庞大的信息消费需求以及将来信息化程度加大时的潜在信息消费需求，也是档案工作改革的直接动力。随着人们生活水平和文化水平的提高，人们的文化需求也越来越高，档案本身的作用随着社会的进步和人们思想观念的解放而不断扩大，不仅停留在查找和借阅上，而且可以和文化教育、社会休闲等方面结合，不断满足人们的文化需求。

二、准确把握档案信息化建设水平促进档案管理现代化

1．从提高现代化管理手段，实行资源共享，管理方式从传统的管理转向现代化管理。档案工作要围绕部门的工作重点、关注的热点来组织信息，提供信息。随着当前信息技术高速发展，已形成了网络化、数据化的时代。档案系统如何认识“网络化管理”和“数据化档案”，实现信息共享、共建的目的。对此，开展现代化管理工作，必须做到档案管理软件的选择，推广要慎重。选择的软件需具备规范化、通用化，并有很强的包容性。

2．文档一体化，是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行。同时，也要求档案人员积极介入此项工作中，提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求。

3．归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计，在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。

4．档案信息化建设与档案管理现代化还应该坚持以下四项原则。

(1)前瞻性：档案信息化建设的终极目标是建立数字化档案馆，将档案资源和档案各项管理通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案信息的合理配置与开发利用，最大限度地实现信息资源的社会共享。它需要分阶段、分层次、分步骤地有序进行，是一项耗资巨大、复杂的系统工程。建设所需的各类硬件及网络设施、软件开发以及进行数字化的投入，都需要高昂的费用。因此，在信息化实施过程中，作为企业内部的档案馆(室)在极其有限的财力前提下，一定要审时度势，深入调查，科学论证，努力保证软硬件配置、软件开发标准和网络结构等在各实施阶段的一致性，将有限的财力用在信息化建设的关键部位，保证软硬件资源的可继承性，使其既能适应当前信息业的特点和要求，还能符合今后发展和应用的趋势，尽可能避免资源的浪费。

(2)协作性：档案信息化建设包括基础设施、管理规范、数据库等方面的建设，在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求。对于人力、财力有限的企业内部的档案馆(室)来说，独立完成这些项目存在相当大的难度，这也是制约档案信息资源建设的一大难题。因此，只有坚持协作的原则，加强与企业内各个部门的沟通、协调与配合，主动争取各级领导的支持和各部门的配合。才能保证这项工作在各阶段的顺利实施。

现代化档案管理篇（2）

档案现代化管理就是把管理工作信息化和最优化。着重用现代科学技术理论、方法和手段来研究和处理管理工作中的规律性问题，使管理工作更趋于完善。 我国档案管理历史悠久，源远流长，它客观真实地记载人类文明的历程，是人类智慧的结晶，对我国政治经济的繁荣发展有着不可磨灭的贡献。随着科学技术的发展，我国档案管理也一步步迈向现代化。档案的现代化管理表现在新技术的运用，信息化的发展，电子文档的产生，新思想新方法的出现等。

一、档案的现代化管理内涵及具体要求

档案现代化管理实在传统的档案管理的基础上发展起来的，充分利用新的计算机技术等科学技术的信息管理。档案的现代化管理是以现代管理科学为指导，应用现代化的管理方法和手段，充分采取先进技术和设备，对档案管理的传统方法和做法进行改革，使档案管理工作逐步实现系统化，定量化，信息化，智力化。

（1）先进的技术设备推进了档案管理工作的现代化。一定水平的设备、技术，是现代化的物化表现，是现代化程度最直接、最集中的体现。实施现代化管理要作好规划，使档案管理在各个环节都采用现代化设备和技术。在档案设备配置现代化的衡量标准上，要坚持设备、技术的先进性、适用性、配套性，这样才能真正发挥现代化设备、技术的效用。

（2）档案信息化是档案管理工作现代化的价值体现档案自身的文化价值社会价值经济价值也才能得以体现。否则档案深藏在库房里，不为人知，档案的价值也就无法体现。档案信息化需要开发大量的数字化的档案信息资源，将馆（室）藏档案数字化。信息时代作为信息系统的重要组成部分的档案信息的数字化成为档案发展的趋势，它让人们以更方便快捷的方式获取所需的信息。档案信息已成为重要的战略资源，档案信息化的建设是当前和今后一个时期各级档案部门和一个重点工作，实现信息资源共享，发挥档案信息的规模优势和综合实力，提高档案的利用率，打破时空界限。

（3）档案的现代化管理对档案的入档时间提出更高要求。档案的社会化需要将越来越多的档案资料能尽快尽早纳入档案管理，形成社会信息的档案化，实现档案信息为公众服务的零时差，推动社会经济文化发展。

（4）电子文件大量产生，现代科技的日新月异。不断涌现各种新型的信息载体，（图文声像）这就需要档案工作者能及时收集整理鉴定保管。电子文件越来越多，电子文件和电子档案的管理将会在未来的档案学研究中扮演越来越重要的角色。电子文件种类多，范围广，电子文件归档和电子档案长期保存问邮展日益突出。确保电子文件的原始性，真实性可靠性等安全技术（如加密技术，签署技术，消息认证，身份验证防火墙等）显得特别重要。

（5）档案的现代化管理还体现在管理方法的现代化上。档案的现代化管理依托的是先进的技术设备，与传统的档案管理有很大不同，这就需要我们以开放的思想和心态，不断引进相关学科的新技术，新方法，新理论，改善，完善，充实档案管理，让档案管理充满活力和生机，紧随现代化步伐，推陈出新，探索一条通往现代化档案管理的新路。

（6）档案管理网络化是档案管理现代化的一个重要标志。计算机的应用，网络化的发展是信息时代档案管理标志。要不断提高档案管理工作网络化水平，同时要结合办公自动化，逐步建设和完善建设档案部门内部的局域网（内网），依托党政公务网建设区域性档案目录信息网（专网），以国际互联网构架公共档案信息网（外网），最后构建形成区域性的，以至全国性的档案工作信息网。

二、档案现代化管理基本条件

档案的宏观管理和微观管理采用的是传统的手工管理方法，在新的形势下产生了一系列问题，档案管理的现代化已成为一种必然趋势。

（1）科学的管理理念和机制，具体包括先进的管理理念、合理的管理体制及其作为两者间桥梁的协调衔接工作。

（2）数据准备，具体包括档案著录标引工作、档案标准化工作。

（3）设备技术条件，一是要选择适用的计算机技术装置，二是档案现代化管理专业人员的配备。

但档案管理中使用现代化条件与设备比其它行业略落后一些。因此，提高档案管理现代化水平是适应社会发展的必由之路。“现代”的概念和科技的水平也是不断前进的，我们的目标是要实现与国际先进水平接轨，要实现这一目标就必须创新观念，实现档案工作的持续健康发展。

三、档案的现代化管理对档案管理工作者的要求

（1）增强现代化意识。增强现代化意识，就是在实现档案管理现代化、发展档案事业的过程中，档案工作人员要树立与现代化建设目标、规模和方法相适应的思想和观念、树立依靠科技进步和科学管理的观念，与社会进步相适应。在管理科学理论的指导下，从实际出发，总结经验，大胆探索和改革，全面推进科学管理，形成和强化现代化管理意识。

现代化档案管理篇（3）

2 档案管理现代化的含义和意义

2.1 档案管理现代化的含义

档案管理现代化，是指以系统论论为指导，充分运用现代管理的方法，以计算机和网络技术为技术支持手段，实现档案管理的系统集成、数据的定量采集和分析、信息的使用和档案的智能处理等的活动。比如，利用计算机实现对档案数据的收集、整理、查询、检索、鉴定和打印等功能。对于重要的纸质档案，可以用微缩复制的办法制作电子版本，从而减少了对纸质档案的损耗，并且减少了信息存储空间。电子版文件将越来越多地出现在档案管理中，并逐步替代纸质文档。

档案管理现代化是计算机技术和网络技术发展、成熟的必然产物，适应了当代社会对档案管理工作的新要求。通过对档案的计算机化转换，我们查阅档案的速度会更快，档案可以得到更加妥善的保存，并通过档案网络或者图书馆系统等实现资源的共享等好处。当然，档案管理现代化不是一个一劳永逸的状态，它是动态、变化的，并且要随着现实的变动而有所调整。总之，档案管理现代化是计算机技术等先进技术与管理在档案层面上的融合。

2.2 档案管理现代化的意义

档案管理现代化，有助于提升效率，减少人力资源的使用，更好地、更加便捷地利用档案资源。档案管理现代化还可以打破原有的管理形式，实现档案管理有序、开放和共享的利用，提高使用效率，从而更好地实现其价值。

3 档案管理现代化进程中存在的问题

3.1 档案的标准化程度低下

档案的标准化建设是实现档案管理现代化的前提条件，也是其应有之义。我国的档案的标准化起步于1980年代。当时，国家制定了许多、成体系的标准化文件。但是档案的纷繁复杂以及各自为政的档案管理，使得标准化的建设举步维艰。这极大地造成了资源的浪费，并成为档案管理现代化的桎梏。

3.2 缺乏高级管理专业人才

根据国家技术职称的划分，档案管理人员有辅助管理人员、专业管理人员和高级管理人员三个层次。高级管理人员出于金字塔的顶端，需要具备较高的政治素质、文化素质、精通档案管理并能在学科内具有很强的规划能力、协调能力和决策力。形势的发展，需要更多的高层次档案管理人才，但是，目前的档案管理工作普遍处于事务性的工作运转中，复合型高素质人才难觅其踪迹，致使档案管理现代化的工作难以有效、快速的推进。许多档案管理员抱着“做一天和尚撞一天钟”的心态，不愿意持续学习。同时，本群体的年龄结构偏大、个人素质参差不齐、岗位配置不合理等现象屡见不鲜，严重地影响了本单位的工作开展。

3.3 档案管理投入不足

在许多领导的眼中，档案部门对经济增长和各项业绩没有什么实际的贡献，因此不愿意加大资金投入。许多基础单位的档案室，偏安于一隅，条件极为简陋，安全隐患巨大。大量的档案室不能达到要求的标准条件，建设既不标准，也不规范，档案室的主要工作就是技术资料的保存、合同等文件的保存和查阅以及少量技术书籍的内部借阅。这极大地限制了档案管理应有的功能。由于资金投入不足，档案室的自动化、数字化建?O无从谈起，档案管理现代化成了空中楼阁、水中探月。

4 实现档案管理现代化的建议与措施

4.1 加强标准化建设

档案管理标准化工作是档案管理现代化的一项基础工作，它是新时代下的必然要求。档案的数字化，要求建立统一的技术标准规范各类档案的数字化。因此，要实现档案管理的现代化，有赖于首先制定和规范各种类型档案的标准，形成标准化的体系。各类数字档案的生成、数据的交换、传递和共享都应建立在统一的档案管理标准和体系标准之上，以避免档案管理现代化的过程中出现不必要的混乱和无序，造成重复建设。某些部门过于强调部门利益，不重视档案管理标准化的行为，实际上是非常有害的短视行为，也不利于档案管理现代化的开展和要求。因此，本项工作应当统筹协调、合理推进。

4.2 实现管理现代化

现代管理科学是档案管理现代化的重要保障和灵魂。档案工作人员应当树立管理出效益的意识，增加自身的管理知识。在档案管理实践中，运用先进的科技和管理手段，加强对档案资源的合理利用，为档案使用者提供高质量的主动服务，发挥档案应有的效益。档案管理人员应有管理现代化的意识，加强管理，让档案管理逐步从经验式的管理转变为现代管理，并最终实现档案管理的现代化。

4.3 加快复合型人才的培养步伐

人才是实现档案管理现代化的根本。档案管理现代化难以推进，无法获得满意的结果，归根到底是人的因素。应当加强对档案管理人员的岗位培训，提高人员素质，加强人才队伍建设，让管理者掌握更多的经济、信息技术、档案学等各方面的知识，以便更好地开展工作。对于有条件的单位，应当选拔优秀的档案管理者到高等院校、专业培训机构深造，优化知识结构，掌握相应的操作技能，推进档案管理的现代化。同时，要根据档案管理现代化的实际需要，引进更多的高层次的档案管理复合型人才，让他们把档案管理的新理念、新知识和新做法带到档案管理现代化的工作中来。要培养档案管理者的奉献精神，安心工作，热爱本职工作，钻研工作，为档案事业的新发展贡献更多的力量。

4.4 加强管理，增加经费投入

现代化档案管理篇（4）

关键词档案管理人员建设现代化改革

档案管理现代化的本质是加快档案管理工作的改革，使之更加适应现代社会发展的要求，因此要求档案管理实现观念、装备、人员上的现代化。档案管理部门必须强调现代化档案管理的意识，不断探索实现档案管理的现代化的有关途径。

一、档案管理现代化概述

档案管理现代化是现代管理科学的指导下，运用现代管理方法和手段，对档案系统进行管理的一种新模式。这种新模式借助现代管理的技术与设备，依靠掌握现代化档案管理的人员得以实现。传统的档案管理方式缺乏完善的管理体系和制度，且大多数管理工作依靠人工完成，因此导致档案管理的效率较低。在档案管理的现代化进程中，要重点解决这些问题，在档案管理运用信息化、科技化、智能化的管理模式。当前，计算机技术已经进入档案领域，但是并未发挥出应有的作用，需要进一步强化计算机在档案管理中的应用。档案管理现代化不但可以实现无纸化档案管理，还可以增强储存信息的数量和准确性。工作人员在查找、筛选档案时，更加迅速、准确。档案管理现代化是一种必然的趋势，各级行政部门和档案单位必须采取一些有效措施，加快档案管理现代化的速度，使档案管理工作与时展接轨。

二、实现档案管理现代化的有关措施

（一）强化档案管理的现代化意识

实现档案管理的现代化，必须树立现代化管理的思想意识，这样才能指导档案管理工作向着现代化发展。当前，很多档案管理人员思想观念相对滞后，因此，首先要求管理人员解放思想，转变传统的工作理念，树立创新意识。这要求档案管理人员要冲破旧思想的束缚，改变原有的工作格局，不断强化现代化的管理意识。当前档案事业的现代化建设发展较慢，这与管理者本身忽视档案管理的重要性不无关系[1]。因此，本单位领导要提高档案管理的地位，加强相关宣传使全体管理者从思想上重视档案管理工作。在宣传中促进管理人员接受现代化的管理理念，从根本上改变档案管理现代化建设的现状。

（二）推行规范化、标准化、信息化的档案管理

在档案管理领域的标准化、规范化，需要档案事业主管机关会同标准化主管机关或部门共同协调完成。制定标准化档案管理的相关原则、工作模式、评价方法等，是完成档案管理标准化建设的基础和保障。相关单位及部门要确定出科学、统一的工作规范、技术规范，同时加强监督作用保证其贯彻落实并执行[2]。

保证档案管理的规范化、标准化是实现档案管理现代化的基础。因此，应该尽快实现档案管理工作的标准化[3]。首先，要求技术方法的规范和统一；其次，要求设备、设施的规范化。规范化、标准化管理的最终目的是确保档案保管及利用价值，因此，管理者要实现档案管理的最大化，同时使检索利用档案信息更加便捷。

信息化是知识经济时代的主要特征，也是加快档案管理现代化进程的有效途径。信息管理只有借助信息化存储和数字化的处理才能真正复合现代社会的要求，因此，必须促进信息化在档案管理中的应用。档案工作中要积极计算机技术和信息化管理手段，从而提高档案整理、编目、检索等工作的效率。

（三）提高档案工作队伍的总体素质

档案现代化管理的核心内容是计算机技术的应用，这时实现档案现代化管理的必经之路，因此，必须强化档案工作人员的计算机操作技术。每一个管理人员必须能熟练掌握现信息技术，运用计算机以及各类现代办公设备，并能独立完成电子文件的制作、设备日常维护等工作。相关单位可以通过加强计算机技术培训的方法，提高管理人员的计算机操作水平。由于档案管理人员的计算机基础不同，可以分层次对其进行培训，如基础知识培训、高级理论培训、档案专业操作培训等。通过培训可以使每一个管理人员都具备较高的业务素质，从而提高整个工作队伍的现代化管理水平。

同时，还要积极引进高技能专业人才，从而提高工作队伍的整体实力。相关单位及部门应该制定严格的人才选拔制度，选拔适合本岗位的专业人才。同时完善考核制度和奖励制度，鼓励档案管理人员在工作上不断创新，从而激发整个档案管理系统的工作活力。

三、结束语

我国档案管理应以《档案法》为核心。国家要不断完善体系内相关法律建设，使档案管理实现应有的社会职责。档案管理的现代化需要行政主管部门与各级管理部门的密切配合、通力合作，从而实现推动档案事业健康发展的目的，进而进一步加快我国档案管理的现代化进程。

参考文献：

现代化档案管理篇（5）

社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据，档案对社会的发展具有某种或多种积极的不可或缺的作用。但在档案管理方面，随着科学技术的不断发展，计算机已渗入社会的各个领域，以完全改变了传统的档案观念，也给档案管理提出了新的课题。

一、档案管理现代化的意义

要想实现档案管理现代化，首先应明确档案管理现代化的重要意义，这包含以下两个方面的基本内容。

1.档案管理现代化的内涵。对档案管理现代化的理解，应从思维方式现代化和管理方式现代化两个方面去把握。所谓思维方式现代化，是指以全新的观念、超前的思想意识，按照档案学发展的客观规律，应用现代科学技术的原理和方法，对档案工作进行正确的评估、判断和决策；所谓管理手段现代化，是指应该利用电子计算机技术、微缩技术及其它先进技术和设备，对档案工作的各个环节实施有效控制、高效管理。具体来说，就是要使档案工作跟上科技发展的水平，实现“五化”，即思维超前化、技术自动化、组织网络化、体系多元化、结构综合化。

2.档案管理现代化的必要性。首先，实现档案管理现代化是科技发展的必然要求。计算机技术、网络技术、声像技术、电子通讯技术等新科技、新手段在社会生活各个领域越来越广泛的应用；各种新载体、新介质的档案资料形式，给档案工作提出了新的问题、新的挑战，档案工作必须适应时展，适应科技发展，更新观念，更新管理方式和管理手段，必须实现档案管理现代化。

其次，实现档案管理现代化，是现实的迫切需要。从档案管理工作的现状来看，目前的档案保护条件和管理手段还存在着许多不足和严重的问题。据一份抽样调查显示，建国初期形成的档案，由于载体材料差，加上保护手段等因素影响，已有相当一部分档案出现褪变，褪变严重的，已失去了字迹，成了无字档案。由此看来，档案本身也向管理现代化提出了急迫的要求，迫切需要用现代化的管理手段提高管理保护水平。

实现档案管理现代化，是减少劳动强度，提高管理效率的必由之路。传统的手工操作管理方式，不但效率低下，且劳动量相对较大，档案资料中的各种有害物质，也直接影响了档案管理人员的身体健康。实现档案管理现代化，是将广大的档案管理工作者从繁重的体力劳动和有害的工作环境中解放出来，且大大地提高了工作效率。

二、档案管理现代化的主要技术标志――信息化

现代化的技术标志是信息化，信息技术是当代技术的前沿，看一个国家或地区档案管理现代化的水平，主要是看其档案信息化的程度。数字化、网络化是实现档案管理工作信息化的必由之路，而正在悄然兴起的数字档案馆的开发研究和建设，涉及信息技术的方方面面，因此可以说，数字档案馆是档案信息化管理的集中体现。

以有序的信息空间和开放的信息环境为特征的完整意义上的数字档案馆，不是封闭的档案馆信息网络，而是包含在办公自动化系统、计算机辅助设计和管理系统、公共信息数据管理系统等更为广阔的大系统中的组成部分。它是由分布式文件、档案数字资源构成的、具有强大服务功能的跨机构、跨地域的信息系统，是继数字图书馆之后，在网上扮演重要角色的又一知识网络，是国家的数字信息基础工程。

数字档案馆不仅仅是馆藏档案的数字化，也不只是停留在整个档案工作流程的计算机化，而是代表了网络环境下档案信息资源的整体处理模式，涉及到一系列标准规范与法规的制定和推行、软、硬件基础设施的构建、应用系统的开发、数字资源的建设、人才队伍的培养等方面的内容，是一个与软件工程、网络工程、计算机工程、信息组织工程等密切相关的系统工程。

三、档案现代化管理对档案工作人员的要求

现代化档案管理篇（6）

档案管理现代化，是要树立先进的管理思想，学习科学的管理理论，继而采用与之相适应的组织机构、组织行 、管理方法和手段，以达到预期目的 。

一、档案管理的现代化含义及流程

（一）档案管理的现代化是以现代管理科学为指导，应用现代化的管理方法和手段，充分采取先进技术和设备，对档案管理的传统方法和做法进行改革，使档案管理工作逐步实现系统化，定量化，信息化，智力化。

（二）档案现代化管理系统的工作流程如下：1、档案数据的收集，2、档案数据的前处理；3、档案数据的录入；4、档案数据的存储管理；5、档案数据的加工处理；6、档案检索；7、档案信息的输出。

二、档案管理的现代化要求

（一）先进的技术设备推进了档案管理工作的现代化。一定水平的设备、技术，是现代化的物化表现，是现代化程度最直接、最集中的体现。实施现代化管理要作好规划，使档案管理在各个环节都采用现代化设备和技术。在档案设备配置现代化的衡量标准上，要坚持设备、技术的先进性、适用性、配套性，这样才能真正发挥现代化设备、技术的效用。

（二）档案信息化是档案管理工作现代化的价值体现档案自身的文化价值社会价值经济价值也才能得以体现。否则档案深藏在库房里，不为人知，档案的价值也就无法体现。档案信息化需要开发大量的数字化的档案信息资源，将馆（室）藏档案数字化。信息时代作为信息系统的重要组成部分的档案信息的数字化成为档案发展的趋势，它让人们以更方便快捷的方式获取所需的信息。档案信息已成为重要的战略资源，档案信息化的建设是当前和今后一个时期各级档案部门和一个重点工作，实现信息资源共享，发挥档案信息的规模优势和综合实力，提高档案的利用率，打破时空界限。

（三）档案管理的现代化对档案的入档时间提出更高要求。档案的社会化需要将越来越多的档案资料能尽快尽早纳入档案管理，形成社会信息的档案化，实现档案信息为公众服务的零时差，推动社会经济文化发展。

三、加快数据准备，促进档案现代化管理迈向新台阶

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲，由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

（一）分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

（二）分清p重缓急，循序渐进。档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

（三）电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。 计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能，同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能，利用 些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、 储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。档案管理的现代化还体现在管理方法的现代化上。档案管理的现代化依托的是先进的技术设备，与传统的档案管理有很大不同，这就需要我们以开放的思想和心态，不断引进相关学科的新技术，新方法，新理论，改善，完善，充实档案管理，让档案管理充满活力和生机，紧随现代化步伐，推陈出新，探索一条通往现代化档案管理的新路。

现代化档案管理篇（7）

0 引言

所谓档案管理的现代化，是指在科学的思想指导下，运用合理有效的方法和手段，充分发挥档案管理人员的主动性、积极性和创造性，对档案管理的传统方式进行改革，加快实现其系统化、定量化、信息化、智能化管理，使之获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。档案管理现代化是科技发展的必然结果，是新时期档案事业发展的必然趋势。现代化的档案管理从信息化、虚拟化、标准化等多个方面对传统的档案管理进行了纠正，对档案管理提出了更高的要求。

1 档案管理现代化的内容

1.1 档案管理的信息化

档案管理信息化是指在档案管理中运用信息技术来提高档案工作现代化水平，它是新时期档案管理的核心内容，主要包括档案信息资源建设和档案基础平台建设两个方面，通过信息化的渠道和方式，加强对于档案资源的利用与开发，提高档案信息资源的共享程度。

1.2 档案管理的虚拟化

传统的档案管理主要是以纸张为载体，实行手工管理的模式。在这种管理模式下，信息与载体是不能分割的，信息共享具有很大的难度。而且在管理过程中，需要进行一系列诸如收集、整理、鉴定、编目等环节，在耗费大量的时间和人力的同时，工作效率也不高。档案管理的现代化则提倡档案管理的虚拟化，也就是以计算机为档案的载体，运用智能化的计算机管理模式对档案进行管理。这种管理模式在很大程度上节约了时间，节省了人力，提高了工作效率。

1.3 档案管理的标准化

档案管理的现代化很重要的一点在于档案管理的标准化。档案现代化管理依赖于网络这种载体。而网络具有很大的开放性和不安全性，所以更需要制定相应的管理标准，对档案数据的交换、信息的传递、资料的共享等等步骤进行详细的规定，使得档案管理有据可循。只有在统一的标准规范之下进行档案管理的工作，才能取得好的成效。

2 档案管理现代化的必要性

2.1 自身发展的需要

随着我国经济和科技的快速发展，信息化程度的提高，我国的档案事业也面临着挑战。传统的档案管理模式已越来越不能适应社会发展的需要。计算机、网络等新技术的应用对档案管理提出了新的要求。在这样的情况下，运用新手段新方法，实施档案管理的现代化，能够适应新的发展形势，提高档案管理工作的效率，有利于档案事业的更好发展。

2.2 加强保护的需要

另外，由于传统的纸质载体自身质量的缺陷以及保护手段的落后，很多档案已经出现了一些诸如褪色、无字等问题，给档案管理带来了极大的不便。若要加强对这些档案的保护，则要求我们运用现代化的管理方法，将这些档案以电子的形式保存起来，避免因为纸张的损坏导致档案信息丢失的问题。

2.3 充分利用的必要

传统的档案管理还具有“独占性”的特点，一旦某段时间有人使用，其它人就不能再利用。实施现代化的档案管理，能够很好地解决这一问题，有效地加强档案的共享性。需要的人可以在网络这个平台上同时进行使用。

3 档案管理现代化中存在的问题

尽管档案管理现代化已经是大势所趋，但就目前的形势看来，档案管理现代化的进程中依然存在着各种各样的问题。

3.1 缺乏专门的管理人才

档案管理现代化中首先存在的问题便是缺乏专门的管理人才。由于长时间以来，我们的档案管理运用的都是传统的管理模式，所以在很大程度上忽视了对现代化管理人才的培养。在这样的情况下，档案管理中的人才很少有能力同时掌握先进的科学技术和管理技能。他们并不能适应现代化的档案管理模式，很多人还停留在传统的管理阶段，既没有掌握现代化的管理知识，也缺少对现代化设备的操作技能。

3.2 缺乏先进的管理设备

另外，由于档案管理意识的不足和资金投入的有限，造成档案管理中缺少先进的档案管理设备，软硬件设施都严重滞后于档案管理现代化的需要。至于档案管理中至关重要的档案管理自动化软件，虽然很大程度上有利于档案的现代化管理，但由于其开发技术的不成熟，所以造成了文件和档案之间的脱节以至于管理变得极为分散，从而使系统中的档案信息难以集中管理使用，致使档案信息资源不能得到有效的共享，严重影响了档案管理现代化的进程。

3.3 缺乏有效的管理方法

档案的现代化管理中存在的另一个重要的问题是管理方法的问题。由于现代化档案管理实施的时间较短，大多数部门还没有形成一套比较有效的管理方案，所以档案管理基本处于无序的状态。管理人员只能根据自身的理论知识和实践经验进行摸索。在这种情况下，尽管有关部门对档案文件的格式和标准做出了相应的规定，但在实际操作过程中由于缺乏有效的方法指导，依然会出现各种各样的问题，对档案的管理造成了不良的影响。

4 实施档案管理现代化的方式

4.1 人才的培养

实施档案管理的现代化，首先在于加强对人才的培养。现代化的档案管理对工作人员提出了多方面的要求。与传统的档案管理人员所需要的简单技能不同，现代化的档案管理人员需要掌握丰富的理论知识，拥有较强的技术水平和管理水平。与此同时，最好还能具备较强的开拓创新意识，从而加快档案管理的现代化进程。在这样的情况下，首先要建立严格的选拔制度，选拔合适的档案管理人才，这些管理人才要拥有较高的道德水平和职业素养。其次要通过各种有用的形式加强对人才的培训，例如聘请专门的老师教授他们计算机方面的相关知识，开展讲座的形式教给他们档案管理方面的知识等。通过教育培训，使得这些管理人员逐渐拥有全方面的能力，能够应对现代化档案管理中的任何问题。从而提高档案现代化管理的质量，确保档案管理现代化建设的顺利进行。

4.2 设施的引进

另外，实施档案管理的现代化，还在于要引进先进的管理设备。现代化的档案管理与传统的档案管理不同，对于设备和技术的依赖性较强。在这样的情况下，给档案管理部门及时配备相关的办公设备，加强现代技术在档案管理中的应用，能够有效提高档案管理的现代化水平。为此，各级政府应加大财政投入的力度，给档案管理部门提供更多的经费支持，帮助他们引进先进的技术和设备。而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用，在很大程度上有利于档案利用工作水平的提高，从而创造出一定的经济效益。

5 结语

综上所述，在新的经济和科技形式下，推进档案管理的现代化已经是大势所趋，它不仅能够满足档案管理自身的需要，也能够加强对档案的保护和利用。但与此同时，由于现代化的档案管理模式还不成熟，所以在运行过程中还存在着各种各样的问题，例如缺乏管理人才、管理设备、管理方法等。在此情况下，要运用合理的方法，通过人才的培养、设备的引进等方式，加强档案管理的现代化水平。

参考文献

[1]张记铭.浅析档案管理现代化[J].黑龙江对外经贸，2010（05）

[2]宋宝英.档案管理现代化的几点思考[J].世纪桥，2009（03）

现代化档案管理篇（8）

（一）档案管理的现代化是以现代管理科学为指导，应用现代化的管理方法和手段，充分采取先进技术和设备，对档案管理的传统方法和做法进行改革，使档案管理工作逐步实现系统化，定量化，信息化，智力化。

（二）档案现代化管理系统的工作流程如下：1、档案数据的收集，2、档案数据的前处理；3、档案数据的录入；4、档案数据的存储管理；5、档案数据的加工处理；6、档案检索；7、档案信息的输出。

二、档案管理的现代化要求

（一）先进的技术设备推进了档案管理工作的现代化。一定水平的设备、技术，是现代化的物化表现，是现代化程度最直接、最集中的体现。实施现代化管理要作好规划，使档案管理在各个环节都采用现代化设备和技术。在档案设备配置现代化的衡量标准上，要坚持设备、技术的先进性、适用性、配套性，这样才能真正发挥现代化设备、技术的效用。

（二）档案信息化是档案管理工作现代化的价值体现档案自身的文化价值社会价值经济价值也才能得以体现。否则档案深藏在库房里，不为人知，档案的价值也就无法体现。档案信息化需要开发大量的数字化的档案信息资源，将馆（室）藏档案数字化。信息时代作为信息系统的重要组成部分的档案信息的数字化成为档案发展的趋势，它让人们以更方便快捷的方式获取所需的信息。档案信息已成为重要的战略资源，档案信息化的建设是当前和今后一个时期各级档案部门和一个重点工作，实现信息资源共享，发挥档案信息的规模优势和综合实力，提高档案的利用率，打破时空界限。

（三）档案管理的现代化对档案的入档时间提出更高要求。档案的社会化需要将越来越多的档案资料能尽快尽早纳入档案管理，形成社会信息的档案化，实现档案信息为公众服务的零时差，推动社会经济文化发展。

三、加快数据准备，促进档案现代化管理迈向新台阶

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲，由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

（一）分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

现代化档案管理篇（9）

什么是档案的现代化管理？如何研究开发档案现代化管理？如何有效的进行数据采集，并提供高水平的咨询服务，规划出一个科学全面且切实可行的档案管理“宏图”，是当前各级档案事业负责人所面临的重要问题。综合多年来的工作经验，谈谈本人的见解。

（一）

档案是国家机关、社会团体及个人在社会活动中直接形成的，是记录历史真实状况的重要资料，是文字、图表、声像以及电子文档等不同形式的记录。档案学是一门社会科学，社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据，档案的记录功能对社会的发展具有不可或缺的积极作用。档案的现代化管理在传统管理的基础上建立起来，它以系统论为基础，以数学方法为工具，借助计算机、数字通信等技术，组成最佳的结构体系，并充分发挥档案管理人员的积极性和创造性，以取得被管理对象在确定目标下，使整体动态取得最佳效果。与档案管理现代化相对应的是传统手工管理模式，两者的不同在于：一是管理对象及其特点不同，传统档案管理的主体是纸质档案，其信息与载体不可分割；而档案管理现代化条件下，其对象更多的是数据化形式的档案，具有可共享、动态、易控、可变、依赖等新型载体的特征；二是管理模式的不同：传统的档案管理是手工管理模式，包括收集、整理、鉴定、编目 、排架、统计和提供利用等诸环节，现代化的档案管理以智能化的计算机管理为主，工作环节以监控信息为核心。

总的来说，档案现代化管理的主要特征是：系统化，就是整体的各个组成部分为达到一个总目标，按照统一计划而行动；定量化，就是把复杂系统中的变量及相互关系，用数学形式表示出来，建立数学模型，进行定量分析，预测未来或调整方向；信息化，就是广泛地使用计算机，对大量有用信息进行收集、分析，利用反馈信息进行预测和决策；智力化，就是现代化管理十分强调人的作用，注意开发管理人员的智力，充分调动人的主动性、积极性和创造性。要求组织机构具有应变能力，充满活力和高效率，以适应错综复杂的变化情况或环境。

档案现代化管理的最终目标，是最大限度地保护档案质量，延长档案的寿命；最大限度地开发档案信息资源为社会各界提供高水平的咨询服务。要完成档案现代化管理的最终目标，必须做好三件事：一是在保证电子档案质量的基础上延长档案寿命；二是利用计算机技术提高档案管理效率和水平，开发档案信息资源，为社会各界提供高水平的咨询服务；三是对档案数据文件的采集、整理，形成电子档案，丰富资源。这三件事不是各自孤立的，而是相互依赖、相互制约。延长档案的寿命是基础，如果没有档案寿命的延长，就谈不上档案信息的开发；不能为社会提供相应的咨询服务，延长档案寿命就失去它应有的意义，即提供高水平的咨询服务要靠高质量的档案资源为基础，延长档案寿命的意义要靠提供高质量的咨询服务来体现。如果没有源源不断的档案数据采集，在电子时代，档案就失去了继续丰富档案资源的源泉，其后果不堪设想。三件事都要靠人去做，特别是第二、三件事，科技含量很高，所以管理人员科技素质的提高，显得尤为重要。

（二）

能否有效的进行数据的采集和整理，将直接影响到档案的现代化管理，并有利于提高咨询服务的水平。档案资料的数据采集是档案信息资源得以充分开发和有效利用的基础。档案资料数据的采集是实现档案资料信息集中和共享的基础工作,没有档案数据的采集,档案管理的现代化建设就成了无米之炊;没有准确及时、先进可靠的数据采集整理工作,档案管理的现代化建设也得不到必要的保证。

由此可见,档案数据采集这一环节的工作好坏,对整个档案现代化管理建设的成败将产生决定性的影响。因此,只有规范档案资料数据的采集,扩大数据中心收集范围的覆盖面,使档案资料的收集、报送工作规范化、制度化、有序化,才能合理整合档案资料的数据资源,有效提高档案管理和利用的水平。

要实现档案数据采集与整理的高效化，应从以下几个方面确定中心档案数据采集的范围和数据采集的渠道：

档案资料数据采集的范围

档案资料目录中心数据采集范围为:反映该地区各历史时期政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动的各种文字、图表、声像等不同载体类型的档案资料目录。

档案资料数据采集的渠道

档案目录信息齐全、数据准确是档案管理现代化建设的基础,而高效的数据采集渠道则是档案资料目录中心建设的必要条件。档案数据的采集人员应主动向社会各界多层次、多渠道、多形式地采集信息,丰富档案数据资源的信息含量。在档案数据采集实施方面,可以采取分阶段建设、分批采集数据、采集数据数量逐年增加的具体措施,不断优化数据采集渠道,使数据采集流程标准化,采集工作持续化、制度化、规范化、现代化。

（三）

现代档案咨询服务是随着档案中介结构的产生而发展起来的，它要求档案界人士充分认识到服务是档案赖以生存和发展的基础，使档案人员主动积极地参与到社会生活当中，将档案融入生活，发挥档案工作的重要社会功能，高水平的咨询服务是依托档案人员有效的数据采集完成的。

一般说来，档案咨询服务除了具有独立自主性，复杂综合性等咨询服务的共性外，还具有社会服务性、专业针对性、层次实用性、真实可靠性等特点。我国档案咨询服务的社会服务性决定了其必然分为多个种类，我们不妨试从以下几个角度来分析：（1）按档案咨询的形式，可分为口头咨询、书面咨询、网络咨询;（2）按咨询服务的难易性来分，可分为一般性咨询和专门性咨询；（3）按内容性质分，可分为事实性咨询、指导性咨询、管理性咨询、专业性咨询、科研咨询及委托咨询。

档案咨询服务的形式众多，由此而来的是近年来我国咨询服务发展较快，但同时也由于观念滞后、社会需求不旺盛、自我宣传力度不够导致档案咨询服务存在诸多问题，比如（1）理论与实际脱节，理论研究没有促进档案咨询服务法规体系的建立完善;(2)公私服务机构间矛盾日益突出；（3）咨询人员素质普遍过低；（4）规模效应小，主要表现为档案咨询服务的业务范围小、技术含量不高、服务体系不健全、社会影响小等方面。（5）发展不平衡，第一是地区发展不平衡，如东南沿海发展较快，第二是业务领域的发展不平衡。

针对以上不足，要提高我国咨询服务的总体水平，应从以下几个方面着手：

从根本上提高档案工作者的总体素质

档案资源管理人才是知识型的管理人才，档案信息的知识性及档案工作的专业性决定了档案工作者的劳动是知识性劳动。当代社会的档案现代化管理的主要内容和核心，就是计算机技术的应用，即档案的电子化管理。计算机的产生和普及应用，对人类科学文化的发展必然产生巨大的推动作用，机读的电子文件在档案载体形式中所占的比重将会越来越大，虽然不能完全取代纸张载体，但纸质文件载体形式必然会越来越少，电子文件也越来越广泛地被认识和使用。即为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用，档案管理者必须要学会利用档案计算机化管理及电子文件的归档与管理的知识与技能，这就要求档案工作者必须及早适应电子信息技术革命给档案工作带来的影响和变革。在电子技术逐渐普及的时代，档案工作人员必须掌握现代化信息技术，熟练运用电子计算机以及各类现代化办公设备来进行电子文件的制作、使用和维护，才能真正解决理论与实际脱节的问题，为社会各界提供高水平的咨询服务。

加大档案现代化管理的投入

制约档案现代化管理的因素有很多，如资金、技术、人才等，但起主要决定因素的是领导者的现代化管理的意识。首先，应加大精力和资金的投入，注重地域和业务领域上的不平衡，缺少资金，应想方设法创造条件吸收资金；缺少设备，应千方百计配备先进设备；缺少管理人才，应积极培养、选拔高素质的专业人才，以解决规模效应小、人员素质低等问题。其次，各部门领导，尤其是主管档案工作的领导，要经常了解过问此项工作，定期听取档案工作汇报，了解档案工作现状，提出要求，下达任务，指导档案部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和问题。再次，要有宏观指导的总体思路，提出切实可行的办法，解决公私服务机构间的矛盾，实现发展战略上的创新，提出新的管理内涵和技术手段，这些都对档案事业的发展具有重要的意义。

由此可见，电子信息化是当代档案事业发展的重要方向，档案资源是社会发展和经济发展的重要保证，档案资源系统是整个国家文献信息系统的重要组成部分之一，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，成为社会信息系统的基石。档案的现代化管理不仅对局部单位的工作和生产有意义，对整个社会也有重要的意义，不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的意义。档案中蕴藏的丰富信息将在当今时代的各个领域中发挥不可替代的作用，所以我们必须加快档案的现代化管理进程，建设一个完善的档案现代化管理系统。

[参考文献]

罗秀梅《浅谈档案管理现代化》黑龙江科技信息 2009年19期

现代化档案管理篇（10）

引 言

所谓档案管理的现代化，是指在科学的思想指导下，运用合理有效的方法和手段，充分发挥档案管理人员的主动性、积极性和创造性，对档案管理的传统方式进行改革，加快实现其系统化、定量化、信息化、智能化管理，使之获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。档案管理现代化是科技发展的必然结果，是新时期档案事业发展的必然趋势。现代化的档案管理从信息化、虚拟化、标准化等多个方面对传统的档案管理进行了纠正，对档案管理提出了更高的要求。

一、档案管理现代化的内容

1、档案管理的信息化。

档案管理信息化是指在档案管理中运用信息技术来提高档案工作现代化水平，它是新时期档案管理的核心内容，主要包括档案信息资源建设和档案基础平台建设两个方面，通过信息化的渠道和方式，加强对于档案资源的利用与开发，提高档案信息资源的共享程度。

2、档案管理的虚拟化。

传统的档案管理主要是以纸张为载体，实行手工管理的模式。在这种管理模式下，信息与载体是不能分割的，信息共享具有很大的难度。而且在管理过程中，需要进行一系列诸如收集、整理、鉴定、编目等环节，在耗费大量的时间和人力的同时，工作效率也不高。档案管理的现代化则提倡档案管理的虚拟化，也就是以计算机为档案的载体，运用智能化的计算机管理模式对档案进行管理。这种管理模式在很大程度上节约了时间，节省了人力，提高了工作效率。

3、档案管理将实现缩微化、数字化。

缩微摄影技术和数码影像技术的应用，为档案管理实现数字化提供了有力支持。所谓档案信息数字化，就是通过计算机、扫描仪等现代电子技术将馆藏档案资料转化为电子文件。缩微摄影技术是把大量的纸质文件缩微在很小的缩微品上并制成电子文件，数码影像是通过数码相机和光磁转换实现对影像的高清晰处理，其共同的特点都是以计算机进行识别、存储和管理的电子文件。实行档案信息数字化后，可通过计算机进行智能化检索，检索速度快、范围广，这就从根本上解决了纸质档案给库容带来的压力，克服了档案管理过程中的诸多矛盾。特别是缩微技术、数码技术与计算机的结合应用，对档案管理中的照片、图片出现的退色、渗化和消褪，能有效地进行技术处理，使原始面貌还原，有利于影像长期保存和准确复制，有利于计算机查阅照片案卷。图文并茂，声像俱全，这是档案管理发展的必然趋势。

4、档案管理的标准化。

档案管理的现代化很重要的一点在于档案管理的标准化。档案现代化管理依赖于网络这种载体。而网络具有很大的开放性和不安全性，所以更需要制定相应的管理标准，对档案数据的交换、信息的传递、资料的共享等等步骤进行详细的规定，使得档案管理有据可循。只有在统一的标准规范之下进行档案管理的工作，才能取得好的成效。

二、档案管理现代化中存在的问题

尽管档案管理现代化已经是大势所趋，但就目前的形势看来，档案管理现代化的进程中依然存在着问题。

1、缺乏专门的管理人才

档案管理现代化中首先存在的问题便是缺乏专门的管理人才。由于长时间以来，我们的档案管理运用的都是传统的管理模式，所以在很大程度上忽视了对现代化管理人才的培养。在这样的情况下，档案管理中的人才很少有能力同时掌握先进的科学技术和管理技能。他们并不能适应现代化的档案管理模式，很多人还停留在传统的管理阶段，既没有掌握现代化的管理知识，也缺少对现代化设备的操作技能。

2、缺乏先进的管理设备

另外，由于档案管理意识的不足和资金投入的有限，造成档案管理中缺少先进的档案管理设备，软硬件设施都严重滞后于档案管理现代化的需要。至于档案管理中至关重要的档案管理自动化软件，虽然很大程度上有利于档案的现代化管理，但由于其开发技术的不成熟，所以造成了文件和档案之间的脱节以至于管理变得极为分散，从而使系统中的档案信息难以集中管理使用，致使档案信息资源不能得到有效的共享，严重影响了档案管理现代化的进程。

3、缺乏有效的管理方法

档案的现代化管理中存在的另一个重要的问题是管理方法的问题。由于现代化档案管理实施的时间较短，大多数部门还没有形成一套比较有效的管理方案，所以档案管理基本处于无序的状态。管理人员只能根据自身的理论知识和实践经验进行摸索。在这种情况下，尽管有关部门对档案文件的格式和标准做出了相应的规定，但在实际操作过程中由于缺乏有效的方法指导，依然会出现各种各样的问题，对档案的管理造成了不良的影响。

三、实现档案管理现代化的建议

1、加强标准化建设

档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的。信息时代， 档案信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准来进行规范， 如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资料的共享等， 都需要通过制定和建立各类档案管理标准， 形成档案管理标准体系， 只有这样才能够确保档案管理现代化各项工作的有效实现， 遵循标准， 推进标准。在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性， 管理方式不可更改的情况。这种实质上无视标准化、拒绝采用标准的做法极其有害。有些标准的制定需要耗费巨大的人力、物力， 不但涉及数据格式， 还将涉及运行环境等诸多因素，本身就包含不止一项的复杂课题， 更应统一领导， 集中力量， 锲而不舍， 不断推进。

2、设施的引进

实施档案管理的现代化，还在于要引进先进的管理设备。现代化的档案管理与传统的档案管理不同，对于设备和技术的依赖性较强。在这样的情况下，给档案管理部门及时配备相关的办公设备，加强现代技术在档案管理中的应用，能够有效提高档案管理的现代化水平。为此，各级政府应加大财政投入的力度，给档案管理部门提供更多的经费支持，帮助他们引进先进的技术和设备。

3、加快复合型人才培养

实现档案管理现代化，不仅需要档案管理人员具有档案方面丰富的理论和实践知识， 还必须具有一定的经济、信息技术和写作等综合方面的知识。要始终提高档案工作人员的素质， 大力加强档案管理队伍建设， 从选拔优秀档案管理人才为起点， 把具有复合知识型人才充实到档案现代化管理中。还要采用多种形式、实施全方位的培训， 优化档案现代化管理人员的知识结构， 培育现代化管理急需的技术操作、维修及科学管理人才。逐步开展多层次、复合型、一专多能、一专多才的教育培训， 加快档案管理现代化的步伐，促进档案事业的健康迅速发展。

4、集思广益、科学决策是保证

现代化档案管理篇（11）

档案管理工作做得好与不好，关键取决于基础工作做得好不好。加强档案管理工作的规范化、制度化、现代化建设势在必行。规范的档案管理不仅给有关单位和部门查找和利用资料提供了方便，而且又在一定程度上促进了单位行政效能建设的进一步提高。

1 充分发挥计算机技术在档案管理中的应用

加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。我国档案部门应用电子计算机可追溯到70年代，但真正有计划地建立自己的系统是1985年。经过艰苦创业，初步建成了文书档案处理系统，使系统不断向信息管理的目标推进，其装备水平和应用水平逐步提高。

电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。

计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。以为对于杂乱无章没有系统整理的档案，计算机是无法进行管理的，即使可以管理也会因运算程序的复杂化而使其效率大大降低。因此，要适应知识经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。

计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能，同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能，利用 些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质档案载体，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程。如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中可以从以下几方面着手：

1.1 分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

1.2 分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

1.3 分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

1.4 用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率

“主题词”虽然有规范统一的功效却同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端怎样取其利避其弊我们认为可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇关键词进行标识待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。例如拟写关于厂房基础建设一事的关键词有人写“基本建设”有人写“基建”有人写“厂房建设”在进行计算机后控时统一规范为“基建”。还可利用计算机“活动增加”的功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并。这种做法不仅解决了手工标引速度慢计算机自动标引不准确的缺点而且解决了主题词的词义含量问题分属关系。

2 转变观念，提高档案工作人员现代化素质

档案工作现代化，是要树立先进的管理思想，学习科学的管理理论，继而采用与之相适应的组织机构、组织行 、管理方法和手段，以达到预期目的 面对我国档案事业建设与发展的新形势、新任务，必须树立依靠科技进步和科技管理的概念。档案信息化，建设是 项耗资巨 、复杂的系统工程，必须明确目标，抓住机遇，加强协调，统一建设，重视培养一支高素质的档案管理人员队伍，确保档案资源的安全和保密，以实现档案信息化，推动档案工作的改革。

运用计算机管理档案工作，须加速实现档案工作人员素质现代化，档案工作人员素质现代化的主要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。档案工作的性质决定了档案工作者既是专业型人才，又是管理型人才，只有拥有一批具有高素质的新型档案人才队伍，档案事业才能不断兴旺发达。

档案工作人员要熟悉档案业务，认真学习、深刻领会和掌握档案行业标准，树立高度的工作责任心，做好档案数据的录入工作，积极参与档案学术研究，不断提高理论研究水平。要注意加强档案主体意识和获取意识教育，利用档案信息守法意识，加强档案工作者的档案信息保密意识，传播意识和更新转换意识。提高运用现代化技术和设备，获取档案信息技术和设施武装档案信息网络，不断提高档案信息的效益功能。

档案工作者肩负着历史的职责，有义务将接收的所有档案运用计算机管理，丰富科技信息资源，推动科研事业的发展。实践证明计算机管理档案既提高了科技档案的管理水平，也促进了管理工作进一步向科学化、系统化和规范化方向发展。

参考文献

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