档案管理核心大全11篇

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1 档案历史联系综述

（一）档案历史联系的界定

档案整理物质结构的演变规律表明，档案历史联系的整理是档案整理的本质与核心。档案之间的历史联系指档案在产生与处理的过程中，形成具有一定特征的内部相互关系；换言之，档案的形成与完善被特定规律所约束，因此具有独特的形成过程和表征特点，但是某些档案因形成特点相同而存在客观的必然联系，称之为档案历史联系。于此，阐述档案历史联系的界定如下：第一是档案之间的历史联系与社会实践息息相关，即表现档案历史联系产生于档案文件形成与完善过程中，而档案的形成与完善则来自社会实践的相应行为；第二是档案之间的历史联系具有客观存在性，即表现因社会实践而产生的档案文件内部的相互关系是真实存在的，不以个人的主观意志发生转移；第三是档案是文件转换的产物，档案具备文件形成与完善的特点，档案之间的历史联系来源于源文件之间的历史联系。

（二）档案历史联系的特征

主、客观统一性是档案历史联系的特征之一，主要表现如下：其一是档案历史联系的客观特征来源于其源文件的客观特征，即档案历史联系来源于社会实践中文件的历史关系，具有客观存在性；其二是档案历史联系源于文件却高于文件，表现为人类思维意识对客观实践的主观抽象，具有主观描述性。因此，档案历史联系是主观与客观的统一体，并因档案整理人员的知识结构和认知水平而存在差异，比如某些历史联系是客观实践的真实描述，而某些历史联系则是歪曲虚假的反映，所以，档案整理员应经客观实践和主观意识的统一，将客观历史联系搜集、处理，加工、提炼使历史联系成为客观与主观的统一体，付诸于特定的物质载体，固化或物化为具体的物质形态以记录档案历史联系。

档案的本质在于记录历史的真实性，历史联系性档案整理即为利用档案记录历史的过程，历史联系的档案整理更易于形成历史记录。因此，来源、时间、内容和形式四维度架构是档案历史联系的特征之二，主要表现为：哲学维度的历史具有清晰的严谨性、发散性和推理性，因此解析定义历史由来源、时间、内容和形式组成的四维度架构，并将社会实践的践行者界定为主体，将社会实践的被践行者界定为客体，以对应时间为载体，将档案历史联系界定为由来源、时间、内容和形式四维度架构，使档案历史联系的记录与哲学维度的历史一一对应。

2 档案整理的核心与本质：历史联系性整理

（一）历史联系思想的产生

档案整理的核心和本质是档案历史联系性的整理，回顾近现代档案整理实践，档案整理的历史联系思想产生如下：民国初期因社会生产力和认知局限性，并未形成完整的档案学分类理论，只是单纯的借鉴“杜威十进制”分类法，机械地束缚并破坏档案间的历史联系，不能真实地按照档案的具体情况进行分类；但是，部分有识之士指出档案整理与图书管理的本质区别：档案形成于特定的历史实践，是社会实践系统性和积累性的历史产物，其分类应源于历史并尊重历史，必须“特有要则”；于此，档案整理尝试以档案自身形成与特点为基准，按照档案间历史联系进行分类，例如1933年文献馆明清档案整理原则即为：分析研究与档案产生密切相关的文书程序、档案术语、职官衙署等因素，有机选择具备特有本质与形成关系的文件实体，并选择不同的分类方案以体现历史联系的层面性。总之，历史联系思想的产生初期，主要体现了档案四维度特征中的来源联系，使档案整理部分的体现历史联系的客观结果，最终按照时间、内容、形式等要素分类排列，虽然未上升至一定的理论高度，但是仍然为历史联系思想的后续研究提供经验和奠定基础。

（二）历史联系思想的发展与完善

历史联系思想的发展与完善主要经历两个阶段，第一阶段是“来源原则”和“全宗理论”在档案整理领域中的运用；第二阶段是电子档案的元数据整理在档案实践的应用。“来源原则”是档案学理论的基石，指按照档案来源或形成进行整理与分类的原则，其特点是断定档案来源差异并保持原有整理次序；“全宗理论”是档案学的最高原则，指将来源相同的档案作为统一整体进行保存与整理。但是，不论是“来源”还是“全宗”，其本质均为档案整理的历史联系而且均来自档案整理实践，尊重档案的自然存在和固有形成的历史联系，强调并维护历史联系档案的客观规律和客观事实，以历史联系为载体，在特定的统一的原则下，辨析来源、时间、内容、形式等诸方面因素，为历史联系档案整理提供理论依据和指导方向。

另外，电子档案的元数据整理产生于电子文件依赖性、易逝性、易变性、不确定性等特征下，意在真实完整的描述电子文件形成的条件、内容、架构和过程，并为计算网络系统提供自动变细、分析、分解、提取、归纳的数据信息，将其内容特征、文件形成、处理利用等过程用元数据记录，具备真实性、时效性、完整性和高价值性。元数据整理电子档案的本质也是历史联系性整理，通过整理元数据集记录档案间历史联系并对应和还原相应的社会实践活动，反映电子档案记录社会实践活动的历史过程与形成背景。

3 历史联系整理技术：”虚拟整理”技术

（一）“虚拟整理”技术综述

“虚拟整理”指与文件实体排列顺序无关，以符号或符号的语法逻辑为载体，单纯记录并解释档案间历史联系的一种整理技术。“虚拟整理”技术的结果是形成档案历史联系记录，揭示并固化档案历史联系，合理真实的表达档案物质实体本质构成部分。”虚拟整理“技术优于“实体整理”技术表现于其不仅实现档案历史联系的多为整理，而且实现纸质档案、电子档案、不同载体档案等档案整理实践环境下的统一，换言之，“虚拟整理”技术能以计算机网络系统或者计算机整理软件为载体，通过对档案文件材料中不同原则下历史特征的多维排序，以不破坏实体排列为准则，全面、真记录实体记录中所不能表现的档案历史联系。“虚拟整理”技术应完善为以人工干预为主，以计算机模拟为辅助的全新档案整理技术，人为处理、描述、记录档案的历史联系性，保证档案历史联系的可检索功能。

（二）“虚拟整理”技术的使用意义

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学校档案是学校办学历史和全校师生员工的德、能、勤、绩等的真实、全面的反映,是彰显和维护学校自身权益的重要工具。因此,各类学校必须加强档案管理工作,让学校档案管理工作为学校的成长发挥它特有的功效和作用。笔者认为,加强学校档案管理工作需要解决的核心问题如下。

一、深化认识,高度重视

学校是人类文明的摇篮,是思想文化的圣地。学校的自身形象、价值观念、学校精神、学校先进人物榜样力量的延绵不断地传承,学校档案起到了重要的载体作用。为此,学校领导要从讲政治中的实践“三个代表”和“科学发展观”重要思想的高度,认识学校档案管理工作的地位和作用,提升高度,以身垂范,组织学习,广为宣传,并把档案管理工作纳入学校发展的长效机制之中,努力让全体教职工增强建档意识,形成人人重视和维护学校档案工作的良好风气。

二、完善制度,加强管理

制定和完善档案管理制度,是逐步规范档案管理工作的有力措施和可靠保证。学校领导要牵头负责,根据本校校情,针对学校档案的收集整理、有效管理、合理利用等环节,认真制定和落实各项制度,如《档案室工作职责》、《档案室管理制度》、《档案人员工作职责》、《档案资料收集员工作职责》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》等制度,并责成学校办公室主任具体负责组织和指导资料的收集、分析、筛选、整理、立卷、归档等建档工作。同时要求各处室档案资料收集员负责本处室档案资料收集,做到职责明确,整理有序,归档及时,确保学校档案整理工作的顺利开展。

三、精通业务,爱岗敬业

要提高学校档案管理的水平和质量,不仅要有一批政治素养高、理论知识广、业务能力强、工作作风正的档案管理人员,而且要求他们忠于职守,遵纪守法,确保档案的绝对安全。因此,学校必须重视档案管理人员的综合素质的提高。学校办公室要至少配备一名专职档案管理员,各处室要至少配备一名专职(或兼职)档案资料收集员,办公室与各处室形成工作网络辐射,齐抓共管,团结协作,保证学校各种档案资料整理的齐全、完整和及时。对于年轻、熟悉计算机操作且热中于档案管理工作的教师要选拔重用,并逐步培养成学校档案管理工作的骨干。此外,对档案管理人员要适时进行培训学习,让他们的思想意识、专业知识和专业技能等与时俱进。努力打造一支爱岗敬业、乐于奉献的档案管理队伍,让他们每个人都能在自己平凡的工作岗位上创绩立功,尽快成长为档案管理的行家里手,为学校教育事业的发展作出积极贡献。

四、设施齐备,操作规范

要搞好学校档案管理工作,设备设施建设尤为关键。学校一定要把档案设备设施建设作为校园基本建设的一项重要内容,根据学校规模和经济状况设置档案管理办公室、档案借阅室、库房以及管理过程中所需的防盗、防潮、防霉、防蛀、防火(消防)、调温和通风等设施,尽可能做到“三室分开”,即档案库房、工作人员的办公室与档案借阅室分开,至少要做到档案库房独立。对于音像、实物、电子材料等特殊而有长期保存价值的档案,要设立专门库房,确保它们的保存质量。此外,如计算机、打印机、扫描仪、数码相机、摄象机等设施已是当今社会档案管理工作中必备的工作工具。

在具体操作中,档案室对已收集回来的各种档案资料要做好以下几项工作:(1)按学校档案保管的规定,对各处室档案资料收集员送回的档案资料整理立卷,然后登记入库。(2)档案室要定期全面检查,并做好检查记录,发现问题要及时采取补救措施,并报告分管领导,确保档案安全。(3)重视电子文件的归档工作,归档时,还应归档相同的纸质文件,即“双套归档制”。要求归档的电子文件做到:一是齐全完整;二是真实有效;三是格式规范;四是一式两(三)套;五是经过整理,要附《归档电子文件登记表》。(4)认真做好档案统计、补充、销毁等工作。

五、挖掘潜能,保障服务

学校档案管理的初衷和归宿是它的服务价值,利用它来正确指导学校教育教学各方面工作的发展和进步。因此,在档案管理过程中,切不可流于形式,整理一些毫无价值的劣质档案,也不能将大批优质档案资料尘封在档案库中。为了充分发挥档案的服务作用,学校领导要高度重视教职工用档意识的培养,让大家认识到,正确用档就是在提升自我素质和提高工作效益,就是在为学校的进步发展做贡献。其次,为了更好地开发学校档案的服务潜能,必须健全和完善档案的检索工具,如汇编《学校档案检索目录》等。有条件的学校可开通校园网,这样既方便了教职工对所需档案资料的查寻,也为社会各界了解认识学校建立了“绿色窗口”。

参考文献:

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对照中国制造向中国智造迈进的要求，知识产权档案工作的发展水平明显不能满足创新研发和核心竞争力提高的要求。多数企业对知识产权档案工作重视不够，有的甚至出现了影响科技创新发展的情况，对企业自身利益造成不应有的损失。因此，做好知识产权档案工作也成为我国多数企业目前应当亟待解决的问题之一。

经过对大部分企业知识产权档案工作的调研发现，国有及国有控股企业的管理水平好于民营企业，技术水平高的民企好于普通民企。大专院校、科研院所管理水平整体较高。

（一）单位开展好知识产权工作的注意事项

第一，单位领导重视。企业把知识产权档案工作当作科技创新，自主研发工作的基础和企业可持续发展的重要条件，知识产权档案工作被纳入到领导议事日程。能够在人力、物力、财力上给予支持，配备专门的管理人员，建立健全知识产权档案管理制度，和完善畅通的管理网络。

第二，加大投入，为知识产权档案规范化管理创造良好的外部条件。集中统一管理知识产权档案，配备专门的档案库房、充足的档案装具和设施设备，加大投入，改善条件，建立制度，规范管理，全面加强了企业的档案工作。

第三，积极探索适合本单位知识产权档案的管理模式，逐步形成一套制度完善，程序规范，信息化管理水平较高的管理方法，促进知识产权档案管理水平的进一步提升。以专利档案居多的企业，一般将知识产权档案按照科技档案来管理，将有关材料集中存放在某一类型的产品档案中；以商标档案居多的企业，通常是将其放入文书档案的“经营管理类”中；科研单位则将知识产权档案单独设类存放。尽管实体保管方式不尽相同，但各单位能够建立专题目录，有的还实现了网上检索、利用。

（二）知识产权档案工作的不足之处

一是对知识产权档案重要性缺乏认识。许多企业只是一味重视自有知识产权研发和申报，却忽略对其文件材料的归档与管理。二是知识产权档案管理水平普遍较低。没有足够的知识产权档案管理工作的资金支持；硬件设施达不能达到档案安全保管要求；工作中缺乏完整规范的管理制度；不注重知识产权研发过程中的档案的收集、整理与保管。三是知识产权档案管理人员专业性不强。档案管理人员普遍存在兼职过多或不稳定的现象，没有进行过系统的培训并不能完全掌握知识产权档案产生的流程及需要归档的内容，往往产生知识产权文件材料的散失，并由此给单位带来损失。

二、提高认识，加大投入，提升知识产权档案管理水平

根据目前知识产权档案管理工作的现状，各级档案管理部门要采取行之有效的措施，促进知识产权档案工作水平的提高。

（一）增强意识，提升工作自觉性

企业是自主创新基本体制架构的主体，是推进产业结构优化升级的关键。知识产权档案是知识产权的载体，是单位档案的重要组成部分，对企业自主创新具有重要的参考借鉴作用，启迪助推作用。企业要自觉拥有对知识产权档案管理重要性的认识，并将其纳入单位档案管理体系。

（二）提高规范化水平，建立做好知识产权档案工作的长效机制

第一，要建立一支相对稳定的高水平的档案队伍。减少知识产权档案管理人员的兼职，要创造条件，不断更新档案人员的知识结构，提高业务素质。

第二，要建立健全知识产权档案的收集、整理、鉴定、保管等各项管理规章制度，将知识产权档案的管理纳入整个单位档案管理体系，明确归档范围、?r间和要求，确定保管期限和密级，保证归档知识产权文件材料的齐全、完整、准确、系统。可根据本单位的实际情况，在知识产权保护期过后，将知识产权档案的保管期限设定为永久或30年。对超过保管期限的档案要及时进行鉴定，解密，力求企业知识产权档案信息资源最大化共享。

第三，要配备符合保管条件的档案库房和装具。库房要具备防火、防尘等“八防”条件，温、湿度控制达到档案保管要求。

第四，要逐步采用信息化手段加强对知识产权档案的管理，按照有关电子文件归档管理的规定进行归档。重要的电子知识产权文件采取纸制文本电子文本同时保存。归档的电子知识产权数据及其元数据应拷贝至耐久性好的载体上，脱机保存。

（三）保障安全，提高知识产权档案信息利用率

知识产权档案记载企业的核心机密，是企业赖以生存和发展的技术保障。在管理知识产权档案时要建立并严格履行一系列完备的档案管理工作规范，严明保密和利用制度。在知识产权档案的管理中要努力做到即保证知识产权档案信息的安全又能最大限度地提高其利用率，发挥知识产权档案在企业科技研发和自主创新工作中的应有作用。加强对计算机网络内运行的知识产权档案信息的控制，确保安全。各单位应对查阅、利用知识产权档案的有关人员施行权限管理，防止泄密事件的发生。

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档案信息逐渐走向数字化管理是必然趋势,但在档案信息化过程中,出现的安全问题制约了档案信息化的进程。如何确保信息化档案的完整与安全,成为当前档案管理者的重要课题。

一、档案信息化管理的作用和意义

电子档案管理信息系统的建立,可以提高档案工作的效率,方便用户的使用,加强档案的保存,提高档案利用的效率,对维护和保障单位的合法权益,促进两个文明建设具有重要意义。具体优势如下:

(一)档案信息的传递量和服务对象的数量大大增加。由于数字信息占用空间小,信息传递不受空间的限制,随着计算机通讯网络的不断延伸,所能链接的用于存储和管理数字信息的服务器和存储设备及服务对象的数量将加速增加。

(二)时间的延续性,可以24小时服务。

(三)档案数字信息网络检索方便,传递速度快。

(四)可以根据利用者的需要,提供个性化服务。档案信息网络服务的出现,是我们提供档案信息服务的适时的现代化手段。

(五)资源共享,提高档案的利用率。利用网络传输档案信息,其有纸质档案不可比拟的优点,网络传输速度快,档案传输不再受空间和人力的限制。查阅者一旦需要档案就可以通过档案管理网络系统进行查阅,不仅可以查阅所需的信息,而且可以下载电子版的档案原件,没有必要再到档案室进行查阅。这极大地节省了查阅者和档案管理员的时间。还可以通过档案管理网络系统异地查阅档案信息,节约了人力、物力,大大提高了档案的利用率。

二、档案信息化后可能存在的安全隐患

(一)操作系统的安全缺陷

操作系统是计算机最主要的系统软件,是信息安全的基础之一。然而,因为操作系统太庞大(如Windows操作系统就有上千万行程序),致使操作系统不可能做到完全正确。操作系统的缺陷所造成的功能故障,往往可以忽略,如当Windows出现死机时,按一下复位键重新启动就可以了。但是,如果操作系统的缺陷被攻击者利用,所造成的安全问题就不能忽视了。

(二)网络技术本身的安全隐患

网络本身就不是一种很安全的信息传输方式。网络上的任何信息都是经过重重网站分段传送至目的地的,任何中介站点均可以拦截、读取甚至破坏信息。同时,网络的应用技术发展很快,新技术不断推动新的应用,而安全技术是一种在对抗中发展的技术,它总是显得有些滞后,防范攻击的能力不强,这样就导致网络安全的脆弱性。

(三)管理人员素质问题

据有关资料显示,80%以上的档案管理人员没有受过正规的计算机安全培训,缺乏计算机与网络信息的安全意识,致使网站遭到攻击。

三、档案信息化管理中安全问题的防范策略

(一)加强对档案管理人员素质培训及安全教育

在档案信息化管理安全防范中,人的因素是第一位的。档案管理的现代化,对档案管理人员的素质提出了新的要求,档案部门应加强对信息安全意识和安全业务的宣传与教育,不断提高档案管理人员的思想素质、业务素质和职业道德。对现有的在职档案人员进行档案现代化管理和计算机网络等信息技术方面新知识、新技术的培训和再教育,积极引进复台型人才,为档案信息化管理注入新的活力,提升综合管理能力。应对工作中可能发生的意外事故,及时发现问题和解决问题,维护系统的安全和正常运行,确保档案信息的完整性。

(二)从管理上加强安全防范

针对信息化档案的安全问题,安全防范的最高境界不是产品,也不是服务,而是管理,没有好的管理思想、严格的管理制度、负责的管理人员和实施到位的管理制度,就没有真正的安全。

1.建口可以信赖可以控制的内部网络。管理好内外网络的通道,杜绝内部人员使用拨号、宽带等方式非法接入外网。管理好软件资产,避免内部人员在计算机上安装使用盗版软件,以防引入潜在的安全漏洞,降低计算机系统的安全系数。

管理好计算机的外部设备,防止内部人员在内网计算机上通过移动存储介质间接地与外网进行数据交换,导致病毒的传人或者敏感信息、机密数据的传播与泄漏。

管理好单位个人使用的计算机上的重要文档,防止相同域内的终端用户互相调用和操作机密文件。

管理好输出设备,对于重要电子文档的打印,要进行严格的登记和日志管理。

管理好内网客户端,在单位局城网上建立起严密的监控点。

2.实施强审计管理。所谓强审计,就是利用日志对网络上的行为、踪迹进行监控,并能事后取证的技术。但是,与传统的计算机日志相比,强审计的日志是不能随便删除、修改的。如果要修改或删除,必须系统管理员、审计员及单位领导同时进入系统才能删除,从而有效保护内网。

强审计技术一般包括五个方面的内容:一是网络审计,防止非法内连和外连;二是数据库审计,对数据库的读取行为进行跟踪;三是应用系统审计,例如公文流转经过几个环节,必须有清晰的记录;四是机审计,包括对终端系统安装了哪些不安全软件的审计,并设置终端系统的权限等;五是介质审计,包括光介质、磁介质和纸介质的审计,防止机密信息通过移动U盘、移动硬盘、非法打印或照相等多个环节从信息系统中泄密。

3.档案信息的数据备份和容灾。理想的数据保护解决方案应既能解决业务对高性能与可用性的需求,又能解决备份与恢复管理问题。目前,数据备份与容灾能力已成为存储安全保障的重要标志。容灾备份就是指通过特定手段和机制,在各种灾难损害发生后,仍能最大限度地提供正常应用服务的信息系统。它可分为数据备份和应用备份。数据备份需要保证用户数据的完整性、可靠性和一致性。对于提供实时服务的信息系统,用户的服务请求在灾难中可能会中断,应用备份必须提供不间断的应用服务,让客户的服务请求能够继续运行。

(三)保障数字档案安全的技术措施

数字档案是技术的产物,因此,运用先进网络技术和信息安全技术是确保数字档案安全的重要保障。

1.计算机和网络防火墙技术。防火墙是网络之间执行访问控制策略的系统,是硬件和软件的组合体,它保护内部网络免受非法用户的侵入、过滤不良信息、防止信息资源的未授权访问。防火墙的实现技术主要有:包过滤技术、服务技术、状态监测防火墙技术等。

2.档案信息加密技术。密码技术是网络安全技术的核心,是提高网络系统数据的保密性、防止机密数据被外部破解所采用的主要技术手段。采用加密技术可以确保数字档案内容的非公开性。加密技术通过信息的变换或编码将机密敏感信息变换为难以读懂的乱码型信息,以达到保护数据安全的目的。数据加密技术可分为两类:对称型加密和公钥密码算法。

3.档案信息防写技术。防写技术,即将数字档案设置为“只读”状态,在这种状态下,用户只能从计算机上读取信息,而不能对其进行任何修改。在计算机外存储器中,只读光盘只能读出信息而不能追加或删除信息;一次写入光盘可供使用者一次写入多次读出,可以追加记录但不能擦除原来的信息。这种不可逆式记录介质可以有效地防止用户更改数字档案的内容,保持数字档案的真实性和可靠性。

四、结语

随着档案信息化进程的深入,大量数字档案的安全问题已经摆在档案管理者面前,如何做好信息化档案的安全工作值得我们不断探讨和研究。

参考文献:

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现在计算机普及，计算机的应用也渗透到各个领域，计算机是从什么时候开始走进人们生活中的？从国际的角度上看，从第三次科技革命后，计算机开始发展，但我国是在改革开放以后计算机行业才开始走进大众视线，在科技高速发展的今天，各行各业都进入电子管理时代，档案管理工作如此。而在信息时代下的纸本档案如何管理也需要得到重视。

1 电子档案管理是必然趋势

传统的档案管理方式是用纸本方法进行管理，记载档案信息也是通过纸和笔，档案上的资料都是人一笔一划写上去的，也体现了档案的价值，在那个时代，没有先进的技术，一切都要靠人力物力来解决，纸本档案也和当时社会相适应。但是，在电子信息飞速发展的今天，纸本档案就不能适应当前社会的发展节奏，档案管理创新管理模式采用电子档案管理方式，电子档案管理方式和传统的纸本管理方式相比，电子档案具有优越性。电子档案管理方式有很多优点，同时也给用户带来了极大的方便，在纸本档案的时代，查阅档案信息需要大量的时间，消耗人力物力，而现在，查阅档案信息一般在电脑上操作，只需要几秒钟的时间，电子档案管理和纸本档案管理相比提高了工作效率，也促进了社会的发展，是人类发展历史的变革，同时也是时代的进步。虽有有了方便快捷的电脑档案管理，但是传统的纸本档案管理也不能放弃，而且还要管理的更好。

2 电子档案的管理措施

2.1 优化电子文件管理流程

每一件事情在发展过程中都是按照顺序进行，档案管理的相关活动也要按照相关顺序完成，电子文件的管理流程和传统的手工管理文件流程不一致，不是对手工流程的模仿复制粘贴，要有电子文件的特点，善于利用计算机的处理系统，高效的处理数据文件，要积极构建科学合理的高效管理流程。

2.2 建立文件处理系统

文件管理是文件处理系统的核心，文件处理系统直接决定着电子文件的技术特点和管理问题，而最后解决方法也要回归于文件处理系统上。在完整的电子文件处理系统中，处于核心位置的是文件管理，文件处理对于管理电子文件起到重要的作用。严格来说，电子文件管理系统是一个制度，在这个制度下，进行文件处理与管理工作。文件管理系统也是电子文件管理活动整体的承担者，能保证文件管理顺利进行。同时在进行电子文件管理时要建立一套科学标准的管理制度。

3 电子档案管理和纸本档案共同发展

电子档案符合当今信息时代的发展，和纸本档案相比，有着独一无二的优越性，但是纸本档案也有独特价值，并且这种价值是电子档案无法替代的。要想了解纸本档案的价值，首先要了解档案的价值。档案具有历史价值和社会价值，档案是在社会历史发展变化下而产生的，档案通过多种的形式记录历史的发展，为学者研究历史提供有效的资料；档案也是当代社会真实的反映，记载社会的发展节奏和发展规模，记录档案的工具有很多，并随着社会变化而变化，档案是一种记录工具，因此具有记录属性，同时档案也具有原始性，记录的原始信息是无法替代的，在信息时代下纸本档案的作用减弱并逐渐被电子档案取代，但是，纸本档案的价值仍存在，纸本档案的价值不会因为纸本作用的减弱而消失，具有原始价值还具有法律效力。纸本档案的存在意义重大，我们要学会保护和管理。

4 对纸本档案的保护和管理

从纸本档案资料管理开始，档案管理系统是一种全世界通用的系统，即使现在己经被电脑给取代了，但是对纸本资料的管理还是需要加强，对它的管理和保护仍然十分重要。基本上，传统纸本档案的管理有十三个步骤：点收～整理～登记～分类～立案～归件～编目～装订～调卷～清点～防护～转移～销毁。不过随着时间的推移，现在已经把上面的十三个步骤缩减成六个步骤，即：收集、分类、归档、装订、调阅、销毁。即便缩减成六个步骤，也完全可以把纸本档案管理好，只要我们按着这六个步骤实施下去，就基本上能保证该档案的完整性，剩下的便是物理保护。人们知道纸本档案是由纸张、纸材料、字迹三者结合在一起的。它的寿命与内外部诸多因素和保护环境条件有关，就其内部因素来讲取决于形成档案的材料、保存条件和工作人员的责任心，外部保存环境条件，包括借阅人员的爱护和对各种突发事件的防范措施。也就是说外部保护环境，例如档案储存的温度、湿度、阳光等都很重要。档案库房的管理一定要严格按照档案库房管理的国家标准执行。工作人员不能只注重库房温湿度，而忽略了室外温湿度，室内室外温度湿度要每日对比，认真做好记录，最好是将每日温湿度记录做成趋势图，以便分析和掌握最适合档案保管的温度，从而延长档案存放寿命。另外阳光每日照射时间也要很好地把握，光线不能直射档案纸本，否则会加速档案老化。档案需要阳光但不需要强烈的直射阳光，光线强烈时一定要加防护窗帘遮挡光线。库房一定要通风良好，通风良好也是保证档案不发霉退色的前提之一，纸本档案的保护与管理重要的一条就是责任心。作为一名良好合格的档案管理人员，高度的责任心很重要。在档案保管过程中，如果档案保管的外部环境良好，而缺乏责任心也是不行的，工作也不会做到位。要知道一旦这项工作有所闪失，损失是无法弥补的，后果不堪设想，因为档案具有原始性和唯一性。档案工作人员要具备处置突发事故的能力，对于火灾、洪水等灾害要防患于未然；对于四防安全工作（即防火、防电、防盗、防自然灾害）要做到深入细致，把事故消灭在萌芽，一旦发现，也要有处理事故的能力，这才是一个合格的档案管理人员应具备的素质。

结束语

综上所述，在信息化条件下，档案部门应转变观念，改革传统的档案管理模式，建立电子档案系统，更加全面科学的管理档案。在如今，电子档案在档案管理工作中占据重要的位置，电子档案创造的价值引起人们关注，为了使档案管理工作更好地适应现代信息时代的发展要求，就要建立更有效的档案管理信息系统，为经济建设和社会发展服务。但是在发展电子档案的同时也不能忽视传统的档案管理，传统的纸本档案管理也具有社会意义，在我国档案事业发展的情况下，电子档案管理和纸本档案管理要统一发展。

参考文献

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在医疗改革的大背景下，医院的医疗水平不断提高，此时就对医院管理工作有了更严格的要求：不仅需要医生的自我约束，更需要医院其他非临床科室和后勤部门发挥更突出的作用和价值。作为档案室的一员，我认为在新的医疗环境中，档案管理部门要针对单位的实际情况，有目标，有毅力的增强薄弱环节，结合新医改中医院的发展情况和发展特点，适当调整，严把档案收集关，不放任任何错误，努力实现医疗档案的现代化管理。

然而随着新医改的推进，医院档案管理也暴露了一些问题。

一、薄弱环节

（一）档案收集效率差

过去医院的档案部门管理都是各医院该部门初创人员根据自己的理解和对行业的不完全认知进行管理，对自我工作的内容也缺乏系统的认识，没有明确的要求。缺乏统一的档案制度，科学性和系统性较弱。应当统一制定收档制度，将此部门也纳入医院日常考核系统中管理，提高档案手机的效率，更齐全收集所有档案。

（二）旧档案严重缺失

长期以来，我国处在经济水平不高的社会状态，所以医疗水平及医院设施都有局限。由于历史的原因，档案管理工作起步较晚，缺乏现代化的管理理念和设施。档案管理不集中，档案管理部门只管理一些文书档案，病案和各种检查影响资料则由各自部门管理。这样就形成了管理不集中，不规范的工作格局。而且由于经济条件限制，医院的设备陈旧，管理技术落后，致使这一项工作发展不起来，过去的档案严重缺失，对现在的工作也造成不小的阻碍。

（三）档案管理人员素质普遍不高

普通患者及患者家属甚至是医务工作者都存在一种思想上的误区：医护人员的素质高低决定了医院的品质好坏。实际上这种认知是不准确的。诚然，对医院来说医护人员水平很重要，但是同样重要的是非医疗科室的工作人员是否合格。在历来只重视医疗技术人员的素质再教育的传统情况下，在医改后的现在，档案管理部门工作人员素质的提高和过滤也应被组织提上日程。作为档案管理人员，其专业出身的比较少，由于学历限制，其知识面普遍匮乏，没有相对高级的档案管理知识。甚至于有些档案管理人员是从别的岗位转调过来或由其他后勤部门人员兼任的。而且在平时的工作当中，档案管理人员进修学习的机会不多，缺乏系统的档案知识培训，以致于使许多档案管理人员的综合素质和管理水平跟不上形势的发展，缺乏创新和活力。

现如今新的医疗改革不断深化，作为档案部门工作人员，我们有责任探索出一条适应新医疗环境的档案管理思路，解决以上提到的弊病，档案部门改革刻不容缓。

二、改善措施

（一）制定严格的档案管理制度

必须有严格的档案收集流程规定和管理制度，才能规范我们工作人员的日常行为。在医院内部加强对档案法的宣传学习，增强领导干部的档案管理规范意识，让整个医院都对档案管理这项工作重视起来，非此部门人员也及时归档。有关领导干部将档案管理视为医院管理的重头戏，规划医院发展时将此部门纳入规划范围，严格执行规定的管理法规，全院一起努力将这项工作重视起来，才能更好的完成档案的收集归纳。

（二）培养人才提升工作人员素质

档案管理人员素质直接影响档案管理水平。更专业的人才才能将工作做得更好。不断提高档案管理工作队伍的综合素质，通过再教育，专业培训，进修等手段，全面的提升工作人员业务水平，从而提升档案管理的质量，发挥档案资料的作用。提高管理人员自我修养的意识形态，主动培养自身业务条件，严格执行指定的条例法规，紧密结合医院的科研、经济、管理等工作，在临床医疗中开放思路，不断创新，勇于接纳新鲜事物，多方面收集整理信息，为使用者提供方便有效的查阅体验。

篇（7）

中图分类号：G27　文献标识码：A　文章编号：1006-0278(2011)10-117-02

档案管理是经济社会发展的重要组成部分，科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要。进入知识经济时代以来，对档案管理工作提出了更高的要求，要适应这个要求，就必须要有新思维、新态度、新理论、新方法。在为档案工作提供无限发展的空间和机遇的同时在发展过程中也遇到了很多之前没有遇到过的挑战。这就要求我们加强对档案的管理，适时解决档案管理工作中遇到的问题，在物力、财力、人力等各个方面给予大力的支持。同时，档案是信息的重要载体，是主要信息源。管好用好档案，对资源开发起着重要作用。现代社会建立系统、科学、民主的管理制度，对其生存与发展极为重要。在一个单位中，档案管理无疑是单位协调、有序、高效运行的有效保证。

一、做好档案管理工作的重要意义

档案是单位的无形资产，它的价值在于其内容中所蕴含的经历。档案是组织在各项工作活动中形成的真实的历史记录，不仅记录了工作活动的历史过程，而且记载了其形成和积累的经验教训，是单位重要的知识资源。特别是企事业档案的建立，不仅要求做到完整、准确、系统，更要扩展思路，将单位当前生存和发展急需的各种资料和信息等知识及时整理归档，经过深度的调研之后归纳到本单位知识管理体系之中。由此可见，档案管理工作是组织管理工作中不可或缺的部分，是提高企事业单位工作效率和工作质量的必要条件，是见证员工个人历史的重要工作。系统规范的档案管理，是衡量一个单位管理水平的重要标准。档案记载着这个单位发展历程上的优秀成果，是组织管理工作者进行科学分析，制定发展方向的指路明灯。做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，全面真实科学的反映单位整体发展状况和经营成果，一方面为单位的高层管理人员及时了解组织整体状况，适时调整组织管理策略提供了确实依据；另一方面档案管理成果同单位的管理的有机结合进一步决定了该组织的资源配置的取向和模式，决定着组织未来的发展，对于实现单位的人力资源配置战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于不断提升单位在市场经济中竞争力及促进知识经济时代的全面发展具有深远意义。二、档案管理在单位管理过程中的重要作用

(一)组织文化方面作用

人事档案与组织文化紧密相连，档案是单位发展的真实记录和见证，档案也是组织文化的重要组成部分。单位档案是企事业单位的“成长记录”，记载着企事业单位成立时的情况、历任法定代表人的变更、办公地点的变迁、资金等其他变动情况，是企事业单位信息最基础、最集中的记录。完整规范的企事业单位法人档案能深入的反映企事业单位发展变化的历程。通过单位的人事档案我们能够了解到这个单位的成长历程，单位的核心价值观，文化氛围等。一段段影像，一份份文件，一张张照片，一件件实物，都会让员工产生了归属感、凝聚力和向心力。

(二)对员工的个人发展起到了不可忽视的作用

档案管理是单位行政工作的工具之一，组织当中任何规章制度的出台，都是建立在原有管理系统的基础上，充分发挥档案的作用有助于计划和决策的科学化，有利于提高工作效率和管理水平。现阶段，由于档案具有真实性、原始性，以及其他任何材料不可替代的依据和凭证作用，所以它有极强的法律效力。员工个人的人事档案不仅为单位选人、用人及日常管理等工作服务，同时也为个人切身利益服务。对于个人来说，无论是就业、考研、公招、公考、出国政审还是职称评审、社会保险、入党入团、退休手续办理以及各项证明的出具等手续都将以档案材料的审核为重要依据。每个员工都在以自己的实践活动书写着自己的历史，同时将其转化为文字在档案中不断补充、不断添入新内容。所以说人事档案将伴随每个人的一生并发挥着重要的作用。

(三)对于用人单位来说，档案为单位的人事部门的工作提供重要依据

档案是个人历史的真实记录，利用档案可以具体的了解个人过去的工作经历，总结经验教训，为领导科学管理提供重要的参考和依据。现代的单位为了更好的选聘到适合的人才，通常在面试之后都会跟查阅档案材料中的思想品德、能力水平、历史情况等原始材料结合起来。在用人过程中形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都会汇总、归入本人档案，作为考核依据，档案的正确使用能够为人力资源的正确选拔和配置起到重要参考作用。

二、新时期做好档案管理工作的对策建议

(--)不断健全新时期档案管理制度

随着网络技术的进一步发展，对做好档案管理工作，建立健全档案管理标准体系提出了新的挑战。档案记载着丰富的信息，但是档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。所以在建立规章制度时首先要符合单位特点和档案管理实际，更好的适应单位档案管理的需要。其次，利用计算机等现代化手段整理档案，可以收到事半功倍的效果。目前档案管理可按文件形成的先后顺序排列打印，降{氐了人为因素在文件归档工作中的影响，发挥了计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。第三，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。因此，在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。同时，要对档案的内容、分类、档案用品标准重新进行规范。在材料的收集上要做到及时、完整；在材料的鉴别上必须做到去伪存真，确保材料的真实性；在递转档案中要做到按章办事，确保档案材料安全可靠；在别人查阅、传阅档案时，要注意档案的保密和安全。档案管理人员还应该积极主动的跟有关部门联系，及时更新、补充档案新材料。这一切，都离不开严格合理的规章制度。

(二)重新定位新时期档案管理的功能

长时间以来，档案管理工作人员对档案功能没有充分挖掘，没有跳出传统的对档案管理功能的理解。新时期，我们应该对档案的功能进行重新定位：在对档案的原有重要部分予以保留的同时，对档案的内涵要进一步丰富和扩大，使档案所具有的功能更加适合单位对信息的需求，从而更好的为组织服务。

(三)建立用人与管档相分离的人事档案管理体制

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二、信息网络环境下档案管理工作的主要内容

档案信息化管理是信息网络环境下档案管理工作发展的必然趋势，也是信息技术作用的综合产物。档案信息管理工作就是指对档案管理工作中的信息输入、组织、控制、输出以及调控等进行对应的操作活动的总和。是档案管理机构为机关事业单位、企业以及社会各个方面提供档案信息与服务的工作体系。随着网络技术的普及以及档案管理的现代化进程，利用网络化对档案进行管理已成为一种趋势。在信息网络环境下，档案管理工作应该以档案信息资源建设工作为核心，在工作过程中将扩大档案信息开发与利用作为档案管理工作的主要目标。通过建立科学、合理、统一的档案管理模式、制度体系，尽量利用先进、可适性强的计算机网络技术，对档案管理行业的相关信息资源加以充分利用，逐步形成完善的档案信息化管理系统，以达到加强对信息档案的收集、组织、存储、统计、应用与编研的目的。同时，提高现代信息档案管理工作的现代化水平，为企业的管理、生产、经营与科研提供种类齐全、形式多样、内容客观的真实性档案服务，为档案的信息化工作打下坚实的基础，实现档案的信息化以及档案利用的信息化。

三、信息网络环境下开展档案管理工作的相关途径

（一）提高档案管理人员的信息化建设意识

档案管理工作人员是任何档案管理环境下的能动资源，在档案管理工作中发挥着主导作用。因此，信息网络环境下开展档案管理工作同样需要充分发挥管理人员的作用。首先，档案管理部门必须逐步改变相关人员的工作观念，提高其档案管理工作中利用信息技术以及提高自身信息技术利用水平的意识，使得他们认识到档案管理工作信息化的必要性，让他们积极主动的完成信息化建设的相关工作；其次，应该加强工作人员信息技术的学习，尤其是相关应用软件的学习和培训，提升其档案管理实际工作中的相关操作能力，争取尽快实现信息档案的信息化管理；再次，档案管理部门管理者还要认识到适当加大档案管理信息系统以及档案管理人才的投入，培养专业管理人才的重要性，为信息网络环境下档案管理工作的开展提供人员保障。

（二）加强档案管理部门间联系，实现档案的纵横共享

信息网络时代，人们产生和使用的信息量在迅速增加，这使得现代社会中存在的信息量得以迅速加大。在纷繁复杂的信息环境中，任何一个档案管理部门都不可能利用其自身的力量对所有知识、信息加以收集、组织、加工、存储和应用。所以，各个部门之间要彻底打破传统的各自为政管理方式，在各个部门之间建立并形成一个相对网站的档案信息网络，通过统一的管理方式充分发挥出档案的整体优势，通过将所有文献汇总、形成联合目录，最终实现资源共享。通过形成信息资源共享网络，可以使得各个部门之间形成各自资源的共享，便于信息搜寻者能够通过更多的途径获得更加广泛、丰富的知识、情报。另外，利用所建立的联合目录，通过网络化管理方式，使得各个档案管理部门能够重复挖掘出潜在的资源，有效的实现了档案资源的互补，提高了馆藏资源的利用率，有效的避免了资源的重复和浪费。不但很好的缓解了存储空间拥挤、资源利用紧张等问题，而且还使得档案馆更加专一，系统性更强。

（三）重视信息反馈，促进信息的深层次挖掘

信息反馈方法是档案信息资源开发利用中的重要内容，而且信息反馈工作是多方面的，不但可以在所有档案管理工作者与档案管理信息之间形成反馈，而且还可以在信息使用者与信息之间形成反馈。档案管理人员在将反馈得到的信息综合整理之后，得到一份完整的信息反馈报告，利用该报告进行档案信息资源的开发。为后续档案信息资源的开发、利用，提高档案管理工作水平提供更加科学、针对性更强的依据。

（四）提高档案管理工作的安全与防护意识

信息网络环境下的档案管理工作要求相关部门必须具有足够的信息安全意识，通过层层把关、严格管理的方式，避免出现档案资源人为破坏的问题。由于计算机网络自身具有较高的安全风险，尤其是个别企事业单位，其对信息安全的要求较高，加之在网络使用过程中没有重视病毒的防控，直接使用免费甚至是盗版的防病毒软件，这些都个档案的信息安全埋下了隐患。在档案信息系统的网络病毒防御、计算机安全机制保障过程中，要定期对计算机进行全面的查杀，通过升级反病毒软件、更新病毒库、设置在线防御体系等方式，提高系统的抗病毒攻击能力，能够随时防止网络病毒入侵和人为攻击。常用的措施包括使用身份认证、数据备份以及防火墙等措施。同时，还要提高档案管理人员的安全防范意识，通过加强网络安全管理的方式保证档案信息资源的安全性。

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中图分类号：D630.3 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2015）11-0075-01

一、新形势下加强档案管理的必要性和重要性

1.时展的需要

随着经济社会的不断发展以及科学技术的日益更新，档案管理工作不断取得进步，管理更加规范，且融入了越来越多的计算机信息技术等元素，但人员配备、技术运用等方面的相对滞后仍然制约着档案管理。

2.档案管理工作自身的发展需要

档案管理，亦称档案工作，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。它承载着组织及个人大量的重要信息和基本资料，然而目前，许多的组织及个人对档案管理工作依然重视不够，导致档案管理工作易出漏洞，信息也容易流失，进而影响组织或个人的发展。

3.顺应科学发展观的需求

科学发展观的核心是以人为本，而档案记录着组织及个人发展的整个历程，组织及个人的信息不完整，直接影响组织及个人发展的需要，由此可见，档案管理工作对于促进社会的和谐发展的作用。只有不断强化档案管理的科学化水平，充分发挥档案在经济社会发展中所起到的促进作用，才能更好实现组织及个人的全面、协调、可持续发展。

二、档案管理中常见的问题

1.思想上不重视

当今的市场经济条件下，大部分的组织及个人优先考虑的是直接的经济效益，档案管理眼前效益不明显，长远意义尤为深刻的一项工作来说，并未受到该有的重视。许多组织以及个人忽视了这一点，资金、人员等的投入不够到位，档案管理系统也缺乏严格管理，影响了档案管理工作的可持续发展，导致使用档案的时候出现各种问题。

2.人员队伍专业性不强

档案管理是一项专业性较强的工作，不仅需要具有一定专业知识，还需要具备一定的实践经验。我们大部分组织缺乏档案管理工作方面的专业人才，档案管理的质量水平不高，无法适应新形势的发展需要，尤其是面对信息化高度发展的今天，计算机信息系统的广泛使用，更是要求档案管理人员具备一定的专业的素质。

3.档案管理方法待提高

我国大部分地区，尤其是较为基层的组织单位，档案管理仍停留在纸质保管阶段，后期查阅及使用等不方便，且容易出现保存不完整甚至是丢失的情况。有的即使引进了计算机设备，但信息化水平依然不高，有的只是流于形式，应付检查，当摆设，实际运用不到位，没有真正实现档案工作的科学管理。

三、加强档案管理的对策研究

1.提高重视，加大投入

只有提高管理人员的管理思想，他们的主观能动性，才能从根本上提高档案管理科学化水平。尤其是作为组织中的管理人员，更加需要加强重视与档案管理工作人员的交流，积极关注组织里的档案管理工作情况，及时发现并分析档案管理工作中存在的问题，提出有效的解决措施，充分调动档案管理工作人员的工作积极性，促推档案管理工作。

信息化时代的大背景下，档案工作已不同于以往的纸质化管理阶段，档案工作的基础设备及环境条件也将随着形势的发展而需要不断更新，要求对档案管理工作加大经费、人员等方面的投入，进而保障档案管理工作有序、有效进行。

2.加强培养，优化队伍素质

牢固树立“档案工作提高生产力，档案管理科学讲效率”的观念，坚持“人才是第一资源”的管理模式，着力通过培养和引进专业人才，建立一支具有较强学习能力、创新能力的档案管理队伍。加强对档案管理人才的培养，结合现有相关的法律法规政策，根据实际需要，制定培训学习计划，不仅要融入档案管理方面的专业知识，还需要结合实际，运用多渠道、多种方式对档案管理工作人员进行培训，并将培训的实效及时的运用到档案管理工作上来，不断完善档案管理工作人员的队伍建设。

3.加大宣传，加强信息化建设

目前来说，社会上对档案管理工作的了解和认识并不够，因而在档案管理过程中，配合程度不够，导致信息更新不及时或者信息不完善等情况的发生。为此，加大对档案管理工作的宣传力度，普及档案知识，能够为档案管理工作提供更为有利的发展环境。

伴随着电子计算机的广泛应用以及信息技术的普及，档案信息数字化是信息时代下档案管理工作面临的新的机遇和挑战。只有充分运用现代科学技术，准确把握好信息化时代为档案管理工作带来的机遇，通过信息技术对档案资源及时有效的管理，方能不断提高档案管理工作水平，提高档案管理质量，充分发挥档案管理工作的实效性。

参考文献

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关键词 信息化；数据档案；管理重点；难点

在实际工作中，档案管理信息化主要是通过网络技术对档案资源进行合理的调整与管理，从而达到对档案资源的高效利用。就目前信息化数据档案管理的现状而言，由于部分系统操作、软件应用存在的各种安全漏洞以及从业人员素质等问题，常常导致档案管理工作中出现大量的数据安全问题、敏感数据的防窃取问题、防篡改问题，影响了信息化档案管理工作的顺利进行。因此，信息化数据档案管理工作的安全隐患，逐渐引起了人们的注意力。

一、进行档案信息化建设的重要性分析

目前，档案信息化建设的发展水平逐渐提高，使用档案管理信息化系统，可以对职工档案进行信息化管理，对于促进档案管理工作的效率，具有重要的促进作用。进行档案信息化建设，有利于解决传统档案管理工作中零散、不规范、信息查询慢等问题，在最短的时间内达到快速查询信息的目的。利用信息化数据档案管理系统的搜索引擎，甚至可以几秒内完成相关信息的查询工作，给相关的管理工作带来了极大的便利。另外，由于档案管理工作本身具有一定的滞后性，传统的档案管理基本是通过手工制作完成的，规范性不强，时间也相对较长，对于档案信息的同步性没有保障。而信息化数据档案管理系统，可以从根本上解决这个问题。信息化数据档案管理系统，利用计算机技术可以快速地实现档案信息的同步记录，方便工作人员的随时查询，以满足不同单位对档案信息的有效需求。

二、信息化数据档案管理系统建设存在的问题分析

（一）信息化数据档案管理建设的资金有限。在信息化数据档案管理建设发展的新时期，在资金预算方面相较于前期的资金预算要高很多。专业的硬件设备和软件是档案管理信息化发展的重要基础，如果专业的硬件设备和软件不能得到及时的更新，很难有效地开展信息化数据档案的高效管理工作。但是在实际的工作中，信息化数据档案管理建设后期的资金投入却相对较少。资金投入较少，直接导致档案管理部门的硬件系统陈旧，缺少相应的配套软件。加之旧的软件功能较少、适应性较弱，严重影响了信息化数据档案管理工作的顺利开展。

（二）信息化数据档案管理建设的资源收集、利用效率较低。部门单位盲目进行档案资料的收集工作，在没有将资料进行分类之前，不考虑资料的使用价值，不进行严格的筛选，直接记录下来。盲目地收集资料，从档案管理工作的表面上，可以达到档案资料的详尽度要求，但实际上资料的价值不高，反而因为占用了大量的资源，影响了正常的档案管理工作。因此，信息化数据档案管理建设的资源收集、利用效率较低的问题，对于信息化数据档案的管理工作，会产生极其不利的影响。其次，档案管理部门的人员服务意识欠缺，也是导致档案资料流于形式化的重要原因。

（三）信息化数据档案管理建设的管理人员素质不高。信息化数据档案管理建设的管理人员素质不高，会直接导致信息化数据档案管理工作难以进行下去。档案管理工作人员是档案管理工作的核心部分，档案管理水平在一定程度上取决于工作人员的素质。目前，信息化数据档案管理建设的管理人员素质普遍不高，部分年长的工作人员由于自身知识结构老化，对新概念、新知识的接受能力较差，很难适应信息化数据档案管理的难度，无法深入开展相关的档案管理工作。致使信息化数据档案管理工作，一直无法取得显著的成效。

三、促进信息化数据档案管理建设的有效策略分析

结合信息化数据档案管理系统建设工作过程中存在的问题，在现有的技术条件下进行深入分析，有利于促进信息化数据档案管理系统的完善发展，也能在最短的时间内，显著提高档案管理工作的效率。在此，主要分析信息化数据档案管理系统建设存在的信息化数据档案管理建设的资金不足、信息化数据档案管理建设的资源收集利用效率较低、信息化数据档案管理建设的管理人员素质不高等问题的有效策略，可以为日后采取有效工作方法奠定基础。

（一）加大信息化数据档案管理建设的资金投入。为进一步解决信息化数据档案管理建设的资金不足问题，加大信息化数据档案管理建设的资金投入，在短时间内完成档案部门硬件设备和软件的更新。同时，将相关的档案工作纳入单位的整体规划中，从单位财政和政策两个方面，确保档案管理工作可以顺利地开展下去。单位在财政方面，应根据实际工作情况，设立档案管理的专项资金，保证档案管理部门硬件和软件设施更新及扩展工作。在政策方面，可以通过企业文化宣传档案管理的重要性，积极鼓励工作人员参与到档案管理工作中。因此，必须要加大信息化数据档案管理建设的资金投入，才能更好地保障档案管理工作水平的进一步提高。

（二）合理地构建档案信息资源体系。合理地构建档案信息资源体系，对于解决信息化数据档案管理建设中存在的资源收集、利用效率较低问题，具有一定的现实意义。在档案信息收集的过程中，优先选择与单位相关的资料，有选择性地删除没有查阅价值的信息。同时，按照国家的相关法律法规，合理地制定档案管理办法，用以规范档案资料收集存在的问题。另外，在档案管理工作中，应逐步改善重收集轻利用的问题，使档案管理在工作中发挥其应有的价值。合理构建档案信息资源体系，才能从根本上改善档案资料收集中的低效率问题。所以，结合具体单位的工作状况，合理地构建档案信息资源体系，对于信息化数据档案管理工作的发展具有极大的促进作用。

（三）全方面提高档案管理人员的素质。为了更好地解决信息化数据档案管理建设的管理人员素质不高的问题，促进档案管理工作的有序开展，全方面提高档案管理人员的素质，是相对有效的策略。档案管理部门应定期准备专业的培训，培养工作人员的扎实理念以及开拓意识，使其可以在现有的技术条件下，快速更新信息化数据档案建设的重要性观念。同时，档案管理部门也可以根据实际的工作需要，积极引进专业的人才，使之可以更加专业地进行档案管理工作。全方位提高档案管理人员的素质，是档案管理部门进行档案管理工作的重要基础，是做好一切档案管理工作的基本前提。因此，在档案管理工作的实际工作中，必须结合档案管理系统中存在的具体问题，积极探究解决的策略，力争在最短的时间内做好档案管理工作。

综上所述，由于现代社会的发展，需要大量的信息，档案信息的需求量越来越大，信息化数据档案管理工作，已成为当前档案信息化管理的基础性工作。

参考文献：

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中图分类号：TM73 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2016）01（a）-0094-03

随着天津市特高压工程及500kV工程趋向于规模化建设，建设体量越来越大，工程建设档案管理要求越来越严格。然而，当前档案管理理念相对陈旧、责任意识相对欠缺、标准化制度有待完善、工作便捷性有待提高等问题凸显。因此，为确保档案管理与工程建设同步进行，保证档案资料完整、准确、系统、安全和有效利用，进一步创新档案管理模式成为必然。

档案管理一直以来是各行业学者们研究的热点，加强档案过程管理是提高档案管理质量的关键。张淑婷[1]对电力工程档案质量管理控制要点进行了探析，构建了电力工程档案质量管理体系，对档案前期规范化处理，加强过程管控，提高档案管理质量。钟志平[2]对电力施工企业工程档案形成过程存在的主要问题进行了分析，提出档案形成过程控制的几个主要环节。陈铁山[3]通过分析电力工程档案管理中存在的问题，分别从队伍建设、制度建立、管理方法等方面提出具体措施。档案数字化管理是档案管理趋势，同样是学者们研究热点之一。陶琨[4]对电力工程档案管理流程、档案类别、档案标准化等方面进行了规范，同时引入现代信息管理系统，促进电力工程档案信息的查询、统计。陈炜[5]从国家电子档案产业政策、信息技术应用等角度，探讨了档案信息数字化的发展方向以及档案信息资源的开发途径。罗琴[6]，首次将和谐管理理论应用于企业档案管理中，实现了企业档案的和谐管理，达到企业档案管理工作健康有序发展。该管理理论为文章创新档案管理模式提供了新思路。研究新的档案管理模式，旨在促进档案形成的同步性、真实性和完整性；落实了“全员、全过程、全方位”的档案管理理念；提升工程档案管理工作的程序化、标准化和规范化。

1 基于和谐管理的档案管理模式

1.1 实践思路

国网天津市电力公司首次提出，以提升档案过程控制为核心，基于和谐管理理论，分别从科学管理和工作便捷两个维度进行制度优化和工作环境改善。一是建立“谐则”机制，即采用科学的管理办法使归档同步化、责任明确化、资料标准化；二是建立“和则”机制，以用户为根本，研发档案动态管理系统和手机APP等，提高归档便捷性和高效性。档案动态管理系统对科学管理办法进行了固化，科学管理办法推动了系统的准确、有效运行，最终实现档案管理整体和谐。具体实践思路如图1所示。

1.2 体系架构

该管理模式以《输变电工程档案深度规范管理指导手册》为标准管理依据，依托档案动态管理系统落实执行，互联手机APP辅助管理，创新应用NFC技术和OCR技术，自主研发新型档案柜。旨在提升档案管理标准化、数字化、便捷化水平。其体系架构如图2所示。

1.2.1 编制《输变电工程档案深度规范管理指导手册》

通过对各设计、施工、监理以及建设管理单位档案管理专责、质量管理专责等相关档案管理人员的调研，梳理行业规程规范以及企业内部管理规定，完成本手册编制。其特点如下。

（1）过程全覆盖。覆盖项目前期、工程前期、工程建设和总结评价工程全过程。其中，业主项目部分册，归档范围共计858项；监理项目部分册，归档范围共计218项；施工项目部分册，归档范围共计1289项。

（2）专业全覆盖。覆盖进度、安全、质量、技术、造价全部五大专业，涉及专业管理全部环节。

（3）岗位全覆盖。首次将归档责任主体下沉到业主、监理、施工项目部专责人员。

（4）标准化管理。①归档时间节点统一。归档时间节点与工程建设节点挂钩，保证与工程建设同步进行。②归档模板样式统一。编制档案文本标准化模板202份，负面清单146条。

1.2.2 研发“工程管家”电网建设全过程档案动态管理系统

以档案归档同步化、规范化、标准化、明确化为目标的档案动态管理系统，主要包括管理人员实施监督和检查、各管理专责检索、查看和提交，以及管理员信息维护3个子平台。

（1）管理人员实施监督和检查子平台。通过选择工程名称、工程建设阶段，管理人员随时对各参建单位归档现状检查，包括：查看当前应归文件资料内容和应归未归资料内容；对已归档的资料内容，可以点击文件填写正确性、规范性等；对于应归未归的文件资料，可以点击提醒相应专责，督促其及时提交资料。

（2）各管理专责提交档案子平台。通过点击样例参考，查看系统内资料内容标准化模板，按要求填写相应档案，并完成提交。

（3）管理员信息维护子平台。管理员对不同工程归档范围、资料标准化模板和工程一级网络计划等信息进行更新维护。

建立手机APP与档案动态管理系统互联，作为档案管理辅助手段之一，进一步提高了档案过程管理的便捷性。

1.2.3 创新应用NFC技术和OCR技术

通过NFC技术使手机APP与打印机无线连接，利用先进计算机技术和WIFI传递档案信息，实现远程自动打印，确保档案资料的安全性和保密性；利用OCR技术将纸质档案利用扫描仪，通过关键字识别，实现自动分类、智能化上传至PC端档案动态管理系统，并建立目录索引。

2 案例分析

该管理模式已应用于天津静海500 kV输变电工程、南蔡500 kV输变电工程、蒙西～天津南1 000 kV输变电工程、锡盟～山东1 000 kV输电工程档案过程管理中，取得经济效益明显。

（1）该管理模式明确了资料标准模板，节约了各专责档案填写时间，尤其减少了档案资料重复填写次数。根据调查，应用该管理模式的4个工程，节约495 000元。

（2）OCR技术的应用，使档案扫描工作由两人一周扫描4 h，减少到1人2周扫描2 h，此项工作节约327 600元。

（3）档案动态管理系统和手机APP实现了管理人员随时随地在线检查档案。据统计，应用该系统检查档案共计42次，节约126 000元。

3 结语

文章对档案管理新模式实践思路进行了介绍，对其体系架构进行了系统分析，对指导手册、档案动态管理系统、手机APP和新型档案柜的内容、特点和功能进行了具体介绍，对NFC技术和OCR技术应用原理进行了阐述，最后对模式的应用效益进行了分析。新的管理模式从科学档案管理和工作便捷两个维度进行了全面优化，对提升档案规范化管理具有重要意义。

参考文献

[1] 张淑婷.电力工程档案质量管理控制要点探析[J].中国高新技术企业，2015（13）：189-190.

[2] 钟志平.电力施工企业工程档案形成过程管理[J].办公室业务，2012（23）：39-40.

[3] 陈铁山.浅析电力工程档案管理建设[J].中国电力教育，2010（11）：246-247.