档案管理中的合同管理大全11篇

档案管理中的合同管理篇（1）

一、合同档案建立的必要性

外部因素的影响是起建立合同档案的主要因素。随着国家经济的快速发展，世界大环境的变化，市场竞争力日趋激烈，这些都对企业发展造成很大影响，因此，企业管理者也需要顺应社会发展的趋势，尊重客观规律增强法制法律观念，同时积极参加国际平台，汲取他人长处，增强自身合同风险化解能力，提高企业核心竞争力。而企业为维护自己的利益，在生产经营中签订大量合同协议，大量合同文本需要保存，势必会产生合同档案，因此，企业需要建立完善科学的合同档案管理制度。其次，企业任何一部分的经济活动，都需要通过合同进行记载和规范，当企业中出现任何一个问题，都需要通过合同档案进行处理和解决。因此，企业内部如果保持平稳运行、持续发展，必须建立合同档案办法。

二、油田企业合同档案管理存在的问题

（一）难以收集合同档案资料

合同档案管理工作中，难以收集合同档案已经在油田企业中屡见不鲜。在法人单位看来，不同职能部门，所拟定和承办的合同有所不同。在起草、审核、审批以及履行合同时，需要经过一系列复杂环节。而且合同要想实效，需要经过所有责任方共同承担责任，签字后才能生效。具有流程复杂，周期长等特点。在收集合同档案时，会存在中途流失的现象。所以，在收集合同档案时，不利于开展部门工作收集合同情况。

（二）企业对合同档案管理缺少重视

在某些油田企业中，由于缺少专业合同人员配备，加之对于合同管理存在认识偏差，就连合同管理人员都对合同档案管理缺少基本认识，领导者对于合同管理方面更加轻视，未将合同档案管理纳入部门职责和个人岗位职责，甚至连最起码合同管理制度都没有，也并没有监督和检查合同档案归档情况，造成合同原件丢失，给企业带来了不必要的经济损失，管理人员在收集档案后，未及时归纳和整理，合同归档不及时，影响了合同档案管理工作的顺利实施，并且频繁更换管理人员，使得合同档案管理工作呈现混乱局面。

（三）合同档案管理缺乏规范性

在油田企业合同管理中，缺乏完整的合同内容也是普遍存在的现象。部分合同承办人缺乏完善的法律知识，缺少合同法的基本知识，使合同内容不完整。其次合同格式不规范，影响了合同档案质量。再者由于合同承办人责任心的缺失，工作中易出现数字，格式、地址等的人为错误。在合同管理中，管理人员按合同档案管理相关制度对合同档案进行分类和归纳，使合同档案条目不清，难于查询。

三、合同档案管理的改进措施探讨

（一）增强合同管理的规范性

企业需要根据档案相关规定，制定符合企业的档案管理制度，构建完善的档案管理制度，提高合同档案管理的规范性，合同档案管理制度需要明确合同文本格式、所包含的附件清单及合同编号原则，以便合同档案的收集工作。另外，提高合同档案管理的网络化和信息化水平。在合同档案管理中，可采用先进的信息化技术，对合同的起草、审查、审批、签署和盖章、履行、变更和解除、纠纷处理、编号及档案管理工作进行在线管理，实现合同管理一体化，保证合同档案信息齐全、准确，同时方便合理开发和利用档案。

（二）专业化培训档案管理工作

企业领导需要认识到合同档案管理工作的重要性，认识到合同档案管理工作关系到企业生存发展，制定合同档案管理制度，企业需要将合同档案管理纳入到部门及岗位职责上，管理人员要定期向领导汇报工作情况，使领导知道档案管理工作的存在的问题，并积极处理，企业需要由相对固定的专业人员负责档案，保证合同档案的连续性。同时制定严格的奖惩制度，若出现问题，需要给予必要的惩罚，以次改善管理人员的合同档案管理意识薄弱的问题，其次是加强合同档案管理的培训，以此增强管理人员的工作责任意识，提高业务水平综合素质。最后，企业需要将绩效考核注入合同档案管理工作中，保证合同的完整、准确、及时归档，合同档案管理员监督指导合同形成部门和下属单位进行合同归档工作。

结语：在企业合同档案管理工作中，为了保证企业健康持续发展，需充分发挥合同档案管理的作用，针对合同档案管理工作的问题，规范管理制度，合同实施网络信息技术，并提高管理人员的业务水平和综合素质，以此促进企业的发展。

参考文献：

[1]李炜. 企业合同管理问题浅析[J].黑龙江档案.2013

档案管理中的合同管理篇（2）

工程档案产生于工程项目建设的参建各方，在工程建设过程中质量的评定，事故原因的分析、索赔和反索赔、阶段验收和竣工验收以及其日常管理工作中具有不可替代的重要作用，而且是工程建成后运行、管理、维护工作中不可缺少的依据。特别是在建立工程质量终身责任制的今天，档案的凭证作用显得尤为重要。如何有效地管理好工程档案既是工程本身的需要，也是档案管理部门的要求。根据笔者多年的工作实践，水利工程档案管理工作主要存在以下问题：

1．重工程建设轻档案管理。工程项目建设的特点是用有限的投资在规定的时间内建成符合设计要求的工程，使之尽快发挥效益。在工程建设过程中，业主一般把控制工程投资、进度和质量作为工作的中心任务，对工程档案资料的收集、整编等工作往往重视不够，甚至担心工程档案管理会影响进度，重工程建设轻档案管理的现象普遍存在。

2．档案管理质量不高。部分项目施工期长达数年甚至更长时间，受工期长、人员变动大的影响，在工程项目施工期间业主往往只注重工程施工进度，对建设过程中形成的资料没有妥善保管。档案资料不能按规定及时移交和定期整理归档，待工程完工时才组织力量突击收集，增加了工程项目档案资料收集的难度，难以保证档案资料的完整性和准确性。

3．档案收集过程的混乱。部分单位为赶工期和进度，只重视工程验收是否过关，在工程实施过程中忽视档案资料的收集，放松了项目文件的日常管理工作。由于不能做到档案工作与工程进度同步管理，专业档案人员难以做到全程跟踪和指导，因此往往造成档案资料的收集、整理不及时、不合要求，待工程竣工验收时才发现档案管理不善的问题，形成被动局面。

二、问题存在的原因分析

工程档案管理是工程管理的重要内容，在工程建设的各环节都是档案形成的过程，既有按计划周期形成的资料，也有各建设环节产生的阶段性材料，还有根据工程建设的临时性事项产生的文档。工程档案管理不善的主要原因包括以下几个方面：

1．重视程度不够。部分建设单位档案管理意识淡薄，注重工程有形建设，忽视档案资料的作用，没有把工程档案管理纳入工程建设和管理之中。重建设轻档案，使档案管理不能与工程建设同步进行。

2．责任落实不到住。部分参建单位责任意识不强，不能严格执行工程档案管理的相关制度和规定，对工程档案管理岗位及其职责落实不到位，使得工程档案无法得到有效收集和整理。

3．人员素质不高。部分参建单位档案管理人员多为兼职人员，缺少水利工程档案管理知识，对水利工程档案收集、整编、管理等要求不够熟悉，使得水利工程档案管理质量较差，无法达到国家规定的档案验收标准。

三、解决问题的合同承包制档案管理模式

采用合同承包制管理水利工程档案模式，是将已经列项拟建的重点水利工程档案管理纳入设计、施工、监理等合同体系，将档案管理工作委托给专业档案部门进行全过程管理。该模式包括以下特点：

1．对工程档案管理工作实行合同制。在工程建设招标时，将工程档案管理任务单列一项，业主(甲方)以招标或委托方式与专业档案馆或档案管理机构(乙方)签订合同，由专业承包单位按合同对档案进行系统、规范管理，以合同形式明确规定双方的权利、义务和法律责任。合同签订后，乙方立即为甲方组建档案机构(如档案室)并开展工作。档案室的职能包括：制定整个工程的档案管理规章制度、办法；对工程参建各方的档案工作进行业务指导和监督；对建设管理单位(甲方)产生的档案进行有序管理，使整个档案管理工作从开始阶段就走上规范化道路。

2．对工程实行档案管理目标合同制。在签订设计、施工、监理等项目合同的同时，将档案管理纳入设计、施工、监理等参建单位合同管理之中，明确规定各自档案管理职责及要求，规定工程档案验收的标准，采用经济手段强化工程档案管理工作，同时加强对合同履行过程的管理。在检查合同执行情况时，同时检查档案管理情况。针对合同执行过程中存在的问题，采取有效措施加以改进。建设单位对各项工程招标时，要有档案人员参加编制标书及合同条款，并在编制标书时对档案管理特别是竣工资料的要求做出具体规定。开标后，这些规定以合同方式加以明确。工程开工前，接受委托的档案部门要为建设管理单位编制符合该工程实际的档案管理规定并及时下发给各参建单位，明确档案资料的归档范围和移交办法。在工程建设中，各参建单位必须以档案管理目标合同为依据开展工作，并服从档案管理部门的管理、协调和监督。

四、合同承包制管理水利工程档案模式的优点

采用合同承包制管理水利工程档案，是水利工程档案管理的一种新模式，对水利工程参建单位具有十分重要的意义。其优点主要体现在以下几个方面：

1．节省时间。工程建设项目在立项开工之初，建设管理单位刚成立，工作千头万绪，受委托的档案管理部门可在工程开工之初建立起全方位的档案管理体系，使档案管理工作与工程建设齐头并进。工程项目竣工之时，工程项目档案收集、整理完成，为工程竣工验收提供完整系统的档案资料。工程项目交付使用时，工程档案就及时移交给工程项目的管理单位，使工程项目运用过程中问题能得到及时有效解决。合同承包制管理档案能与工程建设同步进行，不会因工程档案工作滞后，给工程建设带来不利影响。

档案管理中的合同管理篇（3）

2、高校人事档案管理模式的改革探讨。在高校档案工作管理体制改革过程中，一些高校将本来隶属于组织人事部门、学生管理部门、教学系院、教务管理部门、产业管理部门的教职工档案、学生档案移交高校档案部门管理，将人事档案纳入高校档案综合管理范围，实行由高校档案部门集中统一管理本校绝大部分档案的模式，即改非纳入管理模式为纳入管理模式，改分散管理模式、相对集中管理模式为集中管理模式。对这种现象如何评价，档案界褒贬不一。

早在1991年，董德臻同志就提出"人事档案应纳入高校档案综合管理"的观点②。这在当时，无疑是高校档案学理论研究的一种创新。遗憾的是，在当时这一观点并没有引起人们足够的重视，没有引起理论上的争鸣。在世纪之交的今天，随着高校管理体制改革的不断深化及其对高校档案工作体制的碰击，高校档案界就上述问题重新展开了探讨。例如，陈蓉辉同志认为，高校人事档案纳入综合管理有其优越性和可行性。 " 如果把文书档案和科技档案综合管理作为高校档案管理改革的第一次飞跃，那么，把人事档案和专业技术人员业务档案纳入综合管理的范畴，就实现了高校档案管理改革的第二次飞跃。"③从上不难看出，该同志对高校人事档案纳入综合管理不仅是持肯定态度，而且评价甚高。但是，苏平、常灵芝、林晓金三同志对上述观点有着不同看法。一方面，他们肯定了在建立档案馆的高校，人事档案由人事部门移交档案馆，实现了高校档案全部由档案部门综合管理的格局是高校档案管理的一项改革。另一方面，他们对"在高校规模不大，只是成立了综合档案室的高校"，人事档案移交档案室管理的作法提出质疑。④他们认为， " 处于动态的人事档案应由人事部门管理"， "死亡人员人事档案移交档案室"管理。⑤也有些同志认为，仅就人事档案中的干部档案而言，1991年4月中共中央组织部、 国家档案局联合颁布的《干部档案工作条例》规定，干部档案工作，在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由干部主管部门领导与指导，实现分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。而高校档案部门，无论是档案馆还是综合档案室，既非档案行政管理部门，更非干部主管部门，管理干部档案无疑是违反有关规定的。所以，高校档案部门管理人事档案是不合适的。

上述观点基本上可以分为三种：其一、人事档案纳入高校档案综合管理具有优越性和可行性；其二、人事档案纳入高校档案综合管理在规模较大、设置了档案馆的高校可行，在规模较小、设置综合档室的高校未必可行；其三、人事档案纳入高校档案综合管理有违《干部档案工作条例》，人事档案不宜归口高校档案部门管理。这些观点基本上反映了档案界对高校人事档案管理模式及其改革的看法，有较强的代表性，都具有一定的思想深度和理论见解，都有各自的赞同者和支持者。

二、高校人事档案管理模式的理性思考

针对高校人事档案管理模式的现状及其改革引发的探讨，档案界的有识之士一直予以密切关注，积极支持对高校人事档案管理体制和管理模式的各种探索。有关档案期刊甚至在同一期刊登两篇不同观点的文章，以引起人们对该问题的重视和深入思考。不过，如果我们认真研究这些文章后，对照高校人事档案管理模式的实践，就会发现，我们的理论研究在某种程度上似乎同步于甚至落后于高校档案工作的实践。理论研究往往变成对档案工作实践的一种简单阐述，甚至是事后补充说明。高校人事档案管理模式研究也有这样一种倾向，为此，我们必须对之进行理性思考。

1、纳入管理模式的优点。有人认为，高校人事档案纳入管理模式和非纳入管理模式相比，其优点在于精简机构和人员，充分利用档案部门现有的保管场所和管理设备。这固然不错，但不能忽视了最重要的一点，那就是人事档案信息和其它档案信息资源共享。人事档案纳入管理后，其材料收集的某些缺口和难点，可以更为直接和方便地从党群、行政、教学、科研等大类档案中查找有关材料，只要经过简易加工，就可以归入人事档案；档案部门在进行编研时，也可以使编研成果在广度和深度上得到强化。但是，上述优点仅仅是一种可能，要想使这一潜在的优越性转化为现实的优越性仍需付出努力。例如，要切实做好档案人员之间的科学分工和协作；要统筹安排档案库房；要做好人事档案平时的保密和安全、利用时的审批手续等。唯有如此，才能实现档案信息的增值，方便档案信息资源互补和共享，有利于各类档案的保管和利用。可以这样说，高校人事档案纳入管理模式确实存在一些优点，但是实现这些优点是有条件的，并非人事档案一纳入综合管理就能体现这些优点。

2、非纳入管理模式的评价。纳入管理模式与非纳入管理模式相比有诸多优点，是不是说非纳入管理模式就应该立即退出历史舞台呢﹖答案是否定的。其原因有三：第一，非纳入管理模式的存在有其法规上的依据，尽管其在一定程度上不利于高校档案相互补充和增值，但是只要处理好相关部门之间的关系，照样能够应付日常的提供利用。正因为如此，许多人认为高校人事档案还是不纳入综合管理好，多一事不如少一事。第二，非纳入管理模式导致高校人事档案与高校档案事业整体以及人事档案内部各类别之间管理水平不平衡。有些实行人事档案非纳入管理模式的高校，人事档案管理缺乏必要的硬件，人员虽政治素质好，但业务水平低，管理水平明显不及其它类档案；干部人事档案由于其重要性特殊，受到重视程度要普遍高于工人档案和学生档案，在投入上得到要多一些，管理水平也相应高于工人档案和学生档案。第三，非纳入管理模式在一定时期内仍应存在下去。因为纳入管理模式尚处于探索阶段，它要受许多条件限制，有许多理论问题没有得到完满解决，它在一些高校试行取得一些成效，但是否在所有高校都可行却不得而知。因而对非纳入管理模式无论是相对集中模式还是分散模式一概否定为时尚早，需要实践的进一步检验，也需要修改有关法规文件，但是必须有一个时间过程。

3、高校人事档案管理模式的优化。通过上面两点分析，我们可以推断，高校人事档案的纳入管理模式集中管理模式和非纳入管理模式相对集中管理模式、分散管理模式将在一定时期内在不同高校并存，并不是谁取代谁的问题。由于各种管理模式自身都存在一些弊端和不足，因而对其优化就显得非常必要。只有如此，这些人事档案管理模式才能算是标准形式或标准样式，方可有推广的意义和价值。高校人事档案管理模式的优化必须注意这样几个问题：其一、成立校院一级的档案工作委员会和建立人事档案工作网络对人事档案管理模式的优化至关重要。因为高校人事档案管理模式，说到底是由各高校档案工作管理体制决定的。人事档案归口管理部门不同，管理体制和管理模式必将各异。成立档案工作委员会，建立人事档案工作网络，无论是对纳入管理模式还是非纳入管理模式而言，都可以及时地处理随时可能出现的矛盾，解决分繁复杂的问题。其二、在高校人事档案管理模式优化过程中，对纳入"综合管理"提法中的"综合"一词要正确理解。如果认为高校档案综合管理范围必须包括高校全部档案的话，那么高校档案综合管理的难度无疑增大。高校档案综合管理应当有一个相对性，有一个程度，有一个循序渐进的过程。就高校人事档案纳入综合管理而言，也只能是部分人事档案，而非全部人事档案。例如，高校产业部门的某些聘用的管理人员、工人档案，他们的档案恐怕交由地方人才交流中心和地方劳动部门管理更为合适。再如，学生档案中的成教生档案，由成教处院管理无疑比档案部门管理更令人信服。所以一提高校人事档案纳入综合管理，就认为是将高校所有人事档案都纳入综合管理范围的想法是不切实际的。其三、高校人事档案管理模式的确立与高校规模并无直接关系，与是否设置档案馆也无必然联系，这是人事档案管理模式优化注意点之一。笔者认为，人事档案纳入管理模式与非纳入管理模式，对小规模、一般高校是否适用，对大规模、重点高校是否适用，关键要看各高校档案工作的实际情况。在一些小规模高校，形成十大类档案并不多，校方便将部分人事档案也划归档案室管理，运行效果非常好。而一些大规模高校，由于其形成的十大类档案数量多，档案存放场所和管理设备一时难以得到改善，将人事档案纳入综合管理反而不利于档案工作的开展。所以，有些同志认为在规模较大、设置档案馆的高校，人事档案移交档案部门管理，而在规模较小、设置综合档案室的高校人事档案不宜移交档案部门管理的说法是值得商榷的。其四、高校人事档案管理模式的优化，要靠相关制度来保证执行。对纳入管理模式而言，既要将人事档案纳入到档案工作制度体系中去，又要将人事档案制度的特点体现出来。例如，人事档案中的查借阅制度、转递制度、保管保密制度，与高校十大类档案有明显区别。对非纳入管理模式来讲，在档案部门和管理人事档案的部门之间应当建立档案信息交流制度，使得两者之间互通有无。只要将这些制度建立起来并认真执行好，高校人事档案管理模式的优化才能落实到实处。

注释：

①中国社会科学院语言研究所词典编辑室编：《现代汉语词典》，商务印书馆1983年1月第2版，800页。

档案管理中的合同管理篇（4）

1 企业合同档案的概念及特征

企业的合同档案是企业活动中的重要分支，是重要的凭证，详细记载了企业的经济活动内容，也是企业履行合同的权利和义务的全部资料，是企业预算、评估和审计不可或缺的内容。合同档案与企业的市场经济活动密切相关，可以分为不同的种类，如：

企业经营合同、企业技术合同、企业劳动合同、企业销售合同、企业工程合同等，在企业的合同档案分类中，可以呈现出更为直观和简单的特征，这些合同档案都具有其共性和个性，有一般档案共同的价值和职能，而合同档案还有其个性，这主要表现在以下几个方面：

①法律性特征。企业的合同档案不同于一般的档案，它的内容载体为合同，而合同是具有法律效应的资料，在《合同法》的背景之下，具有相应的法律效力，合同档案自然也具有法律效应，这与合同档案的合同签订、合同变更、合同终止相适应，体现出企业的合同档案的法律性特征。

②凭证性特征。企业的合同档案是市场经济的产物，在激烈的市场竞争之中，必然会产生较多的经济纠纷，而合同是当事人履行合同义务和实施权利的凭证，也是处理经济纠纷的处理凭证，因而，合同档案显现出较为明显的凭证性特征。

③规范性特征。企业的合同签订、变更和终结是在《合同法》的范围之内有效，可以这样认为，企业合同档案不仅具有法律性的特征，而且还有合同档案所特有的规范性的特征，在法律范畴之内，企业合同档案必须包括当事人的姓名、合同数量、价款，并且还有规定的格式，如果没有依照合同的格式条款，则难以展现出合同全部的法律效力，会使企业合同不完善或不规范，这样，就在无形中使当事人的合法权益受到威胁。

2 企业合同档案管理的分类优化措施

企业的合同档案管理要克服分散、无序的缺点和问题，要正视合同档案管理的混淆、分散化的状态，实施优化的分类管理措施，减少合同档案分类管理的难度，有效地查找、利用、统计和管理合同档案。

2.1 强化企业合同档案管理机制

在企业的合同档案管理制度之中，积极健全和完善合同档案机制，要对合同档案的相关工作如：收集、整理、编目、上架等，进行制度化的完善和优化，这样，在制度完善的前提下，才能充分发挥出企业的合同档案管理效能，从安全的角度上来看，强化企业的合同档案管理机制，还可以确保企业的商业机密，减少企业的风险，从而促进企业健康、有效的可持续发展。

2.2 要加强合同之间的联系，做好合同档案的分类整理

在企业的合同档案管理中，要增强合同档案之间的联系，要使合同档案的分类整理工作更为顺畅，并且在对企业合同档案收集整理工作中，注重合同文件之间的联系，单立类目、分类组卷，实现科学的保管和管理。同时，企业要指定独立的部门负责合同档案的管理事宜，避免合同档案管理中的分散化和无序化状态。

2.3 实施合同档案的统一编号，利用分类管理

在对企业的合同档案分类管理中，要将不同的合同文件进行统一的编号，这个工作要依照一定的规则实施，具体如：将年度内的合同文件分为不同的类别如：物资类、工程类等，再加以不同的符号加以区分，确定好不同的类别号，然后再依照时间的顺序或者科目的不同编制小的编号，这样，就可以较好地实现对企业合同档案的保管、统计和利用。

2.4 注重附属材料的收集和整理，确保合同档案的完好 与齐全

在对企业的合同档案管理进行分类优化的过程中，主管单位要负责合同的齐全和完整，要注重对合同档案的附属关联材料的收集和整理，并且对于这些相关文件资料要加以不定期的督促和检查，从而确保合同档案在移交之前的齐全和完整性。

2.5 注重企业合同档案管理材料的变化情况

在企业的合同档案管理分类优化过程中，规定在每年的一定时间要进行合同档案的移交，主管部门要移交上一年度的所有合同文件资料，这个工作相当繁琐和细致，还存在一些合同档案的变化情况，诸如：合同签订后还会有合同的变更、合同解除、合同作废等问题，这些相关的合同文件变化情况都要进行及时的把握，由于这些合同文件资料的不确定性，不能一次性地终结，因而不主张将刚签订的合同归入档案室，而需要关注合同的变化情况，将完结的合同档案统一移交给档案管理部门，这样就会使合同档案分类管理更为全面和系统化。

3 优化企业合同档案管理分类的方法

3.1 集分式归类原则为核心的合同档案分类管理

企业的合同档案分类管理要重点对科技档案和文书档案进行分类整理，科技档案主要包括企业的生产、科研内容以及建设项目的文件资料，具有技术性和保密性较强的特点。对于文书档案的分类整理，包括企业的行政事务的管理以及经营方面的管理内容，这些档案内容不利于查找和统计，在进行分类、收集、整理的过程中，存在较大的难度，因而，需要依循集分式归类的原则，以此为核心，进行合同档案分类管理，要依照《合同法》中的无名合同和有名合同的不同种类，进行重新拟定和分类，从而增强对合同档案分类管理的有效性。

3.2 集分式分类表

我国企业的有名合同主要涵盖了九种不同的合同形式，又称为典型合同，是具有规则和名称的合同形式；而无名合同又称非典型合同，是没有规则和名称的合同形式。这九种不同形式的合同要以有名合同和无名合同为前提，拟定规范而科学的集分式分类表，并且要在集分式分类表中，对合同档案进行分类归档，进行统一的编号和整理。

3.3 分类表的使用方法

档案管理中的合同管理篇（5）

二、水利档案管理中资源开发与利用的建设方法

水利档案管理的核心和本质是档案资源的开发与利用，而水利档案管理资源开发利用的基础在于资源建设，如果没有足够数量的基础信息，水利档案管理资源就得无法得到充分的利用，水利档案管理资源潜在的价值也就很难挖掘。以下从几个方面出发，探讨了水利档案管理中资源开发与利用的建设方法。

（一）做好水利档案的文件管理

水利档案管理部门应依法开展档案工作，把档案工作列入发展规划和工作计划，统筹安排档案工作所需经费，为维护档案的完整与安全创造条件，为档案的科学管理和档案信息的开发利用提供保障。此外，水利档案的管理者需要整合、优化水利档案管理资源，提升水利档案管理的信息化程度，实现水利档案管理利过程中不同阶段的信息资源的共享和交换，从而减少水利档案数据的重复输入。各流域的水利部门应建立档案馆，负责本流域应进馆档案资料的收集、管理和提供利用工作，并履行流域机构机关档案管理职能，对所属单位档案工作进行监督和指导。并为水利档案管理资源的开发与利用奠定了基石。从而真正的实现了水利档案管理的一体化。

（二）做好水利档案信息的数据库建设

数据库建设是水利档案管理工作的重要内容。随着电子政务建设在水利部门的开展，水利档案管理工作在日常工作中也面临着许多新问题，传统的水利档案管理方法已不能适应新的工作目标的需要。各级档案部门应加强基础业务建设，提高服务意识，大力开发档案信息资源，通过多种方式满足利用需求，为各单位的中心工作提供更好服务，并注意做好档案利用效果收集和档案基本数据的统计工作。除此之外，政府要加强数字化资源的建设，要加快以传统载体保存的水利档案管理资源的数字化进程，以现有的水利档案资源为基础，将不同载体的水利档案管理资源转换为标准数字信息存放于电子媒介中。同时，相关部门应当健全水利档案的数据库建设。水利档案数据库的建设内容要全面、丰富，从而满足利用者查询的需求，从而促进我国水利档案管理中资源的合理开发与利用。

（三）加大对水利档案管理工作的资金投入

做好水利档案管理中资源开发利用离不开充足的资金保障。水利档案管理中资源开发利用工作是一项长期而又艰巨的任务，因此要合理的投入预算，为水利档案管理中资源开发与利用工作配置合适的软件、硬件，并以足够的运营资金作为保障，同时应当将开展水利档案管理中资源开发与利用工作所需的经费列入年度预算计划，从而促进水利档案管理中资源开发与利用工作的快速发展。

（四）重视水利档案管理人才的技术水平培训

加强水利档案管理中资源的开发与利用，是摆在水利档案工作者面前的一项紧迫又复杂的任务，这不仅要求水利档案管理者需要具备图书、情报、档案学的专业知识，还需要掌握运用现代化技术的技能。水利档案工作人员应具备档案专业知识和相关的专业技能，爱岗敬业，忠于职守。档案工作人员的职务、职称的晋升或评定，按国家有关规定执行，并享有专业技术人员的同等待遇。档案工作人员应保持相对稳定。水利档案管理人员应当本着对工作负责的态度认真钻研业务，了解相关的水利专业知识和档案管理知识，从而能够更好的开展更深层次的工作。与此同时水利档案的管理者应当学习与水利档案管理相关的计算机技术、现代管理技术等等，从而更好的适应水利档案管理的发展。

档案管理中的合同管理篇（6）

随着我国教育体制改革深人，以优化教资源布局、提高职业教育办学层次和办学水平为日的，高职院校的合并、重组成为高等职业教育发展有效手段。需要注意的是，高职院校合并为档案管理工作提出了新挑战，由于各学校办学规模不同、档案管理体制和手段相同，合并院校实现档案管理的实质性融合需要克服一系列的问题。

2006年重庆市药剂校、重庆市卫校和重庆市第二卫校合并为重庆医药高等专科学校，合并前三所院校均为中专院校，档案管理工作基础薄弱。本文将重庆医药高等专科学校在档案管理中的优秀实践，提出了实现院校合并后档案管理实质性融合的思路和方法。

1、合并高职院校档案管理工作的现状及问题

对于高职院校而言，《中华人民共和国档案法》、《普捅高等学校档案管理办法》是开展档案工作的法律依据，但在实际工作中，进行合并的高职院校在档案管理工作中不同程度的存在以下问题。

1.1 档案保管不善

高积院校一般都是在中专学校的基础上合并产生的，中专学校的档案管理工作基本上处于“领导高度重视，实际投入不足”的状态，软、硬件设施普遍较为落后，有的学校甚至没有专门的档案室，档案资料随处存放。

1.2 档案管理手段落后

在机构设置和人员配备上，部分院校不注重档案人员的知识结构、学历和职称，有些中专学校档案管理人员以兼职为主，档案管理工作主要是“简单的整理文件、装订成册，放入档案柜”，档案管理手段落后，造成档案归档不齐、案卷质量不高、利用效率低、单一等现象。

1.3 档案管理制度不严

合并以前各学校档案是分散管理的，合并阶段人员变动大、管理不严、对档案工作不重视，造成档案移交成了简单的交接 ，导致学院档案移交工作漏洞很多，为今后的档案管理留下了隐患。

2、高职院校合并初期档案管理的重点工作

学校合并初期，各单位档案管理的情况差别较大，很难通过简单的方法“一刀切”的解决所有问题，应该认真做好以下两方面的工作。

2.1加强收集工作

档案的收集工作是高职院校档案形成的重要环节，是院校档案实现集中统一管理的重要途径，是维护院校档案完整、准确、系统的基础。高职院校合并期间，人们往往重视结构合并、权利统一、财产合并，容易忽视档案工作的移交、合并，文件散失的可能性较大。因此，在合并初期要严格制度，督促档案管理人员坚守岗位，在保证原有档案不丢失的同时，实现合并期间产生的新文件、档案及时收集归档。

2.2实行集中统一管理

集中统一管理学校全部档案，是学校档案工作基木原则的核心，是学校档案工作的组织原则。高等院校合并之前，各校都有自己的档案管理部门，配备了专兼职档案员，形成了自身的管理体系。各学校合并后，必须对新组建学校产生的档案实行统一管理，维护档案的完整和安全，要做到统一制度、统一标准、统一使命，学校可以将以前分散的档案部门室合并成综合档案室，集中管理各校原有的档案。由综合档案室按照学校的统一要求，确定文件材料归档范围，然后整理鉴定、开发利用。

3、合并后做好高职院校档案管理工作的有效手段

合并后，高积院校应把“深度融合”作为档案管理的行动目标，要采取行之有效的措施，实现档案管理工作的实质融合、深度融合

3.1管理模式上实现实质性融合

档案管理模式是高职院校档案部门工作运行的脉络，是高职院校合并后档案工作实质性融合的关键因素。合校是档案管理工作者改革创新、超越自我的一个契机，档案工作人员应该抓住院校合并的机会，实现档案的规范化管理。合校前，每所学校的类型、隶属关系、服务对象、办学水平有所不同，其档案管理模式也有所不同，而且具有较强的稳定性和差异性，这种差异性不会随着档案管理工作形式上的合并自然消失，管理模式的整合就是要打破原有学校、原有制度、原有模式和原有习惯的不同，建起了其合并院校档案管理的体制、管理模式和相应的工作模式。应重点打破各校、院系档案部门职能分散、各自为政的旧模式，监理以学校综合档案馆为中心、院系档案室为具体管理部门的纵向业务管理网络，采取统一规划、统一制度、统一管理和分散负责制相结合的管理模式

3.2实行合并高职院校档案工作的目标管理

高职院校合并后，必须制定出新的档案管理发展战略、工作目标，对高职院校档案工作的制度建设、业务建设提出具体的标准，对档案工作的每一个环节都提出具体要求。合并院校应围绕《中华人民共和国档案法》、《普捅高等学校档案管理办法》、《科学技术事业单位档案管理升级办法》的要求，制定档案管理工作的总目标，并进行任务分解，对档案工作的管理体制、制度建设、业务建设、档案信息化建设提出具体的工作目标，并开展严格的绩效考核工作，组建校领导、馆（室）领导和档案骨干共同组成的考核小组，做到公平、客观的奖优罚劣，充分调动广大档案员的积极性。

3.3实现档案工作人员的融合

在实际工作重，档案人员的合作精神缺失，影响档案工作人员的实质性融合的主要阻碍。合作精神的缺失主要由两个原因引起，一是情感因素，档案工作人员均有较为稳定的情感圈，几所学校合并后，面对新的工作环境和人际关系，人们自然会产生不适应，加之档案管理相对封闭，档案工作人员习惯于在自己的学校开展工作，不愿介入其它校区的档案管理工作；二是利益因素，学校合并将带来学校管理体制的改革，将影响每一个人的利益，可能造成档案人员工作产生抵触情绪，影响在工作中的合作。

档案工作人员是档案管理的主体，实现档案管理人员的融合是做好并校后档案管理工作的基础，树立以人为木的思想，在考虑学校整体利益、档案工作日标的同时，要尊重个人追求内在价值、自我实现的诉求，为档案管理工作人员提供公平的机会、平台，调动他们的积极性和创造性。通过开展岗位培训、专题讲座、重点人员脱产进修等方法，提高档案工作者的工作激情，提高高校档案工作的人力资源水平，在促进档案工作人员能力提升的同时，实现档案工作人员的融合。

参考文献

档案管理中的合同管理篇（7）

Abstract： As an important link of maintaining the market order and social relations， contract is not only the important document of economic activities of enterprise， also the important evidence to solve various disputes. Therefore， it is particularly important to manage the contact archives and bring its role to effect under the modern enterprise system. Basing on analyzing the existing deficiency of managing the contract archives， the article describes several methods to improve the management.

Key Words： Enterprise contracts； Contract Achives； Achives Management

1 引言

在现今社会大环境下，企业为了维护自身的权益，都越来越重视合同的签订。合同作为维系市场秩序和社会关系的重要纽带，不仅成为了企业进行经济活动的重要文件，也是解决各种事务纠纷的重要凭证①。正因如此，注重企业合同档案的管理，发挥其在现代企业管理体制下的作用，就显得尤为重要。据此，本文根据合同建立的必要性，结合目前企业合同管理中存在的问题对企业合同档案的管理进行阐述。

2 企业合同档案建立的必要性

企业合同是指该企业合同承办部门为了实现某种经济目的，依照合同法及其有关法规和规定，代表该企业与平等民事主体之间签订的设立、变更、终止民事权利与义务关系的书面协议。企业合同档案是企业在经济活动中为合同的签订、履行、终止而形成的、作为原始记录保存起来，以备查考利用的文件材料②。提高企业合同档案管理水平，保证合同档案的完整性及保密性，有利于保障企业合法权益，防范法律风险。作为一家核电企业集团下的二级子公司，涉及的合同大多数是以核电技术服务合同为主，与核电厂的运行和服务工作都密切相关。因此，做好本企业的合同档案管理工作，其重要性是不言而喻的。

2.1 外部环境的影响

随着经济的迅速发展，全球大环境日新月异，市场竞争力的日益增强，近年来，国家提倡大力发展核电，对本企业的发展势必带来重大影响。国家引进、消化、吸收AP1000和发展CAP1400第三代核电，作为承载着第三代核电任务的本企业，管理层在顺应时展潮流，尊重客观规律，增强法制法律观念，处理国际关系时，需要取长补短，汲取精髓，遵循规则，增加自身合同风险化解能力，提高企业核心竞争力。而企业为维护自己的利益， 在生产经营，提供技术服务时会签订许多合同协议。众多的合同文本需要保存， 势必会产生合同档案， 因此，企业需建立完善科学的合同档案管理机制③。

2.2 内部发展的需求

企业每一项经济活动都离不开合同的签订，合同是由签约双方或数方根据国家法律和行政法规，遵循平等互利、协商一致的原则，为实现一定的经济目的和明确相互间的权利义务而订立的一种契约，它只适用于合同当事人，对合同当事人之外的任何单位和个人都不具有约束力，也不受任何限制④。本企业的合同主要以技g服务为主，当然也有采购合同，租赁合同、劳动合同等其他合同种类。不论是哪类合同，一旦出现任何纠纷或问题，当事方都需要通过利用合同档案进行处理和解决。为此企业要发展，要保持稳定，遵照合同规章履行相应条款，必须要建立合同管理办法⑤。

3 企业合同档案管理中存在的问题

3.1 合同收集归档不及时

目前，企业合同中技术服务合同是由负责商务活动的部门进行管理，而采购合同是由业务需求部门自行负责。基本上，合同审批流程是由合同承办人负责，在起草、审核、审批以及履行合同时，需要经过一系列复杂的环节。这样，合同文件管理就相对比较分散，且在走流程时所花的时间不确定，周期长短不一，易出现文件遗失或保管不全等现象，从而导致后期合同文件收集归档就比较困难。企业合同归档是是由合同管理部门按年度向档案部门进行移交的，但往往移交归档不及时，甚至发生两年后才归档的情况出现。

3.2 合同档案的管理不规范

现国家对合同档案的管理没有制定专门的管理规范和办法，也就是说，对企业的合同档案的管理缺乏相应宏观性的依据文件和具有指导性的工作指南。企业对合同档案的管理范围、内容、要求及开发利用工作等没有形成明确的规章制度，企业现仅对合同文本进行了管理，而且归档的合同文本也是各式各样，有正本，有副本，还有的加盖了印花税，究竟应该归档哪个文本，没有明确的说法。至于与之相关的合同前期谈判文件、合同审批文件、要约书、意向书、承诺书、担保书、抵（质）押书、资质证明书、法人授权委托书、合同书、鉴证书、公证书、合同变更、转让、终止文件材料及合同的调解书、判决书、执行书、会议纪要、信函、备忘录等这类文件，尚未进行收集整理归档，也就是合同档案的完整性还远远不够。

3.3 合同档案质量有待加强

现阶段，企业对文件的管理没有专门的机构进行把控，虽然企业有设置质量管理机构，但其职责并不对企业的文件模板、格式、内容进行负责。部门里设置的质量工程师岗位，是兼职身份，而且其职责范围和工作要求企业没有文件对岗位进行明确描述。所以，部门里形成的文件，有的是五花八T，书写不规范、格式不齐全，合同编号出现重复等现象，也使得合同文本生成质量大打折扣。

4 深化企业合同档案管理的工作思路

4.1 建立完善的合同档案管理制度

企业合同档案管理是企业生产、经营和管理等各项活动正常运转的重要保障，也是当事人重要的法律凭证⑥。企业根据档案相关规定，需制定一套与本企业相符合的合同档案管理办法和实施细则，构建和完善企业档案管理体系，提高合同档案管理的规范性。合同档案管理规定需明确合同文本格式、所包含附件清单、合同编号原则和合同档案归档范围、合同档案归档要求等，以保证企业合同档案收集完整性、规范性和准确性。

按照国家对档案工作实行“统一领导、统一管理”的基本原则，把合同档案纳入到综合档案管理的轨道，实行集中统一管理⑦。合同档案不仅是合同管理活动的原始记录和凭证，更是企业的宝贵财富，是体现企业技术水平、经济实力、资质、信誉的有力证明和充分反映。通过建章立制，使合同档案管理有章可循，有据可依，明确合同档案收集范围、归档要求、提供利用等要求，使之成为企业文档管理体系中重要组成部分，不断完善规范。

4.2 规范企业合同档案科学管理

现企业里的合同档案是作为企业档案中的一个专门的独立类别来管理，对已要求归档的合同文本要加强质量把控，明确文本格式和归档符合规范要求外，还需要加强管控合同前期谈判文件，审批文件等一系列与合同有关的附属内容，以确保合同档案的成套性、内容完整性和准确性。

在需要得到企业领导大力支持时，档案部门也要因地制宜采取有效措施，确保合同档案的齐全完整规范，并能有效利用，使管理层认识到企业合同档案的重要性。在实际工作中，若在发生事务纠纷或问题时，通过利用合同档案时，使其合同档案的特性能充分发挥出来，能为企业在维护自身权益时起到关键性的重要作用，也就能让领导管理层体会到合同档案管理好坏所带来的意义和结果会大不相同。为此，需要企业档案管理部门对合同档案的整理、保管和利用等规范化，有明确的管理要求和保障措施，以便需要时，能准确、快速查找和安全利用⑧。

4.3 加快信息化建设，提升合同档案管理的网络化和信息化水平

“信息的价值正在于传播，而不在于储藏。”在信息化快速发展的今天，通过档案信息化建设，把分散的信息以信息化的形式存储起来，实现档案信息处理计算机化、信息存储数字化、信息采集实时化、档案利用网络化、使信息接收、传递、存储和利用一体化。以这种标准化的方式进行管理，利用网络连接手段提高资源利用率，实现信息资源共享。同样，在企业合同管理工作中，采用先进的信息化技术，对合同的起草、审查、审批、签署和盖章、履行、变更和解除、纠纷处理、编号及档案管理工作都实现网络平台的在线处理和管理，完成实现合同管理一体化的目标，保证合同档案信息的齐全、准确，也有利于合理开发和利用合同档案⑨。

企业在办公平台上纳入了合同管理系统，从合同准备、订立、执行和合同关闭等都实现了文件追踪查询，但其基础信息录入还待加强，合同变更或取消后，引起的一系列变化，都要进行更改；另外，对纸质文件也要按照合同管理要求同步管理。

4.4 加强宣传，树立档案意识和法律意识

近年来，企业加大了对部门兼职文档员和档案人员的培训力度，但对企业合同档案方面的培训相对比较少，争取在今后的工作中，增加合同档案方面的培训。一方面可以让大家了解合同档案的重要意义，掌握相关的法律知识和签约技巧，增强企业经营合同档案管理人员的合同法律意识与工作责任感；另一方面加强业务部门经办人员的档案意识和法律意识，为企业合同档案的管理奠定良好的基础。除此之外，努力推进档案宣传的常态化，将宣传渗透到日常工作中。

4.5 处理好合同档案利用与保密的关系

《合同法》规定：当事人在订立合同中知悉的商业秘密，无论合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正当地使用该商业秘密给对方造成损失，应当承担损害赔偿责任。许多合同档案不可避免地会涉及当事人的一些重要机密，如商业秘密、技术秘密、资金秘密，对合同档案中这些信息，要根据法律法规或交易规则，自觉遵守保密原则，严格履行合同档案利用的审批权限和正确界定合同档案的利用范围，在此基础上大力开发合同档案资源，服务于企业的各项工作⑩。

5 结束语

在经济快速发展的新背景下，合同管理有助于信用档案体系的形成和完善。加强重视企业合同档案管理，建立完善的管理机制，增强企业经营合同管理人员的效率意识和效益意识，才能有效提高企业经验合同档案的管理水平，最终提升企业业务纠纷法律抗风险能力。如果纠纷一旦发生，我们可以及时运用合同档案记载的内容和原始依据，依法维护企业的合法权益，将企业发展壮大。

参考文献

[1]沈红 《刍议合同档案管理》科技与企业 2013（06）

[2]《中华人民共和国合同法》

[3]卢丽云 《刍议合同档案管理工作中问题和改进措施》 企业文化 2014（04）

[4]李玮 《企业合同档案管理问题浅析》 黑龙江档案 2013（01））

[5]蔡夏 罗 玛 《论企业的合同管理》 知识经济 2012（09）

[6]周颖 《加强合同档案管理 更好地为企业服务》兰台世界 2009 （08）

[7]中华人民共和国DA/T42-2009，企业档案工作规范 [S]. 国家档案局

[8]陈健静 李珉俊 《关于企业合同档案精益化管理问题与分析》商情 2012（32）

[9]樊抒婷 《论档案信息化建设》 长安学刊 2010年第1卷第1期

档案管理中的合同管理篇（8）

一、当前医院档案管理格局

1.室藏结构不合理，服务层面单一

医院档案室保存的绝大部分都是文书档案，其主要来源于各级党委、政府及其各个部门，这样就导致了档案室的主要利用对象大都是党政职能科室工作人员，医护人员以及医院服务的主体——患者及其家属很少来查阅档案，正是由于档案室保存的档案类型过于单一，与医院主体以及服务主体息息相关的档案数量太少，造成医院档案室服务层面单一。

2.各门类档案分散保管，各自为政

一方面，档案的分散保管不利于档案实体的保护。由于历史以及体制的原因，医院档案大都由相关职能部门负责保管，而不是由档案室统一保管。文书档案由档案室保管、人事档案由人事科保管、病案档案由病案室保管，科技档案由科教科保管、财会档案由财务科保管等。由于各部门的保管条件不同，档案的保管情况不容乐观。例如，有的部门依旧使用铁皮柜保存档案；有的部门档案室位于地下室，阴暗潮湿，未采取有效的除湿措施，给档案的实体保护带来极大的挑战等，由于保管条件的参差不齐，必然会导致档案实体保护水平的不同。另一方面，档案的分散保管不利于档案的提供利用。作为基层档案部门，最主要的目的就是便于提供利用。分散保管的各类档案给提供利用带来了极大地不便，可能查找关于同一问题的档案需要经过很多部门才能查找齐全，费时费力，同时由于档案人员的工作能力不同，给用户提供的服务也会有所区别，这可能会给查档工作带来一些阻滞，不利于档案的提供利用。

3.条线归口多元，职能区分重叠

一当面，医院各类档案归口管理部门五花八门，例如文书档案归口在院长办公室、病案档案归口在医务科；另一方面，医院档案职能区分相互交叉，功能重叠，容易造成相互推诿，例如执业医师档案，大多数医院职业医师的管理职能主要体现在医务科，但是职业医师档案包含的相关材料又与人事档案重叠，在提供利用的时候，容易相互推诿，给查找利用工作带来不便。

二、建立医院综合档案室探讨

医院综合档案管理就是集中统一管理全院所有档案，实现档案机构整合、档案资源共享、档案功能优化。

1.实体集中存放

整合医院各类档案机构，实现档案实体集中存放，就是将医院的文书档案、科技档案、财会档案、人事档案、病案档案等类型的档案统一纳入档案实体管理，成立“综合档案室”，在统一的保管标准和设备配置情况下，分门别类地对各类档案进行存放和保管，以维护档案实体安全、完整。尤其是对于一些新建医院，在规划和设计之初，就可以把档案中心纳入一并考虑，节约成本，便于提供利用。

2.信息资源共享

医院建设逐步向信息化、数字化方向发展，要求医院档案管理水平也与之相适应。档案管理信息化，就是将现代计算机技术、信息技术、通信技术充分运用于档案信息资源的处置、保存、管理和提供利用等活动中，以期获得最佳的工作效率、经济效率和社会效率[1]。因此，需要加大对医院档案信息化建设投入，构建基于B2C平台的网络化档案信息管理平台，配备符合要求的网络版档案管理系统，实现通过Web网页直接访问并进行信息检索。对不同类别的档案，按照既有的档案分类方案，通过纸质文件数字化和电子文件档案化的信息化处理手段，实现实体档案的信息化管理，并根据权限在内部局域网直接访问档案服务器，查阅档案目录和全文，实现档案信息资源共享，提高档案工作效率，降低管理成本。

3.管理职能分工

从管理学上讲，对任何组织机构的设计，都要既明确规定其职责范围，又要赋予其完成职责所必须的权限。因此，在建立综合档案室的同时，也应该设立“虚体”档案职能机构——档案处，实行两块牌子、分头管理的管理体制，因为基层档案管理部门尤其是医院档案管理部门，提供利用服务是第一位的，是基础工作，信息服务职能是体现医院档案部门存在价值的重要手段，而不应该纠结于传统管理体制的局限。档案处可以虚拟存在，其内部管理职能的体现依旧依托相关职能部门，例如病案档案在条线归口上依旧属于医务科管理，这并不影响其档案部门作用的体现和职能的发挥；而档案职能机构的对外职能，可以通过“虚体”档案职能机构——档案处来实现[2]，这与档案行政管理部门对医院系统档案管理部门的要求不谋而合。

三、医院建立综合档案室的意义

1.有利于档案资源的合理配置，优化室藏结构，促进档案信息资源的开发。

目前，医院档案室保存的基本上都是文书档案，而将其他门类的档案也集中保存，不仅优化了室藏结构，扩大了档案室的用户来源，大大丰富了室藏资源，也更有助于档案信息资源的开发。

2.有利于更好地维护档案实体的安全、完整，便于提供利用

以统一的保存标准，购置统一的保管设备，对工作人员进行统一的工作培训等，必将有利于维护档案的实体安全、完整；将多种门类的档案集中保管，可以使档案的管理更加统一、规范、有效，有利于提供更优质、高效的服务。

3.有利于节约成本，提高工作效能

各种门类的档案集中保管，可以有效地避免重复投资和重复建设，避免重复购置办公设备和档案装具以及档案室保存利用必需的档案专用设备，可以将有限的经费用在最需要的地方，从而节约行政管理开支，实现效益最大化的同时也可以提高档案工作效能。

医院档案管理工作的本质与医院管理工作的本质是一样的，即便于“利用”。对于医院而言，各项管理工作都是为了更好地为患者服务，促进医学科学和卫生事业的发展，而医院档案管理工作则是为医院的医疗、教学、科研等工作服务，更好地满足广大人民群众的健康需求，就方向而言，可谓殊途同归。实现医院综合档案管理，创新档案管理模式，打破传统档案管理体制束缚，实现档案信息资源共享，为广大医护人员、患者及其家属提供便捷、高效、优质的档案服务，符合医院档案管理工作的宗旨，也是医院档案管理工作适应现代管理模式的内在要求。

档案管理中的合同管理篇（9）

档案综合管理是企业档案工作的一次重大变革，随着时代的发展，单一档案门类管理的工作方式已经难以满足企业改革发展的需要，而档案综合管理有利于更好地提升企业档案工作水平，同时促进档案管理条件的进一步完善，有利于企业信息一体化的全面开发，也能够推动档案管理工作朝着更加高效、现代化的方向发展。基于此，我们有必要深入分析当前企业档案工作所具有的一些劣势，以及对档案管理工作的未来发展趋势做深入研讨，从现代化和信息化的角度探讨促进企业档案管理发展的相关对策，提高企业档案管理的效率。

一、单一档案门类管理的劣势

长期以来，单一档案门类管理是大多数企业档案工作的主要形势，随着企业的改革和发展，单一档案门类管理日益呈现出与企业发展不相符的特征，结合笔者于项目部的工作经历，笔者认为单一档案门类管理的劣势主要体现在以下几个方面：

（一）不能跨档案门类进行管理

就目前而言，不少企业进行的都是单一档案门类管理的工作模式，这种模式的最大弊端就在于档案管理人员不能够对档案进行跨门类管理，例如：文书档案管理人员不能管理工程类档案，反之亦然。如此，一个档案门类至少需要一名档案管理人员。因此，单一档案门类管理的模式与当今企业改革与发展的要求，以及培养复合型档案管理人才的目标都不相符。

（二）不能有效整合多门类档案信息，进行开发利用

在传统单一档案门类管理的模式下，档案工作人员在对档案信息资源的整理以及开发利用方面也存在很大弊端，由于不同档案门类之间大都呈现相对独立的特性，使得管理人员在进行档案资源的汇总及开发过程中难以同时有效整合多门类、多类型的档案信息。这种互相独立的档案信息管理既不利于企业档案管理效率的提高，也不利于企业开展档案综合管理进而推动其信息管理一体化的实现。

二、文书及科技档案管理技术的主要区别

对行政管理、党务等活动进行记录的档案统称为文书档案，而对生产活动、科技理论等进行反映和记录的档案则多称为科技档案。就当下而言，文书档案以及科技档案在收集、整理、归档以及利用全过程中运用到的相关技术手段和综合管理的主要区别体现在以下方面：

（一）文书档案强调规范化的模式管理

虽然文书档案以及科技档案同属档案范畴，但无论是在档案信息的收集、整理、归档还是利用过程中两者都体现出非常明显的差别。就文书档案管理工作而言，其大都是对社会管理活动中的个人或者组织的参与资料，例如文字材料、声像、图表、文件等各种形式的载体都可以归为文书档案一类。文书档案的规范化管理应该注重以下几个方面：1.文书档案管理应与企业文书工作相结合，只有两者形成分体式管理体系，规范文书档案的信息处理办法和公文格式，做好档案管理和文书工作的相互衔接，这样才有利于促进文书档案管理工作的规范化发展。2.提高文书档案管理人员素质，当前不少企业的文书档案管理工作都是由其他岗位人员兼职，很难做到档案管理效率的有效提升，只有保障文书档案管理人员的工作能力，才有利于企业档案管理工作朝着更加规范的方向发展。3.应加强档案管理工作与各部门的配合度，从各部门收集的资料或者文件都应及时交由档案管理人员统一保管，制定统一的文件格式和目录编号，加强信息化档案管理工作的开展。

（二）科技档案强调精准的质量控制管理

不同于文书档案，科技档案大都是一些具有保存价值的科技材料或文件，例如在企业学术讨论、设备改造、科学调研、产品制造以及基本建设过程中产生的各类文件或资料。在当下信息化水平逐步提高的时代，科技档案管理工作呈现出许多不同于文书档案管理的特征，主要体现在以下几个方面：1.档案收集要求的不同，科技生产活动的规律和特点决定科技档案的管理工作必须要遵循阶段性和成套性原则，科技档案的整理或收集工作不受年代的限制，无论是分期建成，还是跨年度建成，抑或是多少年之后扩建或改建的同一工程，其档案插卷方便，完全能够集中在一起，而文书档案的整理和收集工作则是按年份分类的，难以插卷。2.在对档案质量的控制方面，科技档案需要确保档案的完整性和准确性。文件成套性和项目完整性是科技档案完整性的鉴定主体。而科技档案的准确性主要包括三方面内容：一是要确保企业科技档案数据准确、内容详实；二是档案内容应与其所记录的科技对象无二，这样才能更好突出科技档案的严谨和准确；三是不同的档案信息资源对于同一项目的记录应是一致的。现实标准和历史标准的双重性是科技档案在准确性方面区别于文书档案的主要特征，在这种情况下，动态管理应作为科技档案管理的主要技术手段。对于科技档案信息中的不准确之处，档案管理人员有必要而且必须加以修改，以实现对档案质量的更好控制。3.档案鉴定也是科技档案不同于文书档案的一个重要特征，档案鉴定的目的是预测档案对企业、社会所可能产生的作用和影响，科技档案需要对档案价值进行鉴定，这样才能对其档案价值进行宏观判断。科技档案的鉴定应以其对本企业所具有的经济价值、证据价值和现实利用价值为基础，以科技对象主体为关键，合理进行档案价值的鉴定，进而促进档案资源的开发和利用。

三、档案综合管理应用趋势分析

随着时代的发展和进步，单一档案门类管理模式必将不能适应企业改革和发展的需要，档案综合管理将会成为企业档案工作的主要发展趋势。档案综合管理工作的优势以及发展趋势如下：

（一）档案综合管理的优势

对企业档案进行综合管理有以下几点优势：第一，实行档案综合管理有助于提高企业档案开发与利用效率。档案综合管理使得各门类的档案汇聚到一起，信息完整而全面，再加上科学合理的管理制度，可以很大程度上提升对企业档案有效信息的提取和利用。同时，在实施档案综合管理的基础上，形成一套比较完善的检索工具，应用计算机可以准确、快速并且完整地检索出其需要的档案，既方便又省时。第二，对企业档案实行集中统一管理，以更好适应企业档案工作的实际需要。传统档案管理的模式是把档案分放在相应部门，然后由相应部门对档案依次进行编号、分类和排架，这种分而治之的管理模式不利于企业档案开发利用工作的有序开展。而在档案综合管理模式下，其不仅能够有效避免传统档案管理模式的弊端，还能够提高档案信息开发和利用的效率，更好满足企业实际工作需要。第三，实行档案综合管理模式，有利于企业机构改革工作的开展，其能够更大限度地压缩企业人员和机构，对于企业信息一体化和现代化发展是极为有利的。

（二）档案综合管理的意义和发展趋势

随着计算机技术和信息化技术的快速发展与应用，文书档案与科技档案在其档案的收集、整理、归档到档案再利用的一系列过程都体现出越来越多的差异性，其各环节的要求都是不一样的，这也表明了从单一档案门类管理到多门类档案管理的档案综合管理是未来发展的必然趋势。实施档案综合管理，不仅能够避免传统单一档案门类管理模式的弊端，还能够有效进行不同档案间的整合，有利于整体数字化水平的提升，也能够对档案二次开发利用起到极为有利的影响。在实行档案综合管理的过程中，各企业都应注重复合型人才的培养和储备，增进本企业高素质档案管理人才的引进，不仅能够进一步推动本部门档案管理工作的进一步完善和提高，还能够加强对档案信息的开发和利用，能够对本企业未来的工作提供更具价值的借鉴思路，能够将档案信息资源的价值最大化，促进企业管理效率和经济效益的更快提升。

四、结束语

综上所述，单一档案门类管理已经难以适应企业时展的需要，为进一步提高企业档案工作的有效性，同时为企业信息一体化创造良好的条件，档案综合管理已成为企业档案工作发展的主要趋势。无论是传统的文书档案管理，还是专业的科技档案管理，其在计算机信息化背景下都有必要采取一系列手段以提高其档案综合管理效率，同时促进档案管理规范性的增强，这样才能够最大限度促进档案资源的二次开发利用。档案综合管理将是企业档案工作的未来发展主要趋势，各企业也应加强档案综合管理人才储备和信息化建设，这样才能在新形势下切实促进本企业档案工作效率的提高，也有利于企业信息一体化的建设。

档案管理中的合同管理篇（10）

摘要档案资源整合与服务是我国“十二五”档案事业的工作重点，城建档案是城市建设过程的真实记录，本文将探讨在开发区行政体制下城建档案信息资源整合与利用，同时以苏州工业园区档案馆为例，剖析开发区城建档案资源整合与服务的具体实现。

关键词 城建档案 开发区 资源整合 服务

中图分类号G272 文献标识码B 文章编号150706-7049

城建档案是在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实体等不同载体的档案。开发区城建档案既是城市化的集中体现，又是城市经济建设的缩影，对城市未来发展具有较高的价值。开发区城建档案工作如何适应开发区高速发展的需要，如何整合发展过程中形成的大量分散的档案信息，如何适应开发区精干、高效的行政部门设置，这需要有效的档案管理模式指导开发区城建档案管理工作的开展。

一、城建档案信息资源整合与服务

国家档案局局长杨冬权于2011年5月接受《中国经济网》采访“十二五”档案事业发展时，文章报道的标题即为“加强服务能力建设，实现档案资源共享”，并提出“我们将树立‘大档案’的观念，抓紧制定法规，加强文件归档工作，加强档案接收进馆工作，加强档案收集工作，加大档案资源整合力度”。档案资源整合与服务已经成为我国“十二五”档案工作创新的重要内容。

1、城建档案信息资源整合与服务的内涵

目前对城建档案资源整合存在许多定义和理解，但需从资源整合的本质去理解。资源整合实质就是优化资源配置，达到1+1大于2效果。城建档案资源整合不是简单地将分散的规划、建设、竣工档案集中管理，而是通过对档案机构和档案资源配置优化，从而提升档案服务功能。同时，城建档案信息资源整合与服务相辅相成，档案服务是城建档案信息资源整合的目的，亦是档案资源整合的动力。

2、城建档案信息资源整合与服务的内容

城建档案信息资源整合主要包括机构整合、资源整合、服务整合和人才整合。机构整合是资源整合的基础，资源整合是服务整合的基础。

(1)机构整合

任何改革是否成功要看此项改革是否能够推动这项事业向更高层次迈进，广东的顺德和深圳、上海浦东、安徽和县等地在整合当地档案资源、改革档案管理模式等方面迈．出了成功的步伐，他们改革的共同点在于建立一个“归属明晰、门类齐全、服务高效”的国家档案资源管理机构，改革我国档案管理体制和机制，即从体制上实现档案工作机构归并，并建立与之相适应的档案管理机制。

(2)资源整合

城建档案信息资源整合包括与档案实体和档案信息有关的多方资源整合。包括硬件资源整合、软件资源整合、档案信息资源和人才资源整合。

①硬件资源整合

包括城建档案馆建筑整合、恒温恒湿档案库房整合、监控与智能设备整合、数字档案馆设备和档案实体等整合。通过硬件资源的整合，可让行政区域内的档案实体得到最好的保管。

②软件资源整合

软件资源整合主要指构建统一的数字档案馆软件平台，包括数据库软件、数字档案馆应用软件等整合。通过软件资源整合，达到减少软件重复开发等问题。

③档案信息资源整合

城建档案信息资源整合主要指相同或异构数据库的档案数据整合，实现对电子图纸、声像、视频等档案数据集中保管。

(3)服务整合

开发区城建档案对城市规划、经济开发、交通布局、节能环保等领域具有重要作用，通过档案资源整合，可向公众提供“一站式”档案利用服务，从而提升档案服务水平和服务效率。

(4)人才整合

档案机构整合、资源整合与服务整合是否成功的关健是人才整合，通过对不同专业人才整合，可以达到优势互补的效应。二、开发区城建档案信息资源整合与服务存在的不足与缺陷

1、城建档案分散，权责不明

城建档案信息资源整合不仅包括传统与城市建设相关的责任部门的文书档案，还包括各种载体的电子图纸、声像档案、视频档案的专业城建档案，使得多头、分散的专业档案集中、统一管理。但目前城建档案还分散在规划、国土资源、消防、质检、交通等部门，受到部门保护、部门利益的钳制，各部门还未就城建档案信息的统一达成一致，开发区管委会体制的“简单灵活”和“一站式服务”不能极好线。使得城建档案信息资源的统一管理面临着信息孤岛和信息壁垒的问题，在查档和使用过程中，档案调度难度大，信息服务不尽如人意。

2、城建档案信息资源利用率低

城建档案涉及到建筑、市政、交通、人防、园林风景等领域，对城市规划、交通布局、节能环保、旅游资源开发等具有重要参考意义。而开发区的城建档案相较于普通城建档案，具有档案信息量大，信息增长速度快、信息价值量高、档案信息时效性强等特点，对智慧城市建设、区域经济一体化和国家经济规划布局有举足轻重的作用。然而社会组织、企业和个人，还未意识到开发区城建档案的价值，造成档案信息资源利用率较低，价值属性不能完全体现。

3、信息化程度不高，服务意识淡薄

信息化建设对于提高城建档案利用率，增强档案利用效率，加强城建档案馆资源配置，促进档案事业的发展有重要意义，然而目前，大部分城建档案管理部门的信息化建设程度不高，给档案信息资源整合造成极大阻碍。同时很多城建档案馆片面关注档案的收集整理，还没有树立档案信息的整合性服务意识，导致目前城建档案工作还停留在城建档案的保管上，缺乏对城建档案信息资源的编研整合以及信息化。

三、苏州工业园区“SIP模式”档案资源共享与服务

苏州工业园区（简称SIP或园区）为苏州市所辖的部级经济技术开发区和县级行政管理区，于1994年4月经国务院批准为中国和新加坡合作建设的开发区。苏州工业园区档案管理中心于2007年7月成立，主管本行政区域内的档案事业，是集中保存、管理苏州工业园区永久保管档案的基地和利用档案的服务中心。目前增挂“苏州工业园区档案馆”和“苏州工业园区城建档案馆”两块牌子。

苏州工业园区城建档案馆以园区档案管理中心为主导，借助新建档案馆舍之机遇，将辖区内规划、土地资源、消防、质检等各部门的城建相关档案集中到园区档案馆，成功实现了园区城建档案资源的整合。

1、苏州工业园区档案资源整合与服务

城建档案信息资源整合主要通过机构整合、硬件整合、软件整合、数据整合和人才整合实现档案资源整合，它不仅仅是在物理形态上实现了档案馆对本行政区域内档案的集中，更重要的是在管理体系和开发利用上实现集中和统一。苏州工业园区档案管理中心借助数字档案馆信息平台，进行线上线下双重管理，成功实现了档案资源的整合，并对外提供先进、优质的档案服务。

(1)机构整合

为适应开发区的机构精简，园区成立之初档案暂时由园区建设规划局下属机构整理保管建设档案，管委会下属机构整理保管文书档案。但随着园区快速发展，城建档案、拆迁档案、环保档案等其他门类档案日益增多，园区于2007年正式成立园区档案管理中心这家唯一的行政管理机构，主管园区范围内的所有档案工作。先后了《苏州工业园区建设工程声像档案拍摄、整理、归档指导规范》、《苏州工业园区城建档案管理规定》、《苏州工业园区建设工程竣工图纸质及电子档案归档整理规则》、《苏州工业园区建设工程竣工档案的编制及报送办法》等指导性文件。

(2)资源整合

①档案馆资源、库房、档案实体等硬件资源整合

园区2008年5月开工建设高标准档案综合大厦，总建筑面积约8.2万平方米，建设标准是“建成国家一流的档案馆”，设计库房储藏规模150万卷。档案馆内配置了智能密集架、智能小车、风淋系统、消毒设备、安全监控设备、自动报警和灭火设备、温湿度测量与调控设备等具有国内一流水平的先进设施设备，为档案的安全保管、科学管理、提升服务创造了优越的条件。因此，园区范围内所有门类永久保存档案都能共享到最先进的档案管理设施。对于查档要求频繁的房产档案等不实行物理归档，实现逻辑归档，也体现了档案资源整合的灵活性和多样性。

从城建档案角度收录了立项申报及批准文件、国有土地使用证、各部门（消防、劳动．环保）审核批复等前期文件，还有电子图纸CAD和声像、视频档案，形成了各类档案统一管理与保存，有效地实现了档案资源的整合。

②园区数字档案馆信息平台整合

园区于2010年起开发了数字档案馆信息平台，建立了覆盖全区的档案管理网络，实现档案管理的自动化、网络化、标准化和规范化提供了技术保障。该平台集成技术先进，采用了SOA企业服务总线平台进行系统的集成和构建，为城建档案利用和平台扩展提供了底层技术支持平台，方便实现业务系统和自建档案系统的接口对接。该平台将档案管理系统、虚拟档案室系统、在线业务指导系统、馆藏资源管理系统、离线档案管理系统、建设档案整理系统、CIS建设档案管理系统以及门户网站8个功能模块集成整合在一起，通过一个平台不同用户根据自身权限可以使用不同应用系统。

③档案信息资源整合

园区档案中心多门类数字资源整合实现了多赢，不仅减少了立档单位在软件开发或购买以及后期维护的费用，同时也方便了档案中心对数字档案进行时时维护和利用。用户在档案大厅可以登录系统检索所需档案，档案中心则通过数字档案数据库可对数字档案信息进行统一管理，保证了档案工作的效率和档案安全。

④服务整合

园区档案管理中心依托数字档案信息平台在实现应用系统集成的同时亦成功实现了用户的分类和整合，该用户包括档案中心、公众用户、立档单位、服务公司等，这些用户必须通过该平台才能实现自己的档案行为。公众用户通过该系统可以查阅自己需要的档案信息；立档单位通过该系统可以建立自己的虚拟档案室，向档案中心提出报建申请并可时时录入数字档案信息；档案中心通过该系统可以管理数字档案信息，实现档案权限分配，跟踪项目进展等．

⑤人才整合

园区档案管理中心目前集合了众多档案专业及相关专业人才，具体包括档案、建筑、计算机、信息管理、编研、写作、摄影摄像等多方面专业人才。完全达到各门档案资源管理的人才需求。

2、苏州工业园区资源整合与服务的“SIP模式”应用

“SIP模式”在苏州工业园区档案管理中心得到了充分应用，归纳起来为：

一个中心、一套班子、一个平台：苏州工业园区档案管理中心、中心员工、信息平台。

两块牌子：苏州工业园区档案馆、苏州工业园区城建档案馆。

四项整合：机构整合、资源整合、服务整合、人才整合。

档案管理中的合同管理篇（11）

1.1 “互联网+”时代的档案管理机遇

1.1.1 技术手段不断丰富

在“互联网+”时代背景下，档案管理手段呈现出多元化特点，档案管理技术手段日渐丰富，档案管理信息系统作用下，大幅度降低了档案信息管理难度，也减少了档案管理人员工作量，提高了档案管理效率与质量。在日常工作中，档案管理人员可以借助检索功能，在最短时间内查找各类档案，分层管理档案信息，促使各类档案管理具有鲜明的关联性特点。同时，在“互?网+”时代下，档案存储形式也日渐多样化，比如，视频、音频，大幅度提高了档案管理质量，档案信息数据也更加准确，出现多样化的档案管理技术选择平台，各类管理机构、企业之间的合作、交流日渐增多，各类档案管理系统应运而生，电子档案管理系统具有鲜明的时效性特点。

1.1.2 服务空间不断拓展

在社会经济活动作用下，社会各类信息频繁出现，档案管理者借助互联网信息技术，构建出合理化的档案管理系统，有着较大的管理空间，档案管理呈现出数字信息化特点，在计算机系统中存储着海量档案信息，其存储成本并不高。在日常工作中，档案管理人员可以不受时空限制，查询各类档案数据信息，离线管理各类档案，能够为档案使用者提供优质的远程服务，档案服务空间进一步拓展。

1.1.3 档案时效不断提高

随着社会不断发展，档案种类日渐增多，具有鲜明的时效性特点，传统纸质档案管理已无法有效满足这方面的客观要求，必须对其加以优化完善。在“互联网+”时代下，时效性是互联网信息技术的显著特征，档案管理也具有较高的敏感度，可以动态跟踪各类档案信息，档案管理也具有较好的交互性、动态性。同时，所构建的档案管理系统可以有效整合大数据、数据挖掘技术等，不断开辟全新的档案管理空间，大幅度提高档案管理效率，档案时效不断提高。

1.2 “互联网+”时代的档案管理挑战

1.2.1 管理模式变革

站在客观角度来说，传统档案管理过分注重管理人员已有的经验，不注重档案科学化与系统化管理，和传统档案管理相比，以互联网信息技术为中心的档案管理系统有着明显的区别，急需要优化档案管理流程、管理模式，对档案管理人员也提出了新的更高要求。也就是说，在“互联网+”时代背景下，档案管理迎来发展机遇的同时，也需要更好地应对来自各方面的挑战，必须多层次优化变革档案管理模式，构建标准化的档案管理流程、档案管理模式，不能再采用传统单一化管理模式，才能有效满足“互联网+”时代下档案事业发展的客观要求，确保一系列档案管理工作有序开展。

1.2.2 档案管理意识落后

在“互联网+”时代背景下，档案管理人员构建档案管理系统中，需要构建合理化的档案管理体系，对档案管理人员也提出了更高的专业性要求。由于长期受到传统纸质档案管理的影响，档案管理人员并不具备互联网+时代下的档案管理意识，档案管理意识落后，对互联网信息技术作用下的档案管理系统流程缺乏正确的认识，不具备较高的职业道德素质，责任感不强，影响档案管理工作的顺利开展。同时，档案管理人员不具有较高的业务素质，档案管理操作能力不高，无法有效发挥互联网信息技术多样化作用。

1.3 档案管理难度不断增加

在“互联网+”时代下，传统档案受到巨大的冲击，要求加强档案标准化管理，加上档案信息自身具有鲜明的差异性、动态性，档案信息数据不断增加，档案管理难度也大幅度增加，还要对档案信息进行一系列操作，比如，记录、归档、查阅，档案管理人员必须注重自身专业技能的提高，才能更好地管理各类档案。同时，在互联网信息技术作用下，网络数据不具有较高的保密性，档案数据信息具有较高的泄露风险，一旦没有及时做好档案信息备份工作，相关档案信息丢失，会造成严重的经济损失。

2 “互联网+”时代的档案管理途径

2.1 强化档案管理意识，优化档案管理制度

在档案管理过程中，档案管理者必须与时俱进，转变自身传统观念，全方位正确认识档案管理，要多角度加强自身档案管理意识。档案管理者要多层次掌握各方面专业知识，比如，科技档案管理、企业档案管理、电子文件管理，将其灵活应用到档案管理中，科学管理各类档案。同时，档案管理者要增强自身责任感，具备终身学习意识，注重档案安全性以及准确性的提高，优化利用互联网信息技术，科学管理各类档案信息。此外，在日常运营中，档案管理者必须严格按照“互联网+”时代下档案管理具体要求，优化档案管理制度，明确档案管理一系列内容以及电子档案管理标准，全方位监督档案管理，提高档案管理整体质量。

2.2 优化档案管理模式与服务形式

在“互联网+”时代下，档案管理者必须优化利用互联网信息技术，结合其特点、性质，优化完善档案管理模式，科学管理海量档案信息数据。档案管理者要围绕网络，在最短的时间内有效组织网上海量信息数据，实现档案网上服务，为档案信息使用者提供更加优质的服务，借助互联网技术，构建合理化的档案管理数据库以及数据管理中心，科学管理档案的基础上，开展多样化档案管理工作，比如，查询、服务、利用，实现计算机检索，取代传统手工查询，便于档案管理者以及使用者更好地查询所需的档案信息数据。档案管理者要借助互联网信息技术，优化档案服务形式，比如，电子信箱服务、数据库查询服务、档案汇编专题服务，为档案信息使用者提供针对性服务，有效满足他们各方面客观需求。

2.3 提高档案工作者综合素质