档案室档案管理大全11篇

档案室档案管理篇（1）

1引言

在医院综合档案室的档案管理工作中，利用计算机技术能够提升医院档案管理工作的有序性和完善性，能够给医院业务工作的开展提供科学的依据和可靠的支持。作为当前医院档案管理工作的重要手段，计算机技术的应用能够提高医院档案管理的效率以及工作质量。所以，分析计算机技术在医院综合档案室档案管理工作中的应用是非常有必要的。

2医院综合档案室档案管理工作应用计算机技术的必要性

医院综合档案室主要收集管理的是文书档案、科技档案（技术档案、设备档案、基建档案）、会计档案、声像档案、其它载体档案、实物档案等，其中并不包括病案，病案档案由专门的病案室保管，综合档案室仅掌握其库存数据并对其进行档案管理技术指导。在医院综合档案室档案管理工作中，应用计算机技术是很有必要的。利用计算机技术能够更方便的进行档案管理的各项工作，比如通过对档案的全文收集，相关阅档人员可通过计算机直接查看全文。应用计算机技术对档案的收集、整理、检索利用、鉴定、统计、上报进行全流程管理，能够将人为干预的情况降低到最小，有效避免不必要的错误。利用计算机进行档案统计工作，只需要简单的指令就能够完成，提高了工作效率和准确性。医院档案管理工作需要记录的内容是非常庞大的，利用计算机技术能够将这些繁杂的内容化繁为简。档案管理人员利用计算机能够方便直观的了解谁借阅了档案资料，什么时间归还，逾期未归还计算机会主动提示。计算机能够永久的保存医院的档案资料，不会因为长时间的翻阅造成档案损坏。由此可见，在医院综合档案室档案管理工作中应用计算机技术是非常有必要的。

3应用计算机技术实现医院综合档案室档案管理的优势

3.1有利于将档案进行归档

在医院综合档案室档案管理工作过程中，通过应用计算机技术能够更加方便的进行档案信息的收集工作。医院综合档案室的工作人员通过使用计算机，能够快速的对收集到的档案信息进行整理和核对，对收集到的各部门的文件能够展开定期的资料采集、资料归档，各个部门也可以把重要的电子文件利用计算机向档案室进行发送，省去了一些不必要的麻烦，同时也能够保证档案信息的完整性、齐全性、时效性。

3.2有利于各部门间的资源共享

通过应用计算机技术能够实现医院档案资料的共享，综合档案室工作人员将已开放的档案信息资源放到公共平台中，例如档案卷宗、信息数据库、目录等，通过建立专门的检索入口进入到档案信息库中，其他有需要浏览的可以直接通过计算机进行查阅。

4应用计算机技术实现医院综合档案室档案管理功能

4.1医院综合档案管理系统的实现

医院综合档案管理系统基于IE6-IE10版本的B/S模式，采用Oracle数据库技术，利用JavaScript和ActiveX语言实现系统开发，该系统是区档案局数字档案系统的一部分，融入政府政务平台，通过客户端电脑的浏览器输入用户名和密码登陆该系统。在医院综合档案管理系统中，主要分为七大模块，根据前述档案分类办法，选择页面左侧目录树中相应类别档案，分别通过这七大模块对其进行全流程管理，友好的界面降低了使用者的操作难度。档案收集模块。该模块中，通过电子公文采集，实现对各相关单位通过政务平台发送给医院的相关文件资料在线抓取收集，相应目录条自动挂接电子全文。在收发文登记功能下，通过平时的收发文管理，将数据直接转化为档案数据，即实现了医院办公收发文与档案转化功能的合并。各科室每年初编制的上年EXCEL格式档案目录，通过目录导入项，接收入系统数据库。同时也可导入本系统生成的相关DBF数据。最后通过全文导入功能，对电子文件进行与目录挂接的全文导入，支持PDF、JPG、MP3、MP4、AVI等格式。档案整理模块。通过综合档案模块，对前述档案收集模块收集的归档数据进行新增、修改、批量修改、删除、装盒、生成档号、断号查询、加锁、导出EXCEL等操作。而已加锁的数据需修改操作时，点击数据解锁按钮解锁。对档案盒进行修改、删除、拆盒、打印盒内备考表、打印盒内文件目录、打印盒内文件目录封面等操作可通过盒管理功能实现。系统中已收集整理但未上报上级档案馆的数据，通过编目打印功能，选择相应表格类型，进行相应表格的自动生成、预览、打印、另存和修改。数据维护项，则可对系统中所有数据进行修改、重复数据检测、批量修改等操作，已上报上级档案馆的条目不允许修改。回收站临时存储被删除的文件，可进行恢复或彻底删除。检索利用模块。该项功能下，可选择采用模糊查询方式，用支持电子全文检索的一体化检索查询档案，或者根据自定义条件进行条件检索，还可对同时满足多项条件的数据进行自定义检索。利用管理模块。此模块通过对“借阅申请审批单”的新增、修改、删除、标记借阅完毕、打印等功能实现对档案借阅利用的管理。档案鉴定模块。对到达移交或销毁期限的档案，进行保管期限重新鉴定，即到期鉴定。而对档案的公开方式，则通过开放鉴定功能实现。

4.2库存传统医院档案的数字化转化

医院档案具有的特点为资源种类比较多、数量较多、较高的应用频率，复杂的管理流程，在较短时间内无法将历年库存的传统档案资料进行全面的数字化扫描，因此需要按照方便查阅的原则，将档案资源按照级别和年份进行分类，优先扫描利用率和价值高的档案资料，有计划有步骤地逐步实现全部档案的数字化转化。对于传统医院档案的数字化转化，要按照以下顺序进行：确立清单—提卷—核对—拆订—扫描—图像处理—质检—保存—提交数据库—移交回档案室。

5计算机技术在医院综合档案室档案管理工作中的应用现状分析

5.1档案管理的工作人员专业素质不高

当前档案管理工作难度越来越大，档案专业人员不仅需要有专业的档案管理知识、保密知识，计算机和网络知识也是必备的技能之一，如果没有继续学习就会很难应对当前复杂的档案管理工作。传统的档案管理工作人员习惯使用纸质化的资料记录工作，对于计算机管理的模式认识程度不够。

5.2技术普及力度不够

当前阶段，大多数的医院在进行档案管理工作中，应用到的计算机技术普遍过于单一，软件的功能也比较有限，基本上只能进行档案资料的编目和检索查找。当前很多医院的档案管理工作还是需要依赖人工完成，计算机技术只是起到了一定的辅助作用。许多医院的档案管理工作进展较慢，其中一个重要原因就是技术普及力度和思想观念转变不够，因此，在未来一段时间内，纸质化的传统管理方式还会存在于一些医院当中，与计算机管理的模式并存。

5.3使用计算机管理医院档案的保护难度大

医院档案管理工作利用计算机技术，需要对档案资料进行及时的存储和备份。档案资料的储存载体一般都是磁盘和光盘，所以这会在一定程度上增加档案文件的保护难度，一旦遭到病毒的入侵修复难度是比较大的。因此，需要加大对档案资料的保护工作。

6医院档案管理工作实现计算机管理的途径

6.1建立一支素质优良且具有专业技术水平的团队

作为医院管理层，应该培养一支专业水平高、素质优良的现代化人才队伍，确保可以高效的进行医院综合档案室的档案管理工作。通过加强对档案工作人员的日常培训，提高档案管理人员的综合素质，让档案工作人员能够熟练地使用现代化的办公设备。在进行日常的培训工作中，可以组织一些学习参观活动、集体性的培训与指导、外出进修、参加继续教育、进行相应的考核管理并择优选出更适合计算机管理档案的员工等等。

6.2树立新的档案信息管理理念

作为医院领导层，应当将传统的管理思想进行转变，树立全新的档案信息管理理念。传统的档案管理模式需要耗费大量的人力、物力资源，工作效率较低，利用信息化的档案管理可以有效改善这些缺点。通过树立新的档案信息管理理念，提高档案管理工作的计算机技术应用，促进医院档案管理工作的进步。

6.3建设医院档案网络化平台

医院需要建立一个档案网络化平台，尽量将每个科室和部门工作统筹到网络化平台中去，实现资源的共享。方式上不管是统一购进软件，还是系统开发，使用前都应根据相关标准进行测评，测评包括兼容性、实用性、数据处理合理性、运行安全可靠性等，使档案管理系统拥有后续开发力和升级能力。

7结语

在医院档案管理工作中应用计算机技术可以很大程度的提高医院档案的管理效率，能够为医院各项工作的开展提供最可靠的支持。虽然当前在医院档案管理工作中计算机技术的应用还不够全面，作为档案管理人员，要积极采取有效的应对措施来提高计算机技术的实用效果，提升医院档案管理的效率和质量。

参考文献：

档案室档案管理篇（2）

我们牢固树立“对干部负责、对组织负责、对历史负责”的意识，把干部档案工作作为一项基础性工作来抓，成立了以档案分管局长为组长、科室负责人为成员的干部档案工作领导小组，人员变动时及时调整，做到领导力量不减、班子不撤、工作不松，为档案管理工作的顺利开展提供了强有力的组织保证。同时，配备兼职档案管理员，形成局机关、股室、管理员“三位一体”的档案管理网络。并会定期研究干部档案工作，制定干部档案工作规划和目标，做到月月有安排，并经常督促检查落实。同时加强档案员队伍建设，从而使我单位干部档案基础工作迈上新台阶。

一是基础设施进一步夯实。近年来，按照省档案管理要求，在档案硬件设施上投入资金4万余元，及时添置更新了空调、打印机、台式电脑等档案室部分设备，实现了档案管理木柜换铁柜，人工检索换微机检索。对加快档案工作现代化步伐，实现文书档案基础信息计算机存贮，方便档案查阅提供了有力保障。

二是档案管理制度进一步规范。建立和完善了干部档案材料收集、归档、整理、干部档案查（借）阅、转递、安全、保密等制度，并相应建立了“查阅、借阅干部档案登记本”、“干部档案转出登记本”、“干部档案材料接收登记本”等，做到查阅、借阅档案有登记，档案、零散材料收支有记载，来龙去脉清楚，查找方便准确。

三是档案员队伍建设进一步加强。首先，配齐配强了干部档案工作人员。先后选调了2名30岁以下、政治素质高、工作能力强的同志从事干部档案工作，干部档案队伍得到充实。其次，干部档案人员业务能力逐渐增强。采取参加业务培训、外出学习考察、到上级档案工作部门学习等方式，不断提高档案人员业务能力。再次，干部档案队伍工作积极性逐步提高。我们注意从政治上关怀、生活上关心、学习上关注档案工作人员，经常和他们交心谈心，切实解决他们的后顾之忧，极大地调动了他们的工作积极性。

二、突出重点，档案管理上水平

一是鉴别档案材料力求细致。在档案整理前，我们对收集的每份材料进行认真细致的鉴别，发现缺漏，责成材料形成单位予以补办，将没有保存价值的材料清出。尤其是对干部的出生年月、参加革命工作时间、入党时间、学历、职务等，发现问题，及时纠正。

三是档案整理力求规范。坚持集中整理和随时整理相结合。每隔几年年对照《干部档案整理工作细则》的要求，进行一次集中整理。通过整理，做到档案材料真实，鉴别、分类准确，目录明了，整齐划一，清晰美观。

四是验收档案力求严格。制定了“六看三对照”的质量验收标准。即看材料的鉴别是否正确，看档案材料归类是否准确，看目录与材料是否一致，看各种表格是否齐全，看材料手续是否完备，看目录书写是否工整清晰。对照任免文件查干部任免审批表，对照纪检监察文件查处分材料，对照近期《干部履历表》、《鉴定表》查学历、工资、职称及党团材料是否归档。

三、立足服务，档案利用出效益

档案室档案管理篇（3）

尊敬的各位领导、同事们：大家好！

借着公司改革的春风，我很高兴能有机会站在这里参加公司机关机构改革岗位竞聘活动。在此感谢公司领导给我们提供了一个展示自我的舞台。

一、首先，我先向大家作一下自我介绍。我叫**，1967年10月出生，1989年2月参加工作，大专文化学历，具有政工师任职资格和档案管理专业馆员技术职称，中国共产党党员。自89年参加工作以来，先后任五处三段女工班副班长、三段工会干事、一段团委书记、一段办公室主任干事和公司档案主任干事职务。在十七年所从事的不同岗位上，本着对工作的热爱，对事业的追求，多次被评为“优秀团干”、“优秀共产党员”称号，得到了领导和同事的认可。[找材料到 --网上服务最好的文秘资料站点]

二、对竞聘职位的认识与个人优势

这次公司进行机构改革是转变机关工作作风、提高机关职能部门的工作效率、提高干部队伍素质、增强企业竞争力的需要，也是公司优化企业用人制度，为优秀的、有才干的员工参与竞争，充分展示自我提供的一个公平竞争的平台。我今天参加竞聘的是公司档案室文书档案管理三级职员的岗位。档案管理工作是企业一项重要的且专业性很强的工作。文书档案管理所涉及到的内容包括党群工作、行政管理、经营管理、生产技术、科学技术以及员工个人管理等方面。这就要求档案管理人员具备较强的政策理解能力，熟悉所涉及部门的工作职能，能通过文件资料的整理真实地反映出本单位机关职能活动的整体面貌，使死的资料变成活的档案。

竞聘这一职位我个人的优势是：

1、有一定的工作经验，对文书档案的管理轻车熟路。我已从事本岗位有五个年头，熟悉本岗位所涉及的各项工作内容，对2004年集团公司文书立卷改革后归档文件的整理方法能熟练地掌握、运用。

2、党性原则强，有较强的事业心和责任感。能尽心尽责地做好自己所从事的每一项工作。曾在从事了十一年的政工岗位上，经过不懈的努力获得了政工师任职资格，转到档案管理岗位后，又于2004年通过了档案专业中级技术职称的考试。刻苦的学习，使我在各项工作中的能力得到了不断的提高。

3、勤勤恳恳、踏踏实实的工作作风使我在十多年来的工作中，养成了干一行爱一行、爱一行钻一行的工作态度。使我对所从事的工作有种锲而不舍的追求。要干就要干好是我工作的目标。

4、热情、稳重、待人和善、从不张扬的个性是我做人的原则，也是我做好各项工作良好的职业道德。

三、履行岗位职责的打算

如果我能竞聘上这个职位，我有以下几个打算：

1、我将一如继往地认真履行好文书档案管理工作的各项职责；

2、我将继续不断地加强自身的政治理论知识和业务知识的学习，提高自己对政策的理解能力，准确地把握公司不同时期文件资料形成的作用和意义，做到客观、公正、准确地鉴别文件的归档范围以及文件转化成档案的真正价值；

3、在开发、利用档案，发挥档案效益方面进行深入的探索，从企业发展的实际出发，真正发挥出档案的查考利用价值；

4、加强公司档案信息化建设，探索、研究电子文件的特征，促进机关文档一体化管理的实现。

档案室档案管理篇（4）

二、档案管理人员必须坚持值日值班制度，坚持每天下班前检查门窗是否关好，电源开关是否关闭。对所保管的案卷，半年进行一次抽查，年终进行一次全面检查。严禁在档案室抽烟、吐痰。外来人员未经许可不得进入档案室。

三、新接收的档案资料，必须经过严格核查和消毒处理后才能进库上架

四、值班人员必须做好档案室内外温湿度记录，做好温湿度的调节工作(标准温度为摄氏1424℃，相对湿度为45%60%)。

五、档案室设施要经常进行检查，坏了要及时报告或维修，保证各项设施完整正常。

六、保持档案室的清洁卫生，坚持做到每周一小扫，每月一大扫。

档案室管理实施细则二一、档案室是单位存放各类档案的保密重地，实行专人管理，非档案室人员，未经允许不得进入。

二、档案室应落实三铁一器措施，确保铁门、铁窗、铁柜的安全牢固，监视器的正常运行。

三、要有足够的合乎要求的档案装具，档案不得随意堆放。柜架摆放位置应与墙壁保持10厘米以上的距离，每行柜架间距不小于60厘米(密集架除外)。

四、档案室应配备防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防强光、防高温、防霉等设备，并相应地做好八防工作。

五、档案室内严禁吸烟和使用明火，严禁堆放易燃物品或与档案无关的物品，对电源、线路、开关插头等要定期检查，发现有火灾隐情应立即报告处理。

六、档案室内要做到现场整洁，档案柜排列科学，通道顺畅。

七、档案室要进行定期或不定期地安全检查，做到及时发现问题，及时报告，及时处理。

八、档案室接收档案要双方当面清点核对，及时登记、编目。日常管理应做到档案、帐薄、检索工具相符。借阅档案要严格办理借阅和注销手续。因利用、整理、复印等原因拆卷的档案，使用后应及时装订。

九、档案室应定期对各类档案进行清点，做好清点记录。档案人员工作变动或出现重大事故应随时清点，并办理交接手续或写出书面报告。

十、档案室在日常工作或检查中发现档案破损、褪色，应及时修复或复印，库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时，要写明原因，保存依据。

十一、对档案室要把好档案出入关，出门要关掉电源、关好窗户，放下窗帘，锁好铁柜、铁门，决不能掉以轻心。

十二、要做好档案室的安全保密预防工作，学习新知识、新技术，加强安全防范意识，强化安全管理。

档案室管理实施细则三一、档案保管制度

1、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。

2、档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。

3、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。

4、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。

5、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。

6、做好库房温湿度的监控与登记工作。

7、每学期开学初对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。

档案保密制度

一、高度认识档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制度。

二、查阅涉密档案或内部材料，须经有关部门和办公室负责人批准，必要时报请有关校领导审批。查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。

三、未经批准，任何人不得私自带档案出馆;档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容 。

四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。

五、不归档的重份文件及内部材料，须交由学校集中销毁。

六、在校保密委员会的指导下，做好档案密级变更和解密工作。

七、档案馆工作人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。

档案利用制度

一、查阅利用本馆开放档案、资料者，须持身份证(或工作证、学历证书)等有效证件，同时填写查阅登记表;受他人委托者，还须出具他人上述任一证件(含复印、传真件)及委托查阅申请书。

二、查阅重要的或密级档案，按《档案保密制度》办理;查阅本职范围外的重要档案，须经办公室负责人批准;查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。

三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，须经办公室负责人或学校分管领导批准，并办理外借手续(限5天内归还);若续借，需办续借手续。

四、提供利用档案时，按学校有关规定收费。

五、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办理。

六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者，有权给予劝告、责令赔偿或其它处置，直至追究法律责任。

七、未经主管校领导批准或办公室授权，任何单位、个人无权公布档案内容。

档案室人员岗位职责

一、积极宣传党和国家关于档案管理的法规、条例。

二、遵守各项档案业务规章制度。

三、维护档案的完整、系统和安全，定期检查档案保管情况，改进档案保护技术，严守国家机密。

四、积极开展咨询服务;热情接待档案利用者，迅速、准确提供所需档案和资料。

五、深入基层，开展对兼职档案员的业务培训和指导工作。

档案鉴定制度

一、在主管校领导主持下，由校办、档案室及有关部门负责人与负责该门类的专、兼职档案员组成鉴定组，按照分工，个人初鉴、集体审查，具体工作由档案室组织。

二、对在整理的归档材料，要以全面的、历史的和发展的观点鉴定其价值，准确把握归档范围和保管权限，有异议时由鉴定组裁定。

三、档案达到开放期，由鉴定组作出是否向社会开放的决定。

四、档案保密期满，由鉴定组作出是否变更密级或解密的决定。

五、档案存留期满，由鉴定组提出销毁或延长保管期限的意见，经主管领导批准后，方可存、毁。

六、销毁档案前登记造册(注明题名、数量、鉴定时间、参加鉴定人员);销毁时由3人执行;事后在清册上注明销毁日期并签字;清册归档。

安全与消防制度

一、库房重地，非本室工作人员不得擅入。

二、严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。

档案室档案管理篇（5）

随着社会主义市场经济的不断完善和发展，人们的档案意识也不断增强，对档案工作的地位和作用的认识也逐渐深入，对综合档案室的档案工作也提出了更新更高的要求。各级综合档案室要随着档案工作的不断发展，切实做好综合档案室的建设工作。

一、加强对综合档案室工作的领导

各级行政部门要根据《档案法》等有关文件，认真贯彻执行中央和国务院关于档案工作的方针、政策和制度，用战略的眼光和现代管理的观念，制定符合档案管理工作的法律法规，以便统一遵循。各个系统、行业都要遵循档案集中统一管理的原则，制定适合本行业档案形成的特点，内容成分，制定本部门档案管理的保管期限表。加强档案工作的宣传，使广大的人民群众真正认识到档案工作的意义和作用，从中发挥档案应有的效用。积极支持档案部门工作，促进和提高综合档案室建设工作。各级各类档案室的工作都离不开领导的大力支持和帮助，为档案部门解决一些必备设备和用品，以便顺利地开展档案工作。

二、档案管理人员应具备的业务素质

档案工作是一项专业性很强的工作，作为一名档案工作者，必须熟知与档案工作密切的专业理论知识。

首先，要系统学习档案管理学，掌握档案专业知识是做好档案工作的前提。随着档案工作的不断改进和提高，档案学科的知识也在进一步的探索和扩展，同时要掌握相关学科的知识，如电子计算机应用技术，现代化管理离不开计算机，档案室工作正在朝着现代化管理方向发展，所以要求我们档案工作者要全面掌握与档案学科相关的专业知识。

其次，要有坚定的政治信念。档案工作者必须具有良好的政治素质，必须有坚定的政治信念。要树立正确的世界观、人生观、价值观，恪守档案工作纪律，贯彻执行《档案法》，严守党和国家的机密。要热爱自己所从事的档案工作，有高度的责任心，有浓厚的学习与工作兴趣，要树立全心全意为人民服务思想，甘当默默无闻的奉献者，任劳任怨、爱岗敬业、埋头苦干、尽心尽责地做好档案工作。

最后，要树立信息意识。在信息化社会，档案作为信息资源的组成部分，档案工作者应增强对其信息性的认识程度，提高辨别水平和处理能力，增强开发档案信息资源的意识，满足社会各方面对档案信息日益增长的需求。还要树立市场意识，在市场经济环境下，找准位置，发挥作用，根据信息市场的需求，优化服务措施，提高服务质量，积极开发档案信息，主动与市场经济接轨，以直接或间接的方式参与为市场经济服务。档案部门只有树立起良好的社会服务意识才能最有效地提高社会的档案意识，档案的价值才有可能最大限度地发挥其作用。

三、加强档案室的基础设施建设和现代化管理

综合档案室建设工作应有一定物质条件作保证，各个机关、企事业单位，要投入资金为档案部门购置一些必要的设备，有利于开展档案工作，档案室的库房建设应列入各个单位基本建设规划，逐步改善工作条件，以保证档案的完整与安全。档案事业发展要与社会发展同步，与办公自动化水平的提高相协调，档案工作在信息化时代的发展必须依靠现代科技。

电子计算机具有高效率的信息处理功能，能以极快的速度读入、存储和输出数据。因此，档案工作的档案资料统计、库存管理、编目与检索及档案系统的行政管理均可以运用计算机技术，实现微机化管理。当前，在这方面还存在很大差距，计算机管理系统功能实现的目标运行机制还只限于档案室内部的案卷级和文件级的编制、统计与检索等基础性管理上，系统功能结构设计单一，缺乏综合处理技术能力。随着归档数量的增加，档案利用量也将成倍增长，必须加快档案管理技术的现代化进程。逐步运用现代技术，实现档案的高密存储，以节省储存空间、保护原件、方便传递和运用。根据各种档案的特点，采用先进的库房设备和档案保护技术以维持档案的完整、安全并延长其寿命。

四、要完善档案管理制度和措施

建立健全档案管理的规章制度是搞好档案工作的重要保证。根据国家档案局有关文件材料归档的要求，结合本部门档案形成的规律，特别要充分认识科技档案的重要性，逐步形成严格的立卷归档制度，如科技档案、科研档案。保护科研成果，是各个课题组的研究工作是否有自主的知识产权、是否有专利保护、是否侵犯了他人的权利都可在科技档案中得以验证。

科技档案完整的保存，即在维护本部门的知识产权中发挥了作用，更对科研项目负责人和参加者有重要意义，根据本单位的实际情况，借鉴先进的管理方法，制定档案工作规范、档案分类编目方法、归档范围及办法、保管期限、收集、借阅等管理规章制度，逐步加以完善。这些规章制度将有效地提高档案管理水平，促进档案管理工作规范化、科学化、标准化，提高档案工作效率，有力地推动档案工作的发展。

五、档案的收集与归档

档案室档案管理篇（6）

二、实验室资料归档的几个要素

（一）原始性

原始性是实验室资料最关键的因素，实验室在检验检测活动中形成的资料主要有样品收留样记录，样品处理记录，突发事件应急检测原始记录、实验室质量控制计划及实施材料、各类试剂的领用记录、标准溶液配制稀释记录、培养基配制和验收记录、实验室环境检测记录等过程资料；实验室两级管理中形成的资料主要有各类计划、总结、绩效考评资料、业务督导、业务学习资料、质量监督等环节管理资料等，这些原始记录能真实地反映检验检测过程的某个环节，也体现实验室质量管理实施情况，对了解某个阶段的检验检测情况起着重要的见证作用。

（二）有效性

资料的归档原则上按年度进行，年度形成的资料是本年度现行有效的，所有的原始数据、表格都受到有效质量体系控制，符合实验过程要求和质量体系管理要求，也是国家实验室认可、实验室资质认定的重要依据之一。

（三）溯源性

疾控中心出具的每一份检测报告都有原始数据，所用的仪器设备、引用的标准、检测方法、检测过程产生的记录，如标准物质稀释和配制、培养基和关键试剂的验收、玻璃器具的校准记录、菌毒株管理过程记录等都需要具有可溯源性，确保检测过程有据可溯，从数据资料收集归档的系统性、完整性也体现出实验室对质量管理工作的重视程度。

（四）利用性

建立档案是为了有效的利用档案资料，因此，资料的归档要有可利用的价值，便于搜索、查阅和验证。在档案资料管理中，原始的纸质档案有其优点，特别是对于实验室检验检测过程的原始记录，要求信息量多、记录清晰真实，如质量控制活动实施资料、样品受理和处置资料、试剂耗材管理资料、实验室安全管理资料等，能反映整个实验过程的每个细节。行政管理资料也同样能反映出某个时段的管理要求、业务重点和督查考核情况，如会议记录、业务学习培训记录、对新员工的技术培训、考核及监督、各类计划、总结、绩效考评、工作督导资料等。做好实验室资料归档将有利于形成工作的持续性和有效性，反映历年来业务工作的发展状况，具有较高的利用价值。

（五）共享性

自无锡疾控开发了“无锡市疾控档案信息管理系统”以来，所有归档资料都通过信息系统按年度分类录入文件名，上传附件，当专业人员工作需要时，根据授权权限，通过打开系统，点击档案-疾控业务-实验室档案，就可以查询实验室行政管理和实验室质量管理中收集归档的资料，通过纸质资料和系统查询相结合的方式，一目了然，有效实现了资料的共享。

三、实验室档案管理的特点

（一）注重业务活动资料的收集归档

实验室是疾控中心的一个重要技术核心部门，在日常工作中，除了开展实验室检测、突发事件应急检测、科研课题、质量控制考核等实验室活动以外，还有很多配合中心开展的日常管理工作。而实验室有其工作的特殊性，实验环节多，要求高，工作精细而严谨，数据处理复杂，因此，档案管理更应注重实验活动的资料收集，按照国家实验室认可和实验室资质认定要求做好各类资料的整理归档工作。

（二）发挥质量监督员的作用

实验室的质量管理贯穿于检验检测过程的全部，质量监督员承担着实时监督关键环节原始记录和实验操作是否符合质量体系要求的职能，通过日常监督便于及时发现问题及时整改，确保检测数据的科学性、准确性，使检验检测过程和最终结果符合质量体系要求。因此，发挥好质量监督员的作用，也是保证实验室规范运行的有效措施之一。

档案室档案管理篇（7）

，列为学校安全管理要害部位，工作人员应特别做好安全工作。

2.档案室是机密部位，非工作人员未经批准，不得随便进入室内。

3.各类资料进入档案室，必须严格登记制度、借还制度，机密资料、人事

档案严防丢失、严防泄密事件的发生。

4.档案室应通风、透气、干燥，做好防湿、防虫蛀的工作。

5.室内消防器材、报警设备常年完好，性能良好有效。

档案室档案管理篇（8）

现在机关事业单位的人事档案由具有人事权利的单位自己管理，没有采用现在社会上普遍使用的人事方式，实现对人事档案的集中化、科学化、规范化的管理。但是这种老的人事档案管理方式也有着它自己的优势，对于人事的档案，很多单位没有掌控权，放在人才交流中心的人事档案具有流动性，对于相对比较固定的机关事业单位，需要这种单位自主管理员工人事档案的方式，这样很多不必要的人员流动才能进一步被控制。

一、人事档案管理存在的问题

（一）管理的方式相对落后。一些单位的人事档案管理制度相对比较松散，没有明确的专人管理，对于人事档案一般职工可以轻松看到，甚至自己能拿到自己档案。这就造成了很多管理方面的隐患，很多单位利用档案的管理阻碍正常的人才流动。例如，明文规定允许事业单位人员参加的正常的公开招聘，很多时候就是由于原单位扣着其档案不放，阻碍了优秀人才的正常流动，这就是一种管理理念存在落后思想所造成的。

（二）管理的手段相对单一。很多单位由于办公条件的影响，造成了很多地方的人事档案管理缺乏手段，没有专门的人事档案管理的场所，甚至没有专门的密码柜。严重影响了人事档案的严肃性和保密性，由于办公条件所限，很多单位人员的档案甚至出现了丢失，很多管理人事档案的人员不是专业人员，对人事档案的管理缺乏手段和方法，造成很多不必要的错误和问题。很多单位的人事档案没有相对应的电子化管理，需要大量的人工操作完成每年一次的人事档案的常规管理。

二、利用搬迁机会 进一步提升单位人事档案管理

档案室的搬迁是提高人事档案管理的好机会，需要进一步提高管理的理念和思想。档案室条件的改善有利于人事档案的有序管理，有利于人事档案调阅、增减的规范化，有利于避免因为人事档案造成的管理纠纷，进一步维护了人事档案管理工作的严肃性，保障了人事档案的真实性、可靠性。

（一）进一步加大培训力度，提高管理人员的业务水平。人事档案管理具有很强的专业性，对管理人员的要求十分严格，不仅是业务能力方面，更是管理人员的政治性、党性的体现，需要进一步加大对管理人才的政治思想教育，要求其以对党、对单位高度负责的态度管理人事档案，不能因为与谁的关系好，就私自给谁看档案，甚至篡改档案。政治立场在保持高度的坚定的基础上，要进一步增加业务技能的学习，一个有着高度思想觉悟的人没有专业的管理方法和手段，人事档案还是会出现不必要问题的，加强系统内部的人事档案管理的培训，组织专业的教师开展培训，进一步开展人事档案互查活动，实现兄弟单位之间的取长补短。

（二）进一步加强规范化管理，促进人事档案管理的有序进行。随着档案室的搬迁，管理条件的改善，可以进一步促进人事档案管理相应规章制度的完善，原来没有条件的，现在有条件了，可以实现有序管理了。因此，可以以此为机会，进一步规范人事档案调阅增减等操作的流程，对于需求调阅人事档案的，需要有专门的文件，需要调出档案的，需要有调档函。需要查阅相应档案信息的，要有两个人在场方可调阅，这些管理制度都可以借助档案室条件的改善，进一步规范起来，从而实现人事档案的有序管理。

（三）进一步拓展管理手段，实现电子管理的可能。档案室的搬迁是一种硬件大环境的改善，由此可以进一步提出电子化人事档案管理的可行性方案，实现管理手段的进一步拓展。因为很多单位人员众多，各种身份人员档案管理有着不同要求，人工管理人事档案的难度很大，一旦将主要的人员档案信息电子化，将有利于人事档案的调取和查阅，大大降低了人员的工作量。

三、结语

由于各种原因，有历史遗留的问题、有人员管理更替的问题等等，造成了一些机关事业单位的人事档案管理出现很多问题，埋下了很多不必要的隐患。以档案室的搬迁为机会，进一步提升人事档案管理人员的政治敏感性、专业素养，不断增加规范化操作流程，有效拓展电子检索管理，将有利于单位科学、合理地管理人事档案。

档案室档案管理篇（9）

中图分类号：G276 文献标识码：A

近年来，随着经济的飞速发展和科技的进步，数码相机陆续进入了各个单位和寻常百姓家，数码相机的出现和使用给照片档案的利用和征集工作带来了更多的方便，但也对照片档案的管理提出了更高的要求，数码照片一旦丢失就会造成不可挽救的损失，所以如何科学有效地管理数码照片档案成为档案工作者关心的话题。

1 数码照片的特性

数码照片是一种静态图像文件，用扫描仪，数码照相机等设备获得；以数码形式存储，以磁带，磁盘或光盘等为载体；依赖计算机系统阅读，处理；并且可以在通信网络上传送。数码照片档案一般由数码照片，文字说明两部分组成。

数码照片与传统照片相比，具有许多的优势——成像快、处理快、传输快、编辑快、查阅快、归档快等，除此之外还有存储久、应用广泛等特点。

更重要的是，数码照片有很大的应用范围，既可以在自己的相机和计算机上显示、浏览、处理，还可以与打印机、刻录机、幻灯机、电视机等多种外连设备连接传输，更能与局域网中多台电脑或各个网站互相联体工作，通过网上。但由于数码产品的特性，数码照片往往也存在一些缺点，譬如对软、硬件的依赖、信息的易改、数据不能兼容共享、真伪难辨等。

2 数码照片档案的现状

2.1 数码照片档案的收集范围广

就基层单位而言，声像档案的采集一般是由本单位的综合管理科或者是宣传部门来负责的，因而收集点相对集中，但是数码相机的普及和智能电子设备的广泛应用，使基层单位的很多部门都拥有采集声像资料的设备，但是基层单位的大部分拍摄人员和管理者并没有归档意识，造成了每个科室都保存着很多数码照片资料，如果档案管理人员不及时沟通协调保存这些资料，很可能造成档案的遗失。

2.2 数码照片档案的整理难度大

首先，数码照片的收集归档比较繁琐。很多基层单位的工作人员拍摄完只是简单地将照片存储在电脑上，由于没有进行过档案管理的基础培训，所以很难对数码照片资料进行基础筛选、分类、编写图片说明等初步整理工作。另外，在档案管理人员收交照片时，只是简单地把照片复制给档案管理人员，照片内容重复，质量也参差不齐，所以档案管理人员不得不把这些资料再重新进行筛选编排，刻录及编入归档等大量繁琐工作。

其次，对数码照片的整理方法不规范。大部分照片拍摄人员缺乏档案归档的基本知识，造成了对照片的整理方法不一致，在归档过程中给档案管理人员制造了大量的繁琐工作。

2.3 数码照片档案的保管安全隐患多

一是数码照片容易损坏。就保存和使用而言，数码照片是完全基于电脑硬件、操作系统和应用软件的。在网络传输过程中，电脑病毒的侵入、硬件的故障和软件升级等的出错都有可能造成数据文件丢失或被严重破坏。另外，一些操作人员的错误操作，删除认为“无用”的照片，而这些照片又未作备份，都会导致这些数码照片档案的流失。二是数码照片容易篡改。目前，很多图像编辑软件非常容易就可以对其图像内容进行修改，并可以把图片改得面目全非，而不露痕迹。三是存储设备并不可靠。电脑病毒、随时有可能发生的硬件故障及参差不一的光盘质量等都可造成数码照片档案的丢失。

2.4 数码照片档案检索利用复杂

目前，许多基层单位的办公系统大多忽略数码照片档案的管理，除了在档案室的电脑上检索和查找数码照片外，并没有较好的检索途径，因而出现数码照片的检索查阅难的现象，致使数码照片档案资源难以得到有效的利用。

3 做好照片档案收集的基本途径

（1）加大宣传力度，提高对照片档案管理重要性的认识。大力宣传《中华人民共和国档案法》、《照片档案管理规范》等法律法规，使更多领导、照片拍摄者和档案工作人员抛弃陈旧的思想观念，不能只重视文书档案而忽视照片档案，从思想上切实把照片档案管理作为一项重要的工作内容来抓。

（2）建立健全归档制度，规范照片档案管理工作。建立健全照片档案归档制度是做好照片档案工作的前提和保证。根据各部门的工作特点，制订切实可行的照片档案归档制度，明确各单位照片档案的收集范围、归档时间和归档要求。

（3）加强重要展览、重要活动、重大事件等图片的征集力度。在重要活动、重大事件中及时通过采取举办展览、有奖征稿等多种方式将大量有价值的图片征集进档案室，这必定会对丰富档案室和提供利用等具有重要意义。

（4）加强档案工作人员的专业技能培训。不断提高自身的业务素质，熟练掌握专业基本技能，最大限度地将照片档案拍摄好、整理好，发挥照片档案的作用。

4 严把照片档案收集标准

（1）对于归档的数码照片应按规范要求编写相应的文字说明来办理移交手续，文字说明二者应齐全。（2）数码照片收集时应转换为统一格式，并对最低像素及扫描线数做出要求。（3）重要的数码照片应同时冲洗纸质照片归档，归档时应标明互见号。

5 照片档案的整理

照片档案来源于社会各个领域，其真实、形象、生动的特点是一般文字材料所不能代替的。纳入档案室的照片档案，由于不可能来自同一个部门或个人，所以在整理规范上有着很大的差异，因此必须在整理上下功夫。

5.1 整理原则

照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。

5.2 照片档案保管期限的划分

保管期限是按照片的价值划定的存留年限，分为永久和定期两种。

5.3 照片档案密级的划分

密级是指照片、底片保密程度的等级。密级的划定按照《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》 等有关规定执行。

5.4 数码照片光盘的编目

（1）数码照片光盘的封面。在光盘的包装盒上贴上符合相应的档案书写要求的封面，包括全宗名称，题名，全宗号，目录号，光盘号以及形成的时间，照片的张数，套别，制作人，审核人还有制作时间等。（2）数码照片光盘案卷目录的格式。与常规照片档案目录的编制格式基本相同，区别是张数改为盘数。案卷号（即盘号）在档案室编一栏中填写，案卷号（即盘号）与文书档案一样，排大流水号，题名应概括案卷内全部照片的基本主题，年度要准确，张数要填写盘内照片的实际数。保管期限要划分准确。

6 关于数码照片档案的妥善保管

（1）数码照片的保存最重要的是要保护其安全性。比如光盘是有寿命的，而自刻的光盘更容易被损坏；信息管理系统的软硬件可能被损坏，也可能受病毒侵害。因此，要定期检查归档后数码照片的保存情况，并对其进行定期转存迁移，而且要做好《数码照片档案迁移登记表》的记录，把它作为数码照片的档案管理材料进行保存。将重要的照片制作成相应的底片或对数码照片进行加工制作成缩微品，会大大提高其保存的安全性，并且也会大大延长其保存的周期。

（2）进行关于数码照片档案的信息管理系统的建立。建立信息管理系统会使数码照片保存的时间更长，安全系数更高；容易规范和保存原数据的信息；系统数据库中的数码照片档案可以方便于检索以及共享利用。

（3）数码照片同纸质照片的有机衔接。对需要永久或长期保管的重要的数码照片应在整理数码照片的同时，还要对冲洗出的纸质照片进行同步整理，并且按照国家标准 《照片档案管理规范》对纸质照片与数码照片一起进行归档并保存。将所有照片数据录在同一个数据库中，建成内容完整、系统、一致的照片档案数据库，从而实现统一管理、检索查找方便的目的。

（4）多重备份和适时迁移。对于数据备份， 数码照片光盘应一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。适时迁移是为了保证能够在发展的环境中识别、使用和检索数字资源，根据软件、硬件的发展把数字资源迁移到不同的软件或硬件环境下。因此，在数码照片的档案管理过程中，应该根据不同的情况，采取相应的措施，从而保证数码照片档案保存的安全性。

（5）对于光盘的存放应注意，必须放在用塑料包装的坚硬的盒内竖立存放，以防挤压。注意不得弯折，也不得堆叠存放。

7 采取多种形式，充分利用照片档案的优势，做好提供利用工作

保存照片档案的目的是为了提供利用。提供利用的方式应根据收藏照片档案的具体情况和主要服务对象确定。

（1）查阅服务是利用者直接来档案室查找照片档案或来涵要求代查有关照片，利用者所需要的照片可通过复制的方式提供 。（2）利用照片举办各种类型的展览，既可扩大照片档案工作的影响，提高档案工作的地位。（3）围绕本单位重点工作，编辑综合性、专题性的画册、画页，开展积极有效的宣传，也是能够得到领导和群众欢迎的有效途径。

总之，基层档案室数码照片档案的有效管理，不仅可以提高档案利用的效率，提高办事效能，也是社会发展的必经过程。我们要加强基层档案室管理工作，为促进中国社会健康发展做出应有的贡献。

参考文献

[1] 李丽萍.数码新闻照片的档案管理[J].新闻采编，2008（2）.

档案室档案管理篇（10）

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）01（c）-0123-02

当前，在社会不断发展和进步的影响下，办公室文书档案管理工作越来越受到人们的广泛关注，特别是对于一些企业来说，办公室文书档案收集与归档工作管理的整体质量和水平，能够体现出一个企业的管理水平。文书档案是对社会发展历程进行详细记载的资料，能够反映出社会、某一个组织或者是团体的实际情况，包括其在某一个特定时期内出现的问题以及针对这些问题如何进行有效解决、最终解决成果等等。办公室档案管理中，文书档案是其中非常重要的一部分，也是必不可少的一项重要工作，文书档案的收集和归档工作要求相关人员具有良好的服务精神，其自身也需要具备高技术和能力，才能够保证办公室文书档案收集和归档工作的顺利展开和进行。办公室文书档案的作用已经逐渐在各个单位或者是企业当中有所体现，为了能够将其自身的作用更大发挥出来，需要保证各个企业单位文书档案的真实性和有效性，提高文书档案工作管理的整体质量和水平，这样才能够保证文书档案中的信息资源能够得到有效利用和妥善保管。

1 办公室文书档案收集与归档工作管理的意义

文书档案收集和管理在当前我国事业单位中属于一些基础工作，也是各项工作展开的关键部分，文书档案当中记载有关社会、单位、某一个组织或者是团体，在特定时期内某事件的整个发展过程，对问题的产生、解决、结果都有详细记载。企业单位在进行重大决策时，基本上都得先参考相关资料文献当中相关内容，而文书档案就是相关资料当中最重要的资料，比如：一些会议记录情况、审批情况等等，文书档案的收集和归档工作顺利有效地进行，不仅对企业单位的战略发展方向有直接影响和作用，而且对于公司日后的整体发展来说，也有非常积极的影响和重要意义[1]。

2 办公室文书档案收集与归档工作管理现存的问题分析

2.1 工作人员意识差

在这之前，人们对于办公室文书档案的工作重视程度一直都不是很高，导致日常情况下，人们在工作时，经常出现注意力不够集中的现象，而对于文书档案的收集和归档等工作展开也不够到位，导致办公室文书档案收集和管理工作一直处于停滞不前的水平。很多档案管理工作人员对文书档案的管理意识非常差，在工作过程中，对企业单位一些红头文件比较重视，但是一些比较普通的文件，却没有给予相对应的重视，导致文书档案管理的整体工作效率和质量严重低下，经常出现档案不完成、残缺、档案失去真实性以及档案时间不连贯等现象[2]。很多工作人员认为文书档案管理工作不是很重要，所以在工作时，基本上没有全身心地投入，导致在信息资料搜寻的时候，增加了难度，这样不仅文书档案自身的作用在企业单位日常经营管理中不能够得到充分发挥，而且在某种程度上，制约了企业单位自身的发展[3]。

2.2 企业单位对文书档案收集和归档力度不够

当前，虽然文书档案管理工作已经受到越来越多人的广泛关注，但是在企业单位实际操作过程中，对其自身的重视力度仍然不够，很多文件或者资料严重出现缺损、破坏的现象[4]。企业单位造成文书档案资料缺损情况的原因有很多，其中当前的归档模式不够科学合理，不能够根据文件资料的实际情况来进行，很多企业单位仍然使用传统文字档案形式进行归档收集，并没有提高对电子文书档案的重视力度；另外，文书档案的收集和归档流程不够规范，很多文件资料都是随意摆放，没有按照规定时间、规定内容来进行，甚至有一些档案不能够及时存档，很容易发生事后找不到档案的情况；最后就是文书档案自身的可靠性比较差，很多企业单位为了能够应付上级检查，很多文书档案已经失去真实性和有效性。

3 办公室文书档案收集与归档工作管理相关改进对策分析

3.1 强化文书档案工作管理人员的意识和能力

F如今，办公室文书档案收集与归档工作管理已经越来越受到人们的广泛关注和重视，而提高文书档案工作管理的整体质量和效率，最根本的一项因素就是管理人员自身的素质和能力[5]。首先要提高文书档案工作管理人员自身的意识和能力，定期组织工作人员参与一些专业性培训，提高管理人员对于档案资料的敏感性和专业性、知识性，这样不仅能够保证文书档案收集、归档工作的顺利展开，而且能够保证文书档案工作管理的整体质量和效率。对于一些管理能力仍然不够强的工作人员，要结合其自身的特点和劣势，进行有针对性的技能培训，不断强化其自身对于文书档案工作管理的整体意识，这样不仅能够提高文书档案工作管理人员自身的整体素质，而且能够保证文书档案工作高效率、高质量、高水平开展[6]。

3.2 完善和优化文书档案相关工作管理制度

当前，办公室文书档案工作管理制度不够完善，导致很多文件资料出现缺失，在这种形势下，就需要不断优化和完善文书档案相关工作管理制度，这样才能够保证文书档案管理工作的顺利展开。首先要保证文书档案的收集时间、保管期限、归档范围以及相关注意事项等内容都进行有效核实，保证其自身的有效性和真实性。另外，根据企业单位实际情况，按照相关规章制度来进行责任分工制度，明确每一个管理人员的职责，保证文书档案归档范围的科学化、合理化[7]。最后就是保证归档期限的确立，这样能够有利于对文书档案进行统一保管，防止一些人员用于私用，这样不仅能够有效提高文件资料的整体收集效率，而且能够保证文件资料的整体利用率。

3.3 创新文书档案收集、归档工作模式

传统文书档案收集和归档工作管理模式很容易出现一些文件资料的遗漏或者是残缺，所以在当前社会时代不断发展的影响下，文书档案工作管理也可以逐渐创新模式，对传统文书档案收集归档模式进行改革和创新[8]。利用主动收集文书档案资料的模式来进行，首先相关人员需要加强与各个企业单位之间的联系，定期对档案资料进行收集和归档，对一些文件资料进行定时更新，保证文件资料的有效性和真实性。另外，对档案管理过程中出现的一系列问题，及时进行有针对性的解决，保证档案管理工作的顺利展开和进行。最后就是利用现代信息技术来提高文书档案的整体建立和完善，利用信息技术来辅助办公室文书档案的收集和归档，不仅能够减少人为收集归档的误差，而且能够保证文书档案的整体工作效率，将文书档案自身的作用力充分发挥出来。

4 结语

文书档案能够真实有效反映出社会活动、企业单位活动等内容，文书档案收集和归档工作的有效展开，是办公室管理工作最基础也是最根本的工作内容之一，不仅能够保证文书档案的整体使用效率，而且能够保证将其自身的作用充分发挥出来。根据当前现存在文书档案收集归档工作管理当中一系列的问题，从各个环节出发，对文书档案管理工作进行不断优化和改善，促使其自身的质量和效率不断提高。

参考文献

[1] 周家兴.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2013（23）：63-64.

[2] 吴晓梅.办公室文书档案收集与归档工作管理探究[J].企业改革与管理，2016（3）：194.

[3] 刘子晗.探索办公室文书档案收集与归档工作管理[J].黑龙江科技信息，2016（25）：196.

[4] 白芝梅.浅议企业文书档案收集与归档工作[J].商场现代化，2016（20）：93-94.

[5] 李彤.如何加强高职院校文书档案的收集归档工作[J].黑龙江档案，2014（3）：109.

档案室档案管理篇（11）

文书档案的收集与归档工作从属各机关单位开展管理工作的关键部分，是提高单位管理工作效率与质量的前提条件。因此办公室文书档案收集与归档工作具有一定的重要性，主要体现在以下三个方面：第一，由于文书档案收集与归档在机关单位管理工作中占据主要地位，在此基础上，加强稳固档案收集与归档管理环节的展开有助于机关单位管理工作效率的提升。第二，文书档案收集与归档工作的实施可实现对各单位发展历程的记载。例如，某单位在实践经营活动开展的过程中产生了大量的文件材料，其以文书档案收集与归档的方式实现了对材料的规范化整合，最终便于单位在考核评定工作开展的过程中可及时查阅相关的资料信息，达到合理化考核评定状态；第三，办公室文书档案收集与归档工作实施的重要性亦体现在可便于决策者掌控到单位实际经营状况，为此，应强化对其的有效落实。

二、办公室文书档案的收集与归档工作的不足之处

1.归档文件材料的收集不全面

在办公室文书档案的管理过程中，通常会见到归档文件收集不齐全的情况，具体包括未经档案人员收集记录的各种文件资料。该类资料的内容广泛，来源渠道较多，具备重要的参考价值等。文件材料一旦遗留在其他的人员或者部门，无法完整的收集回来，必将影响档案人员的归档工作。加上部分文书档案的管理人员多为兼职人员，缺乏充足的时间与精力来整理与保管档案资料，或因种种因素而无法及时进行档案文件的归档工作等，这些均能导致文书档案文件材料无法及时的收集完整。

2.档案文件材料的收集力度不够

2.1各部门的档案管理流程不规范，各种文件资料随意摆放，未及时归档；

2.2各单位的归档模式不科学，存档文字档案较多，电子文书档案的收集与归档意识淡薄；

2.3文书档案的连续性完整性不够好，文件资料不完整，存在文件资料断章、断页、缺时间、缺单位落款公章等不齐全的问题，或者有正文缺发文稿，或有发文稿有正文但是缺定稿的情况。

3.档案人员缺乏较强的档案管理意识与工作责任心

在文书档案的管理过程中，由于部分档案人员的管理意识较为薄弱，仅侧重于红头文件的管理，忽略无编号或一般性的文件资料，这间接影响了的归档工作，致使归档文件材料质量不高，加上少数档案人员的工作责任心不强，没有认真记录与整理相关的档案文件，造成档案文件的真伪性不明，文件材料分散不好管理和利用查阅。具体表现于：个别档案人员在处理文件资料时，没有仔细鉴别档案文件的真实性，不能区分档案文件的原件与复印件，没有及时归档文件资料的原件，无法确保它们的完整性与正确性，这些均会导致档案文件材料的利用价值丧失或降低，法律依据性不强。因此，针对上述存在的管理问题，我们必须及时采取相应的改进措施，加强办公室文书档案的收集与归档工作，保证档案管理工作的顺利进行。

三、如何加强办公室文书档案的收集与归档工作

1.强化档案管理人员的培训

作为一名优秀的档案管理人员，不仅要有强烈的档案管理意识，还应具备专业管理知识及管理能力。通过培训，培养档案管理人员对档案资料的敏感性并增强其管理意识，这样才能保证文书档案收集及归档工作高效进行。对于部分管理能力不强的人员，应进行有针对性的知识及技能强化培训，并对文书档案管理工作的重要性进行宣传教育，从而有效提升档案管理人员的整体素质，进而达到提高文书档案收集及归档工作效率及质量的目的。

2.完善文书档案的收集和归档工作管理制度

进一步细化及明确文书档案的收集时间、保管期限、归档范围以及注意事项等具体问题，对于保证文书档案的收集、整理、归档工作的高效开展具有重要意义。首先应据单位实际情况，并依照相关的法规及职责分工制度，科学合理地明确文书档案的归档范围。其次，进一步明确归档期限，以便集中统一保管，防止私留以做它用，对于提高材料收集效率及档案管理人员工作积极性具有重要作用。各单位及部门应根据其自身发展及时更新改进文书档案的管理制度，以适应不断发展变化的文书档案收集及归档需求。

3.加强临时性档案文件材料的收集