档案智能化管理的优势大全11篇
时间：2023-06-19 16:13:35
档案智能化管理的优势篇（1）
中图分类号：F71336文献标识码：A文章编号：1009-5349（2016）03-0193-02
随着电子商务的不断发展，以往电子商务档案的管理模式满足不了电子商务的需求。目前，电子商务档案的内容具有多样化、复杂化的特点，具体表现形式有电子邮件、电子收支款项、电子账单等。[1]为了将这些复杂、大量的电子商务档案更加条理化、系统化，那么相应的管理模式需要智能化。因此，客观角度上，电子商务产业取得的重大成就推进了电子商务档案管理向智能化方向发展。
一、电子商务档案的特点
第一，电子商务档案具有虚拟性。因为电子商务产业的进行使处于网络环境中，它具有同网络一样的虚拟性质。那么，电子商务档案也同样具备虚拟的特征。具体表现为，电子商务活动和交易都是在网络平台上完成的，这些活动或交易所产生的一切信息都是虚拟的，包括交易的内容、物质信息，另外，交易时买卖双方采用的支付手段是网上银行或其他的金融服务，这些信息也同样具备虚拟性的特征。
第二，电子商务档案具有复杂性的特征。电子商务的一切活动和行为的存储方式都是通过数字技术来存储，这些信息的获取需要通过编码解译，并不能直观获取到这些信息，因此，电子商务档案也愈加复杂化。
第三，电子商务档案具有集成性。和传统的纸质档案相比，电子商务档案在信息存储上具有集成性的特点。目前的电子商务档案不仅存储的有文字等单一性的信息，还包括一些图像、视频信息，电子商务档案存储的信息多元化，较纸质档案更为方便。
二、电子商务档案智能化管理的发展趋势
（一）电子商务档案存储的智能化发展
电子商务档案的管理有三项具体内容，分别是存储、信息检索和应用。整个电子商务产业是在计算机和网络平台上进行的，而且档案信息的存储也同样需要依靠计算机。因此，电子商务档案存储的智能化发展必须依靠计算机来完成。
电子商务档案存储的智能化，是指通过计算机的运算和控制功能应用到存储设备上，也就是说让存储电子商务档案的设备本身拥有等同于计算机存储系统的运算控制功能，让存储设备智能化，让存储设备能够自发存储电子商务档案。并且在此基础上，对电子商务档案进行备份，保证电子商务档案的安全性，对电子商务档案进行分级存储。如果电子商务档案采用智能存储的方式，具有非常明显的效果，对比原来的存储方式，智能存储在信息安全和保密两方面上有着更大的优势。具体来说，智能存储更加全面具体地监控信息存储设备的内部情况，包括文件数据的读取、写入。此外，在发现存储系统问题和故障上，智能存储技术可以及时发现并采取相应的措施来解决问题，保证存储信息的安全完整以及存储设备的继续使用。电子商务档案智能存储除了软件上的智能化，也就是存储管理管理的智能化之外，还需要硬件上的智能化。对于电子商务档案的安全性来讲，智能存储可以保证档案信息的完整性和安全性，另外，智能存储中的信息备份管理可以避免信息丢失带来的麻烦和困扰。而且，当电子商务档案存储系统出现问题时，可以进行修复，给电子商务档案的管理提供了有利条件。[2]
（二）电子商务档案信息检索的智能化发展
科技的发展给人类的生活和工作带来了翻天覆地的发展，电子商务档案信息检索智能化应运而生，是不可逆转的发展趋势。计算机技术的发展已经取得了很多的成就，其中在信息检索方面，发明了图文信息智能检索，计算机信息检索技术的发展为电子商务档案信息检索智能化提供了一定的帮助。
电子商务档案存储的信息具有复杂性和集成性：信息存储形式和格式多样化，信息的表现方式多样化，信息的加密情况不一样，包括存储信息的设备不同，面对复杂的信息，对信息搜索也造成了很大的不便。因此，信息检索智能化具有非常深远的影响力和意义。
将商业、客户信息等内容和搜索词的关联度作为基础，以包含信息的重要性作为考察指标，对这些包含的信息进行排序，提高搜索的效率。而且，产业的进步必然会带来更多更复杂的交易信息和客户信息，传统的信息搜索方式只会加大用户搜索的困难度和工作量，而为了方便用户更加快速地搜索到自己想要查询的商业信息等内容，就必须智能搜索信息。
现阶段的人工智能技术取得较大程度的进步和发展，技术上的成熟为智能信息搜索提供了便利条件。[3]而且，依托快速发展的人工智能技术，智能化信息检索越趋于高级阶段发展。
（三）电子商务档案应用的智能化发展
企业需要将档案所包含的信息作为依据预测商情、设计营销方案、处理客户关系。目前，对档案信息的应用已经成为推动电商产业进步的一项重要途径。为了实现最优目标，研究如何实现档案应用的智能化成为现阶段电子商务研究的主要内容。
企业对电子商务档案的应用主要在预测商情、设计营销方案和处理客户关系三个领域。档案存储的信息包含客户档案。在电子商务活动开展过程中，企业和客户之间的交流方式和以往的传统交易模式有很大的区别，因此，客观上要求企业经营管理者必须正确处理新型的客户关系。当前阶段将客户作为中心、重视客户的商业模式要求，必须管理新型客户关系，而且管理新型客户关系是企业树立以客户为中心理念的重要实践。企业将客户关系管理系统进行智能化，形成新型的客户关系管理系统，企业通过这种管理系统来加强和客户之间的联系，更好地服务客户，增添客户对企业工作的满意度，达成企业经济效益和竞争力提升的目的。此外，企业还可以通过管理系统深入了解客户的需求，研究电商产品的市场需求以及完善度，发现并解决企业在管理上存在的问题，吸引更多优质的客户，将利润最大化，从而实现提高企业的竞争力，优化企业管理能力的目的。
针对企业的商情预测需要智能化发展。随着电子商务的发展，电子商务档案存储的客户信息、商业信息是非常复杂且多样，面对如此复杂和多样的电子商务档案信息系统，是需要一个智能化的数据分析处理系统来进行高度的分析和处理。[4]而智能化的商情预测系统，它所依据的思想和技巧分别是数据挖掘和数据仓库管理，采用的营销策略是一对一的方式，并且采用个性化的售后服务，在此基础上满足客户的需求。以此实现企业的盈利。另外，智能化的商情预测系统除了满足现有的市场需求之外，还需要不断的发展和更新，以适应不断发展的市场，满足不断变化的客户需求。
三、电子商务档案管理智能化发展方式
电子商务档案管理实现智能化需要通过两个方面来完成。第一，硬件上，管理档案必须依靠先进的计算机技术，这是电子商务档案管理实现智能化的基础和客观要求。现阶段，很多企业在硬件上的落后严重阻碍了智能化管理的前进路程，因此，在未来的发展中，企业必须对硬件的更新投入资金和精力上的支持，实现硬件和存储设备的匹配，再匹配相应的软件，使之具备实现智能管理档案的前提条件。
第二，智能管理档案的实现除了依托技术因素之外，还需要人为因素的支撑。因此，企业需要提升相关工作人员的知识和技术水平，引进先进的全面型人才，开发智能化电子商务档案管理系统，让员工能够准确地掌握管理档案的职能和技术。另外，电子商务档案管理系统需要保证信息的准确性和安全性，对此，相应的管理系统可以通过设置权限，不同职位员工的操作权限不尽相同，相互制约，为电子商务档案的准确性和安全性提供保障。
四、结语
网络时代的到来带来了信息爆炸，电子商务的不断发展必然会产生多样且复杂的交易信息和商业信息，对于存储信息的电子商务档案的管理必须智能化，才能保证电子商务档案的完整性、准确性和安全性，才能为企业在开展电子商务活动和交易时掌握准确完整的信息来进行商情预测、设计营销方案和处理客户关系，成为企业发展的有力支撑，为企业在激烈的市场竞争中取得优势地位做出贡献。
参考文献：
[1]张冬青.电子商务档案管理的智能化趋势[J].档案学研究，2011（06）：70-73.
档案智能化管理的优势篇（2）
中图分类号： G271 文献标识码： A
电子商务档案是电子商务活动过程中各经济主体直接形成的具有保存价值的各种形式的原始记录。电子商务档案与其它类型的纸质档案相比具有明显的虚拟性、复杂性、集成性等数字化特征。随着电子商务时代的来临，智能化的电子商务档案管理是目前电子商务档案管理的必然趋势。对电子商务档案管理的智能化需求主要体现在电子商务档案的检索智能化、应用的智能化。电子商务档案信息检索的智能化发展历程同步于图情信息智能检索技术的发展历程。电子商务档案应用的智能化体现在智能化的商情预测、营销策划及客户关系管理。
一、有关电子商务档案管理的特点
1.电子商务档案具有虚拟性，电子商务档案形成与电子商务交流过程之中，其主要包括电子文档、邮件、图案、声像以及其他电子签名、材料数据交易信息等等，他们本身就不具备实物档案的现实特征，仅仅是以数据、比特的方式存在于电子设备和网络之中。因此，电子商务档案具有明显的虚拟性。其具体表现在如下几个方面：一是电子商务档案的形式具有虚拟性，电子商务是在电子交流的平台上使用专门的电子交流工具完成，有时候客户与商家之间根本不用见面就能够完成商务交易，并且双方之间的交流是通过虚拟的网络进行传输的，其交流信息档案都通过虚拟网络进行上传下载，因而电子商务档案的形式具有虚拟性；二是电子商务档案内容具有虚拟性。电子商务档案一般由比特构成，无论是文字、图像、声音还是软件产品、交易信息、记录等等属于虚拟内容，并不存在实体；三是电子商务支付方式具有虚拟性。电子商务在交易过程中所使用的支付方式一般以电子银行或者其他专业的金融服务来执行，其本身不存在现金交易或者其他实物抵扣的方式。而在电子银行交易过程中所产生的电子文档、电子账单、电子签名等都是通过虚拟的手段来实现的，其支付的方式具有虚拟性。
2.电子商务档案具有集成性特点，电子商务档案与传统的档案信息具有十分大的差异，除了其本身的虚拟性以外，还具有集成性特点。电子商务档案不仅包含了文字信息、数字信息、图案信息等等，还包括具有整体统一性的立体档案，其集成了文字、数字、图像、声音、视频等等各种信息，电子档案将多种多媒体信息集中在一起，可以完整、真实地记录商务交流活动。
3.电子商务档案具有储存、携带便捷性以及危险性电子商务档案并没有实体，因此，其储存和携带都十分便捷，但是，由于其本身的虚拟性，它十分容易受到电脑病毒、黑客攻击、木马、存储介质损耗的引起的安全性问题，它本身具有一种易被破坏的危险性。
二、有关电子商务档案信息储存的智能化趋势
目前，企业电子商务档案信息一般保存在企业自有硬盘之中，包括企业电脑、服务器以及相关移动存储设备之中，对这些文件的访问必须要有支持硬件设备启动的条件方可成功访问。而电子商务的发展必然要求对于信息的提取即时化、便捷化，要摆脱时间、地点的限制，做到实时获取商务档案信息。这是未来智能化存储设备的基本要求，而对于电子档案存放后的提取方式转变与支持也是电子档案管理智能化的一大特征。智能化信息存储在输出时，可以支持各种智能化设备，并且还将支持具有权限的智能化设备对所储存的电子档案信息进行编辑、控制、备份、安全管理以及其他特殊操作，并且对于另外一些不安全的潜在输出请求进行预设处理、分级保护、安全管理，以达到保护档案信息的目的。智能化存储管理为未来的信息储存指明了方向，将存储与管理相结合，将能够使企业计算机系统、连接方式、工作模式等发生颠覆性的改变，减少大量冗余行为，并且能够确保电子商务档案信息的安全与实时访问，为企业电子商务提供强大的支撑。
三、有关电子商务档案信息检索的智能化趋势
1.电子商务档案信息智能化检索是历史发展的必然结果。随着计算机智能技术的发展，尤其是图情信息智能检索的最新成果，为电子商务档案信息检索的智能化发展注入了新的活力。电子商务档案信息存储形式多种多样，既有一般固定长度的信息，也有非固定长度的信息，既有用文字、数字表达的信息，也有用图形、图像、声音表达的信息、既有加密信息，也有不加密的信息，既有存储于本地存储设备上的信息，也有存储于异地设备甚至“存储云”上的信息。因此，对电子商务档案信息的智能检索意义重大。所谓“智能检索”,就是以文献和检索词的相关度为基础，综合考查文献的重要性等指标，对检索结果进行排序，以提供更高的检索效率。智能检索的结果排序同时考虑相关性和重要性，相关性采用各字段加权混合索引，相关性分析更准确，必要性指通过对文献来源权威性分析和引用关系分析等实现对文献质量的评价，这样的结果排序更加准确，更能将与用户愿望最相关的文献排到最前面，提高检索效率。由此可见，在电子商务飞速发展的今天，电子商务活动的全球化特征越来越显着，频繁的商务活动遍布世界的每一个角落，由此产生的电子商务档案信息越来越具有商务活动全球性、信息管理系统分布性、交易语言复杂性、交易方式多样性等特点。因此，传统档案信息检索工具已经不能满足用户的需求，智能检索工具的开发和使用必然成为信息时代用户畅游信息海洋的必然选择。
2.科技的进步，人工智能技术的发展，超大型计算机的使用也为电子商务档案信息检索智能化发展提供了技术支撑。未来电子商务档案智能化的发展将借助于人工智能技术的最新成果而更加人性化。将人工智能领域中的计算推理等思维活动渗透到档案管理的智能化应用中，利用人工智能的研究成果开展基于模式识别、物景分析的图形图像检索系统，满足用户对图形图像档案信息的检索需求，利用人工智能关于联想记忆模拟、自动定理证明、专家系统、自然语言处理等基础理论开展电子商务的自动谈判系统、跨越语言障碍的档案信息搜索工具，满足电子商务国际化的需求。例如：模式识别可用于基于图像的检索，而电子商务活动的基础就是建立在对图形、图像的选择上，交易双方首先是根据对被交易商品的图形、图像进行商务洽谈，然后达成交易意向。因此，对被交易商品的图形、图像的保存是电子商务档案信息的一个重要组成部分。再如，专家系统是智能检索实现的基础，从海量商务信息中筛选出能够进行交易的产品信息离不开人工智能检索系统的应用。
3.从电子商务档案的特征来看，有关电子商务档案智能化管理的需求更加依赖于图形图像智能检索工具的研究和利用，而对于图形图像智能检索工具的研究和利用始于上个世纪七十年代，首先开展的是基于内容的图像智能检索的研究，重点在于采用标注的方法对图像设置检索关键字，并建立文本数据库管理系统，从而实现对图像的智能检索。这种方法的缺点在于当图像数据库中图像数据较大时则检索较难实现，当图像内容复杂时，标注起来较困难，因此，这种检索方法同时还要求图像内容比较单一。而另一种基于内容的图像检索技术逐渐受到业界的关注即基于视觉特征的图像检索技术。由于任何图像都包含物体本身的纹理、形状、颜色、空间关系等特征，因此，基于视觉特征的图像检索技术采用提取图像所包含的纹理、形状、色彩、对象的空间关系等信息建立图像的特征矢量库，并以此特征矢量作为索引关键字。与以往采用人工标注方式对图像内容进行标注的方法不同的是视觉特征的提取是从图像中自动提取的，并且检索的过程采取视觉特征间的匹配。与传统的检索方法相比，基于内容的图像检索融合了图像理解技术，从图像的纹理、形状、色彩、对象的空间关系等维度分析图像的特征，从而可以提供更加有效的检索途径。
四有关电子商务档案应用的智能化趋势
1.客户关系管理的智能化，客户档案毫无疑问将是电子商务档案的一个不可忽视的组成部分。在企业从事电子商务的过程中，电子商务系统将提供一种商家与客户进行交流的新方式，这就要求企业管理者以全新的思维来看待客户关系管理。客户关系管理源于“以客户为中心”的新型商业模式，是企业树立以客户为中心的发展战略的核心部分。企业通过智能化的客户关系管理系统来加强对客户的服务，以提高客户满意度和忠诚度，提高企业效率和利润水平。通过客户关系管理系统企业加强与客户的联系、分析客户的需求、研究产品的市场、拓展潜在的利润空间、提高产品的市场竞争能力、改进企业的管理漏洞、吸引更多的优质客户进而达到优化、提升企业管理能力、提高企业利润水平的目的。而这一切的实现都依赖于智能化的客户关系管理系统、智能化的客户数据库的开发与应用。智能化的数据库技术是所有其他技术的基础。
2.智能化的商情预测，面对浩如烟海的客户及企业营销、销售和服务信息，如果没有一个具有高度商业智能的数据分析和处理系统是不可想象的。智能化的商情预测系统利用数据挖掘的思想、数据仓库的管理技巧、一对一的营销对略、个性化的售后服务、智能化的数据分析和数据处理工具不断满足客户的需求，提高企业的赢利能力、拓展企业的赢利空间。同时，智能化的数据分析和数据处理系统将不仅实现现有的商业实践和商业需求，更将不断地实现向市场、客户的学习过程，不仅仅只是重塑企业商业流程，而是能够为管理者提供智能化的决策分析工具。
3.智能化的营销策划，借助于智能化的营销策划管理系统，企业将能够更加全面地分析产品及市场信息，制定高效的营销计划，设计切实可行的销售及服务指标，协调产品、服务、物流等渠道的配合关系，实现企业管理的最优目标。
随着电子商务的高速发展，带来的大量电子商务档案也开始进入人们的视线。电子商务档案比传统的纸质档案管理复杂得多，因为其中涵盖了包括文字、图像、声音、视频等一系列数据资料。因此，智能化的电子商务档案管理是必然趋势，而仅靠企业的档案管理人员单独作业是无法实现电子商务档案管理智能化要求的，必须依靠企业多方面的配合管理。
参考文献：
[1]姚凤臣.电子商务档案管理的智能化趋势探析[J].华章,2012(19):303.
档案智能化管理的优势篇（3）
1.智库是档案馆履行档案利用职能的重要形式。“采取各种形式开发档案资源，为社会利用档案资源提供服务”是档案馆依法承担的重要工作任务。围绕党委、政府工作大局，通过各种途径提供档案信息，从历史的角度提出合理化建议，为各级领导决策服务是开发利用档案信息资源的重要形式之一。通过提供决策参考，档案馆在知识（档案信息）与权力（决策者）间架起了一座桥梁，在一定程度上体现了作为智库所要求具备的为政府决策提供科学思想和政策信息的基本特征。因此，加强智库建设是档案馆履行档案利用职能的题中应有之义。
2.智库是创新档案服务机制的有效载体。在新的历史条件下，档案馆工作的服务对象、服务手段、服务方式正在发生根本性的变化。档案馆的定位已大大超越了传统模式，“爱国主义教育基地”、“现行文件服务中心”、“政府信息公开查阅场所”等已经成为档案馆的新标识。党的十七大报告指出，要推进决策科学化、民主化，完善决策信息与智力支持系统，它将智库问题提升到了一个前所未有的高度，也为档案馆加强智库建设创造了前所未有的良好机遇，在已有基础上，进一步提高档案信息为政府决策服务的水平和能力，将档案文化得升到一个新的高度，把档案馆真正建成为政府的重要“外脑”，成为档案馆创新工作内容的又一重要载体。
3.智库建设是实施人才强档战略的重要平台。智库承担着人才培养、人才储备和人才交流三方面的功能。将档案馆建成“思想库”，必将对档案人才战略产生重大影响。智库的建立，大大提升了档案馆对高素质、高层次研究型人才的需要，对档案人才培训、引进的导向，对档案馆人才汇聚、人才组织与人才运用方式都提出了变革的要求。智库建设一方面将为调动档案馆工作人员的研究热情，发挥他们的聪明才智，积极参与公共决策提供新的舞台，也将为档案馆学习型、研究型、复合型、创新型专业人才的成长，为档案馆与政府、高校、研究机构的人才流动创建新的渠道，成为档案馆实施人才战略中具有深远意义的重要平台。
二、档案馆智库建设的优势和存在的问题
1.档案信息具有构成决策信息的天然优势。档案信息以其真实性、原始性、权威性的特点在国家信息资源体系中占有重要的地位并发挥着独特的作用。“前事不忘，后事之师”，档案的借鉴、佐证作用，历来是各级领导决策参考的重要依据之一。现代科学决策的发展、决策过程的日益复杂，使各级党委政府和其他决策部门对档案信息的需求日益增长。
2.档案馆具有构建智库的独特优势。现代社会的多元与复杂性，决定一个政府必须建立制度化、多元化的决策咨询通道。现在国内主要存在三种类型的智库：政府基于政策需求而专门设立的研究机构、挂靠大学但独立运作的研究机构和民间自发成立的研究机构。我国的档案馆兼具国家档案馆与公共档案馆的属性，它在沟通政府与社会之间存在着自己的特有优势。作为政府职能部门它与政府机关具有良好的合作关系，可以保证政策研究的互动性和转化率。同时档案横跨百业、纵贯千年的特点，使档案馆具有比传统智库更为宽广的研究领域。档案馆智库建设，将进一步丰富我国智库体系，发挥其独特的优势。
3.档案馆具有服务政府决策的实践优势。近年来，各级档案馆不断加大开发档案信息资源为政府决策服务的力度，在“思想库”建设上进行了有益地探索并取得了显著的成绩。浙江省档案馆利用档案资源，编发专题档案信息研究材料，多次得到省委书记的认可。青岛市档案馆编制《资政新编》、南京市档案馆编撰《每日互联网信息》等。这些实践，无不迸发着档案馆“思想库”的火花，上海市档案馆等部分先进档案馆已经初具智库的雏形。
虽然档案馆智库建设有不少优势，但总体来讲档案馆离真正意义上的“思想库”还有相当的差距。存在的主要问题包括：对档案馆智库建设认识不足，参与公共决策意识不强；档案信息服务政府决策领域狭窄、质量不高，决策效益不明显；档案馆智库建设中档案信息资源与人才要素制约亟待改善；档案馆智库建设在机构、经费等方面保障机制有待建立完善等。
三、档案馆智库建设的对策措施
1.提高认识，将智库建设纳入档案馆发展方向。要从贯彻落实科学发展观的高度，从坚持“立党为公、执政为民”，“加强党的执政能力建设”的高度，来认识新形势下开展档案馆智库建设的重要意义。重视和推进档案馆智库建设工作，将它作为深化改革、推进档案服务机制创新的重要举措摆上议事日程，将它作为档案部门服务改革开放和现代化建设大局的切入点不断引向深入。要着眼长远，从档案馆发展战略性、前瞻性和全局性出发，确立智库建设的“路线图”，使档案馆智库建设成为档案馆工作内容创新的最新成果。
2.探索规律，提高档案馆智库建设理论水平。档案馆智库建设目前还没有系统的理论与知识体系可资应用，因此相关档案理论研究机构要积极探索档案馆智库建设的规律，不断完善档案馆智库建设理论体系，从而更好地为各级档案馆推进智库建设提供理论指导。
档案智能化管理的优势篇（4）
一、电子商务档案的特点
第一，电子商务档案具有虚拟性。因为电子商务产业的进行使处于网络环境中，它具有同网络一样的虚拟性质。那么，电子商务档案也同样具备虚拟的特征。具体表现为，电子商务活动和交易都是在网络平台上完成的，这些活动或交易所产生的一切信息都是虚拟的，包括交易的内容、物质信息，另外，交易时买卖双方采用的支付手段是网上银行或其他的金融服务，这些信息也同样具备虚拟性的特征。
第二，电子商务档案具有复杂性的特征。电子商务的一切活动和行为的存储方式都是通过数字技术来存储，这些信息的获取需要通过编码解译，并不能直观获取到这些信息，因此，电子商务档案也愈加复杂化。
第三，电子商务档案具有集成性。和传统的纸质档案相比，电子商务档案在信息存储上具有集成性的特点。目前的电子商务档案不仅存储的有文字等单一性的信息，还包括一些图像、视频信息，电子商务档案存储的信息多元化，较纸质档案更为方便。
二、电子商务档案智能化管理的发展趋势
（一）电子商务档案存储的智能化发展
电子商务档案的管理有三项具体内容，分别是存储、信息检索和应用。整个电子商务产业是在计算机和网络平台上进行的，而且档案信息的存储也同样需要依靠计算机。因此，电子商务档案存储的智能化发展必须依靠计算机来完成。
电子商务档案存储的智能化，是指通过计算机的运算和控制功能应用到存储设备上，也就是说让存储电子商务档案的设备本身拥有等同于计算机存储系统的运算控制功能，让存储设备智能化，让存储设备能够自发存储电子商务档案。并且在此基础上，对电子商务档案进行备份，保证电子商务档案的安全性，对电子商务档案进行分级存储。如果电子商务档案采用智能存储的方式，具有非常明显的效果，对比原来的存储方式，智能存储在信息安全和保密两方面上有着更大的优势。具体来说，智能存储更加全面具体地监控信息存储设备的内部情况，包括文件数据的读取、写入。此外，在发现存储系统问题和故障上，智能存储技术可以及时发现并采取相应的措施来解决问题，保证存储信息的安全完整以及存储设备的继续使用。电子商务档案智能存储除了软件上的智能化，也就是存储管理管理的智能化之外，还需要硬件上的智能化。对于电子商务档案的安全性来讲，智能存储可以保证档案信息的完整性和安全性，另外，智能存储中的信息备份管理可以避免信息丢失带来的麻烦和困扰。而且，当电子商务档案存储系统出现问题时，可以进行修复，给电子商务档案的管理提供了有利条件。[2]
（二）电子商务档案信息检索的智能化发展
科技的发展给人类的生活和工作带来了翻天覆地的发展，电子商务档案信息检索智能化应运而生，是不可逆转的发展趋势。计算机技术的发展已经取得了很多的成就，其中在信息检索方面，发明了图文信息智能检索，计算机信息检索技术的发展为电子商务档案信息检索智能化提供了一定的帮助。
电子商务档案存储的信息具有复杂性和集成性：信息存储形式和格式多样化，信息的表现方式多样化，信息的加密情况不一样，包括存储信息的设备不同，面对复杂的信息，对信息搜索也造成了很大的不便。因此，信息检索智能化具有非常深远的影响力和意义。
将商业、客户信息等内容和搜索词的关联度作为基础，以包含信息的重要性作为考察指标，对这些包含的信息进行排序，提高搜索的效率。而且，产业的进步必然会带来更多更复杂的交易信息和客户信息，传统的信息搜索方式只会加大用户搜索的困难度和工作量，而为了方便用户更加快速地搜索到自己想要查询的商业信息等内容，就必须智能搜索信息。
现阶段的人工智能技术取得较大程度的进步和发展，技术上的成熟为智能信息搜索提供了便利条件。[3]而且，依托快速发展的人工智能技术，智能化信息检索越趋于高级阶段发展。
（三）电子商务档案应用的智能化发展
企业需要将档案所包含的信息作为依据预测商情、设计营销方案、处理客户关系。目前，对档案信息的应用已经成为推动电商产业进步的一项重要途径。为了实现最优目标，研究如何实现档案应用的智能化成为现阶段电子商务研究的主要内容。
企业对电子商务档案的应用主要在预测商情、设计营销方案和处理客户关系三个领域。档案存储的信息包含客户档案。在电子商务活动开展过程中，企业和客户之间的交流方式和以往的传统交易模式有很大的区别，因此，客观上要求企业经营管理者必须正确处理新型的客户关系。当前阶段将客户作为中心、重视客户的商业模式要求，必须管理新型客户关系，而且管理新型客户关系是企业树立以客户为中心理念的重要实践。企业将客户关系管理系统进行智能化，形成新型的客户关系管理系统，企业通过这种管理系统来加强和客户之间的联系，更好地服务客户，增添客户对企业工作的满意度，达成企业经济效益和竞争力提升的目的。此外，企业还可以通过管理系统深入了解客户的需求，研究电商产品的市场需求以及完善度，发现并解决企业在管理上存在的问题，吸引更多优质的客户，将利润最大化，从而实现提高企业的竞争力，优化企业管理能力的目的。
针对企业的商情预测需要智能化发展。随着电子商务的发展，电子商务档案存储的客户信息、商业信息是非常复杂且多样，面对如此复杂和多样的电子商务档案信息系统，是需要一个智能化的数据分析处理系统来进行高度的分析和处理。[4]而智能化的商情预测系统，它所依据的思想和技巧分别是数据挖掘和数据仓库管理，采用的营销策略是一对一的方式，并且采用个性化的售后服务，在此基础上满足客户的需求。以此实现企业的盈利。另外，智能化的商情预测系统除了满足现有的市场需求之外，还需要不断的发展和更新，以适应不断发展的市场，满足不断变化的客户需求。
三、电子商务档案管理智能化发展方式
电子商务档案管理实现智能化需要通过两个方面来完成。第一，硬件上，管理档案必须依靠先进的计算机技术，这是电子商务档案管理实现智能化的基础和客观要求。现阶段，很多企业在硬件上的落后严重阻碍了智能化管理的前进路程，因此，在未来的发展中，企业必须对硬件的更新投入资金和精力上的支持，实现硬件和存储设备的匹配，再匹配相应的软件，使之具备实现智能管理档案的前提条件。
档案智能化管理的优势篇（5）
中图分类号：G270 文献标识码：A
一、关于数据挖掘环节的分析
在数字档案信息化管理过程中，数据挖掘是一个重要的环节。数据挖掘的定义并不复杂，它主要是从大量的、随机的信息数据中，提取一些有价值的信息材料的过程。这些数据信息可能是结构化特点，也可能具备半结构化的特点，或者是一些异构型的数据。在挖掘过程中，其知识数据获得方法可能是归纳方法、演绎方法或者其他方法。我们通过对上述环节的应用，可以促进信息管理环节的开展，确保其决策支持环节、查询环节、过程控制环节等的协调，实现其数据维护系统的优化。总之，数据挖掘模式的开展，需要应用到一系列的统计技术，比如人工智能应用技术、数理统计应用技术、机械学应用技术、人工神经网络技术等。
数据挖掘模式的开展，是当今时代的应用趋势，通过对未来信息管理趋势的分析，可以做出一些远见的知识环节的决策。当然，数据挖掘的最终目标是提取数据库中的一个隐含的、有价值的数据信息，其功能又是比较广泛的。比如关联分析性，通过对数据库内大量数据信息的相互关联，来满足现实工作的需要。在关联规则应用过程中，通过对不同事物之间的关联性的控制，保证其整体应用环节的优化。在该应用程序中，聚类程序也是非常必要的，其按照一定的方法将信息数据进行合理的集合的划分，有利于数据信息的深入挖掘聚类技术的发展，提升了人们对于客观现实的认识，从而优化了概念描述及其偏差分析环节，这需要进行数学分类学模式及其一般模式识别方法的应用。
通过其自动预测模式的开展，可以就数据库内的某些信息数据进行分类及其预测，通过对其预测性信息的寻找，确保重要的数据类的模型的描述，并且进行未来数据趋势的预测。当然，上述环节的开展，需要计算机信息数据与人力的配合。在数据挖掘过程中，通过概念描述模式的应用，可以进行某一类对象内涵的具体探究。
二、数据挖掘方案模式的优化
在数据挖掘方案的优化过程中，资源类数据是重要的应用程序，这需要进行馆藏档案的数字化的处理，从而进行不同的电子档案的探究。在其电子文件中心各种档案环节得到应用，比如档案的软件收集信息模式、档案信息网建设环节、信息维护管理等。我们通过对某些机构的档案用户个人信息需求的探究，确保事业单位的档案信息方案的应用。比如我们可以就WEB访问信息挖掘技术展开应用，进行一些数据之间的有效关联，进行不同模式的用户兴趣模型的构造，确保档案信息的整体效益的优化。
在工作过程中，要进行事业单位的档案网WEB服务器的用户相关信息的收集，并且要经过一系列的清洗、转换，以方便统计分析的用户展开数据库信息的查阅。这需要我们就事业单位档案信息资源体系的健全，通过对数据挖掘模式的更新，确保事业单位档案结构的综合效益的提升。这需要我们进行档案管理软件及其档案网的应用，确保档案资源利用率的有效分析，确保一些较大需求量的传统载体档案的数字化。
在事业单位档案馆藏管理过程中利用文本挖掘，运用关联、分类、聚类等方法，从海量档案信息中按照相关专题进行挖掘、分类、加工、整理和有序化重组，构建特色档案信息库及各类专题档案信息库等。从做好事业单位档案馆信息管理工作的角度出发，数据挖掘为优化馆藏信息和对未来工作的预测发挥重要作用。
在事业单位工作过程中，要就用户的借阅信息展开关联性的分析，进行不同档案信息之间的关联规则及其比例关系的分析，确保馆藏信息的优化。在事业档案档案管理过程中，要对不同种类的文档集合内容展开积极的分类、总结，做好一系列的关联分析工作，通过对归纳总结模式的应用，确保档案工作的未来发展趋势的探究。事业单位档案馆的管理类数据包括：智能监控系统、消防系统、温湿度控制系统、智能密集架、数据管理系统、数据利用系统等在日常工作产生大量的管理类数据。我们得用数据挖掘工具在这类看似无用的数据中提取有价值的知识并运用到事业单位档案馆工作中，并在事业单位档案馆的现代化建设中发挥作用。
在日常工作中，事业单位的档案工作的重点是通过工作人员的操作，进行社会服务质量的提升。在数据挖掘的应用过程中，事业单位通过对档案工作的个性化、智能化模式的应用，满足当下社会对于事业单位的档案管理需要。通过对智能检索系统的应用，可以极大的调用用户的兴趣，确保其检索策略的不断修正，保证用户的个人兴趣的积极检索。当然，通过对数据挖掘模式的应用，可以有目的性的进行档案信息的开拓，针对其研究成果展开评价， 并且及时的提供给用户，确保事业单位的档案管理的二次开发，以满足当下的事业单位档案管理的需要。网络最初只是科学家与研究人员之间交换文件的软件，把因特网用于教育和研究可以得到政府的补贴。我国大学图书馆有拨款支持，数字图书馆的网络档案馆是不赢利的，产出是教学和科研的长期社会效益。今天，因特网已经越来越商业化了，网络在数字经济中已成为极具潜力的技术投资对象。事业单位数字图书馆也可以考虑建立以赢利为目的的网络档案库，采用网络商务中的一些商务模式，例如网络广告、旗帜广告、赞助广告、订阅、B2C等。收入可用于事业单位数字图书馆网络档案馆建设的滚动发展。
结语
事业单位通过对数据挖掘技术的应用，可以满足当下的数字化档案管理的需要，确保其综合运作效益的提升，以更好的进行现实工作的开展。
参考文献
档案智能化管理的优势篇（6）
一、数据挖掘的功能
数据挖掘通过预测未来趋势及行为，做出预测性的、基于知识的决策。数据挖掘的目标是从数据库中发现隐含的、有意义的知识，按其功能可分为以下几类。
1、关联分析
关联分析能寻找到数据库中大量数据的相关联系，常用的一种技术为关联规则和序列模式。关联规则是发现一个事物与其他事物间的相互关联性或相互依赖性。
2、聚类
输入的数据并无任何类型标记，聚类就是按一定的规则将数据划分为合理的集合，即将对象分组为多个类或簇，使得在同一个簇中的对象之间具有较高的相似度，而在不同簇中的对象差别很大。聚类增强了人们对客观现实的认识，是概念描述和偏差分析的先决条件。聚类技术主要包括传统的模式识别方法和数学分类学。
3、自动预测趋势和行为
数据挖掘自动在大型数据库中进行分类和预测，寻找预测性信息，自动地提出描述重要数据类的模型或预测未来的数据趋势，这样以往需要进行大量手工分析的问题如今可以迅速直接由数据本身得出结论。
4、概念描述
对于数据库中庞杂的数据，人们期望以简洁的描述形式来描述汇集的数据集。概念描述就是对某类对象的内涵进行描述并概括出这类对象的有关特征。概念描述分为特征性描述和区别性描述，前者描述某类对象的共同特征，后者描述不同类对象之间的区别。生成一个类的特征性只涉及该类对象中所有对象的共性。生成区别性描述的方法很多，如决策树方法、遗传算法等。
5、偏差检测
数据库中的数据常有一些异常记录，从数据库中检测这些偏差很有意义。偏差包括很多潜在的知识，如分类中的反常实例、不满足规则的特例、观测结果与模型预测值的偏差、量值随时间的变化等。偏差检测的基本方法是寻找观测结果与参照值之间有意义的差别。这常用于金融银行业中检测欺诈行为，或市场分析中分析特殊消费者的消费习惯。
二、数据挖掘在建设现代化档案馆中的应用
1、资源类数据包括馆藏档案经过数字化加工而产生的各类电子档案、电子文件中心中存储的各类电子档案、档案软件收集的信息、档案信息网建设和维护信息。我们从研究大学档案用户的信息需求出发，数据挖掘为大学档案馆全面掌握和准确理解档案用户的信息需求提供了方法。
（1）利用Web访问信息挖掘技术发现其中的关联模式、序列模式和Web访问趋势等，构建多维视图的用户兴趣模型。从而可以确定档案信息或服务受欢迎的程度，发现用户访问模式和用户需求的趋势，从不同侧面来研究用户的信息需求，为优化档案馆的档案信息资源建设提供了科学依据。
（2）收集档案网web服务器保留的用户注册信息、访问记录，以及有关用户与系统交互的信息等原始数据，经过清洗、浓缩和转换形成便于统计分析的用户查阅数据库、日志数据库、用户定制信息库、用户反馈信息等各种数据集合。
2、从建设档案馆馆藏信息资源出发，数据挖掘为档案馆提供了选择一条科学发展道路的重要依据。
（1）利用档案网和档案管理软件访问信息的挖掘分析出档案资源的利用率，将利用率高、需求量大的传统载体档案优先数字化。例如：通过对档案信息的访问记录、检索请求中用户请求失败的数据进行分析，按类统计档案拒用集和频繁利用集，结合聚集算法发现馆藏资源的缺漏，有针对性地补充和丰富档案信息资源。
（2）在档案馆藏管理过程中利用文本挖掘，运用关联、分类、聚类等方法，从海量档案信息中按照相关专题进行挖掘、分类、加工、整理和有序化重组，构建特色档案信息库及各类专题档案信息库等。
3、从做好档案馆信息管理工作的角度出发，数据挖掘为优化馆藏信息和对未来工作的预测发挥重要作用。
（1）在提供利用环节中，对用户每次借阅的信息进行关联分析，发现各类档案信息之间的关联规则或比例关系，这样可以进一步优化馆藏信息。
（2）开展档案馆馆藏信息文本特征的建立、特征提取、特征匹配、特征集缩减和模型评价工作，实现对大量文档集合的内容进行总结、分类、聚类、关联分析、分布分析，通过归纳与总结，发现的知识可以为未来档案工作的趋势进行预测。
三、数据挖掘在管理类数据中的应用
档案智能化管理的优势篇（7）
1 论“大数据”技术在高校档案发展的必需性
2010年，英国数据科学家维克托.迈尔.舍恩伯格教授提出了“大数据”理念，特别是他对“大数据”阐述的全新见解，引发了全球各方面人士的关注和热议。“大数据技术”是指为了更经济地从高频率获取的；大容量的，不同结构和类型的信息数据中获取价值，进而设计的新一代架构和技术。正如：高校档案馆（室）所拥有的档案信息数据量规模已变得巨大且快速变化，档案信息数据存储，差孙，分析的形式与方法变得异常复杂，特别是针对原来相对较较小量的，静态的，结构化的“小数据”而存在的传统的数据处理和应用方式，显然已无法应对海量数据发展之需，必须尽快找到适应新环境；新需求的解决方案。
2 “大数据”技术使高校档案管理智能信息服务化
大数据技术运用于高校档案信息资源发掘。在校园的大数据时代，信息应用服务及师生用户的客观需求引领着高校档案由常规分析向广度、深度分析转变。人工智能、机器学习、知识图谱等一系列大数据技术能够从海量档案信息资源中分析潜在价值。未来，利用大数据技术进行档案的数据挖掘及其分析，也是高校档案管理信息服务化的主营业务。大数据技术更是推动高校档案馆（室）实现智能信息服务夙愿的发展方向和必由之路。
3 “大数据”技术在高校档案信息服务中的应用价值
“大数据”技术是“云计算”技术发展的必然产物，两者相辅相成、相得益彰，且智能化服务是它们共同的追求目标。从两者发展的成因与趋势发展来看，“大数据”与“云计算”的技术发展是紧密关联、相得益彰的，没有“大数据”的信息资源沉淀，则“云计算”的计算能力再强大，也难以找到用武之地；没有“云计算”的处理能力，则“大数据”的信息资源沉淀再丰裕，也终究只是海市蜃楼。高校档案馆（室）如若能将这两种技术紧密结合，“云计算”的强大计算能力将为“大数据”提供有力的工具与用途，可更加迅速的处理高校档案“大数据”的丰富信息资源，并更方便地提供档案信息资源检索，利用等各类智能化、个性化服务；而应用“大数据”技术对档案业务需求的考察论证，则可加速推动“云计算”技术在档案领域落地。
4 高校档案信息服务运用“大数据”技术的策略方法
毋庸讳言，当前还处于迈向“大数据”时代的早期，在应用“大数据”技术的方式和规模上，与现实需求存在很大的差距。高校档案馆（室）若想在信息海洋中做到游刃有余，就需向熟悉水性一样用好海量信息数据，尤其要密切关注“大数据”技术的发展走势，早日把概念性的东西变为可应用的“实体”，并通过不断改善和提升服务手段和技术性能，使服务定位能够更精准，让实时分析和响应用户互动诉求等技术支持能够获得新的突破和创新。
4.1 要运用“大数据”理念探寻挖掘档案信息资源使用价值的创新思路
当前，正处在步入“大数据”时代的早期，掌握敏锐的思维方法和领先的技能优势是最具有价值的竞争力，但这仅是具备了“采矿”的先进手段，最终大部分的价值还必须从档案信息数据之中去发掘。高校档案馆（室）坐拥丰裕的信息数据宝藏，必须充分意识到自己所拥有的宝贵财富。
4.2 要建立内部档案信息“数据资源集成库”
运用“大数据”技术，对高校档案馆（室）现有的“小数据”，通过一系列的科学方法，进行收集、整理和深度挖掘分析，想滚雪球般建立自己的档案信息“数据资源集成库”。
4.3 要建立档案信息“数据资源精加工车间”（即核心资源数据模块）
在搞清高校档案用户信息需求的基础上，从“小数据”应用开始来累积经验，并通过整合优化内外部信息资源的数据构架，从源头上为建立核心资源数据模块夯实地基，使之能够尽快投入到高校档案信息智能服务平台的实际运营中去。
5 结语
随着高校数字校园、智慧校园建设的逐渐深入，未来将会有更多的信息技术融合到高校档案信息管理中。如云计算与云存储服务，将会解决高校海量档案信息资源存储不足问题，同时借助于云架构模式实现档案信息平台互联互通及档案资源共享，而大数据技术更会引领高校档案界从狭义档案资源观向大档案观里程碑式地发生转变。
参考文献
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档案智能化管理的优势篇（8）
计算机是工业化时代和信息化时代的一种必然产物，在企业档案管理过程中具有重要作用，档案管理的效率提高离不开对于信息化时代的计算机管理方式的合理应用，受限于多种影响因素，计算机档案管理依然显得有些混乱，因此笔者的主要目的就是提供计算机档案管理的理论基础，实现新的技术条件下人们对于计算机档案管理的重新认识，并且提高其管理效率，使得大量的档案管理工作变得相对简单，保证档案的完整性，这样才能为人力资源的管理等工作起到积极的促进作用。
1计算机档案管理的基本功能
1.1推动档案信息的数字化
在传统的纸质档案中，由于数量巨大，而且管理十分复杂，无论是在整理、收集上都是十分艰巨的任务，在最后的归档阶段成为最大的麻烦，复杂且容易出现错误。对于日后的查询也不是特别的方便，随着计算机的出现，计算机电子档案管理法成为一种必然，在保存上、收集上都更加方便。电子档案可以随时修改，但这一点既是优势，也是劣势。在人力资源录入上，存在错误可以及时修改，但也可能被不良人员进行暗箱操作。总之，计算机档案管理方式实现了管理的数字化和信息化，最大限度的提高了档案的使用效率，并且降低了成本支出，可以满足更多的要求，因此从整体上具有更多的优势。
1.2推动档案管理智能化
随着计算机管理的出现，档案管理过程中的大量信息得以快速处理，档案管理涉及多个方面，只有智能化的计算机管理才能推动档案管理。档案管理在各方面的需求也不断增加，采用不同的信息管理软件，只通过一次录入就可以完成档案的保存等工作，也使得大量的信息档案得以进一步的开发。智能化是档案管理的一种重要手段，也是计算机出现的一种必然现象。未来，我们要将人工管理和智能化管理结合起来，这样才能发挥其最大的作用。最后，通过智能化的建设可以实现档案信息的共享化，推动档案信息共享化。目前的档案管理水平已经实现了信息检索网络化。计算机管理融合了现今网络的特点，将物联网技术和智能终端等技术结合起来，使得其功能更加强大，使用范围更加广泛，现今的计算机档案管理已经实现了单机检验和在线检索等基本功能，资源共享更深一种简单的技术。
2影响计算机档案管理的主要因素
2.1数字档案的准确性受到挑战
计算机电子档案虽然存在一个优势，就是对于错误的档案可以随时修改，但由于档案通过一定的方式可被其他人所见，这使得正确的档案也可能被修改，出现一些档案失准的现象。并且这一现象对于当事人和对于管理人都是一种负担。同时，在计算机档案管理过程中，需要大量的人工录入、传输，目前状态下是不可避免的。在大量的工作中，很容易出现错误。在这一过程中，也很容易受到来自网络的计算机病毒的侵蚀。一旦信息丢失，就很难再找回，这是电子档案丢失的主要原因，虽然档案的保存更加方便，但丢失也是一种不可避免的事情。档案的管理受到网络安全的挑战，如何能够确保计算机档案管理的安全性，使信息更加准确，则成为这一时期档案管理的主要问题。
2.2档案管理人员综合素质影响
档案管理是一项复杂的过程，并且管理人员的薪资待遇并不高，这项工作的发展空间小，因此其受欢迎程度不高。在具体的工作中，就会表现为管理不认真，管理过程散漫，存在人为的档案错误，对档案的保护也不够。使得我国档案管理虽然已经进行了多年，但管理效果并不尽如人意，而且管理观念上更新也较慢，部分管理人员缺少有档案文件缺乏“保存”和“归档”意识，还没有正确区分电子档案和纸质档案的真正区别，没有重视到如何来保存电子档案，也没有对其进行正式的归档与保存，导致信息很轻易的就被其他人获取。在原始档案和电子档案的保存上，认为原始档案需要保护，但电子档案只需要录入就算完成任务，这恰恰给档案管理带来了灾难。另一方面，在正确的输入下，可以很方便的调出需要的档案，但由于录入人员不认真，导致信息有误，这样比纸质档案更难找到。理念上的落后就会造成查找不方便等问题，因此计算机档案管理的影响因素就会成为电子信息时代档案管理的一种阻碍。
2.3档案管理标准不统一
近年来，计算机档案管理效率已经得到提高，并且还在快速的发展，凭借这一发展势头，计算机档案将成为一种全新的管理方案。但事实上，我国各个地方的档案管理并为采用统一的手段，缺乏统一的标准，对应的档案管理问题也是不断的出现。在档案开发上，就存在一个较为突出的问题，那就是档案管理部门不能提供统一的标准，在很大程度上，管理的数据库结构存在差异，档案数据格式不兼容因此很难实现统一的管理，一定程度上降低了管理效率。所谓的国家管理并未出台，也缺少相关的指导意见。档案管理的核心就是资源共享，不能实现资源共享就会使得其检索受到影响，数据交换乃至建立全国性计算机档案管理网络的制约瓶颈。
3计算机档案管理的控制措施
3.1强化数字档案的信息基础设施建设
基础管理的加强是计算机档案管理的前提，也是目前需求解决的问题之一。加强基础管理才能确保档案信息的准确性、完整性和可靠性。也是未来计算机智能化和数字化的重要条件，管理理念上，要重视电子档案的管理，与纸质档案一样需要进一步的加强。相关部门应加大对于档案管理的重视程度，加强对于档案管理人员的培训，投入人力的同时也要投入财力，使管理人们认可档案管理。通过手工录入、扫描录入等形式，实现纸质档案向电子档案的转变，这样可以确保其准确性，并且减少工作人员的压力，为工作效率的提高奠定了基础。
3.2推进计算机档案数据库规范化建设与管理
要确保计算机档案管理的规范化，就要加大管理力度。全面整合各类档案信息资源，促进档案信息资源总量增加，质量提高，并且实现结构优化。另外，还需要加强对于电子档案共享平台的建立，建立多种的平台供管理者参考，推进服务机制创新，建立长效的管理机制，使档案管理能够提上日程，在这一管理方案下，我国电子档案的管理水平才会稳步上升。最后，根据档案管理需求，应遵守标准统一，并且正式管理的方式，从而推进传统的载体档案的数字化和电子化进程。对于网络管理中存在的具体的问题，还要根据互联互通的方式将纸质档案和电子档案之间的结合更加紧密，建立与完善当下计算机管理的数据库，不要忽视纸质档案的作用，而是要发挥其在电子档案转化中的作用。
3.3完善计算机档案管理制度
针对我国目前档案管理意识上存在的问题，应进一步的完善的计算机管理的工作的规章制度，包括计算机的相关资料。文档和数据上的基本数据，在计算机上的整理合归档备案。对计算机档案管理人员进行考核与评价，禁止档案管理人员泄露机房内的数据和资料，不得以任何一种方式将信息以及相关的有效文件随意传播。在涉及到网络问题上，还应该做到妥善存放，尤其是针对非本市户口人员的档案，要确保其真实性，还要进行正确的查阅。实现完全的制度化的管理方案，才能确保档案管理的高效性。
3.4强化计算机档案管理人才建设
由于计算机档案管理也是一项具有复杂性和专业性的工作，因此需要一只专业性的队伍。从学历上来看，档案管理人员的学习可以满足工作需求，但在相关的技能培训和理念转变培训上依然缺乏。应从信息技术发展角度要求管理人员，使其信息技术的掌握能力得到增强。增加档案管理人员的薪资水平，并且增加社会对这一职业的认识程度，引入更多的年轻人来加入这一行列，更好的促进档案管理的高效性。并且对相关人员进行必要的培训，使其技术水平上得到提高。也可以考虑结合本地区和外部地区的人才，形成一种团体优势，解决人才匮乏的问题。提出档案管理中的共性问题，实现共同解决。针对档案管理人才的培养上，还可以从高校内部建立档案管理等相关专业，或者开设相关的培训班，培养一批专门负责此类工作的人员，可以使档案管理工作与部门其它更有发展的工作联系在一起，给与员工更大的发展空间，使其从主观上喜欢上这份工作。
4总结
档案信息是信息系统管理中不可缺少的部分，在社会发展中占据主要的地位。在管理过程中，需要正确认识档案管理的作用，并且要关注其管理流程，提高管理技术和管理重视程度，减少电子档案管理中的问题，确保其高效性。对于管理部门来说，应致力于分析影响计算机档案的因素，并且通过各种途径来解决问题，采用计算机档案管理的统一规划，建立完善的管理制度，并且要强化计算机档案管理人才，总之要不断的改进计算机档案管理水平。
参考文献
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档案智能化管理的优势篇（9）
档案是一种不可再生资源，其唯一性决定了档案的珍贵性。作为档案存放和保护的基础设施，档案库房建设必须要从档案安全的角度进行系统规划和论证。随着信息技术的进步，传统档案馆通过信息化转型、模式创新，在与智能化技术结合后逐步形成了智能档案馆。以物联网为代表的智能化技术应用为智能档案馆的安全防护提供了新的思路，但是也带来了网络信息安全隐患，需要在建设过程中进行全面系统思考。
1物联网环境下智能档案馆的安全防护
物联网技术，顾名思义是将信息感知设备与被监测对象关联，并实时采集获取监测对象的信息，并通过网络实现信息的传输交互，从而实现监测对象的识别、定位、跟踪、监管等。正是物联网技术的发展与进步，在数字档案馆的建设基础上，传统档案馆与物联网技术紧密结合，构建了智能档案馆，使档案馆具有智能感知与处置档案信息的能力并提供档案信息泛在化服务，进而实现档案智慧化的管理和服务；同时物联网技术对智能档案馆的安全防护有了极大的促进作用，主要体现在以下两个方面。（1）实现了档案库房安全和温湿度智能控制。系统可通过部署在智能档案馆内部的传感探测及控制单元，包括环境温湿度传感器、空调控制器、漏水检测传感器、视频监控、门禁、红外、烟感等，形成一套数字化、智能化的库房环境综合监控系统，满足档案库房环境监测与安全管理防护的需要[1]。（2）实现了内部档案的安全保管。系统可在智能密集架上集成红外传感器，从而判定人员是否违规进入档案存储功能区域；同时可对实体档案关联RFID标签，从而实现档案管理、利用过程中的路径监控；一旦出现档案安全问题，将触发系统报警，通过视频联动记录人员及档案路径信息，同时启动档案库房内部门禁自锁功能，从而实现档案的安全保管。因此，物联网技术的发展催生了智能档案馆的出现和应用，并对档案馆和馆内档案的安全防护发挥了重要作用，改变了以往管理人员进行离线巡检、核查确认的工作状态，提高了安全防护的时效性。
2物联网环境下智能档案馆的信息安全隐患
智慧档案馆同样是物联网技术的重要产物，其不可避免也存在信息安全隐患，主要包括以下几个方面：（1）档案库房安全和温湿度智能控制网络存在安全威胁。智能档案馆内部通常集成有库房环境综合监控系统，其有效地解决了库房环境的远程监测、控制和传输问题。但是我国尚未掌握物联网的核心技术，目前大部分底层硬件和传感单元还只能依赖国外。但是该系统的物联网终端、物联网感知节点、物联网传输通路一旦受到攻击破坏，则势必导致监控系统功能错乱，严重情况下会对档案资源的防护造成不可挽救的损失[2]。（2）档案信息有泄露或者破坏隐患。智能档案馆内部通常集成无线射频档案管理系统，用于档案的架位信息采集、档案地址信息的采集，帮助顺架、查找和统计特定的档案资料等。由于系统运行靠的是标签扫描，且标签中隐含着与档案存储以及利用直接相关的关键信息，在使用过程中扫描器与RF的个人隐私泄露可能会对个人造成伤害，严重的甚至会危害社会的稳定和国家的安全。甚至，恶意攻击者很可能会对射频扫描设备进行破坏，对标签进行篡改、伪造等，这些都可能导致档案信息破坏[3]。（3）物联网在传输层和应用层同样存在安全隐患。由于物联网在传输层和应用层之间的信息交互大部分依赖于互联网，因此将面临现有互联网的所有安全问题，同时还因为物联网数据存在着多源异构、格式繁多以及规模海量的特点，这将增加信息交互的风险。
3物联网环境下智能档案馆的信息安全对策
虽然物联网环境下智能档案馆存在一定的信息安全隐患，但是不能忽视物联网技术对档案库房以及档案管理运行模式带来本质的提升，进而因噎废食，故步自封[4]。（1）加强智能档案馆及内部管理人员的物联网安全意识，传授他们免遭窥探和数据泄露的有效方法。（2）加强国家层面的监管落实，从安全框架体系、安全测评、风险评估、安全防范、安全处置方案等方面推动标准规范制订和落地[5]。（3）注重智能档案馆系统顶层安全性设计，设计安全性是物联网安全的最基本方法，一旦被普遍采用，它有可能成为游戏规则的改变者。如果硬件和软件工程师大幅提高从硬件和固件到通信协议和应用程序等各个级别的安全性，这将导致网络攻击的成功率急剧下降。
4对物联网环境下智能档案馆信息安全管理的建议
4.1优化网络安全技术
为了使智能档案馆信息安全系数能够得到全面的提高，在实际工作中需要加强对网络安全技术的合理利用，为后续工作提供重要的基础。首先可以利用防火墙技术来有效防止病毒黑客入侵，在大数据环境下，网络防火墙技术在不断地优化和提升，可以配合着云计算技术，建筑安全加密的方法，不断地完善防火墙的应用模式。随着我国计算机技术的不断发展，防火墙应用范围要不断地扩大，以此来提高最终的防范等级，最大程度地保证用户使用网络的安全性。其次在后续工作中也可以使用防病毒技术，主要是在计算机网络中增加安全屏障，在新时期下各种各样的公司开发的病毒防范软件，能够通过检测手段及时的发现在系统中所存在的安全病毒，例如，木马病毒等等，用户可以启动软件中的杀毒功能进行全面的清理，防止对后续使用造成一定的影响。防病毒技术主要是通过检测和清除功能来提高网络安全的系数，用户可以定期地进行计算机的检测和清理，以此来保证计算机使用是非常安全的，提高后续的工作效果。
4.2完善网络安全管理体系
在大数据背景下，档案信息朝着多元化的趋势而不断地发展，因此在档案信息安全管理工作中，需要完善相应的管理模式，为用户提供安全文明的信息环境，优化网络安全管理体系。例如，需要熟悉网络安全管理工作的内容，并且加强对高素质人员的融入，档案管理部门要定期开展统一性的网络安全防护体系，不断加强对网络安全的治理。
5结语
传统档案馆在数字化基础上，与智能化技术形成了智能档案馆，其以物联网为代表，可有效实现档案库房安全和温湿度智能控制、内部档案的安全保管，对档案馆和馆内档案的安全防护发挥了重要作用；尽管如此，物联网环境下智能档案馆也存在着一定程度的信息安全隐患，需要结合物联网信息安全分析情况，根据智能档案馆的功能特点和软硬件组成，从人员安全意识宣传、国家监管标准法规制定以及系统顶层安全性设计方面进行多途径解决。
【参考文献】
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档案智能化管理的优势篇（10）
一、机关档案管理工作的意义和作用
档案产生于机关单位的工作实践。机关档案来源首先，我国国家机关、社会团体在行使国家职能完成工作任务时，a生并保存下来的大量档案文件资料。同时，一些国家伟人、名人以及一些家庭、家族在实践活动中产生的文字资料，用以作为历史记录并保存下来的资料。此类资料不仅是档案管理工作的对象更是档案管理工作的基础、是我国社会发展中重要的参考资料、是经济建设与发展的重要基础、是我国教育事业发展的重要资源，总而言之是社会发展的宝贵财物。同时，档案还具有更为重要的参考作用。一方面，档案是历史事件或信息的积累，是实践活动产生的经验，以史可以明鉴，对当今社会的发展同样具有参考作用和指导意义；另一方面，由于档案具有高度的客观性，不仅是对于社会发展与建设具有参考和指导作用，对于个人的发展同样具备上述功能，尤其是名人事迹具有榜样力量。
二、新形势下机关档案管理工作的改进建议
（一）树立科学的机关档案管理理念
机关档案管理工作传统的理念比较墨守成规、因循守旧，缺乏科学的管理理念。随着我国政治体制的改革、经济的发展、社会的进步、科技的不错断发展，机关档案管理面临新的种种问题，缺乏与时俱进、高度创新的发展理念，稍有不错慎便与时代脱轨。同时，在社会经济高速发展中部分单位与个人责任意识发生了较大变化，诸多机关单位对于档案管理工作的重要性认识不足，工作之中得过且过，责任心较低。此外，虽然档案的价值较高但是利用率相对较低，由此导致部分机关单位在档案管理工作上的懈怠，未能及时跟上时展的步伐以提升工作质量与效率。当今社会已经进入到了信息化时代，信息化与网络化技术已经在各行业中得到了普遍运用，在档案管理工作当中，信息化是当前与未来发展的必然趋势之一，这是时展的新形势，更是档案管理工作面临的必然挑战。基于该形势，电子档案已经被广泛运用，迫使机关单位不得不寻求改变，转变档案管理的理念以提升档案管理工作的效率。就当前的发展，一方面是基于信息化技术与网络技术广日益普及而催生出来的智能化设备广泛运用，电子档案的运用能够提升用户与管理者使用的便利性；另一方面，在绿色、环保、低碳意识的推动下，传统纸质化的档案管理无疑是资源的极大浪费。为此，对于档案管理单位而言，必须要充分认识到时展的趋势，进而转变档案管理工作理念，以信息化发展为前提，改变现有的管理模式以提升档案管理工作的质量与效率。
（二）创新的管理方法和管理技术
当前，信息化技术日新月异且各类设备更新换代的时间日益缩短，在档案管理工作当中必须要保持顺应时展的脚步，基于自身优势与不足的基础之上不断引进新技术以推动档案管理工作的可持续化发展。就目前当前，应当这对档案管理工作的特性建立相应的管理制度乃至是法律法规，以规范档案管理工作。首先，成立专门的档案管理工作部门，实行责任制、问责制，将责任落实到每个人身上，提高工作人员责任感；做到分工明确，各司其职，提高工作有效性；加强各单位组织之问的沟通与协作，及时了解掌握各单位的实际情况，提高工作效率；其次，在各个单位内部可以制定相应的竞争机制与奖惩制度也即绩效考核管理制度，在激发管理人员积极性的同时使之认识到唯有不断提升自身的综合素质，才能顺应时代与工作发展的需求，否则必将被社会所淘汰。在此过程中，唯有通过竞争才能最大程度上的调动起积极性，但要控制好“度”避免引发负面影响；再次，档案管理工作的顺利开展需要一定的经费保障。为此，档案管理相关部门要根据具体情况制定相应的经费管理制度，以确保各级单位能够及时改善档案管理工作的条件，进而实现提升档案管理工作质量与效率的目的。最后，在互联网与智能化设备日益普及的前提下，以往以人工为主的纸质化档案管理模式已经处于被社会淘汰的边缘，不仅造成了资源的极大浪费而且增加了工作人员的工作量。在新形势下，唯有深刻认识到信息化、大数据、智能化等技术的价值并将之运用到档案管理工作之中也即创造出一种适合自身发展需要的集现代化、网络化、数字化于一体的档案管理方式，才能在未来发展中提升档案管理工作的质量并将档案的价值最大化。
（三）重视管理团队建设，提高工作人员综合素质
当今，信息化技术与设备更新换代越来越快，在提升社会工作与生产效率的同时亦要求相关单位增加对信息化技术运用的投入。对于档案管理工作而言，企业与政府应当结合时展趋势增加相关技术与设备的引入，以改善档案管理工作的条件。首先，要强化档案管理现代化人才的培养；其次，注重人才的培训以提升其档案管理工作的经验与实际技能，同时要建立相应的绩效考核管理机制以激发其培训的积极性；再次，加强档案管理工作团队建设，选拔一些专业技能强、责任感强、综合素质高的工作人员，进行相关培训，组建优秀的档案管理团队，最后，还可建立相关的薪资激励制度，以调动工作人员的工作主动性与积极性。
参考文献：
档案智能化管理的优势篇（11）
档案管理工作在新时期下，借助科学技术的优势与功能，得到了质量与效率上的升华。目前，档案管理工作以被各企业中视为重点提高管理水平的对象，对档案管理系统软件的应用非常重视。实现智能化档案管理模式，利用电子软件系统的优势与功能，不但提高了档案管理专业水平，同时还是得档案资源受到安全保护，保证其数据信息的真实性、准确性、可靠性，使得档案信息为企业l展与抉择方面发挥重要的参考作用。
一、档案管理现状
在高科技应用性、使用性、功能性越来越强大的新时代里，很多企业中均已借助高科技的力量来推动发展速度。档案管理也已经从传统的纸质抄录模式上转变成现今的电子数字化管理模式。智能化档案管理模式可以完全弥补传统管理方式中的不足，同时还能够大大减少纸质抄录的工作量，一定程度上节省了纸张费用，以及存储资料文档所占的库房空间，减少人力。
然而由于很多企业中对电子数字化软件系统的操作能力非常低，对办公程序存在不懂、不熟悉的现象，导致档案信息在收集、分析、处理、编制、存储等各环节出现差错，例如：对所收集的档案信息在编制过程中因格式、文字等方面处理能力差，就会使档案信息存在某种程度上的差异，影响到上下级档案管理部门对信息处理结果其不满意，很难完成接收与认同，进而使档案信息移交接受不顺利，工作效率下降，甚至严重到档案信息不能及时归档保存，造成档案信息处理困难。
因此，为了更好的使企业档案管理人员能够熟练接收此项工作，并保证操作能力、技术能力以及管理能力，我国相关部门与计算机软件开发公司共同针对此种现象进行更深一步的研究，经过不断努力研发出一项具有专业性质的档案管理系统软件，实现管理统一化、维护自动化的档案管理系统，以方便操作、查找、利用为原则，促使系统软件具备高效、准确、简单、实用等优点。基于此，我们更应该对档案管理系统软件的优势及功能加以了解。
二、专业性档案管理系统软件具备诸多优势
1.提高工作效率
档案管理系统软件的发明，逐步替代了传统单一的档案归档模式，不用像以前过多编辑档案的条目及内容，完全可以在系统软件的提示下一步一步进行建档、归档等工作。一旦发现错误档案信息，可直接在系统中进行更改，省去了传统档案管理模式下的重新编辑、打印等环节，节省了时间和资源；如发现漏输的档案信息，可直接插入补充，简单易行，省去了对其他办公软件因不熟悉而造成的失误，使用者也可以随时随地查阅档案数据，直接进行关键字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻阅等，极大地提高了工作效率。档案相关文件输出时也采用了统一的电子格式，兼容于大多数电脑系统，方便打印和传阅。在上报归档信息工作方面，可将系统软件处理的结果直接加密上传到上级管理部门，节省了人力和时间。
2.能够更好地开发档案内容信息
应用一般的办公软件只能够实现单个文件的编辑，还需要另附档案的扫描文件，这样既浪费时间，也浪费资源。而档案管理系统软件，可以在对档案的基础信息编辑之后，添加此档案的扫描电子图片，这样就做到了一点开目录文件就可以同时采集到此文件的电子图片，方便档案管理工作人员的查阅以及上报等档案工作。档案管理系统软件还可以对相关的档案文件进行相关性编辑，这样就可以轻松地通过检索工具对各种有关的电子文件进行查找，使用者可以更好地对事件的来龙去脉进行了解，使档案内容发挥更大的作用。同时，档案管理系统软件还包括数据的传送、接收、备份、恢复等功能，方便快捷，此外还具有用户管理、日志功能、事务提醒等。
3.更好地实现档案保密功能
一般的办公软件只能设置简单的密码，极容易造成泄密，而档案管理系统软件可以通过设置权限管理进行管理员、查阅人等角色分工工作，可以设置人员的查阅权限等，这样就起到保密的效果。在查档人进行查档时，系统可自行记录，形成查询日志，对数据传输、用户访问、内容打印等操作进行了安全设计，以保证档案的使用安全。档案管理系统软件还配备了电子锁，这样便可以锁、机分离，即使别人打开了档案管理人员的电脑，也无法打开档案管理系统软件。
三、专业性档案管理系统软件具备诸多功能
1.收文登记
文书人员收到公文后，将文件信息输入系统，便可打印收文登记簿和收文批阅承办笺等；收文序号由系统自动生成编号，并打印在收文登记簿和收文批阅承办笺的右下角，形成检索，便于文件去向的掌握；输入的信息数据可提交到软件系统数据库中保存，方便以后查询及入档时调取；如果收文登记簿或批阅承办笺不慎受损或遗失，可从系统中调出对应数据进行补充打印。
2.发文登记
可以各个部门一个总号或多个号；软件系统可以按年度自动对发文进行编号；发文登记之后，可打印发文登记簿，发文登记簿既可以自动衔接上次结束时的行数或指定起始行数打印，也可以分期分批统一打印；登记时内容在备选项中进行选择即可，如“主送”“抄送”“标题”等；发文档案数据同样可以到系统的数据库中进行调取。
3.组建档卷
可依据本单位具体工作职能，选择适合的档案分类方案。如“年度―机构（问题）―保管期限”分类法、“保管期限―年度―机构（问题）”分类法、“年度―保管期限―机构（问题）”分类法等；档案文件进行输入时，对于收文和发文，只需搜索相应序号，即可调出将相应文件；会议记录、领导讲话及其他文件手工输入即可；档号为系统自动产生，档号格式可以自定义输入。
4.公文查询
可对档案管理系统软件中的各项数据进行查询；可指定一个或多个匹配条件进行搜索查询；可打印出所查询到的档案内容，由系统自动记录查询、打印记录。尽管档案管理系统软件的功能强大，优势明显，但仍然需要档案管理人员合理应用，谨慎行事，方能让档案管理系统软件更好地为档案管理工作服务。
