档案管理知识大全11篇

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档案管理是一个部门或一个单位管理工作的重要组成部分，其主体是对部门或单位的一切人事档案、制度档案、活动档案等档案材料进行管理，而就其外延来说又可以分为广义和狭义两种区别。广义的档案管理就是对档案材料的日常养护、保管、利用和输出等，狭义的档案管理则主要指对档案材料的保管。从现实来看，档案管理与知识管理的概念一旧一新，但都是当前社会管理工作中的重要环节与思路，在知识经济时代背景下二者能够而且应该产生互动交流的火花，促进知识管理与档案管理的和谐互动发展。从知识管理的发展历程可以看出，自1986年世界劳工大会正式提出这一概念后，世界范围内发达国家对于知识管理的研究就始终处于快速发展阶段，而不同知识背景下的学者对于知识管理的定义也不尽相同。综合来看，笔者认为，知识管理就是要对知识资源进行有组织、有系统地管理和利用，从而推动知识的作用发挥。

一、管理学视域中档案管理与知识管理的异同

（一）档案管理与知识管理的差异性

档案管理以保存、管理、查阅、调动等为主要工作环节，其工作重心是利用管理规范和技术手段确保档案的真实性。因此在档案管理工作中，规范化、制度化和程序化是关键特征，而在当前社会发展进程中推动档案管理的现代化还要不断提升档案管理信息化程度。对于知识管理来说，除了档案管理的题中之义外，还需要对档案信息的隐形管理，相比于强调规范化和制度化的档案管理工作来说，知识管理需要更强的创新性和实用性，更加重视发挥知识的社会价值和应用价值，通过知识管理来创造更多的社会生产力。

（二）档案管理与知识管理的相似性

从管理对象、流程、目的、技术等四个方面来看，档案管理与知识管理具备很大程度上的相似性，这种相似性是确保二者能够产生互动关系的基础。首先，档案管理与知识管理在管理对象方面存在相似性，二者均需处理由文字、图像等构成的信息文件，这就从根本上决定了探究二者关系的可操作性。其次，二者有着较为一致的管理目标。从档案管理和知识管理的流程来看，二者都需要经历产生－整理－存储－利用等四个主要阶段，档案管理就是要把档案文件由具体档案产生部门接收到档案管理部门，按照档案管理体例进行分类整理，同时对于不同价值和不同管理年限的档案分门别类进行鉴定而后存储，在此基础上根据相关单位和个人的需要依照一定程度对档案进行提取利用。知识管理的过程也是大同小异，一般来说也是从知识的产生阶段开始，对于不同的知识类型进行分类管理，依据相关需要进行知识利用与评价。最后，二者的管理技术也存在着相似之处，信息化时代给档案管理和知识管理工作都带来了技术上的大规模革新，信息化时代要求档案管理和信息管理都要朝着信息化、电子化的方向发展，利用电子信息技术对档案信息和知识信息进行数据处理，建立数据库，从而减少管理过程中的资源浪费，提高管理效率。

二、档案管理与知识管理的互动关系

根据档案管理和知识管理之间存在的异同，能够在信息化背景下调动二者的互动发展，从而促进档案管理和信息管理的共同进步。

（一）知识管理扩大档案管理的范畴

对于档案管理来说，传统的管理方法和管理模式在信息化背景下出现了一定的局限性，通过信息管理的介入能够有效扩大档案管理的范畴，提升档案管理的效率。档案管理局限于档案、文件和情报之间的差别，由于不同档案之间的权限差别，在现实利用方面存在一定困难。知识管理能够将包括档案、文件在内的档案管理内容纳入到管理范畴中，通过对管理内容的有效处理构建一个更为完备的档案管理知识体系，这种扩大了的知识体系能够为档案管理提供一个不断被开拓的管理空间。同时，知识管理能够有效推动档案管理的现实利用，提升档案管理的实用性价值。以企业档案为例，在传统的档案管理范畴中，企业档案管理服务基本维持在档案的保管和调动等最为表层的方面，实现档案管理与知识管理的结合，能够促进档案管理的更好利用，更为有效地发挥档案管理在企业人事管理中的作用。

（二）档案管理为知识管理提供制度规范

相比于已经开展相对成熟，体系相对完备的档案管理工作而言，知识管理仍然停留在较为表面和较为基础的层面上，尚未形成行之有效的管理制度和管理规范，而档案管理恰恰能够为这一工作提供有效帮助。首先，档案管理工作能够有效促进知识管理的沉淀与积累，在企业知识管理过程中，对于隐藏性的价值较高的知识往往都存在于企业员工的个人大脑中，利用档案管理能够将员工大脑中的知识信息通过文字形式落实下来，形成较为容易管理的知识档案，这样既能够促进知识的积累与沉淀，又能够解决档案管理深度不足的问题。另一方面，档案管理能够为知识管理工作提供交流和传播的平台，在知识传播过程中，语言和文字是最为关键的两种形式，档案管理能够将语言交流的口语化变得更为简洁、高效，使得语言交流超越时间和空间的限制，在档案管理过程中提供知识的交流途径，为知识传播提供一个更为持久、可靠的平台。综上所述，重视档案管理与知识管理之间的互动关系及同异之处，并且充分发挥二者的和谐互动属性能够有效推动二者的共同发展进步。

作者:胡瀛滢 单位:吉林省体育运动学校

参考文献：

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二、在医院档案管理中应用知识管理的必要性

1、知识管理是经济、社会发展的需求

随着时代、经济的进步，我国经济发展也进入一个新的阶段，知识在经济发展中发挥着更加重要的作用，而医院档案管理也在这种新形势下发生着变化，由以前的人工管理到纸质的文件管理再到计算机电子信息管理，以后医院档案管理还会有新的管理模式出现，如果医院一直保持传统的管理模式，总有一天会被社会所淘汰的。其次，医院也是一个带有盈利性质的组织，并不是慈善机构，也需要赚取一定的利益的，在这方面医院与企业有着相似的地方，那么医院也就带有市场经济的特征，所以应用知识经济管理是适应社会发展的需要。

2、知识管理是医院进步发展的需要

现在部分医院甚至还存在纸质档案管理，不管是对患者来说还是对医院来说这种模式有着很多的不便之处，不管是在工作人员的排班上还是在患者的就诊上都存在很多的不足，而且医院也是需要盈利的，并且医院之间还是有一定的竞争的，医院的消费者是广大患者，医院是救治患者、为患者解除病痛的地方，它需要在有限快速的时间内，为患者安排就医，如果引进知识管理，就可以快速为患者安排当值医生，同时增进工作人员的经验交流，提高医护人员的知识和时间能力，更好地为患者服务，在得到患者的信赖后才能更好地促进医院进步发展。

三、促进在医院档案管理中知识管理应用的措施

1、在思想上破除陈旧的观念，树立新的知识管理理念

医院要想改革首先就是思想上的转变，没有思想转变作为前提，任何实际行动都是失败的，而这种思想转变是一种自然而然地过程，目前，也有一些医院也开始引进知识管理，而医院档案管理任务繁重，想要快速转变也是需要一个过程的，首先就是搜集信息，输入信息，其次就是分类整理，在其中还要明确知识是为了服务人们而存在的，同时医院也是一种服务广大人民的机构，那医院要做的就是灵活应用这种服务，将这种服务贯穿于医院档案系统及工作人员的思想中。在思想转变过程中，广大医护人员树立新的知识管理理念，学习计算机信息管理知识，学会接受新事物，为医院及个人进一步发展出力。

2、在行动上引进知识管理模式，并创立层次化、结构化的档案管理方式

在知识管理实践的应用上首先要解决的就是技术与人才问题，医院档案管理的改变要想实现纸质档案向电子档案转变，需要的首先是引进适当的电子设备，更新医院系统，医院在这方面还要引入相应的技术管理人才，负责信息搜集、分类、管理、更新等。其次，医院要在新引入的系统中输入医院相关人员的信息，而信息分类可以先按科室分，分为内科、外科、神经科等等，然后在科室内部档案按照医院内部人员的工作经验进行分类，同时医院还可以在对应的科室楼层安装电子显示器，主要显示目前科室当值人员名单和未来几天内的值班情况。对患者档案管理可以采用一卡通的形式，在每位患者就诊时给予一张电子卡，里面记录就诊日期、科室、主治医生、病症、服用药品名称及计量等，不管是哪位患者，只要有卡，医院就可以显示其档案信息记录，在一定程度上可以明确医院与患者的职责，减少不必要的争端。这种方式就是知识管理模式下层次化、结构化的档案管理。

篇（3）

21世纪的人类社会正在全面朝着知识时代迈进，知识作为一种具有无限挖掘潜在价值的宝贵资源，对于各行各业的发展都起着决定性的作用。而档案是一种蕴含着大量知识的文献，这已经成为包括档案界在内的整个文献界比较普遍的共识，并且得到了社会的广泛认同。处于知识经济和知识管理的浪潮中，档案工作者必须对知识管理理论有清晰、明确的认识，将这种全新的管理理念与管理方法融入自己的工作领域，在知识经济时代提升自身工作的价值，为社会的发展发挥更大作用。

一、档案信息管理与知识管理融合的必要性

计算机技术的发展，为我们的档案信息管理提供了一次新的发展契机，互联网以它独有的魅力展现了一个动态的世界。这个世界是一个非线性的、动态性的、过程性的、互补性的世界。它改变了静止的、僵化不变的信息存在方式，代之以动态的、多方位、多层次的信息集散地。人们在这样的背景中无法被动的接受，只能是在“激活”这些“背景知识”的过程中，形成自己的新见解。档案人员在这样的信息网络环境中，为适应知识管理的需要，必须率先实现由静态的保管信息状态到成为动态知识元的过渡，即实现档案信息知识化。

1、知识管理是适应知识经济发展要求的必然选择

“知识管理”原是基于企业对知识创新需要而发展起来的一种管理活动或者说是管理体制。在知识经济时代，知识因素参与经济活动的程度越来越高，在以提高竞争力为目的的经济活动中，知识取向愈加明显。在此条件下，建立“知识型”企业和各类“知识型”组织是管理活动的客观需求，并逐步成为社会的共识。就档案信息管理而言，其发展只有融入到知识经济中，才能充分发挥档案信息的潜在价值，实现全方位效益。知识经济的显著特征在于知识成为最重要的生产要素，因此，将档案信息价值上升到知识层次理应成为档案信息管理活动的首要目标。信息技术的发展和高科技手段的运用，使档案载体的多元性、内容的创新性以及管理手段的高效性更为突出，追求高效、优质的服务理念引发了档案信息管理的新思维，档案信息的自动化、网络化管理应运而生，这些环境和机制的转变都是档案信息管理适应知识经济发展所做出的调整与选择。

2、档案工作自身的发展呼唤建构知识资源管理的创新体系

传统的档案管理方式以档案实体的收集、鉴定、管理、利用等为主，档案信息的流动受到时空的限制，不利于信息的共享与增值。档案信息管理机构低效的运作方式，落后的管理形式，相对呆板的服务机制，封闭式的、各自为政的管理型职能违背了信息化社会、知识经济形态中充分利用和开发档案信息资源的原则，不利于向开放式的知识型档案管理职能转化，档案管理在注重档案实体管理的同时，更加关注档案信息的管理、档案信息的流动及发挥档案信息作为知识资源的作用，侧重于将知识从来源、生产、存储、整理，到流动、传播、交流，直至学习、利用、共享、评估的一系列过程，整合成一个完整的知识管理体系。作为信息社会众多信息源中最基础的部分，档案信息资源对推动经济发展和促进科技创新极为重要，其科学管理和有效使用，对科学决策、资源共享、产品开发、提高效率都产生着积极影响。调节档案信息管理行为，逐步建立起与知识经济发展相适应的知识型档案管理体系是档案信息管理工作发展的迫切要求。

二、档案信息管理与知识管理融合的可行性

1、从档案信息属性的角度分析

档案均具有知识属性，这些知识主要是显性知识，档案是知识储存的一种方式，是人类智慧的一种物态结晶。档案信息管理和知识管理两者有共同的资源基础。档案信息管理工作针对的主要是对文档这种显在知识的管理。

2、从知识管理的现有研究成果分析

知识管理已经有了自己的一套管理理论、技术与方法，尽管有些还不是十分成熟。一套成熟的管理理论成立主要应满足以下条件：一是实践需要，二是有特定的研究对象，三是有一套自己的研究方法。这些基本条件，知识管理都已具备。融合知识管理的思想来指导档案信息管理是有理论支持与技术支持的。

3、从档案信息管理的困境分析

目前，档案管理陷入了一定的困境，这些困境的外在表现是：伴随着信息技术、网络技术的发展，传统档案管理方式与管理理念越来越暴露其不足之处，档案资源利用率低，档案工作人员工作积极性差，档案部门有成为产出低的内耗部门的趋势。为挽救这种困局，有些单位也采取了一些办法，如人员培训、引进管理设备等，但效果并不令人满意。档案信息资源并没有被充分开发。现实的困境迫使我们寻找档案信息事业发展的新出路。

4、从二者管理的目标和动机分析

档案信息管理工作从总体上来说偏重于“内容信息的开发利用”。内容信息的开发利用则专门指向档案的内容信息，其目的和动机是使档案的内容信息在社会生活中发生作用，实现价值。档案信息管理无疑也针对这一方面，即以信息内容的开发为宗旨和方向，为组织的各项工作提供凭证和参考作用。

知识管理的主要目标是管理组织的显在知识，发掘组织的隐含知识，实现隐含知识向显在知识的转化，在组织内实现知识共享，鼓励知识创新，实现知识的增值，从而提高组织的竞争力。

档案中蕴藏着大量显性知识，对组织的经营决策、生产管理等都有重要的作用。而且，组织档案中也蕴藏着大量可待开发挖掘的隐含知识。因此，档案信息管理工作面临的问题不仅仅是开发档案的信息内容，为各项工作服务，更为重要的是发掘档案中的隐含知识，将这一部分知识转换成显在知识，实现知识共享和知识创新。从这个角度来说，组织的档案管理和知识管理具有共同的目的和动机。

知识经济时代，档案信息原有的管理方式已暴露其不足之处，而拥有一套完整理论与管理技术的知识管理无疑为现代化的档案信息管理指明了出路，是对传统档案信息管理的创新。

三、知识管理对档案信息管理的创新

1、知识管理可以完善档案信息管理职能

作为一种新的管理思想和方法，知识管理对战略、管理模式、业务流程、营销体系、人力资源管理、信息管理等方面都会产生不同程度的影响。随着知识管理的加强及信息技术的不断运用，档案信息管理的职能也在发生相应的转变，需要拥有全新的档案信息管理模式以适应这种需要。其职能的根本转变，我们认为主要体现在：从过去对档案实体的管理转向注重对档案内容即知识的管理，并强化对档案知识的开发利用，实施档案信息管理的智能化服务，实现档案知识资源的共享。这就要求我们要转变观念，将档案信息管理真正看成是知识管理的重要组成部分，在知识管理的整体要求和规划下完善档案管理职能。职能的转变赋予档案职业更新的内容，同时也带来档案人员角色的转变即从档案实体保管员转变为档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者。2、知识管理可以实现档案管理业务流程再造

业务流程再造，是对组织中及组织间的工作流程

与程序进行的分析和再设计，其既是知识管理的要求，也是实现知识管理的重要手段。在知识经济时代，组织的结构将从传统的直线型向扁平式转变，管理的中间层次将逐渐减少并最终消失，将形成一个由中心的管理者统一领导和指挥的组织。同时，对信息技术高度依赖和应用将产生大量的电子文件，电子文件与传统纸质文件存在着较大的差异，对电子文件的管理推动了档案管理业务流程再造。对档案管理业务流程再造，应依据文件生命周期理论，即把文件档案看作为一个不可分割的文件连续体。打破过去文件工作与档案工作的界限，实现企业文件档案一体化，在业务流程上进行统一的设计。该流程包括文件从产生、运转、归档、永久保存或销毁的全过程。这种新的业务流程有助于加强文件、档案的知识管理，同时强化了对各项业务管理工作的服务功能，提高了整个文档工作的工作效率。

3、知识管理可以丰富和拓展档案管理技术

知识管理对档案管理技术提出新要求。随着信息化程度的提高，组织的生产、经营方式正逐渐走向自动化、智能化，电子商务等现代信息技术的在组织活动中的应用，导致了大量电子化、数字化文件的出现，这对传统的档案管理提出了新的挑战。传统的纸质档案管理主要是针对档案的实体化管理，缺乏对档案信息资源的深入开发，所以很难适应知识管理及信息化带来的挑战。但是，信息技术在组织生产、管理中的大量应用，又为档案管理提供了一个很好的转变契机，促使档案管理从传统的实体管理向运用信息技术、积极开发档案信息资源、挖掘档案中蕴涵知识的方向转变。

所以，我们必须积极利用各种信息技术，开发具有数据分析和决策支持功能的档案知识管理系统，推动知识管理水平的提高。

四、知识管理可以强化档案知识智能化服务意识

提供优质、高效的档案知识服务，实现档案知识共享是档案知识管理的最终目标，也是档案部门与其他部门和外界联系的纽带。信息技术的发展为档案管理提供了一次新的发展契机，互联网以它独有的魅力展现了一个动态的世界。档案知识智能化服务可以通过建设知识仓库，提供知识导航，知识咨询等方式实现。在日益发展的网络环境下，这种服务的方式将更容易实现，在内部，可以通过构建内部网来实现知识的传递和共享。内部网是建立在网络互联的基础上，实现将内部原本各自封闭的信息孤岛互相连接起来，从而实现知识的传递和共享的目的。对于外部的知识传递，可以构建相应的外部网，实现和用户、市场的知识交流。内部网的用户可以直接访问此系统，而外部网和万维网的用户则可以通过档案管理机构的主页或者链接的站点，直接链接到知识服务子系统，从而获得有效的档案知识服务。

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在知识经济时代背景下，知识管理和档案管理发生了密切的联系，社会经济活动的决策者和引导者明确提出把知识管理的基本理念和方法全面系统的应用于档案管理工作当中，人们也开始逐渐意识到知识管理和档案管理从有所区别，到相互影响，最后有机融合，形成内在规律的逻辑关系。

一、档案管理与知识管理的概念

知识管理是以知识为核心的管理，围绕着知识和与知识有关的一系列生产社会活动。而知识是通过学习、实践或者探索所获得的认识、判断或技能，在人类社会当中，知识已成为一种重要资源，久而久之人们认识到知识的稀缺和可靠，开始追逐知识的获取，最终演化成一门知识学科，于是知识管理作为一种最新的管理意识和形式，经历了多年的积累和发展，它融合了现代信息技术、知识经济理论、企业管理思想和现代管理理念，在企业管理中知识管理是一项重要内容。档案管理亦称档案工作，是直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。广义意义的档案管理是指档案的保管，而狭义意义的档案管理是指对已经收集、整理后的材料存入库房形成的档案进行日常的管理工作。档案管理作为一项管理工作，主要环节在收集、整理、保管、鉴定、统计和为档案利用者提供服务。在现代社会经济活动当中，众多企事业单位实际经营活动就是采取和使用企业管理进行日常工作安排和产生经济效益，而档案管理作为一项企业管理的重要内容，逐渐得到决策者和领导者的重视，对于档案管理本身来讲，除了对档案实体的管理以外，还有对档案内在信息的管理，在某种程度上来说，实际上是对一种知识的使用价值的有效管理，因此档案管理和知识管理二者很难割裂开来。

二、档案管理与知识管理异同关系

(一)档案管理与知识管理的相同之处

1．二者的管理对象档案管理的对象主要是文字、图形、音频、视频等等文件材料，可以说档案管理具备信息属性，而信息作为一种知识的表现形式，同属于知识管理的范畴。知识管理的对象则主要是知识，而知识的组成部分为显性知识和隐形知识，显性知识主要是通过外部获取的方式得到的，如图书、报纸期刊等有形知识，而隐形知识是侧重于无法用文字描述和表达的知识，更多的是以思想、经验为代表的无实物形态的知识。我们可以看出档案管理属于显性知识范畴内，知识管理的管理对象包含了档案管理的管理对象。2．二者的管理目的档案管理的管理目的在于为档案利用者提高更精准、更快速的服务，侧重满足利用者的需求;而知识管理的管理目的是尽可能的实行知识的价值，为知识管理者提高知识理论体系，指导其作出正确的决策和判断。可以说二者在最终终端管理工作的达成都是为了满足使用者需求实现管理的价值，二者出发点相近。3．二者的管理流程不管是传统档案管理模式还是现代化档案管理模式，都有收集、整理分析、保管、分类统计、利用的过程，而知识管理的流程主要是知识产生、收集、加工、整理、评价、利用，可以看出在某几个环节当中，档案管理和知识管理的管理流程基本类似。4．二者的管理技术随着信息技术的发展和普及，各行各业也都随之与其相结合，可以说在管理技术和手段上，新一代现代化档案管理和知识管理都纷纷以计算机技术和网络为技术支撑和传播媒介，二者技术手段相同。

(二)档案管理与知识管理的不同之处

1．范围大小档案管理管理范围主要是档案实体和信息管理，而知识管理的范围较档案管理广泛，包含显性知识与隐形知识，可以说档案管理的管理范围仅仅涵盖了显性知识，而不具备隐形知识，知识管理二者皆备。2．重视利用程度在社会经济活动中，档案管理一直受决策者和领导者的忽视，重视程度低，利用效率同样低下，甚至就因为档案管理人员知识管理认知较低导致档案管理水平不高，随着近些年档案管理工作的现代化发展进程加快，情况有所好转，但是知识管理从出现至今一直备受重视二者的重视利用程度差异明显。3．机制体系完善度正是由于二者的重视程度差异较大，知识管理早早就形成了属于自己的理论体系，以及系统有效的管理机制，而档案管理理论水平较低，由于思想认知问题导致人员参与程度低，长期处于体系不完整、机制不完备的状况。

三、档案管理与知识管理的相互作用

(一)知识管理提升档案管理

正是由于传统的档案管理工作缺乏高水平的知识管理介入，现代化发展的档案管理工作需要知识管理的作用。知识管理通过其自身先进的理念来推动档案管理工作，提高管理人员和执行人员的认知水平和思想深度，在主观上影响其促使档案管理知识深化，形成档案管理的知识及管理体系。同时随着知识管理的不断深入，数字信息技术的引进也使得档案管理手段丰富、工作效率提升。

(二)档案管理推动知识管理

档案管理工作的工作主客观条件得到改善，管理工作的大力开展，有助于知识的沉淀和积累，形成的知识理论体系将培养出新一代管理人才，对知识的传播与交流都起到了推动作用，并在此过程中，知识管理可以得到深挖，通过新一轮的理解和完善，知识管理体系会更为深化和系统。

参考文献:

［1］徐拥军，邓荣华．档案学界知识管理研究述评［J］．兰台世界，2008，12:2-3．

［2］曹琳琳．试论知识管理在档案管理中的应用［J］．档案，2012，03:50-52．

［3］刘影．档案管理与知识管理的相似性［J］．黑龙江史志，2012，07:30-31．

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21世纪的人类社会正在全面朝着知识时代迈进，知识作为一种具有无限挖掘潜在价值的宝贵资源，对于各行各业的发展都起着决定性的作用。而档案是一种蕴含着大量知识的文献，这已经成为包括档案界在内的整个文献界比较普遍的共识，并且得到了社会的广泛认同。处于知识经济和知识管理的浪潮中，档案工作者必须对知识管理理论有清晰、明确的认识，将这种全新的管理理念与管理方法融入自己的工作领域，在知识经济时代提升自身工作的价值，为社会的发展发挥更大作用。

一、档案信息管理与知识管理融合的必要性

计算机技术的发展，为我们的档案信息管理提供了一次新的发展契机，互联网以它独有的魅力展现了一个动态的世界。这个世界是一个非线性的、动态性的、过程性的、互补性的世界。它改变了静止的、僵化不变的信息存在方式，代之以动态的、多方位、多层次的信息集散地。人们在这样的背景中无法被动的接受，只能是在“激活”这些“背景知识”的过程中，形成自己的新见解。档案人员在这样的信息网络环境中，为适应知识管理的需要，必须率先实现由静态的保管信息状态到成为动态知识元的过渡，即实现档案信息知识化。

1、知识管理是适应知识经济发展要求的必然选择

“知识管理”原是基于企业对知识创新需要而发展起来的一种管理活动或者说是管理体制。在知识经济时代，知识因素参与经济活动的程度越来越高，在以提高竞争力为目的的经济活动中，知识取向愈加明显。在此条件下，建立“知识型”企业和各类“知识型”组织是管理活动的客观需求，并逐步成为社会的共识。就档案信息管理而言，其发展只有融入到知识经济中，才能充分发挥档案信息的潜在价值，实现全方位效益。知识经济的显著特征在于知识成为最重要的生产要素，因此，将档案信息价值上升到知识层次理应成为档案信息管理活动的首要目标。信息技术的发展和高科技手段的运用，使档案载体的多元性、内容的创新性以及管理手段的高效性更为突出，追求高效、优质的服务理念引发了档案信息管理的新思维，档案信息的自动化、网络化管理应运而生，这些环境和机制的转变都是档案信息管理适应知识经济发展所做出的调整与选择。

2、档案工作自身的发展呼唤建构知识资源管理的创新体系

传统的档案管理方式以档案实体的收集、鉴定、管理、利用等为主，档案信息的流动受到时空的限制，不利于信息的共享与增值。档案信息管理机构低效的运作方式，落后的管理形式，相对呆板的服务机制，封闭式的、各自为政的管理型职能违背了信息化社会、知识经济形态中充分利用和开发档案信息资源的原则，不利于向开放式的知识型档案管理职能转化，档案管理在注重档案实体管理的同时，更加关注档案信息的管理、档案信息的流动及发挥档案信息作为知识资源的作用，侧重于将知识从来源、生产、存储、整理，到流动、传播、交流，直至学习、利用、共享、评估的一系列过程，整合成一个完整的知识管理体系。作为信息社会众多信息源中最基础的部分，档案信息资源对推动经济发展和促进科技创新极为重要，其科学管理和有效使用，对科学决策、资源共享、产品开发、提高效率都产生着积极影响。调节档案信息管理行为，逐步建立起与知识经济发展相适应的知识型档案管理体系是档案信息管理工作发展的迫切要求。

二、档案信息管理与知识管理融合的可行性

1、从档案信息属性的角度分析

档案均具有知识属性，这些知识主要是显性知识，档案是知识储存的一种方式，是人类智慧的一种物态结晶。档案信息管理和知识管理两者有共同的资源基础。档案信息管理工作针对的主要是对文档这种显在知识的管理。

2、从知识管理的现有研究成果分析

知识管理已经有了自己的一套管理理论、技术与方法，尽管有些还不是十分成熟。一套成熟的管理理论成立主要应满足以下条件：一是实践需要，二是有特定的研究对象，三是有一套自己的研究方法。这些基本条件，知识管理都已具备。融合知识管理的思想来指导档案信息管理是有理论支持与技术支持的。

3、从档案信息管理的困境分析

目前，档案管理陷入了一定的困境，这些困境的外在表现是：伴随着信息技术、网络技术的发展，传统档案管理方式与管理理念越来越暴露其不足之处，档案资源利用率低，档案工作人员工作积极性差，档案部门有成为产出低的内耗部门的趋势。为挽救这种困局，有些单位也采取了一些办法，如人员培训、引进管理设备等，但效果并不令人满意。档案信息资源并没有被充分开发。现实的困境迫使我们寻找档案信息事业发展的新出路。

4、从二者管理的目标和动机分析

档案信息管理工作从总体上来说偏重于“内容信息的开发利用”。内容信息的开发利用则专门指向档案的内容信息，其目的和动机是使档案的内容信息在社会生活中发生作用，实现价值。档案信息管理无疑也针对这一方面，即以信息内容的开发为宗旨和方向，为组织的各项工作提供凭证和参考作用。

知识管理的主要目标是管理组织的显在知识，发掘组织的隐含知识，实现隐含知识向显在知识的转化，在组织内实现知识共享，鼓励知识创新，实现知识的增值，从而提高组织的竞争力。

档案中蕴藏着大量显性知识，对组织的经营决策、生产管理等都有重要的作用。而且，组织档案中也蕴藏着大量可待开发挖掘的隐含知识。因此，档案信息管理工作面临的问题不仅仅是开发档案的信息内容，为各项工作服务，更为重要的是发掘档案中的隐含知识，将这一部分知识转换成显在知识，实现知识共享和知识创新。从这个角度来说，组织的档案管理和知识管理具有共同的目的和动机。

知识经济时代，档案信息原有的管理方式已暴露其不足之处，而拥有一套完整理论与管理技术的知识管理无疑为现代化的档案信息管理指明了出路，是对传统档案信息管理的创新。

三、知识管理对档案信息管理的创新

1、知识管理可以完善档案信息管理职能

作为一种新的管理思想和方法，知识管理对战略、管理模式、业务流程、营销体系、人力资源管理、信息管理等方面都会产生不同程度的影响。随着知识管理的加强及信息技术的不断运用，档案信息管理的职能也在发生相应的转变，需要拥有全新的档案信息管理模式以适应这种需要。其职能的根本转变，我们认为主要体现在：从过去对档案实体的管理转向注重对档案内容即知识的管理，并强化对档案知识的开发利用，实施档案信息管理的智能化服务，实现档案知识资源的共享。这就要求我们要转变观念，将档案信息管理真正看成是知识管理的重要组成部分，在知识管理的整体要求和规划下完善档案管理职能。职能的转变赋予档案职业更新的内容，同时也带来档案人员角色的转变即从档案实体保管员转变为档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者。

2、知识管理可以实现档案管理业务流程再造

业务流程再造，是对组织中及组织间的工作流程与程序进行的分析和再设计，其既是知识管理的要求，也是实现知识管理的重要手段。在知识经济时代，组织的结构将从传统的直线型向扁平式转变，管理的中间层次将逐渐减少并最终消失，将形成一个由中心的管理者统一领导和指挥的组织。同时，对信息技术高度依赖和应用将产生大量的电子文件，电子文件与传统纸质文件存在着较大的差异，对电子文件的管理推动了档案管理业务流程再造。对档案管理业务流程再造，应依据文件生命周期理论，即把文件档案看作为一个不可分割的文件连续体。打破过去文件工作与档案工作的界限，实现企业文件档案一体化，在业务流程上进行统一的设计。该流程包括文件从产生、运转、归档、永久保存或销毁的全过程。这种新的业务流程有助于加强文件、档案的知识管理，同时强化了对各项业务管理工作的服务功能，提高了整个文档工作的工作效率。

3、知识管理可以丰富和拓展档案管理技术

知识管理对档案管理技术提出新要求。随着信息化程度的提高，组织的生产、经营方式正逐渐走向自动化、智能化，电子商务等现代信息技术的在组织活动中的应用，导致了大量电子化、数字化文件的出现，这对传统的档案管理提出了新的挑战。传统的纸质档案管理主要是针对档案的实体化管理，缺乏对档案信息资源的深入开发，所以很难适应知识管理及信息化带来的挑战。但是，信息技术在组织生产、管理中的大量应用，又为档案管理提供了一个很好的转变契机，促使档案管理从传统的实体管理向运用信息技术、积极开发档案信息资源、挖掘档案中蕴涵知识的方向转变。

所以，我们必须积极利用各种信息技术，开发具有数据分析和决策支持功能的档案知识管理系统，推动知识管理水平的提高。

四、知识管理可以强化档案知识智能化服务意识

提供优质、高效的档案知识服务，实现档案知识共享是档案知识管理的最终目标，也是档案部门与其他部门和外界联系的纽带。信息技术的发展为档案管理提供了一次新的发展契机，互联网以它独有的魅力展现了一个动态的世界。档案知识智能化服务可以通过建设知识仓库，提供知识导航，知识咨询等方式实现。在日益发展的网络环境下，这种服务的方式将更容易实现，在内部，可以通过构建内部网来实现知识的传递和共享。内部网是建立在网络互联的基础上，实现将内部原本各自封闭的信息孤岛互相连接起来，从而实现知识的传递和共享的目的。对于外部的知识传递，可以构建相应的外部网，实现和用户、市场的知识交流。内部网的用户可以直接访问此系统，而外部网和万维网的用户则可以通过档案管理机构的主页或者链接的站点，直接链接到知识服务子系统，从而获得有效的档案知识服务。

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自我国进入21世纪以来,世界信息化的高度进步极大的促进了我国信息化领域的蓬勃发展,而电子文件以其传播速度快、复制和修改简单等诸多优点受到社会广大群众的青睐,目前已经成为人们工作、生活中不可获取的重要信息工具之一。因此,只有及时有效的分析电子文件与纸质档案在档案管理中的差异性,才能真正做好各类档案的管理工作,建设符合社会发展需求的现代化档案管理。以下笔者从多个角度对档案管理中电子文件与纸质档案的差异进行粗浅的探索。

1、档案管理中电子文件与纸质档案信息载体的寿命差异

目前我国档案管理主要分为电子文件管理、纸质档案管理两种。纸质档案的保存寿命的长短主要取决于纸张的纤维素。因为在纸质档案管理保存中一旦遇到高温、高湿、氧化剂等化学作用就会使纸张纤维素发生氧化和水解反应,造成纸质档案的损坏。因此在档案管理中,一般对纸质档案的保存要注意排除外界环境的化学影响,使用科学、合理的保存手段可以加强纸质档案的保存寿命直至千年以上。

电子文件的载体主要是由磁性物质或者是光盘所构成的。首先,磁盘和磁带的支持体聚酯底基具有易产生静电、吸引尘埃、易卷曲的等诸多缺点。其连接地基和磁粉的粘合剂又具易磨损、生霉、脱离等缺点,直接影响着电子文化信息的再次使用。同时,在受到外界磁场影响时,也极易导致磁盘和磁带的退磁、消磁现象;其次,光盘的信息存取主要是利用激光进行,主要由保护层、盘基、记录介质等部分组成。而目前市面上使用的光盘记录介质主要有硒、碳铝化合物、碲、碲合金以及一些在激光热效应作用下极易发生物化性质变化的材料。而正是由于这些材料的易氧化、不稳定,电子文件与纸质档案相比,电子载体的寿命要相对短很多,磁带、磁盘等电子载体一般使用寿命均不超过10年,而光盘的使用寿命也不超过30年。

因此,针对电子文件使用寿命短、不稳定、易氧化等诸多特点,想要有效的提高电子文件的有效寿命,应该将电子文件存放在非阳光直射并且通风的环境中,同时对电子文件的使用寿命做详细的标注,在临近电子文件载体保质期时,应该及时进行电子文件的复制,以免造成不可弥补的档案信息损失。

2、档案管理中电子文件与纸质档案技术寿命的差异

当纸质档案形成时,它所使用的纸张就会与字迹、内容永远的结合在一起,非人为变动的情况下不会出现丝毫的改动。

而电子文件主要是依托于计算机,通过计算机技术将电子信息与载体结合在一起,并且通过计算机进行识别、读取、修改。而一旦电子文件的技术过时,其载体上的信息将无法识读。主要表现在两个方面:一方面由于计算机技术革新,以至于新的存储技术代替旧版的存储技术。如曾经使用到的存储载体5英寸软盘到目前的光盘、U盘,在短短几十年的技术发展中,最初的5英寸软盘计数机早已不法识别;另一方面由于经济体制的变化,致使原生产模式消失。如单个生产厂家所生产的电子文件设备,由于某种经济原因而导致厂家破产、倒闭,而使其销售的产品无法再找到配套的产品,以至于计算机无法在识取电子文件信息。

因此,对电子文件来讲技术寿命所到来的影响远远大于其载体寿命。所以,在档案管理中,针对每一份生成的电子文件都要相应保留一套运行电子文件的操纵系统、硬件设备等读取电子文件相关的技术或者在技术更新换代时,及时做好电子文件的一系列转换工作以适应新技术革新下,电子文件的可读性和可管理性。

3、档案管理中电子文件与纸质档案信息保护的差异

在档案管理中我们对纸质档案信息保护的目标主要是延长纸质的使用寿命。因为纸张和纸张上记录的内容、信息在客观条件下是结为一体的,在保证纸质文件形体的同时其文字信息就得以保存下来,且不宜更改其信息的原始形态。

而对电子文件而言,记录电子文件的载体和信息是可分离的,也正因如此,电子文件信息也面临着随着被修改、盗窃、销毁的危险。同时电子病毒作为电子文件信息保护中一个不容忽视的隐形杀手正无时无刻的危险者计算机的系统程序。因此在档案管理工作中,加强对电子文件的信息保护尤为重要。

在日常电子文件档案管理中为了确保电子文件信息处于安全、稳定的环境下,档案管理部门应该加强对电子文件的看管,使用数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等方法。数据加密是指对电子文件中的电子信息进行处理,形成一种难以识别、读取的数据模式。数字水印法是指将作者的标识隐藏于电子文件之内,以确保即便文件被拷贝时,作者的相关重要标识仍然不会被拷贝走,以确保电子文件载体信息的唯一性。而数字时间印章法则是通过计算手段将形成后的电子信息予以信息封锁,一旦当归档的电子文件被恶意修改或者删除时,由于信息封锁其修改和删除时间与网上初始确认时间不符,其电子文件内容、信息不法更改,以确保电子文件的安全性。同时,加强对计算机防火墙技术,存储和录入人员职责的权限控制,以此形成科学、有效的档案信息管理系统。

4、档案管理中电子文件与纸质档案管理方法的差异

电子文件与纸质档案在管理方法上有许多差异,其主要体现在以下两个方面上:首先,电子文件与纸质档案在归档的方式上不同,导致其管理方式上存在一定差异。因为电子文件是由计算机将电子信息与信息载体紧密结合在一起技术过程,而由于信息载体无法固定,在编辑修改中叶不留痕迹,致使电子文件的原始凭证处于复杂而又多变的环境中,给电子文件的鉴别归档带来很大的困难。因此,对电子文件的归档在传送和处理过程中需要进行数字签名、信息认证、加密保护等等手段,以确定电子文件的真实性、准确性和原始性;其次,在电子文件与纸质档案在分类和编目的方式上不同,导致其管理方式上存在一定差异。在电子文件的分类和编目上,由于电子文件在计算机中早已形成一个系统的管理文件,因此档案管理人员在接收到电子文件时,可以马上为电子文件自动生成一个唯一的文件号,并且给出电子文件想对应的分类号和档案号。同时,可以在档案管理上建立全方位的收索工具,方便电子文件的查询,极大的降低了档案工作人员的劳动强度和工作时间;最后,电子文件与纸质档案在利用方式的不同,导致其管理方式存在一定差异。因为利用者想要查询电子文件时必须要通过计算机进行识别、读取,也因此决定了电子文件在使用上需要符合一定的条件,即部分电子文件只有在符合档案管理要求,成为档案馆注册会员时才能通过远程登录等方式,经过档案管理中心确认其身份获取查阅电子文件的授权资格后,才能进行有关电子文件的查阅。因此,在电子文件的管理上,档案管理中心需要对利用者进行借阅登记并且提供相应的电脑缴费查询功能。

5、结语

综上所述,我们可以看出电子文件作为信息化时展的智慧结晶,为传统的档案管理工作创造了新的机遇和挑战。因此,档案管理工作人员在日常管理工作中不仅要熟练掌握纸质档案的管理知识,更要充分了解到电子文件与其实施管理上的不同,管理的注意事项。同时,掌握先进的计算机网络技术,以此加强电子文件的档案管理工作,做到与时俱进,满足我国社会主义信息化发展的需求。

参考文献

[1]樊建平,刘兴汉,刘宏伟,吴俊翔.电子文件档案与纸质档案在保护技术上的差异[J].内蒙古气象,2006,(2).

[2]谢维丽.浅析加强电子文件的管理[J].中国科技信息,2005,(9).

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随着社会的进步，利用更加高效的方式提升我国档案信息管理的效率是保证档案信息管理工作正常进行的最主要措施，只有摒弃传统的、陈旧的方式，优化管理方式，才能够对档案信息管理模式进行优化，这样一来，才能够保证档案信息管理的改革形势走向正轨，从而促进社会该行业的发展与进步。希望通过本文的论述，能够给我国相关部门提供有价值的参考。

1为什么要融合档案信息管理与知识管理

随着社会的进步，我国知识经济建设模式越来越完善，对于科技的应用也越来越频繁，在这样的发展形势下，保证档案信息管理体系建设更加完善最关键的就是融入知识管理的相关知识，只有在这样的大趋势下，才能够有效促进我国档案信息管理更加完善。知识参与社会各个行业的发展，利用知识的力量不断壮大经济建设才是未来社会最主要的发展核心。所以说，将档案信息管理和知识管理相互融合是社会经济发展的大趋势，只有在这种融合的形势下，才能够促进档案信息管理工作效率的提升，保证档案信息管理更加完善和全面，才能将档案信息管理作用发挥到最好。由于传统的档案信息管理流程比较长，方式使用也比较落后，因此对于信息管理价值不高，要想保证实际存在的问题能够得到解决，就应该将其与知识管理融合起来，这样的发展方式才是解决档案信息管理工作问题的最主要以及最现代的方式。

2档案信息管理与知识管理融合的可行性

2.1从档案信息属性的角度分析。档案信息管理主体主要是知识数据，但是一般来说，档案信息是多重属性的。从档案信息属性角度分析，档案能够将原本分散的、无形的知识进行有形的记录，从而能够直观地表现在人们眼前。由于知识管理内容和档案信息管理内容是相同的，同时，两者都有特定的管理对象，因此两者之间可以融合，从而可以促进档案信息管理工作效率的提升。

2.2从知识管理的现有研究成果分析。知识管理方式的不断创新带动着我国管理体系的完善，目前，我国相关部门对于知识管理的研究力度已经逐渐提升，正是由于知识管理方式得到创新，所以对于现代化档案信息管理能够起到很好的指导作用。而现阶段我们需要做到的就是建立更加完整的管理机制。选择合适的管理内容作为管理对象。最后是在确定管理对象之后，有针对性的实行管理。实际上知识管理所拥有的条件已经达到文章中提到的管理条件，这也使得档案管理与知识管理之间的融合有了保障。

3知识管理对档案信息管理的创新

3.1知识管理可以完善档案信息管理职能。知识管理其实就是档案管理革新的主要表现。知识管理可以影响到档案管理的全部流程，不同的流程选择的管理方式不同，但是对于档案管理来说都是具有一定的影响。当档案管理工作中增加了知识管理之后，档案管理的内容都明显的不同，甚至在工作方式上都出现了变化。这种变化可以体现在几个方面。第一是对实体档案上，在过去对档案管理的时候，主要的管理内容就是实体档案，但是在转变管理内容之后，实体档案的管理减少。现在更多的是对档案的利用。而且管理的技术也变得先进，使用高科技管理档案，使得管理方式走向智能化。

3.2知识管理可以实现档案管理业务流程再造。业务流程再造，是对组织中及组织间的工作流程与程序进行的分析和再设计，其既是知识管理的要求，也是实现知识管理的重要手段。在知识经济时代，组织的结构将从传统的直线型向扁平式转变，管理的中间层次将逐渐减少并最终消失，将形成一个由中心的管理者统一领导和指挥的组织。同时，对信息技术高度依赖和应用将产生大量的电子文件，电子文件与传统纸质文件存在着较大的差异，对电子文件的管理推动了档案管理业务流程再造。对档案管理业务流程再造，应依据文件生命周期理论，即把文件档案看作为一个不可分割的文件连续体。打破过去文件工作与档案工作的界限，实现企业文件档案一体化，在业务流程上进行统一的设计。该流程包括文件从产生、运转、归档、永久保存或销毁的全过程。这种新的业务流程有助于加强文件、档案的知识管理，同时强化了对各项业务管理工作的服务功能，提高工作效率。

4知识管理可以强化档案知识智能化服务意识

工作人员在管理档案的时候，对于工作的质量也是有要求的，而采用知识管理的方式就是保证工作质量的一种方法。信息化是档案进步的前提，有了信息化档案才能管理才能更进步，而且网络也是档案管理转变的主要因素。增加知识管理可以让档案管理的管理内容更全面，还能放档案的服务性质明显上升。因此在对档案管理的时候要使用现代化的技术，包括网络，只有这样才能保证管理档案的智能化水平。

5知识管理有助于提高档案管理人员素质

档案的管理水平与管理人员的素质有直接的关系，为了能够保证管理工作的质量，就要让管理人员就有较高的素质，现阶段制约我国档案管理事业发展的主要因素就是管理人员的素质。对于档案的管理采用知识管理以及信息管理，而这种两种管理方式都是档案管理方式创新的表现。但是这两种管理方式对于档案工作人员的素质要求高，必须具有现代的管理知识，同时能够对管理学有一定的了解。保证其在管理的时候，对业务熟练。而且将信息管理与知识管理结合在一起，也可以有效的提高管理者的素质。知识管理可以帮助工作人员为档案建立一个完整的知识框架，而且让管理人员具有现代信息技术，从而激发管理人员的内在潜能。通过这种管理也可以让档案管理人员尽快的了解客户的需求，然后为客户提供服务。所以说，档案管理必须要进行知识管理。很多人员在利用档案资源的时候，格外重视对档案中历史信息的利用，这使得档案信息资源的作用发挥的不明显。

6结束语

通过全文的论述，我们能够更加清楚地看出优化档案管理工作的主要影响，正是由于社会的进步会不断促进我国档案信息管理工作的进行，因此相关部门一定要重视这方面工作的改革，从而能够从根本上提升我国档案管理工作效率。知识时代最主要的特点就是利用更加先进的技术以及知识，帮助社会经济建设能够更加顺利的实施和开展。档案信息管理是知识经济发展的最主要表现。要想提升档案信息管理体系更加完善，一定要更加大胆地对模式以及理念进行创新和变革，从而能够促进档案信息管理工作可以长久发展。

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现阶段，人们处于知识时代背景下，知识作为一种具有无限挖掘潜在价值的宝贵资源，对于各行各业的发展都起着决定性的作用，而档案管理同样具有重要地位。从实际情况来说，部分管理者对于档案价值的认识程度不够，在管理工作中，注重对人的管理，忽略了档案的价值，难以有效提升管理水平。在强调知识流转的环境下，档案价值有了新的特质，在知识管理中，发挥着重要的作用。

1知识管理背景下档案价值特性和体现

传统意义上的档案价值特性，依托档案业务流转，体现了档案的记录性特性。经过相关部门筛选后，用作资料使用，档案的实用性价值才得以体现。在知识管理背景下，档案价值发生了变化，如图1所示，具有以下特性：①集成性和灵活性。档案价值主要体现实用性方面，当主体利用档案来解决相应的问题时，档案才具备了使用价值。知识管理背景下，强调全过程管理，为循环往复的管理过程。不仅转变了档案使用价值实现的模式，也改变了档案价值呈现的模式，使得档案价值贯穿于知识流转的全过程，具有集成化和灵活性特点。②多元化和共享性。在知识资源共享的背景下，档案知识也具有开放性和共享性特点。对于档案的利用，不再是单一的模式，多元化模式，能够为不同的利用主体，提供相应的服务。利用主体按照自身的实际需求，来获取相应知识，实现知识共享。依托知识共享，档案价值的实现摆脱了时间和空间的限制，便利了使用者，实现了资源共享。③显性化和增值性。知识具有显性和隐性区分，档案是显性知识，能够促进档案增值，档案价值的增值性可以加速档案价值的显性化。④知识化和永久性。知识管理背景下，档案价值是以知识为着眼点，注重知识属性，促使档案价值体现。基于价值链分析，通过知识管理，实现价值链和知识链的无缝对接。如图2所示，组织内外部知识均为知识获取的主要来源和保障，通过获取和处理利用等，形成知识链体系。档案作为组织内外部知识固化的信息记录，是隐性知识经过价值链的循环运动转化为显性知识的表现，所以说，组织内外部知识的流转运动与档案价值的实现密不可分，档案参与知识管理，其价值体现在知识循环体系的各个环节。

2知识管理中档案价值的形成机理

2.1档案的社会需求

档案价值遵循“没有使用价值的事物是没有价值的”规律，从知识价值角度来说，持有档案价值二元论的研究学者认为，知识价值的实现是基于使用价值的实现，知识价值的实现载体为档案价值。基于此，若想实现档案价值，需要符合社会需求。当实物档案被应用时，才能够具备档案价值，在此之前仅具备知识自身的价值，属于非需求性价值。知识管理背景下，此规律被无限放大。随着社会需求的变化，推动着档案电子化和管理系统化发展。基于此，为了实现档案价值，要从社会需求出发，满足社会应用要求。

2.2档案价值构成因素的相互作用

档案主体、档案以及档案实践活动为档案价值实现的主要因素，处于档案实践环境下，各种因素的相互作用，实现了档案价值。档案实践环境因素作用于档案要素，若社会环境变化，档案管理理论发生变化，则上述三要素也会发生改变，此类变化具有系统性，属于全面塑造，对档案价值理论，有着极大的冲击影响。知识管理兴起后，为了更好适应环境变化，档案保管理论发生了变化，出现了电子化档案保管模式。电子化档案保管模式包括新来源观、知识服务以及宏观鉴定部分构成，通过优化档案保管以及管理流程，更好的发挥知识价值。

2.3档案主体的技术和技能

在档案实践活动中，检验档案主体技术以及技能为档案价值形成的检验性因素。从某种角度来说，档案实践活动相当于档案使用和服务民众的过程。在具体实践的过程中，检验档案主体技术技能，要以便捷和有效为基准。档案价值的实现和具体体现，贯穿于档案实践活动，是否可以满足档案使用主体的需求，达到其使用期望，是档案价值的核心部分。基于二元论观点，可以将档案价值分为信息价值、工具价值。档案价值的体现在于其使用以及使用价值[1]。

3知识管理中档案价值的发挥

3.1加强档案管理部门建设

（1）做好人才队伍建设。在知识管理中档案价值的充分发挥，首要任务是做好档案管理工作。基于此，需要加强档案管理部门建设。在具体工作中，要做好档案管理人员把关。档案管理工作人员要具有较强的责任意识，能够高效的完成档案管理工作，认识到档案的价值，充分发挥档案的价值。（2）做好人员培训。随着档案价值实现环境的改变，使得档案价值的体现和实现，有了新的变化，这需要档案管理人员能够不断更新档案管理知识体系，树立终身学习的意识，积极学习新技术和新知识，更好的适应档案管理以及服务工作。在具体工作中，要注重组织档案管理人员进行业务培训，使其能够掌握电子化档案管理以及应用相关知识，进而充分发挥档案价值[2]。（3）要建立奖惩机制。档案价值的实现，在于其使用价值的实现。基于此，为了发挥出档案价值，要从档案采集和处理等全过程入手，做好严格的把控。这需要档案管理人员具有责任心，能够积极投入，参与档案管理工作。因此，发挥奖惩机制的作用，对于工作表现较好的人员给予相应的奖励，反之给予一定的惩罚，进而调动其工作积极性。（4）要加大资金投入力度。知识共享时代下，若想提高档案资源的利用率，提升其利用价值，实施电子化管理模式，已经成为发展的必然。基于此，需要加大信息化建设，购置档案管理必须的自动化设备以及用品，提高档案管理工作的效率以及质量，进而提高服务质量。

3.2实施全过程管理

知识管理背景下，强调全过程管理，因此为了实现档案价值，发挥其最大价值，实施全过程管理，有着必要性。以电子化档案制作为例，要做好加工全过程的管理，保证加工的效果[3]。开展数字化加工，其具体工作包括档案分类管理以及图像处理等工作，在具体落实方面，要明确工作责任和内容，分工协作，保障档案数字化加工得以有效开展。参与数字化档案加工的全体人员，要严格按照技术标准以及工作规则，保证操作方法的规范性，进而保障档案数字化加工的质量。当完成档案数字化加工后，要从档案接收、登记和扫描等环节入手，进行质量检查。在检查的过程中，要认真核对数据的录入和关联等，做好档案质量的把关。只有保证了档案资料的真实性，及时做好档案收集和整理，实现即时调阅，才能够提升档案的使用价值，进而实现档案价值。基于此，要做好档案的全过程管理，保证其价值的实现。

3.3做好安全管理

知识管理中，档案价值的实现，要保证信息的安全。若档案管理出现安全问题，会降低档案的价值，甚至会造成巨大的损失。基于此，做好安全管理，有着必要性[4]。在具体工作中，要完善档案管理措施，健全数字化档案审批制度，合理运用数字化技术，严格执行质量控制程序，按照规范要求，移交档案成果，保证档案原件以及数字化档案资料信息的安全性。从档案管理的全过程出发，做好严格的把控。落实安全措施，保证档案资料的安全性。依托计算机技术，采取网络监测以及锁定控制等措施，保证信息服务的安全性。档案管理人员要及时备份信息，做好数据加密。需要注意的是，要做好档案分类标识，便于档案资料的使用以及管理。只有档案被使用了，其使用价值才能够实现，进而实现其价值。

3.4营造良好的实践环境

档案价值的实现，需要良好的环境，通过档案价值实现三要素的相互作用最终达到价值目标。基于此，在档案实践活动中，要注重营造良好的环境。档案实践环境的不同，对档案使用者的要求也不同，档案使用活动也不同，实现的价值自然差异。档案主体的档案技术应用水平，直接影响着档案使用的效果，而档案客体的具体形态以及状态会影响主体档案使用，因此为了提升档案价值，档案主体和客体均需要不断地完善，同时还需要做好档案自身的管理，提升档案自身的价值[5]。

4结束语

综上所述，知识管理背景下，档案价值具有灵活性和共享性等特性。档案价值的实现，是基于社会需求，依靠档案使用的技能和技术，挖掘档案自身的价值，开展档案实践活动最终实现。为了实现档案价值，需要营造良好的档案实践环境，做好档案管理工作。

参考文献

[1]霍燕.基于知识管理的企业档案价值研究[D].天津师范大学，2016.

[2]王洁.基于知识管理的企业档案信息开发和利用模式研究[D].山西大学，2016.

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随着国家大力发展高等职业教育事业，教育改革的深入，对于高职院校来说，学生、教职员工的档案数据每年都会出现大量录入、迁出等变动，档案数量随之也增长非常快， 档案的变动、更新、维护，确实是对档案管理工作的巨大挑战。如何对高职院校的档案信息资源进行高效的管理？如何实现高职院校档案信息化建设？我认为计算机化的现代档案管理是大势所趋，随着信息化程度的提高，电子档案越来越广泛地应用于日常办公与管理，以促进实现高职院校档案管理的科学化、现代化和规范化，使每个学生和教职工的档案更健全、更完善。

1 高职院校档案管理目前的现状

1.1 高职院校普遍存在档案管理工作意识薄弱、滞后现象。目前，档案管理工作在很多院校都得不到相应的重视，同时对档案管理工作的重要性缺乏必要的认识。在这些高职院校看来，学生数量，以及由学生产生的经济效益才是第一位的，在他们的意识形态中根本没有将档案管理工作放在第一要位，档案管理工作不会对学院的长远发展起到任何的影响，进而在一定程度上忽略了档案管理工作。这种认识主要体现在学校的领导方面，同时在学校的有些教职员工身上也有所体现。但是，还是有许多同志在从事档案管理工作的过程中，对档案管理工作具有比较强的意识，这些员工对档案管理工作都有明确的认识。因为档案管理工作是一项具有内部性和保密性的工作，同时也是默默无闻的工作，根本没有人注意，因此，档案管理工作的重要性，有的同志却看不到。甚至有些同志认为，档案管理员的工作就是进行档案管理，而与自己没有任何关系；有的同志对档案管理工作的重要性流于口头形式，而在实际工作中却又是另外一码事。上述情况充分地证明了，在学校的教师队伍中有相当一部分人对档案管理工作缺乏正确的认识。

1.2 档案管理机制和方法比较落后。学院的档案分为：干部人事档案、文书档案、科技档案、财会档案等几大类。按理说这些档案应该统一归到一起管理，但目前学校，都没有理顺关系，存在各自为政、材料分散管理的格局。比如要查一个教师的人事档案要在组织部门或人事部门或办公室去查询；查这个教师的教学情况、教学奖惩的材料，又要在教务处或师资科查找。所以分散的管理模式，在一定程度上影响档案材料的真实性。档案材料形式单一，未实现电子文档的方式存储文件档案。档案管理工作的模式比较落后，降低了档案的使用价值。目前，在许多高职院校其档案管理工作还处于手工、纸质处理阶段，根本不具备进行现代化管理的设备和手段，档案资源的存贮和共享根本不能实现。

1.3 高职院校档案管理工作量大。对于高职院校来说，每年都有新生入校、老生毕业、就业或继续深造、新教师入校参加工作，教职工的调出等一系列的学生、教职员工的档案数据变动、变化呈现出数量大、变动比较频繁，以及跨区域调动等，另外，对档案进行维护、保存等日常管理，都要消耗巨大的人力、物力、财力等。

1.4 有待实现档案信息电子化、现代化管理。随着科学技术的不断发展，计算机和网络得到推广和使用，在这种环境下，传统的以纸为载体的档案管理将会受到严重的冲击。电子化档案管理已成为当今的发展趋势，其在档案管理中的优势还没有得到充分的展示。当前学校档案管理依然是纸质档案作为保存的主流，书写速度慢，工作量大，严重影响了案卷质量和收集时间。在高校数据库中，如果现代化设备和电子信息技术没有应用到档案管理工作中，那么电子信息管理只是一种称谓，在档案管理中只能起到检索、交换、备份的作用。当前，对档案进行电子化管理，还处于推广阶段。在档案管理中，对于自动化软件的选择和使用，其管理工作人员还没有真正发挥计算机和网络的优势。

2 档案管理工作建设中的对策

2.1 对档案工作加强管理，强化教职工的档案意识。通常情况下，高职院校要建立规范化、科学化的管理制度对档案馆进行管理，进而提高档案管理的现代化水平。要在一定程度上，丰富馆藏信息，做到档案工作有据可查，进而使档案工作为学院发展提供服务。因此，领导要不断更新观念，提高建设档案的意识，对学院的各项工作通过档案资料进行处理和规划，进而为档案工作奠定基础；在档案管理工作的过程中，需要全体教职工积极配合，进而使档案管理工作落到实处，从领导干部到具体的工作人员、到全院教职工都要与时俱进，对档案管理工作进行改革，进而满足社会发展的需要。最大限度地争取领导对档案管理工作的支持，真正意识到档案工作的重要性，同时将档案管理工作纳入议事日程，将档案管理工作与其他工作进行同时布置，同时检查，同时验收。另外，要不断巩固和强化教职工的档案管理意识，从思想和行动两个方面，让他们真正意识到档案管理工作对学院和个人的发展都具有非常重要的作用，进而在实际行动中，主动配合档案部门的各项工作，积极的参与到学院档案建设中去。

2.2 建立和完善规章制度，对档案工作进行科学化、规范化管理，同时不断提高档案管理人员的素质。通常情况下，建立健全规章制度是开展档案管理工作的前提和基础，对于档案管理工作来说，其头绪众多、并且琐碎繁杂，如果不通过制度进行管理，那么就会出现无章可循、无所适从的混乱局面。因此，一定要完善诸如《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》等一系列规章制度，对各类档案进行及时归档处理，实施档案管理细则，明确档案的归档范围，以及保管期限和立卷归档等。进而为档案资料的长期有效地收集和保存奠定制度保证。通常情况下，建立完善档案管理制度，为实现规范化、科学化管理提供制度保证。管理人员素质的高低关系到档案管理质量的高低，所以管理人员首先应具备优良的思想政治品质、乐于奉献、吃苦耐劳的精神，其次就是要精于业务、有丰富的专业知识、扎实的专业基础知识、丰富的现代档案管理经验，以及使用计算机的能力等。学院通过不定期的专业技术培训，不断提高档案管理人员的综合能力，不断丰富档案管理人员的专业的技术管理知识、健全现代管理手段，不断提高学院的档案管理水平。

2.3 计算机实现电子文档档案管理大大的提高了工作效率。学院应把档案工作需要的经费纳入学校经费预算，把档案信息化建设纳入学校信息化建设总体规划，与数字化校园建设同步，为档案机构添置必要的现代化设备，以便开展工作。原来的手写、纸质的档案管理、数据的统计、存储都需要耗费大量人力，而且还容易疏漏出错。采用信息技术可以使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便，从而减少管理人员的工作繁琐性和工作量，相应的也提高了工作效率。

2.4 档案管理实现电子化、现代化是必然趋势。管理人员必须努力学习微机使用、管理知识，实现档案管理电子化、现代化、规范化的建设。目前计算机技术和网络技术的普及应用，形成了一个信息化的社会，这不仅提高了办事效率，也为实现档案管理信息化、网络化提供了客观的条件。传统的纸质档案靠手工整理、靠体力搬运、靠翻卷查阅、对于距离较远的跨省市区的单位共享或调度十分不利，造成信息更新效率低，文件信息查找困难等因素。利用现代化信息手段，高效的办公自动化软件的应用把档案工作人员从大量繁杂的脑力和体力劳动中彻底解脱出来，从而实现档案的体系管理，使档案资料索引更灵活，搜索查找更快速便利。还可以根据不同要求实现分类、搜索、排序、过滤等操作，使文档的管理和调度更便捷。而电子文档的存储方式多种多样，如光盘、U盘、移动硬盘等环保、存储量大、储存时间长，受外部环境影响小，具有很强的稳定性和可靠性。

随着现代科学技术的发展，对档案信息进行电子化、现代化管理，在一定程度上为数据量大、更新快的高校档案管理提供了便捷。继续采用传统的手工管理档案方式已经无法满足高校规模发展的需要，只有不断提高档案管理人员的专业技术管理知识、完善现代化管理手段、增强创新意识，才能使学院档案管理工作迈上新台阶。

参考文献：

[1]童健.信息时代提高高校档案管理人员素质研究[J].贵州民族学院学报（哲学社会科学版），2004（06）.

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中职学生的学生档案包括学生学籍、学习成绩、教育实习或毕业后工作等情况。学生档案是反映学校教育全貌的一面镜子，中职学校的学生档案管理工作，也是一项关系着学校是否能够顺利开展教学活动的重要指标，是衡量学校教育水平高低的标志之一。随着新时期对素质教育的提倡，如何让中职学校学生档案管理更加规范化、制度化，从而不断提高档案管理人员的整体水平，以适应新形势的发展，有着非常重要的作用和意义。

1 中职学校学生档案管理的现状

从我国目前中职学校的档案管理工作来看，其中还存在许多亟待解决问题，例如，档案管理人员素质不高；档案管理方法落后；学生档案资料质量低，甚至出现“人档分离”的现象等等。

1.1 档案管理人员素质不高

学校领导没有充分认识到学生档案管理对教育事业的重要作用，对档案管理的认识比较肤浅，所以在管理的过程中不能严格要求。学校由于缺乏专业的档案管理人员，现有的档案管理人员大多是中职学校的老师兼任，而非学习档案管理出身的专业人士。这些教师缺乏专门的档案管理知识和系统的培训，对学生档案的收集、规整和利用无法做到规范化，使得学生档案在中职学校教育中的重大作用无法正常发挥。

1.2 档案管理方法落后

中职学校在档案管理中管理方法落后，有的学生档案甚至还需要档案管理人员进行手工操作和整理，这样不仅在前期的档案整理工作中浪费了大量的人力和物力，而且在档案后期的利用中也非常困难，严重影响了档案的检索速度和档案检索的准确性、全面性，不利于学生档案作用的发挥。同时在档案管理的过程中，硬件条件缺失，信息检索和多媒体检索无法得到广泛的普及，一些纸质的学生档案由于受限于档案保管条件，而出现丢失、破坏的情况。

1.3 学生档案资料质量低，甚至出现“人档分离”的现象

在中等职业学校的学生档案中，学生所上交档案的真实性和完整性有待考证，而档案科在收集的过程中由于审查工作做的不严格、不到位，使得一些学生档案的质量不高，学生档案信息模糊，甚至出现一些虚假的档案信息。同时由于中等职业学校中学生的流失现象严重，学生档案的调动频繁，很容易出现“人档分离”的现象，无头档案较多。

2 中职学校学生档案管理方法

针对以上的现象，中职学校的领导和档案管理人员要从以下几个方面对学生档案管理工作进行改进：

2.1 加强培训，提高档案管理人员的素质

首先学校领导要重视学生档案管理的工作，要把学生档案管理工作提到平日的教学工作中去，对档案管理机构要统一领导、加强管理。学校要设立专门的档案室，由专门的档案管理人员来对学生的档案进行管理。此外，还要提高档案管理人员的素质。而要想提高档案人员的素质，首先应该提高他们的思想认识素质，要让他们认识到学生档案管理工作在学校教学中的地位和作用，真正对自己所做的工作重视起来。其次要加强档案管理人员的专业素质，让档案管理人员按照我国的《档案法》的基本要求和学校的实际情况，对学生档案进行收集、整理和加工，还要加强对档案管理人员的培训，使得他们获得最新的档案管理知识，提高他们的专业素质。

2.2 利用信息化的管理方法，更新档案管理理念

中等职业学校的规模逐渐扩大，学生也逐渐增多，学生档案的管理工作也越来越多，这使得原来的学生档案管理模式更加不适应学校的发展状况。因此，随着互联网的发展和计算机在日常生活中的广泛应用，中等职业学校学生档案的管理工作也要日益信息化、无纸化。档案的信息化是现代档案管理的重要标志，档案管理的现代化就是档案管理人员，要采用现代化的技术如计算机、传真或打印机等现代化的工具来收集和整理档案，使得在以后对学生档案进行检索和利用时，能够更加地快捷、简单，从而提高学生档案管理工作的服务质量。

2.3 完善档案管理制度，提高学生档案的质量

完善的档案管理制度是进行学生档案管理工作的前提和基础。首先在档案的整理中，学校档案室要对学生上交的档案信息进行审核，以保证档案信息的正确性。在学生档案收集齐全后，又要根据档案的年度、学生所在的班级或所学的专业等等进行归类整理，使得学生的档案更加完整。同时要防止人档分离现象的发生，档案管理部门要与各个班级管理者建立密切的联系，及时掌握学生流动的具体情况并对学生的档案进行及时的调动，使得档案与学生同步调动，防止无头档案现象的发生。此外，还要对包括学生入学时间、家庭地址、户口所在地、所学专业、实习单位或毕业后的工作单位等对学生档案信息进行及时的补充，确保学生档案的完整性和准确性。

3 结语

现如今，中等职业学校正面临着重大的改革，能否做好学生档案管理的工作，是新时期评估中职学校办学质量的重要标准之一。建立健全学生档案管理工作，有利于对学校进行正确的评估，有利于教师查询和检索资料，有利于对中职学校进行科学化的管理。随着时代的发展和科技的进步，社会对中职学校的学生档案管理工作提出了更高的规范和要求，档案管理人员要严格律己，依章办事，做好学生档案管理工作。

参考文献

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关键词：

知识经济时代；地震档案；管理模式

知识经济时代是一种新的经济形态，以知识运营为经济增长方式，美国微软公司的兴起是知识产业的典型代表，开启了计算机广泛应用的新时代，同时也极大地刺激了经济的增长，我们可以看到知识经济时代的强大发展劲头。在知识经济时代的发展模式中，知识、科技型企业是经济活动中最具发展力的经济组织形式，代表了未来朝着大数据时展的趋势。地震档案管理工作与人民的生活、工作、生产息息相关，对地震规律的研究及地质活动的预测非常重要。为了确保相关信息数据的准确保存和科学分析，高效、准确的地震档案管理平台的建立是非常有必要的。本文将从地震档案管理概念与知识经济时代下地震档案管理工作创新性两方面对地震档案管理工作进行探讨。

一、地震档案管理的概念及演变历程

地震是由于地壳释放巨大的能量所造成的地表震动，是一种常见的自然现象，由于其具有极大的破坏性，极短时间内就会给人类的生命、生活、生产带来极大的危害，人类毫无反击之力。因此，人们一直希望对地震进行有效的预测，尽可能减少地震所带来的损失和伤害，地震档案管理工作随之产生。科学家们希望对地震过程的相关信息数据进行统计、分析，以便于了解地震前的地质状况、发现相关规律，对地震做出准确的判断和掌握。地震档案监测的数据主要包括地震活动中的地质情况、地壳形变程度、重力、水质、地下水组成成分及含量等，对地壳的活动频率、相互作用关系、能量转化等性质进行分析。如果每个地方的地震数据按照时间发展顺序被系统地整理出来，那么对地质工作者来讲将是一项非常宝贵的资料，有利于科学家对地质活动规律的探索，对人民的生活安全和生产建设有着非常重要的意义。根据有关资料显示，我国的档案管理工作主要经历了三个阶段：第一阶段，主要是采用纸质资料记录的方式，所发生的地震灾害信息被相关人员记录在纸质档案中，被放置在相关位置，占据一定的空间。因此，随着记录信息的增多，占据的空间就会越大，并且档案的查找和翻阅非常不方便，给地质学家的研究和分析工作带来极大的困难。第二阶段，是计算机应用的初级阶段，随着计算机技术的飞速发展，其在各个行业发挥的功能也越来越明显，初级阶段各种应用软件还不成熟，只是对档案进行简单的记录和保存。因此，在这个时期出现了大量的电子档案，有关档案管理的应用软件被逐渐开发。第三阶段，数据资源系统化管理阶段，档案管理的相关软件开发技术越发成熟，具有技术含量较高的数据分析功能，不仅可以储存信息，还可以对存储的信息进行计算、分析，做出科学的决策，使数据资源变得更加有价值。

二、知识经济时代地震档案管理的创新性

地震档案管理工作是对地震过程的详细记录和分析，其中蕴含着非常宝贵的数据信息资源，是地质研究和地震预测的重要参考资料。我国的地震档案管理起步较晚，与其他行业数据管理有一定的差距。但是，随着计算机应用技术的快速发展，地震档案管理工作也有了新的进展。在知识经济时代的大背景下，地震档案管理工作面临挑战，应积极改革，实现技术上的不断创新。下面主要从工作方式、工作内容、工作人员三方面简要介绍知识经济时代背景下地震档案管理工作的创新性。

（一）工作方式档案管理的第一阶段是纸质资料阶段，其工作流程为：测量、记录、整理分类、使用。在这个阶段中主要的工作方式就是人工记录并整理相关数据信息，纯手工操作，速度慢，效率低，数据资料记录内容简单，不能满足地质学家的研究要求，在一定程度上制约了地震研究工作的开展。随着计算机技术的应用，地震档案管理工作有了很大的进展，相关部门研制出了地震档案管理软件，大量的纸质数据资料被输入到计算机中进行存储，将纸质数据转变成了电子数据，由纯手工操作转变为计算机操作，从此地震档案计算机化管理时代开启。使用计算机对地震档案数据进行管理可以在短时间内存储大量的信息，并且可以随时进行浏览查看，或者进行相关的数据分析，非常方便，容易查找，同时还节省了空间和时间，避免了纸质资料管理阶段的诸多弊端。同时，相关的数据分析结果为地质研究工作者提供了很好的数据信息和研究资料，有利于对地震活动规律的研究和预测。

（二）工作内容知识经济时代下，知识是决定经济发展的关键因素，同时也是决定科技发展的重要因素，信息是知识经济时代的强大助推力。因此，不管在什么行业中知识和信息都是最为重要的两大因素。地震档案管理的初期采用纸质资料进行记录，地质学家研究的主要内容仅局限于纸质版资料中记录的相关内容。随着记录时间的增加，数据信息量变大，项目杂乱，信息庞杂，占据空间大，不便于整理和计算，给数据分析带来了很大的困难。各种地震档案管理软件的出现极大地推动了地震档案管理工作的开展，地震档案的工作内容也由简单的数据记录转化为数据的分析、统计，大量庞杂的数据经过计算机自动处理，可以直观、形象地展示出数据所蕴含的规律，转化为有研究价值和参考价值的宝贵财富。其主要创新性体现在很多方面，如计算机技术的应用使得地震档案管理的存储量大大增加，并且不同的研究机构之间可以共享信息，使得研究人员有丰富的资料进行参考。

（三）工作人员传统的地震档案管理工作中相关工作人员只需要对多测量得到的数据进行简单的记录，不需要具备其他方面的知识。然而，在知识经济时代背景下，地震档案管理工作的相关人员仅仅会进行数据记录是不够的，他们还需要具备计算机相关知识、数据分析知识、档案管理知识和地震分析知识等多方面的内容。计算机等相关基础知识可以帮助他们快速、熟练地进行数据的录入和查看，数据分析知识可以帮助他们快速地进行数据信息运算和分析，以便于得到科学性结论，档案管理知识可以使工作人员对业务有更深入的了解，提高工作效率和工作质量，地震专业知识可以使工作人员对分析得到的结果进行研究，对地震相关规律进行探索，便于进行地震监测和预防。在科学技术快速发展的今天，所拥有知识和技术越多的人，就越有可能赢得未来，因此，新的形势下，对地震档案管理的相关工作人员也有了新的要求，工作人员不能只局限于单一知识面，要掌握多方面的知识，提高专业业务素质和个人能力，才可以推动地震档案管理事业的快速发展。

知识经济时代的来临为地震档案管理工作带来了新的机遇和挑战，改变了传统的纸质管理模式，使地震档案管理朝着信息化、自动化、网络化的方向快速发展。笔者相信，在科学技术快速发展的大背景下，只要地质学家和地震档案管理的相关工作人员共同努力，一定可以将地震档案工作做得更加出色，为人类造福。

参考文献：