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档案管理知识大全11篇

时间:2024-02-08 15:45:34

档案管理知识

档案管理知识篇(1)

近年来,医院档案管理广泛引入信息化技术,迈入信息智能时代,知识管理也随之出现,有力的提升了档案的管理和运用。

1医院档案知识管理的内涵及优势

(1)医院档案知识管理概念医院档案知识管理指的是对医院档案相关知识的管理。具体而言,就是对医院档案显性知识和隐性知识的管理,包括对其进行获取、采集、加工,进而创造和利用;以及实际利用中与医院档案知识关联的知识资产、人员、设施、组织等资源的管理。

(2)医院档案知识管理的优点①加快医院档案信息共享现阶段,我国各级各类医院基本上建立起了内部信息网,利用内部信息网络,实现了信息间的互联互通。医院档案的知识管理就是借助于医院内部的信息网络强调档案知识信息的储备和共享,从而有助于医院整体医疗水平的提升。②加速隐性知识显性化转化隐性知识贮存于人的大脑中,作为一种潜意识的知识,隐性知识难于用语义和逻辑工具来表达,因此也就很难与人实现共享。与之相反,显性知识则能够借助文字实现可编辑化,从而达到与人的交流和分享。医院档案知识的管理化能够对隐性知识实施挖掘和组织,促进其向显性知识转化,达到知识的交流和分享。③促进知识运用和创新医院档案知识管理的终极目的在于促进档案知识的运用和创新。档案知识在管理的内化过程中通过知识的储备和外溢,使个人激发创新能力,获取新思想、新概念,在有效的时间内转化为新知识、新能力,从而提高医院医疗卫生水平的提高。

2医院档案知识管理的内涵与意义

档案知识管理是针对医院医疗诊治、护理及其行政管理所产生的档案给予统一集中地知识管理。它包括上述所有档案的收录、整理、贮存及其开发利用,医院档案知识管理意在通过建立一套科学、严谨的创新、分享制度,使医院在医疗诊治、护理及管理方面的知识应用得到整体提升。档案知识管理把医院档案作为核心资源,充分体现出知识密集型组织的管理特性。

(1)保证医院可持续性发展。21世纪是知识经济时代,知识创新成为经济发展的新亮点。医院档案作为医院医疗诊断、护理、科研及管理的载体,是保证医院可持续性发展的战略资源,是科技知识集大成者,因此,充分发挥医院档案的知识作用,为医院发展增添源源不断的动力。

(2)促进知识创新。医院档案作为医院医疗诊断、护理、科研及管理成果的载体,为医院医疗诊治、科研、管理提供丰富而详实的资料,这些资料作为隐性知识,通过有效地整合、组织,被充分挖掘、再利用,从而使知识呈现出显性化,有力的促进了知识创新。

(3)再造业务流程。随着计算机技术的普及和广泛运用,档案管理也进入数字化信息时代。医院档案引进知识管理概念与技术,借助数字信息技术,重新梳理档案实体的管理流程,实现纸质档案的数字化,发挥档案承载知识价值。

3医院档案知识管理体系建构

(1)建立专业管理。队伍高素质的专业技术人才是实施医院档案知识管理的关键。再好的配置,再好的设施,如果没有人的管理,一切都是空谈。因此,医院档案知识管理需要一支高素质的专业技术队伍。医院管理者要从医院长期发展出发,未雨绸缪,建立知识管理人才培养计划以及行之有效的激励制度,采取引进来走出去的战略,从高等院校引进优秀的专业人才,同时对现有的管理人员实施外培计划,把他们送入高等院校去进修;医院领导也要以身作则,树立对档案知识管理理念,使全院上下形成档案知识管理的氛围。

档案管理知识篇(2)

档案是进行社会活动后的产物,其社会活动的对象包括:国家政府相关机构、社会组织、个人组织等等.它的保存形式多种多样,主要形式是文字记录、声音录制、视频图像三种.其档案种类繁多,包括科学档案、教学档案、人事档案等等.

1.2档案管理的主要性质和特点

档案管理秉承科学合理的原则对相关档案进行有效管理,而档案资源信息的提供时社会实践中的一项重要工作.科学合理地对档案进行管理,满足社会的需求是它的基本任务.它具有独立性,是国家文化艺术事业必不可少的一部分.对比较特殊的部门而言,档案管理是各项工作管理的重要组成部分,如高校档案管理是高校管理工作中的一部分,科技档案管理师科研管理工作的重要部分,对其发展具有深远、重大的意义.

1.3档案管理的地位和作用

档案工作作为国家建设事业的一部分,它对国家的发展具有重大存在意义.它的发展与国家建设事业的发展密不可分,两者相互存在,相互影响,缺一不可.档案工作扮演的角色是服务者,是国家建设工作的基础条件,对其发展起巨大作用和决定性作用.

2传统的高校档案管理面临的问题分析

传统档案管理方式作为高校档案管理方式的一种,它的重点体现在对高校资料进行收集、保存和历史记载.它的管理对象是已经发生的事件、活动、历史书籍等等,它的管理方式以纸质记录为主.随着时代的变迁,传统档案管理的局限性越来越大,面临的问题也越来越多,具体问题如下:

2.1费力耗时、浪费人力资源

在进行传统档案管理的工作过程中,收集、整理资料是必不可少的一个环节,但是此环节需要大量工作人员的参与,同时也需要大量的工作时间.此问题在历史悠久的高校中较为突出.由于高校档案资料信息,来源于高校各个部门,比如:科研部门、财务部门、教学部门、管理部门等等,如果要每个部门逐一进行资料收集,其工作量可想而知.加上后续的整理、编制过程,消耗的工作时间不言而喻。

2.2不能有效满足用户需求

由于传统档案管理的局限性,用户进行资料借阅时,必须亲自前往档案室,这在一定程度上为用户带来了不可避免的麻烦,降低了用户的学习效率.而寻找资料的过程,也十分漫长,无法快速及时地满足用户的需求.

2.3带来不必要的资源负担

传统档案管理,保存资料的方式,占据空间大,这在一定程度上给高校带来了不必要的麻烦和资源负担,尤其对于历史悠久的高校而言,由于他们的建校时间过长,因此档案资源信息也显得尤其繁多.占据的空间可想而知,对该高校产生了无形的负担和压力.这种情况下,想要有效地进行档案管理,也显得难上加难.

2.4不利于保存,具有安全隐患

传统档案管理中,大多是纸质的档案记录,具有时效性,不便永久保存,且容易受到太多因素的影响和困扰.例如,火灾、洪涝现象;鼠啃虫咬;偷盗现象等等.若一旦上述状况发生,将会造成相关资料的丢失和绝迹,影响整个高校的历史记录.

3高校档案管理的现状分析以及存在的问题

随着时代的变迁和发展,如今已进入信息时代,计算机网络等技术被广泛应用.然而档案管理工作也在不断变化中,它的管理观念和思想也在进行不断转变.如今高校档案管理主要特点是,方便资料的查阅和保存.由于计算机网络技术的广泛应用,档案管理也逐渐信息数字化.多数还被刻成光盘,方便更直观的观看和保存.这在一定程度上解决了传统档案管理的局限性问题.加速了档案管理的发展进程,但在其过程中仍然面临着不少问题.

3.1工作人员缺乏专业素养

档案管理工作需要大量的档案管理相关人才,但是,由于大多数高校缺乏专业的管理人才,导致档案不能进行及时地更新和被利用.影响了高校档案管理工作的发展.其中更严重的是,部分工作人员缺乏专业素养,以致于无法对档案进行及时的更新、整合和管理,导致档案缺乏的完整性和规范性.

3.2不能将档案进行合理地分类

由于部分高校依旧无法摆脱传统的档案管理方式,深受传统档案管理的分类方式影响,导致档案无法规范化、合理化、系统化.导致档案杂乱无章,无法满足用户的需求.

3.3忽略档案资源信息的多样性

在档案管理的过程中,档案包含不同的种类,其中包括:数据类、信息类、知识类等等.然而不同的种类的管理方式又不一样.但是就大多数高校而言,他们将这些种类统称为信息.无法体现档案资源信息的多样性原则.

3.4网络信息化没有给高校档案管理带来实质性变化

随着社会的进步和时代的发展,如今已进入网络信息化时代,如同一张巨型网,它将整个世界覆盖在这张网里.因此,档案管理也不仅仅只是档案工作人员一人的义务和职责,在21世纪的今天,档案管理者们处在高度的竞争意识下,由于时代变化过快,信息也在不断更新,而管理工作将变得越来越繁重,他们将无满足教职员工的实时需求.在这样的情况下,网络信息化的出现并没有给高校档案管理带来实质的变化和改革,它仍然需要高校所有成员的共同努力,来促进其可持续发展.

4知识经济时代高校档案管理的内涵及特点

4.1内涵体现

4.1.1知识经济时代高校档案管理就是知识管理

简要来讲,知识经济时代高校档案管理就是高校知识管理,即对高校的各类知识进行管理.在进行知识管理的过程中,通过多种方式将高校知识的产生、积累、传递等阶段结合起来,进行管理.方便教职员工快速掌握教学知识,强化工作能力,促进高校教学水平得到不断提高和发展.

4.1.2知识管理是管理者工作水平的有力保障

知识是高校办学的基础和竞争力来源,而知识管理就是高校竞争力的有效管理.它一方面使管理本身进行知识化,也就是知识管理;另一方面要求管理者本身需具备一定的知识和能力,这样不但能够管理者的工作效率,还能提升它自身的专业素养.因此,知识管理是管理者工作水平的有力保障.

4.1.3将知识管理提升为知识资源管理

(1)将高校档案知识管理提升到知识资源管理是实际管理工作中必要的阶段,因为档案知识就是知识资源,它还经历过不断地完善和处理.而知识资源的管理需经过“一个应用”和“两个创新”、的过程.前者是将知识应用于工作中,后者是在进行知识创新的同时,实现工作创新.这个过程符合档案知识管理的基本规律,可有效地实现高校档案管理工作的可持续发展.因此将知识管理上升为知识资源管理很有必要.(2)知识管理的效益性.传统档案管理作为见证高校历史变迁的产物,其最大的价值是记载高校历史,而信息化时代的档案管理的基本价值是实现高校历史信息数字化管理.但这都不是档案管理工作的目的,它的目的就是促进高校工作的可持续发展.为高校谋取更大的效益和发展.

4.1.4知识资源管理为高校创造新的价值

传统档案管理方式作为高校档案管理方式的一种,它的重点体现在对高校资料进行收集、保存和历史记载.而现代化信息时代档案管理工作的价值在于让历史数字化、抽象化.但这并不是档案管理的价值体现,它的价值体现在实现高校效益最大化,提高其在全国各大高校中的竞争力和办学能力,促进其可持续发展.它的发展性和价值性深不可测,有待教育者和学者们在不断实践中进行深入挖掘和研究.

4.2知识经济时代档案管理工作的特点

知识经济作为现代经济的重要组成部分,它与农业经济、工业经济有着显著的不同特征.

4.2.1它们的主导因素存在明显差异

农业经济主导因素是土地,工业经济主导因素是资源,知识经济的主导因素是人才.而人才作为21世纪的基本需求,它对经济的发展起重大作用,也是财富的来源.

4.2.2它们的竞争对象不同

工业经济下,面临的竞争对象是劳动力和资源,农业经济下,面临的竞争对象是土地,知识经济下,面临的竞争力是人才、信息和知识.也就是说在这样的情况下,谁能够将知识、人才、信息三者纳入囊中,那么谁就成为了时代的佼佼者.

4.2.3它们的投资侧重点不一样

在工业经济的发展中,它的投资侧重点是形象具体的机器设施等等,它注重的是有形资产的投资;而在知识经济发展的情形下,它的投资侧重点是:人才的培养、产品科技能力的提升、知识型企业的不断发展等等,它注重的是隐形资产的投资.

4.2.4它们的资源形态不一样

在工业经济和农业经济的发展过程中,自然资源作为所有资源的基础,它的存在是有限的,随着自然生态的恶化和人类的肆意破坏,它将慢慢的消失,因此自然与人类的平衡发展对它们两者的发展起决定性作用.而知识经济的资源是无限的,具体资源包括知识、文化、技术、智慧等等,不受任何因素的影响,它们是客观存在的,具有无限循环性.可进行无限的索取和使用.

5实施知识管理的意义

5.1能够提高决策质量和水平

知识管理可以有效、及时地将高校档案相关知识合理配置在相应的环节上,方便决策者快速及时地获取知识,最大程度地保障他们的决策质量和水平.

5.2提高教职人员的工作效率

知识管理的有效实施可以在一定程度上,起提高教职人员工作效率的作用.还要想通过降低人力、资源,来对教职人员的学习效率进行检测,其主要方式是对他们的工作质量进行检测.这主要是一个积累经验的过程.而这些经验都蕴含在高校的档案之中.因此,知识资源管理的进行很有必要,它能有效、准确地将档案中的知识平均分配给岗位上的工作人员,提高他们的工作效率.

5.3能够提高高校的竞争力和水平

知识资源管理,通过将知识应用于工作中,在进行知识创新的同时,实现工作创新.这样的过程对提高高校的办学水平有极大作用,同时也在一定程度上使高校具有一定的核心竞争力.

档案管理知识篇(3)

中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1003-9082(2015)07-0034-01

所谓的知识产权档案是指所有的知识产权的获取以及知识产权的实施和保护过程中所形成的具有一定保存价值的文件材料和经过档案馆整理后所形成的文件集合体,这个集合存在明显的法律效应。随着我国改革开放不断得到深化,我国的知识产权机制逐渐的完善,但是在现阶段我国的知识产权档案管理的重要性认识不足,在管理过程中存在很多急需解决的问题。

一、当前我国知识产权档案管理制度分析

从行政管理途径进行分析,目前我国的知识产权管理机构分为了三个部门,一个是专利管理系统,一个是商标管理系统,还有一个就是著作权管理系统。因此,我们在进行知识产权管理过程中也可以将其划分为三个系统,他们分别对应的是专利的档案管理系统、商标档案管理系统以及著作权档案管理系统。首先,对于专利档案来说是指对记载有专利成果的研制过程以及专利的申请、审批和权利的实施等过程中形成的文件材料,将这些材料整理之后形成一种文件的集合体;其次,商标档案主要涉及到了商标注册、使用和管理活动过程中系列文件进过整理和归档之后所形成的一种文件集合体;最后,著作权档案是作品的创作。著作权的维护和转让过程中所形成的文件资料经过整理和归档之后所形成的文件集合。依据我国已经建立了多层次的商标档案管理系统,国家工商行政管理部门的商标局档案部门负责全国商标档案的工作的管理并接受国家档案形成管理部门和国家工商行政管理部门的监督、指导和负责。而各个地区的工商局商标档案部门主要负责本地区的商标档案管理部门,并接受上级部门的统一监督和指导。同样对于后两种档案管理的也需要采用统一领导,分层管理的模式,最终形成一个多级管理的系统,然后在此的基础上,还要积极的探索和实践,制定统一的管理规范,强化规范化管理,积极的利用现代网络技术和计算机技术,对知识产权档案进行科学的管理,这样才能发挥知识产权档案管理的整体优势,真正实现其应有的社会价值。

二、知识产权档案管理面临的困境分析

1.知识产权档案的文件来源的复杂化和多样化

从知识产权档案形成的过程来看,知识产权档案的材料和文件来源十分的复杂,其来源我们总结起来主要包括了以下几个方面,一个是政府设置的各个行政管理机构以及各种知识产权机构有关知识产权的申请、转让、出版和授予权利等过程中所形成的各种官方的具有法律效力的正式文件,这些文件和材料通常都是有机关的档案管理部门进行整理、登记和保存,而知识产权的当事人和中介也可以拥有类似的文件和材料。还有一个就是由于知识产权的获取和保护过程中涉及到基层各个单位的管理工作,同时也涉及到相关科研人员的创作和研发的过程,所以就会有大量记载知识成果内容以及各种形式的文件和背景材料都广泛的分布各个基层的档案室、资料室和当事人手中。在进行科研或者创作过程中,项目提出到科研成果的出现,这个过程中部分的关键性材料掌握在参与研发的科研人员的手中就会导致文件和关键性材料带有明显的跳槽可能,如果这种现象发生将会给原科研单位造成严重的损失。正因为知识产权文件来源的复杂化和多样化,给知识产权档案管理带来很大的困扰。

2.多样化信息需求带来的困扰

在改革开放不断深入发展的大背景下,我国的知识产权档案管理部门,必须应对来自于各个方面的有关知识产权问题的咨询、检查和服务,也就是需要面临多样化的信息需求。随着人们法律意识的增强以及知识产权保护意识逐渐加强,人们在其知识成果研发和创作过程中越来越重视参阅有关已经取得某项知识产权的档案,避免在研发和创造过程中出现侵权和重复的现象,同时,一旦发生了侵权事件之后,人们也会借助知识产权档案维护自己的合法权益,通过知识产权档案的法律效应作为解决问题的主要凭证,基于这种情况下,我们需要有一套与我国当前知识产权保护机制相适应的知识产权档案管理制度,实现对知识产权档案进行统一的、科学的管理。

三、知识产权档案管理途径分析

1.坚持统一管理原则,建立健全知识产权档案管理制度

统一管理是国家对档案管理的总体要求,知识产权档案管理要服从这一总体要求。各地区、各有关单位的档案管理部门,应将知识产权档案管理纳入本地区、本单位的知识产权管理和档案管理体系,统一规划、同步发展。要逐步建立健全知识产权档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、利用等各项管理制度,明确归档范围,并将归档要求切实纳入相关人员的岗位职责。加强对涉及国家利益、国家民生和国家安全方面知识产权档案的管理。对属于单位和集体所有的知识产权档案,任何个人不得据为己有或分散保管。确定工作需要,暂时不能交本单位档案管理部门集中保管的,应指定专人负责保管,并将档案目录交本单位档案管理部门备案,待工作办理完毕后,及时将档案移交本单位档案管理部门集中保管,切实保证知识产权档案的实体安全和信息安全。

2.做好知识产权形成和保护过程中文件资料的收集与管理

知识产权涉及的领域广,涵盖了专利、商标、版权及特定领域等多个方面,具有类型多样、权利获得及有效期时间跨度大等特点。知识产权文件的收集和管理应该遵循知识产权活动的规律和特点,贯穿于知识产权活动的全过程。针对知识产权档案的直接证据与证据链完整性特点,加强对具有时效性标识和凭证作用的各种载体的附属性资料的收集并进行集中管理,包括专利、商标、版权、植物新品种、集成电路布图设计、地理标志等知识产权在创造、运用、保护和管理等环节形成的有保存价值的文件资料。

3.认真履行指导、监督和检查职能,探索创新知识产权档案管理机制

知识产权活动是一项涉及多个部门的专业性活动,各级档案行政管理部门应主动与本地区知识产权相关管理部门建立协调机制,了解各领域知识产权档案的类型和形成规律,探索创新知识产权档案管理机制和模式,及时总结经验,加强宣传和重点引导。各级知识产权主管部门应与本地区档案行政管理部门积极配合,把知识产权档案管理的具体要求体现在知识产权战略实施的工作中,融入到知识产权宏观管理和开展的各项活动中,纳入到知识产权工作考核指标体系与验收工作中,与知识产权工作同规划、同部署、同考核、同验收、同发展。要配合国家知识产权信息公共服务平台的建设,指导和鼓励有关单位建设符合自身需要的知识产权档案信息资源库,促进知识产权信息资源的保存、整合与共享。各单位档案管理部门应将知识产权档案管理工作融入到知识产权创造、运用、保护、管理和本单位档案工作中,制订本单位知识产权档案管理制度,将责任落实到相关人员的业务活动中,加强对知识产权档案的收集和统一管理。

参考文献

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[4]石海艳,曹丽敏,白静珍.加强县乡机关文件材料的收集[J].兰台世界.2011(05)

档案管理知识篇(4)

学者覃兆刿从“双元价值”的角度分析,认为档案价值分工具价值和信息价值两部分。前者作为一种行为方式,人类的初衷在于它的结构形式所赋予的功能被称为工具价值;后者作为记录或者文献归属的实体,其内容的价值被称为信息价值。工具价值是一种普遍意义的价值,而信息价值是一种个性价值;工具价值是档案的社会属性,信息价值是档案的自然属性。1969年,美国经济学家加尔布雷斯(Galbraith,1969)提出知识资本(intellectual capital)的概念,到了20世纪90年代,管理学界出现了知识管理的提法,在知识管理时代里,档案的工具价值由于技术和理论的发展更加彰显,档案的信息价值也得以更加重视。对档案界一个最意味深长的意义在于:档案知识竞争性加剧,知识共享成为时代追求。

1.1 知识管理下技术和理论的发展更加突出了档案的工具价值。第一,技术发展拓展了档案的处理空间。档案电子化之前,对档案的处理主要是对实物档案的存储,由于实物档案本身重量大,搬运、移挪都很不方便,因此,一些重要的档案都是重保存轻利用。而且即使被利用,开发程度也很低,仅限于复印和翻印。技术的发展带来了知识存储翻天覆地的变化,信息处理设备的普及极大地释放了档案管理的空间,档案的生命周期得到大幅度延伸。电子化的存储方式重新赋予了档案管理新的职能,正如在第十五届国际档案大会上达成的共识一样:档案机构应该在管理和知识中定位,在观念更新和技术革新中起到有意义的带头作用。第二,知识管理理念有助于实现档案知识的共享。知识管理强调学习、共享和组织文化,是通过吸纳组织有效信息和对信息的再开发来实现组织的知识塑造,以达成组织运转更有效的目的。档案是知识的重要组成部分,档案自有的公共性决定了档案知识的共享性,特别是档案电子化的普及为知识积累和知识共享提供了强大的技术支撑,加速了档案知识共享的进程。

1.2 知识管理背景下档案信息价值被更加充分认可。第一,档案知识属性发生改变:由文献走向答案。知识经济时代以前,档案学界普遍认为档案是“知识存贮的一种载体”,并且也已认识到“贮存和传播知识的档案财富,无愧为人类社会进行精神再生产和物质再生产的一种智力资源”。步入知识经济时代,知识已成为重要的战略资源,甚至被认为是“唯一有意义的资源”。档案知识管理不但要为用户提供相关的文献资料,更重要的是要为用户千方百计地提供解决问题的答案(知识)。正如丽贝卡・巴克利所说:“我们不需要更多的文献,我们需要的是更多的答案。 毫无疑问,关注知识服务,是档案管理理论与实践应该探讨的问题,它将是档案专业职能定位的新起点。”第二,电子文档的普及扩大了档案的内涵。电子文档的出现使文件与档案之间的区别极大缩小,客观上使得档案的内涵得到极大扩大,由此也促发了档案界和社会对档案知识属性和知识价值的新思考。英国知识管理大师安妮・布鲁金在《企业记忆――知识管理战略》一书中指出,档案资源在知识管理中的核心地位以及知识管理为档案管理实现跨越式发展提供了前所未有的空间,能否从档案中获取有用的信息和资源已经成为是否具备较高学习能力和信息处理能力的标志,档案不再是堆积在一起的泛黄的故纸,而是闪耀着智慧的资源库。

可以说,在知识管理背景下,档案的使用日益便利和充分,技术发展拓宽了档案的使用空间,而知识管理理论的不断推进使档案知识共享深入人心。正是由于充分认识到档案价值,更多人想从档案中找到想要的问题答案,档案管理者才需要不断供给更加优质的档案知识资源。一旦这种供给跟不上社会的需求,将会陷入一种竞争性索取的状态,这种状态又将放大档案知识的价值,引发更加严重的索取。

2 竞争的本质

从档案“双元价值”的角度分析知识管理时代下的档案价值,档案的工具价值也即档案的社会属性属于档案利用的向度,反映了人们对档案开发利用的程度;而档案的自然属性却反映了知识的本初价值。档案在起源上来说是人类对凭证信息的合目的的控制,这里的“控制”,强调了档案从根本上是一种功能,人们可以借以维护凭证信息的证据力,其表现为有利于显示其凭证价值的资源组织、价值鉴定、保管和利用;“合目的”强调了人类借助档案功能的心理需求以及管理技术上的主观能动性,其表现为鲜明的时代特征;“凭证信息”则是对通常定义中“原始记录”或“原生性”的拓展。

所以,档案的工具价值是档案属性的根本,而在知识管理时代下,我们需要更加放大档案的工具价值,更加充分地开发档案使用价值,这样才会符合档案的时代定位,才能在基于知识竞争的语境下获得更多的知识。而依据对目前存在的档案竞争性问题的分析,显然,我们对档案知识的开发还未到位,档案知识供给并不能满足人们对知识的渴望。故此,我们可以说,对档案知识的竞争性索取,其实质是:档案部门对档案的开发并没有跟得上社会需求,档案知识供给短缺,导致无法实现档案知识共享。

3 缓解竞争,实现档案知识共享的建议

供给和需求是资源的必然逻辑,尤其是当知识成为资本后,对知识的追逐更加强劲。在知识管理背景下,档案使用者或大众需要更多的档案知识,同时日新月异的信息处理技术也便利了档案管理者对档案的开发,可以说,扩大档案知识供给顺应时势,而我们要做到的就是顺势而为。

对于档案知识开发而言,在知识管理时代下,档案管理者们更需要提高自身管理水平,紧跟时代要求,掌握更多的信息技术开发本领,拓宽视野,最大限度开发档案价值,更充足供给档案信息价值,以进一步实现档案知识的共享。

3.1 提高档案管理人员管理水平,契合社会需要。知识管理以前的档案管理重点工作是保管档案,知识管理背景下的档案管理则是更快地从纷繁复杂的档案中开发出有价值的信息和知识,并加以利用和共享。档案管理人员已经转化为知识的提供者和筛选者,成为组织中不可缺少的知识管理者、学习资源提供者。而档案的共享趋势使档案管理者由幕后站到台前,由保管信息到开发信息,这些变化促使档案管理者掌握更多的知识,不仅具备档案专业知识技能,更要掌握档案机构的历史沿革、发展趋势、管理流程、未来动向以及其他组织的发展动态。在对档案的筛选利用中还要求理解社会、经济发展趋势,政府的政策意向和本组织运行发展的关联性,这已经使得档案管理人员成为一个具备发展战略眼光、管理学知识、经济学知识、计算机信息技术、档案学知识的复合型人才。只有这样,才能和社会需求的档案管理人员的素质相契合。

档案管理知识篇(5)

一、传统企业档案管理模式面临的挑战

在市场经济多元化的今天,档案作为重要的信息资源,对企业的发展越来越重要。企业档案不但要记录历史,还要服务现实,企业档案已出现数字化管理新模式。借助档案管理系统提供档案信息的网络检索或浏览。当前进行了档案信息化建设的企业,企业档案工作备受冷落,大多只是实现了简单的档案信息目录网上检索,传统档案管理模式无法适应知识经济发展要求,远没有实现真正的档案信息化,只有转变观念,改革传统档案管理模式,认识进行档案信息化建设的必要性,才能使档案管理工作走出困境,发挥档案应有的作用。

企业档案机构地位低下。企业领导对档案工作认识不足,重视支持不够: 许多国有企业的档案机构与人员被大幅裁减,档案保管基础设施及工作人员的基本工作条件长期得不到改善,档案机构往往成为被首先、重点清理的对象。档案业务经费严重不足,影响正常工作的开展,档案人员的薪酬水平远远低于其他部门工作人员,档案机构在企业组织体系中地位下降,严重挫伤了档案人员的职业自豪感和工作积极性,致使大量管理人才的流失,而且也制约了企业档案工作的开展。

企业档案管理滞后于信息化发展。企业档案管理滞后于信息化发展,许多企业档案机构和人员面对新出现的电子文件,采取回避措施,传统的档案实体管理模式却难以适应信息化发展,固守传统的档案实体管理模式,导致电子文件、档案没有实施管理或管理不当。

企业档案信息缺乏系统管理。伴随着大规模是企业重组和企业合并,由于一些档案材料分散保管于各部门,零散地分布在机构成员手中,无法相互借鉴,没有一个机构来集中统一的管理本业的档案,由于产权关系不明确,导致工作效率低下,工作失误增多。在有的企业中由于管理不严,导致档案材料被盗,如果企业档案部门不进行根本性的变革,企业“记忆”面临着丢失的危险,就难以适应现代企业发展的要求。

二、知识管理与企业档案管理

知识管理是一个新的概念和事物,随着知识经济的发展,知识管理研究也兴起一股热潮,知识管理的对象是知识,管理的目标是运用知识。知识管理是为了有效地提高企业的竞争力,而综合企业内部和的各种信息、知识,并加以识别、收集、科学的加工和充分的运用,并通过建立知识共享机制,鼓励知识创新,实现知识的增值;利用企业所蕴含的集体智慧提高企业的应变和创造能力。在知识管理经营管理模式下,增强企业组织对环境的适应能力,企业的发展不再受到资金和自然资源的限制,知识资源对于当今企业具有举足轻重的作用,知识管理有了强大的生命力和广阔的发展前途。知识管理思想的内涵,可以概括为知识管理是对企业产生的知识进行管理通过获取、存储、学习、传播、共享,运用这些知识服务于企业的各项管理工作才是知识管理的最终目的。在知识经济社会中,知识管理将为企业创新增添动力,要使每个员工都能接触并有效地运用企业的知识,实现将合适的知识在合适的时间给合适的人。可以随时随地地找到最需要的知识,企业经主要依靠知识来赢得竞争的优势,最终实现成本最小,而收益最大。

企业档案在知识管理中的作用。企业档案是企业活动的忠实记录,企业的隐性知识占据了企业知识资源的主体,企业档案忠实的记载了企业员工在从事生产、管理等各项活动过程中的情况,隐性知识是企业知识资源的核心组成部分,而企业档案就认识、经验教训的总结,积累了大量的企业显性知识;企业档案有助于实现企业知识共享,知识共享是通过信息交流、传递实现的。有知识为人们所运用,所掌握,知识才有价值。信息交流、传递的方式主要有两种:语言和书面,书面交流是以文件、档案等形式进行知识的使用和交流。知识应用范围扩大,价值实现也扩大了企业档案帮助保护企业知识产权;企业档案真实地记录了企业进行知识创新活动的时候的过程、内容、结果,是在市场经济和科学技术发展下的必然产物,是企业拥有某一知识产权的法律凭证。档案的凭证作用可以有效地证明知识产权的所有者,当发生知识产权纠纷时,企业档案可以有效地保护知识产权。企业档案可以提供寻找相关领域专家的线索,企业档案为企业员工培训提供教材,当企业组织结构庞大、员工人数众多时,知识管理系统记录了与企业相关的内容,企业外部知识培训使企业员工能迅速融入本企业,学习并遵守公司的各项规章制;企业档案反映企业文化,企业档案形成和产生于企业家和企业员工各种企业活动过程中,知识管理不仅是一项重要的管理活动,更是一种管理理念,企业档案不仅具备知识特征,还是企业一种重要的知识资源,已成为许多企业战略行为和价值观的一部分。

知识管理是企业档案工作创新的方向,知识管理是知识经济时代的要求,知识管理顺应了知识经济时代的要求,知识管理的技术支撑是现代信息技术。在整个社会生产系统中,知识产品的生产居于主导地位,作为知识经济时代的管理模式,其对企业档案工作创新的意义有: 知识管理的根本目是实现知识的价值、提升企业的核心竞争力,知识管理的出发点是知识是企业的战略资源,知识管理的基本活动是知识的积累组织、传递和应用、创新。它可以促使人们重新认识企业档案的价值,促使人们重新视定义企业档案管理工作的目的,促使人们重新思考企业档案管理的基本活动,以促使人们重新考察企业档案管理的技术方法。以知识管理思想指导企业档案工作,企业档案管理从传统的手工操作方式走出来,通过挖掘企业档案的知识价值,采用先进的信息技术,为企业创造价值,提升企业核心竞争力。

知识管理对企业档案管理的要求。知识管理要求拓展和完善企业档案管理职能,强化对档案知识的开发利用,实施档案管理的智能化服务,应将档案管理看成是企业知识管理的重要组成部分,档案人员从档案实体保管员转变为档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者;知识管理要求企业完善和优化馆藏,档案工作者必须投身于电子文件的产生和控制过程中,完善和优化馆藏资源是档案工作的基础和重点,利用档案馆丰富的数字化资源,重要手段则是数字化档案馆的建设,运用先进的信息技术与手段,文档信息数字化工作是数字化档案馆建设的另一主要内容;知识管理要求企业提高档案管理技术,对档案管理来说,更依靠上数据,电子商务等现代信息技术在企业中的应用,档案信息化离不开企业信息化,对档案信息资源的深入开发,必须建立健全适应信息化要求的电子文件形成、流转、处置和监控制度,纳入企业整体信息化建设之中;知识管理要求档案知识实现智能化服务,实现档案知识智能化服务,可以通过企业知识库的构建、知识导航的提供、知识的咨询等手段来实现;知识管理要求档案工作者提高素质,知识管理要求作档案工作者必须提高自身素质,档案知识管理的关键因素是人才,掌握现代企业管理知识,要具备一定的信息分析和处理能力,以此提高档案的管理水平。

三、知识管理背景下构建企业档案管理模式

面对机遇和挑战,档案工作只有主动去适应知识经济的发展、积极为知识经济发展服务,才能促进档案事业的快速发展,发挥档案工作在知识经济时代应有的作用。档案知识是典型的显性知识,符合档案知识管理的规律,因此企业档案实施知识管理是自身的要求;企业档案实施知识管理是现实的要求,通过大家参与达成共识的知识资源优化处理,解决了过去“按档案方法分类,不切实际”的问题,避免了“知识类档案”还按照信息类档案进行处理的错误方式;企业档案实施知识管理是提高企业竞争力的要求,知识管理将以往的档案知识规范化、统一化、创新化。

构建档案知识资源管理模式的目标。管理的思想也在信息化的浪潮中发生了转变,使档案管理有了重大改观。具体目标是使档案知识资源化、信息化,按信息管理方式分类保存,以供搜索和查询,按知识资源结构进行管理,即归类沉淀,对将来的知识型文档,设计、设立标准模板;实现知识资源支持领导决策,要充分了解分析领导或管理决策的事项及过程,设计、设立订阅机制,委托专业人员或专家收集知识或信息资料;知识资源及时支持员工学习。构建相应分类的关联知识资源库,配备相关知识的文件类到关联知识库中,设立员工自学考试内容;知识资源及时支持员工工作,要了解分析各项业务、事务工作,内容及过程,按业务、事务过程环节及环节内作业程序;知识资源管理制度化,用制度的形式确定知识资源管理的组织机构。档案知识资源管理依托网络,用信息来实现,在应用系统中对知识资源分层级设立安全访问权限。

档案知识资源管理模式构建方案包括档案知识资源应用功能系统、资源库委托收集、整理系统、资源库委托收集整理系统、知识资源库管理系统。知识资源管理组织建设方案其组织结构可以设计为知识资源管理团队和知识资源管理中心。建立档案知识资源管理的制度体系,推进和组织建设的要求。档案知识资源管理方案实施步骤要开展进行调查研究,它包括管理制度方面的调查研究、硬件方面的调查研究、技术方面的调查研究、人才方面的调查研究;制定实施目标,明确实施要素,建立保障系统,实施要素是方案的主体部分,需要建立包括档案知识资源管理体制。

企业实施档案知识资源管理的条件。企业实施档案知识资源管理的条件,一定的网络基础设施是实现网络化的前提。技术是档案知识资源管理顺利进行的保证,网络基础设施的建设情况是关系着档案知识管理信息能否在网络上的关键。档案知识资源管理是一项庞大的系统工程,所以资金是否充足也是档案知识管理能否顺利进行得关键因素,此人才问题关系到档案知识资源管理的成败。

因此要转变观念,创新工作方法,推进档案数字化建设,强化队伍建设,提高档案管理人员素质,统筹协作,共同促进档案知识资源管理的发展。

参考文献:

[1]宗培岭.现代企业制度下企业档案工作运行机制研究,中国档案出版社, 2006

[2]曹洪斌.体制、制度、方法——企业档案面临挑战,中国档案,2003,9

[3]徐拥军,王宏.论企业档案在企业粗识管理中的作用,.档案学通.2004,3

[4]马海群.知识管理与企业档案资料的开发利用。档案学研究,档案学研究,2001

[5]李兆明.业档案工作处于困境的原因及对策,北京档案,2005,9

档案管理知识篇(6)

中图分类号:C29 文献标识码:A 文章编号:

随着以信息化为指导的知识经济在全球经济发展中的迅速发展,知识已逐渐成为了企业经营和发展的重要战略资源,知识创新能力的高低也成为了企业综合竞争力的重要标志之一。知识管理作为企业实现显性知识和隐性知识共享的重要途径,目前正以一种新的管理方法和管理思想进入到企业的档案管理当中。在知识经济的背景下,将知识管理运用到企业的档案管理中,不仅能够全面地解决企业档案管理中存在的一些问题,而且也满足了档案管理和使用的需要,以增强档案部门促进企业经营管理的绩效。笔者就知识管理在企业档案管理的运用提出一些见解,以供参考。

1 知识管理在档案信息管理中的应用

档案是在社会实践活动中形成的,“是贮存和传播知识的一种重要形式”。档案本身就

具有知识的属性,其包含了大量的知识。将知识管理应用到企业的档案管理中,就是充分地将档案中的显性知识清楚地表达给档案使用者,而发现档案中的隐性知识,则是有效地将隐性知识向显性知识转化,实现知识的扩散和共享。

1.1 对档案中显性知识的组织和管理

档案信息资源的内容极为广泛,涉及各个方面的知识,只有当这些知识被人们了解掌握后,才能在原有的基础上创新,进行新的探索,从而实现档案的价值。其次,扩大档案信息的传播和共享途径。在知识管理中,对档案信息分析的目的并不仅仅是为了保管收藏,而更强调“关注档案的情报价值、现实价值与利用价值”,如何更好地利用其价值,并进一步推动知识创新,它预示着档案工作者的理念从“重藏轻用”到“以用户为中心”的转变。主动向用户提供利用,前提是找到切实可行的提供利用的途径和方式,这就要求档案工作者凭借自己的智慧,借助知识管理的技术手段实现档案信息的广泛传播和共享。举办档案展览、编研出版档案史料、利用网络传播档案信息、为利用者提供档案凭证等都是行之有效的利用途径。

1.2 对档案隐性知识的组织和管理

隐性知识是建立在个人经验基础之上并涉及各种无形因素,如个人信念、观点、理解、直觉、预感和价值观等方面难以公式化和明晰化的知识。档案所具有的隐性知识,主要指不被用户所知的档案形成背景信息、档案内容包含的未表述清晰需要人们挖掘的隐性信息。隐性知识难以用语言表达且传播起来十分困难,所以对档案中隐性知识的组织和管理,最主要的是把隐性知识转化为显性知识,以此实现档案隐性知识的交流与共享。举例来说,一张照片档案在一般人看来也许就是一张照片,其所包含的隐性知识就需要档案工作者挖掘,即要能清楚解释照片档案的背景信息、展现的重点内容及其可能蕴含的潜在价值。档案的隐性知识也需要档案利用者发掘,如历史学家在查阅档案时凭借已有的知识和经验,可能发现档案信息中所蕴含的历史规律,他把这种隐性知识表达出来就使其转化成了显性知识。

2 知识管理在档案实体管理中的应用

以知识管理为出发点可以促使人们重新认识档案的价值:档案作为一种重要的知识载体,应该是重要的战略资源,而不仅仅是简单的“历史记录”、“资料”或“凭证”。档案的实体管理不能只重视档案的收集、整理和保管,而更应该重视档案的开发和利用;档案管理应该从关注对档案实体的管理转移到关注档案所存储的信息、所蕴含的知识的管理;档案管理必须抛弃传统的手工操作方式,而采用先进的信息技术。在这一理念的指导下,把知识管理应用到档案实体管理的流程中,使其更加有利于实现档案信息的开发利用,就需要对现有的档案实体管理模式进行调整和完善。

2.1 档案管理流程中的知识管理

(1)扩大档案的收集范围。丰富多元的档案馆藏是实施知识管理的基础。在现有馆藏中,文书档案占据了馆藏档案的主体,随着电子政务、电子商务的发展,电子文件的收集也越来越受到重视;除此之外,还要注重收集私人档案、实物档案、口述档案等多种形式的档案以及与档案相关的资料。

(2)宏观鉴定理论和直接鉴定法结合鉴定档案。在馆藏数量急速增长的情况下,把不同类型的所有档案按照传统的直接鉴定法组织鉴定,工作量极大,显然困难重重。宏观鉴定理论采用宏观的、系统的、超前的鉴定标准与方法,可以对数量庞大的文件进行“批处理”式的鉴定,极大地提高鉴定工作的效率,大量剔除没有价值或价值很低的文件,减少信息污染的程度。对普通档案可用宏观鉴定方法,对特殊档案则用直接鉴定法,两种鉴定方法的结合,既能保证馆藏档案的质量,又能保证鉴定工作的效率,方便以后的保管和开发利用。

(3)以知识单元为基础整理档案。在知识管理中,档案的整理更倾向于以档案所蕴含的信息、知识为标准,进行分类整理。知识组织是以知识单元为加工单位的,而知识单元是经过专家精心评价、筛选、提取和测试之后获得的“浓缩”的知识。对于数字化档案信息和电子文件的整理来说,由于计算机存储技术、数据库技术和搜索引擎的应用,采用以知识单元为基础的知识组织方式更能满足用户需要,这也是当前知识组织的主流和方向。知识单元具有不确定性,我们可以根据不同的信息需求制定多种分类方案。

(4)资源合理配置的档案保管。实现档案“藏”和“用”的平衡,是把知识管理应用于档案管理的目标之一。尽量长久地保存有价值的档案和保存档案的效益之间需要一个平衡点,怎样以更经济的方法实现档案的长久保管是档案保管中需要解决的实际问题。在知识管理中,可以运用已有的经验和现代分配理论合理分配有限的资源,争取实现档案保管效益的最大化。

(5)以用户为中心的知识服务。“以用户为中心”不只是一句口号,它应该贯穿于档案实体管理的全过程中,并最终由档案利用者的评价来体现;提供知识服务是更高层次的档案利用方式,它强调的是档案馆是否提供了利用者需要的信息,这些信息能否解决利用者的问题。为了实现这一目标,一方面,要深入挖掘档案信息中的显性知识和隐性知识,丰富档案知识的检索途径,使用户能够获取信息;另一方面,还要收集和分析档案利用者的相关信息,为知识服务提供导向性、针对性依据,为用户提供创造新知识的可能性。

2.2 档案实体管理中对知识管理技术的应用

现代信息技术是知识管理技术产生的基础,因此可以把知识管理技术理解为以计算机技术为核心的现代信息技术集合。在信息技术无孔不入的时代,档案管理也受其影响,特别是纸质档案的数字化、电子文件、多媒体档案的产生和管理,都是以信息技术为支撑的,对这些档案的管理必然离不开信息技术的应用。可见,对档案实体管理流程的调整和完善中,对知识管理技术的应用不可或缺:知识管理技术中的数据库技术、分布式管理技术、网络技术、人工智能技术等能够使档案知识的获取、分类、存储、检索、传递、共享、更新变得更加容易。

3 知识管理在档案机构管理中的应用

这里所说的档案机构,既包括各级各类档案馆、档案室、文件管理中心、档案中介机构以及档案信息中心等实体机构,也包括数字档案馆、档案网络联盟等虚拟机构。把知识管理(尤其是知识组织管理)应用到档案机构管理中,目的是实现机构高效运转、资源配置合理,有利于对档案信息资源实施知识管理。档案机构如何在自身的管理中运用知识管理,可以学习较为成熟的企业知识管理的经验,就是通过在所有部门和组织的管理流程中逐步引入知识管理方法,提高档案机构的运作效率。

3.1 把知识服务的理念融入组织文化

组织文化对组织成员有着突出的导向、凝聚、激励和约束作用,会外化表现在组织成员的活动中。把知识服务的理念融入组织文化,就是要在档案机构中形成一种崇尚知识、倡导学习、创新服务的理念。档案机构应鼓励员工提高工作能力,加强专业知识学习,并愿意把自己的知识贡献给机构其他成员和档案利用者,实现知识共享。

3.2 以知识共享为目标广泛开展合作

对于档案馆、档案中介机构这样的独立机构来说,要加强各部门之间的交流与沟通,培养大家的合作意识,分享知识管理中的经验,提高服务质量:对于档案室档案信息中心等一些组织的内部子机构来说,其服务对象相对固定,即组织内部人员,他们所追求的知识共享更倾向于提供档案信息服务,以满足本组织对档案信息的需求,支持组织正常运转。

这里的广泛合作还有更深一层的意思,即档案机构之间的知识共享和合作。一个机构的档案信息资源是有限的,为了更好地服务用户,应该开展机构间的合作甚至是联合,扩大知识共享范围。

3.3 以技术为支撑的管理模式

现代信息技术不仅在档案实体管理中发挥着重要作用,在档案机构的管理中也是如此。无论是实体档案机构还是虚拟档案机构,信息技术都是其实施知识管理必不可少的基本条件(尤其是对于数字档案馆和档案网络联盟本身就是依仗着计算机技术和网络技术的发展才出现的新生事物来说,信息技术甚至是其生存之本)。举例来说,办公自动化系统在档案机构的应用,可以提高其工作效率,节省资源消耗;知识管理系统能对海量数据进行存储和提供利用,为实现知识共享提供了技术支持。同时,也使档案机构更具知识创新能力。

4 结语

在知识经济的时代,如何将知识管理充分运用到企业档案管理当中是企业管理人员急需解决的任务。因此,企业档案管理人员需要树立起知识共享、互利互惠的文化氛围,通过档案信息资源的共享,大量发掘出档案信息的知识价值,并开展多种形式的档案利用服务,以提高企业档案管理的效能。

档案管理知识篇(7)

摘 要:随着社会的飞速发展,高校成为社会人才的主要输出地.高校的发展影响着社会的发展,随着高校改革的推进,对高校的内部的管理十分的必要,档案管理包含于其中.本文分析了高校在档案管理的过程中存在的漏洞,并根据知识管理采取有效的应对措施.

关键词 :知识管理;高校;档案管理

中图分类号:G270文献标识码:A文章编号:1673-260X(2015)02-0133-02

我国档案管理的发展历程,最初为实体档案管理,只要是通过以文件的形式进行档案的记录,进而进行整理、归档和保存;其次是信息档案的管理,主要运用现代计算机技术,将档案进行数字化管理;知识管理主要是将档案、档案管理人员、用户进行统一的管理,不仅节约人力和物力,其效果十分的显著.目前我国许多高校主要运用前两种管理模式,效果不佳,跟不上高校的发展需求.高校也在积极的寻找提高档案管理的方法,知识管理的出现,解决了这一难题.知识管理主要是通过建立一个从量化向质化转变的知识系统,把组织里的所有知识进行循环运用进而知识的再生,不断的积累,不断的再生成.随着社会经济的飞速发展,信息技术的快速传播,人们对知识的需求量增大,要求高校根据本校的情况对档案管理进行一定的改进,是档案管理能够满足广大师生及社会人员对知识的需求.高校的档案管理从传统的管理向知识管理转变,是高校发展的需要,也是社会发展的必然要求.

1 知识管理的概述

1.1 知识管理的定义

知识管理是一种灵活的管理模式,将知识和人合理的融合在一起,知识丰富人的世界,人丰富知识的内涵.知识管理是一个新锐的管理理念,不同于一般的管理,知识管理主要运用以西结的管理手段,创造出新的知识,达到知识的升华.

1.2 档案知识管理的概念

档案的知识管理就是在对档案的管理当中引用知识管理的相关理论,在原有档案实体和信息管理基础上,注重对档案系统内外的知识流的构筑与管理,建立以档案利用者满意为中心的档案知识服务体系[1].档案的工作人员在工作当中的重心也有所转变,从原来的实体保管者转变为知识的提供人员.把数据库变成知识库,把传递数据变成知识的传递.

1.3 高校档案管理引用知识管理理论的重要性

高校的档案管理中,引用知识管理对高校而言,是一种新的突破.首先,高校档案知识管理,可以使档案的管理范围从小变大.实体管理注重的是历史资料的整理和保存,把档案和其他资开,极大地限制了知识的发展和延伸.运用知识管理,扩大档案信息量,构造出一个丰富的知识库.其次,通过知识管理可以提高档案的内涵和其使用价值.实体管理和信息管理注重管理而忽视利用,档案馆只能提供一般性的知识服务,工作效率低.引用知识管理之后,可以利用知识管理中的先进管理手段,为用户提供更加全面的服务,从而提高知识的价值和促进人才的培养.

2 当前高校档案管理的现状

2.1 信息载体繁多

随着信息技术的发展,高校运用先进的信息技术进行档案管理,档案的载体有很多种,除了数字化的信息档案,还是纸质版的文档.在进行管理的过程中,如不能及时的整理,极易造成资料的丢失.文档载体的繁多成为高校在进行档案管理当中需要解决的一个难题.高校在对档案的管理进行多次的尝试,加大了人力和物力的投入,仍不能解决问题.

2.2 服务效率低

高校的档案的服务对象一般为学校的领导和高层,为教职工和学生提供的服务不多,这不利于校务的建设.目前很多高校的档案管理主要依赖于人工查档,工作效率低,如若遇到数量较大的查询,服务质量较低.因此,高校的档案只能为学校的领导和高层所服务.此外,高校的档案管理仅仅停留在初级的存档、归档,未能对档案进行进一步的开发和利用,导致在查档时只能查到原始的资料,档案的利用率低.

2.3 管理意识弱

目前,很多高校在进行档案的管理,多为材料的简单整理和归档,有时由于人手不足、资料过多而造成不能及时的将资料进行合理的归档,造成材料的积压而导致丢失.档案管理工作未能得到应有的重视.随着高校校务的信息化和自动化的应用,档案管理的工作人员必须在思想上和技术上有所跟进,把档案资料当中的电子资料和多媒体资料进行合理的归档.然而很多档案未能按照高校的档案管理制度进行相应的归档.高校的档案制度为了与时俱进,有些高校仍沿用旧的档案管理制度,管理制度漏洞百出,造成重要资料的丢失.

3 高校档案应用知识管理的重要性

3.1 扩大和加深档案管理

高校在对档案进行管理的过程中,不但要注重已有的资料的一般管理,还要对其进行进一步的整理,其中,可以运用知识管理.知识管理要求将包括文件、档案在内的一切载体形态的知识纳入管理范围,并将不同载体形态的知识进行整合与集成,建构一个整体的知识资源体系[2].

3.2 提高服务水平

高校在进行管理的过程当中,要严格遵循知识管理的有关要求,对学校的档案信息进行整理,去除糟粕,留下精华.并且深入挖掘当中有价值的信息,进行有效的重组,丰富知识的内涵,提高档案信息服务的水平.

4 知识管理高校的档案

知识管理是高校进行档案管理的一种必然趋势,推动我国高校档案管理的发展,有利于向高校的师生传递更多有用的知识.档案管理的创新是当前高校必须注重的工作,只有如此,才能提高高校档案管理的水平,从而提高高校的管理水平.

4.1 知识的合理获取

高校档案知识管理的起点是知识获取,无论是对档案的内部还是外部,必须不断的收纳新的知识和更新旧的知识,才能真正的提高知识管理的成效.所获取的知识一般有两种状态:显性和隐性.显性知识主要包括各类公文、各类有关教育教学的法律法规、教师的个人信息等均以各种形式纳入档案当中.隐性知识需要通过观察、沟通、模仿等方式,掌握教职工的隐性知识,比如思维模式和特殊技巧,从而把这些隐性知识以记录下来并加以保存,使隐性知识显性化.高校的档案知识管理,显性知识和隐性知识都要重视.要重视教职工的隐性知识的获取,在学校的组织当中,教师是中心,对学校的组织有着重要的影响.所以学校可以通过开展各类研讨会等方式获得教师身上的隐性知识.

4.2 知识的合理共享

知识共享是知识管理当中的重要组成部分,知识共享首先要把内部的知识进行积累和整理之后,以管理工作为传输管道,那知识传输给每一个档案管理人员,最后将知识传输到整个学校组织当中,最终完成外部信息的整理工作.当前许多高校的档案在管理当中严重缺乏沟通,不同的档案管理部门都建有本部门的数据库办公软件,各自独立运行,信息得不到有效传递.所以,高校要对档案馆进行重组管理,营造良好的管理氛围,让档案的各个部门进行良好的交流与合作,传递新的知识和信息,丰富组织知识,有利于知识的共享.知识管理的最终目的在于知识服务,如果高校能够知识管理的信息系统,将学校的各个部门的创新成果进行共享,丰富组织知识和增加知识的价值.

4.3 知识的合理储存

高校档案管理就是对相关信息和材料的整理被保存,对于所保留的资料的选择和保存时间的长短,需要档案的管理部门对资料进行详细的分析和研究从而得出结论.建立标准化的知识存储是知识管理的重要特点.例如,将教师观摩的经过以视频的形式保存下来,并将其整理纳入档案当中,为将来的教师培训提供材料,拓展学校教学的途径.

4.4 知识的合理利用

知识来之不易,为了能够充分发挥知识的作用,档案馆内的知识要运用各种方法把档案内的知识进行有效的发挥,提高高校档案在高校发展过程中的作用,有利于高校在管理方面的开拓创新.高校作为知识的集中营,高校的师生都希望可以获取更多的知识并掌握.所以,高校的档案馆要向师生开放,热情为师生服务,提高档案馆知识的利用效率.同时,在交流当中,档案馆的工作人员可以从中获得新的知识,并且将之纳入档案当中,进行科学的分类和整理,形成新的档案知识.

知识管理的最终目的在于知识服务,如果高校能够知识管理的信息系统,将学校的各个部门的创新成果进行共享,丰富组织知识和增加知识的价值.

4.5 提高档案工作人员的素质,创新服务方式

高校的档案知识管理,最主要的目的是为了提供更加良好的服务.为了使档案的服务质量更进一步,档案馆不仅要加强其服务系统的建设还要大力提升档案管理人员的管理水平[3].档案工作人员是档案管理的重要组成部分,其决定了高校档案管理的水平以及利用的效率.所以,提高档案工作人员的整体素质非常的重要,对管理团队进行重新整合,加强培训,让档案管理人员进行学习和思考,并且从中学习新的知识,加强隐性知识的创造能力,并且能够熟练的使用信息技术进行高效的管理,从而提高档案管理的工作效率.

高校要建立相应的奖励机制,把档案工作人员的绩效和知识管理运用的熟练程度与其个人的福利、职务的晋升以及评职相联系,调动档案人员的工作积极性和主动性,激发他们的事业心和责任心.

4.6 建立相对应的评估机制

建立相对应的评估机制,是高校在运用知识管理档案过程中需要重视的环节.高校运用知识管理主要是为了能够提高档案的利用水平,从而造福全校师生乃至整个社会,所以必须要建立相对应的评估机制来提高知识管理的水平.评估主体应该是使用该资源的所有人员,评估体系力争全面、客观、公正,并在实践中不断改进,以适应新形势和新需求[4].建立适用于档案管理的相关评估机制,从而提高高校的档案管理水平.

5 结束语

如今的知识经济时代,只有创新才不被社会所淘汰,才能在激烈的竞争当中站稳脚跟.传统的高校档案管理已经不能满足当前高校发展的要求,对档案的管理已不再局限于档案的凭证和参考的价值,更多的是要发挥档案的组织知识创造利用等方面的价值,并且利用档案里的知识再进行重组,创造出新的知识.

高校的档案管理要改变过去的管理方式,运用知识管理,提高高校的档案管理的效率和质量.从根本推进我国高校档案管理工作的发展.

参考文献:

〔1〕杨菊洪.基于知识管理的高校档案管理研究[J].科技情报开发与经济,2011(01):145-147.

档案管理知识篇(8)

进入21世纪,知识作为推动社会进步和经济发展的核心力量,在社会众多领域发挥着越来越大的作用。而知识管理作为知识经济发展的一种全新管理,它越来越成为众多企事业单位为适应新时期要求和保持核心竞争力的重要选择。人们重视知识、追求知识、视知识为财富。而档案信息资源中蕴含着丰富的知识,档案信息资源已成为促进社会进步的重要力量,这已经引起了人们高度的重视。档案管理作为信息资源管理的重要组成部分,面对知识管理带来的机遇和挑战,正逐步从传统管理模式向知识管理模式演变。那么知识管理对传统档案管理模式到底带来了哪些影响,面向知识管理的企业档案管理模式应采取哪些措施和变革,不断向前发展,是本文试图要探讨的问题。

1知识管理是全新的管理理念

知识管理是一种理念,目前知识管理的定义为狭义和广义两种,狭义的知识管理主要是针对知识本身的管理,广义的知识管理不仅包括对知识本身的管理,还包括对与知识有关的各种资源和无形资产的管理,涉及知识组织、知识设施、知识资产、知识人员等全方位、全过程的管理。这里提到的档案工作中的知识管理,是一种符合新时期企事业单位档案馆发展的全新管理理念,即将知识管理理论与档案工作实际相结合的管理思想和方法。其目的就是要通过对档案信息资源静态的显性知识和人们在科研生产过程中大脑所形成的隐性知识进行收集、筛选、分类、整理与编研,并在动态知识库体系中进行存储、传播和应用,为利用者提供最有效的知识共享平台,为单位创造出更大的经济效益。

2知识管理与档案管理的关系

档案管理是一项历史悠久的管理活动,从古代到现代,档案管理经历了漫长的道路,经过了实体管理、信息管理和知识管理等三个阶段的发展演变过程。第一阶段档案实体管理主要是对在科研生产实践活动中所产生的原始实体状态档案资料进行的管理工作,主要包括档案文件材料的收集、分类、整理、鉴定、保管、编研及存储等内容。档案管理的第二阶段就是信息管理阶段,就是利用现代信息网络系统技术手段实现馆藏档案数字化管理、电子文档一体化管理、信息利用网络化管理,是一种比较先进的管理方式。档案管理第三阶段也就是知识管理阶段,其实质是针对社会对信息的需求进行分析研究,能够在最需要的时间将最需要的知识传递给最需要的人,以便帮助人们获取有效的信息知识,并将其获得的信息知识服务于科技活动中,从而达到为社会创造出更大经济效益的目的。知识管理本质上就是人们在知识经济时代,对知识创新的需求而发展起来的一种新型的管理模式,知识管理的主要组成元素是数据、信息、知识、人和共享。人是知识活动的主体,将显性知识和人头脑中的隐形知识结合起来,相互转换,发挥人的潜能,创新服务方式,利用网络信息服务平台,快捷、迅速地把信息知识传递给需要利用的人,从而达到知识共享。档案是一种信息的载体,离开了这种载体,知识的获取、创造、储存及传递都将无法继续。知识管理不仅是对知识载体、知识信息、知识实践活动的管理,同时也是对档案工作的管理,对显性知识的管理和档案人员头脑中隐性知识的管理。这些管理已经突破了传统的管理理念和范围。由此可知,知识管理与档案管理有着内在的联系,密不可分。但同时,知识管理又是对传统档案管理的创新与发展。

3知识管理对传统档案管理的影响

3.1知识管理使传统档案管理的职能发生变化

知识管理作为一种新的思维方法,对传统档案管理职能产生了很大的影响,使过去重视档案实体保管转变为注重档案信息知识的管理,使过去注重查据凭证的功能转变为对信息知识的开发利用,把注重文档归档管理变为主动参与,把对档案控制管理变为知识提供资源的共享,把过去传统的借阅方式转变为智能化服务。这样一来,传统档案管理职能发生了深刻变化,原来档案部门的档案保管员转变为信息知识的开发者,成为知识的管理者、提供者及决策咨询者。

3.2知识管理改变了传统档案管理的业务流程

在传统的档案管理中,档案管理工作对现行文件管理和归档后的文件管理有着一条明显界限。而知识管理是在知识经济时代产生的一种新型的管理模式,会导致企业生产管理活动的过程发生变化,必然会引起企业业务流程再造。把知识管理应用到档案管理工作中,档案管理者就会依据文件生命周期理论,把文件档案看作一个不可分割的文件连续体,实现文件档案一体化管理,对档案业务流程重新梳理,对文件生命周期的全过程重新设计。因此,知识管理可以引起传统档案管理业务流程的改变。

3.3知识管理丰富了传统档案信息资源的种类

在传统的档案管理中,档案管理主要是进行档案收集、整理、鉴定、保管、统计以及提供利用等管理工作。档案管理工作更多地注重档案保管控制,档案的利用率很低。而知识管理要求信息知识共享,这就要求档案部门必须构建多样化特色的知识库。档案部门应借助知识管理的理念,通过对档案信息资源的二次开发,形成多种特色的档案信息资源,使档案信息资源多样化,以满足社会各类人员对档案知识的需求。

3.4知识管理促进了档案管理人员素质的提高

知识管理不仅对企业档案管理提出了更高的要求,而且对档案管理人员的工作水平也提出了更高的要求。应用知识管理到档案管理工作中,必然会要求档案人员不仅要具备档案专业知识和技能,还要具备多方面的素质,比如:广博的知识结构、创造性的思维能力,特别是现代信息技术操作能力,信息获取、信息分析和信息加工处理能力等,只有这样才能胜任新时期的档案管理工作,才能做好档案工作中的知识管理。

4应用知识管理进行档案管理创新的必要性

有创新才会有发展,有发展才会有进步。知识管理作为知识经济发展的一种全新管理,它越来越成为各企事业档案部门适应时代要求、自我发展和保持核心竞争力的重要选择。

4.1时展的需要

众所周知,档案部门经历了从传统管理到科学管理和信息化管理漫长的历史轨迹。馆藏档案的载体也由原来单一的纸质载体发展到电子、网络等多种载体形式,而服务方式也从传统单一的服务形式向网络信息服务、电子阅览、多媒体和数据库等多种服务形式发展,所有这一切都使档案的管理模式发生了根本性的变化。随着网络的快速发展和知识经济的到来,人类知识产量空前浩繁,获取知识的途径更加便捷,但是面对知识冗余、知识泛滥的情况,人们缺乏获得有效知识的能力。在这种情况下,档案部门引入知识管理理论和管理模式,最大限度获取、挖掘、利用和传播档案知识,满足利用者的需求,凸显了时展的需要。

4.2自身发展的需要

档案部门是信息管理的组织机构,其服务宗旨是满足利用者对各种档案信息资源的需求。而知识分为显性知识和隐性知识,档案知识管理也是对显性知识和隐形知识的管理,其实质相应表现为对档案信息资源实体的管理和对人的大脑智力资源的管理,盘活资源,进行组合,使其得到充分利用。于此同时,人们的管理思维、管理设施、操作手段等都有了不同程度的发展和转变,这一切正好说明了,档案管理自身的发展起了质的变化。

4.3档案服务功能的需要

不管是传统档案馆还是数字档案馆,服务是其不变的宗旨,也是其永恒的主题。档案部门实施知识管理就是创新服务方式,更好地满足利用者的需求。将知识管理应用于档案管理创新中,档案部门就可将核心竞争力定位于知识服务,以利用者的需求为调节手段,以知识为本、以服务为核心,在档案管理的服务观念、服务手段、服务形式等各方面进行拓展和深化,不断创新档案服务功能,提高档案知识服务的质量。

5应用知识管理推进档案管理创新的策略

如何应用知识管理推进档案管理工作的可持续发展,笔者认为可通过管理组织创新、制度创新、技术创新、管理文化创新及优化人力资源等策略来实现,在思路、途径和方法上不断创新、不断探索,这样知识管理就能应用到档案管理工作中,就能保持档案事业的可持续发展。

5.1开展管理组织创新,构建知识管理行政管理体系

构建知识管理行政管理体系,这是档案管理组织结构的变革和创新。按照知识管理的理念,现代档案馆必须再设计和变革组织结构,建立新的知识管理行政管理体系,创建一个能促进学习、积累知识和知识共享的良好氛围和环境,减少管理层次,便于相互沟通交流,为知识创新扫除障碍,拉近领导和员工之间的距离,调动和发挥员工的积极性,以便利于提高工作效率,为企业创造更大的经济效益。

5.2开展制度创新,不断完善知识管理职能

知识管理就是要做好知识积累、传播、共享,但是要做好这些工作,必须要有严格的制度作保障。首先,要建立知识管理运作机制,这主要是包括知识管理投入机制、系统建设管理、知识交流机制、知识制度等内容,这是为了确保知识管理和传播的各项措施到位。其次,要建立知识管理的绩效机制,绩效机制的主要功能是要对个人和单位的管理成果进行审查和评定,以便总结经验,顺利推进知识管理工作向前发展。再次,要建立知识管理激励机制,包括对知识薪酬、支付制度、知识培训制度和知识淘汰制度等的编制。

5.3开展技术创新,搭建知识管理信息平台

要想成功地在企业档案工作中进行知识管理,就必须要构建一套完整有效的知识管理信息系统,才能将海量的数据存储和呈现,才能让知识共享,方便人们快速查询和利用,从而提高档案业务水平和工作效率。首先,搭建知识整合平台,把馆藏档案、文件、业务流程、网络信息、办公信息以及档案外部获得的信息和知识进行集中,然后进过优化筛选、分类、编研、创新、整合,最后以恰当合理的形式集成存储,形成各种主题的知识库,以便提供服务。其次,搭建知识转换平台,建立知识管理系统,发挥人的潜能,促进隐性知识和显性知识相互转换,在转换中创造新的知识,并将经过实践验证的有价值的知识存储起来,以便应用。第三,搭建知识传播平台。知识管理的本质是知识共享,利用现代化信息技术,采用多样化传播方式,把知识和信息传递给所需要的人,从而实现知识共享。

5.4优化人力资源,建立高素质的人才队伍

为了做好档案管理中的知识管理,就需要有一支素质高、能力强、结构合理的专业队伍。由于传统管理模式的影响,长期以来形成了档案管理人员素质偏低、人才结构不合理、真正懂得知识管理的人比较短缺的现象。因此,要做好知识管理工作,就必须加强对人才的培养,以保障档案知识管理工作的顺利开展和推进。综上所述,在知识经济的大环境下,档案部门应该顺应这种潮流,积极探索,不断创新,深化和拓展知识管理在档案管理工作的应用,最大限度挖掘出档案信息资源的潜在价值,为社会创造出更大的物质财富和精神财富。

作者:姚文 单位:中航工业第一飞机设计研究院十二所

主要参考文献:

档案管理知识篇(9)

档案管理是一个部门或一个单位管理工作的重要组成部分,其主体是对部门或单位的一切人事档案、制度档案、活动档案等档案材料进行管理,而就其外延来说又可以分为广义和狭义两种区别。广义的档案管理就是对档案材料的日常养护、保管、利用和输出等,狭义的档案管理则主要指对档案材料的保管。从现实来看,档案管理与知识管理的概念一旧一新,但都是当前社会管理工作中的重要环节与思路,在知识经济时代背景下二者能够而且应该产生互动交流的火花,促进知识管理与档案管理的和谐互动发展。从知识管理的发展历程可以看出,自1986年世界劳工大会正式提出这一概念后,世界范围内发达国家对于知识管理的研究就始终处于快速发展阶段,而不同知识背景下的学者对于知识管理的定义也不尽相同。综合来看,笔者认为,知识管理就是要对知识资源进行有组织、有系统地管理和利用,从而推动知识的作用发挥。

一、管理学视域中档案管理与知识管理的异同

(一)档案管理与知识管理的差异性

档案管理以保存、管理、查阅、调动等为主要工作环节,其工作重心是利用管理规范和技术手段确保档案的真实性。因此在档案管理工作中,规范化、制度化和程序化是关键特征,而在当前社会发展进程中推动档案管理的现代化还要不断提升档案管理信息化程度。对于知识管理来说,除了档案管理的题中之义外,还需要对档案信息的隐形管理,相比于强调规范化和制度化的档案管理工作来说,知识管理需要更强的创新性和实用性,更加重视发挥知识的社会价值和应用价值,通过知识管理来创造更多的社会生产力。

(二)档案管理与知识管理的相似性

从管理对象、流程、目的、技术等四个方面来看,档案管理与知识管理具备很大程度上的相似性,这种相似性是确保二者能够产生互动关系的基础。首先,档案管理与知识管理在管理对象方面存在相似性,二者均需处理由文字、图像等构成的信息文件,这就从根本上决定了探究二者关系的可操作性。其次,二者有着较为一致的管理目标。从档案管理和知识管理的流程来看,二者都需要经历产生-整理-存储-利用等四个主要阶段,档案管理就是要把档案文件由具体档案产生部门接收到档案管理部门,按照档案管理体例进行分类整理,同时对于不同价值和不同管理年限的档案分门别类进行鉴定而后存储,在此基础上根据相关单位和个人的需要依照一定程度对档案进行提取利用。知识管理的过程也是大同小异,一般来说也是从知识的产生阶段开始,对于不同的知识类型进行分类管理,依据相关需要进行知识利用与评价。最后,二者的管理技术也存在着相似之处,信息化时代给档案管理和知识管理工作都带来了技术上的大规模革新,信息化时代要求档案管理和信息管理都要朝着信息化、电子化的方向发展,利用电子信息技术对档案信息和知识信息进行数据处理,建立数据库,从而减少管理过程中的资源浪费,提高管理效率。

二、档案管理与知识管理的互动关系

根据档案管理和知识管理之间存在的异同,能够在信息化背景下调动二者的互动发展,从而促进档案管理和信息管理的共同进步。

(一)知识管理扩大档案管理的范畴

对于档案管理来说,传统的管理方法和管理模式在信息化背景下出现了一定的局限性,通过信息管理的介入能够有效扩大档案管理的范畴,提升档案管理的效率。档案管理局限于档案、文件和情报之间的差别,由于不同档案之间的权限差别,在现实利用方面存在一定困难。知识管理能够将包括档案、文件在内的档案管理内容纳入到管理范畴中,通过对管理内容的有效处理构建一个更为完备的档案管理知识体系,这种扩大了的知识体系能够为档案管理提供一个不断被开拓的管理空间。同时,知识管理能够有效推动档案管理的现实利用,提升档案管理的实用性价值。以企业档案为例,在传统的档案管理范畴中,企业档案管理服务基本维持在档案的保管和调动等最为表层的方面,实现档案管理与知识管理的结合,能够促进档案管理的更好利用,更为有效地发挥档案管理在企业人事管理中的作用。

(二)档案管理为知识管理提供制度规范

相比于已经开展相对成熟,体系相对完备的档案管理工作而言,知识管理仍然停留在较为表面和较为基础的层面上,尚未形成行之有效的管理制度和管理规范,而档案管理恰恰能够为这一工作提供有效帮助。首先,档案管理工作能够有效促进知识管理的沉淀与积累,在企业知识管理过程中,对于隐藏性的价值较高的知识往往都存在于企业员工的个人大脑中,利用档案管理能够将员工大脑中的知识信息通过文字形式落实下来,形成较为容易管理的知识档案,这样既能够促进知识的积累与沉淀,又能够解决档案管理深度不足的问题。另一方面,档案管理能够为知识管理工作提供交流和传播的平台,在知识传播过程中,语言和文字是最为关键的两种形式,档案管理能够将语言交流的口语化变得更为简洁、高效,使得语言交流超越时间和空间的限制,在档案管理过程中提供知识的交流途径,为知识传播提供一个更为持久、可靠的平台。综上所述,重视档案管理与知识管理之间的互动关系及同异之处,并且充分发挥二者的和谐互动属性能够有效推动二者的共同发展进步。

作者:胡瀛滢 单位:吉林省体育运动学校

参考文献:

档案管理知识篇(10)

21世纪的人类社会正在全面朝着知识时代迈进,知识作为一种具有无限挖掘潜在价值的宝贵资源,对于各行各业的发展都起着决定性的作用。而档案是一种蕴含着大量知识的文献,这已经成为包括档案界在内的整个文献界比较普遍的共识,并且得到了社会的广泛认同。处于知识经济和知识管理的浪潮中,档案工作者必须对知识管理理论有清晰、明确的认识,将这种全新的管理理念与管理方法融入自己的工作领域,在知识经济时代提升自身工作的价值,为社会的发展发挥更大作用。

一、档案信息管理与知识管理融合的必要性

计算机技术的发展,为我们的档案信息管理提供了一次新的发展契机,互联网以它独有的魅力展现了一个动态的世界。这个世界是一个非线性的、动态性的、过程性的、互补性的世界。它改变了静止的、僵化不变的信息存在方式,代之以动态的、多方位、多层次的信息集散地。人们在这样的背景中无法被动的接受,只能是在“激活”这些“背景知识”的过程中,形成自己的新见解。档案人员在这样的信息网络环境中,为适应知识管理的需要,必须率先实现由静态的保管信息状态到成为动态知识元的过渡,即实现档案信息知识化。

1、知识管理是适应知识经济发展要求的必然选择

“知识管理”原是基于企业对知识创新需要而发展起来的一种管理活动或者说是管理体制。在知识经济时代,知识因素参与经济活动的程度越来越高,在以提高竞争力为目的的经济活动中,知识取向愈加明显。在此条件下,建立“知识型”企业和各类“知识型”组织是管理活动的客观需求,并逐步成为社会的共识。就档案信息管理而言,其发展只有融入到知识经济中,才能充分发挥档案信息的潜在价值,实现全方位效益。知识经济的显著特征在于知识成为最重要的生产要素,因此,将档案信息价值上升到知识层次理应成为档案信息管理活动的首要目标。信息技术的发展和高科技手段的运用,使档案载体的多元性、内容的创新性以及管理手段的高效性更为突出,追求高效、优质的服务理念引发了档案信息管理的新思维,档案信息的自动化、网络化管理应运而生,这些环境和机制的转变都是档案信息管理适应知识经济发展所做出的调整与选择。

2、档案工作自身的发展呼唤建构知识资源管理的创新体系

传统的档案管理方式以档案实体的收集、鉴定、管理、利用等为主,档案信息的流动受到时空的限制,不利于信息的共享与增值。档案信息管理机构低效的运作方式,落后的管理形式,相对呆板的服务机制,封闭式的、各自为政的管理型职能违背了信息化社会、知识经济形态中充分利用和开发档案信息资源的原则,不利于向开放式的知识型档案管理职能转化,档案管理在注重档案实体管理的同时,更加关注档案信息的管理、档案信息的流动及发挥档案信息作为知识资源的作用,侧重于将知识从来源、生产、存储、整理,到流动、传播、交流,直至学习、利用、共享、评估的一系列过程,整合成一个完整的知识管理体系。作为信息社会众多信息源中最基础的部分,档案信息资源对推动经济发展和促进科技创新极为重要,其科学管理和有效使用,对科学决策、资源共享、产品开发、提高效率都产生着积极影响。调节档案信息管理行为,逐步建立起与知识经济发展相适应的知识型档案管理体系是档案信息管理工作发展的迫切要求。

二、档案信息管理与知识管理融合的可行性

1、从档案信息属性的角度分析

档案均具有知识属性,这些知识主要是显性知识,档案是知识储存的一种方式,是人类智慧的一种物态结晶。档案信息管理和知识管理两者有共同的资源基础。档案信息管理工作针对的主要是对文档这种显在知识的管理。

2、从知识管理的现有研究成果分析

知识管理已经有了自己的一套管理理论、技术与方法,尽管有些还不是十分成熟。一套成熟的管理理论成立主要应满足以下条件:一是实践需要,二是有特定的研究对象,三是有一套自己的研究方法。这些基本条件,知识管理都已具备。融合知识管理的思想来指导档案信息管理是有理论支持与技术支持的。

3、从档案信息管理的困境分析

目前,档案管理陷入了一定的困境,这些困境的外在表现是:伴随着信息技术、网络技术的发展,传统档案管理方式与管理理念越来越暴露其不足之处,档案资源利用率低,档案工作人员工作积极性差,档案部门有成为产出低的内耗部门的趋势。为挽救这种困局,有些单位也采取了一些办法,如人员培训、引进管理设备等,但效果并不令人满意。档案信息资源并没有被充分开发。现实的困境迫使我们寻找档案信息事业发展的新出路。

4、从二者管理的目标和动机分析

档案信息管理工作从总体上来说偏重于“内容信息的开发利用”。内容信息的开发利用则专门指向档案的内容信息,其目的和动机是使档案的内容信息在社会生活中发生作用,实现价值。档案信息管理无疑也针对这一方面,即以信息内容的开发为宗旨和方向,为组织的各项工作提供凭证和参考作用。

知识管理的主要目标是管理组织的显在知识,发掘组织的隐含知识,实现隐含知识向显在知识的转化,在组织内实现知识共享,鼓励知识创新,实现知识的增值,从而提高组织的竞争力。

档案中蕴藏着大量显性知识,对组织的经营决策、生产管理等都有重要的作用。而且,组织档案中也蕴藏着大量可待开发挖掘的隐含知识。因此,档案信息管理工作面临的问题不仅仅是开发档案的信息内容,为各项工作服务,更为重要的是发掘档案中的隐含知识,将这一部分知识转换成显在知识,实现知识共享和知识创新。从这个角度来说,组织的档案管理和知识管理具有共同的目的和动机。

知识经济时代,档案信息原有的管理方式已暴露其不足之处,而拥有一套完整理论与管理技术的知识管理无疑为现代化的档案信息管理指明了出路,是对传统档案信息管理的创新。

三、知识管理对档案信息管理的创新

1、知识管理可以完善档案信息管理职能

作为一种新的管理思想和方法,知识管理对战略、管理模式、业务流程、营销体系、人力资源管理、信息管理等方面都会产生不同程度的影响。随着知识管理的加强及信息技术的不断运用,档案信息管理的职能也在发生相应的转变,需要拥有全新的档案信息管理模式以适应这种需要。其职能的根本转变,我们认为主要体现在:从过去对档案实体的管理转向注重对档案内容即知识的管理,并强化对档案知识的开发利用,实施档案信息管理的智能化服务,实现档案知识资源的共享。这就要求我们要转变观念,将档案信息管理真正看成是知识管理的重要组成部分,在知识管理的整体要求和规划下完善档案管理职能。职能的转变赋予档案职业更新的内容,同时也带来档案人员角色的转变即从档案实体保管员转变为档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者。2、知识管理可以实现档案管理业务流程再造

业务流程再造,是对组织中及组织间的工作流程

与程序进行的分析和再设计,其既是知识管理的要求,也是实现知识管理的重要手段。在知识经济时代,组织的结构将从传统的直线型向扁平式转变,管理的中间层次将逐渐减少并最终消失,将形成一个由中心的管理者统一领导和指挥的组织。同时,对信息技术高度依赖和应用将产生大量的电子文件,电子文件与传统纸质文件存在着较大的差异,对电子文件的管理推动了档案管理业务流程再造。对档案管理业务流程再造,应依据文件生命周期理论,即把文件档案看作为一个不可分割的文件连续体。打破过去文件工作与档案工作的界限,实现企业文件档案一体化,在业务流程上进行统一的设计。该流程包括文件从产生、运转、归档、永久保存或销毁的全过程。这种新的业务流程有助于加强文件、档案的知识管理,同时强化了对各项业务管理工作的服务功能,提高了整个文档工作的工作效率。

3、知识管理可以丰富和拓展档案管理技术

知识管理对档案管理技术提出新要求。随着信息化程度的提高,组织的生产、经营方式正逐渐走向自动化、智能化,电子商务等现代信息技术的在组织活动中的应用,导致了大量电子化、数字化文件的出现,这对传统的档案管理提出了新的挑战。传统的纸质档案管理主要是针对档案的实体化管理,缺乏对档案信息资源的深入开发,所以很难适应知识管理及信息化带来的挑战。但是,信息技术在组织生产、管理中的大量应用,又为档案管理提供了一个很好的转变契机,促使档案管理从传统的实体管理向运用信息技术、积极开发档案信息资源、挖掘档案中蕴涵知识的方向转变。

所以,我们必须积极利用各种信息技术,开发具有数据分析和决策支持功能的档案知识管理系统,推动知识管理水平的提高。

四、知识管理可以强化档案知识智能化服务意识

提供优质、高效的档案知识服务,实现档案知识共享是档案知识管理的最终目标,也是档案部门与其他部门和外界联系的纽带。信息技术的发展为档案管理提供了一次新的发展契机,互联网以它独有的魅力展现了一个动态的世界。档案知识智能化服务可以通过建设知识仓库,提供知识导航,知识咨询等方式实现。在日益发展的网络环境下,这种服务的方式将更容易实现,在内部,可以通过构建内部网来实现知识的传递和共享。内部网是建立在网络互联的基础上,实现将内部原本各自封闭的信息孤岛互相连接起来,从而实现知识的传递和共享的目的。对于外部的知识传递,可以构建相应的外部网,实现和用户、市场的知识交流。内部网的用户可以直接访问此系统,而外部网和万维网的用户则可以通过档案管理机构的主页或者链接的站点,直接链接到知识服务子系统,从而获得有效的档案知识服务。

档案管理知识篇(11)

1.把握化工企业档案知识管理内容

知识管理是指基于当前的信息技术对知识进行组织、积累、传递以及创新应用,实现知识的最大价值,它为当前的企业管理与档案工作提供新的管理视角与思路。知识管理以知识作为企业的战略资源立足点,它使人们对企业的档案价值有了重新的认识。在知识管理背景下,档案不再是简单的历史记录资料,而成为了企业未来发展的重要信息来源,是不可或缺的重要知识载体和战略资源。知识管理与档案管理的最终目的都是为服务对象提供有关知识或档案信息方面的服务。档案管理的最终目的是使档案信息和文件资料可以更加方便地被查阅和使用;而知识管理的目的是使知识得到最大化的价值体现,提高使用人员的核心能力,最终使知识服务的目标与作用得以实现。档案管理与知识管理在流程上也有相似之处。目前我国多数企业的档案管理工作已经冲破了传统的管理限制,融合了前端管控、全程监理及文件档案一体化等管理理念。知识管理过程包含了知识的积累、整合、传输及创新应用等系列管理流程,这与档案管理的流程很相似。此外,档案管理与知识管理在管理过程中都对管理目标进行了收集、整理、鉴别和利用。因此,企业要借鉴知识管理的技术方法,走出手工操作方式,引进先进的信息技术来更好地进行档案管理工作。

2.落实化工企业档案知识管理措施

(1)把握档案知识管理的价值与技术依托知识管理理念的先进性在于充分体现了知识的价值和内涵。化工企业要在档案管理工作中充分借鉴知识管理的先进理念,在应用现代信息技术的基础上以信息资源为核心,逐渐满足用户对信息档案个性化服务的需求,使化工企业的档案管理工作更具有知识价值,发挥其个的优势,为企业的经营提供信息保障。知识管理模式是知识价值、内涵的体现。知识管理背景下的档案管理工作模式需要以信息化技术为支撑,利用先进的信息技术手段进行档案资料信息的收集、组织、甄别、应用以及创新管理,让档案信息资料具有知识管理模式的知识价值,为化工企业提供重要的信息资源参考。其次,化工企业的档案管理要依托于信息技术先进的智能化服务模式。化工企业在进行档案管理的过程中要重视用户体验,为服务对象提供专业化、个性化的服务,并根据服务对象的个性化需求来完善档案管理工作,提高企业的档案知识管理水平。知识管理背景下的档案管理要求对当前涌现的海量电子档案文件进行有效的整合、开发、利用,它突破了信息化档案管理工作的新瓶颈,为新时期的档案管理工作提供了新的应用理念和管理方案。知识技能之间的有效转化,使档案资源信息的处理更加便捷,它满足了档案管理工作中的个性化服务要求,为企业的经营、研发提供了增值服务,体现了企业档案资源的知识价值。(2)优化档案知识管理的结合与理念更新在知识管理背景下企业在开展档案管理工作时需要把知识管理与档案管理的工作模式有效结合、科学嵌套,把知识管理的先进管理理念应用到企业的档案管理工作中去。企业领导要转变传统理念,提高对档案管理工作的重视,打破传统档案管理工作模式的限制,以知识管理作为企业档案管理模式构建的导向,以信息技术的科学应用作为档案管理模式的建构基础。档案管理人员可以结合企业的相关管理制度,顺利实现档案管理由传统模式向知识管理模式的转变。社会环境在不断的发展变化,档案管理工作要想有效的解决问题,必须借鉴先进的管理模式进行深入改革,只有这样才能从根本上解决当前档案管理工作中供给与需求之间的矛盾。企业要对管理模式进行大的改革和鼎新,必须以先进的思想理念为基础。这些思想理念要能够适应时代的发展,能为档案管理模式的改革注入新的思维方式。知识管理背景下的档案管理工作在做好档案信息加工工作的基础上,更加重视用户个性化服务的需求,深层挖掘档案信息资源的知识内涵,将档案管理工作由传统的实体管理模式向信息管理模式逐渐过渡,从而使两种管理模式能够更加科学有效的融合。知识管理模式在档案管理工作中的应用,离不开高新技术的支持,通信、网络等现代化技术对档案管理工作有很大的辅助作用。因此,知识管理模式下的档案管理工作应该对一些分散的文件和海量的数据信息进行进一步的精细化加工。比如一些大数据、元数据、数据库、资源推送、搜索引擎以及信息安全技术等。另外,提供与之相应的软件、硬件设施也是构建知识管理背景下档案管理增值服务、体现个性化需求的必要因素,它能够使档案管理质量与用户的需求同步发展。(3)明确档案知识管理的运用与责任主体在构建知识背景下档案管理新模式时,企业要注意明确相应的责任主体。虽然知识管理背景下档案管理流程的各项组织工作需要以现代化的信息技术作为支撑,但是当前信息技术的更新速度很快,企业在引进和采用这些先进技术时,档案管理的相关工作人员对这些新的技术和专业知识的理解与掌握可能不到位。这样就造成企业信息建设相关职能部门与企业档案管理职能部门在责任落实的过程中出现问题。企业的职能部门要明确,现代化的信息技术是辅助管理与提供服务的重要手段,不能把它作为确定责任主体的主要依据。而档案管理部门是网络信息资源部门的一个专业化单位。档案管理部门自身拥有一套成熟的管理理念和熟练的应用方法,需要得到企业的更多关注与重视。在对信息资源和档案文件进行管理的过程中,企业应该以档案管理部门为主体,由其他部门给予协调帮助,使信息资源能够进一步得到有效整合,充分发挥档案信息资源的知识内涵和价值。(4)完善档案知识管理的制度与人才培养我国正处在渐进与突变并存的经济转型阶段,化工企业也呈现出了多元发展的趋势。这对于企业原有的档案管理模式产生了巨大的冲击与挑战。在这一背景下,企业的档案管理工作模式要充分借鉴先进的管理理念,根据新的经济形势做出改革与调整。首先,化工企业要加快档案管理行政体制的改革速度。在当前社会转型与经济体制转轨的特殊时期,当前企业的职能定位与管理体制已经不能适应社会的发展与市场经济体制的需求,这就需要化工企业遵循社会与经济体制的发展要求,改变传统管理思路和管理理念,进行档案管理模式的创新改革。企业要在遵循国家有关法律法规的基础上,根据自身发展需要灵活自主的开展档案管理工作。企业要打破原有档案行政管理机制的运行方式和行政手段,在国家和当地档案管理行政机关的宏观监控下,实施能够有助于企业发展和提升档案管理工作质量的管理体制。其次化工企业应该完善与健全档案管理的制度建设方案。为了在制度上完善档案知识资源管理的方法、概念、组织和过程,企业应当激发档案管理工作人员构建档案管理新模式的参与热情,提高档案管理工作人员的服务质量,建立和健全一套与新的管理模式相适应的知识资源管理制度和管理体系。依照知识资源管理组织建设和系统推进的需求,档案管理制度保障体系应该包含安全访问知识资源权限制度、系统数据与系统知识格式规范制度、知识资源内容建设制度、知识资源收集、整合制度、知识资源组织管理制度等。(5)突出档案知识管理的规范与领导决策此外,化工企业还应当实施知识资源支持领导决策。在充分了解知识资源管理与领导决策过程后,化工企业对知识资源支持领导决策产生了一个规范的认识,确定其决策环节与决策形式。然后企业再按照管理决策的排列环节,建立起相应的知识资源分类关联资源库,设计出资源订阅的相关机制,让企业管理者根据决策内容和决策环节查看或订阅知识资源的分类文件。化工企业还应当加强企业档案管理工作人才队伍的建设。一般情况下,外企的档案管理职能部门都配有专职、专业的档案管理工作人员,而且其档案管理工作人员的综合素质都非常的高,这些高素质的档案管理人员真正实现了企业高素质、高产出的目标。外国企业从企业管理者到档案管理工作者都充分了解档案知识资源的内涵价值,并深刻的认识到企业的档案知识资源对企业发展的关键作用。然而,在我国多数企业的档案并没有对企业的发展产生促进作用,档案中的知识资源也没有得到充分挖掘,档案管理人员的知识结构缺乏更新,专业素质及业务管理能力等方面都还有待提高。这些人员对知识管理模式及相关知识也缺乏全面、系统的了解,其文化素养层次较低。这就导致了档案管理工作没有给企业发展带来相应的档案资源与知识价值。这些企业的档案管理工作没有受到企业管理者的重视。因此,在知识管理背景下构建档案管理模式时,企业应该把培养专业档案管理工作人员作为一项重要的工作来抓,企业应当加强对档案管理人员的培训,提高其文化素养和专业技能,提升其对档案知识资源的管理水平,培养出一批具有高水平、高素质的档案管理专业人才,为化工企业的发展和档案管理服务工作做出应有的贡献。

3.结语

知识管理背景下化工企业档案管理工作模式的构建与实际应用,是在信息化技术的支撑下发展起来的,同时也是现代经济发展的必然产物。化工企业要想在当前的市场竞争中站稳脚跟,就必须要改进传统的档案管理模式,建立能够适应当前形势需求的新的档案管理工作模式。新的档案管理工作模式能够充分体现文件档案等信息资源的优势,适应当前社会服务对象的个性化需求,为档案管理工作提供新的思路,推动化工企业在中国经济改革的大潮中健康、顺利的发展。

【参考文献】

[1]施永利.知识经济时代企业档案管理模式改革研究[J].社科纵横(新理论版),2012,(4):69-70.

[2]刘晓红,夏春阳.知识管理背景下企业档案管理模式[J].湖北经济学院学报(人文社会科学版),2015,(12):61-62.

[3]钱小英.知识管理背景下的企业档案管理模式[J].企业改革与管理,2015,(07):25-26.